Regeringsuppdrag. Rapport E-handel och PEPPOL. Statusrapport :5

Transkript

1 Regeringsuppdrag Rapport E-handel och PEPPOL Statusrapport :5

2 Publikationen kan laddas ner från ESV:s webbplats esv.se. Datum: Dnr: /2016 ESV-nr: 2017:5 Copyright: ESV Rapportansvarig: Sofia Ståhl, Sören Pedersen

3 FÖRORD Förord ESV har fått i uppdrag av regeringen (N2016/00695/EF) att under 2016 fortsätta främja arbetet med e-handel i staten, samt följa upp och verka för användning och realisering av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. ESV har därtill ett uppdrag att arbeta med PEPPOL inom e-handelsområdet. Denna rapport avser arbetet under perioden från 1 januari till 31 december I detta ärende har vikarierande generaldirektör Pia Heyman beslutat. Utredare Sofia Ståhl har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också utredare Sören Pedersen, enhetschef Peter Norén och avdelningschef Eva Lindblom deltagit. 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Sammanfattning... 5 Uppdraget... 5 Resultat... 5 Insatser och nästa steg Inledning Bakgrund Syfte Avgränsningar Resultat och insatser Om resultatet Resultat och analys Genomförda insatser Slutsats och nästa steg Outnyttjad potential av e-handel i offentlig sektor Följa upp och ge stöd till myndigheter Informationsinsatser om ny lag för e-faktura Fortsatt arbete inom SFTI Medverkan i europeiskt arbete inom PEPPOL Bilaga 1 Indikatorer för uppföljning av myndigheternas e-handel

5 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Uppdraget ESV har i uppdrag att främja arbetet med e-handel i staten samt att följa upp och verka för användningen och realiseringen av ekonomiska nyttor med hjälp av e- handel. Syftet med denna rapport är att visa på utvecklingen av e-handel i staten samt att beskriva de insatser som ESV genomfört i syfte att främja denna utveckling. Resultat Det finns fortsatt en stor orealiserad potential med e-handel i staten och många myndigheter borde ha kommit längre i sitt e-handelsarbete. Resultaten präglas genomgående av stora skillnader mellan myndigheter. Majoriteten av de stora myndigheterna hade en högre andel e-faktorur, skapade fler e-ordrar och ställde i högre utsträckning krav på e-handel i upphandlingar jämfört med andra myndigheter. Motsatt tycks många av de små myndigheterna ha utmaningar i sitt e-handelsarbete. Omkring hälften av alla fakturor som skickades till statliga myndigheter under första halvåret 2016 var elektroniska och över hälften av myndigheterna var anslutna till PEPPOL. Nästan alla myndigheter angav att de hade möjligheten att matcha fakturor; samtidigt var andelen matchade fakturor låg (12 procent). Resultatet visade också på stora skillnader i myndigheternas användning av e-handelsystemen, ett antal myndigheter skapade relativt många e-ordrar i sina e-handelsystem medan nästan 15 procent av myndigheterna angav att de under samma period inte hade skapat några e- ordrar alls. Myndigheterna anser att enkel anslutning av varu- och tjänsteleverantörer är den viktigaste framgångsfaktorn för att de framöver ska kunna effektivisera med hjälp av e-handel. Insatser och nästa steg Rådgivning och information till myndigheter har varit en central del av ESV:s arbete under ESV har också arrangerat ett antal informationsträffar och deltagit i externa konferenser och mässor. Inom ramen för SFTI har ESV också genomfört utbildningar inom e-handel och PEPPOL samt omarbetat och uppdaterat handledningen Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster. ESV har under året haft en aktiv roll i OPENPEPPOL och bland annat lett gruppen för e- handel. Under 2017 kommer ESV att fortsätta att följa upp utvecklingen av e-handel i staten samt att ge stöd till myndigheter i arbetet. ESV kommer även att planera och genomföra informationsinsatser kopplat till en ny lag för e-faktura. Arbetet med att verka för en ökad användning av PEPPOL samt att bidra till utvecklingen av europeiska lösningar för e-handel kommer att fortsätta under

6 INLEDNING 2 Inledning 2.1 Bakgrund Regeringen har gett ESV i uppdrag att främja arbetet med e-handel i staten samt att följa upp och verka för användningen och realiseringen av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. I uppdraget ingår också främja arbetet med gränsöverskridande lösningar och tjänster för e-handel. 2.2 Syfte Syftet med denna rapport är att visa på utvecklingen av e-handel i staten samt att beskriva de insatser som ESV genomfört i syfte att främja denna utveckling. 2.3 Avgränsningar Arbetet inom ramen för E-SENS kommer inte att återrapporteras i denna rapport utan rapporteras enskilt till Finansdepartementet under juni Anledningen är att E- SENS-projektet kommer att avslutas under mars

7 RESULTAT OCH INSATSER 3 Resultat och insatser 3.1 Om resultatet Resultatredovisningen i denna rapport består av uppgifter från den enkät som ESV i oktober 2016 skickade ut till 149 myndigheter. Syftet med enkätundersökningen är att få en aktuell bild av utvecklingen av e-handel i staten. Undersökningen är en vidareutveckling av de enkäter som ESV skickade ut i november 2015 och april Undersökningen hade en svarsfrekvens på cirka 90 procent och avser januarijuni De indikatorer 2 som följs upp via enkäten presenteras nedan. Inom parentes anges hur stor andel av myndigheterna som besvarade respektive fråga. Antal e-ordrar/antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter (91 procent) Andel e-fakturor (89 procent) Andel matchade fakturor (90 procent) Andel myndigheter som ställer krav på e-handel och e-faktura i upphandlingar (89 procent) Andel myndigheter som följer upp avtalstrohet med e-handelssystemet (89 procent) Framgångsfaktorer för e-handel (89 procent) Andel myndigheter anslutna till PEPPOL (svarsfrekvens inte relevant eftersom andelen mäts på alla myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen) 3.2 Resultat och analys Stora skillnader i användningen av e-handelssystemen Resultatet visar omotiverat 3 stora skillnader i myndigheternas användning av e- handelssystemen (se Diagram 1). Omkring 15 procent av myndigheterna angav att de inte hade skapat några e-ordrar alls under första halvåret Majoriteten av dessa myndigheter angav även i september 2015 att de hade skapat mycket få eller inga e- ordrar. En e-order är resultatet av att en beställning har godkänts i myndighetens e- handelssystem. 4 1 Se ESV:s rapport E-handel och PEPPOL statusrapport 2015 bilaga 1 för utförligare beskrivning av metod och framarbetning av enkäten. 2 Se beskrivning av respektive indikator i Bilaga 1 Indikatorer för uppföljning av myndigheters e-handel 3 Myndigheternas verksamhet och inköpsorganisation kan påverka antalet ordrar. En myndighet kan ha en central funktion som gör få men stora inköp för hela organisationens räkning, vilket skapar färre ordrar. En annan myndighet kan istället ha en decentraliserad inköpsorganisation som skapar fler ordrar. 4 Enligt ESV:s föreskrifter till 3 Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska statliga myndigheter kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Beställningarna ska i normalfallet godkännas av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantör. En beställning kan omfatta varor och tjänster från flera leverantörer men varje leverantör får en separat order. 7

8 RESULTAT OCH INSATSER En orsak till resultatet kan vara att vissa myndigheter har e-handelslösningar som saknar funktionalitet för att godkänna beställningar innan de kommuniceras till leverantören. Ett annat skäl kan vara att myndigheterna har få leverantörer anslutna till e-handelssystemen och/eller inte tillämpar interna rutiner för elektroniska godkännanden av beställningar för sina inköp. Omkring en fjärdedel av myndigheterna hade ett relativt högt antal e-ordrar 5 vilket pekar på att de godkänner sina beställningar i högre utsträckning än de andra myndigheterna. De stora myndigheterna 6 sticker ut genom att nästan alla hade ett högt antal ordrar per 100 årsarbetskrafter jämfört med andra myndigheter. Motsatt visar de små myndigheterna 7 genomgående på ett lågt resultat. För resterande myndigheter 8 var utfallet blandat. Diagram 1 E-ordrar per myndighet 9 (en stapel utgör en myndighet) 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0,0 Antal e-order per 100 årsarbetskrafter per myndighet En strategi för att öka inköpen via e-handelsystemen är att ställa krav på e-handel i upphandlingar av varor och tjänster. Omkring 28 procent av myndigheterna angav att de alltid eller mycket ofta ställer krav på e-handel i upphandlingar. Av de stora myndigheterna angav merparten att de alltid eller mycket ofta ställer krav på e- handel i upphandlingar. Nästan alla av de små myndigheterna angav att de aldrig eller mycket sällan ställer krav på e-handel i upphandlingar. För de små och stora myndigheterna tycks det alltså finnas ett samband mellan krav på e-handel i upphandlingar och antal e-order. 5 Mellan e-ordrar per 100 årsarbetskrafter 6 Med 2000 årsarbetskrafter eller fler, 17 myndigheter 7 Med 150 årsarbetskrafter eller färre, 36 myndigheter 8 Fler än 150 och färre än 2000 årsarbetskrafter, 82 myndigheter 9 Skalan på den vertikala axeln har brutits vid 600 trots att en myndighet hade ett högre resultat än 600, syftet att göra tabellen mer lättläst. Statens fastighetsverk som har ett värde på 1491 e-ordrar per 100 årsarbetskrafter. 8

