Yttrande med anledning av inspektion från Arbetsmiljöverket vid Skinnarvikens servicehus. AIST 2004/25 782

Transkript

1 M A R I A - G A M L A S T A N S S T A D S D E L S F Ö R V A L T N I N G TJÄNSTEUTLÅTANDE SDN DNR 205/ Handläggare: Kicki Elofsson Till Stadsdelsnämnden Yttrande med anledning av inspektion från Arbetsmiljöverket vid Skinnarvikens servicehus. AIST 2004/ Förslag till beslut 1. Som svar på inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket överlämnar och åberopar stadsdelsnämnden förvaltningens tjänsteutlåtande BrittMarie Kyndel Stadsdelsdirektör Gunilla Robertsson Chef utföraravdelningen Sammanfattning Arbetsmiljöverket i Stockholm har genomfört en inspektion vid Skinnarvikens servicehus som föranleddes av en anmälan enligt arbetsmiljöförordningen. Vid inspektionen konstaterade Arbetsmiljöverket bland annat att verksamhetens arbetsmiljödokument inte är anpassade utifrån lokala förhållanden. Utifrån arbetsmiljöverkets krav har Skinnarvikens servicehus vidtagit åtgärder i syfte att följa gällande arbetsmiljöbestämmelser.

2 2 Ärendets beredning Ärendet har beretts i stadsdelsdirektörens stab i samarbete med enhetschefen vid Skinnarvikens servicehus. Samverkan har skett med enhetens skyddsombud. Bakgrund I februari utbröt en brand i garaget vid Skinnarvikens servicehus. Under pingsten var en hyresgäst i servicehuset orolig varför en rad extraordinära åtgärder vidtogs. Arbetsgivaren anmälde händelserna omgående till Arbetsmiljöverket enligt 2 arbetsmiljöförordningen. Mot bakgrund av förvaltningens anmälningar har Arbetsmiljöverket genomfört en inspektion vid Skinnarvikens servicehus. Arbetsmiljöverket konstaterar i sitt inspektionsmeddelande att de arbetsmiljödokument som finns att tillgå på enheten är av förvaltningsövergripande art, det vill säga enheten saknar dokument anpassade till lokala förutsättningar. Arbetsmiljöverkets bedömning är att enheten behöver vidta följande åtgärder för att undanröja brister i arbetsmiljön. rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet arbetsmiljökunskaper första hjälpen och krisstöd arbetsanpassningar och rehabilitering stöd och ledning kvällar/nätter helger tillbud och arbetsskada riskbedömning åtgärder och bedömning Förvaltningens synpunkter och enhetens åtgärder Skinnarvikens servicehus övergick till kommunal regi efter att ha drivits på entreprenad under ett antal år. Vid årsskiftet 2003/2004 föreslog stadsdelsnämnden till kommunstyrelsen att bland annat Skinnarvikens servicehus skulle omvandlas till seniorboende med hyresrätt tog kommunstyrelsen beslut om att omvandla servicehuset kommer omvandlingen från servicehus till seniorbostäder vid Skinnarviken vara genomförd. Av arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) tydliggörs arbetsgivarnas ansvar för att systematiserat planera, leda och genomföra verksamheten på ett sådant sätt att risker för ohälsa och olycksfall undviks. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär bland annat att chefer och arbetsledare ska ha tillräckliga kunskaper för att identifiera och förebygga de risker som finns i arbetet och ge arbetstagarna det stöd som behövs för en god arbetsmiljö. En riskbedömning av arbetsförhållanden ska genomföras och där allvarliga risker föreligger ska skriftliga instruktioner finnas. De brister som inte kan åtgärdas omgående ska en handlingsplan upprättas. Av handlingsplanen ska det fram när åtgärderna är vidtagna och vem som ansvarar för åtgärden. Hur enhetens arbetsmiljöförhållanden på sikt ska utformas bör redogöras i form av en arbetsmiljöpolicy. Av en uppgiftsfördelning framgår det vem som har ansvar för att utföra arbetsmiljöarbetet. Detta ansvar åligger vanligtvis enhetschefen.

3 3 1) Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet - riskbedömning Arbetsmiljöverket påpekar i sitt inspektionsmeddelande att Skinnarvikens servicehus saknar skriftliga rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av rutinen ska de framgå vad som ska åtgärdas, när och vem som har till uppgift att bristen åtgärdas. Enligt förvaltningens bedömning har enheten påbörjat sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Enhetschefen har erhållit en utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete via stadens kompetensfond. Den första skyddsronden kommer att genomföras under oktober i år. I den psykosociala skyddsronden ingår en enkät och där resultaten från enkäten kommer att ligga till grund för diskussion på arbetsplatsträffarna. Detta arbete kan ses som ett led i enhetens arbete att undersöka riskerna i arbetsmiljön. Underlaget från riskanalysen används därefter för att dokumentera vad som ska åtgärdas, när åtgärden ska göras och vem som har till uppgift att åtgärden genomförs. Arbetsmiljöverkets blankett för "Systematiskt arbetsmiljöarbete Riskbedömning och handlingsplan" används vid dokumentationen. Som ett exempel i enhetens tidigare riskbedömningar är att enheten använder sin arbetsterapeut respektive sjukgymnast som konsulter i arbetsmiljöarbetet. En inventering av utbildningsbehovet hos medarbetarna har genomförts. Detta har lett till att alla har genomgått utbildning i förflyttningsteknik. I och med att nya medarbetare tillkommer i verksamheten genomförs utbildningar fortlöpande. 2) Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet - handlingsplaner Av arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande framgår att enheten utifrån resultaten från arbetsplatsträffar, skyddsronder och psykosociala kartläggningar ska ta fram skriftliga handlingsplaner. Enligt förvaltningens bedömning kommer enheten utifrån resultaten från skyddsronden analysera de brister som finns i arbetsmiljön på arbetsplatsträffarna. Dessa kommer att dokumenteras på arbetsmiljöverkets "Blankett för riskbedömning och handlingsplan", se bilaga. Dokumentationen kommer att finnas tillgänglig för samtlig personal. Uppföljning kommer att ske löpande på arbetsplatsträffarna. 3) Arbetsmiljökunskaper Av inspektionsmeddelande framgår att enhetschefen och de medarbetare som kommer att få arbetsmiljöuppgifter måste inhämta kunskaper som rör lagar, förordningar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet. Som tidigare nämnts har enhetschefen genomgått utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete, anordnad av stadens kompetensfond. Efter genomgången utbildning examineras enhetschefen erhåller en certifiering. I och med att Skinnarvikens servicehus kommer att omvandlas till seniorboende med hyresrätter från och med är det bara enhetschefen som kommer att ha ansvar för enhetens arbetsmiljöuppgifter. Uppgifterna som kan ankomma på avdelningschef eller stadsdelsdirektör kommer medarbetarna erhålla information om vid arbetsplatsträffarna. Enhetschefen har arbetsmiljöfrågor som en stående punkt på arbetsplatsträffen. Däribland följs de risker som finns i arbetsmiljön och rapportering av åtgärdernas genomförande. Detta i syfte att hålla arbetsmiljökunskaperna aktuella på arbetsplatsen.

4 4 4) Första hjälpen och krisstöd Av arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande framgår att enheten måste upprätta skriftliga rutiner för första hjälpen och krisstöd för verksamheten på Skinnarviken. I förvaltningens handböcker finns "Stöd för att hantera kriser". I detta kompendium har förvaltningen samlat information som ska vara en hjälp hur respektive enhet avser att hantera kriser. En väl fungerande plan för hantering av kriser har stor betydelse i en krissituation. Vid Skinnarvikens servicehus pågår ett arbete att upprätta en lokal planering för hur enheten ska hantera kriser. Syftet är att medarbetarna och enhetschefen ska uppleva en viss trygghet i att veta hur de ska handla när något utöver det vardagliga inträffar. Medarbetarna och enhetschefen har relativt nya erfarenheter, bland annat från branden i februari i år. Dessa erfarenheter ligger bland annat till grund för de rutiner för hur enhetens lokala rutiner kommer att utformas. 5) Arbetsanpassningar och rehabilitering Av arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande framgår att enheten ska ta fram en policy och rutiner för rehabilitering och arbetsanpassningar samt att dessa blir kända för medarbetarna. I förvaltningens personalhandbok framgår att inriktningen av rehabiliteringsarbetet alltid bör vara att medarbetaren skall kunna fortsätta sitt arbete på den ordinarie arbetsplatsen. Det är enhetschefen som har ansvaret för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen och som vidtar de åtgärder som kan genomföras för att underlätta återgång i arbete inom eller i anslutning till den egna arbetsplatsen. Vid upprepad korttidssjukfrånvaro görs en rehabiliteringsutredning. Av Skinnarvikens rehabiliteringspolicy framgår att rehabiliteringsutredning sker efter fyra veckors sammanhängande sjukfrånvaro eller korrtidssjukfrånvaro mer än sex gånger under ett år. Den enskilde kan när som helst påkalla en rehabiliteringsutredning. Utredningen som upprättas tillsammans med medarbetaren överlämnas till försäkringskassan. Av utredningen framgår vilka åtgärder som ska vidtas och när dessa ska genomföras. Arbetsplatsträffarna är det forum som främst används för att göra rutinerna kända på arbetsplatsen. Det sker genom att enhetschefen går igenom de rutiner som finns i enhetens verksamhets respektive arbetsmiljöpärm. 6) Stöd och ledning kvällar/nätter helger Av inspektionsmeddelandet framgår att enheten ska vidta åtgärder så att medarbetarna får tillgång till stöd och ledning i arbetet under hela sin arbetstid. Verksamheten vid Skinnarvikens servicehus omfattas både av hälso- och sjukvårdslagen och biståndsbedömda insatser enligt Socialtjänstlagen. När det gäller händelser som rör hälso- och sjukvårdens område, t ex personer med demens som blir oroliga och utåtagerande, eller när en person drabbas av plötslig förändring av hälsotillståndet finns rutiner om att tillkalla ansvarig sjuksköterska. Sjuksköterskan, som finns tillgänglig dygnet runt, bedömer vilka vidare åtgärder som ska vidtas. Händelser som rör den sociala omvårdnaden finns rutiner vart medarbetarna ska vända sig för en eventuell ändring av de biståndsbedömda insatserna. I normala fall vänder sig den enskilde eller legal företrädare till biståndshandläggaren på förvaltningen. Vid akuta tillfällen, kvällar, nätter och helger, vänder sig medarbetarna eller den enskilde till trygghetsjouren för en tillfällig

5 5 biståndsbedömning som gäller till dess förvaltningens biståndshandläggare fortsätter handläggningen nästföljande vardag. Vid personalbrist finns rutiner för hur enheten ska agera om undersköterskan är frånvarande. I sådana situationer tillkallas sjuksköterskan som övertar undersköterskans hälso- och sjukvårdande arbetsuppgifter på enheten till dess vikarie anskaffats. Detta gäller oavsett vilken tid frånvaron sker på dygnet. När personalbrist uppstår i vårdbiträdesgruppen har enheten skriftliga rutiner för hur de biståndsbedömda insatserna ska hanteras för respektive individ. Dessa rutiner finns tillgängliga i enhetens verksamhetspärm om hur arbetet ska fördelas. Om och när en för medarbetarna ohanterlig situation uppstår på servicehuset måste kontakt tas med enhetschefen eller avdelningschefen. Detta gäller i nuvarande organisation i och med att verksamheten räknas som ett särskilt boende. Är händelsen av större art, t ex brand kan nämndens plan vid extraordinära händelser aktiveras. I den del av verksamheten där medarbetarna ingår i en ordinär hemtjänstorganisation finns arbetsledning tillgänglig via trygghetsjouren. När den enskilde eller medarbetaren ringer till Trygghetsjouren får man hjälp av en jourhandläggare som är högskoleutbildade inom vård och omsorg och som har erfarenhet av att arbeta med bistånd. Jourhandläggarna beslutar om bistånd enligt socialtjänstlagen, när ett akut hjälpbehov uppstår. Jourpatrullen ger akut hjälp och omvårdnadsinsatser efter beslut av jourhandläggaren på trygghetsjouren. I jourpatrullen arbetar undersköterskor med erfarenhet av arbete inom äldre- och handikappomsorgen. När servicehuset upphör kommer enhetens medarbetare ingå i hemtjänstorganisation där trygghetsjouren och jourpatrullen kan bli ett naturligt inslag i verksamheten. På så vis kan medarbetarna få tillgång till stöd för att prioritera arbetet vid personalbrist under kvällar, nätter och helger. 7) Tillbud och arbetsskador Av arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelandet framgår att samtliga tillbud och arbetsskador som inträffar ska anmälas, dokumenteras och utredas. En sammanställning av det inträffade ska årligen upprättas. Därutöver ska enheten upprätta rutiner för anmälan av tillbud och arbetsskador samt göra dessa rutiner kända hos medarbetarna. I Maria Gamla stans stadsdelsförvaltning ska alla skador och incidenter rapporteras snarast möjligt via skade- och incidentrapporteringssystemet Prevnet. Enhetschefen går in på det interna internetverktyget S:t Eriks försäkring via intranätet. Genom att enhetscheferna rapporterar tillbud och skador i detta verktyg kan förvaltningens personalavdelning upprätta en årlig sammanställning. Av sammanställningen kategoriseras skadorna och tillbuden och på respektive verksamhetsområde. Informationen kan brytas ner på respektive enhet. En gång i halvåret redovisas en sammanställning av anmälda tillbud och arbetsskador till arbetsmiljökommittén. Att rutinen efterlevs med att rapportera i internetverktyget behöver förvaltningen följa upp. Rutinerna för anmälan av tillbud och arbetsskador på Skinnarvikens serivcehus tas upp på arbetsplatsträffarna. När arbetsskador har skett fyller medarbetaren tillsammans med enhetschefen i en skriftlig anmälan. Därefter ansvarar enhetschefen för att anmäla skadan till försäkringskassan. Enhetschefen vid Skinnarvikens servicehus kommer att börja rapportera tillbud och arbetsskador via internetverktyget.

6 6 På arbetsplatsträffarna tas tillbud och arbetsskador upp för att till exempel diskutera ändrade arbetsmetoder, hur liknande händelser ska undvikas. Efter att Maria- Gamla stans stadsdelsförvaltning övertog driften av servicehuset har fokus varit på den dåliga luften i personallokalen. En rad åtgärder har vidtagits, bland annat ombyggnad av ventilationen. Miljömedicin vid KI och stadsdelsförvaltningen personalvård utreder för närvarande luftproblemen. Riskbedömning åtgärder och uppföljning Av arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelandet framgår att en riskbedömning ska göras av de anställdas kommande arbetssituation utifrån fysiska, psykiska, organisatoriska och akuta situationer. Detta mot bakgrund av den planerade förändringen från servicehus till seniorlägenheter med hyresrätt vid Skinnarviken. Utifrån resultaten ska åtgärder vidtas och en handlingsplan ska upprättas för de åtgärder som inte kan vidtas omedelbart. I de fall lägenheternas hygienutrymme inte uppfyller de krav som ställs på den fysiska arbetsmiljön kommer toalettstol användas som hjälpmedel och förflyttningarna ske vid sängen. Detta med anledning av Arbetsmiljöverkets synpunkter på medarbetarnas ogynnsamma arbetsställningar. Enheten kommer i samband med skyddsronden göra en riskanalys där troliga händelser utmynnar olika handlingsplaner. Det kan handla om brand, strömavbrott, hot och våld från vårdtagare eller anhöriga. Utöver skyddsronden har enheten redan tidigare haft stöd av närpolisen i riskanalysarbetet. Detta kommer också ligga till grund för upprättandet av handlingsplaner. Närpolisen har även medverkat vid en av enhetens arbetsplatsträffar. I samband med omvandlingen till seniorbostäder med hyresrätt har förvaltningen informerat de boende muntligt och skriftligt om den förestående förändringen. För en del hyresgäster kan förändringen innebära att den enskilde väljer att flytta från Skinnarviken till ett annat servicehus eller äldreboende. De som väljer att bo kvar på Skinnarviken har genom kundvalsmodellen alltid en möjlighet att välja mellan privat eller kommunal utförare av hemtjänsten. Väljer flertalet kommunal hemtjänst kan enheten planera för fortsatt verksamhet inom seniorboendet. Förvaltningens biståndshandläggare genomför personliga besök hos samtliga boende på servicehuset. Syftet är att ta reda på vad de boende har för önskemål om det framtida boendet och hur hemtjänsten ska utföras. Denna inventering beräknas bli klar till årsskiftet. Utifrån dessa resultat kan enheten på Skinnarviken vidta åtgärder och upprätta en handlingsplan. Får den kommunala hemtjänsten fortsatt förtroende att utföra hemtjänstinsatserna till de boende i seniorlägenheterna kan medarbetarna påräkna att finnas kvar på Skinnarviken med tillgång till en personallokal Bilaga: Besked om resultat av inspektion vid Skinnarvikens servicehus