Terminologins roll(er) behövs ett TLS (terminologiledningssystem)?

Transkript

1 Terminologins roll(er) behövs ett TLS (terminologiledningssystem)? Henrik Nilsson Terminologicentrum TNC Nordterm 2011 Vasa, Finland

2 Idealt kan man väl säga att terminologen bör vara centralt placerad, gärna mitt i korsdraget, eftersom terminologin är central för hela myndighetens arbete, och indirekt underlättas ju dessa av en ganska central placering med visst inflytande. [ ] man kan konstatera att terminologiarbete i dag bedrivs på avdelningar för information, administration, IT-stöd, verksamhetsstöd och i något fall på stabsnivå. En placering inom någon form av kvalitetsgranskningsenhet är ju också att föredra i den mån sådana finns. [Ur TNCs svar till Skolverket]

3 Uppläggning terminologiarbetets organisation, organisationsmodeller ledningssystem generellt terminologiledningssystem (TLS) principer & angreppssätt PDCA-cykeln ledningens ansvar dokumentation (terminologipolicy) roller och ansvar förslag och idéer

4 terminologicentralsterminolog överblick = enklare brett spektrum av arbetsuppgifter många fackområden och aspekter av terminologiarbetet organisationsterminolog annat spektrum av arbetsuppgifter snävare fokus? termgrupper visst fackområde långsiktigt arbete visst fokus på termskapande terminolog + experter

5 AMS: Begreppsforumarbete Det är först när beslut har fattats om att begrepp ska användas i verksamheten som begreppen och det bakomliggande begreppsarbetet får ett egentligt värde. Även om begreppsarbete i sig kan vara lärorikt så innebär detta inte att de förslag man tar fram kommer att brukas. Arbetsmarknadsstyrelsen har tagit fasta på detta och tagit fram en metod/process för att arbeta med begrepp som börjar med begreppsarbetet (dvs. hur definierar vi x) och slutar med att beslut fattas om användande av begrepp (begreppet x ska användas inom verksamheten). Begreppsforumet arbetar med att bereda begreppen för att lyfta dem vidare till beslut, och bygger delvis på att begreppen får en ägare med beslutsrätt baserat på om de bedöms som strategiska, gemensamma eller avgränsade. När beslut är fattat om användande är ett begrepp certifierat och publiceras för anställda inom myndigheten. [Verva, 2007:18]

6 Organisationsmodeller Försäkringskassan Socialstyrelsen SIS/Ekvator (ISO 19104)

7 Försäkringskassan: arbetsprocess ARS, processteam, annan kanal Termansvarig Termansvarig Termägare Termansvar ig Terminolo gisamordn are + samrådsgrupp Katalogägare [Försäkringskassan]

8 Processbeskrivning för terminologiarbete (Socialstyrelsen) Initiera terminologiarbetet tidigt i utarbetandet av t.ex. föreskrifter, nationella riktlinjer, register, öppna jämförelser... Initiera Planera Starta terminologiarbete Kartlägga Analysera Förankra Beslut i Terminologirådet [Socialstyrelsen]

9 Organisation enligt ISO/DIS TMG (Terminology Maintenance Group) Termbank (t.ex. Ekvator) sammankallande ordförande (convener) minst 2 medlemmar från varje arbetsgrupp (AG) externa deltagare (experter, från andra organisationer) en flera icke nödvändig minst en

10 Organisationsmodeller (forts.) Försäkringskassan Socialstyrelsen SIS/Ekvator (ISO 19104) SS-ISO 15188: traditional committee models : Model A: A terminologist as a consultant outside the working group Model B: A terminologist as a member of the working group terminology-centred models : Model C: A terminologist producing a vocabulary with (a) specialist(s) Model D: (A) terminologist(s) working with specialists as consultants

11 Ledningssystem: definition system för att upprätta policy och mål samt för att uppnå dessa mål [SS-EN 9000] system för att fastställa grundprinciper för ledning av verksamheten och ställa upp mål samt för att uppnå dessa mål [SOSFS 2005:12, Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården] samverkande eller varandra påverkande delar, nödvändiga för att åstadkomma terminologisk konsekvens och fortlöpande styrning av terminologiarbetets processer [baserat på SS-EN ISO 10012]

12 Ledningssystemsstandarder för kvalitet (SS-EN ISO 9000, SS-EN ISO 9001, SIS-ISO/TR 10013) miljö (SS-EN ISO m.fl.) arbetsmiljö (SIS-OHSAS 18001) informationssäkerhet (ISO/IEC 17799, SS-ISO/IEC 27001) livsmedelssäkerhet (SS-EN ISO 22000) mätning (SS-EN ISO tjänster (SS-ISO/IEC ISO ) kompetensförsörjning (SS )

13 Ledningssystem Ett ledningssystem [ ] gör det möjligt för en organisation att införa en policy [ ] och att sätta mål för sitt arbete. Ledningssystemet gör det också möjligt för en organisation att införa processer för att nå åtaganden i policy och att genomföra åtgärder för att förbättra organisationens [ ]prestanda och kunna visa att organisationen lever upp till standardens krav. [SIS-OHSAS 18001]

14 Ledningssystem: allmänt Organisationen ska upprätta, dokumentera, införa och underhålla ett ledningssystem [ ] och ständigt förbättra systemets verkan [ ] Organisationen ska a) fastställa de processer som erfordras för systemet och ange hur processerna tillämpas i organisationen, b) fastställa ordningsföljd för och samverkan mellan processerna, c) fastställa de kriterier och metoder som erfordras för att säkerställa att processerna både fungerar och styrs på avsett sätt, d) säkerställa att de resurser och den information som erfordras för att stödja funktion och övervakning av processerna finns tillgängliga, e) övervaka, mäta när så är tillämpligt och analysera processerna och f) vidta nödvändiga åtgärder för att åstadkomma planerade resultat och ständig förbättring av processerna. [SS-ISO 9001]

15 Terminologiledningssystem (TLS) omfattning egna organisationen & samordning med andra terminologins produktion & konsumtion innehåll? processer roller och ansvar dokumentation terminologipolicy terminologimål redovisande dokument etc.

16 Ett terminologiledningssystem skulle syfta till att skapa en enhetlig, tydlig fackkommunikation ge kontroll över organisationens terminologianvändning säkerställa en konsekvent terminologihantering inom och utom organisationen vara anpassat till verksamhetens inriktning, storlek och omfattning utgå ifrån mätbara mål, dokumenteras och kontinuerligt följas upp, och vara väl förankrat bland alla medarbetare i organisationen. [baserat på SOSFS 2005:12]

17 Angreppssätt a) ta reda på kunders och andra intressenters behov och förväntningar, b) upprätta organisationens [terminologi]policy och [terminologi]mål, c) fastställa vilka processer och vilken ansvarsfördelning som erfordras för att uppnå [terminologi]målen, d) fastställa och tillhandahålla de resurser som erfordras för att uppnå [terminologi]målen, e) upprätta metoder för att mäta verkan och effektivitet hos varje process, f) tillämpa dessa mätmetoder för att bestämma verkan och effektivitet hos varje process, g) bestämma sätt att förhindra avvikelser och eliminera deras orsaker och h) upprätta och tillämpa en process för ständig förbättring av [terminologi]ledningssystemet. [SS-EN ISO 9000]

18 terminologiarbete varje aktivitet vars målsättning är att se till att terminologianvändningen är lämplig och korrekt Terminologiarbete kan innefatta: insamling av termer jämförelse av termer organiserande av termer arkiverande av termer distribuerande av termer föreskrivande av termer övervakning av termanvändning nyskapande av termer [LISA Terminology Survey, 2001]

19 Processer terminologiarbete (ISO 704, ISO 15188) terminologiinventering och terminologiutvärdering (ISO 23185, forskning ) terminologiskapande terminologianvändning terminologiuppdatering (ISO 19104) terminologistandardisering (ISO 15188) terminologilagring & terminologispridning (ISO) terminologiutbildning/ ~fortbildning TKB terminologisk konsekvensbedömning dokumentation+ mätning, utvärdering? (terminometri)

20 [SS-ISO15188]

21 [SIS]

22 PDCA-cykeln Plan: planera Do: införa, leverera Check: övervaka, mäta, granska Act: ständiga förbättringar

23 PDCA-cykeln (forts.) Plan: fastställ vilka mål och processer som erfordras för att åstadkomma resultat som överensstämmer med kundkrav och organisationens policy. Do: inför processerna. Check: övervaka och mät processer och produkt med utgångspunkt från policy, mål och krav på produkten, och rapportera resultaten. Act: vidta åtgärder för att ständigt förbättra processernas prestanda.

24 Brister (exempel): Personalen behöver mer utbildning All terminologi finns inte! Okontrollerad synonymi Inkonsekvent användning mellan avdelningar etc. Dåliga översättningar Ordlistor utvecklas inte Nya åtgärder (ständig förbättring): Fortbildningskurser, repetition, andra läromedel Skapa terminologi! Inför termstatus Skapa termgrupper Utse fler ansvariga Processernas resultat: Utbildad personal Styrdokument: riktlinjer, terminologipolicy Utsedda personer: terminologiansvariga, dvs. tydliga roller med tydligt ansvar Utökat nätverk (om konsult eller samarbete använts) Bild av organisationens terminologiska läge/mognad Utvärdering: Uppföljning (enkäter, intervjuer)? Terminometri Automatiska verifieringar och analys av dokumentation Rapporter från ansvariga Checklistor Mål: Terminologisk medvetenhet genom organisationen (från ledning och nedåt) Processer: Utbildning, dokumentskapande (riktlinjer, terminologipolicy ), utseende av ansvariga och ansvarsfördelning. Implementering: Kurser Diskussioner, remissförfarande Extern konsult? Samarbete med andra? Kartläggning av intresse, kompetens, behov av vidareutbildning Ev. hinder: Ovilja att förändra, ointresse att medverka, brist på kompetens Inställningen Språket är allas! Tidsbrist

25 Ledningssystem: krav Ledningens ansvar [SS-ISO/IEC ]

26 Utredningen har givit som resultat att behovet av en klar och enhetlig terminologi [ ] är stort att behov därjämte föreligger av rådgivning och samordning i frågor som rör [ ]terminologi att dessa behov lämpligast fylls genom ett systematiskt bedrivet terminologiarbete som initieras, planeras, samordnas och i erforderlig utsträckning utförs centralt att behov föreligger av en central utvecklingsenhet med en heltidssysselsatt kvalificerad befattningshavare i inledningsskedet. [AR-utredningen 1969]

27 Ledningens ansvar Genom ledarskap och åtgärder skall högsta ledningen visa sitt åtagande att utveckla, införa och förbättra förmågan till [terminologiarbete] inom ramen för organisationens verksamhetskrav och kundernas krav. Ledningen skall a) etablera policy, mål och planer för [terminologiarbete], b) kommunicera om vikten av att uppnå målen för [terminologiarbete] och om behovet av ständiga förbättringar,[ ] d) utse en person ur ledningen till ansvarig för koordinering, styrning och ledning [ ], e) fastställa och tillhandahålla resurser för att planera, genomföra, övervaka, granska och förbättra [terminologiarbete], t.ex. rekrytera lämplig personal och hantera personalomsättning, [ ] g) genomföra regelbundet återkommande granskningar av tjänstehantering för att säkerställa fortsatt lämplighet, tillräcklighet och effektivitet. [baserat på SS-ISO/IEC ]

28 Ledningssystem: krav (forts.) Ledningens ansvar Dokumentationskrav [SS-ISO/IEC ]

29 Ledningssystem: dokumentation Dokumentationskrav [Terminologi]ledningssystemets dokumentation ska innefatta a) dokumenterad terminologipolicy och dokumenterade terminologimål, b) en terminologimanual, c) dokumenterade rutiner och redovisande dokument [ ] och d) dokument inklusive redovisande dokument som organisationen har fastlagt är nödvändiga för att säkerställa att processerna planeras, genomförs och styrs på ett verkningsfullt sätt. [baserat på SS-EN-ISO 9001]

30 Terminologipolicy public strategy [ ] with the aim of developing or regulating emerging and existing terminologies for an array of purposes Experience shows that different user groups need terminological data having different degrees of complexity and detail for different purposes. It is therefore highly economical to prepare multi-purpose terminological data from the outset for different users and applications. It is likewise advisable to conceive the national terminology policy as multilingual and non-exclusive from the outset. The above also applies to terminology policies or strategies in the private sector, such as in enterprises, NGOs, professional associations etc. [Unesco: Guidelines for terminology policies, 2005]

31 Terminologipolicy A policy, unlike an individual project which is limited by time, is a continuous process of planning, implementing and monitoring, evaluating, revising and planning again. Hence it is necessary to make provisions for it to become ultimately self-sustaining (through capacity and institution building, as well as awareness-raising). PHASE I Preparation of the terminology policy PHASE II Formulation of the terminology policy PHASE III Implementation of the terminology policy PHASE IV Sustaining the terminology infrastructure [ISO 29383]

32 Terminologipolicy i företag Terminology policies in companies often take the form of guidelines or reference describing the process(es) of terminology work and tools that are used for it. Company terminology policies typically address different users or audiences who need different types of information. Terminology users: developers and product developers, translators, lawyers, marketing and others Terminology managers: terminologists and others who are responsible for the development and maintenance of databases and other (central) resources. Often, they are part of other strategies (globalization, customer relations, marketing, etc.) [ISO 29383]

33 Terminologipolicy: delar Introduction Definitions Need for a terminology policy Suggested elements of a terminology Suggested implementation strategy and operational or business plan Background documentation [ISO 29383]

34 Terminologipolicy 1) Terminology and its role in business processes Why terminology is important for consistency, quality and risk reduction? Which terminology work processes are necessary to ensure these goals? Who is involved and concerned with terminology? Past strategy/history of terminology work in the company. 2) For terminology users 3) For terminology managers 4) Appendices 5) Bibliography [ISO 29383] 6) Contact and information

35 Ledningssystem: krav (forts.) Ledningens ansvar Dokumentationskrav Kompetens, medvetenhet och praktisk utbildning roller, ansvar öka medvetenheten om eget ansvar [SS-ISO/IEC ]

36 Terminologiarbetet: roller, ansvar En sådan besparing skulle kunna uppnås med hjälp av dels kortvariga men intensiva insatser från sakavdelningarnas experter i akuta, nya termproblem, dels genom kontinuerliga centrala insatser i form av insamling och tillhandahållande av dokumenterad terminologi. [Om LMEs terminologiarbete i TNC-Aktuellt, 1980]

37 Terminologiarbetets kunder teknikens och praktikens folk är den grupp som behöver den första hjälpen. Det är denna grupp som utan att vilja det är farligast för en välordnad terminologi därför att man har behov av att snabbt ta fram nya termkonstruktioner man har inget eller dåligt termkunnande men höga ambitioner och vilda idéer man är inte alltid motiverad för att söka efter en nationellt samordnad term man tycker terminologisnack är besvärligt. [Om Televerkets terminologiarbete i TNC-Aktuellt, 1981]

38 Terminologisamordning samordning koordination av resurser och arbetsinsatser i syfte att erhålla högre kvalitet och större effektivitet Ett exempel på samordning kan vara att arbetsinsatser ordnas så att de blir utförda i rätt följd och på rätt sätt. samarbete gemensamt bedrivet arbete som gäller en väl avgränsad uppgift Samarbete kan ske på både organisatorisk och mellanmänsklig nivå. Exempel på ett organisatoriskt samarbete kan vara att två organisationer ordnar och genomför ett gemensamt seminarium. Exempel på ett mellanmänskligt samarbete kan vara när hälsooch sjukvårdspersonal hjälps åt vid behandling av en patient. samverkan övergripande gemensamt handlande på organisatorisk nivå för ett visst syfte Samverkan kan ske mellan t.ex. enheter, myndigheter och samhällsaktörer och t.ex. gälla aktivt utbyte av information eller planering av gemensamma aktioner.

39 Terminologiledningssystem Många organisationer har genomfört utredningar eller revisioner av [sitt terminologiarbete?] för att utvärdera sin prestanda. Men att enbart göra sådana utredningar och revisioner är inte tillräckligt för att en organisation ska vara säker på att dess prestanda inte bara uppfyller nuvarande lag- och policykrav, utan att den även kommer att göra detta i fortsättningen. För att bli verkningsfulla måste resultaten av utredningarna och revisionerna [ ] omsättas i ett strukturerat ledningssystem som är integrerat i organisationen. [SIS-OHSAS 18001]

40 Språklagen (SFS 2009:600) 12 Myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas.

41 Argument för terminologiarbete tidsrelaterade argument ekonomiska argument kunskapsförmedlingsargument utbildningsrelaterade argument språkpolitiska argument effektiviserings- och harmoniseringsargument juridiska argument certifieringsargument? (dvs. finns standard att jämföra sig mot?)

42 TLS: för- och nackdelar + välkänt begrepp + sätt att få med företagsledare + medför systematisering och strukturering av bl.a. dokumentation + sätter fokus på roller och ansvar + för komplext ej möjligt att certifiera mot? motsvarar inte terminologins fernissakaraktär spel för gallerierna?

43 Förslag Gemensamt utarbetat förslag till terminologiledningssystem inom Nordterm? (jfr DTT: Best Practice)? Särskild satsning på dokumentmallar för styrande och redovisande dokument, riktlinjer, policyer, roll- och ansvarsbeskrivningar, checklistor? Metodik för uppföljningar och mätningar? (jfr Termcat och Kanada)?

44 TNC, Terrassen Tfn: Fax: