Ärendehandbok. Administrativa ärenden inom Landstinget Dalarna. LS Dnr LD16/00585 Rev. 2016:1

Transkript

1 Ärendehandbok Administrativa ärenden inom Landstinget Dalarna LS Dnr LD16/00585 Rev. 2016:1

2 Innehåll Administrativa ärenden inom Landstinget Dalarna...1 Ärendehantering i Landstinget Dalarna Inledning Organisation Dokument och ärenderegistrering* Beredning* Facklig samverkan Beslutsprocesser Uppställning av beslutsunderlag* Sammanträde och beslut Bestämmelser om delegerings och verkställighetsbeslut Verkställande av beslut Arkivering*...16 Ordlista och förklaringar...17 Ord som finns med i ordlistan markeras med en *. Innehåll: Jens Beronius, chef och Carl Gudmundsson, handläggare, Administrativ enhet, Central förvaltning Sammanställning: Carl Gudmundsson Form: Michael Marklund Foto: Marie Eriksson 2 Ärendehandbok Rev 2016:1

3 Ärendehantering i Landstinget Dalarna Förord Landstinget behöver ha en mycket god ordning på sin ärendehantering. Det gäller alla led, från att ett ärende upprättas eller inkommer tills det arkiveras. Det är särskilt viktigt för underlag till politiska beslut och all dokumentering som har med dessa att göra. Ett systematiskt arbetssätt krävs för att högt ställda förväntningar på kvalitet i beslutsunderlag och andra handlingar ska uppfyllas. Ärendehandbokens rutiner och regler ska följas för att bidra till en god ordning och hög kvalitet i Landstinget Dalarna! Ingalill Persson Landstingsstyrelsens ordförande Karin Stikå-Mjöberg Landstingsdirektör Ärendehantering i Landstinget Dalarna Varför en ärendehandbok? Ärendehandboken innehåller regler och rutiner för hur tjänstemannaorganisationen handlägger ärenden i den politiska ärendegången. Den ger en översikt och knyter samman olika riktlinjer och styrdokument för ärende- och dokumenthantering. Syftet med ärendehandboken är att främst chefer, handläggare* och sekreterare ska få hjälp och stöd i arbetet med ärenden. Beskrivningen är ibland övergripande, ibland finns en hänvisnings- eller fördjupningstext. I ärendehandboken finns också en ordlista och förklaringar till ord och uttryck. Ärendehandboken ska bidra till: Bättre överblick över ärendeflödet som leder til bättre framförhållning och mindre dubbelarbete. Bättre sökbarhet och versionshantering av dokument. Stöd för automatisk textuppställning i dokumentmallar inom nämndadministration (beslutsunderlag, dagordning*, protokoll* och protokollsutdrag*). Hör gärna av dig med idéer och synpunkter till Kansliavdelningen, Landstingshuset, Falun. Ärendehandbok Rev 2016:1 3

4 1 Inledning Landstinget Dalarna ska ha: Fastställda och bra rutiner för ärende- och dokumenthantering Medarbetare med kunskap om betydelsen av säker och effektiv hantering av ärenden och dokument Medarbetare som skriver tydliga och relevanta beslutsunderlag i god tid inför beslut Utifrån följande krav: Allmänhetens krav på insyn och kontroll av verksamheten Samhällets krav på offentlighet och sekretess enligt lag Förtroendevaldas krav på tydliga och relevanta beslutsunderlag Verksamheters krav på struktur i ärendegången Officiella dokument ska ha ett enhetligt utseende som stämmer överens med Landstinget Dalarnas grafiska profil. Dokument som är uppställda på ett strukturerat och standardiserat sätt, gör att de blir enkla att läsa och administrera. I Landstinget Dalarna ska kallelser, dagordningar och protokoll vara enhetligt formulerade. Som stöd finns SKL:s bok Kommunal nämndadministration samt Språkrådets skrivregler. Målgrupp Ärendehandboken riktar sig till chefer, handläggare och sekreterare* som ansvarar för och bereder ärenden, men även till politiker och andra intressenter i beslutsgången. Ansvar Respektive chef ansvarar för att innehållet i ärendehandboken följs. Nämndsekreterarna har rätt att skicka tillbaka beslutsförslag till handläggare om dokumenten inte följer ärendehandbokens regler och rutiner. Roller Registrator ansvarig för förvaltningens diarium och registrering av allmänna handlingar. Håller handlingarna tillgängliga enligt offentlighetsprincipen. Förvaltningschef övergripande ansvar för innehållet i beslutsunderlaget. Planeringsansvarig fördelar, planerar och kan initiera ärenden inom sitt ansvarsområde. Planeringsansvarig ansvarar för innehållet i beslutsunderlaget inför överordnad chef. Handläggare ansvarig för att utreda, bereda och ge förslag till beslut i ett ärende. Handläggaren ansvarar för att diarieföra all information som leder fram till ett beslut. Nämndsekreterare ansvarar för att planera och bevaka ärenden som ska tas upp för beslut. Sammanställer kallelse och dagordning och upprättar protokoll samt anslår beslut. Arkivarie ansvarar för arkivvården samt gallring av handlingar. Administrativ enhet ansvarar för dokumentmallar och instruktioner. 4 Ärendehandbok Rev 2016:1

