Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för Forum för bibliotekschefer 7 mars 2007

Transkript

1 Sveriges universitets- och högskoleförbund SUHF Forum för bibliotekschefer Styrgruppen Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för Forum för bibliotekschefer 7 mars 2007 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Göran Sandberg, Umeå universitet, ordförande Lars Björnshauge, Lunds universitet, vice ordförande Annika Annemark, Blekinge Tekniska högskola Anna Carin Börjesson, Högskolan Väst Marie Louise Fendin, Handelshögskolan i Stockholm Jette Guldborg, Malmö Högskola Terje Höiseth, Luleå Tekniska universitet Berit Nilsson, Biblioteksdirektionen, Lunds universitet, sekreterare Annika Sverrung, Chalmers 1. SUHFs verksamhet Frågor av policykaraktär som rör universitet och högskolor behandlas av SUHF. Det måste vara tydligt att Forum för Bibliotekschefer, dess styrgrupp och arbetsgrupper inte kan agera självständigt i SUHF:s namn i sådana frågor. Forums arbetsgrupper för upp frågor till styrgruppen, som i sin tur går vidare till Forum eller direkt till SUHF. Lars/Göran skriver till de sammankallande i arbetsgrupperna och förtydligar detta. 2. Forums verksamhet Diskuterades att det finns en fara i att bilda för många arbetsgrupper. Uppdragen för arbetsgrupperna måste vara preciserade och meningsfulla. Det har funnits synpunkter om risken att Forum bygger en egen organisation som delvis överlappar befintlig organisation och att dubbelarbete görs. Styrgruppen menade att man måste få till stånd en bra gränsyta mot KB och KBs olika grupper så att dubbelarbete i olika frågor undviks så mycket som möjligt. Dock är Forum och dess arbetsgrupper en viktig plattform för diskussioner i förhållande till rektorerna för universiteten/högskolorna. När arbetsgrupperna lägger fram sina rapporter är det Forums uppgift att prioritera och avgöra vilka frågor som ska lyftas till rektorerna för att visa hur resurserna för biblioteken bättre kan utnyttjas. Styrgruppen upplever en stor entusiasm för arbetet i arbetsgrupperna och har mött många positiva reaktioner. En del frågor om arbetet i grupperna uppkommer och får hanteras efter hand. 3. Minnesanteckningarna från mötet med Forum 6/ Styrgruppen beslutade att ändra en skrivning i minnesanteckningarna från Forums möte den 6/2 2007, punkten 2.1 Licensarbetet, till: KB strävar efter effektiv administration. Vikten av att utveckla licensarbetet och av att ha internationell utblick betonades. 4. Synpunkter och idéer inför arbetet i Forums arbetsgrupper Bilaga från Christina Jönsson Adrial, Christer Björklund och Inger Melin I förslaget framfördes att en kompletterande grupp skulle tillsättas med bl a uppgiften att blicka framåt och skapa framtidsidéer för universitets- och högskolebiblioteken. Styrgruppen ansåg att det för närvarande inte ska skapas fler arbetsgrupper utan man avvaktar en planerad