9 RESULTAT OCH INSATSER Sambandet är dock inte giltigt för alla myndigheter. Undersökningen visar exempel på myndigheter som alltid ställer krav i upphandling och har ett högt antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter men också exempel på myndigheter som alltid eller ofta ställer krav i upphandling och har inga eller få e-ordrar. Att resultatet inte är entydigt kan ha flera förklaringar, dels att krav i upphandlingar inte enskilt är den faktor som påverkar att inköp görs via e-handelssystemen. Dels att det kan uppstå fördröjning från det att organisationen ställer krav på e-handel i upphandlingar tills det att myndigheten kan börja med inköp via e-handelsystemet. Omkring hälften av alla fakturor var elektroniska Omkring hälften (ca 51 procent) av alla fakturor som skickades till statliga myndigheter under första halvåret 2016 var elektroniska. Även om jämförelser mellan olika perioder ska göras med försiktighet går det att se en liten skillnad mellan andelen e-fakturor under september 2015 och andelen under det första halvåret 2016 från 47 procent till 51 procent. Omkring 40 procent av myndigheterna låg över medelvärdet och hade 50 procent e-fakturor eller fler. Sett ur ett nordiskt perspektiv har dock statlig sektor i Sverige fortfarande en relativt låg andel e-fakturor. I Norge ligger andelen e-fakturor på 70 procent och i Danmark är andelen e-fakturor 99 procent (båda siffrorna avser hela offentlig sektor). Erfarenheter från dessa länder visar att en viktig framgångsfaktor för att effektivisera sina inköp med e-handel är att etablera en gemensam infrastruktur för e-handel samt att reglera användningen av e-fakturor även för företagen. Som Diagram 2 visar finns det stora skillnader i hur stor andel e-fakturor som myndigheterna tog emot under januari-juni Bland de medelstora och små myndigheterna 10 är resultatet mycket spritt. Bland de stora myndigheterna är resultatet mer sammanhållet ingen av dessa myndigheter har under 40 procent e- fakturor. Det spridda resultatet kan ha flera förklaringar, bland annat vilka krav som ställts på e-faktura i upphandlingar. Vissa myndigheter har tidigare lyft avsaknaden av krav på e-handel och e-faktura i Kammarkollegiets ramavtal som en förklaring. 10 Färre än 2000 årsarbetskrafter 9

10 RESULTAT OCH INSATSER Diagram 2 Andel e-fakturor per myndighet (en stapel utgör en myndighet) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andel e-fakturor per myndighet Ungefär hälften av myndigheterna anger att de alltid eller mycket ofta ställer krav på e-faktura i upphandlingar. De myndigheter som ställt krav på e-faktura tycks dock inte ha en högre andel e-fakturor än de myndigheter som inte ställt krav i upphandlingar. Det verkar inte heller finnas några skillnader mellan stora och små myndigheter. Få myndigheter med både hög andel e-fakturor och högt antal e-ordrar Omkring 12 procent av myndigheterna har både en hög andel e-fakturor och ett högt antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter (se övre högra kvadranten i Diagram 3). Högt definieras som över 50 procent e-fakturor och över 100 e-ordrar per 100 årsarbetskrafter. 11 Dessa myndigheter representeras av såväl stora myndigheter exempelvis Kriminalvården och Migrationsverket som mindre myndigheter bland exempelvis Statens energimyndighet och Högskolan Väst. De små myndigheterna finns inte representerade bland de myndigheterna med högst resultat. Generellt tycks det inte finnas ett samband mellan en hög andel e-fakturor och ett högt antal e-ordrar. Resultatet i Diagram 3 visar att myndigheterna generellt har ett lågt antal e-ordrar och att andelen e-fakturor bland dessa myndigheter varierar kraftigt. 11 Det är svårt att sätta en gräns vad som är ett högt respektive lågt antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter och e-fakturor. I detta fall har gränsen för e-faktura dragits vid medelvärdet alltså vid ca 50 procent. Gränsen för andel e-ordrar har dragits vid 1 e-order per årsarbetskraft (alltså 100 e-ordrar per 100 årsarbetskrafter). Det innebär dock inte att myndigheter som placerar sig över dessa gränser inte behöver förbättra sina resultat. 10

