Projektplan för Region Örebro 2015

Transkript

1 Projektplan 1(17) Projektplan för Region Örebro 2015 Projektnummer i MEA 1 är [nnnnn]. Projektägare är [Rickard Simonsson och Magnus Persson]. Versionshistorik Version Datum Författare Godkänd av Ändringshistorik MEA är ÖLL:s ekonomisystem

2 Projektplan 2(17) Checklista inför beslut, BP2 Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande kostnad/resurser, tid och resultat. Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem. Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande för att realisera den förväntade nyttan från projektet. Projektets nytta i förhållande till kostnader och insatser i övrigt har kalkylerats, beskrivits och är godkänd av mottagaren och styrgruppen. Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier. Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem. Kritiska risker är eliminerade. Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas. Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda. Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet. Projektets avgränsningar är tydligt definierade och dokumenterade. Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren. Följd- och förvaltningskostnader för projektet är identifierade och dokumenterade. Juridiska och finansiella aspekter har beaktats. Projektinformationen är uppdaterad i Projektbanken Ja Nej Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller (besluten ska tas av styrgruppen): JA NEJ Datum Kommentar: Beslut att starta Genomförandefasen, BP2 Beslut om projektdirektiv antagits av både LS och RS beslut i LTF.

3 Projektplan 3(17) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND Syfte Målgrupp Projektmål Effektmål vilka effekter önskas uppnås med regionbildning KRAV PÅ PROJEKTET Viktiga förutsättningar INTERNA KONSEKVENSER ÖVERSIKTLIG TID OCH LEVERANSPLAN Resurser Budget och finansiering PROJEKTORGANISATION Roller, ansvar och befogenheter KOMMUNIKATION Kommunikation och rapportering inom projektet Intressentanalys Kommunikationsplan till projektets intressenter Granskningar och bedömningar RISKER OCH MÖJLIGHETER PROJEKTAVSLUT... 16

4 Projektplan 4(17) 9 REFERENSER... 17

5 Projektplan 5(17) 1 Bakgrund Örebro s landsting och Regionförbundet Örebro vill förändra samordningsansvaret för det regionala utvecklingsarbetet, och har, kopplat till detta, ambitionen att bygga upp en ny regional politisk organisation region i enlighet med Lag (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar i vissa. Efter en remissrunda till ets kommuner som genomfördes mellan juni till september 2012 konstateras att det råder en stark samstämmighet kring en sådan förändring. Den 27 november 2012 beslutade landstingsfullmäktige ansöka hos regeringen om att bilda en region 2015, samt att anta ett projektdirektiv för projekt R Region i Örebro. Bildande av region innebär att det regionala utvecklingsarbetet i Örebroregionen stärks. Ett direktvalt regionparlament med beskattningsrätt och en sammanslagning av merparten av de regionala utvecklingsresurserna skapar bättre förutsättningar för att samordna och genomföra den regionala utvecklingsstrategin och annat utvecklingsarbetet på regional nivå. Demokratin stärks och ansvar och resurser följs åt. Med regionbildning får en aktör ett tydligt regionalt ansvar som förenklar helhetsperspektiv på regionens utveckling och bidrar till ökad effektivitet av regionala resurser. Sammankopplingen av regional utveckling i vid mening med hälso- och sjukvårdsuppdraget leder till ökat fokus på hälso- och sjukvårdens roll som utvecklingskraft i regionen. Genom att bilda en region skapas en ny organisation som får legitimitet att företräda regionen både inåt och utåt. Såväl de politiska företrädarna som tjänstemannaorganisationen kommer att få en roll som är tydligare och kraftfullare. Det regionala ledarskapet stärks och genomförandekraften blir större. Örebro står inför många utmaningar framöver varav flera beskrivs i den regionala utvecklingsstrategin (RUS). Inför framtida regionbildning är omvärldsorientering och omvärldsanalys viktiga planeringsverktyg och där ingår att följa de andra ens/regionernas utvecklingsarbete. Ett utvecklat samarbete med andra /regioner inom flera olika områden är en framgångsfaktor för tillvät i en framtida region i Örebro. Syfte Syftet med projektet är att ta fram ett beslutsunderlag till Landstingsfullmäktige för bildande av en regionorganisation för Örebro 1 januari 2015.

6 Projektplan 6(17) Målgrupp Projektet riktar sig primärt till ansvariga politiker och ledande tjänstemän i landsting, regionförbund, kommuner och partier i Örebro. Även intressenter i form av samarbetsparter (t.e Länsstyrelsen, Örebro Universitet) och andra berörda organisationer ska ges möjlighet följa och påverka förändringsarbetet. Allmänheten skall via Landstingets, Regionförbundets och alla kommuners websidor hitta information om projektet samt ta del av relevanta dokument. Här skall även ges möjlighet för medborgare kommentera och skicka in synpunkter till projektledningen. Projektmål Projektets mål är att ta fram ett underlag för ny organisation för den regionala politiska nivån i Örebro, grundstruktur på tjänstemannaorganisationen samt ett förslag till genomförandeplan. Projektet skall avslutas 30 juni Underlaget ska till ställas Landstingsstyrelsen/Landstingsfullmäktige för beslut senast i oktober Projektet skall utarbeta förslag på beslutsunderlag på nedanstående delar; Regionens styrmodell Med styrning avses samtliga åtgärder som vidtas för att påverka agerandet i viss önskvärd riktning. En styrmodell innehåller många olika verktyg som stödjer möjligheter styra en organisation. Nedan anges de delar som skall utredas i detta projekt: 1. Uppgifter/ansvarsområden som skall ligga på Regionen. 2. Politiska styrdokument som skall finnas. Struktur för hur de politiska styrdokumenten skall utformas för att bli kraftfullt styrverktyg. 3. Struktur för hur de politiska styrdokumenten skall få genomslag i förvaltningsorganisationen. 4. Struktur för hur de politiska styrdokumenten och verksamheten skall följas upp/utvärderas. 5. Modell för ansvar och befogenheter omkring ekonomi för både politik och förvaltning. Regionens politiska organisation 1. Struktur och volym samt kostnader för den politiska organisationen.

7 Projektplan 7(17) Regionens lednings- och kansliorganisation 1. Struktur och volym samt kostnader för övergripande tjänstemannaledningsstöd. Överenskommelse med Länsstyrelsen om samarbete och gränsdragning inom regional utveckling. 1. Klargörande av ansvarsfördelning mellan Länsstyrelsen/staten och Region. Överenskommelser med kommuner i regionen avseende samarbete, inflytande, finansiering och relevanta gränsdragningar. 1. Struktur som säkerställer kommunernas inflytande och samverkan på regionarbetet samt förslag på finansiering från kommunerna. Förslag på genomförande plan september 2013 januari Tid- och aktivitetsplan för driftstart av ny region organisation senast 1 januari Maj/juni skall projektet leverera ett underlag innehållande ovanstående delar till projektägare, tjänstemannaledningsgrupp och styrgrupp. Effektmål vilka effekter önskas uppnås med regionbildning Effektmål Med den nya regionen på plats kan det regionala utvecklingsarbetet effektiviseras. Örebroregionen får också en starkare roll på den nationella arenan, och kan därmed hävda sina intressen på ett starkare sätt. Det regionala perspektivet har stärkts i frågor som är gemensamma för stora Uppföljning Tid: 2016 Metod: Intervju partidistr ordf, Kommunstyrelseordf, presidiet Regionstyrelsen, Landshövding, rektor Örebro Universitet Ansvar: Projektägare Tid: 2016

8 Projektplan 8(17) delar av regionen. Metod: Intervju partidistr ordf, Kommunstyrelseordf, presidiet Regionstyrelsen, Landshövding, rektor Örebro Universitet Ansvar: Projektägare Örebroregionen har en starkare och mer effektiv regional politisk organisation. Medborgarna i Örebro har fått en tydligare bild av hur beslut och processer på regional nivå genomförs och styrs. Tid: 2016 Metod: Intervju partidistr ordf, Kommunstyrelseordf, presidiet Regionstyrelsen, Landshövding, rektor Örebro Universitet, andra eterna intressenter samt medborgare Ansvar: Projektägare Tid: 2016 Metod: Intervju partidistr ordf, Kommunstyrelseordf, presidiet Regionstyrelsen, Landshövding, rektor Örebro Universitet, Länsbygderådet/ Länspensionärsrådet, andra eterna intressenter samt medborgare Ansvar: Projektägare 2 Krav på projektet Viktiga förutsättningar Flera olika lagar anger krav och regler som projektet har att förhålla sig till, eempelvis Kommunallagen, Lag om regionalt utvecklingsansvar i vissa.

9 Projektplan 9(17) I projektplanen anges syfte och mål, vad som skall levereras till projektägarna samt budget, tidplan och bemanning av projektorganisationen. I etableringsfasen har ett fördjupat förankringsarbete påbörjats med inriktning mot kommuner, landsting och regionförbund. Syftet är att åstadkomma en bred samsyn på projektets mål, arbetsformer och styrning. Organisationen för projektet har säkerställts genom att nödvändiga resurser avsatts. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) skall vara en stödresurser på nationell nivå och svara för samordningen med övriga sökande regioner för att skapa ett gemensamt lärande i processen. Örebro Universitet via forskare stödjer projektledningen genom att bidra med kunskaper och kritisk granskning av projektet. Avgränsningar Någon regelrätt utvärdering av nuvarande regionala organisationer sker ej. Övriga avgränsningar som berör de olika leveranserna redovisas under punkt 1.4 (projektmål). 3 Interna konsekvenser Landstingsdirektörens uppdrag att utvärdera landstingets förtroendemannaorganisation integreras i projektet. Inför Landstingets och Regionförbundets verksamhetsplan- och budgetarbete skall konsekvenser av ny regionbildning 2015 beaktas. Rekrytering av nyckelpersoner och chefer i Örebro s landsting och Regionförbundet Örebro ska beakta processen med regionbildning. 4 Översiktlig tid och leveransplan Projektet startas den 1 december 2012 och avslutas den 30 juni Projektet har en etableringsfas under perioden oktober/november Tid Syfte Aktivitet/metod Målgrupp Kommentar december Få struktur och arbetsordning för projektet. decembermars Implementera, fånga in Fastställa alternativt, beredning av projektplanen Intervjua och informera. Styrgrupp Politiker, tjänstemän och andra intressenter.

10 Projektplan 10(17) synpunkter och skapa delaktighet. januarimaj Utarbeta förslag på de uppdrag som projektet skall leverera Dialog omkring olika vägval och strategiska frågeställningar. Särskilda arbetsgrupper bildas omkring de olika uppdrag som skall utredas. Styrgrupp, spartiordf, KSO, Länssamråd, tjänstemannaledningsgrupp, Kommunchefsgrupp, ÖLL/RÖL ledningsgrupp, fackliga organisationer. Fler grupper kommer bjudas in för diskussion. Januarimaj Färdigställa förslag till beslutsunderlag avseende -Styrmodell -Politisk organisation -Lednings och kansliorganisation -Överens kommelse med Länsstyrelsen -Inflytande och samarbete med kommunerna -Förslag till genomförandeplan Information och dialog om förslag och vad som behöver ändras, tas bort eller läggas till. Styrgrupp, spartiordf, KSO, Länssamråd, tjänstemannaledningsgrupp, Kommunchefsgrupp, ÖLL/RÖL ledningsgrupp, fackliga organisationer 10 juni Godkänna förslag till beslutsförslag Beslut Styrgrupp 17 juni Utveckla projektmetodik och processarbete Utvärderings seminarium Styrgrupp och tjänstemanna ledningsgrupp Följeforskare, Vetenskapliga rådet medverkar 18 juni Projektets slutrapport klar Skriftlig rapport sprids. Involverade intressenter

11 Projektplan 11(17) Detaljerad kommunikations- och aktivitetsplan läggs som bilaga. Denna plan kommer av projektledningen kunna justeras utifrån ändrade förutsättningar/ny behov som lyfts fram under projekttiden.. Resurser Projektets direkta personalresurs utgörs av 1,0 projektledare och 0,5 projektsekreterare. Projektledningen har även tillgång till de resurser och kompetenser som finns främst inom Landstingskansliet men också Regionförbundet. I olika skeden av projektet behöver projektledningen stöd från kommunikatör, jurist, ekonom, personalstrateg, hälso- och sjukvårdseperter, m.m. Arbetsgrupper skall bildas med representanter som har spetskompetens i första hand från Landstinget, Regionförbundet och kommunerna. Arbetsgrupperna kommer arbeta med de olika utredningsförslagen men också ta fram kunskap kring särskilt komplicerade frågeställningar. Kunskapsseminarium omkring regional tillvät kommer genomföras och där anlitas eperter som föreläsare och inspiratörer. Forskare från Örebro Universitet kommer följa projektet och kritiskt granska processarbetet. Namn Uppdrag Procentr Period Tommy Larserö Projektledare 100 % Marcus Olofsson Projektsekreterare 50 % Budget och finansiering Projektets kostnadsbudget för hela projektperioden, inklusive etableringsfasen har en budgetram på 1,9 mnkr. Kostnader som ska täckas är bl. a. projektledare (100 %), projektsekreterare (50 %), kommunikationsresurs (deltid), vissa sammanträdeskostnader, informationsmaterial, vissa studiebesök, utbildnings aktiviteter, juridisk rådgivning och omkostnader som resor etc. för projektmedarbetare. En detaljbudget är upprättad. Projektfinansiering Örebro s landsting och Regionförbundet Örebro svarar var och en för egna kostnader kopplade till projektet.

12 Projektplan 12(17) Eterna projektkostnader finansieras till 67 % av Örebro s landsting och till 33 % av Regionförbundet Örebro. Projektet administreras av Örebro s landsting, som fakturerar Regionförbundet Örebro för dess andel av eterna kostnader. 5 Projektorganisation Roller, ansvar och befogenheter Då projektet avser organisering av den politiska strukturen i den nya regionen är det nödvändigt med projektstyrning såväl i linjen som på politisk nivå. Den politiska styrgruppens roll är att ge inspel och återkoppling på de förslag till struktur som presenteras. Styrgruppen tar beslut om projektplanen och de beslutsförslag som projektet skall leverera. En tjänstemannaledningsgrupp får ansvar för att, tillsammans med projektledaren, driva fram projektet enligt projektplanen. Projektledaren skall verkställa de projektmål som finns i projektplanen samt de uppdrag som erhålls från styrgruppen, tjänstemannaledningsgruppen samt projektägarna. Landstings- och Regiondirektör är projektägare för projektet Politisk styrgrupp beredningsgrupper - tjänstemannaledningsgrupp En politisk styrgrupp leds av landstingsstyrelsens ordförande (S) och består i övrigt av ledamöter/ersättare från landstingsstyrelsen och/eller regionstyrelsen med fördelningen 3 (S), 2 (M), 1 (MP), 1 (C), 1 (FP), 1 (V), 1 (KD) och 1 (SD)*. Vid giltig frånvaro kan ledamot i styrgruppen ersättas av annan representant för partiet. En grupp med kommunstyrelsernas ordförande samt en grupp med ordförandena i respektive politiskt partis sorganisation utgör beredningar till styrgruppen. Löpande förs dialog inom ramen för Länssamrådet. Tjänstemannaledningsgruppen består av landstingsdirektör, sammankallande, projektledare och regiondirektör samt två chefer i Örebro s landsting och två kommunchefer/-direktörer. Vid sidan av dessa formella grupper till skapas flera relevanta grupper för en bred dialog och förankring. * Då (SD) ej har plats i landstingsstyrelse/regionstyrelse erbjuds partiet en ledamot i den politiska styrgruppen.

13 Projektplan 13(17) Projekt Region Örebro Länssamråd Länssamråd: Presidier från samtliga kommuner, landstinget, Regionförbundet samt ledning för Länsstyrelsen och Universitetet. KS ordf Styrgrupp (politisk grupp) Partidistr ordf KS ordf: Samtliga Kommunstyrelseordföringar. Partidistr ordf: Ordförande för respektive parti inom et Tjänstemannaledningsgrupp LDC/RD/KD: Landstings- och regiondirektör samt kommunernas kommundirektörer/chefer ÖLL ledningsgrupp: Örebro s landstings ledningsgrupp RÖL ledningsgrupp: Regionförbundets ledningsgrupp Facklig central samverkansgrupp Örebro s landsting och Regionförbundet LD/RD/KC ÖLL ledningsgrupp RÖL ledningsgrupp Facklig centralsamverkans grupp ÖLL-RÖL

14 Projektplan 14(17) 6 Kommunikation Kommunikativt förhållningssätt och plattform En god kommunikation är en viktig framgångsfaktor för projektet Region Öppenhet, lyhördhet och tillgänglighet ska vara ledord för hela processen. Syftet med kommunikationsarbetet är att skapa kunskap, förståelse och engagemang för projektet och för regionens utveckling. Projektets arbetsform bygger i hög grad på dialog och det är av stor vikt berörda och intresserade känner sig informerade, inkluderade och ges möjlighet ta del av dokumentation, ställa frågor och lämna synpunkter. En viktig framgångsfaktor är att politiker och medarbetare känner engagemang och deltar aktivt i processen. Som grund och kommunikativ plattform finns en särskild webbplatsför projektet Region Örebro Webbken hittar man på Landstingets ( Regionförbundets, ets kommuners och andra intresserade organisationers egna webbplatser. På webbsidan Region Örebro 2015, ska alla kunna ta del av tillgänglig dokumentation. Där finns också möjlighet att lämna synpunkter och frågor direkt till projektledningen. Varje månad från och med januari 2013 kommer ett nyhetsbrev spridas via e-posts och via webbplatsen. Befintliga nätverk, samverkansforum och kommunikationskanaler ska användas i så hög grad som möjligt. En detaljerad kommunikations- och aktivitetsplan läggs som bilaga. Intressentanalys Örebro Läns Landsting, Regionförbundet Örebro, ets kommuner, Länsstyrelsen, Örebro Universitet och alla politiska partierna påverkas direkt av projektet. Dessa organisationer behöver involveras och engageras i projektet. Näringslivs-, bransch-, intresse-, ideella-organisationer samt andra offentliga och icke offentliga organisationer är andra organisationer som kan påverkas och/eller vilja få information om projektet.

15 Projektplan 15(17) Information och dialog till projektets intressenter Särskild tidplan för möten har upprättats där alla intressenter som bedöms är direkt påverkade av en regionbildning finns involverade. Dessa möten syftar både till information och dialog omkring projektets frågeställningar. Särskild kommunikatör kommer knytas till projektet för säker ställa god informationsspridning men också ett bra in-lyssnande. Cirka personer, främst från de intressentorganisationer som blir direkt påverkade av projektets utredningsdirektiv, kommer intervjuas under december-februari. Syftet är att fånga in synpunkter men också kunna informera om projektet. På Landstingets, Regionförbundets och alla kommuners webstart sida skall det finnas en k till Region Örebro 2015 där alla kommer kunna ta del av den dokumentation som skall vara tillgänglig. 6.4 Förhållningssätt och rapportering inom projektet All skriftlig information läggs på virituell server ( som tjänstemannaledningsgruppen och följeforskaren har tillgång till 24 timmar om dygnet. Huvudadministratör för vår dokumentbank är Sveriges Kommuner och Landsting som också kommer lägga in nationella dokument omkring regionbildning på samma server. Styrgruppens och tjänstemannaledningsgruppens möten dokumenteras och sprids till respektive grupps deltagare. Granskningar och bedömningar En följeforskare från Örebro Universitet kommer från december 2012 till juni 2013 kontinuerligt följa processen och metoderna. Följeforskaren ges full insyn både i form av all dokumentation men också närvaro på möten. Projektledningen kommer ha kontinuerliga reflektionsmöten med följeforskaren. I juni skall följeforskaren tillsammans med styrgruppen och tjänstemannaledningsgruppen genomföra ett utvärderingsseminarium om vad som varit drivande och hindrande i processen. Ett vetenskapligt råd bestående av 2 statsvetare/kulturgeografer från Örebro Universitet kommer stödja projektet med epertråd men framförallt utmana och vara critical friends. De skall hjälpa oss att tänka vetenskapligt och evidensbaserat och se helheter samt tillföra ytterligare dimensioner/perspektiv. Vetenskapliga rådet och projektledningen skall genomföra minst 2 avstämnings/eaminationsmöten. Vid behov kan Vetenskapliga rådet medverka på

16 Projektplan 16(17) styrgruppens och tjänstemannaledningsgruppens möten. Vetenskapliga rådet kommer även vara bollplank till följeforskaren. 7 Risker och möjligheter Nedan anges olika risker som måste beaktas i planeringen. Projektets möjlighet att uppnå sina mål förutsätter regeringens godkännande av den föreslagna organisationsförändringen. Detta innebär att regeringen ska föreslå riksdagen att Örebro s landsting ska omfattas av Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa (SFS 2010:630). Det utredningsförslag (med ev. efterföljande ställningstaganden från regering och riksdag) som presenteras av Mats Sjöstrand ska ge regionnivån uppdrag som ligger minst i linje med de ambitioner som uttrycks i ansökan till regeringen. Regeringen avslår ansökan om att bilda region i Örebro. Den nya organisationen får inte legitimitet i kommuner och omgivande samhälle. Otillräckligt med tid för diskussion, analys och beslut avsätts för projektet från nyckelpersoner. Splittring partipolitiskt och mellan organisationer om organisation, finansiering mm. Ordinarie löpande verksamhet tappar fart och kraft. Nyckelpersoner i projektet slutar, vilket kan påverka tidplanen negativt. Vad händer om vi startar detta projekt? Tid och resurser binds upp, i första hand i den politiska organisationen och för chefstjänstemän i berörda organisationer. Detaljerad riskanalys bifogas i bilaga 2. 8 Projektavslut Styrgruppen planeras godkänna utarbetade förslag utifrån projektmålen i juni Därefter utarbetas ett beslutsförslag som bereds i Landstingsstyrelsen augusti/september och beslut i Landstingsfullmäktige senast oktober Projektorganisationen avvecklas från och med 1 juli 2013.

17 Projektplan 17(17) Grov tid- och aktivitetsplan för vad som händer efter projektperioden Höst: Förankringsarbete i politiska organ Påbörja arbetet med att implementera ny tjänstemannaorganisation oktober: Riksdagsbeslut Beslut i landstingsfullmäktige om ny styrmodell och förtroendemannaorganisation 2014 Hela året: Omställnings- och utvecklingsarbete i Landstinget och Regionförbundet Mars/april: Länsstyrelsen registrerar partiernas vallistor September: Allmänna val till regionfullmäktige januari Regionen startar sin verksamhet Landstinget och Regionförbundet upphör som två separata organisationer 9 Referenser Dokument som använts i samband med utarbetandet av Projektplanen. Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa (SFS 2010:630). Remiss till kommuner i Örebro. Ansökningar från andra landsting. Dokumentation från redan etablerade regioner (Halland, Skåne, Västra Götaland) Offentligt tryck som Ansvarskommittén, Sjöstrands utredning, mm. Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Kommunikations- och aktivitetsplan Riskanalys