Datum Att:

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Gävleborgs län Ansvarig upphandlare Bo Stålhammar Telefon E-post bo.stalhammar@polisen.se ANSÖKNINGSINBJUDAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) PVS /12 Datum Ärendebeteckning Att: Beställare Kenth Sääf Upphandlingsförfarande Urvalsförfarande 15 kap 3 lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) med Säkerhetsskyddsavtal (SUA) nivå 1 Ansökan senast Ansökan lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Ansökningslämnaren skall vara bunden till sin ansökan t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalet träder ikraft när det undertecknats av båda parter 4 år från och med den dag då avtalet träder i kraft år Ansökan avser Ramavtal för Teletekniska säkerhetssystem samt drift och underhåll av säkerhetssystem för Polismyndigheten i Gävleborgs län 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen (RPS) är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom RPS, Statens kriminaltekniska laboratorium samt 21 polismyndigheter. RPS genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Gävleborgs län (Polismyndigheten) räkning och inbjuder er att ansöka om att få lämna anbud. Upphandlingen avser ramavtal köp av tjänster och varor avseende Teletekniska säkerhetssystem samt drift och underhåll av säkerhetssystem omfattande utbyte och kompletteringar av befintliga installationer samt nyinstallationer. Inbjudan sker genom annonsering i databasen Tender Electronic Daily (TED) samt genom publicering av denna ansökningsinbjudan jämte bilagor (Ansökningsinbjudan) på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil: Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr Hemsida Telefax v4.5.16_1

2 Anbudssökande är själv skyldig att kontrollera att fullständig Ansökningsinbjudan erhållits. Ansökningsförfarandets omfattning och de krav som ställs på anbudssökande framgår av denna Ansökningsinbjudan. Om behov av klargörande uppstår önskar RPS erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Bo Stålhammar E-post: Under v25 och v26 kommer inga frågor att besvaras. Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag RPS lämnar svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från RPS ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Alla som ansöker om att få lämna anbud kommer att delges samtliga inkomna frågor och avgivna svar. Detta sker genom att frågor och svar löpande publiceras på Rikspolisstyrelsens upphandlarprofil och det är anbudssökandes skyldighet att hålla sig uppdaterad i upphandlingen genom att frekvent gå in och se vad som där publicerats i upphandlingen. 2 INFORMATION 2.1 Omfattning Varor och tjänster som avropas på detta ramavtal ska utföras enligt ABT06. Ramavtalets omfattning avser Polismyndighetens samtliga teletekniska säkerhetssystem. Säkerhetssystemen omfattar i huvudsak följande delsystem: - Centraliserat övervaknings- och redovisningssystem - Inbrott- och överfallslarmsystem - Passerkontrollsystem - Snabb- och porttelefonsystem - Bildöverföringssystem TV- övervakingssystem - Brandlarmsystem Ramavtalet omfattar säkerhetssystem inom ca 10 fastigheter i länet. Ovan redovisade delsystem finns i varierande omfattning inom myndighetens förhyrda fastigheter. Delar av säkerhetssystemen är idag anslutna till ett centraliserat övervaknings- och redovisningssystem för manöver och presentation på en centralt placerad plats. Uppgradering alternativt utbyte av överordnat system ska ske i samband med tecknat ramavtal. I kommande avrop kommer även att ingå anslutning av samtliga säkerhetssystem till det överordnade systemet. De befintliga passersystemen använder i dag olika avläsningstekniker. För ett antal av dessa system innebär detta att uppgradering erfordras med annan avläsningsteknik. Ett antal äldre inbrottslarmsystem kommer att behöva uppgraderas, i huvudsak avseende nya centralutrustningar. Sida 2(10) Ansökningsinbjudan

3 I huvudsak har samtliga befintliga system installerats av företaget Niscayah med de fabrikat och typer av teknisk utrustning som företaget Niscayah har i sitt produktsortiment. Arbeten skall utföras efter successiva avrop med i ramavtalet överenskomna priser för tjänster och varor. För de teletekniska säkerhetssystemen, skall drift och underhåll ingå i detta ramavtal. 2.2 Förutsättningar för upphandlingen Ingen som ansöker om att få lämna anbud kommer att få delta i upphandlingens steg 2 om inte ett Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) SUA, (se bilaga 2) tecknats mellan parterna, förtagets förvaringsmöjligheter m m godkänts samt berörda personer blivit godkända i säkerhetsprövningen. 2.3 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 7.9 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tillämplig. Det ankommer på anbudssökande att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande. 2.4 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i fyra (4) år. Polismyndigheten äger rätt men ej skyldighet att förlänga ramavtalet upp till tre (3) år med ett (1) år i sänder. 2.5 Servicebesök Krav på service, inställelsetider och revisioner m m kommer att framgå av förslag till avtal för drift och underhåll, säkerhetssystem m m. 2.6 Utbildning Entreprenören skall instruera och utbilda beställarens personal för den utrustning som installeras. Målet är att utbildad personal skall känna till utrustningen och kunna bruka den på ett säkert, effektivt och ekonomiskt sätt. 3 RAMAVTAL Polismyndigheten har för avsikt att teckna ramavtal med en (1) entreprenör. Rätt att beställa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten och Rikspolisstyrelsen. Sida 3(10) Ansökningsinbjudan