11 Andel e-fakturor RESULTAT OCH INSATSER Diagram 3 Andel e-fakturor och antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter (en triangel utgör en myndighet) 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0,0 100,0 200,0 300,0 400,0 500,0 600,0 Antal e-order per 100 årsarbetskrafter Låg andel matchade fakturor hos myndigheterna Omkring 90 procent av myndigheterna angav att de hade möjlighet att matcha leverantörsfakturor mot exempelvis en order eller ett abonnemang i e- handelssystemet. De övriga 10 procent hänvisade framför allt till tidsbrist och/eller systemtekniska hinder för att få igång matchningsfunktionen. Resultatet nedan avser de 90 procent myndigheter som angett att de har möjlighet att matcha. Andelen matchade fakturor under första halvåret 2016 var fortfarande mycket lågt för staten som helhet (12 procent). Det har inte skett någon större ökning jämfört med de underlag som redovisades i mätningen i september Andelen matchade fakturor skiljer sig åt mellan myndigheterna. De två myndigheterna med högst resultat SMHI och Statens energimyndighet, matchade ca 50 procent av sina fakturor. Samtidigt angav ca 20 procent av myndigheterna att de inte hade några matchade fakturor under första halvåret Det verkar inte finnas något samband mellan andel matchade fakturor och myndigheternas storlek. Matchning handlar om att koppla samman en order med en faktura eller att koppla en faktura till ett abonnemang. Eftersom få myndigheter har kommit igång med elektroniska beställningar så kan det vara en faktor som påverkar andelen matchade fakturor. Flera myndigheter visar exempel hur fakturamatchning hjälpt dem att effektivisera sin verksamhet. Lantmäteriet visar exempel på hur fakturamatchning har lett till 11

12 RESULTAT OCH INSATSER kostnadsbesparingar genom att de vid flertalet tillfällen kunnat upptäcka att leverantörer debiterat ett för högt pris eller lagt till avgifter som inte var i linje med avtalet. Stora vinster kan också hämtas hem om återkommande periodiska fakturor från leverantörer automatiskt matchas i e-handelssystemet. Arbetsförmedlingen som har stora mängder leverantörsfakturor har valt att automatisera faktureringar för återkommande varor och tjänster såsom el, lokalvård och bensinkort. Det innebär att organisationen enbart behöver hantera de fakturor som avviker mot regelverket vilket sammantaget sparar mycket tid för handläggarna i organisationen. E-handel underlättar också möjligheten att följa upp om den interna organisationen gör korrekta inköp. Migrationsverket beskriver hur de med hjälp av e-handel enkelt kan identifiera de enheter som använder sig av fel avtal eller fel leverantör och hjälpa dem rätt. Detta gör att Migrationsverket systematiskt kan öka avtalstroheten och få lägre kostnader än de annars skulle fått. Ett annat exempel är Energimyndighetens höga grad av automatisering av fakturahanteringen som har gett ett mycket positivt gensvar i organisationen. Diagram 4 Andel matchade fakturor per myndighet (en stapel utgör en myndighet) 60% Andel matchade fakturor per myndighet 50% 40% 30% 20% 10% 0% Myndigheterna önskar att det vore enklare att ansluta leverantörer för e- handel I undersökningen fick myndigheterna ange den viktigaste framgångsfaktorn för att kunna effektivisera med hjälp av e-handel. Omkring 60 procent av myndigheterna angav att den viktigaste framgångsfaktorn var att enkelt kunna ansluta varu- och tjänsteleverantörer till e-handelsystemet. Flera myndigheter pekar på att de inte har rätt kompetens för arbetet vilket gör att anslutningsprocessen blir komplicerad och tidskrävande. Att e-handelssystemet utvecklas på ett bra sätt angavs också som en viktig framgångsfaktor enligt flera; det är viktigt att systemen hela tiden utvecklas till 12

13 RESULTAT OCH INSATSER att bli mer användarvänliga, moderna och flexibla. Myndigheterna menade också att det behöver bli enklare att göra tjänstebeställningar i systemen. Några myndigheter anger att de behöver utbildning och mer information och andra uppger andra skäl för att kunna effektivisera med hjälp av e- handel. Flera myndigheter kommenterar dock att alla parametrar är viktiga för att bedriva e- handeln effektivt och flera pekar på utmaningen att få upp e-handelsfrågan på den interna agendan. Viktiga strategiska åtgärder som underlättar myndigheternas anslutning av varu- och tjänsteleverantörer är PEPPOL samt krav på e-handel och e-faktura i statliga ramavtal. PEPPOL underlättar genom att det är lätt för köpare och säljare att hitta varandra. PEPPOL gör att aktörerna i processen inte behöver göra tester för varje ny affärsrelation och kan snabbare komma igång med e-handel. Diagram 5 - Framgångsfaktorer för e-handel 60% Framgångsfaktorer 57% 50% 40% 30% 28% 20% 10% 0% 7% 1. Att e-handelssystemet 2. Att vi har möjlighet att 3. Att våra varuutvecklas på ett bra sätt lära oss mer om effektivisering av inköp med hjälp av e-handel /tjänsteleverantörer enkelt kan anslutas till e- handelssystemet 8% 4.Annat, ange nedan Få myndigheter följer upp avtalstrohet med hjälp av e-handelssystemet Omkring en fjärdedel av myndigheterna följer upp avtalstrohet med hjälp av e- handelssystemet. Majoriteten anger dock att de av olika skäl inte använder systemen för avtalsuppföljning. Den vanligaste förklaringen är att de har få leverantörer inlagda i systemet och att det därför inte är relevant att följa upp på detta sätt. Andra menar att e-handelsystemet genererar dåliga och svårtolkade rapporter, att de använder informationen i e-handelssystemet för att göra uppföljningen i ett annat system eller att de har en annan metod för att följa upp avtalstrohet. 13

14 RESULTAT OCH INSATSER Mer än hälften av myndigheterna är anslutna till PEPPOL Omkring 60 procent av de statliga myndigheterna anslutna till PEPPOL. 12 Sannolikt väntar många med att ansluta sig till PEPPOL då ESV:s föreskrifter föreskriver anslutning först från och med november För de myndigheter som är anslutna till PEPPOL är dock användningen låg. För att dra full nytta av PEPPOL:s potential behöver hela den offentliga sektorn vara ansluten. I Norge anslöts hela offentliga sektorn och därefter ökade användning snabbt. 3.3 Genomförda insatser Rådgivning och information för att inspirera myndigheter Ett viktigt och efterfrågat arbete är ESV:s rådgivning och information. Under året har ESV bland annat svarat på frågor om ett eventuellt förbud om pappersfaktura till offentlig sektor, anslutning till PEPPOL och hantering av tjänstebeställningar i e- handelssystemet. Frågorna ställs av statliga myndigheter och övrig offentlig sektor samt operatörer och leverantörer av inköps- och ekonomisystem. Förutom rådgivning har ESV också initierat ett antal informationsträffar samt deltagit i ett tiotal externa konferenser och mässor där vi informerat om arbetet att främja e-handel i offentlig sektor. På flera av informationsträffar har vi bjudit in myndigheter som kommit långt inom e-handelsområdet för att berätta om sitt arbete och sprida goda exempel. Vi har också publicerat goda exempel på ESV:s hemsida för myndigheter och andra aktörer att ta del av. Arbete inom SFTI ger förutsättningar att använda gemensamma lösningar Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), ESV och Upphandlingsmyndigheten bedriver gemensamt ett arbete med att främja förutsättningarna för elektronisk handel inom samverkansforumet Single Face To Industry (SFTI). Arbetet inriktas på framtagande och rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation. SFTI förankrar, rekommenderar och sprider nya och uppdaterade standarder inom PEPPOL. Förutom att rekommendera standarder erbjuder SFTI informationsträffar och kurser. Under 2016 har SFTI genomfört kurser inom e-handel och PEPPOL för både offentliga organisationer och systemleverantörer. Internationellt har ESV inom SFTI fortsatt standardiseringsarbetet för e-faktura samt e-handel via SIS TK 590 som är den svenska spegelkommittén för de europeiska kommittéerna CEN/TC 434 (efaktura) och CEN/TC 440 (e-handel). Under 2016 har ESV också inom ramen för SFTI omarbetat och uppdaterat handledningen Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster. I den nya 12 Andelen avser alla myndigheterna i den statliga redovisningsorganisationen som är anslutna till PEPPOL inte bara de som besvarat enkäten. 14

15 RESULTAT OCH INSATSER versionen har synpunkter från offentlig sektor arbetats in i syfte att ytterligare underlätta arbetet för offentliga aktörer att ställa krav på e-handel och e-faktura i upphandlingar. Uppdateringen av denna handledning är en insats i arbetet med att öka andelen upphandlingar med krav på e-handel och e-faktura. Samverkan med andra organisationer Två av de viktigaste aktörerna att samverka med för att främja e-handel i staten är Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet och Statens servicecenter (SSC). Inköpscentralen upphandlar en stor del av de statliga ramavtalen och det är viktigt att de ställer krav på e-handel och e-faktura för att underlätta leverantörsanslutningen. SSC erbjuder tjänster inom e-handel för många myndigheter och det är därför viktigt att de lyckas med sin satsning på e-handel. ESV har haft kontakter med SSC under året samt kontakt med Inköpscentralen. Denna samverkan kommer att prioriteras under ESV har under 2016 även deltagit som medlem i Nätverket för elektroniska affärer (NEA) och sitter sedan 2015 i styrelsen. Vi verkar också internationellt exempelvis i EU-kommissionens flerpartsforum för e-faktura och har täta bilaterala kontakter med andra medlemsländer. ESV deltar sedan många år tillbaka i en informell samverkansgrupp med stabsmyndigheter i de övriga nordiska länderna. Under 2016 har detta samarbete getts en tydligare form och stöds numera ekonomiskt och policymässigt av Nordiska ministerrådet med ambitionen att utveckla användning av e-upphandling och e- handel i samtliga av de nordiska länderna. Ett tydligt europeiskt fokus genom arbetet inom PEPPOL Arbetet med PEPPOL hanteras inom ramen för organisationen OPENPEPPOL AISBL. Vid utgången av 2016 hade organisationen nästan 200 medlemmar varav nio PEPPOL-myndigheter (Sverige, Danmark, Norge, Belgien, Holland, Storbritannien, Italien, Polen och OPENPEPPOL) samt mer än 130 operatörer som erbjuder anslutning till PEPPOL. Av dessa operatörer hade ESV, som PEPPOL-myndighet i Sverige, avtal med 16 stycken vid utgången av I arbetet som PEPPOLmyndighet ger ESV stöd till nya operatörer som vill ansluta sina kunder till PEPPOL samt genomför informationsträffar och workshops. Under 2016 har ESV lett arbetet i OPENPEPPOL:s grupp för e-handel. Arbetet inbegriper att utveckla och förvalta specifikationer för affärsprocesser inom e-handel med tillhörande meddelandeformat som används i PEPPOL:s infrastruktur. ESV arbetar aktivt tillsammans med andra länder med att förvalta och utveckla PEPPOL, dels med att ta fram nya specifikationer och dels att uppdatera befintliga specifikationer för att PEPPOL på ett bättre sätt ska ge stöd för 15

16 RESULTAT OCH INSATSER inköpsprocessen. Under 2016 ökade antalet mottagare av e-faktura i PEPPOL från till stycken. I arbetet med att leda gruppen för e-handel var ESV projektägare för fyra arbetsgrupper. Nedan följer en lista på dessa fyra arbetsgrupper samt kort status på arbetet. Arbetsgrupp PEPPOL Directory Meddelande för fakturasvar (Invoice response) Meddelanden för orderöverenskommelse och webhandel (Order agreement & Punch out) Förstudie om implementering av europeisk standard för e-faktura i PEPPOL Kommentar Tjänst för att parter i PEPPOL lätt ska kunna hitta varandra. Arbetet med framtagande av specifikationer och prototyp är klara planeras driftsättning så att tjänsten blir tillgänglig. Meddelande för att en fakturamottagare ska kunna kommunicera tillbaka till en fakturautställare att t.ex. en faktura är accepterad eller att det finns ett problem som kräver åtgärd t.ex. att beställarreferens saknas. Det nya meddelandet beräknas bli färdigt under Nya PEPPOL-meddelanden för att en fakturautställare ska kunna skicka en orderöverenskommelse, efter att en beställning har gjorts via t.ex. telefon, och punch out, ett meddelande för en varukorg från en webbshop för mottagning i ett inköpssystem. De nya meddelandena är överlämnade för beslut och beräknas bli tillgängliga för implementering och användning under första kvartalet Förstudie för att ge förslag till hur Europeisk e-faktura norm ska kunna implementeras i PEPPOL. Rapporten beräknas bli färdig under första kvartalet 2017 varefter arbetet med att ta fram nästa version av PEPPOLfakturan och kreditnota enligt europeisk norm förväntas att påbörja. 16

17 SLUTSATS OCH NÄSTA STEG 4 Slutsats och nästa steg 4.1 Outnyttjad potential av e-handel i offentlig sektor Generellt anser ESV att många myndigheter fortfarande har en stor utvecklingspotential vad gäller e-handel och att det finns stora skillnader i hur långt olika myndigheter kommit i sitt e-handelsarbete. Matchning av fakturor är ett viktigt verktyg för att effektivisera med hjälp av e-handel. Resultatet visar att andelen matchade fakturor bland myndigheterna var låg och många myndigheter bör ha kommit längre i arbetet. Något som är nära sammankopplat med andelen matchade fakturor är elektroniska beställningar. Det låga antalet e-ordrar indikerar att myndigheterna bör kunna göra elektroniska beställningar i högre utsträckning än idag, vilket i sin tur kan öka matchningen. Även andelen e-fakturor bör kunna öka. Omkring en tredjedel av myndigheterna hade färre än 30 procent e-fakturor. Den genomsnittliga andelen e-fakturor var 51 procent för första halvåret 2016 vilket är lågt jämfört med de övriga nordiska länderna. Erfarenheter från dessa länder visar att en viktig framgångsfaktor är att etablera en gemensam infrastruktur för e-handel samt att reglera användningen av e-fakturor även för företagen. Omkring 60 procent av myndigheterna är anslutna till PEPPOL vilket är en positiv utveckling. Användningen av PEPPOL är dock fortfarande låg. ESV kommer under 2017 att fortsatt stötta myndigheterna i sitt e-handelarbete. Nedan redovisas de viktigaste insatsområdena. 4.2 Följa upp och ge stöd till myndigheter ESV kommer under 2017 att följa upp samt analysera resultatet och utifrån dessa insikter planera och genomföra insatser inom identifierade områden. Nedan anges exempel på några insatser som kommer att genomföras under året. Matchning är ett prioriterat område för ESV:s stöd eftersom få myndigheter drar nytta av de möjligheterna idag. Vi kommer lyfta fram goda exempel och praktiska tips för att främja utvecklingen. Vi ser också ett behov av att öka kunskap och sprida goda exempel om hur e- handelssystemen kan användas för olika typer av beställningar såsom t.ex. tjänstebeställningar. Eftersom många myndigheter använder tjänster från SSC kan det vara värdefullt att samarbeta med dem kring myndigheternas e-handelsarbete. Sådana insatser bör kunna ge positiva resultat sett till hela statsförvaltningen. 17

18 SLUTSATS OCH NÄSTA STEG En annan insats under 2017 är att ge stöd till myndigheterna vad gäller att ställa krav på e-handel i upphandlingar. ESV: s bedömning att det är en viktig strategisk fråga för att utvecklingen av e-handel i staten ska gå framåt. Exempelvis kommer den uppdaterade handledningen om krav i upphandling att kommuniceras ut i olika kanaler. ESV kommer att fortsätta med informationsinsatser för att öka användning av PEPPOL. Upplägget för och innehåll i insatserna kommer också att ses över för att ytterligare anpassas till målgruppens behov och kunskap. Kommuner och landsting omfattas inte av ESV:s föreskrifter om PEPPOL och därför kan det vara angeläget att ge särskilt stöd till dem genom samarbetet i SFTI. 4.3 Informationsinsatser om ny lag för e-faktura Regeringen har i budgetpropositionen 2017 aviserat att man i implementeringen av direktivet om e-faktura i svensk lagstiftning vill gå ett steg längre med krav på företagen i linje med ESV:s förslag i utredningen från Vi kommer därför under 2017 att påbörja arbetet med att planera och genomföra informations- och stödinsatser. Informationsinsatserna ska förbereda offentliga organisationer, systemleverantörer samt varu- och tjänsteleverantörer att hantera e-faktura enligt den nya standarden. Fokus för insatserna 2017 kommer att vara offentliga organisationer och systemleverantörer. Insatserna mot varu- och tjänsteleverantörer ges lägre prioritet under ESV har beredskap för att under året ge stöd till Finansdepartementet i deras arbete att förbereda svensk lagstiftning. Det kan handla om att ta fram underlag till promemorior och lagförslag samt att bedöma remissvar. 4.4 Fortsatt arbete inom SFTI ESV kommer fortsatt att prioritera arbetet med SFTI. Under året kommer fokus bland annat vara på spridning av befintliga lösningar som SFTI rekommenderar och det vägledningsmaterial som tagits fram kring krav i upphandling. Vägledningen om rättsfrågor vid e-fakturering ska ses över och en ny vägledning kommer att publiceras under ESV ska sträva efter att medverka i den utbildnings- och seminarieverksamhet som bedrivs inom ramen för SFTI. Inom OPENPEPPOL ansvarar SFTI för att samla in svenska synpunkter på nya och uppdaterade standarder samt förankra och kommunicera dessa till SFTI:s intressenter. 13 ESV 2015:44 18

19 SLUTSATS OCH NÄSTA STEG 4.5 Medverkan i europeiskt arbete inom PEPPOL Under 2017 fortsätter ESV arbetet som PEPPOL-myndighet samt deltar aktivt i utvecklingen och förvaltningen av OPENPEPPOL. ESV avser också att fortsätta att leda OPENPEPPOL:s grupp för e-handel i syfte att bidra till utvecklingen av PEPPOL utifrån svenska och europeiska behov. Under avsnitt 3.3 återges status för de fyra arbetsgrupper som ESV är projektägare för, samt planerat arbete för ESV kommer under 2017 att börja mäta antalet transaktioner för de operatörer som ESV har avtal med som PEPPOL-myndighet. Detta i syfte att bättre kunna följa upp användningen och anslutningen till PEPPOL i Sverige. 19

20 BILAGA 1 INDIKATORER FÖR UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Bilaga 1 Indikatorer för uppföljning av myndigheternas e-handel Indikator Antal e-ordrar/antal e- ordrar per 100 årsarbetskrafter Andel e-faktura Andel matchade fakturor Antal myndigheter anslutna till PEPPOL Andel myndigheter som ställer krav på e-handel och e-faktura i upphandlingar Förklaring Antal e-ordrar syftar till att få en bild av om och hur mycket myndigheterna använder e-handelssystemen. En e-order är resultatet av att en beställning har godkänts i myndighetens e- handelssystem. Måttet presenteras som antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter i syfte att göra måttet mer jämförbart mellan myndigheter. Andel e-faktura anger hur stor andel av alla leverantörsfakturor som inkom till myndigheterna som var elektroniska dvs. som skickas elektroniskt från leverantörerna och tas emot elektroniskt av myndigheterna. Andel matchade fakturor anger hur stor andel av alla leverantörsfakturor (e-fakturor) som automatiskt knutits till en order (e-order) eller abonnemang i e-handelsystemet. Matchningen gör således att inköpsprocessen automatiseras ytterligare. Måttet anger hur många myndigheter som är anslutna till PEPPOL. PEPPOL underlättar e-fakturering och e-handel mellan myndigheter och företag, inom landet och mellan olika länder. Måttet visar hur stor andel av myndigheterna som ställer krav på e-handel och/eller e-faktura i upphandlingar. Krav på e- handel och e-faktura i upphandling är en av de faktorer som förväntas påverka utvecklingen av e-handel i staten. Andel myndigheter som följer upp avtalstrohet med e-handelssystemet Framgångsfaktorer för e- handel Måttet visar hur stor andel av myndigheter som följer upp avtalstrohet med hjälp av e-handelssystemet. Ett e- handelssystem som används på rätt sätt ger möjlighet till styrning mot befintliga avtal, uppföljning och en effektivare inköpsverksamhet. Måttet visar vilka framgångsfaktorer som myndigheterna anser vara de viktigaste för att kunna effektivisera med hjälp av e- handel. 20

21 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm