Kursplan: Kvalitet och miljö i transportorganisationen Bengt Sigvald tel Kursansvarig:

Transkript

1 Kursplan: Kursens namn: Kursansvarig: Omfattning: Mål: Examination: Tentamenspliktigt: Litteratur: Kvalitet och miljö i transportorganisationen applique@telia.com, tel Poäng Efter genomgången kurs ska den studerande ha goda kunskaper: i att organisera, planera och administrera transportfunktionen inom en verksamhet för styrning och kontroll, samt för en hållbar utveckling. inom områdena kvalité, miljö, trafiksäkerhet och arbetsmiljö samt certifiering i hur man tillämpar kunskaperna i att skapa ett enkelt ledningssystem i ett logistikföretag, som motsvarar kraven i ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 39001:2012 (Kvalité, miljö och trafiksäkerhet) Examination sker med skriftlig tentamen. För tentamenstillfällen, se tentamensschema. För godkänd kurs krävs också godkänd obligatorisk inlämningsuppgift. För betyg G krävs 50% av poängen på tentamen. För betyg VG krävs 80% av poängen på tentamen. Utdelat material och annan information som ges under föreläsningar och lektioner. Tillhandahålls av kursledningen. 1

2 Kvalitet och miljö i transportorganisationen HT 2016 Lektionstid: Oktober mån 24 Kursinfo, ledningsprinciper, ons 26 Exempel på ledningssystem som uppfyller ISO-krav November ons 2 Miljö, ISO-standarder mån 7 ISO-standarder ons 9 Arbetsmiljö, Trafiksäkerhet, mån 21 Hållbar utveckling, Uppföljningsarbete, ons 23 Internrevision, Transportledningssystem, testtenta ons 30 Repetition Tentadag måndagen den 5 december kl

3 Vad är en transportlogistiker? (koppling till kursen) En transportlogistiker arbetar med att arrangera och organisera transporter på ett så effektivt sätt som möjligt utifrån varuägarens, kundens perspektiv. En transportlogistiker kan tex arbeta med transportledning där man planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och gods når sina mottagare på rätt tid och rätt plats. Transporterna ska planeras så att de blir så effektiva, billiga och miljövänliga som möjligt. Det är din uppgift som transportledare att hitta effektiva och lönsamma lösningar. Som transportledare fungerar du som en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset. Det är viktigt att vara kommunikativ, serviceinriktad och att kunna överblicka flera saker samtidigt. En transportlogistiker behöver också kunna hantera importoch exportfrågor vid gränsöverskridande transporter. 3

4 Transportlogistikerns roll på olika arbetsplatser Transportlogistiker i ett speditionsföretag arbetar i en ledningscentral och tar emot order från kunder som ringer och berättar vad de har för gods, vart godset ska och när det skall vara framme. Transportlogistiker/transportledare behövs också inom åkeriföretag och grossistföretag, till exempel för att planera uppdrag för den egna fordonsflottan eller inhyrda fordon. Transportlogistikern/transportledaren ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten och för att det finns tillräckligt utrymme kvar på fordonet. Kontakten med yrkesförarna sköts med hjälp av olika tekniska hjälpmedel och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare. Transportlogistiker/transportledare behövs också inom industri- och handelsföretag som själva sköter sina behov av transporter med hjälp av egen transportkapacitet. Transportlogistikern kan också ofta arbeta med försäljning av transporttjänster vilket innebär täta kontakter med befintliga och presumtiva kunder. Som transportlogistiker kan du också arbeta i ett transportköpande företag med att bygga upp och skräddarsy verksamhetens behov av transporter. Du arbetar då med att designa det totala behovet av transporter samt bistå vid upphandlingen av detta transportsystem. Transportbranschen är i ständig utveckling och många tekniska hjälpmedel används för att få ett ekonomiskt och effektivt flöde av varor och transporter. När ordern från kunden är mottagen kan transportledaren till exempel med hjälp av GPS-system finna den bil som är närmast kunden och direkt kontakta den för uppdraget. Dessa hjälpmedel har fått en allt större roll i takt med att kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ökar. 4

5 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-5

6 Ledningsprinciperna Redovisning av Övningsuppgift 1 (Bikupa 10 min) Beskriv vilka intressenter som kan finnas till ett transportföretag: Klassens redovisning att jämför med de sju ledningsprinciperna för Kund Kommun, Stat, Samhälle Ägare, Investerare Samarbetspartner Leverantörer, Speditörer, Försäkringsbolag kundfokus relationshantering ledarskap relationshantering relationshantering Konkurrenter, branschorganisationer relationshantering Anställda, Fack, medarbetarnas engagemang Noteras att övriga ledningsprinciper; processinriktning, förbättring och faktabaserade beslut ingår vid relationer med intressenterna Beskriv vilka resurser som kan finnas i ett transportföretag: Personal, inventarier, kapital, transportmedel, Lager/lagerplatser, Kundkatalog/CRM, system/rutiner, IT-system, ledningssystem arbetsmiljö, produktutbud (tjänster, varor) Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-6

7 Ledningsprinciperna värdegrunder för kvalitetsledning - ISO 9001 presenterar ledningsprinciper som utgör basen för ett bra kvalitetsledningssystem. Dessa principer utgör värdegrunden i alla olika modeller för verksamhetsutveckling, enligt ISO 9001, TQM eller olika branschmodeller. - Med dessa principer som ledstjärna kan alla typer av organisationer åstadkomma resultat. - Men få organisationer har fullt ut nyttjat potentialen som finns i tillämpningen av principerna visar fler undersökningar, se Framgång för Sverige ( 7

8 Principerna för kvalitetsledning kundfokus ledarskap medarbetarnas engagemang processinriktning förbättring faktabaserade beslut relationshantering 8

9 De sju ledningsprinciperna Kundfokus Organisationen är beroende av sina kunder och bör därför förstå aktuella och framtida kundbehov, bör uppfylla kundkrav och bör sträva efter att överträffa kunders förväntningar. Ledarskap I ledningens roll ligger bl a krav på att ge de anställda en tydlig bild av förutsättningar och utvecklingsinriktning för företaget. Medarbetarnas engagemang Medarbetare på alla nivåer är organisationens främsta tillgång. Deras fulla engagemang medför att deras förmåga kan användas för organisationens bästa. Processinriktning Ett önskat resultat uppnås mer effektivt när aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som en process. Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

10 De sju ledningsprinciperna Ständig förbättring Ständig förbättring av organisationens funktion och resultat bör vara ett beständigt mål. Faktabaserade beslut Verkningsfulla strategier och beslut baseras på fakta. Relationshantering En organisation och dess intressenter är beroende av varandra och ömsesidigt fördelaktiga relationer. Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-10

11 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-11

12 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-12

13 Redovisning av övningsuppgift 3 (Tid 15 min) Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov? Klassens svar jämförs med de faktorer som kvalitetsstandarden ISO 9001:2015 tycker är viktigt att vi har styrning på. Lagar/lev.villkor (se 4.2) Personalpolicy (se ) Förarkrav, utbildning, språk, bemötande (se 4-8) Soliditet, /långsiktighet (se 4,5 och 8) Historia, organisation, ägarförhållande (se 5 och 7) ISO-certifierade, förbättringsarbete (se 4.4 och 10) 13

14 Redovisning av övningsuppgift 3 (Tid 15 min) Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov? Klassens svar jämförs med de faktorer som kvalitetsstandarden ISO 9001:2015 tycker är viktigt att vi har styrning på. Pris, rabatter (se 8.2) Ryckte, kundreferenser (se 8.2) Framtidsvision (se 8.2) Leveranskapacitet (se 8.2) Lagar/lev.villkor (se 8.2) Leveranssäkerhet, ledtider, flexibilitet (se 8.2) Miljötänk (se ISO 14001) Försäkringar (se 8.2) Förarkrav, utbildning, språk, bemötande (se 8) Tilläggstjänster (se 8) Kontaktvägar/tel.lista (se 8.2.1) Bengts not: Faktorer som blev mindre belysta var: bl.a. 6. Planering och 9. Utvärdering. Område 8. Verksamhet blev väl belyst. 14

15 Start av genomgång av Verksamhetshandboken Förord 2 Beskrivning av VIS AB 2 Intressentanalys 2 Affärsidé och policy 3 VIS:s ledningsprinciper 5 Styrning, System, Organisation 6 Processbeskrivning (klickbar) 7 Organisation 9 Ansvar och befogenheter 9 Krav och Lagar 10 Marknadsföring, Försäljning, Avtal, Inköp 11 Utföra tjänster (Lasta, Transportera, Lossa, Godkänna) 12 Fakturera 13 Följa upp 13 Ekonomi och Administration. 13 Personalrutiner 14 Lokaler, Resurser, Infrastruktur 15 Arbetsmiljö 15 Information och utbildning till anställda. 16 IT-stöd 17 Miljö 17 Korrigerande och förebyggande åtgärder 18 UTBILDNING, KOMPETENS 20 Kommunikation 20 Bilaga 1 Personalhandbok, faktainformation från A-Ö 21 15

16 Att införa ett ledningssystem för kvalitet Att införa ett ledningssystem för kvalitet är ett strategiskt beslut inom en organisation, vilket kan bidra till att förbättra organisationens övergripande prestanda och skapa en bra grund för initiativ till hållbar utveckling. De tänkbara fördelarna för en organisation med att införa ett ledningssystem för kvalitet baserat på denna standard är att: a) ständigt kunna erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav; b) underlätta möjligheten att öka kundtillfredsställelsen; c) hantera risker och möjligheter kopplade till organisationens förutsättningar och mål; d) visa överensstämmelse med krav som specificerats i ledningssystemet för kvalitet. 16

17 Vi tittade i Verksamhetshandboken och gjorde vissa jämförelse med standardens krav. (se blåmarkerad text) 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och dess strategiska inriktning och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt kvalitetsledningssystem. Organisationen ska övervaka och granska information om dessa externa och interna frågor. 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Beroende på intressenters inverkan, eller tänkbara inverkan, på organisationens förmåga att ständigt erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav, ska organisationen bestämma: a) vilka intressenter som är relevanta för kvalitetsledningssystemet; b) vilka av dessa intressenters krav som är relevanta för kvalitetsledningssystemet. Organisationen ska övervaka och granska information rörande dessa intressenter och deras relevanta krav. 17

18 Intressentanalys VIS AB identifierar de intressenter som kan påverka företagets förmåga att över tid tillhandahålla produkter som uppfyller kundernas förväntningar samt andra krav, t.ex. lagkrav. I intressentanalysen ska man även titta på vilka intressenter som har behov och förväntningar kopplade till företagets miljöledningssystem och vilka av dessa behov och förväntningar som är krav att efterleva. Resultatet ingår i affärsplanen som årligen uppdateras. Fundera! Saknas någon intressent och vilka krav finns? Vilka har mest intresse av VIS AB:s miljöarbete? Vilka är viktigast? Hur kan kraven uppfyllas? Vi jämför svaren med ett skarpt förslag 18

19 Redovisning av övningsuppgift att förstå intressenters behov och förväntningar, som vi jämför med ett skarpt förslag 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar T.ex. I marknadsplan/affärsplan/policy VIS AB identifierar de intressenter som kan påverka företagets förmåga att över tid tillhandahålla produkter som uppfyller kundernas förväntningar samt andra krav, t.ex. lagkrav. I intressentanalysen ser vi vilka intressenter som har behov och förväntningar kopplade till företagets miljöledningssystem och vilka av dessa behov och förväntningar som är krav att efterleva. Resultatet ingår i affärsplanen som årligen uppdateras.se VHB utdrag nedan 19

20 Exempel på verkligt förslag inför certifieringsrevision Intressenter till Aktuellt bolag AB Krav/påverkan från respektive intressent. Intressentkrav Uppfylls genom organisationens produkter och tjänster (beaktas i samvaron med intressenter) Intressentansvarig Kund: avtal, manualer eller standarder, måluppfyllelse, resurser (utbildning, utrustning) Ägare: Strategiplaner, måluppfyllelse, strategier Lagkrav relaterade till tjänst/produktkvalitet. Partners (utlagda processer, kollegor): kunskap, erfarenhet Leverantörer: justa avtal, kunskap, erfarenhet, information Egen verksamhet: ledarskap, verksamhetsutveckling, medarbetarskap, kundskap (kunskap om kunder), effektivitet/ekonomi, riskhantering, Samhället (myndigheter, infrastruktur, utb.väsendet, allmänheten, media) Image, lagefterlevnad, rekryteringsbehov, hållbarhet Kunduppföljningar, Egenkontroller, Besiktningar, Statusrapporter/felstatistik (budgetunderlag för kund) Måltavla, månadsbokslut (månadsrapport till styrelse och ägare, banker) nyckeltal, Swotanalyser. Gemensamma workshop mellan ledning och styrelse. Nyttja ägarens nätverk. Mässor, nätverk, konsulter, styrning av utlagda processer, erfarenhetsöverföring internt/externt Leverantörssamverkan, där win/win uppstår. Hitta storkundsfördelar i avtalen och nyttja statistik för smarta upphandlingar/ramavtal. Nyttja leverantörens kunskap om oss för ständig förbättring. (reservdelar, energi, avfall, drivmedel). Nyttja lev. kundingångar via hemsidor för att hämta statistik eller låt lev. göra jobbet. Utbildning på alla nivåer i företaget, som motsvarar ansvar och befogenheter. Se utbildningsmatriser. Låt medarbetare växa genom mer ansvar och träning/utbildning. (företagets ambassadörer) Interna och externa revisioner av ledningssystemet som svarar mot kraven för kvalité, miljö, arbetsmiljö och långsiktig hållbarhet (se certifikat). Vara med i samhällsdebatter. Delta i utbildningsråd. Sök utmärkelser! Samarbeta med forskning. Kundansvarig/sälj are Koncernchef, resultatansvariga (bolagsvd:ar) Projektledare, alla berörda Projektledare, Inköpsansvariga Enligt befattningsbeskrivningar för resp. medarbetare Internrevisorer, Miljösamordnare, resultatansvariga, VD 20