2 Sveriges universitets- och högskoleförbund SUHF Forum för bibliotekschefer Styrgruppen utvärdering och översyn av arbetsgrupperna som ska göras till hösten. Syftet med det planerade seminariet för Forum den 16 april är att ta skapa en gemensam vision för universitets- och högskolebiblioteken. Styrgruppen diskuterar också kontinuerligt framtidsinriktade frågor och Göran Sandberg bevakar inom SUHF att frågor från Forum tas upp till diskussion. Ett annat förslag var att låta webbplatsen bli en plats för kontinuerligt flöde av idéer och synpunkter. Styrgruppen beslutade att undersöka intresset av ett diskussionsforum på webben. 5. Fråga från arbetsgruppen för Kompetensutveckling ang ledamöter Arbetsgruppen för Kompetensutveckling har undrat om man kan knyta ytterligare en medlem till gruppen, en person som har ansvar för nationell samverkan inom ett visst område på KB. Styrgruppen ansåg inte att arbetsgrupperna ska utökas nu utan hänvisar till höstens planerade översyn. Däremot kan de sammankallande i grupperna adjungera personer om så behövs. 6. Förslag ang ny ledamot i arbetsgruppen för Bibliometri En av medlemmarna i arbetsgruppen för Bibliometri har bytt arbetsplats från KI till KTH och gruppen undrar om möjligheten att medlemmen får vara kvar i gruppen och att KI sänder en ny representant till arbetsgruppen. Styrgruppen betonade att medlemmarna i arbetsgrupperna är utsedda med hänsyn till sin kompetens och inte utifrån representation för lärosätet och hänvisar åter till höstens planerade översyn och utvärdering av arbetsgrupperna. Beslutades att Göran Sandberg och Lars Björnshauge skriver ett brev till de sammankallande i arbetsgrupperna med förtydliganden av gruppernas förutsättningar. 7. Arbetsgruppen för Gemensamma tjänster och system Terje Höiseth och Lars Björnshauge fick i uppdrag att ge förslag till arbetsgruppens sammansättning samt att informera KB om arbetsgruppen. 8. Reviderat uppdrag för arbetsgruppen för Kvalitetsfrågor Bilaga från arbetsgruppen Styrgruppen accepterade skrivningarna om arbetsgruppens uppdrag och var positiv till att man inventerar litteraturen för att finna lämpliga metoder för att utvärdera och mäta bibliotekens impact. Styrgruppen ansåg att gruppen i första hand bör göra en analys om sådana beräkningar kan göras gentemot lärosätenas verksamhet. 9. Administration/support till arbetsgrupperna E-postlistor och bloggar för kommunikation inom arbetsgrupperna får lösas av grupperna själva. Alla arbetsgrupperna uppmanas att föra minnesanteckningar som kan publiceras på Forums webbsida. När minnesanteckningarna utformas bör man tänka på att webbsidan är publik. 10. Dagordning Referensgruppen för Licensverksamheten, KB Lars Björnshauge informerade om dagordningen för KBs referensgrupp för licensverksamheten. Referensgruppen består idag av representanter från samtliga universitet/högskolor, mer än 50 personer. Det är enligt Lars inte tillfredsställande med en så stor grupp. Lars tänker att från Forums sida föreslå en mindre styrgrupp för att få inflytande över licensverksamheten.

3 Sveriges universitets- och högskoleförbund SUHF Forum för bibliotekschefer Styrgruppen Information om samtal med riksbibliotekarien Göran Sandberg och Lars Björnshauge informerade om samtal med riksbibliotekarien, där han hade varit positivt inställd till arbetet i Forum. Gunilla Herdenberg har tillträtt tjänsten som nationell samordnare på KB. Gunilla har skrivit brev till universitets/högskolebiblioteken och vill besöka biblioteken och träffa bibliotekscheferna. Styrgruppen beslutade att också bjuda in Gunilla till ett kommande möte. 12. Planering av visionsseminarium för Forum den 16 april i Lund Syftet med dagen är att skapa en gemensam vision för landets universitets- och högskolebibliotek som sedan ska användas som en plattform i dialogen med U&H. Dagens leds av processkonsulent Erik Lemcke. Berit, Jette och Lars håller i det praktiska arbetet före och under dagen. Inbjudan kommer att gå ut till Forum. Det är viktigt att alla är med. Den som har förhinder får gärna skicka en ersättare. En deltagaravgift om kronor faktureras genom SUHF. 13. Nästa möte med styrgruppen Styrgruppen träffas nästa gång måndagen den 28 maj kl på Arlanda (Göran beställer lokal). 14. Övrigt Ekonomi Fakturorna för visionsdagen skickas till SUHF, som sedan samlar fakturor under året och fakturerar ut till universitet/högskolor. Göran Sandberg meddelade att Umeå universitet tar första årets kostnader för Forum. Jourhavande bibliotekarie Annika Sverrung undrade hur de bibliotek som medverkar i Jourhavande bibliotekarie ställer sig till att vara med i fortsättningen. Chatten är ganska lite utnyttjad. Nu slås tjänsten ihop med folkbibliotekens Fråga biblioteket. KB står för driftkostnaderna men biblioteken bekostar licens och bemanning. Styrgruppen konstaterade att detta är en fråga för arbetsgruppen för gemensamma tjänster att se på. Unga bibliotekarier I Forum har man pratat om hur man tar tillvara idéer och kraft från unga bibliotekarier. Marie-Louise Fendin noterade att vid ett seminarium som Svensk Biblioteksförening anordnade i Umeå deltog endast unga bibliotekarier, och man efterlyste bibliotekschefer att diskutera med. Vid anteckningarna Berit Nilsson

4 Till styrelsen för Forum för bibliotekschefer Synpunkter och idéer inför arbetet i Forums arbetsgrupper Utgångspunkten för här framlagda förslag är att de nu tillsatta arbetsgrupperna har fått uppdrag som vi anser: - visserligen täcker centrala områden av verksamheten, men samtidigt är alltför avgränsade och förutbestämda och att man därmed riskerar att förlora en väsentlig helhetssyn. - är definierade utifrån de frågeställningar som just nu känns angelägna för universitets- och högskolebiblioteken och att man därmed riskerar att tappa bort framtidsfrågorna. - utgår från ett alltför ensidigt biblioteksperspektiv i stället för att också uttryckligen inkludera kundorientering och ett bredare universitets/högskoleperspektiv. Syftet med våra förslag nedan är att finna former för att komplettera det nu valda arbetssättet och att få in lite mer av helhetssyn, framtidsvisioner och användarperspektiv. Vi föreslår följande tre åtgärder: A. Tillsätt en kompletterande grupp Denna grupp skulle ha till uppgift - att förutsättningslöst blicka framåt och skapa framtidsidéer och/eller ett scenario för universitets-/högskolebiblioteken att genomföra ett möte med sammankallande i övriga arbetsgrupper och då ge feedback på lägesrapporter från arbetsgrupperna, för att främja de befintliga gruppernas arbete. - att vara representerade när de övriga arbetsgrupperna framlägger sina slutrapporter, med uppgift att utgöra ett slags konstruktiv opponentfunktion till rapporterna. - att presentera sina tankar/sitt scenario i en egen rapport för Forum i höst då Forum ska ta ställning till framtida arbetsgrupper och uppdrag. Denna grupp bör bestå av en mix av personer, idealiskt både från biblioteken, lärarsidan (ev. biblioteksutbildningen) och forskare/doktorander. Gruppen bör bestå av fem-sex personer. Kravet är att personerna har förmåga till nytänkande och konceptuell utveckling. De kan (men behöver inte nödvändigtvis vara) relativt nya inom biblioteksverksamheten, men samtidigt kunniga om bibliotekets tjänster. De bör ha god IKT-kompetens och en öppen framtidsblick.

5 Gruppen bör inte begränsas av realismen eller genomförbarheten av de idéer som tas fram och förväntas inte producera konkreta åtgärder eller förslag. Idéer och erbjudandet av nya och till de övriga arbetsgrupperna kompletterande framtidsorienterade perspektiv är gruppen viktigaste output. Gruppen bör tillsättas och börja arbeta snarast möjligt B. För de etablerade arbetsgrupperna De sammankallande i arbetsgrupperna träffas vid något tillfälle för korsbefruktning mellan uppdragsområdena. (Se förslag till träff ovan). Detta bör ske redan under våren. Arbetsgrupperna för kompetens och kvalitet får ett modifierat mandat innebärande att de bör arbeta integrerat med övriga grupper, så att kompetens- och kvalitetsfrågorna beaktas också i deras arbete. Skälet är att vi anser att varken kvalitets- eller kompetensfrågor bör behandlas separat då de är naturliga aspekter av de övriga gruppernas sakområden. C. Skapa möjligheter för fortlöpande idéinjektion till Forum och styrelsen Låt webbplatsen bli en plats för kontinuerligt flöde av idéer och synpunkter. Detta skulle kunna göras genom att det läggs ut ett roterande uppdrag till alla Forums bibliotek att stå för månadens reflektion kring någon (självvald) angelägen fråga. Forum bör å sin sida införa en ny stående agendapunkt på sina möten där godbitarna av de föregående månadernas inlägg diskuteras. Detta kan sättas i verket till hösten. Jönköping Christer Björklund, Karolinska Institutet Christina Jönsson-Adrial, Högskolan i Kristianstad Inger Melin, Högskolan i Jönköping

6 Datum Sidor Lotta Haglund Möte med gruppen för Kvalitetsfrågor och utvärdering av bibliotekens verksamhet Närvarande: Mats Cavallin, Ingemar Gunnarsson, Rut Jonsson, Christina Jönsson Adrial, Marjatta Styrud, Jan Nilsson, Tore Torngren och Lotta Haglund (sammankallande). 1. Bibliotek och universitet är olika och har olika behov och krav när det gäller utvärdering. Gruppens arbete bör vara på en sådan nivå att man kan inspireras av arbetet oavsett var man jobbar. 2. Gruppen diskuterade utkastet till uppdragsbeskrivning, och enades om följande skrivningar: Nationell forskningsbiblioteksstatistik. gruppen bör komma med förslag till förändringar och kompletteringar till den befintliga nationella statistiken, i samverkan med Nationell samverkan på KB gruppen bör verka för att bibliotekens statistik blir synlig i Högskoleverkets statistikpublikationer Kvalitetsutvärderingar av universitet och högskola gruppen bör komma med synpunkter och förslag till kvalitetskriterier för universitets- och högskolebiblioteken i relation till Högskoleverkets utvärderingar Utvärdering av bibliotekens bidrag till lärosätets resultat gruppen bör inventera litteraturen för att finna lämpliga metoder för att utvärdera och mäta den impact biblioteken har på lärosätets undervisning och forskning gruppen bör undersöka om det finns önskemål/behov av gemensamma instrument utöver den nationella forskningsbiblioteksstatistiken, samt om intresse finns föreslå vilken modell eller vilka metoder som kan användas, samt ge förslag på en samarbetsmodell Universitetsbiblioteket, Org. Nummer Postadress Besöksadress Telefon Fax Webb Universitetsbiblioteket Solna, Berzelius väg 7B +46 (8) (8) ki.se/ub Box 200, SE Stockholm Universitetsbiblioteket Huddinge, 8:100, SE Huddinge Alfreds Nobels allé (8) (8) ki.se/ub

7 3. Under förutsättning att styrgruppen accepterar skrivningarna ovan kommer följande aktiviteter att äga rum under våren: Nationell forskningsbiblioteksstatistik: Tore & Marjatta utarbetar förslag till förändringar och kompletteringar av den nationella statistiken till den 28 februari. Resultatet distribueras till hela gruppen, som reagerar senast 16 mars. Tore och Marjatta sammanställer. Därefter skickas ett brev till alla SUHF-bibliotek för att undersöka behov och önskemål när det gäller statistiken, med utgångspunkt i gruppens förslag. Tore och Marjatta kontaktar också Nationell samverkan på KB för att inleda samarbete. Kvalitetsutvärderingar av universitet och högskola Jan och Christina funderar kring HSVs utvärdering av högskolan/utbildningen och biblioteket del däri. Vilka frågor ska utvärderarna ställa till biblioteket när de utvärderar? Utvärdering av bibliotekens bidrag till lärosätets resultat Hur mäter vi vad vi åstadkommer vad vi gör för skillnad? Lotta, Rut, Ingemar, och Mats tar ansvar för en genomgång av den litteratur som finns inom området. Till vår hjälp finns en blogg där allt vi hittar kan listas. 4. Gruppen diskuterade också kring hur man kan föra upp kvalitetsfrågorna i större sammanhang inom SUHF, eller kanske på Högskoleverkets kvalitetskonferens. Vi diskuterade också en möjlig framtida nationell konferens kring utvärderings- och kvalitetsfrågor på universitets- och högskolebibliotek. 5. Nästa möte äger rum den 31 maj kl på Orkanen i Malmö.