Kerstin Skogdalen (S) Kari Paavonen (S) Riitta Löfström (HOB) Lars Hedkvist (V) Ulrika Mellkvist (C) ordförande Tomas Mathiesen (M) Hans Pohlmann (GL)

Transkript

1 1(31) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, kl Beslutande Ledamöter Kerstin Skogdalen (S) Kari Paavonen (S) Riitta Löfström (HOB) Lars Hedkvist (V) Ulrika Mellkvist (C) ordförande Tomas Mathiesen (M) Hans Pohlmann (GL) Ersättare Marguerite Wase (HOB) Britt Nilsson (C) Ulla Werdin (GL) Övriga närvarande Justerare Katarina Strömgren Sandh, förvaltningschef Barbro Stein, gruppledare (GL), fr. kl Kent Berglund, socialsekreterare Eva Juvél, socialsekreterare Ann Karlsson, personalchef Kristina Andersson, ekonom Åhörare och press Riitta Löfström Justeringens plats och tid Kommunkontoret onsdag 30/ kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Eija Kilpala Ordförande Ulrika Mellkvist Justerare Riitta Löfström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Omsorgsnämnden Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Eija Kilpala

2 2(31) 43 Godkännande av föredragningslista Ny föredragningslista delas ut tillsammanträdet. Nytt beslutsärende om uppdrag till förvaltningen avseende riktlinjer och rutiner inom HSL-området läggs till som punkt 15. Rubriken Årsredovisning ändras till verksamhetsberättelse. Lars Hedkvist (V) vill under övriga frågor ta upp frågan om allmänhetens förtroende för politiken. Beslut 1 Omsorgsnämnden beslutar att godkänna den nya föredragningslistan med ovanstående förändringar.

3 3(31) 44 Individärende - sekretess 1 Rapporten läggs till handlingarna.

4 4(31) 45 Muntlig rapport försörjningsstöd Socialsekreterare Eva Juvél redogör för ett ärende där kostnaderna för försörjningsstöd är höga. 1 Rapporten läggs till handlingarna.

5 5(31) 46 Delgivning av Förvaltningsrättens dom - sekretess 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

6 6(31) 47 Delgivning av Förvaltningsrättens dom - sekretess 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

7 7(31) 48 Delgivning av delegationsbeslut IFO, bilaga Föreligger en delegationsrapport avseende myndighetsutövande beslut som fattats enligt delegation inom individ- och familjeomsorgsverksamheten. Rapporten avser perioden 1 februari 28 februari Delgivningen läggs till handlingarna.

8 8(31) 49 Delgivning social beredskap, muntlig rapport sekretess 1 Delgivningen läggs till handlingarna.

9 9(31) 50 Personaluppföljning 2010, bilaga, dnr Föredragande Ann Karlsson, personalchef. Personaluppföljningen kommer att redovisas i nämnder och styrelse. En genomgång gör av de olika diagrammen. Bl.a. så har antalet årsarbetare minskat sedan 2008 från 308 till 292 år Korttidssjukskrivningen har ökat något men långtidssjukskrivningen har minskat. Merparten av de sjukskrivna är kvinnor. Andelen deltidsanställda minskade mellan 2008 och 2009 men under 2010 ökade den andelen fick kommunen fick bidrag från Af för att kunna erbjuda deltidsanställda högre sysselsättningsgrad. Reduceringar och omställningar är en orsak till att antal deltidsanställda ökat. 1 Informationen läggs till handlingarna.

10 10(31) 51 Medarbetarenkäten 2010, bilaga, dnr Föredragande Ann Karlsson, personalchef. Resultatet av medarbetarenkäten finns för varje förvaltning och för kommunen i sin helhet hade omsorgsförvaltningen 361 anställda varav 168 (47 %) svarade fanns det 338 anställda varav 135 (40%) hade svarat. Medarbetarenkäten tas upp på APT ute på arbetsplatserna. Det finns behov av att få resultatet på enhetsnivå samtidigt som helhetsresultatet också är viktigt. Tomas Mathiesen (M) föreslår att förvaltningschefen får i uppdrag att omarbeta enkäten så att den blir bättre. Hans-Otto Pohlmann (GL) tillstyrker förslaget. 1 Informationen läggs till handlingarna.

11 11(31) 52 Rapport om behov av vård- och omsorgsboende februari 2011, bilaga, dnr Föreligger information om vård- och omsorgsplatser och antalet tomma platser inom ÄO/HO t.o.m. februari Den visar att 31 personer är i behov av vård- och omsorgsboende och väntar på plats. 1 Informationen läggs till handlingarna.

12 12(31) 53 Rapport om utskrivningsklara februari 2011, bilaga, dnr Föreligger information om utskrivningsklara patienter t o m februari Förvaltningen har inte haft några betalningsdygn t.o.m. februari Budget för utskrivningsklara är 300 tkr. Kostnad per vårddygn är kronor. 1 Informationen läggs till handlingarna.

13 13(31) 54 Verksamhetssystem inom äldre- och handikappomsorgen, muntlig rapport, dnr Föredragande Eija Kilpala. Arbete pågår med att ta fram kravspecifikationer för de olika verksamhetsområdena som verksamhetssystemet ska omfatta. De olika professionerna har fått uppdraget att tillsammans med sina kollegor gå igenom kraven för systemet. Förvaltningschefen informerar om att Eija Kilpala ska bli frikopplad från vissa arbetsuppgifter för att kunna arbeta med denna fråga då det är angeläget utifrån tidsperspektivet. 1 Informationen läggs till handlingarna.

14 14(31) 55 Information om ensamkommande flyktingungdomar, muntlig rapport, dnr Föredragande Biljana Levacic, samordnare. Hela personalstyrkan för mottagandet för de ensamkommande flyktingungdomarna var på plats 14 februari. De har gått en introduktionsutbildning och arbetat med att iordningställa lokalerna. De första tre ungdomarna anlände 11 mars och två ungdomar hämtas denna dag. Direktiv från Migrationsverket har gjort att mottagandet har försenats några dagar. En av de ungdomarna som kommer fyller 18 år om några månader. Frågeställningar finns kring bl.a. hur kommunen ska arbeta med de som fyller 18 år och hur de ungdomar som har permanent uppehållstillstånd ska slussas ut i eget boende. Omsorgsnämnden beslutar att ärendet ändras till ett beslutsärende. Ulrika Mellkvist (C) föreslår att förvaltningen får uppdraget att utreda de olika frågeställningarna och att omsorgsnämnden får en återredovisning senast nämndens sammanträde i juni. 1 Informationen läggs till handlingarna. 2 Beslut enligt Ulrika Mellkvists (C) förslag.

15 15(31) 56 Information om vårdtyngdsmätning, dnr Vårdtyngdsmätningar har genomförts på förvaltningens äldreboenden i november 2010 samt februari Två av kommunens arbetsterapeuter har genomfört mätningarna tillsammans med personal på boendena. Mätningarna kommer att genomföras ca varannan månad. Innan ev. åtgärder kan vidtas när det gäller omfördelning av personalresurser så behöver mätningar göras över en längre tidsperiod. Omsorgsnämnden kommer att få redovisning efter varje vårdtyngdsmätning. 1 Informationen läggs till handlingarna.

16 16(31) 57 Information Sörgården, muntlig rapport, dnr Planering gällande flytt av de boende pågår tillsammans med enhetscheferna Päivi Saxin, Gudrun Carver och Eva Palm. Om allt går enligt planerna kan flytt av en enhet påbörjas inom de närmaste veckorna. Lämpligast är att påbörja flytt av de boende från enheten Heden. På Heden bor det i dagsläget endast kvar sex personer med kontrakt och tre personer bor på korttidsboende. Alla dessa kan troligtvis beredas annan plats inom förvaltningen. Samtal och möte har genomförts med nästan samtliga anhöriga och brukare. Några vill för närvarande inte ha något möte utan de vill avvakta med detta. I samtalen har enhetschef Päivi Saxin inventerat vilka önskemål om annat boende brukarna och deras anhöriga har. De har även informerats om att förvaltningen står för alla omkostnader när det gäller flytten, adressändring och flytt av telefon. Samtal har även påbörjats med personalen på Sörgårdens ålderdomshem för att inventera deras önskemål om annan placering i förvaltningen. Trygghetsboende I dagsläget finns det två lediga lägenheter på trygghetsboendet på Björkhaga och en på trygghetsboendet i Grythyttan. Sju personer står för närvarande i kö till trygghetsboende och samtliga står i kö till Björkhaga. Fr.o.m. 15 april 2011 tar BoAB över kön till trygghetsboendet. Samtal har förts mellan BoAB och förvaltningen om trygghetsboendena och organisation. 1 Informationen läggs till handlingarna.

17 17(31) 58 Socialstyrelsen tillsyn Gillersgårdens korttidsboende, bilaga, dnr Socialstyrelsen har genomfört en tillsyn enligt Patientsäkerhetslagen och Socialtjänstlagen på Gillersgårdens korttidsboende 28 september Socialstyrelsen har enligt beslut, 7 februari 2011, funnit brister i verksamheten. Berörda verksamheter ska redovisa hur de kommer att säkerställa och följa upp: - att fastställda rutiner för samverkan vid utskrivning tillämpas - att rättssäkerheten upprätthålls vid beslut och genomförande av insatser korttidsboende. Omsorgsnämnden och verksamhetschefen för vårdcentralen ska till Socialstyrelsen redovisa de åtgärder som vidtagits och planeras för att komma tillrätta ned bristerna senast 1 april. Enhetscheferna Gudrun Carver och Eva Palm har uppdraget att redovisa de åtgärder som vidtagits och planeras. Omsorgsnämnden har fått förlängd svarstid till 1 maj Svaret kommer att redovisas på omsorgsnämndens sammanträde i april. 1 Informationen läggs till handlingarna.

18 18(31) 59 Lex Sarah-anmälan Nya Björkhaga, bilaga, dnr Med anledning av de riktlinjer för Lex Sarah-anmälningar som kommer att behandlas av omsorgsnämnden så delges en Lex Sarah-utredning som gjordes Anmälan om missförhållanden i vården av inkom från anhöriga till en 86-årig man boende på Nya Björkhaga 15 mars Ärendet utreddes och omedelbara åtgärder vidtogs i samband med att bristerna uppmärksammades. Även andra åtgärder har vidtagits med anledning av den anmälan som gjordes. Ärendet togs upp på ärendeutskottets sammanträde 1 juni 2010 och ärendeutskottet beslutade att avsluta ärendet utan åtgärd. 1 Informationen läggs till handlingarna.

19 19(31) 60 Lex Maria-anmälan Nya Björkhaga, bilaga, dnr En Lex Maria-anmälan har gjorts till Socialstyrelsen gällande brister i omvårdnaden av en man boende på Nya Björkhaga. Bristerna hade uppmärksammats av anhöriga till mannen. En utredning gjordes av medicinskt ansvarig sjuksköterska och en anmälan enligt Lex Maria 18 maj Ärendeutskottet fick information om ärendet 1 juni 2010 och beslutade att avvakta socialstyrelsens svar och därefter få återkoppling i ärendet. Socialstyrelsen genomförde en inspektion av verksamheten 6 december Socialstyrelsen har i sitt beslut 7 februari 2011 redovisat att de funnit brister i verksamheten. Omsorgsnämnden, verksamhetschef och MAS ska vidta åtgärder som ska redovisas till Socialstyrelsen senast 1 april Omsorgsnämnden har fått anstånd med redovisningen till 1 maj Ärendet kommer att tas upp på nämndens sammanträde i april. 1 Informationen läggs till handlingarna.

20 20(31) 61 Förvaltningschefen informerar 28 mars 2011 kommer ledningsgruppen att arbeta med budgetprocessen. En åtgärdsplan ska tas fram med konsekvenser och prioriteringar som sedan ska upp till nämnden för beslut. Åtgärdsplanen ska sträcka sig fram till Under våren kommer förvaltningschefen att fortlöpande ge information om hur processen går med de uppdrag förvaltningen har som organisationsöversyn, hemtjänst m.m. Under den MBL-förhandling som hölls med anledning av fördelning av budgetramar så framförde de fackliga företrädarna att de ser positivt på en omorganisation men ser farhågor ur arbetsmiljösynpunkt för sina medlemmar om beslut om verkställighet dröjer. En enhetschef kommer att gå i pension i år och frågan om återbesättning har diskuterats. Förvaltningen anser att det inte är ansvarsfullt att rekrytera en ny enhetschef med anledning av de omställningar som ska göras i förvaltningen. Förvaltningen har förslag på en tillfällig lösning tills en ny organisation har tagits fram och detta ska MBL-förhandlas med facket. 1 Informationen läggs till handlingarna.

21 21(31) 62 Riktlinjer och rutiner inom HSL Ylva Karttunen Bark, MAS, har under förmiddagen haft redovisning om MAS-uppdraget, patientsäkerhetslagen och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Det framkom att omsorgsnämnden har rutiner och riktlinjer inom vissa delar men att det saknas inom andra. Ulrika Mellkvist (C) yrkar på att förvaltningen får i uppdrag att kartlägga de rutiner och riktlinjer som finns i förvaltningen inom HSL-området och att förvaltningen utarbetar rutiner och riktlinjer där de som saknas. 1 Omsorgsnämnden bifaller Ulrika Mellkvists (C) yrkande.

22 22(31) 63 Rutiner för Lex Sarah-anmälningar, bilaga, dnr Föreligger ett dokument som innehåller rutiner för anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade enligt lag 14 kap.2 socialtjänstlagen (Lex Sarah) och för anmälan av missförhållande och personskada i verksamhet enligt lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade. Socialstyrelsen har utarbetat föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2008:10) och (SOSFS 2008:11) om anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade. I socialtjänstlagen (SoL) finns bestämmelsen i 14 kap. 2. I lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) finns motsvarande bestämmelse i 24a. Var och en som är verksam inom omsorger om äldre och funktionshindrade skall vaka över att dessa får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. Den som uppmärksammar eller får kännedom om ett allvarligt missförhållande i omsorgen om någon enskild skall genast anmäla detta till socialnämnden. Om inte missförhållandet utan dröjsmål avhjälpts, skall nämnden anmäla förhållandet till tillsynsmyndigheten. 1 Omsorgsnämnden beslutar att godkänna rutinerna för Lex Sarahanmälningar.

23 23(31) 64 Rutiner för Lex Maria-anmälningar, bilaga, dnr Föreligger ett dokument som innehåller rutiner för Lex Maria-anmälningar. Anmälan avser när en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom enligt SOSFS 2005:28, 6 kap. 4 lagen (1998:531) om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område. Syftet med rutinen är att klargöra tillämpningar av Lex Maria om anmälan av att en patient drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom. Alla som är verksamma inom hemsjukvård, äldreboenden och enheter för människor med funktionshinder ska informeras om skyldigheten att uppmärksamma och rapportera inträffade skador eller risker som en vårdtagare utsatts för i samband med hälso- och sjukvårdsinsatser. Rutinen avser alla vårdtagare med hälso- och sjukvårdsinsatser som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen. 1 Omsorgsnämnden beslutar att godkänna rutinerna för Lex Mariaanmälningar.

24 24(31) 65 Verksamhetsberättelse 2010, bilaga, dnr Föreligger en verksamhetsberättelse för omsorgsförvaltningen för Omsorgsnämndens resultat för år 2010 visar ett underskott på tkr, där äldreomsorgen står för den största delen. Under året har nämnden haft kostnader som ska redovisas som omställningskostnader på totalt tkr. Bortser nämnden från dessa kostnader så blir underskottet istället tkr har varit ett år med många förändringar. Omställningskostnaderna inom omsorgsnämnden år 2010 innehåller tomhyror 287 tkr, resurspoolen 115 tkr, avgångsvederlag tkr, lönekostnader under uppsägning 557 tkr och delar av Hagens personalkostnader 799 tkr, totalt tkr. Arbetet med anpassning av verksamheten till den av nämnden tilldelade ramen har pågått under hela året. Under perioden augusti december har nämnden har fått månatliga redovisningar av aktuell genomförandeplan, där arbetet redovisades. Stor återhållsamhet med att sätta in vikarier har präglat arbetet inom hela förvaltningen. Styrningen av verksamheten har ändrats under andra halvåret. Från november tillämpas samma system för redovisning av resultatet som i resten av kommunen. Samtliga enheter har redovisat månadens utfall till förvaltningschefen som sammanställer och utformar rapport till nämnden. Riitta Löfström (HOB) föreslår att uppgifter om Millesgruppen (socialpsykiatrin) ska läggas till i verksamhetsberättelsen samt att materialet ska korrekturläsas och revideras. 1 Omsorgsnämnden beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen med ovanstående förslag på revideringar och tillägg.

25 25(31) 66 Budget 2011, bilaga, dnr Omsorgsnämndens ram för 2011 är tkr. Omsorgsförvaltningens förslag till fördelning är enligt nedan: Äldreomsorg Funktionshindrade IFO/Socialpsykiatri Staben Summa: tkr tkr tkr tkr tkr Budgetramen har fördelats med utgångspunkt från 2010 års budgetramar Omsorgsnämnden ska reducera med totalt ,3 tkr i budget Kommunfullmäktige beslutade att omfördela 800 tkr avseende bostadsanpassningsbidrag från omsorgsförvaltningen till kommunförvaltningens ekonomienhet. Med anledning av detta blir omsorgsnämndens budgetram lägre än den tidigare beslutade ramen på 136,194 mkr. Förslaget MBL-förhandlades 10 mars Samtliga fack ser farhågor ur arbetsmiljösynpunkt för sina medlemmar om beslut om verkställighet kring reduceringar dröjer. De fackliga representanterna har för övrigt inget att erinra mot förslaget Förvaltningens förslag till beslut 1 Den föreslagna fördelningen av budgetramen godkänns. 1 Omsorgsnämnden beslutar enligt förslag till beslut.

26 26(31) 67 Månadsuppföljning februari 2011, bilaga, dnr Från och med verksamhetsåret 2011 kommer förvaltningen att presentera en samlad bild över ekonomiska kostnader för drift, investeringar och personal inom förvaltningens totala budgetram. Samt information om tänkta, planerade åtgärder. Omsorgsförvaltningens helårsprognos t o m februari månad visar på ett underskott, sammanlagt ,3 tusen kronor. Beslutsunderlag Beslut fastställt av KF till tkr. Beslut fastställt av Omsorgsförvaltningen till tkr Nulägesinformation av månadsuppföljning. Information av tänkta, planerade och beskrivning av konsekvenser/ åtgärder. Förvaltningens förslag till beslut 1 Informationen godkänns och läggs till handlingarna. 1 Omsorgsnämnden beslutar enligt förslag till beslut.

27 27(31) 68 Antagande av gemensamma kriterier för föreningsbidrag, bilaga, dnr Kommunstyrelsen beslutade på sammanträde , 269, att ge kommunförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på gemensamma bidragskriterier för kommunen. Kommunförvaltningens förslag till bidragskriterier delas in i två kategorier; dels allmänna bidragskriterier och dels kriterier som riktar sig till medborgare som söker bidrag för enstaka offentliga arrangemang. Arrangemangsbidraget bör det finnas en tidsgräns för. Förvaltningen föreslår att bidrag som söks till enstaka offentliga arrangemang ska sökas senast två månader före genomförandet. Allmänna bidragskriterier - Sökande ska beskriva vad bidraget tillför kommuninvånarna och kommunen. - Sökande förening/organisation ska vara registrerad i Hällefors kommuns föreningsregister, bedriva permanent/varaktig/regelbunden verksamhet och sitt säte, sina medlemmar och sin verksamhet i Hällefors kommun. - Sökandens verksamhet ska vara öppen för alla och präglas av demokratiska principer. - Verksamheten ska uppfylla kommunens alkoholpolitiska program. - Sökande som beviljas bidrag ska anmäla arrangemang till turistbyrån så att de kommer med i kommunens evenemangskalender. Underlag ska skickas till kommunens webbredaktör för utlägg på hemsida. Bidragskriterier vid enstaka offentliga arrangemang (arrangemangsbidrag) - Bidragets syfte är att stimulera sökande att genomföra offentliga arrangemang i kommunen. - Arrangemanget sa genomföras tillsammans med minst en annan aktör, t.ex. förening eller bygdegårdsförening. - Om bidrag till enstaka offentliga arrangemang beviljas ska Hällefors kommun anges som medarrangör vid annonsering, affischering etc. Kommunfullmäktige beslutade , 14, att anta gemensamma kriterier för bidragsansökningar samt att kriterierna expedieras vidare till bildningsnämnden och omsorgsnämnden för antagande. 1 Omsorgsnämnden beslutar att anta ovanstående bidragskriterier.

28 28(31) 69 Godkännande av arkiv- och dokumenthanteringsplan för omsorgsförvaltningen, bilaga, dnr En dokumenthanteringsplan är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som förekommer i respektive verksamhet och om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras). Dokumenthanteringsplanen avser att förbättra personalens och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Den ska alltid överensstämma med verkligheten på förvaltningen och uppdateras årligen. Saknas handlingsslag i dokumenthanteringsplanen är gallring ej tillåten. Handlingar gallras/förstörs efter angivet antal år utöver det år då handlingen upprättats. Vid inaktualitet innebär att en handling kan gallras när den längre inte behövs i verksamheten. Dokumenthanteringsplanen för omsorgsförvaltningen innefattar handlingar rörande individ- och familjeomsorg, äldre- och handikappomsorg, LSS, alkoholfrågor samt ärenden angående bistånd och skuldsanering m.m. 1 Omsorgsnämnden beslutar att godkänna arkiv- och dokumenthanteringsplanen.

29 29(31) 70 Övergripande granskning av nämnder och styrelse 2010, bilaga, dnr Revisorerna har genomfört en övergripande granskning av nämnder och styrelse år För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning granskar revisorerna årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnder och styrelser. Granskningen har genomförts genom dialog mellan revisorer, tillsammans med sakkunnigt biträde och nämnderna. Revisorernas sammanfattande bedömning är att det återstår ett betydande arbete för att ansvariga nämnder och kommunstyrelse ska ha kontroll på ekonomin och de verksamheter och processer som finns i kommunen. Revisorerna konstaterar, utifrån tidigare granskningar, att viktiga åtgärder vidtagits och att ytterligare åtgärder planeras i syfte att stärka styrning och kontroll av ekonomin och verksamheten. Revisorerna vill att kommunstyrelsen och samtliga nämnder senast inkommer med kommentarer till de iakttagelser och intryck som gjorts i den övergripande granskningen. Ordföranden Ulrika Mellkvist (C) föreslår att presidiegruppen får i uppdrag att svara revisorerna och att ärendet tas upp på nämndens sammanträde i april. 1 Omsorgsnämnden bifaller ordförandens förslag till beslut.

30 30(31) 71 Delgivningar, bilaga, dnr Föreligger förteckning över ärenden som delges nämnden. 1 Delgivningarna läggs till handlingarna.

31 31(31) 72 Övriga frågor, dnr Lars Hedkvist (V) ställer en fråga till Barbro Stein, gruppledare (GL), om (GL) anser att nämnden har en dold agenda som inte redovisas. Detta utifrån en artikel i ETC Hällefors där en medlem i (GL) uttrycker att kommunen har en dold agenda.