4 4 URVALSFÖRFARANDE 4.1 Antagning Minst tre (3) anbudsansökningar som uppfyller samtliga skall-krav i denna ansökningsinbjudan kommer att få vara med och lämna anbud i steg Anbudshantering De anbudssökande som blir godkända enligt punkten 5 kommer preliminärt under oktober 2012 att erhålla ett komplett förfrågningsunderlag. Tiden för lämnande av anbud kommer att vara minst 42 arbetsdagar. Förfrågningsunderlag kommer att kunna avhämtas hos RPS av i ärendet SUA-godkänd person. Tilldelningsbeslut beräknas att kunna skickas ut i december Samtliga angivna tider är uppskattade och RPS förbehåller sig rätten att justera tiderna. 5 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDEN De krav som ställs på den anbudssökande och dess eventuella underentreprenör (UE) framgår nedan: 5.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden skall fylla i ansökningsformulär (bilaga 1) och foga till ansökan. Anbudssökanden skall bifoga ansökan en företagspresentation, innehållande en kort beskrivning av företaget och dess verksamhet, inklusive ägar- och organisationsstruktur, resurser och utvecklingsplaner. 5.2 Uteslutningsgrunder Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 11 kap. 1-2 LUFS och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för urvalsförfarandet. Anbudssökanden intygar genom att underteckna (bilaga1) och foga den till ansökan att kravet enligt ovan är uppfyllt. I det fall anbudssökande avser anlita underentreprenör (UE) skall av denne behörig person underteckna bilaga 5 Sanningsförsäkran underentreprenör och anbudssökande skall sedan bigoga den i sin ansökan. I det fall flera UE anlitas får anbudsökare mångfaldiga bilaga Register-/tillståndskontroll Anbudssökande skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Rikspolisstyrelsen kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudssökande. Utländsk anbudssökande skall bifoga handling/-ar med motsvarande information som Skatteverkets Blankett SKV 4820 utfärdade av behörig officiell myndighet i hemlandet. Handling/-arna får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. Sida 4(10) Ansökningsinbjudan

5 I det fall anbudssökanden och eventuell UE är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad skall anbudssökanden/ue visa att denne är registrerad. Anbudssökanden skall visa detta genom att bifoga anbudsansökan en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudssökande kan visa detta genom att bifoga anbudsansökan intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudssökanden har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. 5.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsökanden skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Polismyndigheten. Anbudssökanden styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudsansökan ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudssökanden har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudssökanden har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudssökanden har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudssökandens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudssökanden istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudssökandens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudssökandens ekonomi, som visar att anbudssökanden kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan. RPS kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudssökandes redovisade ekonomiska kapacitet Omsättning Anbudssökanden skall under de tre (3) senast föregående och avslutade räkenskapsåren haft en genomsnittlig nettoomsättning om minst 20 miljoner kronor (SEK). Detta skall styrkas genom att till ansökan bifoga årsredovisningar innefattande efterfrågade uppgifter. Sida 5(10) Ansökningsinbjudan

6 5.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudssökande skall inge två (2) Referensblad, BILAGA 4 a-b, som styrker att anbudssökande har utfört två (2) entreprenader under de senaste fem (5) åren som till omfattning och utförande liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. Referensbladen skall innehålla samtliga efterfrågade uppgifter. Anbudssökande skall själv ombesörja för att referenternas omdömen fylls i formuläret. Rikspolisstyrelsen kan komma att ringa angivna referensperson för att verifiera lämnade uppgifter Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på avtalets genomförande och färdigställd byggnation krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO9000-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring Miljöskyddsåtgärder För att kunna säkerställa miljöarbetet i avtalet genomförande sker på ett effektivt och rationellt sätt krävs bland annat att anbudssökande skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO14001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudssökande skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy b) allmän beskrivning av miljömål c) allmän beskrivning av miljösäkring. Sida 6(10) Ansökningsinbjudan

7 6 URVALSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Ansökningsinbjudan med bilagor kommer att kontrolleras. Ansökningsinbjudan med bilagor innehåller ett antal skall-krav. En förutsättning för att ansökan skall kunna godkännas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. RPS kommer att pröva samtliga inkomna ansökningar i tre (3) på varandra följande steg enligt nedan: 6.1 Uteslutning och kvalificering Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kvalifikationskraven i punkten 5 Krav på anbudssökande samt om ansökan är korrekt inlämnad och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven och vars ansökan är korrekt inlämnad har kvalificerat sig för nästa steg (6.2). 6.2 Urval Här kontrolleras att ansökan uppfyller övriga i Ansökningsinbjudan med bilagor ställda skallkrav. Minst tre (3) ansökningar som även uppfyllt dessa skall-krav kommer att få möjlighet att lämna anbud om även kraven enligt SUA (6.3) uppfylls. 6.3 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll De anbudssökande som klarat 6.1 och 6.2 kan komma att antas som anbudsgivare och bjudas in till anbudsgivning. Dessa kommer då att erhålla ett förfrågningsunderlag som innehåller hemliga uppgifter med hänsyn till rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En förutsättning för att anbudssökanden skall kunna bli antagen som anbudsgivare och erhålla förfrågningsunderlaget är att anbudssökanden har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Polisen, se bilaga 2 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1) SUA" företagets förvaringsmöjligheter m m godkänts samt en godkänd säkerhetsprövning och registerkontroll genomförts. Anbudssökanden skall acceptera samtliga säkerhetsskyddsvillkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Det finns tre olika nivåer på säkerhetsskyddsavtal; 1. Nivå 1 är för de företag som kommer att få del av hemlig handling samt kommer att hantera dessa i egna av Polisen godkända lokaler. 2. Nivå 2 är för de företag som kommer att hantera hemlig handling i annans men av Polisen godkänd lokal. 3. Nivå 3 är för de företag som inte kommer att hantera hemlig handling men som på grund av sin närvaro på platsen kan komma att få del av hemlig uppgift. Acceptans av säkerhetsskyddsvillkoren skall bekräftas genom att bifoga anbudsansökan bilaga 1 Ansökningsformulär-Ramavtal, Teletekniska säkerhetssystem, Gävleborgs län undertecknad av behörig hos anbudssökanden. Sida 7(10) Ansökningsinbjudan

8 De anbudsgivare som blir aktuella kommer att bli kontaktade av Polismyndigheten för ett företagsbesök. Vid detta besök kommer Polisen att inspektera de lokaler och den utrustning som anbudssökanden avser använda för att förvara och hantera handlingarna. Anbudssökanden kommer att beredas möjlighet att på egen bekostnad anpassa sina lokaler och sin utrustning så att de uppfyller Polisens krav för att få kvarstå som anbudsgivare. Vid detta möte skall anbudssökandes säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig vara närvarande. Till detta möte skall också en lista med namn och personnummer på företagets verkställande direktör samt de personer som initialt kommer att arbeta med de hemliga handlingarna tas fram och överlämnas till Polisen. Om Polisen inte inom rimlig tid (två veckor från begäran om detta) bereds möjlighet till sådant möte kan det hända att anbudssökanden inte kommer att godkännas som anbudsgivare Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll i fortsatt anbudsgivning och kommande avrop. Samtliga underentreprenörer som anbudssökande vill anlita i fortsatt anbudsgivning och i kommande avtalsförfarande skall teckna egna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten och registerkontroller utföras. Företag och personer som ej blir godkända efter sådan kontroll skall ej kunna få tillgång till hemliga handlingar rörande anbudsförfarandet eller ramavtal. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 7.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas selektivt förfarande, vilket innebär att Polisen bjuder in minst tre (3) leverantörer som har uppfyllt samtliga skall-krav att lämna anbud. 7.2 Anbudsansökans uppställning Anbudsansökan bör följa dispositionen i denna Ansökningsinbjudan. 7.3 Anbudsansökans språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. 7.4 Anbudsansökans form Anbudsansökan, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen i en (1) originalhandling. Det är inte möjligt att lämna anbudsansökan via telefax eller e-post. 7.5 Anbudsansökan försändelse Anbudsansökan skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer PVS /12 samt texten ANBUDSANSÖKAN- Ramavtal, Teletekniska säkerhetssystem, Gävleborgs län som bekräftelse på att försändelsen innehåller ansökan om att lämna anbud. Sida 8(10) Ansökningsinbjudan

9 7.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 20 juli 2012 Anbudssökanden svarar för att anbudsansökan är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbudsansökningar kommer inte att beaktas. Anbudsansökan skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsansökan kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 fram till kl. 20:00 den 20 juli Ansökans giltighetstid Anbudssökande skall vara bunden av sin ansökan till och med 15 januari Acceptans av ansökans giltighetstid bekräftas i ansökan genom undertecknande av bilaga Kostnader i samband med anbudsansökan Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökan. 7.9 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling skall kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudssökandes affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polisen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudssökande att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift skall hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som skall gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudssökande skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Sida 9(10) Ansökningsinbjudan

10 Bilagor 1. Bilaga 1, Ansökningsformulär-Ramavtal, Teletekniska säkerhetssystem, Gävleborgs län 2. Bilaga 2, Säkerhetsskyddsavtal (nivå 1), med bilaga A 3. Bilaga 3, Förslag till säkerhetsskyddsinstruktion 4. Bilaga 4a-b, Referensblad 5. Bilaga 5, Sanningsförsäkran underentreprenör Sida 10(10) Ansökningsinbjudan

11 PVS /12 1 BILAGA 2 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1) mellan Polismyndigheten i Gävleborgs län, ( ), Box 625, Gävle som företräder staten, nedan kallad Myndigheten och Företaget AB (org.nr), adress, postadress, nedan kallat Företaget träffar följande avtal om säkerhetsskydd 1 Bakgrund Myndigheten och företaget avser att ingå ett avtal avseende att: Företaget ska få del av förfrågningsunderlag PVS /12 angående projekt Teletekniska säkerhetssystem samt drift och underhåll av säkerhetssystem för Polismyndigheten i Gävleborgs län. Ramavtal avseende köp av tjänster och varor för Teletekniska säkerhetssystem samt drift och underhåll av säkerhetssystem, omfattande utbyte och kompletteringar av befintliga installationer samt nyinstallationer för Polismyndigheten i Gävleborgs län. Uppdraget innebär att Företaget i sina egna lokaler kommer att hantera och förvara hemliga uppgifter. Säkerhetsskyddet ska förebygga; att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller förstörs (informationssäkerhet) att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (tillträdesbegränsning), och att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (säkerhetsprövning) Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som på Myndigheten omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör rikets säkerhet och skyddet mot terrorism. En sådan uppgift benämns fortsättningsvis hemlig uppgift. En hemlig uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande, en anläggning eller föremål av olika slag. 2 Avtalets omfattning, Detta säkerhetsskyddsavtal tillsammans med Företagets säkerhetsskyddsinstruktion reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som Företaget ska vidta i samband med Uppdraget. De ekonomiska villkoren avseende Uppdraget regleras i ett kontrakt, nedan kalla Affärsavtalet.

12 2 Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Myndigheten ska teckna Affärsavtal med Företaget. Om det förekommer motstridiga uppgifter i Affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal framför Affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i Affärsavtalet. Företaget får endast använda underleverantörer som har tecknat säkerhetsskyddsavtal med Myndigheten. 3 Säkerhetsskyddsorganisation Det ska finnas en säkerhetsskyddschef och en ställföreträdande säkerhetsskyddschef på Företaget. Säkerhetsskyddschefen ska i Uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt underställd Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen leder säkerhetsskyddsverksamheten inom Företaget och är kontaktperson i säkerhetsskyddsfrågor gentemot Myndigheten. På Företaget ska det även finnas en systemsäkerhetsansvarig för IT-system som är avsedda för behandling av hemliga uppgifter.. 4 Säkerhetsskyddsåtgärder Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när säkerhetsskyddsavtalet har undertecknats. Säkerhetsskyddsinstruktionen inklusive eventuella förändringar eller tillägg i säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av Myndigheten. Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i Uppdraget. 5 Behörighet Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast personer som; bedöms pålitliga från säkerhetssynpunkt har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd behöver uppgifterna för sitt uppdrag eller arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats och godkänts av Myndigheten. 6 Informationssäkerhet Myndigheten ska klargöra för Företaget i vilken utsträckning handlingar med mera som överlämnas till Företaget innehåller hemliga uppgifter. Om hemliga uppgifter uppkommer under Uppdragets utförande på Företaget, ska Företaget vidta de säkerhetsskyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan dröjsmål meddela Myndigheten om hemliga uppgifter har uppkommit samt vilka säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. Myndigheten ska alltid godkänna utrymmen som används vid hantering och förvaring av hemliga uppgifter. Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Myndigheten. Beträffande hemliga uppgifter i IT-miljö gäller för Uppdraget bestämmelserna i bilaga 1. Företaget bör klargöra för Myndigheten i vilken utsträckning uppgifter avseende affärs- eller driftsförhållanden som överlämnas till Myndigheten är att anses som hemliga, samt varför Företaget

13 kan komma att lida skada om dessa röjs (enligt offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Företaget är dock medvetet om att Myndigheten ändå kan vara skyldig att lämna ut sådana uppgifter. 3 Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör Uppdraget och som enligt Myndigheten innehåller hemlig uppgift. Detsamma gäller för publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc., samt vid föredrag, utställningar och förevisningar dit personer som inte är behöriga ( 5) har tillträde. Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd offentliggöra att de träffat ett säkerhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller på annat sätt. 7 Tillträdesbegränsning Myndigheten ska i samråd med Företaget fastställa nivån på tillträdesskyddet för de lokaler och områden eller motsvarande som Företaget avser att använda vid genomförandet av Uppdraget. Detta ska ske innan Företaget får del av hemliga uppgifter eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. Företaget får inte utan Myndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, områden eller motsvarande för Uppdragets genomförande. Endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten får ha tillträde till de lokaler, områden eller motsvarande där Uppdraget genomförs. 8 Säkerhetsprövning Innan person får del av hemliga uppgifter ska Företaget genom säkerhetsprövning pröva vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Säkerhetsprövningen ska omfatta varje person som får del av hemlig uppgift, oavsett om de blir föremål för registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. Säkerhetsprövning ska omfatta en personbedömning samt inhämtande av betyg, intyg och referenser. Är befattningen placerad i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning. Säkerhetsprövningen ska dokumenteras av Företaget och på begäran lämnas till Myndigheten. Tillsammans med uppgifter som har framkommit vid registerkontroll och särskild personutredning utgör säkerhetsprövningen underlag för Myndighetens beslut om att personen får anlitas. Företaget får inte anlita personen innan Företaget har fått del av Myndighetens beslut. Innan en ansökan om registerkontroll skickas till Myndigheten ska Företaget särskilt informera den person som ska bli föremål för registerkontroll om vad kontrollen innebär. Företaget ska i samband med detta också inhämta personens samtycke till kontrollen. Samtycket ska dokumenteras och förvaras på Företaget. Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten om en registerkontrollerad person på Företaget lämnar uppdraget. Myndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen att personen har lämnat Uppdraget. Företaget ska till Myndigheten anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för bedömningen av ensäkerhetsprövad persons lämplighet och pålitlighet.

14 4 Om en person som har säkerhetsprövats inom ramen för detta säkerhetsskyddsavtal under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt, ska Företaget vidta de åtgärder som är lämpliga för att vederbörande inte ska få tillgång till hemliga uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. 9 Intern utbildning och kontroll Myndigheten ska innan Uppdraget påbörjas ge lämplig utbildning i säkerhetsskyddsfrågor till de personer på Företaget som kan komma att få del av hemlig uppgift eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. Därefter ansvarar Företaget för att dessa personer ges behövlig och fortlöpande utbildning. Utbildningen ska bland annat behandla: hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med Uppdraget säkerhetsskyddsåtgärder som enligt Företagets säkerhetsskyddsinstruktion ska vidtas mot föreliggande hot och risker Myndigheten kan vid behov och efter särskild framställan medverka i viss utbildning som Företaget ger. Företaget ska fort löpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten anlitas och att säkerhetsskyddet avseende informationssäkerhet och tillträdesbegränsning iakttas, samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. Företaget ska omedelbart underrätta Myndigheten om inträffade eller befarade händelser och omständigheter som kan påverka säkerhetsskyddet vad avser Uppdraget och personer som faller under detta avtal. 10 Tillsyn Myndigheten har rätt att kontrollera att de i säkerhetsskyddsinstruktionen redovisade och avtalade säkerhetsbestämmelserna följ. Vid en sådan tillsyn kan Myndigheten biträdas av en representant från Säkerhetspolisen och/eller Försvarsmakten. Tillsynen ska ske under Företagets ordinarie kontorstid eller på plats och tid enligt särskild överenskommelse. Tillsynen får inte vara mer ingripande för Företaget än vad som är nödvändigt. 11 Kostnader Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i Affärsavtalet. 12 Övrigt Hemliga uppgifter som har tillförts eller uppkommit under Uppdragets genomförande ska även efter att avtalet har upphört, eller till dess att Myndigheten meddelar något annat, omfattas av tystnadsplikt. Företaget ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten och säkerhetsskyddet samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa förvaras på Företaget så länge Uppdraget pågår. När Uppdraget är slutfört lämnas sekretessförbindelserna till Myndigheten. Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten när någon förändring sker beträffande firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör, revisor, post- och besöksadress eller telefonnummer. Avser ändringen firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör eller revisor ska ett nytt registreringsbevis från Bolagsverket bifogas anmälan. En anmälan ska också