5 2 Organisation Landstingets organisation Den politiska organisationen består av landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen, nämnder, utskott, beredningar och råd. Landstingsfullmäktige är landstingets högsta beslutande organ och beslutar om mål och riktlinjer för verksamheten, budget, skatt och andra viktiga frågor. Fullmäktige utser landstingsstyrelse, övriga nämnder, landstingsråd, oppositionsråd och revisorer*. En bild av Landstinget Dalarnas organisation finns publicerad på landstingets hemsida: Befogenheter Kortfattat kan arbetsfördelningen mellan den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen beskrivas så här: Förtroendevalda beslutar vad som ska göras Tjänstemännen hur det ska göras l landstingsfullmäktiges arbetsordning och nämndernas reglementen beskrivs ansvar och befogenheter för de politiska organen. Delegering För att de politiska organen och tjänstemannaledningen ska kunna koncentrera sig på sina ledande och strategiska uppgifter, krävs att beslut kan fattas på lägre nivåer i organisationen. Sådana mandat ges i delegeringsbestämmelserna. Styrelsen/nämnden delegerar beslutsrätten i ett ärende eller en grupp av ärenden till ett utskott, en ledamot/ ersättare eller en anställd. l respektive nämnds delegeringsbestämmelser står vilka beslut som delegeras och till vem/vilka. Landstingsdirektören har det övergripande ansvaret för verksamheterna. Direktiv och riktlinjer ska följas i organisationen och resultaten rapporteras till landstingsstyrelsen. Skrivelser från myndigheten Landstinget Dalarna ska undertecknas av styrelsens ordförande och i vissa fall kontrasigneras* av landstingsdirektören. Skrivelser från nämnderna undertecknas enligt nämndens egna styrdokument. Tolkrådet Pensionärsrådet Handikapprådet Landstinget Dalarnas organisation Revisorskollegium Landstingsfullmäktige Patientnämnd Revisionschef Kansli Hälsovalsberedning Landstingsstyrelse AU arbetsutskott Budgetberedning Lokala hälso- och sjukvårdsberedningar Norra Nedansiljan Falun Central förvaltning Hälso och sjukvården Hjälpmedel Landstinget Dalarna Personalutskott Landstingsfastigheter Folkrörelseberedning Kultur och bildningsnämnd Fastighetsnämnd Kultur- och bildning Borlänge Servicenämnd Landstingsservice Västerbergslagen Södra Gemensamma nämnder Bolag och stiftelser Tandvårdsnämnd Folktandvården Beställarenheten för tandvård Ärendehandbok Rev 2016:1 5

6 3 Dokument och ärenderegistrering* Ett ärende börjar med att en handling*, kommer in till, eller upprättas hos myndigheten Landstinget Dalarna. Handlingen registreras i diariet* av registrator*. Upprättad* handling ska alltid få ett diarienummer, innan den skickas vidare till handläggare. Det är handläggarens ansvar att se till att inkomna eller upprättade handlingar i ett ärende registreras. Originalhandlingar ska scannas av registrator. Handlingar i digital form registreras i diariet. På så sätt finns handlingar i ärenden alltid tillgängliga. Varför registrera? Enligt offentlighets- och sekretesslagen har Landstinget Dalarna skyldighet att föra register över allmänna handlingar. För att kunna möta kraven på insyn som bl. a. tryckfrihetsförordningen ställer på myndigheter, krävs att registrering och arkivering av ärenden sköts så att det går att söka och hitta handlingar snabbt. Ett diarium används för att hålla reda på vilka ärenden som handläggs, handläggarens namn, åtgärder som vidtagits, skrivelser som inkommit eller upprättats, beslut som fattats och till sist när ärendet har arkiverats. Ett diarium tjänar två syften: Garantera offentlighet och allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Underlätta och effektivisera verksamhetens eget arbete. Ärenderegistrering och posthantering har även stor praktisk betydelse för att ärendehanteringen ska fungera effektivt. För att hålla diariet aktuellt ska allt som händer i ett ärende anmälas fortlöpande till diariet. Vad registreras? Det som registreras är bland annat: Ärendemening Datum när handlingen kom in eller upprättades Vem handlingen kom från eller vem den skickades till Diarienummer Planeringsansvarig* Inkommen handling* Varje verksamhet ansvarar för att inkommande post öppnas och diarieförs enligt fastställda rutiner. Se foldern Post- och diariehantering inom Landstinget Dalarna. Handlingar i påbörjade ärenden Handläggaren ansvarar för att kontinuerlig registrering av handlingar och uppgifter i pågående ärenden sker. Utgående post till andra myndigheter, företag, organisationer och allmänhet ska också registreras. Tänk på att fax, e-post och sms också kan vara allmänna handlingar som ska registreras. Fördelning av ärenden, ansvar för beredning Beroende på typ av ärende fördelas de till chef/ planeringsansvarig som beslutar vem som ska handlägga ärendet. Handläggare och byte av handläggare för ärendet registreras i diariet. Chef kan bifoga dokument eller annan information som inte är diariefört på ärendet, till exempel arbetsmaterial. När ärendet är avslutat kan arbetsmaterialet tas bort eller diarieföras. Behöriga kan när som helst ta del av vad som händer i ärendet. Planeringen kan ändras under handläggningstiden. Efter handläggning går ärendet vidare för beslut enligt vald beslutsväg vid planeringen. Rubrik på ärenden och dokument Det är viktigt att ärendet redan från början får en tydlig och rättvisande rubrik som beskriver vad ärendet handlar om. Registratorer, handläggare och nämndsekreterare kan samråda om rubriceringen. Under pågående handläggning kan behov uppkomma att ändra rubriken. Kontakt ska då tas med registrator, som gör ändringen. För att hitta politiska beslutsärenden på webben kan sökning göras med hjälp av en sökmotor. Rubriker på ärenden bör därför vara så karaktäristiska som möjligt. Undvik ord som angående och beträffande i rub- 6 Ärendehandbok Rev 2016:1

7 riker, eftersom de är meningslösa som sökord. Undvik även förkortningar. Felaktigt fördelade ärenden En handläggare som upptäcker att ett ärende fördelats felaktigt, ska omedelbart kontakta sin chef eller planeringsansvarig. Om ärendet ska fördelas till annan handläggare inom enheten ombesörjs detta av den planeringsansvarige. Ska det fördelas till någon annan enhet ska den planeringsansvarige överenskomma detta med ny planeringsansvarig. I båda fallen ska registrator kontaktas för registrering i diariet. Språk Språket i en skrivelse ska vara lätt att förstå. Ett enkelt och begripligt språk gör inte ärendet mindre viktigt. Enligt språklagen (2009:600) ska språket i offentlig verksamhet vara vårdat, enkelt och begripligt. En bra och läsvärd hjälp för hur man skriver finns på Institutet för språk och folkminnens hemsida www. sprakochfolkminnen.se Ärendehanteringsprocessen DIARIET Ärende kommer in till landstinget eller upprättas. t CHEF eller UTSEDD FUNKTION Fördelar till planeringsansvarig chef, om ärendet inte redan är fördelat. t PLANERINGSANSVARIG CHEF Planerar ärendet i ärendehanteringssystemet och fördelar till handläggare. t HANDLÄGGARE Samlar in underlag och skriver beslutsunderlaget. Förankrar med närmaste överordnad chef. t KVALITETSGRANSKNING Tjänstemannakontroll av underlagen t NÄMNDSEKRETERARE Sammanställer handlingarna och gör dagordningen t POLITISK BEREDNING Genomgång av förslag och beslutsunderlag, ev justeringar t BESLUTSINSTANS Förtroendevalda fattar beslut i ärendet t VERKSTÄLLIGHET Tjänstemännen fullföljer det fattade beslutet t UPPFÖLJNING Sker vid behov inom ramen för internkontroll eller enligt särskilt beslut Ärendehandbok Rev 2016:1 7

8 4 Beredning* 5 Facklig samverkan Ordföranden* ansvarar för planering och upplägg inför varje sammanträde. Stoppdatum Det är ett intensivt arbete att samla in material inför aktiviteter i planeringsprocessen, som till exempel tjänstemannaberedning, politisk beredning och samverkan* med arbetstagarföreträdare. Ärenden måste gå genom dessa led innan materialet kan skickas ut inför fullmäktiges, styrelsens och övriga nämnders sammanträden. Det är därför viktigt att handläggarna respekterar angivna stoppdatum och därmed bidrar till ett effektivt ärendeflöde. Om beslutsunderlag kommer för sent blir konsekvensen att ärendet inte kan behandlas vid det planerade mötet. Arbetsgivaren är enligt medbestämmandelagen (MBL) skyldig att samverka med de fackliga organisationerna om förslag som rör viktiga förändringar i verksamheten. Landstinget Dalarna har tecknat kollektivavtal om formerna för samverkan (information och förhandling) med de fackliga organisationerna. Central facklig samverkan är begränsad till landstingsövergripande frågor som gäller mer än en förvaltning och/eller som ska beslutas i landstingsstyrelsen/ landstingsfullmäktige. Övriga beslutsinstanser sköter sin egen lokala samverkan enligt MBA (medbestämmandeavtalet). Nämndsekreteraren sammanställer ärenden som bedöms vara klara för beslut. Tjänstemannaberedning Inom varje förvaltning kvalitetsgranskas ärenden och texter inför beslut. Politisk beredning Resultatet från tjänstemannaberedningen presenteras vid en politisk beredning. Ordföranden fastställer då förslag till beslut innan ärendet går vidare till en politisk beslutsinstans. Ärenden som behandlats i utskott och som kräver beslut överförs till landstingsstyrelsen. Förslag från beredande organ överförs till respektive beslutsinstans för beslut. Sändlista och publicering Information om fullmäktigesammanträden annonseras i lokala dagspressen och anslås på landstingets officiella anslagstavla i Landstingshuset samt skickas till ledamöter och ersättare. Dagordning och handlingar till fullmäktige, styrelser och nämnder publiceras i sin helhet på Landstinget Dalarnas webbplats Efter justering publiceras även protokollen. 8 Ärendehandbok Rev 2016:1

9 6 Beslutsprocesser Nämndärenden Nämndsekreteraren sköter mötesplaneringen på uppdrag av ordföranden i nämnd och förvaltningschef. Beslutsunderlagen inklusive bilagor ska kvalitetsgranskas inför utskick. Tjänstemännen ansvarar för att så sker. Ärenden som ska vidare till mötesplanering sätts upp på en dagordning. Till varje punkt på dagordningen bifogas valda diarieförda och relaterade dokument. Efter varje sammanträde skrivs ett protokoll. Rubrikerna i protokollet är samma som på dagordningen. Det färdiga protokollet justeras och tillkännagivandet anslås på landstingets anslagstavla. Se Kap 8 Tillkännagivande. Protokollet diarieförs och ärendena expedieras och avslutas. I diariet finns det möjlighet att följa upp ärenden via ett bevakningsdatum och en bevakningsorsak. När ärendet avslutas rensar* handläggaren onödigt material. Delegeringsärenden Landstingsstyrelsens och nämndernas delegeringsbestämmelser styr vilka beslut som har delegerats och till vilken funktion. Delegeringsbeslut bör kvalitetsgranskas innan beslut fattas. Beslut som sker på delegering ska anmälas till instansen som utfärdat delegeringen. Verkställighetsärenden Många ärenden är av verkställande karaktär och kan beslutas utan att passera politiska beslutsinstanser. Landstingets verkställighetsbestämmelser reglerar översiktligt vad som är verkställighetsbeslut för olika chefsnivåer och funktioner. En särskild mall finns framtagen för verkställighetsbeslut. Beslut som hör ihop med ett ärende ska diarieföras. Det färdiga protokollet publiceras på Landstinget Dalarnas webbplats Ärendehandbok Rev 2016:1 9

10 7 Uppställning av beslutsunderlag* Gränsen mellan politik och verksamhet Tjänstemän ansvarar för beslutsunderlagen och politiker för besluten. I nämndärenden har politikerna möjlighet att ändra tjänstemännens förslag till beslut och göra en annan bedömning. Beslutspunkter och sammanfattning kan bara vara text. Inga tabeller, bilder eller diagram får förekomma. Ett underlag till beslut ska innehålla följande punkter: Förslag till beslut Sammanfattning Beskrivning av ärendet och skälen till förslaget Samverkan med fackliga organisationer Uppföljning Beslutspunkter Beslutspunkterna ska formuleras så tydligt att det inte råder någon tveksamhet om beslutets innebörd. Beslutspunkter ska skrivas som fullständiga meningar och inte börja med att. Varje punkt kan innehålla flera meningar om det är nödvändigt. Beslutspunkter numreras även om det bara är en punkt. Undvik så långt möjligt passiv form eftersom det då blir oklart vem som ska göra vad. Ordförandens förslag Ordföranden ansvarar för förslagen till beslut enligt kommunallagen. En avstämning ska göras med respektive ordförande. Då ordförande lägger förslag som avviker från tjänstemannaförslaget, bör skälen till den samlade bedömningen framgå som inledande i sammanfattningen. Exempel skriv: 1. Landstingsdirektören ges i uppdrag att under 2016 ta fram ett formellt uppdrag för hygienkommittén samt besluta om uppdragsbeskrivning, organisation och budget. (I beslutet är uppdraget klart definierat och ansvarig utpekas.) 1. Landstingsbidrag om kr fördelas till handikapporganisationer i länet enligt länshandikapprådets förslag i bilaga b) och belastar kostnadsställe (Finansiering och kostnadsställe framgår tydligt.) 1. Policy för hjälpmedelsförskrivning inom Landstingsstyrelsens verksamhetsområde, enligt bilaga b), fastställs. 2. Policyn ersätter tidigare policy om hjälpmedelsförskrivning, fastställd i landstingsfullmäktige , 150. (Beslut där ny policy antas som ersätter tidigare policy.) 1. Investeringsramar för 2016 beviljas med 350 mkr varav 220 mnkr för fastighetsinvesteringar och 130 mnkr för övriga investeringar enligt sammanfattningen nedan. (Beslutsatsen kan hänvisa till text i beslutsunderlagets sammanfattning i stället för bilaga.) 1. Yttrande enligt bilaga c) ska utgöra Landstinget Dalarnas svar till Socialdepartementet. 2. Beslutet förklaras omedelbart justerat. (Beslut om remissvar där beslutet justeras omedelbart.) Exempel skriv inte: 1. Att godkänna redovisad periodrapport. Skriv: 1. Periodrapport per oktober 2015, enligt bilaga b), godkänns. (Beslutsatsen är fullständig och bilaga framgår.) Sammanfattning En sammanfattning kan bara vara text. Det får inte finnas några tabeller, bilder eller diagram. Sammanfattningen ska inte tillföra något nytt i sak utan endast sammanfatta vad som står under Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget. Vissa ärenden, till exempel budgetärenden, är svåra att sammanfatta på några rader. Det är å andra sidan just i denna typ av ärenden som det är viktigt att kortfattat redovisa grunduppgifter som läsaren behöver för att få en uppfattning om ärendet. När det gäller budget kan det till exempel handla om skattesats, nämndernas ekonomi, skuldsättning, stora investeringar eller besparingar. Tidigare beslut i ärendet redovisas med hänvisning till beslutsinstanser, datum och paragraf. Om det behövs 10 Ärendehandbok Rev 2016:1

11 mer dokumentation kan den bifogas som bilaga. Bilaga a utgörs alltid av beslutsunderlaget. Därefter ska bilagorna vara i kronologisk ordning, med den äldsta först. Samma beslutspunkter och sammanfattningar från förslagen till beslut används sedan (i den mån de inte ändras under resans gång) i både dagordning och protokoll från sammanträden. På så sätt minskar dubbelarbetet. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Beskrivningen av ärendet ska ge läsaren en bättre uppfattning om vad saken gäller. Den bör ringa in de frågor som ska bedömas i ärendet och ge en bakgrund och motivering till beslutet. Tidigare beslut i ett ärende ska skildras korrekt. Man behöver inte redovisa mer än det som prövas. Använd underrubriker om texten är mycket omfattande. har gjorts. Om ett perspektiv inte är relevant ska handläggaren ange detta under respektive rubrik. Sådana rubriker tas sedan bort i kvalitetsgranskningen inför den politiska beredningen. Samverkan med fackliga organisationer Planeringsansvarig ansvarar för att förhandling/ information genomförs med de fackliga organisationerna. Här ska framgå när facklig samverkan kommer att äga rum eller att det inte är aktuellt. Uppföljning En viktig avslutande punkt är om och hur ett ärende ska följas upp. Om särskild uppföljning till den politiska beslutsinstansen krävs ska en beslutspunkt skrivas in under ordförandens förslag till beslut. I beslutspunkten ska det framgå hur och när ärendet ska följas upp. I handläggningen av ärendet ingår att stämma av förslaget i förhållande till relevanta policys och beslut. Handläggaren ansvarar för att beslutsförslaget är förankrat med berörda funktioner, t.ex. ekonomiansvarig. Ett beslutsunderlag är en bilaga till det slutliga protokollet och ska där fungera som historiebeskrivning. Det är därför viktigt att beskrivningen är korrekt och saklig. Undvik en beskrivning som kräver kompletterande information. Utlåtande kan hämtas från berörda verksamheter/ professioner för att ge ärendet ytterligare information. Särskilda tjänsteutlåtanden kan bifogas och ska då registreras i ärendet. Konsekvenser av förslaget till beslut ska beskrivas ur följande perspektiv: Patientperspektiv Finansiering och ekonomiska konsekvenser Miljö Likabehandling Barn och unga Juridik Folkhälsa Arbetsmiljö och medarbetare Säkerhet Även i enkla ärenden som inte ger några direkta följder, ska det framgå att en bedömning av konsekvenser Ärendehandbok Rev 2016:1 11

12 8 Sammanträde och beslut Det är de förtroendevalda som beslutar i alla politiska organ. Underlag för beslut kan vara både muntliga och skriftliga. Jäv* En förtroendevald eller anställd är skyldig att genast anmäla till politiska beslutsinstansen om det föreligger någon omständighet som kan tänkas utgöra jäv mot henne eller honom. Huvudregeln är då att varken delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. I kommunallagens förarbeten har man utgått från att den förtroendevalde själv frivilligt ska avstå från att delta i ärenden vid sådana intressekollisioner framför att ådra sig misstanken att handla i eget eller annans intresse. Med handläggning avses såväl beredning, överläggning som beslut. Anmälan om jäv samt det förhållandet att någon lämnar lokalen ska antecknas i protokollet. En ledamot som är jävig i en nämnd måste lämna lokalen. I fullmäktige räcker det med att inte delta i överläggning och beslut, vilket då ska antecknas till protokollet. Muntlig föredragning Innehållet i en muntlig föredragning redovisas inte i protokollet utan är ett stöd för närvarande att lättare förstå ärendet. Föredragaren bör inför sammanträdet kontakta nämndsekreteraren för närmare instruktioner. Protokoll Efter varje sammanträde skriver nämndsekreteraren ett protokoll med en paragraf för varje ärende. Paragrafer numreras löpande under året. Protokollen är beslutsprotokoll där besluten ska anges tydligt och innehålla en sammanfattning av ärendet. Protokollet ska redovisa: Beslutande Närvarande men inte tjänstgörande ersättare Närvarande tjänstemän Vilka ärenden som har handlagts/behandlats För varje ärende ska vidare redovisas: Förslag och yrkanden* som inte tagits tillbaka I vilken ordning ordföranden har lagt framförslag till beslut Genomförda omröstningar med resultat Besluten Ledamöter som har deltagit vid beslutet och hur de har röstat vid öppna omröstningar Ledamöter som inte har deltagit vid beslutet på grund av jäv Reservationer* som har anmälts mot besluten Särskilda yttranden För fullmäktige gäller även att protokollet ska ange vilka interpellationer och frågor som ställts och besvarats. Justering och tillkännagivande Ett protokoll ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet av ordföranden och en eller två justeringsmän. Senast andra dagen efter justeringen ska detta tillkännages på Landstinget Dalarnas officiella anslagstavla, som finns i Landstingshuset. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före den tid som gäller för överklagande enligt kommunallagen, vilket är tre veckor från dagen då protokollet anslagits. Nämndsekreteraren ansvarar för att protokollet anslås korrekt. Protokollet skrivs på ordförandens ansvar. 12 Ärendehandbok Rev 2016:1

13 Omedelbar justering* Ärenden kan i brådskande fall justeras redan vid sammanträdet. Detta bör anmälas till nämndsekreteraren i god tid före sammanträdet. Att paragrafen är omedelbart justerad skrivs in under beslutsmeningen. Vid omedelbar justering av en paragraf får denna justering en egen första sida som visar vilka som deltagit i beslutet. Sidan innehåller underskrifter för aktuell paragraf och bevis som anslås direkt efter mötet. Information om beslut Berörda handläggare och planeringsansvariga får protokollsutdrag och på så sätt information om de politiska besluten. Den eller de verksamheter som direkt berörs av ett beslut får ett protokollsutdrag. Landstingsdirektören/förvaltningschef formulerar, när detta behövs, skriftliga riktade uppdrag efter sammanträdet. Överklagande Överklagan av beslut ska ha kommit till förvaltningsrätten inom tre veckor från den dag då beviset om justering tillkännagavs på anslagstavlan. Anslaget om protokollsjusteringen måste vara uppsatt på anslagstavlan under hela klagotiden för att vinna laga kraft. Det gäller även delegeringsbeslut. Ärendehandbok Rev 2016:1 13

14 9 Bestämmelser om delegerings och verkställighetsbeslut Det finns, förenklat uttryckt, två sätt att fördela ansvar och rätten att fatta beslut från de politiska beslutsinstanserna till verksamheten. Delegeringsbestämmelse som används för formella beslutsprocesser Fördelning av verkställighetsansvar med åtföljande befogenheter Delegeringsbeslut Delegering innebär att självständig beslutanderätt förs över från beslutsinstansen till delegaten* som får rätt att besluta i visst ärende. Beslut som fattats med stöd av delegeringsbestämmelse ska protokollföras och rapporteras till den nämnd/ styrelse som delegeringsbestämmelsen utgått från. Den som mottar delegeringen ansvarar för att så sker. Vidaredelegering betyder att nämnden kan överlåta till förvaltningschef att i sin tur ge annan anställd inom landstinget i uppdrag fatta beslut. Den som får besluta genom vidaredelegering har däremot ingen rätt att i sin tur vidaredelegera. till instruktion eller befattningsbeskrivning. Sådana beslut behöver inte anmälas till styrelsen. Verkställighetsbeslut formuleras i därför avsedd mall inom ramen för landstingets ledningssystem. Beslutspunkterna ska formuleras som fullständiga meningar. Verkställighetsbestämmelserna I verkställighetsbestämmelserna för chefer på alla nivåer anges ansvaret för att följa och informera om de beslut som är fattade så att de får genomslag i hela organisationen. Varje medarbetare är skyldig att följa de beslut som berör deras verksamhetsområde. Landstinget är uppbyggt som en strikt linjeorganisation där ansvaret för besluten går från förvaltningschef, via i förekommande fall divisionschef, verksamhetschef eller enhetschef, till avdelningschef för att på så sätt nå alla som berörs av besluten. Därifrån ska sedan återrapporteringen gå tillbaka den omvända vägen för att nå den politiska beslutsinstansen. I delegeringsbeslutet ska det stå vilken beslutsinstans som utfärdat delegeringen. Dessutom ska beslutsparagraf som innehåller delegeringen samt tillämplig punkt i delegeringsbestämmelserna anges. Delegeringsbeslut formuleras i därför avsedd mall inom ramen för landstingets ledningssystem. Beslutspunkterna ska formuleras som fullständiga meningar. Verkställighetsbeslut Fullmäktiges beslut om budget och landstingsplaner går att se som ett verkställighetsuppdrag till landstingsstyrelsen och nämnderna. Varje verksamhet i organisationen får på så sätt ett preciserat ansvar och befogenheter för sin del av det verkställighetsuppdrag som kommit från fullmäktige. I uppdraget ingår att, på den nivå man finns i organisationen, fatta de beslut som behövs för att utföra uppdraget. Det vill säga skaffa resurser, leda verksamheten, rapportera, attestera utgifter m.m. Verkställighetsbeslut fattas genom tillämpning av tidigare beslut, regler i lag eller avtal eller med hänvisning 14 Ärendehandbok Rev 2016:1

15 10 Verkställande av beslut Alla beslut ska verkställas i enlighet med de fattade besluten. Respektive förvaltningschef är ansvarig för genomförandet. Hur återrapportering ska göras bestäms för varje ärende. Genom återrapporteringen blir det en internkontroll av politiska beslut. Att verkställa de fattade besluten Varje styrelse/nämnd har enligt sitt reglemente ansvar för att utifrån sitt uppdrag tillse att intern kontroll och uppföljning fungerar tillfredsställande. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att detta fungerar inom landstingets olika verksamheter. Det finns både politiskt beslutade riktlinjer och anvisningar för landstingets interna kontroll. Till varje politiskt organ finns en tjänsteman som har det huvudsakliga ansvaret för att verkställa beslutet och tillse dess återrapportering. I landstingsstyrelsen är denna tjänsteman antingen landstingsdirektören eller förvaltningschef. I övriga nämnder är det förvaltningschef som är ansvarig. Revisorer I landstinget Dalarna finns fem förtroendevalda revisorer. Revisorerna utövar den demokratiska kontrollen över landstingets verksamhet och skall granska att räkenskaperna är rättvisande, att landstingets interna kontroll fungerar och att verksamheten drivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Efter varje budgetår gör revisorerna en samlad bedömning av hur verksamheten skötts under det gångna året. Detta kommer till uttryck i en revisionsberättelse. Revisorerna väljer själva utifrån bedömningar av risker och väsentligheter i verksamheten vilka områden som skall granskas. Resultaten från granskningarna redovisas i särskilda granskningsrapporter baserade på revisorernas egna iakttagelser och de rapporter som utarbetas av de sakkunniga. Verksamhetsberättelsen I uppdraget till varje nämnd och förvaltning ligger att de årligen ska lämna ifrån sig en verksamhetsberättelse. Denna sammanställs i landstingets årsredovisning. Där talar nämnden och förvaltningen om vad de gjort med de uppdrag som de fått av fullmäktige, styrelsen och nämnder. Ärendehandbok Rev 2016:1 15

16 11 Arkivering* Det är viktigt att handlingar från landstingets verksamhet sparas på ett säkert och riktigt sätt för framtiden. Våra handläggare behöver kunna gå tillbaka till tidigare avgjorda ärenden för att läsa handlingar och beslut. Allmänheten har genom tryckfrihetsförordningen rätt att ta del av allmänna handlingar och för forskningen är det viktigt att dokumentationen från landstingets verksamhet bevaras för framtiden. Arkivlagen och landstingets arkivreglemente innehåller allmänna regler för landstingets arkivverksamhet. En grundregel är att allmänna handlingar ska bevaras. Alla handlingar som finns hos en myndighet är dock inte allmänna. I samband med att ett ärende avslutas kan vissa handlingar i akten rensas eller gallras bort. Exempel på sådana handlingar är anteckningar av tillfällig betydelse och som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, kladdar, övertaliga kopior och dubbletter med mera. Till hjälp för rensning och gallring finns dokumenthanteringsplaner. Landstingsarkiv för Landstinget Dalarna Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet för Landstinget Dalarna. Enligt landstingsstyrelsens reglemente fullgör arbetsutskottet arkivmyndighetens uppgifter. Landstingets arkivchef ansvarar för verksamheten vid landstingsarkivet samt biträder arkivmyndigheten i dess tillsynsverksamhet. Landstingsarkivet finns på Ludvika lasarett. Landstingsarkivet Ludvika lasarett Ludvika landstingsarkivet@ltdalarna.se När ärendet ska avslutas meddelas registrator som ad acta*-lägger ärendet. Alla handlingar scannas och finns endast bevarade i en elektronisk diarieakt. Följande allmänna handlingar ska dock alltid sparas i pappersform efter scanning: Justerade protokoll Avtal och kontrakt Äganderättshandlingar Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som behövs för bevisvärde Handlingar som p.g.a. format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredsställande kan bevaras enbart som scannad bild Handlingar som kan vara av kulturhistoriskt värde eller av värde för forskning bör sparas i sin ursprungliga form Dessa arkiveras i pappersform och lämnas till arkivet. Det noteras då i den digitala akten. 16 Ärendehandbok Rev 2016:1

17 Ordlista och förklaringar Ad acta Akt Arkivera Arkivreglemente Beredning Beslutsunderlag Dagordning Delegat Delegering Delegeringsbeslut Diarium Direktiv Dokumenthanteringsplan Expediering Gallring Handling Handläggare Läggas till handlingarna, innebär att ärendet avslutas och arkiveras. De handlingar som ingår i ett diariefört ärende oavsett om de förekommer som papper eller i annan form. Iordningställa handlingar i en på förhand bestämd ordning för långtidsförvaring under stabila förhållanden i syfte att spara handlingarna och kunna återfinna dem vid behov. Landstingsfullmäktige, 189/06, har i anslutning till arkivlagen och arkivförordningen fastställt Arkivreglemente för Landstinget Dalarna med bestämmelser om hur handlingar ska arkiveras i Landstinget Dalarna. Arkivreglementet återfinns i landstingets reglementshäfte. De åtgärder som krävs innan ett ärende kan föreläggas en beslutande instans för beslut. I ärendehandboken avses den skriftliga redovisning som krävs för att beslut ska kunna fattas. Underlaget kan bestå av en redogörelse om vad som förevarit, faktauppgifter, prognoser och bedömning. Förteckning över de ärenden som ska tas upp vid ett möte. I en dagordning kan finnas formalia-, informations-, diskussions- och beslutspunkter. Någon som fått självständig beslutsrätt överlåten till sig. I ärendehandboken avses överlämnande av rätten att fatta beslut. För delegering måste det finnas beslut från den som överlämnar beslutsrätten där det står vilka typer av beslut den/de som fått delegering kan fatta på egen hand. Beslut som fattas med stöd av delegering ska återrapporteras till den som gett delegeringen. Den personen har fullt ansvar för fattade beslut och kan normalt inte ta tillbaka eller ändra enskilda beslut. Delegeringen kan dock dras in om man är missnöjd med besluten. Vissa beslut får inte delegeras. Enligt kommunallagen får styrelsen och övriga nämnder uppdra åt ett utskott, ledamot, ersättare eller en anställd hos landstinget att besluta på styrelsens eller nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. (3 kap 10 samt i 6 kap och 10 i nämndernas reglementen). Sådana beslut kallas delegeringsbeslut. I respektive nämnds delegeringsbestämmelser står det vilka beslut som delegeras och till vem/vilka. Förteckning eller register, där inkomna och upprättade handlingar registreras. Direktiv anger krav på beslut och handlingar. Direktiv ska uppfyllas. Extraordinära undantag kan förekomma med, i respektive fall, angiven beslutsordning. Varje myndighet/verksamhet ansvarar för dokumenthanteringsplaner som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa sköts. Kravet grundas på bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagstiftningen och landstingets arkivreglemente. Dokumenthanteringsplanen innehåller även myndighetens regler om gallring och hur allmänna handlingar ska sparas. Överlämnande av handling till mottagare utanför myndigheten, t.ex. per post, e-post eller genom fysiskt överlämnande. En aktiv och definitiv åtgärd som innebär att uppgifter förstörs och aldrig går att få tillbaka. Till gallring hör också att ta bort meddelanden och att föra över uppgifter till annan form av lagring. Handlingar av tillfällig eller liten betydelse får gallras. Det förutsätter dock att myndigheten fattar beslut om vilka handlingar som får gallras. Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En allmän handling, som inte är sekretessbelagd enligt offentlighets- och sekretesslagen, är offentlig. En handling betecknas som allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En handling är inkommen när den nått fram till myndigheten eller när tjänsteman, som representerar myndigheten har tagit emot den. Det är inget krav att mottagande tjänsteman finns i myndighetens lokaler. Handlingar anses upprättade när de expedierats eller, för handlingar som inte expedieras, när de slutbehandlats, färdigställts eller tas om hand för arkivering. När en handling skickas till någon utanför myndigheten, anses den expedierad. Några exempel är när en handling publiceras på internet, skickas som post, e-post eller fax eller personligen lämnas över till en extern mottagare. Inom landstinget avses en tjänsteman som ansvarar för att ett ärende sammanställs för beslut. Den huvudsakliga uppgiften för en handläggare är att inhämta underlag, redovisa detta och skriva förslag till beslut. Ärendehandbok Rev 2016:1 17

18 Justera Jäv Kontrasignera Kvalitetsgranskning Ordförande Planeringsansvarig Policy Presidium Protokoll Protokollsutdrag Registrator Remissinstans Rensa Reservation Revisor Riktlinje Sekreterare I ärendehandboken avses en eller flera särskilt utsedda personer som efter ett möte intygar att det som sekreteraren skrivit stämmer överens med vad som faktiskt sades och beslutades på mötet. Utgör hinder för handläggning eller beslut på grund av personlig anknytning till ärendet eller berörda personer. En ledamot som är jävig i en nämnd måste gå ut från sammanträdesrummet när det ärendet behandlas och får inte delta i beslutet. I fullmäktige räcker det med att inte delta i beslutet. Underteckna ett dokument tillsammans med någon annan, som har huvudansvaret för dokumentet. Saklig och språklig kontroll och justering av beslutsunderlag med bilagor som görs av tjänstemän inför politisk beredning. I ärendehandboken avses en förtroendevald som ansvarar för och representerar den verksamhet ordförandeskapet avser. I uppgiften ingår att leda den grupp som tillsammans ansvarar för verksamheten. Ordföranden leder de politiska mötena och ansvarar för att skapa ordning i mötena. Ordförande bestämmer t.ex. turordningen för dem som vill tala och sammanfattar tydliga förslag till beslut efter diskussioner före omröstning. Det är också ordförandens uppgift att se till att dagordningen följs och att beslut fattas enligt deltagarnas vilja. Till sin hjälp har ordföranden en sekreterare. Av förvaltningschef utsedd tjänsteman som planerar och fördelar ärenden. En policy anger en politisk viljeinriktning och är styrande för hela Landstinget Dalarna eller för en eller flera förvaltningar. En policy ska vägleda de handlingar som troligast ger önskat resultat och tas fram för att verksamheten ska nå ett eller flera mål. I Landstinget Dalarna utgör ordföranden, vice ordföranden och 2:e vice ordföranden presidium. De representerar det politiska organet och bereder dess möten. I ärendehandboken avses en dokumentation av ett sammanträde i ett politiskt organ. Protokollet skrivs av en sekreterare men det är ordföranden som ansvarar för innehållet. Protokollet skrivs under av sekreteraren, ordföranden samt justeras av en eller två ledamöter. Enligt kommunallagen ska protokollet innehålla uppgifter om ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och ärenden som tagits upp. För varje ärende ska redovisas förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka,i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut, omröstningar och resultat, beslut som fattats, ledamöter som deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, samt reservationer som anmälts mot besluten. Utskrift på papper eller i digital form av en paragraf från ett justerat protokoll. Tjänsteman som har till uppgift att registrera handlingar och uppgifter i ett diarium. Myndigheter, organisationer eller särskilt sakkunniga varifrån yttrande inhämtas. Yttrandet utgör underlag inför beslut. I ärendehandboken avses att ur en akt ta bort onödiga kopior, utkast och liknande arbetsmaterial som bara varit en del i processen i ärendet och som inte behövs för att förstå handläggning eller beslutet. Handläggaren ansvarar för att akten är rensad när ärendet är avslutat och överlämnas för arkivering. Anteckningar i ett ärende som inte tillför ärendet några upplysningar i sakfrågan är inte allmänna handlingar, så länge ärendet pågår. Anteckningar som finns kvar i ärendet efter arkiveringen blir dock allmänna handlingar. Med reservation avses en anmälan om att en ledamot, som deltar i ett beslut, inte håller med om beslutet. Reservation ska alltid anges i protokollet enligt 5 kap 59 kommunallagen. En reservation har rättsverkningar och kan vara såväl skriftlig som muntlig. Landstingets fem revisorer väljs av fullmäktige och har till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Varje revisor fullgör sitt uppdrag självständigt. En riktlinje är en vägledning och stöd för beslut och handlingar. Riktlinjerna bör följas. Ansvarar för att planera och bevaka ärenden som ska tas upp för beslut. Skriver dagordning, kallelser och protokoll vid ett möte. Sekreterare i denna betydelse kallas också mötessekreterare, nämndsekreterare eller protokollförare. 18 Ärendehandbok Rev 2016:1

19 Särskilt yttrande Versionshantering Verkställighetsbeslut Yrkande Ärende Ärenderegistrering Särskilt yttrande benämns skriftlig reservation i Landstings-fullmäktiges arbetsordning 37 och utgör motivering till en avvikande mening eller ett förtydligande av en ståndpunkt i samband med en reservation från en ledamot eller tjänstgörande ersättare. Önskar en ledamot motivera eller utveckla sin reservation krävs ett särskilt yttrande som ska vara skriftligt, undertecknat av reservanten och lämnat till sekreteraren senast före justering av protokollet. En ledamot som reserverar sig har alltid rätt att lämna ett sådant särskilt yttrande. Innebär att tidigare versioner av dokument kan återskapas, och ändringar gjorda i dessa tidigare versioner kan spåras. Verkställighetsbeslut fattas genom tillämpning av tidigare beslut, regler i lag eller avtal eller med hänvisning till instruktion eller befattningsbeskrivning. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till politiska organ till skillnad från delegeringsbeslut. Ledamöters förslag till beslut. Yrkanden delas i allmänhet in i två kategorier: Formella yrkanden, t.ex. bordläggning och återremiss samt yrkanden som handlar om ärendet s.k. sakyrkanden. I ärendehandboken avses fråga som tas upp till behandling. Beroende på om ett ärende är färdigbehandlat eller inte skiljer man på avslutade och öppna ärenden. Förtecknande av ärende i ett diarium.

20 Landstinget Dalarna Vasagatan 27, Box 712, Falun Tel Fax