21 Krav enl. ISO 9001 Förslag enl. Verksamhetshandboken Fundera/Diskutera: vad saknas? 21

22 Innehållet i VIS ABs Verksamhetssystem Vad ska vi ha koll på? /Så hanterar VIS AB frågan! 1. Processer Visar flödet på hur mitt jobb påverkar andra och påverkas av andras jobb./hanteras genom klicka på aktuell process. För varje aktivitet/delprocess finns en processansvarig 2. Förbättringssystem Visar ett sätt som passar oss att ta hand om förbättringar och avvikelser i vår verksamhet. Det kan gälla miljön, ekonomin, arbetsmiljön, kundnöjdhet och mycket annat. /Hanteras genom Korrigerande och förebyggande åtgärder sid Dokumentation Var hittar vi det vi behöver i vardagen? Både instruktioner och t.ex. underlag till fakturor. Hanteras genom Vår filstruktur sid 8 4. Kundfokus Vi har mål på kundnöjdhet och en plan på hur målen skall nås. Vi säkerställer så att vi klarar av de krav och förväntningar som kunden har. Vi visar detta i offerter och på vår hemsida. Hanteras genom Mål och Kundfokus sid 5 5. Miljöutredning Vi har kartlagt verksamhetens miljöpåverkan på årsbasis och skapat rutiner för hur vi arbetar med betydande miljöaspekter och hur vi följer de lagar och förordningar som finns. Hanteras enligt beskrivningen under Miljö sid 17 22

23 Innehåll i VIS ABs Verksamhetssystem 6. Mål Vi har mål för kvalitets- och miljöarbetet inkl. handlingsplaner för hur de skall nås. Hanteras genom Mål sid 4 7. Lagar och författningar Vi har sammanställt de lagar och författningar som vi påverkas av, framförallt avseende miljö. Hanteras genom lagar sid Policy Vi har kvalitets- och miljöpolicy som stämmer överens med vår verksamhet och de uppsatta målen. Hanteras genom Policy sid 3 9. Inköp Vi har klarlagt vilka behov och krav vi har. Årligen bedömer vi nya och gamla leverantörer och byter när det behövs. Hanteras genom Inköp sid Produkter och tjänster Visar hur vi hanterar uppdragen till kund, där våra ordersystem, IT-hjälp och Personalhandboken är till stor hjälp. Hur vi förebygger arbetsskador och hur egenkontrollen görs under produktionen framgår också. Hanteras genom Utföra tjänster sid 11 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-23

24 11. Ledningens genomgång Ledningen utvärderar löpande verksamheten. Kunders synpunkter, våra förbättringar, revisioner, processers duglighet, förändringar och uppföljning av beslut diskuteras och utvärderas. Miljöutredningen och miljömål utvärderas också. Hanteras enligt beskrivningen under Ledningens genomgång sid 19. Agenda enligt kraven i ISO 9001: 24

25 Innehåll i VIS ABs Verksamhetssystem 12. Resurser Vi har koll på våra resurser i form av fordon, utrustning, anställda och deras kompetensutveckling. Vi har klart för oss infrastrukturen (energi, tele, el, data, avlopp m.m.) och verksamhetsmiljö (bl.a. arbetsmiljön) Hanteras bl.a. enligt beskrivningen under Processbeskrivning sid Nödlägesberedskap Vi har rutiner för hur vi ska agera vid nödläge, t ex olycka eller brand, som samtliga medarbetare känner till. Vi har ordning på våra rutiner och flöden både på terminaler, planer och kontor, så vi hittar och inget är i vägen om något händer. Hanteras enligt beskrivningen under Nödlägesberedskap sid Övervakning och mätning Kanske vår svåraste utmaning, men vi försöker löpande mäta våra mål och hantera våra avvikelser. Vi kollar också var i arbetsflödet som vi behöver lägga ner mest kraft. Hanteras enligt beskrivningen under mål sid 4 och Korrigerande och förebyggande åtgärder sid 18 Att arbeta med ständiga förbättringar är kärnan i vårt ledningssystem. 25

26 Hur påverkar jag miljön?

27

28 Klassens reflektion: Samband I och U-länder och resursuttag (industrier, energi, miljöbelastning) Mörka områden finns där det även finns mycket människor (t.ex. delar av Kina, Afrika m.fl.) Mer belyst på kuster än inland Konsumtionsrelaterat och utbyggd infrastruktur

29 29

30

31 Effekter av ökat resursutnyttjande 31

32 32

33 33

34 Vi tittade på en film som visade människans påverkan på den yttre miljön. 34

35 35

36 Växthuseffekten Ju tjockare glasväggar (CO 2 ) desto varmare i växthuset (atmosfären)! 36

37 37

38 Vanliga kemiska begrepp i miljö- och transport-sammanhang Koldioxid (CO 2 ) Kväveoxider (NO x ) Kolväten (HC) Kolmonoxid (CO) Partiklar / sot (PM) Växthuseffekten Försurande Hälsoproblem Hälsoproblem Hälsoproblem, nedsmutsning 38

39 Två sorters koldioxid (CO 2 )... Fossila bränslen ( diesel,bensin, kol, naturgas ) CO 2 bunden i miljontals år frigörs.ger nettotillskott till atmosfären ( växthuseffekten) Biobaserade bränslen ( etanol,metanol, RME,etc) Det korta kretsloppet Samma mängd CO 2 som frigörs binds snabbt igen ( fotosyntesen) 1 liter diesel ger 2,61 kg CO2 (1,35 m3). Koldioxiden kan inte till skillnad från andra motorutsläpp renas bort genom teknik. Den uppstår oavsett hur förbränningen sker. 39

40 1 liter diesel ger 2,61 kg CO 2 (eller 1,35 m3) En anläggningsbil antas köra mil/år och dra 4,3 lit/mil Koldioxidutsläppen totalt: mil x 4,3 lit/mil x 2,61 kg /liter = 62 ton koldioxid per år 40

41 Vi diskuterade vad som döljer sig för koldioxidutsläpp under Fossila bränslen 41

42 Ozon En vanlig syremolekyl (O 2) med en extra syreatom = O 3 Bra! Ozon i atmosfären Skyddar mot ultraviolett strålning Förstörs av freoner,mm (ozonhålet) Dåligt! Marknära ozon Skadar växtligheten Påverkar hälsan Bildas av solljus och kolväten (avgaser) 42

43 Vatten Vattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor Luft Luftkvalitetsnormer finns fastställda pga. av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas. Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs. Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm) Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver. Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga 43 Kemikalier i vår vardag 43

44 44 44

45

46 46

47 47

48 Av andersforss, 28 oktober 2016 kl 19:36, 2 kommentarer 3 Förutsättning Miljöarbete handlar ytterst om att bevara förutsättningarna för liv Nu konsumerar vi 1 ½ jordklot Med nuvarande utveckling kommer vi snart att vara uppe i 2 jordklot! 28 oktober 2016 Sverige och svenskarna har under lång tid levt långt över sina tillgångar när det handlar om hur stort ekologiskt avtryck vi gör i världen. Avtryckets storlek har ökat med 0,5 planeter (jorden) de sista två åren från 3,7 för två år sedan till 4,2 planeter i skrivande stund enligt WWF s Living planet rapport. Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-48

49 49

50 Buller Avgaser Avfall Bränsle- och oljespill Kemikalier Drivmedelsförbrukning Bränsle Biodrivmedel Däck Minskad tomkörning Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16- Ökad beläggning TRB

51 Redovisning Uppgift Miljöhänsyn Ge exempel på vad Du som: Transportlogistiker kan göra för att minska belastningen på den yttre miljön! Planera, samfrakta Effektiva transporter, fyllnadsgrad/ruttplanering Resultatrapportering- följa miljömål Minska tomkörning Välj miljövänliga transportslag/medel, transporter Miljökrav på UE Alternativa drivmedel VD:n kan göra för att minska belastningen på den yttre miljön! Mål/policy, medvetenhet, utbildning, träning Aktiv för nya rön/lösningar/system Teckna avtal med miljövänliga transportörer/leverantörer Miljövänliga bilar och utr. Välj miljövänliga tjänsteresor (t.ex. välj tåg före bil) Fånga upp miljökunskap från medarbetare Förare kan göra för att minska belastningen på den yttre miljön! Sparsam körning Rapportera fel och avvikelser Slow steam shipping Rätt däcktryck Minska tomgångskörning Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-51

52 Redovisning Kvalitet Vad är det? 5 min-övning Skriv ner tre egenskaper på god kvalitet! Hållbarhet Uppfylla eller överträffa kundens krav God kunskap om kundens behov God kunskap om egna produkter/tjänster Prisvärt Attraktivt, Pålitlig Skapa mervärden Hög servicegrad Gör som man lovat, bra garantier Ständiga förbättringar Minimera fel Behålla kunden Merförsäljning Vi jämförde med olika klasser av kvalitetsegenskaper. 52

53 Tips på bra infokällor för kvalité, miljö och arbetsmiljö dagar/

54 Kvalitetsutveckling historiska synsätt I hantverkssamhället var kvalitetstänkandet en naturlig del av vardagen. I hantverkarens värld kom kunderna nära och det blev uppenbart att en varas egenskaper måste ligga nära kundernas behov. Återkopplingen kom snabbt från kunderna. Därför fanns begrepp som kundorientering, kundenkäter och liknande inte i vokabulären hos hantverkaren, utan kvalitetsaspekterna satt snarare i hjärtat eller i händerna. Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!? 54

55 Vad är standard? Vi gjorde en jämförelse med vad som fanns i klassrummet Det är inte pengar som får världen att fungera. Det är standarder. Av det här citatet ur en informationsbroschyr från SIS, Swedish standards institute, förstår man att standarder inte precis är oviktiga texter. Broschyren förklarar vidare: Utan att du tänker på det, är du överallt omgiven av standarder. Du kan t.ex. sätta dig i vilken bil som helst, och pedalerna sitter på samma ställe. Standard. Du kan spela din DVD i vilken DVD-spelare som helst oavsett vad det är för tillverkare. Standard. Du kan utan problem köpa film i Portugal till den japanska kamera som du köpt i Sverige. Nyttan med standarder?: Hur kommer en standard till? e&player_id=4c9b6854b35ea807b

56 Internationella standardiseringsorganisationen (ISO), är ett internationellt standardiserings-organ, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. ISO startade verksamheten den 23 februari Medan ISO definierar sig själva som en icke-statlig organisation är deras förmåga att sätta standarder mycket kraftfullare än övriga icke-statliga organ och i praktiken verkar de som ett konsortium med starka bindningar till ländernas regeringar. Sveriges medlemskap i ISO representeras av SIS Swedish Standards Institute som är fullvärdig medlem 56

57 Trafiksäkerhetsarbete inom en lastbilscentral 57

58 t.ex. ISO 9001 och Exempel på företag är 58 58

59 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-59

60 Att införa ett ledningssystem för kvalitet Att införa ett ledningssystem för kvalitet är ett strategiskt beslut inom en organisation, vilket kan bidra till att förbättra organisationens övergripande prestanda och skapa en bra grund för initiativ till hållbar utveckling. De tänkbara fördelarna för en organisation med att införa ett ledningssystem för kvalitet baserat på denna standard är att: a) ständigt kunna erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav; b) underlätta möjligheten att öka kundtillfredsställelsen; c) hantera risker och möjligheter kopplade till organisationens förutsättningar och mål; d) visa överensstämmelse med krav som specificerats i ledningssystemet för kvalitet. 60

61 61

62 Struktur SS EN ISO 9001: Orientering 1. Omfattning 2. Normativa hänvisningar 3. Termer och definitioner 4. Organisationens förutsättningar 5. Ledarskap 6. Planering 7. Stöd 8. Verksamhet 9. Utvärdering av prestanda 10. Förbättringar Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-62

63 PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act, planera, genomför, följ upp, förbättra) kan tillämpas på kvalitetsledningssystemet. Bilden visar hur avsnitt 4 till 10 kan grupperas i förhållande till PDCA-cykeln. 63

64 64

65 6.2 Kvalitetsmål och planering för att uppnå dem Organisationen ska upprätta kvalitetsmål för relevanta funktioner, nivåer och processer, som behövs för kvalitetsledningssystemet. Kvalitetsmålen ska: a) stå i överensstämmelse med kvalitetspolicyn; b) vara mätbara; c) ta hänsyn till tillämpliga krav; d) vara relevanta för produkternas och tjänsternas överensstämmelse med krav och för förbättring av kundtillfredsställelsen; e) övervakas; f) kommuniceras; g) uppdateras efter behov. Organisationen ska underhålla dokumenterad information om kvalitetsmålen. 65

66 Följande målområden som påverkar vårt hållbarhetsarbete (kvalité, miljö, säkerhet) har valts, där varje avdelning tar fram detaljerade mål som visar hur vi förbättrar oss på respektive målområde: Övningsuppgift (15 min) Ge förslag på mätbara mål för transportbolaget VIS AB enligt utdrag från handboken Nöjd kund. (t.ex. mätning av kundnöjdhet, reklamationer, ordrar etc.) Tänk på att våra mest missnöjda kunder är vår största källa till förbättring. Nöjd Personal (t.ex. mätning av medarbetarskap, medarbetarsamtal, sjukfrånvaro etc.) Nöjd ägare (mätning enl. ägardirektiven) Hållbar miljö: (t.ex. mätning som visar hur vi minskar fossilt koldioxidutsläpp, sparsam körning, effektivare miljövänlig resursanvändning ) 66

67 Redovisning av Övningsuppgift (15 min) Ge förslag på mätbara mål för transportbolaget VIS AB enligt utdrag från handboken Måltavlan med handlingsplan för VIS AB Process Framgångs- faktorer Fokus Kundfokus Processägare/ Personalfokus Hållbarhetsfokus, Miljö Ägare Finansiellt fokus Ständiga förbättringar/ Nöjda kunder God arbetsmiljö Transportled. Vad mäter vi Handlingsplan Utfall Mål Kundnöjdhet genom enkät (1-6) 4,7 4,8 Nya kunder (min oms 1 MKR) 5 nya/år 3 5 Tappade kunder (Min oms 1 mkr) 2 0 Engagemang, dialog Personaladm Delaktighet gn. Förbättringsförslag 1/anst 3/anst Minskad miljöbelastning Stabilitet, överlevnad Transportled. Fast.chef Frisknärvaro 98% 98,5 Trivsel gn. Enkät (1-6) 4 4,5 Fyllnadsgrad 73% 77% Fossilt koldioxid (minska med 5%/år) -1% -5% El-förbrukning på kontor och terminalytor (minska med 5%/år) -1% -5% Stabil nöjd kundstock med 2 % oms ökning/år MKR MKR Marknadschef Investeringar 5 % av oms/år. Stabilt företag med långsiktig lönsamhet. Resultat minst 7 %/år. 33 MKR 48 MKR 4,30% 7% 67

68 7.1.3 Infrastruktur Organisationen ska bestämma, tillhandahålla och underhålla den infrastruktur som är nödvändig för att genomföra processerna i syfte att uppnå överensstämmelse med krav på produkter och tjänster. ANM. Infrastruktur kan innefatta: a) byggnader och tillhörande försörjningssystem; b) utrustning (både hårdvara och mjukvara); c) transportresurser; d) informations- och kommunikationsteknik. 68

69 Medarbetarsamtal Vi genomförde en test på medarbetarsamtal med Erik (transportledare) och Bengt (chef) på företaget Visionstransporter AB. Erik anställdes i januari 2016 och arbetar tillsammans med 9 transportledare med Pelle, som gruppledare. Pelle ska gå i pension i mars Som underlag för samtalet användes en mall, som Erik hade fått med följande inbjudan till samtalet. Dessutom besvarade både Erik och Bengt ett bedömningsformulär för att se skillnaden i bedömningen för olika faktorer och vilka faktorer som är viktigast för en transportledare. Hej Erik Bifogar några exempel på utvecklingssamtal/medarbetarsamtal. Välj någon av dem till test/praktisk beskrivning av ett utvecklingssamtal onsdagen den 9 november kl Vi pratar om det i morgon på kursen. Som Du ser har övriga i klassen fått meddelandet för kännedom. Övningen går ut på att aktivt arbeta med två (Ledarskap, Medarbetarnas engagemang) av de sju ledningsprinciperna. Tack för att Du ställer upp! Med vänlig hälsning Bengt 69

70 70

71 Följande utdrag från mallen användes vid utvecklingssamtal (titta gärna på tidigare utsända filer tillsammans med inbjudan) Ett utvecklingssamtal eller medarbetarsamtal bör följa en given struktur: 1. Uppföljning av föregående samtal Gör en kort avstämning från föregående utvecklingssamtal. Vilka resultat har uppnåtts sedan föregående utvecklingssamtal? Har målen som sattes vid föregående utvecklingssamtal uppfyllts? 2. Nuvarande arbetssituation Hur är din arbetsbelastning? Hur fungerar balansen mellan arbete och fritid? Hur trivs du på företaget? Hur har du utvecklats sedan det senaste samtalet? Hur fungerar samarbetet med dina kolleger och din närmaste chef? Vilka förväntningar har du på a) dig själv, b) din närmaste chef, c) företaget? Är du nöjd med det ansvar du tilldelats? Finns det något du skulle vilja ändra på? Vilka problem och hinder ser du i din nuvarande roll? 3. Definiera mål och kompetensnivå Börja med att diskutera och identifiera avdelningens resultatmål. Utifrån detta diskuterar ni medarbetarens individuella mål. Vilka framgångsfaktorer är viktigast för att de individuella målen ska uppnås? Tillsammans kan ni göra en snabb kartläggning för att identifiera medarbetarens nuvarande kunskapsnivå. Jämför den sedan med avdelningens mål och diskutera vad som behöver ske för att nivå och mål ska överensstämma: Kurs? Mentorskap? Nätverk? Förändring av nuvarande roll? Kompetensnivå beskriv eventuella förändringar: 71

72 4. Utvecklingsplan Vad behöver ske på kort sikt (1-6 månader) och på lång sikt (6 månader och framåt) för att målen ni kommit överens om ska uppnås? Vi diskuterade vad som behöver ske för att nivå och mål ska överensstämma: Kurs? Mentorskap? Nätverk? Erik och Bengt kom vid utvecklingssamtalet överens om följande: 1. Erik kommer från 1 jan vara bitr. gruppledare, där Pelle blir mentor 2. Erik får under 2017 miljöansvaret för transportavdelningen med bl.a. miljöaktiviteter (samordna sparsam körning, införa alkolås m.m.), uppföljning av mål och ta fram uppgifter till den årliga hållbarhetsrapporten 3. Bengt anmäler Erik till en projektledarkurs på distans (Örebro) för VT Erik anmäler sig till Östergötlands miljönätverk (Syftet med nätverken är att skapa kontakt och utbyta erfarenheter mellan medlemmarna samt sprida kunskap och ge inspiration och nya idéer till medlemmarna. Nätverken anordnar nätverksträffar ungefär tio gånger per år, ofta ute på olika företag, och utbyter erfarenheter. Nätverksträffarna är gratis för medlemmar. Dessutom arrangerar nätverken ett antal föreläsningar i aktuella ämnen och utbildningstillfällen. Nätverken delar även ut ett antal miljöpris.) Erik och Bengt har ett uppföljningssamtal i feb 2017 innan Pelle slutar. Utvecklingsplanen godkänns 9 november 2017 Erik Lundh 72

73 Utdrag från Ledarnas mall 73

74 Trafiksäkerhetsarbete inom en lastbilscentral Alltransports Verksamhetshandbok klickbar översikt (struktur på trafiksäkerhetskraven enl. bild 3) Förslag på hur ledningssystemet för trafiksäkerhet kan integreras i befintligt intranät /aug. 2005/ Dok./styrning 4.1 Allm. krav 4.1 Allm. krav 4.2 Policy 4.3. Planering/mål Struktur/ansvar Lagar Rådg., komm. 4.6 Ledn. genomg Trafiks.aspekter Utbildning Styrning Styrning Styrning Nödl Nödl Styrning Styrning Styrning Styrning Styrning Styrning Styrning Styrning Rådg., komm Rådg., komm Styrning Styrning Styrning Styrning Revision 4.5..Kontroll Olyck Mätning Trafiksäkerhet / 74

75 Förstudie Integrering av ledningssystem Trafiksäkerheten är en naturlig del av verksamheten och som påverkar affärerna. 75

76 Förstudie Ledningens genomgång Revision Ledningssystem för Trafiksäkerhet Verksamhetsanalys Utgå från processtyrning - vilka processer berörs? Flödesanalys Vilka resurser används/köps in Identifiering Vilka lagar, krav finns för resp. affärsområde och anläggning Dokumentation/Statistik Rapporter, utvärderingar mätresultat, protokoll etc. Följ upp Policy Analysera Identifiering av Trafiksäkerhetsspekter Nödlägesberedskap Vad gör vi före/om/efter något har hänt. Övning på tänkta nödlägen. Jour, tele etc. Kompetens Kompetenshöjning Utbildningsplaner Utför Vi ska bli allt bättre och ständigt värdera våra policier, mål och organisation Sätt mål STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR Värdering Vilka är våra viktigaste aspekter Mål Anges för berörd affärsområde och anläggning Kommunikation Möten internt, externt. Viktigt: Leverantörsmöten (åkarmöten), kundmöten, samhället Organisation AO -chefer Linjeansvar (organisation, förare, utrustning) Program När ska vad bli klart och vem har ansvaret. (Ansvar, tid, uppgift) 76

77 Förstudie Betydande trafiksäkerhetsaspekter?? beroende av den trafikberoende verksamheter som t.ex. åkerier, transportköpare, persontransporter m.fl. Hastighet Fordonets eller enhetens utrustning och dess användning (t.ex.bälte, backkamera) Förarens utbildning/beteende Organisationens styrning av verksamheten Överlast och lastsäkring Tillsyn, service och underhåll av enheten Stödsystem (t.ex. fordonsdatorer med GPS) Alkohol och droger Ruttplanering Behov av vägtransporter Väglaget Sikt, Vilt Trafikintensiteten (val av väg och tid) Trafikmiljön (tätort, skolor, distraherande faktorer) Förarens hälsa (trötthet, kondition, sjukdomar) 77

78 Nivå (Inter)Nationell Kommuner, Landsting Organisationer Privatpersoner Föreningar 1 Döda 100 Svårt Lätt Oj då! Indikatorer SCB Räddningstjänst, polis, sjukvård F-bolag, prod.bortfall (fordon, personal, gods) Insidentrapportering riskbedömning, enkäter (attityder ), mätningar, polisrapporter, bilprovning Ju färre incidenter ju färre döda, d.v.s. effektiva indikatorer som leder till reella åtgärder enl. PDCA- tänket ger positiva totaleffekter på minskade skador på gods, människor och produktionsresurser. Utmanande jämförbara nyckeltal som visar sambanden kan vara nyttiga. 78

79 En övning i trafiksäkerhet De fem dödssynderna 1. Hastighetsöverträdelser och inte ta hänsyn till väglaget 2. Att inte Använda säkerhetsbältet 3. Olämplig användning av mobiltelefon och teknisk utrustning (SMS m.m.) 4. Köra när man är Trött 5. Nyttja Alkohol och droger HASTA inte i trafiken och tänk på Hastigheten, Använd bältet, försiktig SMS-användning, och motverka Trötthet och Alkohol, 79

80 Det är vårt beteende, som kan få konsekvenser i trafiken. 80

81 Vad kan vi göra för att minska risken? Hastigheten: Röstvarning, hastighetslås -GPS, mätning av hastigheter med individuella åtgärder, avståndsvarnare digitala färdskrivare, övervakning, utbildning/upplysning/sparsam körning, morot/piska, regler/policy (max 80) Använd bältet. Bälteslås ( går ej att starta), egna kontroller, utbildning/upplysning, regler/policy, uppföljning, SMS/telefon: 0-tolerans (förbjuda), Handsfree, trafikdirigera smart via teknik som inte stör föraren, utbildning/upplysning, teknikförbud, koppla till bilens färddator/kontroll, träning i simulator (uppleva konsekvenser) Trötthet: bra arbetsscheman, pausgympa, följa kör-och vilotider, ändra beteende, info, utb, varningsteknik på väg, i bilen, avståndsvarnare, Alkohol: alkolås, drogtester, ring polisen vid misstanke Övrigt: ändra attityder och beteenden genom temadagar och kolla färdskrivare (hastighet, bälte, trötthet) 81

82 Vad vinner vi på att arbeta efter ett ledningssystem för trafiksäkerhet? Vi bidrar till minskade trafikskador Energieffektivare användning av våra fordon Säkrare användning av fordon (hastighet, bälte, nykterhet) Kunskap om säkra fordon (ISA, alkolås, egenkontroll) Ökad trafiksäkerhet kostar inte, det sparar pengar 82

83 Hemläxa till mån den 21 nov Träna gärna genom att gå igenom bifogad interaktiv utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete: e.htm 2. Läs igenom om vad som gäller betr. Arbetsmiljölagen Se PDF Belastningsergonomi Arbetsanpassning och rehabilitering Stress Hot och våld Testa Dina kunskaper genom 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 Hållbarhetsredovisning Hållbarhetsredovisning handlar om att mäta, följa upp, redovisa med hänsyn till intressenters intresse enligt GRIs redovisningsprinciper; ekonomisk-, miljö- och social påverkan mänskliga rättigheter produktansvar anställningsförhållanden och organisationens roll i samhälle. Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-90

91 Nyttan med redovisningen Bättre insyn, större påverkan, intern kontroll och rapportering Bättre samarbete med alla intressenter Insikt och förtroende genom; tydlighet, riktighet och tillförlitlighet Mätbara mål Helhetssyn med fokus på väsentlighet, relevans för intressenter och fullständighet Minskade revisionsanmärkningar Ökad kunskap om svagheter och styrkor (även för leverantörer) Mätningar med åtgärder gör nytta (ökad bältesanvändning, minskade hastighetsöverträdelser, ökat intresse för sparsam körning, alternativa bränslen från leverantörer) Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-91

92 Vad är Hållbarhetsfrågor? Hållbarhetsredovisning? I Årsredovisningen kan man se hur företaget går ekonomiskt! I Hållbarhetsredovisningen kan man förstå varför! Framtida konkurrenskraft speglas bättre i Hållbarhetsredovisningen än i Årsredovisningen Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-92

93 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT 16-93

94 Olika organisationsformer Man kan organisera efter: Funktion Matris Marknad Process 94

95 Matrisorganisation 95

96 Funktionsorganisation Att dela in ett företag efter olika huvudfunktioner eller avdelningar. En okomplicerad arbetsfördelningsprincip där varje befattningshavare blir eller är specialist på sin egen verksamhet. Risker finns dock att varje avdelning blir sin egen lilla värld utan insyn i, kunskap om och kommunikation med företagets övriga funktioner eller avdelningar. Flödesorganisation (även processorganisation) Här följer man flödet från order till färdigförädlad produkt. Man arbetar med relativt självständiga flödesgrupper istället för med traditionella avdelningar. För arbetaren innebär det att denne ska kunna utföra flera olika typer av arbetsuppgifter. Fördelar är att beslutsvägarna blir kortare, resursåtgången kan komma att minska och kundorienteringen ökar. Division- och resultatenhetsorganisation När ett företag växer i storlek växer även funktionsorganisationen. Den här organisationsstrukturen bygger på att företagledningen under sig skapar fristående divisioner eller självgående resultatenheter, ofta i form av dotterbolag som tillsammans ingår i en större koncern. Volvo är ett exempel på en koncern där det finns flera divisioner under namnet Volvo. Transportorg HT 12 96

97 Geografisk organisation För företag med stor geografisk spridning på såväl råvaru- som avsättningsmarknaderna kan en geografisk organisation tillämpas. Om ett sverigebaserat företag bedriver export och/eller tillverkning/försäljning i andra länder, kan en på platsen-chef vara att föredra och denne har i sin tur en funktionsorganisation under sig som är anpassad efter respektive region och/eller land. Matrisorganisation En kombination av flera olika organisationsstrukturer. Det är i tjänsteföretagen som de mest flexibla och skräddarsydda organisationslösningarna krävs. Det är vanligt att en organisationsenhet har resultatansvaret för utveckling av tjänsterna medan geografiskt utspridda organisationsenheter svarar för försäljningen. 97

98 Att lyckas med ständiga förbättringar Ledarskap System Hur vi gör! Kultur 98

99 Rätt från början Idé Prototyp Serieproduktion Hos kund Att inte göra rätt från början ökar kostnaderna ca 10 ggr per utvecklingsfas 99

100 Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

101 Nöjd personal ger nöjdare kunder Såväl kunder som leverantörer gör hellre affärer med företag som har nöjda anställda. Det visar en undersökning beställd av Ingenjörsvetenskapsakademien, Iva. När de anställda trivs med arbetet, så lockas även kunder. Det kan verka självklart, men sambandet är ändå underskattat i näringslivet. Därför har Iva beställt en undersökning för att få bättre belägg för sambandet. Undersökningen visar en tydlig koppling mellan personalens välmående och styrkan hos företagets varumärke. UNDERSÖKNINGEN har bestått i att hundra personer som gör affärer med ett visst företag har frågats om vad de tycker om att göra affärer med företaget, och om vad de tror om företagets arbete med sin personal. Det visade sig att personalarbetet var den sjätte viktigaste faktorn efter sådant som service, kundorientering och ledarskap. Om man har företaget som leverantör upplever man kanske att det är tryggt att göra affärer med ett företag där personalen trivs och mår bra. Företaget uppfattas som en god samhällsmedborgare, säger Frans Melin. Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

102 Hur tar vi hand om goda idéer? 102

103 Vad kan bli bättre? Du själv (kompetens/hälsa) Ledarskap och medarbetarskap Arbetssätt och rutiner Produkter och tjänster Yttre miljön Arbetsmiljön Kommunikation Vad saknar Du? 103

104 Källor till förbättringar - Förslag (från anställda) - Förslag (från åkare, ägare, leverantörer) - Diskussioner vid möten - Kundsynpunkter - Reklamationer - Affärsplaner (mål mm) - Interna/externa revisioner - Leverantörsavvikelser - Incidenter - Arbetsskador/Tillbud 104

105 105

106 Nyttan för mig? Med ständiga förbättringar - Intressantare arbete - Kompetens och hälsa - Gehör för idéer - Mindre strul Vad tycker Du? 106

107 Nyttan för företaget? - Lönsamhet - Nöjda kunder - Engagerade medarbetare - Når uppsatta mål Vad tycker Du? 107

108 Vad betyder? KIMPKML TRÄFFAR PÅ GOOGLE 108

109 Kom Inte Med Problem, Kom Med Lösningar Tänk på det när ni upptäcker förbättringar! 109

110 Vad är en process? En process är en grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. Avtalade villkor Uppfyllda villkor

111 Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation 111

112 Skillnader mellan ett traditionellt tänkande och processorientering Traditionellt tänkande De anställda är problemet Förändra anställda Jag gör mitt jobb Lita inte på någon Vem gjorde fel?! Processorienterat tänkande Processen är problemet Förändra processen Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Samarbeta mot gemensamma lösningar Vad tillät felet att uppstå?! Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet av processtänkandet leder till ett större fokus på att för bättra processerna och inte försöka skydda sig och sitt område!

113 Ledningsaktiviteter med Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Krav Lagar Huvudaktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Stödaktiviteter med Personal Ekon., Adm. Lokaler Infrastruktur Verksamhetsmiljö IT-stöd 113

114 Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalt Nöjd kund Ledningsaktiviteter Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser). Stödaktiviteter

115 Det finns en mängd metoder i förbättringsarbetet, där SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling är en av dem. SIQs Modell mäter: 1. Ledarskap 2. Information och analys 3. Verksamhetens planering 4. Medarbetarnas engagemang 5. Verksamhetens processer 6. Verksamhetens resultat 7. Kundtillfredsställelse 115

116 Några fler metoder 5 x Varför? Fiskbensdiagram Lean production Sambandsdiagram Sex Sigma Totalkvalitet PDCA Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

117 9.2 Intern revision Organisationen ska med planerade intervall genomföra interna revisioner för att få information om huruvida kvalitetsledningssystemet: a) överensstämmer med: 1) organisationens egna krav på sitt kvalitetsledningssystem; 2) kraven i denna standard; b) har införts och underhållits på ett ändamålsenligt sätt Organisationen ska: a) planera, upprätta, införa och underhålla revisionsprogram, vilket innefattar frekvens, metoder, ansvar, planeringskrav och rapportering, vilka ska ta hänsyn till betydelsen av berörda processer, ändringar som påverkar organisationen och resultaten vid tidigare revisioner; b) definiera revisionskriterier och omfattning för varje revision; c) välja revisorer och genomföra revisioner på ett sätt som säkerställer revisionsprocessens objektivitet och oberoende; d) säkerställa att revisionsresultaten rapporteras till relevanta ledningsfunktioner; e) utan onödigt dröjsmål vidta lämpliga korrigeringar och korrigerande åtgärder; f) bevara dokumenterad information som visar genomförandet av revisionsprogrammet och revisionsresultaten. 117

118 Metod vid internrevision 1.Finns ledningssystemet? 2.Är det dokumenterat? 3.Är det infört? 4.Fungerar det? 5.Har vi (alla) nytta av det? Transportorg HT

119 Kraven Dokumentationen Verkligheten Utförandet 119

120 Syftet med revisionen är att bedöma; om tillämpning överensstämmer med policy, planering och dokumentation? om kraven (från standarden och företagets egna) är uppfyllda om systemet har lämplig omfattning (rensa efter tre år) och ge underlag till förbättringar och för att bedöma systemets effektivitet Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

121 Bengt Sigvald 121

122 Personliga egenskaper hos revisor Omdöme Positiv grundsyn Analytisk förmåga Saklighet Diplomatisk förmåga Ledaregenskaper Kommunikationsförmåga (muntligt, skriftligt) Intresse av att utveckla företaget Lyhördhet Ödmjukhet 122 Bengt Sigvald

123 Förbereda revision Den som är utsedd till revisionsledare har det övergripande ansvaret för revisionens genomförande och att rapport skrivs efter avslutad revision. Definiera mål, omfattning och kriterier för den aktuella revisionen och fastställ om revisionen kan genomföras. Revisionsledaren skall i god tid före planerad genomförandevecka boka tid med den eller de personer från den avdelning/process/projekt som ska revideras. Dessutom Hur skall organisationen delas upp så att alla delar och krav blir reviderade Hur ser revisionsplan ut? Årsplan är att rekommendera Prata med ansvarig för det reviderade området om det är något särskilt som bör revideras För- och nackdelar? + lätt att genomföra, bra underlag, underlättar noteringar -alltför styrt, svårare att följa spår, ja/nej svar 123 Bengt Sigvald

124 4.4 Genomföra revision Identifiera och granska för aktuell revision relevanta dokument. Med relevanta dokument menas alla dokument som på något sätt påverkar utövandet av aktiviteter inom det reviderade området. För anteckningar om krav, problemområden och förbättringsmöjligheter samtidigt med dokumentgranskningen. Formulera eventuellt frågor kring iakttagelser. Ansvarig roll: Internrevisor Referens: RED-046 Checklista för intern revision Dessutom Glöm inte tidigare revisionsrapporter, problem, ledn.gruppens protokoll etc. Vad är väsentligt för organisationen just nu? 124 Bengt Sigvald

125 Genomföra revisionen Vad ska vi revidera emot? Standardkrav Egna krav Kunskap om systemen Tillämpning Resultat 125 Bengt Sigvald

126 Frågor? Vet vi vad vi säger? Studera processen/produkten, fråga reviderad hur man gör Gör vi vad vi säger? Studera hur reviderad gör, följ ett spår Gör det nytta/fungerar det bra? Studera resultaten, se det ur kundens perspektiv 126 Bengt Sigvald

127 Genomföra revisionen Öppningsmöte Lugna den reviderade Presentera närvarande Bekräfta vad som ska revideras och vilken information som används Förklara att resultatet blir i form av förbättringsförlag som vi tillsammans är överens om Fråga om det finns något område som den reviderade vill ha hjälp med eller något som kan förbättras 127 Bengt Sigvald

128 Genomföra revisionen Granska information Fråga (helst öppna frågor) Följ spår, gör stickprov Ha initiativ, tappa inte spåret Var positiv, hög etik, håll tider Var tydlig, lyssna, observera För anteckningar, påtala iakttagelser/brister Kom överens 128 Bengt Sigvald

129 Genomföra revisionen Det jag har sett som bra vid revisioner är att utgå från vad som görs och koppla svaren till den standard som man reviderar emot istället för att se om dokumentationen följer standardens krav. Detta kan vara svårare eftersom man måste ha hela standarden i "huvudet". "Ett exempel" 1. Revisorn plockar upp en frakthandling/fraktkort och ber "godsmottagaren" beskriva hur han gör. Revisorn följer upp olika spår, i form av bevis/handling/bekräftelse från chef etc. som kan komma upp som t.ex.: samverkan med inköp. 2. Vilka inköpshandlingar finns? Följer dessa fastställda attestregler. Beloppsgränser/ansvar/befogenheter. 3. omfattningen av mottagningskontrollen och hur det påverkas av leverantörens kvalitetssystem 4. var ligger godset och vad händer sen...vad betyder olika "märkningar". ADRgods? hur systemet fungerar som förhindrar att ej godkända råvaror kommer till användning 6. vilka utbildningskrav som finns för befattningen (truckförarbevis m.fl.) Finns skyltar om laddningsstation + ögondusch vid batteriladdningen (vid eltruckar)-arbetsmiljölagen (Krav från omvärld i form av regelverk är input till PRO-002 Leda verksamheten) 7. analysera gränssnitt med ansvar/överlämningar/kommunikation och spårbarhet/produktidentifikation. Vilken information som den reviderade har av sin roll (ingår i egen tillverkning med materialmottagning och lagerhållning) 8. identifiera goda exempel och möjligheter till förbättring (Vad tycker den reviderade? Vad har han tänkt på vad som kan förbättras.) 9. har någon avvikelse/förbättring upptäckts senaste halvåret. Hur har den hanterats? 10. Information från chef i olika frågor (PU-samtal?, arbetsbeskrivning?) m.fl. spår 129 Bengt Sigvald

130 Genomföra revisionen Skriv avvikelser Exakta, basera sig på fakta ( dok. kunde inte visas ) Referenser till information/funktion Var fann man det? Försök hitta korrigerande åtgärder tillsammans med den reviderade. Gör det uppenbart 130 Bengt Sigvald

131 Exempel på internrevision Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

132 Revisionsutveckling olika steg i företagets mognadsgrad intressentkrav, lagefterlevnad, policyn och kvalitets- och miljökritiska faktorer uppfyllande av standardkrav, egna krav och tillämpningen av karta gentemot verklighet. nyckeltal, medarbetares betydelse för systemeffektivitet, resursfördelning, dynamiska effekter och benchmarking uppnådda resultat, processers effektivitet, risker, motivation och konkurrenskraft. framgångsfaktorer, eliminering av spill, dubbelarbete samt goda exempel Sammanfattning Kvalitet och miljö HT

133 Sammanfattning Förutsättningar Ett revisionsprogram utarbetas för en lämplig tidsperiod och som underlag för detta program finns ledningssystemets innehåll, inträffade miljöhändelser, riskanalyser, tidigare revisioner etc. Högsta ledningen bör ge förutsättningar med specificering av vad de anser sig vilja ha kännedom om och även komma med specifika uppdrag eller inriktningar. En förutsättning är också att det finns eller utbildas kompetenta revisorer. Ansvar/befogenheter Högsta ledningen har en viktig roll som kravställare på och ledare för revisionerna eftersom rapporter skall gå till ledningen. Ett viktigt ansvar är produktion av revisionsprogrammet och att vara samordnare av revisionerna. Detta kan vara en uppgift för Ledningens representant eller miljöchef/samordnare. Revisorns ansvar och roll bör vara väl preciserad. Krav Revisioner skall genomföras enligt en plan (ett program) som visar när revisioner är inplanerade i tid och revisionerna skall ske med hänsyn taget till olika faktorer av betydelse. Revisionerna skall avse överensstämmelse med innehållet i ledningssystemet, standardens krav, införande och aktualisering i organisationen. Rapporter skall gå till ledningen. En revisionsrutin skall finnas bl a för att visa ansvar för att förbereda, genomföra och rapportera och visa hur revisionerna bör genomföras. Revisorer skall vara oberoende av den verksamhet som revideras. Intressentönskemål Omgivningen förutsätter att det genomförs interna revisioner som ett led i utvärdering och förbättring. Alla intressenter kan ha intresse av detta, inte minst myndighet och kunder. 133 Bengt Sigvald