Sid 1 (17) Statens inköpscentral VÄGLEDNING

Transkript

1 Sid 1 (17) Statens inköpscentral Vägledning för avrop från Ramavtalen för Profil- och presentartiklar 2013 Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom dokumentet ska vara korsreferenser Byt ert ni mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte hårda radbryt, de blir olika stora beroende på formatlmallen, om du tycker att det är för lite luft i dokumentet så är det bara att ändra i formatmallen för de olika rubrikerna Lägg ut i både MS-format och ODF-format

2 Sid 2 (17) 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Ramavtalsleverantörer Underleverantörer Återförsäljare 4 4 Övergripande information om ramavtalsområdet Ramavtalens giltighetstid Kvalificering av leverantörer Omfattning Produktområden Tjänsteområden Priser och rabatter Avropsordning Avropsblankett/stöddokument för avrop 8 5 Genomförande av avrop Steg 1 Utformning av avropsförfrågan Dialog med leverantörerna Avropsförfrågans innehåll Tips inför avropsförfrågan Kravställning Tilldelningskriterier Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Avvikelse från avropsordning (rangordning) Avropssvar Eventuellt avbrytande av avrop Avropssvar saknas Kommunikation med leverantör under svarstiden Förtydligande av avropssvar Sekretess vid avrop Steg 3 Utvärdering av avropssvar Förnyad konkurrensutsättning Presentation och tester Tilldelningsbeslut Frivillig avtalsspärr (endast vid förnyad konkurrensutsättning) Steg 4 Teckna kontrakt Kontraktets giltighetstid Former av kontrakt Kontraktsvillkor 15 6 Praktiska råd 16 Bilaga 1 Varukorgssortiment 2. Information om tjänster 3. Priser_Rabatter

3 Sid 3 (17) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Profil- och presentartiklar. På webbplatsen avropa.se finns Ramavtalets Huvudtext, Allmänna villkor och ALOS05 publicerade och utöver dessa samt Vägledningen finns där även en kravkatalog att använda som stöd vid kravställning. På avropa.se finns kontaktuppgifter till Statens inköpscentral. Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på avropa.se som är gällande. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för Profil- och presentartiklar kan nyttjas av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt. I denna vägledning används begreppet kund och avser alla myndigheter som är avropsberättigade på ramavtalsområdet. 3 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde: Avtalsnummer. MER i Textil & Reklam Östersund AB :001 Roupéz Profile Collection AB :002 Prendo AB :003 Master Design Sverige AB :004 TriffiQ Företagsprofilering AB :005 I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då samtliga ramavtalsleverantörer inom ramavtalsområdet.

4 Sid 4 (17) 3.1 Underleverantörer En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med att utföra hela eller delar av åtaganden inom ramavtalsområdet. Ramavtalsleverantören ansvarar för att eventuella underleverantörer följer de villkor och förutsättningar som anges i ramavtalet och ansvarar för dennes arbete som för eget arbete. En underleverantör kan inte lämna avropssvar och teckna kontrakt med en kund. För närvarande har ingen ramavtalsleverantör av Profil- och presentartiklar underleverantörer inom ramavtalet. 3.2 Återförsäljare Ramavtalsområdet omfattar inte återförsäljare. 4 Övergripande information om ramavtalsområdet Nedan följer en beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. 4.1 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen avseende Profil- och presentartiklar är giltiga fr.o.m t.o.m Eventuell förlängning sker på initiativ från Statens inköpscentral. Förlängning av ramavtalens avtalsperiod kan uppgå till högst 24 månader. 4.2 Kvalificering av leverantörer Ramavtalsleverantörerna har i upphandlingen kvalificerat sig genom att: - De uppfyller kraven på att det inte föreligger uteslutningsgrund avseende LOU (Lagen om offentlig upphandling) 10 kapitlet, paragrafer 1 och 2. - De är registrerade i aktiebolags-, handels- eller liknande register och innehar F-skattebevis. - De fullgör sina åtaganden och skyldigheter avseende skatter och sociala avgifter. - De uppfyller en ekonomisk ställning med rating lägst 40 enligt Credit safe ratingklasser.

5 Sid 5 (17) - De förfogar över resurser, kapacitet och förmåga som krävs för att kunna leverera produkter och tjänster inom området. - De har redovisat referenser inom området. Underleverantör, som leverantör eventuellt anlitar under ramavtalsperioden. ska inte vara föremål för sådana omständigheter som anges i LOU 10 kapitlet, paragrafer 1 och Omfattning Ramavtalsområdet omfattar ett brett sortiment av produkter samt tjänster inom området Profil- och presentartiklar. Leverantörerna ska ha en webbsida med elektronisk katalog/-er alternativt webbshop så att kund enkelt kan ta del av sortiment, priser etc. Därutöver ska leverantören på begäran från kund, kunna tillhandahålla kataloger, broschyrer, prisbilagor och annan information om leverantörens sortiment i pappersform. Ramavtalsområdet omfattar inte: -Tygmärken som används på uniform och som regleras av uniformsreglemente -Uniformer, skydd-och arbetskläder/skor -NOR 1 -gåvor. 4.4 Produktområden Aktuella varor inom ramavtalsområdet presenteras på respektive leverantörs webbplats i bl.a. kataloger. Länk till leverantörernas webbplatser finns på avropa.se. Ramavtalet omfattar varor enligt nedan: Profil- och presentartiklar ett brett sortiment av marknadens utbud av profilartiklar och presentartiklar (även give-aways) i olika prissegment, kvaliteter och design. Med brett sortiment menas tillgång till kända fabrikat, stort antal varumärken, samma typ av artiklar i olika utförande och prisklasser, tillgång till artiklar och profilkläder som är miljövänliga (och vid förfrågan miljömärkta). Presentartikel kan vara med eller utan myndighetens logotyp. Varukorg Varukorgen (se bilaga 1) utgörs av ett ofta avropat sortiment som ska finnas tillgängligt för snabb leverans under hela ramavtalsperioden. 1 För Nit och Redlighet i rikets tjänst

6 Sid 6 (17) Transformativ lösning presentartikel Leverantör kan på förfrågan istället för en artikel erbjuda en annan lösning t.ex. istället för en bok i pappersform erbjuda en e-bok. Se Allmänna villkor punkt för ytterligare information och profil- och presentartiklar samt transformativa lösningar. 4.5 Tjänsteområden Tjänster inom ramavtalsområdet presenteras på respektive leverantörs webbplats. Länk till leverantörernas webbplatser finns på avropa.se. Ramavtalet omfattar tjänster enligt nedan: Kostnadsfri rådgivning när kund behöver hjälp med produkt-idéer och profilprogram t.ex. utifrån givna mål och budgetramar (se även punkt 6 Idé i Kravkatalogen på avropa.se). Förädling - märkning av produkter med logotyp eller liknande genom tryck, gravyr, brodyr m.m. Webbshop de avropade produkterna tillgängliggörs för myndighetens personal via en kundanpassad webbshop på leverantörens webbplats. Lagerhållning leverantören lagerhåller kundens sortiment när webbshop avropats eller vid platsbrist. Tilläggstjänster leverantören kan erbjuda t.ex. paket/presentinslagning, sömnad av märken, skrädderitjänster med flera tjänster som går att hänföra till ramavtalsområdet. Se även Vägledningens bilaga 2 Information om tjänster. 4.6 Priser och rabatter Listpriserna för leverantörernas utbud inom ramavtalsområdet ska följa den prisjustering som leverantören gör i sin officiella listprislista för den övriga marknaden. Listpriser framgår på leverantörernas webbplatser (länkad från avropa.se), lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på de priser som anges på webbplatsen. Leverantören erbjuder en, under hela ramavtalsperioden gällande, minsta rabatt för respektive produkt-/tjänsteområde. Produkterna i varukorgen har, vid avrop genom rangordning, fasta priser och omfattas inte av angivna rabattsatser.

7 Sid 7 (17) Dock, om varukorgsartiklar som avropas rangordnat även ska förädlas (t.ex. tryck av logotyp) så tillkommer kostnaden för förädlingen och denna ska rabatteras i enlighet med ramavtalet. Rabattnivå framgår av leverantörernas prisbilaga som är publicerad på avropa.se samt i bilaga 3 till Vägledningen. Vid förnyad konkurrensutsättning har leverantörerna möjlighet att lämna en högre rabatt i sitt avropssvar. Beräkningsgrund för rabatten utgörs av produktgruppens aktuella listpris. Rabatt ska lämnas på leverantörens hela sortiment inom respektive produktgrupp/tjänsteområde. Leverantörernas hela ordinarie sortiment omfattas av det breda utbud som efterfrågades i upphandlingen. Specialtillverkningar ligger utanför det ordinarie sortimentet. I leverantörens prisbilaga anges tak -priset för grundnivå för en kundanpassad webbshop. Priset är fast och gäller under hela ramavtalsperioden. Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning och leverantören kan då lämna ett lägre pris. För att enkelt kontrollera att produkter/tjänster är prissatta i enlighet med ramavtalet så kan avropsförfrågan innehålla ett krav om att listpris (angivet rekommenderat pris) och rabatt redovisas i avropssvaren. 4.7 Avropsordning För detta ramavtalsområde gäller en kombination av fastställd rangordning och förnyad konkurrensutsättning beroende på avropets volym (se tabell nedan) eller om avrop avser produkt ur varukorgen eller kundanpassad webbshop. Inför varje avrop uppskattas värdet på de produkter/tjänster som ska avropas.. Det värdet ligger sedan till grund för val av avropsordning. Volym SEK. Rangordning Förnyad konkurrensutsättning <10.000/avrop Ja Nej >10.000/avrop Nej Ja Varukorgsprodukt oavsett värde Webbshop oavsett värde Lagerhållning Transformativ lösning Ja Nej Nej Nej Nej* Ja Ja Ja

8 Sid 8 (17) *Varukorgsprodukt som ingår i en avropsförfrågan som även omfattar produkter/tjänster som inte ingår i varukorg, kan avropas i förnyad konkurrensutsättning. Observera att det fastlagda varukorgspriset inte gäller vid avrop i förnyad konkurrensutsättnng. Rangordning För volym upp till 10,000 kr/avrop gäller fastställd rangordning. Rangordning gäller även vid avrop av produkter/tjänster ur varukorgen oavsett värde på avropet. En rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören. Rangordningen mellan leverantörerna framgår på avropa.se Se punkt i Vägledningen om när avropsförfrågan kan gå vidare till den leverantör som är rankad tvåa enligt rangordningen. Observera att avropsförfrågan inte får ändras eller förvanskas i sådana fall. Förnyad konkurrensutsättning För volym över kr. och vid avrop av kundanpassad webbshop, lagerhållning och transformativ lösning (oavsett värde på avropet) gäller förnyad konkurrensutsättning. Vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning ska kunden skicka en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer inom ramavtalsområdet. 4.8 Avropsblankett/stöddokument för avrop Statens inköpscentral tillhandahåller avropsblanketter för att tydliggöra och underlätta avropen för kund och leverantörer. Avropsblankett och tillhörande instruktion finns publicerade på avropa.se. Om en kund väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av en sådan blankett ska leverantören lämna sitt avropssvar i denna. 5 Genomförande av avrop 5.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan Inför avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka varor/tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Behovsanalysen och den information som ev. inhämtats från leverantörerna används som underlag i avropsförfrågan. För leverantörerna blir det enklare att lämna ett optimalt svar på er avropsförfrågan om behovet är tydligt definierat och kravbilden är preciserad, vad avser t.ex. volym/kvalitet och funktion.

9 Sid 9 (17) Dialog med leverantörerna Innan avropsförfrågan skickas ut kan kund vid behov föra en dialog med leverantören/erna. Detta görs enklast genom att kunden översiktligt beskriver nuläget och behoven samt ber leverantörerna beskriva om de kan leverera de produkter/tjänster/funktioner som beskrivits. Det är viktigt att samtliga ramavtalsleverantörer likabehandlas i dialogen i de fall där förnyad konkurrensutsättning kommer att ske. Genom dialogen kan förmågan att leverera säkerställas och kunden får värdefull information om vilka möjligheter som finns att uppfylla behovet. Vid oklarheter om t.ex. någon viss vara eller tjänst ingår i leverantörernas utbud kan kunden för förtydligande ställa en enkel fråga eller en rfi (request for information) innan avropet genomförs. Vid en förnyad konkurrensutsättning ska samtliga leverantörer inom aktuellt område tillfrågas, även om alla inte uppgivit att efterfrågade varor/tjänster ingår i deras utbud Avropsförfrågans innehåll Avropsförfrågan i förnyad konkurrensutsättning bör innehålla nedanstående uppgifter. Vid avrop enligt rangordning kan relevanta delar ur nedanstående användas i avropet: Uppgift om vilket ramavtalsområde som avses. Myndighetens referens- eller diarienummer på avropet. Namn, adress- och kontaktuppgifter hos avropande myndighet. Beskrivning av de produkter och/eller tjänster som avropas och vilka volymer som avses. Leveranstid, tidplan eller önskad leveransdag. De krav som kunden ställer på avropade produkter/tjänster. Se Kravkatalogen (publicerad på avropa.se) angående vilka krav som kan ställas. Beskrivning av den utvärderingsmodell som tillämpas, inklusive viktning av tilldelningskriterier, som kommer att användas vid tilldelning av kontrakt. Hur eventuella kompletterande frågor på innehållet i avropsförfrågan hanteras. Avropssvarets giltighetstid. Tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnade.

10 Sid 10 (17) Kontraktsutkast alternativt information om kontraktets giltighetstid (avtalsperiod), eventuella optioner och förlängningsklausuler. Om relevant för myndigheten; krav på elektroniska dokument/fakturor. Nedan ges exempel på uppgifter som en avropsförfrågan kan innehålla: En kort allmän beskrivning av den verksamhet som myndigheten bedriver. Syftet och målsättningen med avropet. Målgrupp och ev. tema. Eventuell beskrivning av hur uppdraget ska levereras och redovisas. Förfrågan om tillverkningsland för produkten Tips inför avropsförfrågan Skälig tidsfrist Ange i avropsförfrågan när avropssvar senast ska ha inkommit. Tänk på att ta hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet och art när ni sätter svarstid. Komplexa avrop kräver längre svarstid än ett avrop av standardiserade produkter. Det kan även vara så att leverantörerna ska ha tid att t.ex. visa en demo av webbshop eller lämna varuprover/referensexemplar för kontroll. Katalogprodukter kan levereras snabbare men vid tillverkning i annat land krävs kanske leveranstid på några månader. Från två veckor upp till fyra månader kan vara skälig tid beroende på behov och volym. Är du osäker så fråga leverantörerna innan du skickar avropsförfrågan. Se till att giltighetstiden är tillräcklig för er utvärdering av avropssvaren så att ni inte hamnar i tidsnöd. Se gärna till att även ha en buffert för eventuell överprövning av tilldelningsbeslutet. Fraktkostnad Avropsvärde över kr levereras utan fraktkostnad till en (1) angiven leveransadress i Sverige. Om varor ska levereras till flera adresser kan avropsförfrågan innehålla ett priskrav avseende fraktkostnad. Förpackningar/emballage/pall Produkter ska levereras i ändamålsenliga förpackningar. Förpackning och emballage ska ingå i priset. Om stora mängder avropats ska de packas på ett sådant sätt att de lätt kan tas om hand vid lossning.

11 Sid 11 (17) Lagerhållning Om lagerhållning (med eller utan webbshop) ingår i avropet bör det av avropet framgå hur eventuellt kvarvarande lager ska hanteras när kontraktet löpt ut. (se ramavtalet p ) Kravställning Ange krav och önskemål på avropade varor och tjänster tydligt och detaljerat, avseende t.ex. kvalitet och funktion. Utformningen av avropet får inte syfta till att endast en leverantör kan svara eller uppfylla behovet, i det fall att avropet sker med förnyad konkurrensutsättning. Alla krav som ställs i avropsförfrågan ska ha direkt koppling till det aktuella kontraktsföremålet. I avropsförfrågan kan krav ställas antingen som obligatoriska krav (ska-krav) eller utvärderingskrav (bör-krav) beroende på kundens behov. Se Kravkatalogen för information om de krav som kan ställas. Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat ni förväntar er. Tänk på att i behovsanalysen beräkna och i avropsförfrågan ange det uppskattade samlade behovet av både produkter och tjänster under hela kontraktstiden i det fall avropet avser ett kontrakt över längre tid. Leverantörerna kan tillhandahålla varuprov, referensexemplar och provkollektion i det fall detta efterfrågas av kunden i samband med avropet. I det fall det är förenat med en kostnad ska detta överenskommas med kunden Tilldelningskriterier De kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. Exempel på kriterier: kvalitet, funktion/förädling, pris och tilläggstjänster. Kunden beslutar vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet och hur tilldelningskriterier ska viktas. För att få likvärdiga produkter/tjänster att utvärdera i avropssvar efter förnyad konkurrensutsättning där pris är 100 % avgörande, så är det av vikt att vara noggrann i sin produkt och/eller tjänstebeskrivning i avropsförfrågan så att avropets innehåll inte tolkas olika av leverantörerna.

12 Sid 12 (17) 5.2 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Avropsförfrågan ska vara skriftlig. Statens inköpscentral rekommenderar att kunden använder gruppmailfunktionen (sändlista i anslutning till ramavtalsområdet) på avropa.se vid avrop med förnyad konkurrensutsättning, samt även att begära en bekräftelse från leverantörerna att de mottagit avropsförfrågan. Vid avrop genom rangordning kan relevanta delar av punkt i Vägledningen användas Avvikelse från avropsordning (rangordning) Vid avrop enligt fastställd rangordning ska kunden i första hand kontakta den leverantör som har plats ett (1) i rangordningen. I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har kunden rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande leverantör i rangordning. Om leverantören: inte har besvarat avropet alternativt inte återkommit med ordererkännande inom skälig tid eller enligt avropsförfrågan inte kan tillhandahålla efterfrågad produkt/tjänst. inte kan leverera efterfrågad produkt/tjänst enligt efterfrågad/överenskommen leveransdag (i den mån angiven leveransdag får anses skälig med hänsyn till aktuella förutsättningar). inte kan leverera efterfrågad produkt/tjänst i önskad kvantitet. avbryter leverans och detta beror på Ramavtalsleverantören. Om kunden: tidigare hävt eller sagt upp ett kontrakt med leverantören och detta beror på leverantören Avropssvar Leverantör ska svara på samtliga avropsförfrågningar och om denne inte kan leverera efterfrågad produkt/tjänst ska skäl för detta anges i ett svar till kunden. Om det är återkommande att ramavtalsleverantör avböjer att lämna avropssvar bör kunden informera Statens inköpscentral om detta. När leverantör tilldelas kontrakt ska denne skicka ett ordererkännande till kunden inom skälig tid alternativt enligt kunds önskemål på avropsförfrågan. Order erkännandet ska minst innehålla uppgifter om leveransdag, produktspecifikation, antal och pris/rabatt.

13 Sid 13 (17) Eventuellt avbrytande av avrop En avropande myndighet har möjlighet att avbryta en avropsförfrågan förutsatt att det föreligger sakliga skäl och att dessa är förenliga med LOU, till exempel om det har tillkommit omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för avropet eller om förutsättningarna för avropet på annat sätt väsentligen har förändrats. Skälen till ett beslut om avbrytande måste anges och kunna motiveras då beslutet kan bli föremål för en prövning i domstol. Samtliga tillfrågade leverantörer ska meddelas att avropet avbrutits Avropssvar saknas Om inget avropssvar motsvarar myndighetens krav ska samtliga tillfrågade leverantörer meddelas per e-post om att myndigheten inte har för avsikt att teckna kontrakt med någon av leverantörerna. Samma sak gäller om myndigheten på grund av oförutsedda händelser, exempelvis begränsningar i budget, inte kan genomföra avropet. Detta bör dock anges redan i avropsförfrågan, det vill säga att avropande myndighet kan komma att avbryta avropet om oförutsedda händelser inträffar. Om det vid svarstidens slut endast har inkommit ett avropssvar, kan myndigheten välja att anta avropssvaret eller avbryta avropsprocessen. Glöm inte att efter det att tilldelningsbeslut kommunicerats fråga de leverantörer som inte svarat om orsaken till varför, om de inte redan meddelat detta. Det kan visa sig att kraven varit för högt ställda eller på annat sätt gjort avropet ointressant för leverantörerna Kommunikation med leverantör under svarstiden Leverantör som upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att ställa en skriftlig fråga till kunden. Myndighetens svar på frågor som kan betraktas som väsentliga, ska sammanställas och skickas ut till samtliga leverantörer. Svar på frågor ska tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta de nya uppgifterna. Detsamma gäller eventuella rättelser i avropsförfrågan. Ange datum för när frågor senast får inkomma och när de senast kommer att besvaras Förtydligande av avropssvar Vid oklarheter i leverantörernas avropssvar skickas en skriftlig begäran om förtydligande ut. Leverantörernas förtydliganden får inte innehålla nya uppgifter/väsentliga förändringar och ska lämnas skriftligt.

14 Sid 14 (17) Sekretess vid avrop Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Efter att öppnande skett omfattas avropssvaren av absolut sekretess vilket innebär att innehållet i dem ska vara hemligt till det att beslut fattats om tilldelning av kontrakt. En leverantör kan begära att delar i avropssvaret även efter tilldelningsbeslut ska omfattas av kommersiell sekretess. En sådan begäran ska bifogas avropssvaret och vara väl motiverad. Det är myndigheten som bedömer om sekretessbegäran ska godtas, helt eller delvis, när en eventuell begäran om utlämnande av avropssvar inkommer. 5.3 Steg 3 Utvärdering av avropssvar Förnyad konkurrensutsättning När den angivna tidsfristen löpt ut ska avropssvar som inkommit i rätt tid utvärderas på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Vid avrop ska grunden för tilldelning av kontrakt vara det lägsta priset alternativt det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret. Kontrakt tilldelas den leverantör som har lämnat det för kunden bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan Presentation och tester I det fall att avropsförfrågan avser något mer komplext än en standardprodukt (t.ex. give-aways som hänvisar till myndighetens värdegrund eller speciellt utformad gåva för särskilda tillfällen) så har myndigheten möjlighet att be leverantören/leverantörerna (beroende av volym och avropsordning) att de presenterar och/eller demonstrerar offererade varor och tjänster som ett led i utvärderingen. Alternativt kan det även handla om test av t.ex. varuprov eller förslag på utformning av kundanpassad webbshop. Om denna typ av möte och/eller test sker i samband med och/eller som en del av utvärdering av avropssvar så bör mötet dokumenteras och eventuellt protokoll undertecknas av båda parterna Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslutet ska skickas ut till de leverantörer som lämnat avropssvar. Tilldelningsbeslutet ska innehålla uppgift om vilken leverantör som blev tilldelad kontrakt, en motivering till beslutet samt offererade priser från samtliga leverantörer. Det är lämpligt att vid större avrop bifoga en utvärderingsrapport där det kortfattat beskrivs hur utvärderingen gått till.

15 Sid 15 (17) Om frivillig avtalsspärr kommer att nyttjas ska avtalsspärrens längd alltid anges i underrättelsen om tilldelning. Tänk på att leverantörerna kan ha begärt sekretess för vissa uppgifter i lämnat avropssvar och att myndigheten ska göra en sekretessprövning innan underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickas ut Frivillig avtalsspärr (endast vid förnyad konkurrensutsättning) Kontrakt kan tecknas direkt efter att tilldelningsbeslut meddelats. För att undvika eventuell framtida ogiltighetstalan av kontraktet så kan myndigheten istället välja s.k. frivillig avtalsspärr, dvs. att invänta de lagstadgade tio dagarna innan kontraktet undertecknas med vinnande leverantör. Skickas inte meddelandet om beslut elektroniskt ska avtalsspärren istället vara 15 dagar. Tiden räknas från och med dagen efter det att meddelande om tilldelningsbeslut har skickats. Ange i meddelandet när myndigheten avser att teckna kontrakt. Statens inköpscentral vill uppmärksamma om tillämpningen av den s.k. söndagsregeln som innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. 5.4 Steg 4 Teckna kontrakt Kontraktets giltighetstid Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid Former av kontrakt Oavsett om avropet avser en enstaka beställning (enskilt avrop) eller för succesiva beställningar över längre period, ska parterna alltid upprätta ett kontrakt efter avslutat avropsförfarande. Kontraktet reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna för den avropade leveransen. Om kontrakt tecknas för mer än enstaka leverans kan myndigheten succesivt beställa från detta under hela kontraktets giltighetstid utan att göra ny avropsförfrågan inför varje beställning Kontraktsvillkor Avtalsvillkoren för ramavtalsområdet återfinns på avropa.se. Vid avrop ska Ramavtalet gälla mellan kunden och leverantören. Därutöver måste även en specifikation (d.v.s. överenskommen omfattning av leveransen samt funktionella och andra krav) upprättas och biläggas kontraktet. Avrop avslutas med att ett kontrakt mellan kunden och leverantören upprättas, avseende de produkter/tjänster som ska levereras. Om avropsblankett, som publicertas på avropa.se, används kan den biläggas kontraktet som specifikation på avropet. Blanketten omfattar en kontraktsbilaga som efter båda parters underskrift är möjligt att använda som kontrakt.

16 Sid 16 (17) 6 Praktiska råd Sortimentspresentation Leverantören ska på begäran besöka kund och visa delar av sortiment samt ska ha minst ett showroom i Sverige där kund kan ta del av det breda utbudet inom ramavtalsområdet. Fakturakontroll Kontrollera att, beräknat på leverantörens listpris, rabatt i enlighet med ramavtalet har erhållits på de produkter/tjänster som kontraktet avser. Faktureringsavgift eller motsvarande avgift får leverantören inte debitera inom detta ramavtalsområde. Inga tilläggskostnader får förekomma utan den avropande kundens godkännande. Leverantör ska för varje kundkonto, kunna tillhandahålla statistik avseende köp över en viss tidsperiod samt total statistik för en kunds samtliga konton. Leverans I Ramavtalets Allmänna villkor och i ALOS 05 finns information om leveransvillkor. Leveransvillkor Leveransvillkoret DDP, Incoterms , gäller för leverans till slutdestination i Sverige. Emballage ingår i priset. Expressleverans Kund ska efter överenskommelse med leverantör kunna erhålla expressleverans dagen efter avropet mot en eventuellt tillkommande kostnad. En förutsättning är att avropet är leverantören tillhanda senast kl Leveransförsening Leveransförsening och vite regleras i enlighet med ALOS 05 punkt Vid tillämpning av punkt 9 i ALOS 05 ska vitessatsen 3 % tillämpas för varje påbörjad sjudagarsperiod. Det maximala vitet enligt denna punkt ska vara 20 % av värdet av den del av leveransen som till följd av förseningen inte kan tas i bruk. Om en försening varar mer än 14 dagar har kund rätt, förutom att erhålla vite, att avbeställa produkterna och genomföra ett nytt avrop Kunden äger då även rätt till ersättning för eventuella fördyringar och hanteringskostnader som uppstår i samband med det nya avropet. 2

17 Sid 17 (17) Garanti Leverantören ansvarar för fel i produkt i enlighet med punkterna i ALOS 05. Reklamation Om leverans inte överensstämmer med avtalad specifikation eller om fel i produkten föreligger, regleras det i enlighet med ALOS 05 punkt Reklamation ska göras inom skälig tid, men senast tio (10) arbetsdagar, från det att felet uppdagats. Vid väsentliga fel kan kund begära omleverans utan kostnad enligt punkt 21. Hävning av Kontrakt Hävning av kontrakt vid leveransförsening eller fel i produkt regleras i enlighet med punkterna och 22 i ALOS 05.

18 BILAGA 1 Ver Bilaga Varukorg Vägledning för avrop från Profil- och presentartiklar 2013 Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom det ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte

19 BILAGA 1 Varukorgen Varukorgen består av ett produktsortiment som är vanligt förekommande vid avrop. De i leverantörens prisbilaga angivna priserna, för respektive varukorgs-produkt är fasta och gäller t.o.m Därefter kan årlig prisjustering ske. Ramavtalsleverantören har möjlighet att, efter godkännande av Statens inköpscentral, ersätta en i varukorgssortimentet utgående produkt med en likvärdig. Ersättningsprodukten ska erbjudas till ett likvärdigt pris. Samtliga produkter i varukorgssortimentet ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven. Avrop av produkter från varukorgen sker genom rangordnat förfarande oavsett beräknat värde på avropet och om avropet endast avser varukorgsprodukt/er. Om produkten ska förädlas (t.ex. logotyp-tryck) ska leverantören lämna rabatt, i enlighet med ramavtalet, för förädlingen. Pos Varukorg 1 Pos 1. Kortärmad T-shirt (U-ringad eller V-ringad) % bomull i 140 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL - Herrstorlekar S-3XL 2 Pos 2. Kortärmad T-shirt (U-ringad eller V-ringad) % bomull i 160 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL - Herrstorlekar S-3XL 3 Pos 3. Kortärmad T-shirt (U-ringad eller V-ringad) % kammad bomull i 180 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL - Herrstorlekar S-3XL 4 Pos 4. Funktionsmaterial - Kortärmad T-shirt (U-ringad eller V-ringad) - Funktionsmaterial 170g/m2 +/-10 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL - Herrstorlekar S-3XL 5 Pos 5. Kortärmad Pikétröja (dam) % bomull i 160 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL (figursydd) - Med eller utan sprund 2:5

20 BILAGA 1 6 Pos 6. Kortärmad Pikétröja (herr) % bomull i 160 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Herrstorlekar S-3XL - Med eller utan sprund 7 Pos 7. Kortärmad Pikétröja (dam)- 100 % bomull i 190 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader- Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL (figursydd)- Med ärmmudd- Med eller utan sprund 8 Pos 8. Kortärmad Pikétröja (herr) % bomull i 190 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Herrstorlekar S-3XL - Med ärmmudd - Med eller utan sprund 9 Pos 9. Kortärmad Pikétröja (dam) % kammad bomull i 220 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL (figursydd) - Med ärmmudd - Med eller utan sprund 10 Pos 10. Kortärmad Pikétröja (herr) % kammad bomull i 220 g/m2 +/-5 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Herrstorlekar S-3XL - Med ärmmudd - Med eller utan sprund 11 Pos 11. Funktionsmaterial - Kortärmad Pikétröja (dam) - Funktionsmaterial 170 g/m2 +/-10 % - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Damstorlek XS-XXL (figursydd) - Med eller utan sprund 12 Pos 12. Funktionsmaterial - Kortärmad Piketröja (herr) - Funktionsmaterial 170 g/m2 +/-10% - Tåla maskintvätt minst 40 grader - Minst 5 olika färger att välja mellan - Herrstorlekar S-3XL - Med eller utan sprund 13 Pos 13. Kasse % bomull 100 g/m2 +/-10 % - Både med långa och korta handtag att välja mellan - Färg: minst 5 olika färger att välja mellan - Mått: 420 x 380 mm +/-10 % 14 Pos 14. Kasse - Non-Woven material 75 g/m2 +/-10 % - Både med långa och korta handtag att välja mellan - Färg: minst 5 olika färger att välja mellan - Kassen ska vara PVC-fri och tillverkad av återvunnet material - Mått: 400 x 350 mm +/-10 % 3:5

21 BILAGA 1 15 Pos 15. Laptopfodral - Storlek till ca 15-17" - Neopren ca 5 mm - Reverserad dragkedja - Färg: Det ska finnas minst 1 färg varav en ska vara svart 16 Pos 16. Laptopväska - Flera fack varav ett vadderat för laptop - Plats för A4-pärm - Innerfack för tillbehör och datorkabel - Vadderade bärhantag samt axelrem - 600D polyester - Färg: Det ska finnas minst 1 färg varav en ska vara svart 17 Pos 17. Ryggsäck med datorfack - Flera fack varav ett vadderat för laptop - Plats för A4-pärm - Frontficka/ytterfack med dragkedja - Innerfack för tillbehör och datorkabel - Vadderade bärhandtag samt remmar - 600D polyester - Färg: Det ska finnas minst 1 färg varav en ska vara svart 18 Pos 18. Paraply (hopfällbart) - 3-stegsuppfällning - Diameter: minst 90 cm - Färg: Det ska finnas minst 3 olika färger varav en ska vara svart 19 Pos 19. Paraply - Stormsäkert - Diameter: minst 110 cm - Färg: Det ska finnas minst 3 olika färger varav en ska vara svart 20 Pos 20. Kaffemugg - Vitt porslin utan utsmyckningar. - Rymma mellan cl - Höjd: 10 cm, +/- 15 % - Tåla maskindisk, både kopp och tryck - Stapelbar - Öra med plats för minst två fingrar 21 Pos 21. Take away mugg - Porslin - Rymma mellan cl - Tätslutande lock med dricköppning - Grepp av värmeskyddande material alternativt dubbelväggig - Tåla maskindisk, både koppen, locket och greppet 22 Pos 22. Ståltermosmugg - Med handtag - Tätslutande lock som går att dricka ur med förslutningsbart hål - Rymma mellan cl - Dubbelväggig i rostfritt stål och isolerande - Tåla maskindisk 23 Pos 23. Ståltermos - Med mugg i locket och automatkork - Rymma mellan cl - Dubbelväggig i rostfritt stål och isolerande - Tåla maskindisk 4:5

22 BILAGA 1 24 Pos 24. Vattenflaska - Rymma mellan cl - Plast - Finnas i minst 5 färger - Vara avsmalnande upptill med kapsyl push-pull - Livsmedelsgodkänd 25 Pos 25. Nyckelband - Polyester - Karbinhake, säkerhetsfäste och mobilstrap - Finnas i minst 5 färger - Bredd 20 mm 26 Pos 26. Nyckelband - Rundstickat - Karbinhake, säkerhetsfäste och mobilstrap - Finnas i minst 5 färger - Bredd 15 mm 27 Pos 27. Mjukreflex slap-wrap - Vara av slap-wrap modell - Sammetslikande baksida eller liknande - CE-märkt och godkänd enligt EN standarden - Storlek 30 x 400 mm, +/- 10 % 28 Pos 28. Mjukreflex hangers - CE-märkt och godkänd enligt EN standarden - Levereras i påse och med snöre och säkerhetsnål eller med kullänk i metall 29 Pos 29. Kulspetspenna - Vara av kulspetstyp och i plast - Klick- eller vridfunktion - Ha blått bläck - Skrivlängd minst 1000 meter - Clips - Finnas i minst 8 olika färger 30 Pos 30. Miljöalternativ - Kulspetspenna - Biologiskt nedbrytbart material i höljet 31 Pos 31. Blyertspenna - Stiftpenna blyerts - Ha radergummi - HB 0,7 mm - Ha gummigrepp - Clips 32 Pos 32. Miljöalternativ - Blyertspenna - Biologiskt nedbrytbart material i höljet 5:5

23 BILAGA 2 Ver 1, Bilaga Tjänster Vägledning för avrop från Profil- och presentartiklar 2013 Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom det ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte

24 BILAGA 2 Tjänstebeskrivningar Nedan beskrivs de tjänster som efterfrågades i upphandlingen. Utöver dessa tjänster kan andra tjänster som går att hänföra till ramavtalsområdet efterfrågas, se Kravkatalogen och punkt 4.5 i Vägledningen. Metoder för märkning samt logotypens kvalité Vid avrop av produkter med tryck/brodyr/gravyr ska alltid korrektur skickas till kund för godkännande innan ordern trycks/broderas/graveras. Leverantören har som standard tillgång till nedanstående metoder för att märka artiklar med kundernas angivna logotyp på nedan angivna material: Textil - Tryck och brodyr Märken som kan fästas på textil - vävning, tryck och brodyr Läder - Prägling och tryck Glas - Tryck och gravyr Porslin - Tryck och blästring Metall - Tryck och gravyr Plast - Tryck Kartong/papper - Tryck Gummi - Formgjutning och tryck Trycket/brodyren/gravyren ska vara hållbar utifrån artikelns/produktens användningsområde. Logotyp ska vara tvättbeständiga och ska vid normal användning av artikeln/produkten vara oförändrad till färg och form. Trycket på glas och porslin ska om inte annat anges tåla maskindisk och mikrovågsugn. Schabloner och motsvarande som kan återanvändas ska sparas på begäran av kund. I det fall schablonen återanvänds ska ingen ytterligare framställningskostnad tas ut. Kund avgör i samråd med Ramavtalsleverantören om schablonen ska återanvändas. Webbshop Ramavtalsleverantören ska under hela ramavtalsperioden kunna erbjuda en kundanpassad webbshop omfattande avropat förädlat sortiment inklusive eventuella presentartiklar utan logotyp. Det ska vara lätt att beställa från webbshopen och leveranstiden ska i normalfallet inte vara längre än 3 arbetsdagar från order. Leverantörerna ska på kundens begäran (före avropet) demonstrera en modell av kundanpassad webbshop. Om en kund väljer att avropa webbshop ska det vid införandet alltid först ske i en testmiljö innan underlaget läggs i skarp miljö. 2:3

25 BILAGA 2 Webbshop har i upphandlingen fått nedanstående grundnivå som kan kompletteras i avropet med eventuella myndighetsspecifika krav. Pris för grundnivå enligt nedan finns i leverantörernas prisbilaga på avropa.se. Med grundnivå avses: - uppsättningskostnad - sortimentsstorlek - upp till 50 artiklar - sortimentet ska visas med bild, beskrivning, benämning och artikelnummer - alla texter ska vara skrivna på svenska - aktuellt lagersaldo ska visas vid varje artikel - avtalat pris, SEK, exklusive moms ska visas - visa eventuell miljömärkning - vara tillgänglig med en unik inloggning - antal behöriga användare med egna lösenord upptill 25 st. - lagerhållning, in- och uttag, samt plockning - innehålla information om hur en beställning, retur och reklamation går till - sökfunktion - statistik på artikelnivå ska fås - administration, underhåll och kundsupport ska ingå - betalning av Produkterna ska kunna ske via faktura - en plockorder kan bestå av en eller flera orderrader. Sortiment i kundanpassad webbshop ska finnas lagerhållet i den omfattning som krävs för att tillgodose kundens krav på leveranstid. Det i leverantörens prisbilaga angivna priset ska vara takpris för den ovan angivna grundnivån och vara fast under hela ramavtalsperioden. Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning och leverantören kan då lämna ett lägre pris för grundnivån. När kund utnyttjar tjänsten ska varje plockorder ses som en order oavsett antal orderrader. Inga extra kostnader med hänvisning till detta får tas ut. De produkter, från det ursprungliga avropet, som eventuellt kvarstår i lager vid kontraktets upphörande kommer kunden att överta, om inte annat avtalats. Lagerhållning Lagerhållning avropas genom förnyad konkurrensutsättning och sker oftast i samband med ett behov av en stor volym förädlade produkter som ska finnas tillgängliga för successiva beställningar. Leverantören ska tillsammans med kunden komma överens om lämplig lagernivå som är anpassad efter kundens behov och krav på leveranstid. De produkter, från det ursprungliga avropet, som eventuellt kvarstår i lager vid kontraktets upphörande kommer kunden att överta, om inte annat avtalats. 3:3

26 BILAGA 3 Ver Bilaga Pris- och Rabatter Vägledning för avrop från Profil- och presentartiklar 2013 Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom det ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte

27 BILAGA 3 Priser och Rabatter Beräkningsgrund för rabatt utgörs av det aktuella listpriset. Rabatt ska lämnas på leverantörens hela ordinarie sortiment inom respektive produktgrupp / tjänsteområde. Sortimentet omfattar det breda utbud som presenteras på leverantörens webbplats, varav större delen presenteras i olika kataloger tillgängliga på och/eller från webbplatsen. Listpriser för större delen av tillgängligt sortiment/tjänster inom ramavtalsområde Profil- och presentartiklar presenteras på leverantörernas webbplatser (länk finns på avropa.se). Listpriserna ska följa den prisjustering som leverantören gör i sin officiella listprislista för den övriga marknaden. Produkterna i varukorgen har, vid avrop genom rangordning, fasta priser och omfattas inte av angivna rabattsatser. Varukorgen prisjusteras en gång per år. Det i prisbilagan angivna priset för en kundanpassad webbshop ska vara taknivå, för den i ramavtalet angivna grundnivån, och vara fast under hela ramavtalsperioden. Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning och leverantören kan då lämna ett lägre pris för grundnivån. Vid avrop genom rangordning (undantaget varukorgssortiment) är nedan angiven rabatt den minsta rabatt som ska lämnas för respektive produktgrupp/tjänst. Leverantör har möjlighet att lämna en högre rabatt i sitt avropssvar vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning. Minsta rabatt på listpris (exklusive moms) Produkt/Tjänsteområde Leverantör MERi Roupéz Prendo MasterDesign Triffiq Give-away och Profilartiklar 25% 31% 50% 25% 25% Profilkläder 25% 31% 50% 25% 25% Presentartiklar 30% 31% 50% 25% 25% Lagerhållning 50% 50% 50% 50% 50% Förädling/Märkning: Startkostnad, ställkostnad, återuppsättning, provtryck och liknande kostnader. Förädling/Märkning: Tryck, prägling, gravyr, etsning, laser, brodyr, blästring och övrig förädling. Förädling/Märkning: Vävda märken, broderade märken, gummimärken, transferdekal, lädermärken, plastmärken och liknande märken/etiketter. 50% 50% 50% 50% 20% 10% 31% 50% 50% 20% 10% 31% 50% 50% 20% Förädling/Märkning: Schablon, mönsterkort, brodyrkort, kliché, tryckfilm och liknande kostnader. 10% 50% 50% 50% 20% 2:2