15 5 göras om ägarförhållandena ändras, om Företaget råkar i ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs. Samtliga handlingar, material eller övrigt som innehåller hemliga uppgifter och som har anknytning till Uppdraget är Myndighetens egendom om inget annat har avtalats. Dessa handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort Uppdrag återlämnas till Myndigheten eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om. 13 Avtalsperiod Detta säkerhetsskyddsavtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tills vidare eller till dess det skriftligen med en uppsägningstid om tre (3) månader sägs upp av endera parten. Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till en tidigare tidpunkt än den dag då Uppdraget har slutförts eller alla hemliga uppgifter har återlämnats till Myndigheten. Myndigheten kan dock ensidigt säga upp detta avtal liksom Affärsavtalet med omedelbar verkan om Företaget frångår detta avtal. Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. [Ort och datum] [Myndigheten] [Ort och datum] [Företaget AB] (Namnteckning) (Namnteckning) (Namnförtydligande) (Namnförtydligande)

16 PVS /12 BILAGA A TILLHÖRANDE SÄKERHETSSKYDDSAVTAL Bestämmelser avseende informationssäkerhet för hemliga uppgifter i IT-miljö 1. ALLMÄNT Denna bilaga innehåller bestämmelser avseende hantering av hemliga uppgifter i IT-miljö som rör Uppdraget. Det som har avtalats avseende hemliga uppgifter gäller även för kvalificerat hemliga uppgifter, om inte annat anges. Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering av Myndigheten. Företaget ska samråda med Myndigheten om osäkerhet uppstår angående vad som ska betraktas som hemlig uppgift. Företaget ska dokumentera mål och riktlinjer för säkerheten i IT-system från anskaffning till avveckling. Företaget ska även dokumentera instruktioner för användning, förvaltning och drift av IT-system som är avsedda för behandling av hemlig uppgift. Dokumentationen avseende mål och riktlinjer samt instruktionerna ska godkännas av Myndigheten. IT-system får inte tas i drift förrän Myndigheten har godkänt systemen för behandling av hemlig uppgift. Inför godkännandet ska IT-systemet granskas för att verifiera att det uppfyller kraven på säkerhetsskydd. Vid granskningen är det särskilt viktigt att granska om IT-systemet samverkar med andra IT-system. Granskningen ska ske av annan än den som uppförde systemet. Granskningen ska dokumenteras. 2. IT-SYSTEM FÖR BEHANDLING AV HEMLIG UPPGIFT Ett IT-system kan utgöras av en fristående dator som har en löstagbar hårddisk, eller ett fysiskt separat nätverk med flera datorer. En okrypterad dataförbindelse får användas för hemlig uppgift inom ett område eller en lokal som disponeras av Företaget om Företaget har vidtagit och dokumenterat betryggande åtgärder mot obehörig avlyssning, och om Myndigheten har godkänt detta. Hemlig uppgift får inte behandlas i ett IT-system som har externa nätverkskopplingar om inte Myndigheten har medgett annat. Om Myndigheten medger externa nätverkskopplingar får hemlig uppgift sändas via ett elektroniskt kommunikationsnät endast om ett av Försvarsmakten godkänt signalskyddssystem (kryptosystem) används. Sändningen måste också ske enligt de bestämmelser som gäller för den aktuella sekretessnivån. Det är viktigt att försäkra sig om till vilket IT-system den hemliga uppgiften ska skickas. Samråd ska ske med Myndigheten innan sändning förekommer.

17 PVS /12 3. SYSTEMSÄKERHETSANSVARIG Företaget ska utse en systemsäkerhetsansvarig som ansvarar för säkerheten i det IT-system som ska hantera hemlig uppgift. 4. HANTERING AV ELEKTRONISKA HEMLIGA HANDLINGAR Hemlig uppgift i IT-system ska så långt praktiskt möjligt hanteras på samma sätt som hemlig handling. Hemlig elektronisk handling ska märkas enligt anvisningar i säkerhetsskyddsinstruktionen. En kvalificerad hemlig elektronisk handling får inte skicka elektroniskt. Anvisningar om övrig hantering av hemlig elektronisk handling anges i den av Företaget upprättade och av Myndigheten godkända säkerhetsskyddsinstruktionen. 5. BEHÖRIGHETSKONTROLL OCH SÄKERHETSLOGGNING Om IT-systemet utgörs av ett nätverk ska ett behörighetskontrollsystem användas där alla användare är unikt identifierbara och har ett personligt aktivt kort eller en säkerhetsdosa för att logga in i IT-systemet. Om IT-systemet utgörs av en fristående dator som nyttjas av flera personer ska det vid varje användning finnas ett behörighetskontrollsystem eller föras en förteckning i en kvittenslista. Alternativt kan varje individuell användare ha varsin löstagbar hårddisk. Det ska finnas en förteckning över vilka som har behörighet att använda IT-systemet. Denna förteckning ska sparas för att spårbarhet ska kunna uppnås i efterhand. Förteckningen ska överlämnas till Myndigheten när Uppdraget är avslutat. IT-systemet ska logga användaridentitet, datum och tidpunkt för inloggning och utloggning samt användaraktiviteter i övrigt som är av betydelse för säkerheten i systemet. Företaget ska dokumentera hur säkerhetsloggar ska analyseras. Myndigheten ska godkänna anvisningarna. Säkerhetsloggarna ska överlämnas till Myndigheten när Uppdraget är avslutat. 6. SKYDD MOT SKADLIG KOD Innan ny information tillförs IT-systemet ska informationen kontrolleras så att den inte innehåller skadlig kod. Programvara som skyddar mot skadlig kod ska uppdateras kontinuerligt. Företaget ska dokumentera skyddet mot skadlig kod och Myndigheten ska godkänna skyddet. 7. INTRÅNGSDETEKTERING OCH SKYDD MOT INTRÅNG IT-systemet ska vara försett med intrångsskydd och funktioner för intrångsdetektering. Företaget ska dokumentera intrångsskyddet och intrångsdetekteringen, och Myndigheten ska godkänna skyddet och detekteringen. 8. SKYDD MOT RÖJANDE SIGNALER OCH OBEHÖRIG AVLYSSNING Företaget ska analysera och dokumentera behovet av skydd mot röjande signaler. Myndigheten ska godkänna analysen. Om det behövs ska IT-systemet ha ett betryggande skydd mot röjande av signaler. IT-system ska vara försedda med betryggande skydd mot obehörig avlyssning.

18 PVS /12 9. INCIDENTHANTERING Företaget ska dokumentera rutiner för hantering, rapportering och uppföljning av incidenter av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Myndigheten ska godkänna incidenthanteringen. 10. SÄKERHETSKOPIERING Säkerhetskopior ska tas enligt en Företaget dokumenterad rutin, och förvaras avskilt från den plats där det berörda IT-systemet finns. Säkerhetskopiorna ska testas regelbundet och förvaras i ett godkänt säkerhetsskåp. Säkerhetskopiorna bör krypteras. Myndigheten ska godkänna rutinerna för säkerhetskopiering. 11. KONTINUITETSPLAN Företaget ska bedöma och dokumentera den längsta tid som IT-systemet kan vara ur funktion utan att Uppdraget i väsentlig omfattning störs. Företaget ska också bedöma och dokumentera vilken reservrutin som ska användas om det inträffar. Myndigheten ska godkänna kontinuitetsplanen. 12. HANTERING AV UTSKRIFTER Skrivare eller plotter ska vara placerad i nära anslutning till och inom synhåll från den dator där utskriften upprättas. 13. HANTERING AV DIGITALA LAGRINGSMEDIER En dator med inbyggd hårddisk ska vara inlåst i ett godkänt säkerhetsskåp (SS 3492). Har datorn en löstagbar hårddisk ska hårddisken förvaras i säkerhetsskåpet. Även andra lagringsmedier som disketter, CD- eller DVD-skivor och USB-minnen, som innehåller hemlig uppgift, ska förvaras i säkerhetsskåp. Endast behörig personal får ha tillgång till säkerhetsskåpet. Ett lagringsmedium som innehåller eller har innehållit hemlig uppgift får endast återanvändas inom Uppdraget av behörig person. Ett sådant lagringsmedium får endast användas i utrustning som har godkänts för hantering av hemlig uppgift. Ett lagringsmedium som innehåller eller har innehållit hemlig uppgift ska vara försett med en varaktig hemligbeteckning. En förteckning ska föras som beskriver innehållet på lagringsmediet, för att underlätta utredning av vilka uppgifter som har förlorats vid en eventuell förlust av lagringsmediet. Lagringsmedier ska inventeras på samma sätt som hemlig handling. När ett lagringsmedium utrangeras ska det överlämnas till Myndigheten för destruering, alternativt förstöras enligt Myndighetens anvisningar. Ett lagringsmedium får inte lämna Företagets lokaler utan Myndighetens godkännande. Om ett lagringsmedium medförs från Företagets lokaler ska det hållas under omedelbar uppsikt eller förvaras på ett sätt som motsvarar den säkerhetsskyddsnivå som gäller för förvaring av lagringsmediet inom Företagets lokaler. Under transport ska, i förekommande fall, den hemliga uppgiften krypteras med av Myndigheten godkänd kryptoprodukt.

19 PVS / UNDERHÅLL Vid service och underhåll av lagringsmedier som innehåller hemlig uppgift får Företaget endast använda personal som är behörig att ta del av hemlig uppgift enligt säkerhetsskyddsavtalet.

20 POLISMYNDIGHETEN GÄVLEBORG RAMAVTAL PVS /12 BILAGA 3 FÖRSLAG TILL SÄKERHETSSKYDDSINSTRUKTION Antal sidor Team TSP AB Enhagsslingan Täby tel fax

21 1(12) FÖRSLAG TILL S Ä K E R H E T S S K Y D D S I N S T R U K T I O N Innehållsförteckning Sida 1. Syfte 2 2. Begreppsförklaringar 2 3. Säkerhetsskyddsorganisation 3 4. Säkerhetsskyddsmän 4 5. Val av personal och underleverantör 4 6. Framställning av hemlig handling 4 7. Registrering 5 8. Kvittering 5 9. Förvaring Låskod/Nyckel Inventering/Gallring Förlust m.m Förstöring m.m Befordran av hemlig handling Befordran med bud Befordran med post Befordran på annat sätt Röjande signal (RÖS) IT-säkerhet Tystnadsplikt/Sekretessbevis Tillträdesbegränsning Intern utbildning Kontroll Redovisning Övrigt 12

22 SÄKERHETSSKYDDSINSTRUKTION 2(12) 1. SYFTE Denna instruktion skall gälla i tillämpliga delar för Företaget AB med org.nr xxxxxx-xxxx. Nedan kallat Företaget. Detta föranlett av att Företaget effektuerar en beställning där säkerhetsskydd krävs enligt 8 säkerhetsskyddslagen (1996:627). Det åligger berörd personal inom Företaget att noggrant följa föreskrifterna i denna instruktion. 2. BEGREPPSFÖRKLARINGAR SUA-arbete Uppdrag eller arbete som med hänsyn till rikets säkerhet skall hållas hemligt enligt ett säkerhetsskyddsavtal som upprättats mellan en beställande myndighet och en leverantör. I SUA kan ingå studie/planering, utveckling/projektering, anbudsgivning, upphandling, prov och försök samt produktion. Även garantiåtgärder kan omfattas av SUA. Ett SUA-arbete föreligger fr.o.m. att en myndighet beslutat sätta igång ett projekt som efter bedömning kan antas innehålla hemliga uppgifter och där i något avseende annan myndighet, företag eller enskild person kan komma att anlitas som anbudsgivare, leverantör, entreprenör eller konsult. Beställande myndighet Staten, kommunerna, landstingen eller ett verksamhetsställe med ekonomiskt ansvar som själv tar initiativ till och ombesörjer eller påbörjar en SUA. Beställare är även den som efter ett uppdrag fullföljer av annan beställare påbörjat arbete och som enligt 8 säkerhetsskyddslagen skall träffa avtal om sådant arbete. Leverantör Myndighet, företag (aktie-, handels-, kommanditbolag, ekonomisk förening eller enskild firma) eller tillhörande filial, region- eller lokalkontor eller organisation som en beställande myndighet avser anlita för SUA såsom anbudsgivare eller leverantör. Med leverantör avses i registerkontrollsammanhang ägare, verkseller institutionschef eller, beträffande aktiebolag styrelsen och verkställande direktör. Hemlig uppgift Med hemlig uppgift förstås uppgift som omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen ( 2009:400) och som rör rikets säkerhet.

23 Hemliga uppgifter kan framgå av handlingar, visst förhållande, anläggning, föremål eller muntlig uppgift. Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som 1. bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt, 2. har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 3(12) 3. behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna förekommer. Alla andra är obehöriga att ta del av hemlig uppgift. Säkerhetsskyddsavtal Ett skriftligt avtal vid SUA som ingås mellan beställande myndighet och leverantör angående det säkerhetsskydd som bedöms nödvändigt för den enskilda upphandlingen. Ett säkerhetsskyddsavtal skall träffas/bekräftas vid varje SUAupphandling. 3. SÄKERHETSSKYDDSORGANISATION Säkerhetsskyddschef med ställföreträdare skall finnas vid Företaget. Säkerhetsskyddet inom Företaget planläggs, leds och övervakas av säkerhetsskyddschefen. Säkerhetsskyddschefen skall i fråga om säkerhetsskyddstjänsten lyda direkt under Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen är kontaktman till beställande myndighet och skall till denna ofördröjligen anmäla om - skadegörelse skett på försändelse med hemligt innehåll, - hemlig handling, hemligt material eller hemligt arbetsmateriel förkommit eller saknas, - brister i säkerhetsskyddet, som inte enkelt kan avhjälpas, som uppmärksammas inom Företaget eller hos underleverantör - obehörig söker skaffa upplysning om hemligt förhållande - misstanke föreligger om brott såsom spioneri, sabotage eller liknande. - inbrott skett vid Företaget eller hos enskild anställd vilken deltar i SUA-arbete Säkerhetsskyddschefen skall dessutom - snarast göra en polisanmälan om dröjsmål kan innebära att

24 bevis går förlorade eller utredning av en händelse äventyras. - dokumentera förhållanden och åtgärder om säkerhetsskyddet - föra förteckning över behöriga med ev. fördelning på aktuella säkerhetsklasser. 4. SÄKERHETSSKYDDSMÄN 4(12) Vid behov utser Företaget säkerhetsskyddsmän som inom respektive arbetsområden övervakar efterlevnaden av gällande bestämmelser och till säkerhetsskyddschefen anmäler överträdelser och brister. Utsedda säkerhetsskyddsmän skall framgå av förteckning. 5. VAL AV PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖR Beställande myndighets skriftliga godkännande skall inhämtas avseende. - anställd person, innan denne informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete, - annan anställd vid Företaget vars uppgifter eller arbetsplats innebär att kännedom om hemliga uppgifter inte utan omfattande åtgärder kan undvikas, - annan person, som Företaget har för avsikt att anställa eller anlita för SUA-arbete och - underleverantör eller underentreprenör, innan sådan informeras om eller tas i anspråk för SUA-arbete. Beställande myndighets ställningstagande till lämplig personal för ett SUA-arbete och deras föreslagna inplacering i säkerhetsklass grundar sig på förslag från entreprenören/leverantören. Föreslagna personer skall därför vara kända av Företaget som lämpliga och pålitliga. Finns inte sådan kännedom skall denna införskaffas i likhet med vad som gäller för anställning av kvalificerade arbetskraft i allmänhet. Föreslagen personal skall informeras om att de kommer att registerkontrolleras (H SÄK SUA kap 3 Registerkontroll). Skriftlig bekräftelse av att berörd person lämnat sitt skriftliga samtycke till registerkontroll skall medfölja förslaget till begäran om registerkontroll. Löfte om anställning (motsv.) får under inga förhållanden lämnas innan beställande myndighets godkännande erhållits. 6. FRAMSTÄLLNING AV HEMLIG HANDLING Hemlig handling får med beställande myndighets medgivande framställas endast i det antal exemplar som oundgängligen erfordras för arbetet. Om en handling upprättas i flera exemplar skall dessa numreras. Består

25 handlingen av flera blad, skall sidorna numreras i löpande följd och 5(12) hopfästas. På första sidan skall anges antalet sidor, antalet exemplar, handlingens exemplarnummer och, om bilagor medföljer, deras antal. Såväl kopia av eller hemligt utdrag ur hemlig handing skall hemligstämplas och införas i register med angivande av datum, antal exemplar och hur dessa fördelas. På utdrag antecknas från vilken handling det gjorts. Fråga om hemligbeteckning av hemlig handling eller annat hemligt föremål skall överenskommas med beställande myndighet. Hemligt arbetsmaterial såsom koncept, extra kopior, datamedium, karbonpapper, tryckmedia eller liknande som använts vid framställning av hemlig handling, skall förstöras, när de inte längre behövs. Karta, bild eller motsvarande som upprättats med användande av hemligt kart- eller bildmaterial skall behandlas som hemlig handling. Uppkommer fråga om spridning - publicering - skall godkännande härför via beställande myndighet inhämtas hos Statens lantmäteriverk. 7. REGISTRERING Hemliga handlingar införs av säkerhetsskyddschefen eller av utsedd behörig (registrator) i särskilt register. Av registret skall framgå - datum då handlingen mottagits eller avsänts, avsändare eller adressat samt i förekommande fall postens inlämningsnummer, - registreringsnummer i förekommande fall för såväl avsändare som mottagare, - handlingens innehåll i korthet (ärendemening), och antalet bilagor, - vem som öppnat eller emballerat försändelsen, om detta inte är fastställt genom Företagets organisation, - hos vem handlingen förvaras, - anteckning då kopia eller utdrag gjorts och - datum då handling förstörts, utbytts, saknas eller förkommit. Hemlig materiel registreras på motsvarande sätt. 8. KVITTERING Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel skall kvitteras av mottagaren om intet annat överenskommits med

26 beställande myndighet. 6(12) Kvittering skall göras med namnteckning och namnförtydligande. Detta kan ske i register, liggare, på särskild kvittoblankett e.dyl. Om särskild kvittoblankett används skall kvittot upprättas i minst två exemplar. Då handlingen eller materielen återlämnas skall kvitteringen förses med anteckning härom. Originalkvitto skall återlämnas och dubblettkvitto (register/liggare) förses med anteckning om återlämnandet. Delgivning av en handling genom läsning eller på annat sätt skall bestyrkas på särskild lista med namnteckning och namnförtydligande. Hemlig handling eller del därav som innehåller bestyrkande om delgivning av handling skall då den inte längre behövs för uppdraget återlämnas till beställande myndighet. (Jämför punkterna 11 och 13). 9. FÖRVARING Hemliga föremål, handlingar och materiel förvaras så att inte någon obehörig kan komma åt dem. Hemliga handlingar skall förvaras i förvaringsutrymme med lägst skyddsnivå motsvarande säkerhetsskåp enligt Standardiseringskommissionens normer (SIS), Svensk Standard Den som har anförtrotts och kvitterat hemliga handlingar skall ha ett eget förvaringsutrymme. Bankfack och förvaringsutrymmen på t. ex. hotell kan inte godkännas. Beställande myndighet kan efter framställan i undantagsfall bevilja avsteg. Hemliga handlingar bör om möjligt förvaras åtskilda från öppna handlingar. Förvaringsutrymme för hemliga handlingar och materiel skall hållas låst under tider, då det inte står under omedelbar uppsikt av den som har ansvaret för detsamma. Under kortare frånvaro från tjänsterum får hemliga handlingar ligga framme under förutsättning att rummet är låst och insynsskyddat så att obehörig inte kan ta del av handlingarna. Hemligt materiel skall i tillämpliga delar förvaras på samma sätt som hemlig handling. Hemlig handling (materiel), som medförs från Företaget, skall hållas under omedelbar uppsikt eller förvaras under samma skydd som vid Företaget. För sådant medförande skall det finnas fullgoda skäl och tillstånd av vederbörlig säkerhetsskyddsansvarig. 10. LÅSKOD/NYCKEL Vid inköp av förvaringsrum eller dörr till fast förvaringsutrymme skall nyckel levereras separat och direkt till Företagets säkerhetsskyddschef. Innan nyckel lämnas till den som skall ansvara för förvaringsutrymmet, skall den förvaras av säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd