Dokumenthanteringsplan för central respektive lokal administration

Transkript

1 Handläggare Datum Iréne Jonsson Barn- och ungdomsnämnden Dokumenthanteringsplan för central respektive lokal administration Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden har och beslutat om dokumenthanteringsplan för sin verksamhet. Planen har härefter reviderats vid flera tillfällen. Revideringen av dokumenthanteringsplan för central respektive lokal administration har skett i samråd med kommunarkivarie Marie Johansson. Förvaltningens förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna de nya gallringsfrister som anges i dokumenthanteringsplan för central respektive lokal administration. Kjell-Ove Petersson Förvaltningschef Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx barnungdom@kalmar.se

2 Central dokumenthanteringsplan

3 Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Reg.nr Sida nr 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Framtagen av (funktion) Fastställd av (funktion) Signatur Systemförvaltare/kanslisekreterare Barn- och ungdomsnämnden Rubrik Dokumenthanteringsplan - central PROTOKOLL Barn- och ungdomsnämndens protokoll Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Bindes Bilagor till barn- och ungdomsnämndens protokoll Delegationsbeslut Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Nämndens anmälnings-, kännedoms- och informationsärenden Centrala samverkansgruppen inklusive skyddskommitténs protokoll Kronologisk ordning Kanslisekreterare 2 år Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Lokala samverkansgruppens/lokala skyddskommitténs protokoll Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret/kostchef 5 år Bevaras Protokoll/anteckningar från rektorskonferens, Centrala skolutvecklingsgruppen, förhandlingar och liknande Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Centrala skolutvecklingsgruppen upphörde år 2006 Kallelser till barn- och ungdomsnämnden Kronologisk ordning Kanslisekreterare 2 år

4 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Närvarolistor för barn- och ungdomsnämnden Kronologisk ordning Kanslisekreterare Vid årets slut Tillkännagivande av protokolljustering DIARIER Tillsammans med protokollet Kanslisekreterare Vid bindning av protokoll Ärendelistor Diarienummerordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarielistor Diarieplansordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans med diarieförda handlingar 5 år Bevaras Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU 5 år Bevaras 1 ärende/papper Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU 5 år Bevaras Årlig kopia Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU Diarieförda handlingar, original KORRESPONDENS E-post, SMS och röstbrevlåda av tillfällig eller ringa betydelse Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Övrig E-post, SMS och röstbrevlåda Kronologisk ordning Respektive handläggare Gallras efter utdrag på papper och följer därefter tillämplig anvisning i dokumenthanteringsplanen Rutinkorrespondens, original Kronologisk ordning Respektive handläggare 2 år

5 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu STYRDOKUMENT Förskole- och skolplan, original Enheternas kvalitetsredovisningar, original Barn- och ungdomsförvaltningens kvalitetsredovisning Uppföljning/utvärdering av vikt för verksamheten Uppföljning/utvärdering, övrigt Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Fortbildning/studiedagar - utvärdering Kronologisk ordning Berörd handläggare 5 år Bevaras Fortbildningsmaterial, deltagarlistor Kronologisk ordning Assistent 2 år Forsknings- och utvecklingsarbete t ex LÄSK-projektet (läs- och skrivkunskaper) Utredningar, redovisningar och projekt, handlingar av vikt för ärendets belysning Alfabetisk ordning Respektive handläggare 5 år Bevaras Övrigt utredningsmaterial Alfabetisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet VERKSAMHETSLEDNINGSSYSTEMET Verksamhetshandbok Verksamhetssamordnare Bevaras Utdrag på papper: 1 upplagan 2002 och därefter vart 5:e år Ledningens genomgång, anteckningar och bilagor Övervakning och mätning av lagefterlevnad, kopia Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Kronologisk ordning Verksamhetssamordnare 1 år

6 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Rapporter från internrevision Kronologisk ordning Verksamhetssamordnare 2 år Kundenkäter Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Synpunkter/beslut om åtgärder Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret 5 år 2 år Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 5 år Sammanställning av miljövärden Kronologisk ordning Ekonom 2 år Avvikelserapport Kronologisk ordning Skolöverläkare 2 år Anmälan enligt Lex Maria Rapport om tillbud Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Vid inaktualitet SKOLSOCIAL VERKSAMHET Psykologjournaler/utredningar med underlag, som t ex testmaterial, över barn inom förskole-, fritidshem- och skolverksamhet Personnummerordning Psykolog 1 år efter avslutad grundskola * Bevaras Sekretess Register över psykologjournaler Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Tilldelning från Specialpedagogiska Skolmyndigheten, original

7 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Hörselgrupp - ex verksamhetsplan, elevkataloger, schema En dag i Hörselgruppen, sammanställning av hörselaktiviteter, sammanställning av elevernas utvärderingar Kronologisk ordning Hörselpedagog 5 år Bevaras Hörselgrupp - ansökan om medel inklusive redovisning Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, original Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, underlag Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret 10 år Beslut om mottagande av elev i särskolan Beslut om att gå över till grundskola från särskola EKONOMI Bokslut, årsredovisning, original Delegationsbeslut samordnare särskolan (ansökan - se lokala dokumenthanteringsplanen). Delegationsbeslut samordnare särskolan Bokslut, årsredovisning, underlag Kronologisk ordning Förvaltningskamrer, ekonom 5 år Budgethandlingar, original Budgethandlingar, underlag Kronologisk ordning Förvaltningskamrer, ekonom 5 år Budgetuppföljning, original

8 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu år Ombudgeteringar, original Kronologisk ordning Ekonomisekreterare 10 år Kopior till enheterna Fakturor, original/scannade Följesedlar/fraktsedlar, bilaga/underlag till faktura Budgetuppföljning, underlag Kronologisk ordning Förvaltningskamrer, ekonom. Verifikationsnummerordning/systemet Inköp och faktura Assistent, ekonom/server 10 år Scannade original finns i Östersund Assistent, ekonom 10 år Följesedlar/fraktsedlar, ej bilaga till faktura Kronologisk ordning Assistent, ekonom vid inaktualitet Utanordningar, original med underlag Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Assistent, ekonom 10 år Avstämningslistor Kronologisk ordning Assistent, ekonom 10 år Debiteringslistor, barnomsorg CD Systemförvaltare 10 år Teknikutvecklingen bevakas så att det går att få fram informationen under hela l0-årsperioden Debiteringslistor, övriga med underlag Kronologisk ordning Assistent, ekonom 10 år Förvaras på KL-kontorets ekonomienhet, förvaltningen och enheten Listor över preliminär- och direktbokförda fakturor Assistent 10 år Sista utgallring 2013 Listor över korrektivposter Kronologisk ordning Assistent 10 år Sista utgallring 2013 Omföringar/internräkningar med underlag Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Assistent, ekonom 10 år Kundrapporter/debiterings-rapporter/ debiteringsunderlag från inköpskontoret Kronologisk ordning Ekonom och assistent 10 år (= internfaktura)

9 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Kvittenslistor Verifikationsnummerordning Ekonom 10 år Sista utgallringsår 2019 Statsbidrag, momsunderlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år Inventerieförteckning Kronologisk ordning Assistent 10 år Förteckningar över innehavare av handkassor Kronologisk ordning Ekonom Vid inaktualitet Bankinsättningar Kronologisk ordning Assistent 2 år FONDER Villkor för fonder Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Utdelning av fonder, beslut (förteckning över fördelning) Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Utdelningar av fonder, underlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år Räkenskaper angående fonder Redovisas av KL-kontoret, ekonomienheten KONTRAKT OCH AVTAL Avtal föräldrakooperativ, original Avtal föräldrakooperativ, underlag Kronologisk ordning Planeringssekreterare 2 år Kontrakt och avtal Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär (t ex serviceavtal) Kronologisk ordning Kanslisekreterare, assistent 2 år efter upphörande UPPHANDLING/INKÖP

10 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Offerter Rekvisitioner/beställningar Nummerordning Vaktmästare/assistent 2 år PERSONAL Sammanställning över sökanden Sammanställning skrivs ut från systemet offentligajobb.se Ansökningshandlingar Samtliga handlingar från den som erhållit tjänsten skickas till KL-kontorets personalenhet. Betygshandlingar och liknande från de som sökt men ej erhållit tjänsten gallras vid inaktualitet Beslut om anställning, kopia Personnummerordning Assistent, kanslisekreterare 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Intresseanmälan till tjänst Alfabetisk ordning Personalsekreterare Vid inaktualitet Egen uppsägning av tjänst Personnummerordning Assistent 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Tjänstgöringsintyg/betyg Kronologisk ordning Assistent 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Arbetsgivarintyg Kronologisk ordning Assistent 2 år Tjänstgöringsrapporter Kronologisk ordning Assistent 2 år Gäller även förtroendevalda Körjournaler/bilersättningar Kronologisk ordning Assistent 6 år Reseräkningar Kronologisk ordning Assistent 2 år Rapportering i systemet självservice Server Avser ex semester, sjukdom m m Semesterlistor Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet

11 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Läkarintyg/sjukintyg Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret 2 år Sekretess om diagnos anges Arbetsskadeanmälan Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret 2 år Original till KL-kontoret, personalenheten Rehabiliteringsärende Personnummerordning Förvaltningschef/ chef för förvaltningskontoret 5 år efter sista anteckning Bevaras Sekretess - Följ rutin i rehabprogrammet Adato Anteckningar angående omplaceringar Kronologisk ordning Personalsekreterare 5 år Bevaras Sekretess Psykosocial enkät Chef för förvaltningskontoret Psykosocial enkät, sammanställning Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Efter sammanställning Bevaras Handlingar angående medarbetarsamtal/lönesamtal Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Vid inaktualitet Sekretess Kompetensutvecklingsplan och liknande Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Vid upphörd anställning Personalekonomisk redovisning Jämställdhetsbokslut Introduktion av nyanställda Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Vid inaktualitet Blankett enlig rutin bu Tystnadspliktsförsäkran för förtroendevalda Alfabetisk ordning Kanslisekreterare Vid inaktualitet Se rutin bu622.21

12 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu ÖVRIGT Ansökan om projektbidrag Kronologisk ordning Planeringssekreterare 5 år Bevaras Förteckning över barn/elever som är skrivna i Kalmar kommun, men har sin omsorg/skolgång i annan kommun Systematisk ordning Systemförvaltare Vid årets slut 5 år Bevaras Förteckning över barn/elever som har omsorg/undervisas i Kalmar kommun men tillhör annan kommun Systematisk ordning Systemförvaltare Bevaras Barn- och elevmätningar Kronologisk ordning Systemförvaltare Vid inaktualitet Planärenden för fysisk planering Kronologisk ordning Planeringssekreterare Vid inaktualitet Underlag till SCB-statistik: barn- och elevmätningar, räkenskapssammandrag I datorn Planeringssekreterare, ekonom, systemansvarig Vid inaktualitet Behörighetsregistrering Procapita Alfabetisk ordning Systemförvaltare 5 år Egenproducerat informationsmaterial Kronologisk ordning Respektive handläggare 5 år Bevaras Protokollskopior, protokollsutdrag, cirkulär och annat arbets-/informa-tionsmaterial av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Cookie- och globalfiler Vid inaktualitet * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola).

13 Lokal dokumenthanteringsplan

14 Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Reg.nr Sida nr 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Framtagen av (funktion) Fastställd av (funktion) Signatur Systemförvaltare/kanslisekreterare Barn- och ungdomsnämnden Rubrik Dokumenthanteringsplan - lokal (förskola, skolbarnsomsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola) PROTOKOLL Lokala samverkansgruppens/lokala skyddskommitténs protokoll Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Protokoll/minnesanteckningar angående pedagogiska frågor och elevvård, t ex elevvårdskonferenser, arbetsenhetskonferenser Protokoll/minnesanteckningar från brukarråd, elevråd, föräldraråd, kostråd eller motsvarande Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Kallelser till sammanträden Kronologisk ordning Rektor 2 år Delegationsbeslut Kronologisk ordning Närarkiv Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen DIARIET Diarielistor Diarienummerordning Närarkiv 5 år Bevaras Skrivs fr o m år 2005 ut centralt Diariekort Diarieplanbeteckning Närarkiv 5 år Bevaras Skrivs fr o m år 2005 ut centralt

15 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 2 Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans med diarieförda handlingar Diarieförda handlingar Diarieplanbeteckning Närarkiv 5 år Bevaras KORRESPONDENS 5 år Bevaras Skrivs fr o m år 2005 ut centralt Skrivelser, E-post, SMS och röstbrevlåda av tillfällig eller ringa betydelse Skrivelser, E-post, SMS och röstbrevlåda av vikt Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Diariet Respektive handläggare 5 år Bevaras E-post, SMS och röstbrevlåda gallras efter utdrag på papper Rutinskrivelser Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet STYRDOKUMENT Förskole- och skolplan, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Bevaras av kommunfullmäktige och barn- och ungdomsförvaltningen Organisationsplan för förskola, skolbarnsomsorg, förskoleklass och skola Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokal arbetsplan, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Försvinner efter läsåret 2010/2011 Lokala timplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokala kursplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Kvalitetsredovisning, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Bevaras barn- och ungdomsförvaltningen Lokalt utvecklingsarbete, original, kopplat till stöd från myndighet eller EU Program för fortbildnings- och studiedagar, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras

16 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 3 Projekt, redovisningar och övriga utredningar, rapporter och andra handlingar av vikt för ärendets belysning Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övrigt utredningsmaterial Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet VERKSAMHETSLEDNINGSSYSTEM Lokal verksamhetshandbok Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Uttag på papper vart 5:e år med början 2002 Rapporter från internrevisionen, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Synpunkter/beslut om åtgärder Kronologisk ordning Rektor 2 år Insamling av miljövärden, kopia Kronologisk ordning Rektor 2 år Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 5 år Bokföring av kemikalieinköp Kronologisk ordning Vaktmästare Efter sammanställning Rapport om tillbud Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Övervakning och mätning av lagefterlevnad Kronologisk ordning Rektor 2 år Kemikalieförteckning Kronologisk ordning Rektor 5 år EKONOMI Bokslut Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen Budget Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen Budgetuppföljning Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen

17 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 4 Ombudgeteringar, kopior Kronologisk ordning Ekonom 2 år Fakturor, original/scannade Följesedlar/fraktsedlar, bilaga till faktura Verifikationsnummerordning/systemet Inköp och faktura Närarkiv/server 10 år Scannade original finns i Östersund Assistent 10 år Följesedlar/fraktsedlar, ej bilaga till faktura Kronologisk ordning Assistent vid inaktualitet Utanordningar, original med underlag Assistent 10 år Avstämningslistor Kronologisk ordning Närarkiv 10 år Debiteringslistor, övrigt med underlag Kronologisk ordning Assistent 10 år Förvaras på kommunledningskontoret, förvaltningen och enheten Listor över preliminära och direktbokförda fakturor Listor över korrektivposter Kvittenslistor Intern-, externräkningar med underlag Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Närarkiv 10 år Sista utgallringsår 2013 Närarkiv 10 år Sista utgallringsår 2013 Assistent 10 år Sista utgallringsår 2019 Närarkiv 10 år Kundrapporter/debiterings rapporter/debiteringsunderlag från inköpskontoret Kronologisk ordning Assistent 10 år = internfaktura Omföringar med underlag Verifikationsnummerordning Assistent 10 år Bokföringsorder, kopior Kronologisk ordning Assistent 2 år

18 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 5 Matkuponger Kronologisk ordning Assistent 10 år Sista utgallringsår 2020 Lunchlista, personal Kronologisk ordning Assistent 2 år Bankinsättningar Kronologisk ordning Assistent 2 år Inventarieförteckningar Kronologisk ordning Närarkiv 10 år Förteckning över fördelning av premier och stipendier Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras KONTRAKT/AVTAL Avtal interkommunala ersättningar Kontrakt och avtal Ska redovisas som delegationsbeslut till barn- och ungdomsnämnden Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär (t ex serviceavtal) Alfabetisk ordning Rektor 2 år efter utgång UPPHANDLING/INKÖP Offerter Rekvisitioner/beställningar Kronologisk ordning Assistent 2 år Garantibevis Systematisk ordning Rektor Efter utgång Rekvisitioner av terminskort och skolbiljetter samt betalkort Kronologisk ordning Assistent 2 år PERSONAL Sammanställning över sökanden Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Sammanställning skrivs ut från systemet offentligajobb.se och bevaras

19 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 6 Ansökningshandlingar Samtliga handlingar från den som erhållit tjänsten skickas till KL-kontorets personalenhet. Betygshandlingar och liknande från de som sökt men ej erhållit tjänsten gallras vid inaktualitet Beslut om anställning, kopia Alfabetisk ordning Assistent 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Utdrag från belastningsregistret vid anställning Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstudenter samt personer som går yrkesutbildning inom KomVux Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. På anställningsbeslutet (fältet Anteckningar ) noteras datum för uppvisande. Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. VFU-samordnarna noterar datum för uppvisande. Hälsodeklaration TBC Alfabetisk ordning Assistent Original till KL-kontorets personalenhet Hälsodeklaration TBC för studenter och praktikanter Tystnadspliktsförsäkran för praktikanter och liknande Alfabetisk ordning Assistent 2 år Alfabetisk ordning Assistent Vid inaktualitet Intresseanmälningar till tjänster Alfabetisk ordning Rektor Vid inaktualitet Erbjudande om anställning (LAS-företräde) Alfabetisk ordning Assistent 2 år Egen uppsägning av tjänst Alfabetisk ordning Assistent 2 år Original till KL-kontorets personalenhet

20 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 7 Tjänstgöringsbetyg/tjänstgöringsintyg Alfabetisk ordning Närarkiv 2 år efter anställningens upphörande Arbetsgivarintyg Alfabetisk ordning Rektor/assistent 2 år Under förutsättning att 1 ex sänds till KL-kontorets personalenhet Lönelistor Hanteras på KL-kontorets personalenhet Tjänstgöringsrapporter Personnummerordning Assistent 2 år Analyslistor Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Körjournaler/bilersättning Alfabetisk ordning Assistent 6 år Reseräkningar Personnummerordning Assistent 2 år Ledighetsansökningar Alfabetisk ordning Assistent 2 år Semesterlistor Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Rapportering i systemet Självservice Server Avser ex semester, sjukdom Läkarintyg/sjukintyg Alfabetisk ordning Rektor 2 år Sekretess (om diagnos) Arbetsskadeanmälan Kronologisk ordning Rektor 2 år Original till KL-kontoret, personalenheten Rehabiliteringsärende Personnummerordning Rektor 5 år efter sista anteckning Bevaras Sekretess - Följ rutin i rehabprogrammet Adato Anpassningsåtgärder, personal Sekretess

21 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 8 Psykosocial enkät Rektor Efter sammanställning Psykosocial enkät, sammanställning Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Handlingar angående medarbetarsamtal/lönesamtal Alfabetisk ordning Rektor Vid inaktualitet Sekretess Kompetensutvecklingsplan och liknande Alfabetisk ordning Rektor Vid upphörd anställning Introduktion av nyanställda Alfabetisk ordning Rektor Vid inaktualitet Blankett enligt rutin bu SKOLMÅLTIDER Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshanteringen, ex temperaturjournaler, mikrobiologisk provtagning, kalibrering av termometer Kronologisk ordning Kök 5 år Matsedlar Kronologisk ordning Kök 5 år Bevaras Portionsjournaler Kronologisk ordning Kök 2 år ELEVREGISTRERING Elevkort Alfabetisk ordning Assistent 5 år Bevaras Utdrag ur datorn för åk 9 ombesörjes av aktuell enhet. Om elev flyttar till annan kommun görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat - se verksamhetshandboken Klasslistor (även förskoleklass) med elevhändelser (in- och utflyttningar) Klassordning Assistent 5 år Bevaras Listor med namn och personnummer Klasschema Klassordning Assistent 5 år Bevaras Slutligt för varje läsår

22 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 9 Lärarschema Alfabetisk ordning Assistent 3 år Anmälan om in- och utflyttning Alfabetisk ordning Assistent Efter avslutad skolgång * Övriga listor Klassordning Assistent Vid inaktualitet Skolkataloger Kronologisk ordning Assistent 5 år Ett exemplar bevaras på utgivande skola Förteckning över barn i fritidshem (en lista för augusti och en för januari) Avdelningsordning Assistent 5 år Bevaras Anmälan/avanmälan till modersmålsundervisning Kronologisk ordning Biträdande rektor Kalmarsundsskolan Efter avslutad skolgång * Elevförteckning, modersmålsundervisning och studiehandledning Gruppordning Biträdande rektor Kalmarsundsskolan 5 år Slutligt exemplar bevaras Elevförteckning svenska som andraspråk Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Uppgifter om elever på sjukhus Alfabetisk ordning Sjukhusskolan 5 år Bevaras Sekretess BETYGSDOKUMENTATION Betygskataloger, elever Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Förteckning över förkortningar och sifferkoder bifogas till betygskatalogerna Betygskopior Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Endast slutbetyg år 9 Skriftlig bedömning Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Prövningsliggare, särskild prövning 5 år Bevaras

23 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 10 NATIONELLA PROV/TESTMATERIAL Elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk (samtliga delar) Klassordning läsårsvis Närarkiv 5 år Bevaras Tillsammans med oanvänt provhäfte Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Elevlösningar i övriga ämnen (förutom svenska och svenska som andraspråk) Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Sammanställningar av resultat från nationella prov i övriga ämnen förutom svenska och svenska som andraspråk Klassordning läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter provens genomförande Klassordning läsårsvis Närarkiv 5 år Bevaras Klassordning läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter provens genomförande Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Testmaterial för att följa barns/elevers språk-, läs- och skrivutveckling enligt rutin bu Personnummerordning Elevmapp 1 år efter avslutad skolgång * Bevaras Endast testmaterial för elever där åtgärdsprogram upprättas bevaras i elevmappen Testmaterial för övriga elever gallras vid inaktualitet Elevlösningar från skriftliga tester och prov Alfabetisk ordning Resp lärare Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut ÖVRIGA ELEVHANDLINGAR Handlingar rörande projekt Alfabetisk ordning Arbetslaget När eleven slutat skolan * För stora projekt som berör en större grupp elever bevaras redovisning Förteckning över möjliga tillval Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras

24 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 11 Handlingar angående språkval och elevens val Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Noteras på elevbilden och sparas på elevkortet Valblankett språkval/elevens val Alfabetisk ordning Assistent Vid inaktualitet Handlingar angående friluftsaktiviteter Kronologisk ordning Rektor 2 år Handlingar angående samverkan skolaarbetsliv Alfabetisk ordning Studie- och yrkesvägledare 5 år Bevaras Minnesanteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande Alfabetisk ordning Resp lärare Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m m dokumenterats i t ex åtgärdsprogram Frånvarorapporter Kronologisk ordning Assistent Efter avslutad skolgång * Utskrift 1 gång/läsår, Rexnet Ledighetsansökning från elever Alfabetisk ordning Assistent Efter avslutad skolgång * Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende samt för elev som inte uppfyller kriterierna enligt riktlinjerna, ex vid val av annan skola, trafikfarlig väg m m Meddelanden till föräldrar Alfabetisk ordning Rektor Vid inaktualitet Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Föräldraenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet Fotokataloger Kronologisk ordning Assistent 5 år Bevaras ELEVHÄLSA

25 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 12 Barnhälsovårdsjournal (BHV) Personnummerordning Skolsköterska Lån från Landstinget, återlämnas efter avslutad grund- och grundsärskola * Se rutin bu42.15 Skolhälsovårdsjournal (papper) Personnummerordning Skolsköterska 2 år efter avslutad skolgång * Skolhälsovårdsjournal (digital) - uppdrag/remiss - remissvar - övriga provsvar - hälsodeklaration (av elev) - egenutfärdade frisk/sjukintyg, hälsodeklarationer med underlag - korrespondens med elev/vårdnadshavare - medgivande att överföra journal till annan vårdgivare - Profdoc Emmaboda kommuns server Bevaras Bevaras Se rutin bu42.15 Elever som slutar före sin årgång levereras tillsammans med övriga från sin årgång Om en pappershandling finns digitalt i skolhälsovårdsjournalen kan pappershandlingen gallras efter kontroll. Pappershandlingar som inte finns digitalt bevaras. Medgivande att lämna ut journaluppgift till annan Skolsköterska 2 år Sjukintyg från annan vårdgivare, kopia Skolsköterska Vid slutarkivering Original i elevakt Kopia på elevvårdskonferens-(evk) protokoll vid skolhälsovårdens medverkan Lokal metodbok i verksamhetsledningssystmet Skolsköterska Vid slutarkivering Kalmar kommuns server Vid inaktualitet Original i elevakt

26 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 13 Förteckning över överförda utlånade journaler Kronologisk ordning Skolsköterska 2 år Bevaras Vid utlåning tas en kopia på förstasidan med en anteckning på till vilken skola/kommun journalen skickats till - gäller ej journaler överförda till Kalmarsunds gymnasieförbund Avvikelserapport Avvikelserapporten skickas till skolöverläkaren i original - se rutin bu8.32 Mötesanteckningar Kronologisk ordning Skolsköterska 1 år Barnmapp - Barn i behov av särskilt stöd och stimulans/förturer/remisser fr o m 1 januari 1998 samt åtgärdsprogram - förskolan Personnummerordning Rektor 1 år efter avslutad förskola Bevaras Sekretess Se rutin bu och Elevmapp (skolbarnsomsorg, förskoleklass och grundskola) åtgärdsprogram - skolan Personnummerordning Rektor 1 år efter avslutad skolgång * Bevaras Sekretess Se rutin bu och Originalhand lingar Psykosocial enkät elever, ex trivselenkät Rektor Efter sammanställning Sammanställning psykosocial enkät elever Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Anmälan olycksfall och tillbud, barn Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras

27 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 14 Anmälan olycksfall och tillbud, elev Skolsköterska 5 år Bevaras Förteckning över KRIS-grupp Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet

28 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 15 INDIVIDUELL UTVECKLINGSPLAN Individuell utvecklingsplan (IUP), förskola Personnummerordning Ansvarig förskollärare 10 år efter avslutad förskola Sista gallringsår 2020 Den individuella utvecklingsplanen i förskolan är ersatt av rutin Utvecklingssamtal i förskolan, bu Se under rubrik Barnomsorg Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen, förskoleklass - skola Personnummerordning Ansvarig lärare/rexnet 10 år efter avslutad skolgång * Överförs till närarkiv vid övergång till gymnasieskola alt. övergång till annan kommun (eller motsvarande). IUP är reglerad för grund- och särskolan i Grf 7 kap 2 resp Särf 5 kap 1. De allmänna råden om IUP anger att IUP är en allmän handling som inte ska innehålla uppgifter av integritetskänslig karaktär. Menbedömning enl Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap, 2. Den individuella utvecklingsplanen ska följa eleven från förskoleklass till år 9 vilket innebär att vid byte av enhet inom barn- och ungdomsförvaltningen överlämnas originalet till mottagande enhet.

29 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 16 BARNOMSORG Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Se rutin Utvecklingssamtal i förskolan, bu Förteckning över barn i förskola och pedagogisk omsorg (en lista för augusti och en för januari) Avdelningsordning Assistent 5 år Bevaras Placeringsavtal/placeringserbjudande Alfabetisk ordning Assistent 3 år efter avslutad förskola/ skolbarnsomsorg Barnschema Alfabetisk ordning Assistent 3 år Inkommet barnschema via webben sparas i Procapita Inkomstuppgift Alfabetisk ordning Assistent 3 år efter ankomstdatum Inkommen inkomstuppgift via webben sparas i Procapita Uppsägning av plats Alfabetisk ordning Assistent 3 år Inkommen uppsägning av plats via webben sparas i Procapita Ansökan om placering Alfabetisk ordning Assistent Ett år efter inaktualitet Inkommen ansökan om placering via webben sparas i Procapita Anmälan till modersmålsstöd i förskolan Kronologisk ordning Rektor förskolan Ögonstenen 5 år Bevaras Servicetaxa/veckotimtaxa/maxtaxa Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Ansökan om att få betala med autogiro Alfabetisk ordning Assistent Vid inaktualitet

30 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 17 Ansökan och beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift för person som har ekonomiskt bistånd SÄRSKOLAN Barnmapp/elevmapp Rektor 1 år efter avslutad förskola/skolgång * Bevaras Ansökan och beslut om inskrivning och utskrivning vid särskola Elevmapp Rektor 1 år efter avslutad skolgång * Bevaras Handlingar från förvaltningskontorets samordnare för särskolan Skriftliga omdömen Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid överlämnande av journaler och utredningar sänds kopior, originalen bevaras i kommunen Intyg om genomgången utbildning Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Övriga handlingar, särskolan Se grundskolan ÖVRIGT Handlingar rörande samtycken enligt PuL Alfabetisk ordning Vid inaktualitet För t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Checklista-egenkontroll enligt miljöbalken Kronologisk ordning Rektor 5 år Fullmakt för registrator att öppna post Alfabetisk ordning Assistent Vid inaktualitet

31 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 18 Ansvarsförbindelse vid användande av datorer anslutna till Kalmar kommuns nätverk Alfabetisk ordning Rektor Vid inaktualitet Fotografier som belyser verksamheten och är av allmänt intresse Kronologisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet Statistik SCB, Skolverket Kronologisk ordning Assistent 2 år Ansökan om projektbidrag Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Interntidningar Kronologisk ordning Assistent 5 år Bevaras Egenproducerat informationsmaterial, läromedel Förteckning över inköpta läromedel Kronologisk ordning Inköpare 5 Bevaras Rapport om inbrott/skada Kronologisk ordning Rektor 3 år Protokollskopior, protokollsutdrag, cirkulär och annat arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse (ex veckobrev, månadsbrev) Vid inaktualitet Förbindelse S-post användning Personnummerordning Assistent/IT-ansvarig Vid inaktualitet Cookie- och globalfiler Vid inaktualitet * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola).