FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet:

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1(24) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av ramavtal för konferenstjänster. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Bilaga 1 Miljödeklaration 2. Bilaga 2 Tillgänglighet 3. SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling (pdf) 4. Blankett Sanningsförsäkran (pdf) 5. Blankett Uppgifter om leverantören (pdf) 6. Blankett Uppföljning av kvalitet 7. Karta över definierade områden (pdf) 8. Mall för statistikuppgifter 9. Fliksystem för anbudet

2 2(24) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, 1400 forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,7 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. Avseende konferenstjänster behöver LiU dels ha tillgång till olika anläggningar för dagkonferenser (utan övernattning) i Linköping och Norrköping, dels olika alternativ för flerdagskonferenser (med övernattning) inom regionen. Konferenser kan vara såväl interna som externa med internationella gäster. Regionen definieras i det här fallet som inom en radie av ungefär en timmes bilfärd från något campusområde i Linköping respektive Norrköping. Mot bakgrund av ovanstående genomför LiU en lokal upphandling av konferenstjänster som ersätter det statliga ramavtalet på området. LiU kan inte lämna några garantier av volymer under avtalsperioden. Under 2008 köpte LiU konferenstjänster inom regionen till ett värde av ungefär 9 miljoner kr. 1.2 Omfattning Upphandlingen består av tre delar: A) Konferenstjänster för dagkonferenser i Linköping och Norrköping. B) Konferenstjänster för en eller flerdagskonferenser med möjlig övernattning inom regionen. C) Konferenstjänster för en eller flerdagskonferenser med möjlig övernattning inom regionen på anläggning med högt historiskt/kulturellt värde.

3 3(24) Område A I respektive stad, Linköping och Norrköping avser vi att teckna avtal gällande dagkonferensanläggningar enligt följande: 1 3 anläggningar med kapacitet för grupper med deltagare 1 3 anläggningar med kapacitet för grupper med deltagare 1 3 anläggningar med kapacitet för grupper större än 100 deltagare 1 3 anläggningar med kapacitet för grupper större än 400 deltagare Område B LiU eftersträvar en lämplig spridning av konferensanläggningar såväl avseende geografisk läge inom regionen, storlek som standard. Detta kommer att tillgodoses genom att regionen har indelats i tre definierade områden, syd, öst och väst. Områdena, syd, öst, väst, är markerade på den bifogade kartan, bilaga 7. LiU avser att inom respektive område teckna avtal enligt följande: 1 2 anläggningar med kapacitet för grupper med upp till 25 deltagare 1 4 anläggningar med kapacitet för grupper med deltagare 1 4 anläggningar med kapacitet för grupper med deltagare 1 anläggning med kapacitet för grupper större än 100 deltagare Område C Eftersom LiU ofta står värd för internationella konferenser avser vi att teckna avtal med någon eller några (1 3) konferensanläggningar inom regionen som är kulturellt och historiskt intressanta ur ett internationellt perspektiv Med kapacitet avses: För dagkonferenser hur många deltagare anläggningen maximalt kan ta emot i en och samma konferenslokal. För konferenser med möjlig övernattning avses antalet rum i förhållande till antalet deltagare. Avgörande är hur många deltagare som inkvarteras i var sitt enkelrum. Kan anläggningen ta emot 100 konferensgäster i en och samma lokal men endast erbjuda 50 rum placeras anläggningen i kategorin för personer. I det fall anläggningen tex kan erbjuda 100 rum men endast konferenslokal som tar emot 50 deltagare i en och samma lokal kommer anläggningen att placeras i kategorin för personer. 1.3 Avtalstid Avtal skall gälla fr o m t o m med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) + ett (1) år, om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre månader innan förlängningsperiodens början.

4 4(24) 1.4 Avropsordning Avrop sker genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Beställaren väljer den avtalsleverantör som bäst kan tillgodose beställarens behov vid avropstillfället med hjälp av fördelningsnyckel. Fördelningsnyckeln vid denna upphandling är beställarens behov gällande: Geografiskt läge Pris Konferensens syfte Behov av aktiviteter Inga andra kriterier kommer att vägas in vid valet av leverantör Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping Kontaktperson: Charlotte Dagnäs charlotte.dagnas@liu.se 1.6 Upphandlingsform På grund av att tjänsten är att betrakta som B tjänst är denna upphandling en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.7 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingens besvaras av ovanstående kontaktperson. Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post. Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas, senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras under frågor och svar på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. Anbudsgivaren är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material.

5 5(24) 1.8 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren skall lämna komplett ifyllt underlag. Dokumenten skall sorteras enligt angivet fliksystem i en pärm eller motsvarande, se bilaga 9. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav, bör krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall kraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Bör kraven är viktiga att uppfylla och kan vara avgörande vid valet av leverantör. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 4 (sanningsförsäkran). Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 5 (uppgifter om anbudsgivaren). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid med automatik förlängas sex (6) månader Anbudets form anbudet skall vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU anges i original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. innehålla en svarsbilaga för varje del som anbudet gäller Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator Linköping

6 6(24) Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid Besöksadress är Hus Origo, Mäster Mattias väg, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, då sekretess inte kan garanteras. 1.9 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.8) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning (bilaga 3). Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet, enligt angivet fliksystem, bilaga 9. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 4) Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (bilaga 5) Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, som återstår i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Anbuden värderas efter kriterierna med olika viktning enligt nedan.

7 7(24) UTVÄRDERINGSKRITERIUM VIKT Del A Dagkonferens Pris 60 % Övriga krav 40% Del B Konferens med möjlig övernattning Pris 60 % Övriga krav 40 % Del C Konferens med kulturellt värde Historiskt/Kulturellt värde 50 % Pris 30 % Övriga krav 20 % De ställda kriterierna kommer att utvärderas på följande sätt: Pris Pris skall anges i kravspecifikationen. Dessa kommer att jämföras inom respektive del och poängsättas så att lägst pris får 10 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: lägst summa/offererad summa x 10. Resultatet kommer att viktas med viktfaktorn för pris. I del A är det pris för konferenslokal, kaffe vid två tillfällen och lunch (en rätters alt. buffé) som kommer att summeras och jämföras. I del B och C är det pris för konferenslokal, kaffe vid tre tillfällen, lunch (en rätters alt. buffé) vid två tillfällen, middag (två rätters), logi för en natt i enkelrum med frukost som kommer att summeras och jämföras. Övriga krav Bedömning av övriga krav baseras på uppgifter lämnade i kravspecifikation och svarsbilagor 1 och 2. Inom respektive del kan ett maximalt antal poäng erhållas. Normering av poäng kommer att göras innan viktfaktorn appliceras för att uppnå jämförbarhet. Det sker enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximal poängsumma x 10. Resultatet kommer sedan att viktas med viktfaktorn för övriga krav. Del C Historiskt/kulturellt värde Beskrivning av anläggningen, under flik 5 enligt angivet fliksystem bilaga 9 kommer att poängsättas i intervallet Normering av poäng kommer att göras innan viktfaktorn appliceras för att uppnå jämförbarhet. Det sker enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximal poängsumma x 10. Resultatet kommer sedan att viktas med viktfaktorn för historiskt/kulturellt värde.

8 8(24) Information kring utvärderingen Universitetet avser teckna avtal med de anbudsgivare som efter viktning av de olika kriterierna har högst sammanlagd poäng, enligt fördelning punkt 1.2. Om två anbudsgivare hamnar på samma poäng kommer de att prioriteras enligt följande: Inom område A och B: 1: Bäst poäng på pris 2: Bäst poäng på övriga krav. Inom område C: 1: Bäst poäng på historiskt/kulturellt värde 2: Bäst poäng på pris. Besök kan komma att göras hos tänkta ramavtalsleverantörer innan avtal tecknas Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s k kommersiell sekretess efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

9 9(24) 2 KRAVSPECIFIKATION 2.1 Beskrivning av utförande skall krav och bör krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav, börkrav eller att anbudsgivare ombeds ange eller beskriva något. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor, samt att ange beskrivning där sådan efterfrågas. I svarsrutorna står angivet, rörande frågor som kommer att utvärderas vilken poäng anbudsgivaren kan erhålla på respektive fråga. Observera att ej ifylld ruta tolkas som ett nej svar. Kravspecifikationen är uppdelad enligt tre områden. Kryssa i vilket/vilka delområde anbudet omfattar: Område A Dagkonferenser i Linköping och Norrköping Område B Konferenstjänster för en eller flerdagskonferenser med möjlig övernattning i regionen. Regionen är indelad i tre områden, se bilaga 7, Karta över definierade områden Syd Öst Väst Område C Konferenstjänster för en eller flerdagskonferenser med möjlig övernattning inom regionen på anläggning med högt historisk/kulturellt värde

10 10(24) 2.2 Område A Dagkonferenser i Linköping och Norrköping Samtliga anbudsgivare som lämnar anbud för område A skall fylla i nedanstående krav: Skall krav De kommersiella villkoren i p 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Anläggning skall vara belägen i Linköpings eller Norrköpings tätort Det skall finnas garage och/eller parkeringsplats i närheten av anläggningen. Konferensrummen skall vara i gott skick och ändamålsenliga. Rummen skall vara möblerade med funktionella möbler. God ventilation/vädringsmöjligheter och belysning skall finnas. Rummen skall vara rökfria. Konferensrummen skall minst vara utrustade med: Whiteboard eller motsvarande, blädderblock, kontorsmaterial och vatten I anslutning till konferensrummet skall grupprum anpassade till grupper om 5 8 deltagare finnas. Ange hur många nedan: Det skall finnas tillgång till teknisk support av på anläggningen befintlig konferensutrustning Efter avslutad konferens skall säljaren förmedla en kvalitetsundersökning enligt bilaga 6, Uppföljning av kvalitet till beställaren för ifyllnad. Ifyllda kvalitetsunderökningar skall årligen sammanställas av säljaren och redovisas för LiU:s kontaktperson. Ja Nej Krav på större anläggningar Konferensrum som rymmer mer än 100 personer, skall vara utrustade med ljudanläggning och trådlös mikrofon. Eventuell kostnad för detta skall anges nedan. Konferensrum som rymmer mer än 400 personer, skall vara utrustade med talarstol, ljudanläggning och trådlös mikrofon. Eventuell kostnad för detta skall anges nedan. Anläggningar inom anbudsområde för fler än 400 personer skall minst ha fem mindre parallella konferensrum. Ett lagat vegetariskt alternativ skall kunna erbjudas Ett lagat alternativ med specialkost skall kunna erbjudas. Ev.tillägg pris:

11 11(24) Ange antal konferens och grupprum: Konferensrum Grupprum st st Max antal personer i största lokalen vid: Skolsittning Parkett/biosittning pers pers Extra utrusting för större anläggningar Ljudanläggning Trådlös mikrofon Talarstol Ev. kostnad Bör krav Övriga krav: Utrustning Flertalet av nedanstående krav angående konferensrumsutrustning bör uppfyllas: Max 10 poäng (1 poäng per objekt) kan erhållas om alla 10 objekt finns och ingår i priset. Debiterade objekt erhåller 1/2 poäng. Konferensutrustning Befintlig Kryssa nedan anläggningens befintliga konferensutrustning PC LCD kanon OH projektor OH/filmduk Videobandspelare VHS DVD spelare TV Videokamera Dator Kopieringsmaskin Internetuppkoppling Ingår Ja/nej Debiteras SEK exkl. moms

12 12(24) Anläggningen bör bedriva ett aktivt miljöarbete, exempelvis svanenmärkning eller motsvarande. Uppgifter skall redovisas i bilaga 1, miljödeklaration, under flik 2. Anläggningen bör vara anpassad för funktionshindrade gäster. Information skall ges i svarsbilaga 2, flik 3. Upp till 10 % av gruppbokning (grupp 10 personer eller fler) bör kunna avbokas utan kostnad med kort varsel. Redovisa möjlighet till avbokning av upp till 10 % av gruppbokning utan kostnad. Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 8. vid ankomst senast kl 18:00 dagen före ankomst senast kl 18:00 två dagar före ankomst senast kl. 18:00 tre dagar före ankomst inte alls En hel bokning bör kunna avbokas utan kostnad. Redovisa möjlighet till avbokning av en hel gruppbeställning utan kostnad. Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 6. en vecka före angiven ankomstdag två veckor före angiven ankomstdag tre veckor före angiven ankomstdag fyra veckor före angiven ankomstdag Statistik bör lämnas ett halvår innan avtalsperiodens slut till LiU:s kontaktperson. Informationen utformas i enlighet med Bilaga 8. Möjlighet till lokalt odlad alternativt KRAV märkt mat, eller motsvarande alternativ bör finnas. Det bör vara möjligt att även kunna äta middag på anläggningen, ange pris för två respektive tre rätters middag nedan. Ja Nej Poäng

13 13(24) Pris I pris för dagkonferens skall följande delar ingå: Förmiddagskaffe inkl. smörgås. Lunch bestående av en rätters/alternativt buffé inkl. sallad, bröd, smör,dryck vatten/lättöl och kaffe. Eftermiddagskaffe inkl. kaka eller frukt samt huvudlokal Nedanstående priser skall anges i SEK, exklusive moms. Dagkonferens per person, totalpris Specificera priset nedan: En rätters/alternativt buffé lunch Kaffe med tilltugg, förmiddag och eftermiddag Pris för konferensrum (avsett för 20 pers) skall anges Pris för grupprum (avsett för 6 pers) skall anges Pris Pris för två rätters middag Pris för tre rätters middag

14 14(24) 2.3 Område B Konferenstjänster för en eller flerdagskonferenser med möjlig övernattning i regionen Samtliga anbudsgivare som lämnar anbud för område B skall fylla i nedanstående krav: Skall krav De kommersiella villkoren i p. 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Anläggningen skall vara belägen inom en timmes bilfärd från något av LiU:s campus i Linköping eller Norrköping Det skall finnas garage och/eller parkeringsplats i närheten av anläggningen. Konferensrummen skall vara i gott skick och ändamålsenliga. Rummen skall vara möblerade med bekväma/funktionella möbler. God ventilation, belysning och vädringsmöjligheter skall finnas. Rummen skall vara rökfria. Konferensrummen skall minst vara utrustade med: Whiteboard eller motsvarande, blädderblock, kontorsmaterial, frukt och vatten I anslutning till konferensrummet skall grupprum anpassade till grupper om 5 8 deltagare finnas. Ange hur många nedan: Det skall finnas tillgång till teknisk support av på anläggningen befintlig konferensutrustning Leverantören skall endast fakturera kostnaden förknippade med boendet och konferensen. Kostnader som gäst förorsakat som exempelvis barkostnader, telefon etc, skall gäst själv bekosta. Det skall finnas rökfria rum LiU önskar en miljö fri från pornografi. Om betalkanaler med pornografisk film erbjuds på hotellet skall dessa stängas av vid ankomsten i de rum som nyttjas av LiU. Efter avslutad konferens skall säljaren förmedla en kvalitetsundersökning enligt bilaga 6, Uppföljning av kvalitet till beställaren för ifyllnad. Ifyllda kvalitetsunderökningar skall årligen sammanställas av säljaren och redovisas för LiU:s kontaktperson. Ja Nej Ett lagat vegetariskt alternativ skall kunna erbjudas Ett lagat alternativ med specialkost skall kunna erbjudas. Ev. tillägg pris

15 15(24) Ange antal konferens och grupprum: Konferensrum Grupprum st st Max antal personer i största lokalen vid: Skolsittning Parkett/biosittning pers pers Ange antal rum för övernattning: Enkelrum Dubbelrum st st Bör krav. Övriga krav Utrustning Flertalet av nedanstående krav angående konferensrumsutrustning bör uppfyllas: Max 10 poäng (1 poäng per objekt) kan erhållas om alla 10 objekt finns och ingår i priset. Debiterade objekt erhåller 1/2 poäng. Konferensutrustning Befintlig Kryssa nedan anläggningens befintliga konferensutrustning Ingår Ja/nej Debiteras SEK exkl. moms PC LCD kanon OH projektor OH/filmduk Videobandspelare VHS DVD spelare TV Videokamera Dator Kopieringsmaskin Internetuppkoppling

16 16(24) Det bör finnas möjlighet till enskild plats eller tidpunkt för fikapauser. Anläggningen bör bedriva ett aktivt miljöarbete, exempelvis svanenmärkning eller motsvarande. Uppgifter skall redovisas i bilaga 1, Miljödeklaration under flik 2. Anläggningen bör vara anpassad för funktionshindrade gäster. Information skall ges i svarsbilaga, flik 3. Upp till 10 % av gruppbokning (grupp 10 personer eller fler) bör kunna avbokas utan kostnad med kort varsel. Redovisa möjlighet till avbokning av upp till 10 % av gruppbokning utan kostnad. Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 8. vid ankomst senast kl 18:00 dagen före ankomst senast kl 18:00 två dagar före ankomst senast kl. 18:00 tre dagar före ankomst inte alls En hel bokning bör kunna avbokas utan kostnad. Redovisa möjlighet till avbokning av en hel gruppbeställning utan kostnad. Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 6. en vecka före angiven ankomstdag två veckor före angiven ankomstdag tre veckor före angiven ankomstdag fyra veckor före angiven ankomstdag Statistik bör lämnas ett halvår innan avtalsperiodens slut till LiU:s kontaktperson. Informationen utformas i enlighet med Bilaga 8. Möjlighet till lokalt odlad alternativt KRAV märkt mat, eller motsvarande alternativ bör finnas. Anläggningen bör kunna erbjuda aktiviteter. Uppgifter skall redovisas under flik 4. Ja Nej Poäng Logi Det bör finnas rum med tillgång till internetaccess Ange antal:.. Det bör finnas rum som är allergisanerade motsvarande astma och allergiförbundets standard Ange antal: Det bör finnas rum som är anpassade för funktionshindrade gäster. Ange antal:

17 17(24) Pris I priset för flerdagskonferens skall följande delar ingå: Förmiddagskaffe inkl. smörgås/bulle/kaka, vid två tillfällen. Lunch, vid två tillfällen, bestående av en rätters/alternativt buffé inkl. sallad, bröd, smör, dryck vatten/lättöl och kaffe. Eftermiddagskaffe inkl. kaka eller frukt. Middag bestående av 2 rätter inkl. bröd, smör och dryck vatten/lättöl. Logi och frukost samt huvudlokal Nedanstående priser skall anges i SEK, exklusive moms Flerdagskonferens per person, totalpris Pris Specificera priset nedan: En rätters middag alt. buffé Kaffe med tilltugg, förmiddag eller eftermiddag 2 rätters middag Enkelrum frukost Pris för konferensrum (avsett för 20 pers) skall anges Pris för grupprum (avsett för 6 pers) skall anges,

18 18(24) 2.4 Område C Konferenstjänster för en eller flerdagskonferenser med möjlig övernattning inom regionen på anläggning med högt historisk/kulturellt värde Samtliga anbudsgivare som lämnar anbud för del C skall fylla i nedanstående krav Skall krav Ja Nej De kommersiella villkoren i p. 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Anläggningen skall vara belägen inom en timmes bilfärd från något av LiU:s campus i Linköping eller Norrköping Det skall finnas garage och/eller parkeringsplats i närheten av anläggningen. Konferensrummen skall vara i gott skick och ändamålsenliga. Rummen skall vara möblerade med bekväma/funktionella möbler. God ventilation, belysning och vädringsmöjligheter skall finnas. Rummen skall vara rökfria. Konferensrummen skall minst vara utrustade med: Whiteboard eller motsvarande, blädderblock, kontorsmaterial, frukt och vatten I anslutning till konferensrummet skall grupprum anpassade till grupper om 5 8 deltagare finnas. Ange hur många nedan Det skall finnas tillgång till teknisk support av på anläggningen befintlig konferensutrustning Leverantören skall endast fakturera kostnaden förknippade med boendet och konferensen. Kostnader som gäst förorsakat som exempelvis barkostnader, telefon etc, skall gäst själv bekosta. Det skall finnas rökfria rum LiU önskar en miljö fri från pornografi. Om betalkanaler med pornografisk film erbjuds på hotellet skall dessa stängas av vid ankomsten i de rum som nyttjas av LiU. Efter avslutad konferens skall säljaren förmedla en kvalitetsundersökning enligt bilaga 6, Uppföljning av kvalitet till beställaren för ifyllnad. Ifyllda kvalitetsunderökningar skall årligen sammanställas av säljaren och redovisas för LiU:s kontaktperson Ett lagat vegetariskt alternativ skall kunna erbjudas Ett lagat alternativ med specialkost skall kunna erbjudas. Ev. mot tillägg (SEK)

19 19(24) Ange antal konferens- och grupprum: Konferensrum Grupprum st st Max antal personer i största lokalen vid: Skolsittning Parkett/biosittning Ange antal rum för övernattning: Enkelrum Dubbelrum pers pers st st Bör krav Historiskt och kulturellt värde Anbudsgivaren skall beskriva vilka värden anläggningen har ur ett internationellt historiskt och kulturellt perspektiv. Uppgifter ska presenteras under flik 5. Ja Nej Poäng 0 10 Övriga krav Utrustning Flertalet av nedanstående krav angående konferensrumsutrustning bör uppfyllas: Max 10 poäng (1 poäng per objekt) kan erhållas om alla 10 objekt finns och ingår i priset. Debiterade objekt erhåller 1/2 poäng. Konferensutrustning Befintlig Kryssa nedan anläggningens befintliga konferensutrustning Ingår Ja/nej Debiteras SEK exkl. moms PC LCD kanon OH projektor OH/filmduk Videobandspelare VHS DVD spelare TV Videokamera Dator Kopieringsmaskin Internetuppkoppling

20 20(24) Det bör finnas möjlighet till enskild plats eller tidpunkt för fikapauser. Anläggningen bör bedriva ett aktivt miljöarbete, exempelvis svanenmärkning eller motsvarande. Uppgifter skall redovisas i bilaga 1, miljödeklaration, under flik 2. Anläggningen bör vara anpassad för funktionshindrade gäster. Information skall ges i svarsbilaga, flik 3. Upp till 10 % av gruppbokning (grupp 10 personer eller fler) bör kunna avbokas utan kostnad med kort varsel. Redovisa möjlighet till avbokning av upp till 10 % av gruppbokning utan kostnad. Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 8. vid ankomst senast kl 18:00 dagen före ankomst senast kl 18:00 två dagar före ankomst senast kl. 18:00 tre dagar före ankomst inte alls En hel bokning bör kunna avbokas utan kostnad. Redovisa möjlighet till avbokning av en hel gruppbeställning utan kostnad. Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 6. en vecka före angiven ankomstdag två veckor före angiven ankomstdag tre veckor före angiven ankomstdag fyra veckor före angiven ankomstdag Statistik bör lämnas ett halvår innan avtalsperiodens slut till LiU:s kontaktperson. Informationen utformas i enlighet med Bilaga 8. Möjlighet till lokalt odlad alternativt KRAV märkt mat, eller motsvarande alternativ bör finnas. Anläggningen bör kunna erbjuda aktiviteter. Uppgifter skall redovisas under flik 4. Logi Det bör finnas rum med tillgång till internetaccess Ange antal: Det bör finnas rum som är allergisanerade motsvarande astma och allergiförbundets standard Ange antal:. Det bör finnas rum som är anpassade för funktionshindrade gäster. Ange antal:. Ja Nej Poäng

21 21(24) Pris I pris för flerdagskonferens skall följande delar ingå: Förmiddagskaffe inkl. smörgås/bulle/kaka, vid två tillfällen. Lunch, vid två tillfällen, bestående av en rätters inkl. sallad, bröd, smör, dryck vatten/lättöl och kaffe. Eftermiddagskaffe inkl. kaka eller frukt. Middag bestående av 2 rätters inkl. bröd, smör och dryck vatten/lättöl. Logi, frukost samt huvudlokal. Nedanstående priser skall anges i SEK, exklusive moms Flerdagskonferens per person, totalpris Pris Specificera priset nedan: En rätters middag Kaffe med tilltugg, förmiddag eller eftermiddag 2 rätters middag Enkelrum frukost Pris för konferensrum (avsett för 20 pers) skall anges Pris för grupprum (avsett för 6 pers) skall anges

22 22(24) 3. Kommersiella villkor 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat Leverantörens anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m t.o.m LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Eventuell förlängning skall göras skriftligen senast tre månader innan förlängningsperiodens början. 3.3 Fakturering och betalning Fakturering skall ske i efterskott. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar efter mottagen ostridig faktura. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. LiU scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exemplet att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer beställaren successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor och förväntar sig att leverantören verkar i en sådan riktning. Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Ref: 1234 Nils Nilsson 3.4 Avropsordning Avtalen i denna upphandling är ramavtal med alla villkor fastställda. Vid avrop styrs valet av leverantör enligt särskild fördelningsnyckel enligt köparens specifika behov gällande geografiskt läge, pris, syfte med konferensen, behov av aktiviteter vid var tid.