Protokoll (7:2016)

Transkript

1 Dokumenttyp Protokoll möte FJL-Styrgrupp Status Godkänt Identitet BoV: 3520/2015 Version 1.0 Sid 1 (8) Versionsdatum Protokoll (7:2016) Närvarande per telefon Styrgrupp Anette Löfgren (AL), enhetschef plan och byggenheten, Boverket, ordförande, beställare av Boverkets del Jenni Wehrmann (JW), enhetschef bygglov, Helsingborgs stad Mats Löfgren (ML), IT-chef, Höganäs kommun Rolf Carlsson, samhällsbyggnadschef, Höörs kommun Abdellah Abarkan, professor, prefekt, BTH Ulrika Artursson Wissa, programansvarig, Högskolan Dalarna (kunde inte koppla upp till mötet som Anders bjöd in till) Mats Porsklev (MP), förbundschef, Sydarkivera Anders Sjelvgren, SP Adjungerad Ann-Sofie Eriksson, sektionschef, Avdelningen tillväxt och samhällsbyggnad, SKL Malin Klintborg (MK), enhetschef för Verksamhetssamordning på division Geodata, Lantmäteriet Daniel Antonsson (DA), för samhällsbyggnad, transport och miljö på avd. digitalisering, SKL, ersätter Ann-Sofie Maria Rydqvist (MR), projektkoordinator, föredragande 1. Mötets öppnande Anette Löfgren öppnar mötet och hälsar alla välkomna till mötet. Mötet inleddes med en kort presentationsrunda kring bordet. 2. Val av protokolljusterare Jenni Wehrmann, valdes till att vara justerare av mötesprotokollet. 3. Godkännande av dagordning 1. Ordförande hälsar alla välkomna (Anette Löfgren) 2. Val av justerare - Förslag Anders Sjelvgren, SP 3. Godkännande av dagordning 4. Synpunkter på föregående protokoll 5. Informationspunkter 1. Vi fick pengarna 2. Hänt sedan sist! 3. På gång 4. Kick-off januari

2 Protokoll (7:2016) 2 5. SKL:s dela digitalt 6. Nästa möte 6. Beslutspunkter? 7. Övriga frågor Kommentar Mats Porsklev vill diskutera riskanalysen för planering av dagen. Maria la till en punkt om information om sharepoint. Med dessa ändringar godkändes dagordningen. 4. Synpunkter på föregående protokoll Inga synpunker fanns på föregående protokoll. 5. Informationspunkter i. Vi fick pengarna! Vi ska lämna in en startrapport senast På grund av yttre omständigheter måste Maria lämna in den senast fredag 25 november. Till rapporten ska samtliga undertecknade blanketter "Projektparts godkännande bifogas. Annars blir det inget bidrag 17 stycken har kommit in så här lång (161117). Saknas gör: 1 Helsingborg kommun Blekinge Tekniska Högskola, BTH CGI Sverige AB Vallentuna kommun Högskolan Dalarna Ystad kommun MittBygge AB Tieto Sweden AB Vid förra styrgruppsmötet tog styrgruppen upp småhusföretag. Koordinatorn skulle informera om FJL efter besked om bidrag. På grund av osäkerhet kring startrapport avvaktar Maria med att kontakta företagen tills efter det att startrapporten är inlämnad. Av samma orsak avvaktar styrgruppen med beslut kring frågan om fler kommuner ska kontaktas. Styrgruppen tar upp frågan till diskussion den 7 december. BESLUT: Styrgruppen beslutar att projektet avvaktar med att kontakta småhusföretag tills efter det att startrapport är inlämnad. Styrgruppen beslutar att ta upp frågan om ytterligare kommuner ska kontaktas vid decembermötet. Vakanser i projektet Flera vakanser finns i projektet 1 Efter mötet kom dokumenten från Helsingsborgs kommun samt Mittbygge och besked kom om att Ystad var på väg att skicka in samt att BTH mejlar sitt på onsdag.

3 Protokoll (7:2016) 3 Boverket: o bygglovhandläggare 20% o översiktsplan 20% o utvecklingskompetens 21% o Projektassisten 50% o Informatör 21% o (ekonom 10%) Helsingborg: o bygglov 35% o Sala o Bygglov (slutat) 25% Vallentuna: o bygglov 11% o planhandläggare 11% Ystad: o Nämndsekreterare 6% Högskolan Dalarna o Stöd vid utveckling av e-tjänster 12% Fördelning av vakanser i arbetspaket AP idé: o Boverket: bygglovhandläggare 4,8% o Boverket: översiktsplan 4,8% o Helsingborg: bygglov 9,7% o Vallentuna: bygglov 2,4% AP ÄHS bygglov o Boverket: bygglov 9,7% o Helsingborg: bygglov 14,5% o Vallentuna: bygglov 2,4% AP ÄHS byggfas o Helsingborg: bygglov 4,8% AP arkiv o Helsingborg: bygglov 4,8% o Ystad: nämnds sekreterare 4,8% AP karta o Boverket: översiktsplan 9,7% o Vallentuna: planhandläggare 9,7% AP digitala tjänster o Boverket: bygglov 4,8% o Boverket: översiktsplan 4,8% o Boverket: utvecklingskompetens 24,2% o Vallentuna: bygglov 4,8% o Högskolan Dalarna: stöd vid utveckling av e-tjänster12%

4 Protokoll (7:2016) 4 Kommentar från styrgruppen Jenni informerar om att Helsingborg är på väg att bemanna den vakans de har och att det ser ut att bli jämställdfördelning för Helsingborgs kommuns del. Anette informerar om att två personer lyfts in i projektet varför vakansen för översiktsplan är täckt. Boverket har för avsikt att se över bemanning nästa vecka. Anders tog upp behovet av att styrgruppen har ett system för att bevaka vakanser så gruppen kan ta tag i frågan vid behov och i god tid. Jenni menar att styrgruppen bör veta inför riskanalysen hur organisationer med vakanser ser på bemanningen. Styrgruppen beslutar att ordföranden kontaktar ansvarig chef för information då det är en formell fråga. BESLUT: Styrgruppen beslutar att ordföranden kontaktar ansvarig chef för de organisationer där det finns vakanser för besked om hur de ser på rekrytering och tidplan, hur de ser på jämställdhetsaspekten för organisation samt projekt som helhet. Besked ska lämnas till ordföranden senast 5 december. ii. Hänt sen sist Maria informerar kort men ingen information förs till protokollet. ii. På gång : programkonferens Vinnova kommentar från styrgruppen Styrgruppen menar att det främst är AP-ansvariga som bör åka på Vinnovakonferenser. Koordinatorn bör ställa frågan om vilka som har möjlighet och lust att åka. Finns möjlighet så bör alla sex åka med koordinatorn. Annars bör de som har störst behov åka. Komplettering till punkten På gång Mats Porsklev informerar om att han medverkar vid ett toppledarforum under digigov 2. Mats är inbjuden av SKL att medverka. Han kommer att informera om FJL om tillfälle ges. Malin informerar om att även hon deltar vid toppledarforumet. iv. Kick-off januari Det finns två alternativ för kick-off: Att den hålls för en mindre krets

5 Protokoll (7:2016) 5 Att samtliga aktiva i projektet bjuds in (drygt 100 personer) Kommentar från styrgruppen Styrgruppen stöder den idé till upplägg som finns. Styrgruppen menar att en kick-off främst bör vara till för de som ska vara arbetande i projektet och att samtliga engagerade i AP ska bjudas in. Det är en rättvise- och jämställdhetsfråga: alla ska ha samma möjlighet och tillgång till information, samtliga ska få samma ingångsvärden. Om det är många som ska närvara kan det bäst lösas genom anmälningsavgift som täcker lokal, fika/lunch etc. så betalar var deltagare för sin medverkan. Styrgruppen menar att det är bra att förlägga kick-offen i Skåne, nära flygplats. Helsingborg föreslås och Jenni erbjuder kommunens tjänster så till vida att de letar lokal och står för administration kring anmälningsavgift. Styrgruppen betonar vikten att stora möten fördelas på de medverkande parterna så inte en part får ansvar att administrera flera. Anders menar att det vore bra om kompetens kring innovationsledning fanns vid kick-offen. SP har fått Vinnovamedel för ett projekt kring innovationsledning. Det passar därför bra att SP ser om de kan täcka in kompetens kring hur man gör för att skapa bra innovationsmiljöer till kick-offen. Malin tar upp Lantmäteriets blivande innovationslabb och att de kan bidra med kompetens kring detta. BESLUT: Styrgruppen beslutar att det blir kick-off den januari i Helsingborg till vilken samtliga aktiva i AP ska bjudas in och att den ska bygga på de punkter som AP-ansvariga tillsammans med koordinatorn tagit fram. v. SKL:s dela digitalt SKL:s Dela digitalt sjösattes den 14 november. Vi kan när, och om, vi vill söka efter ex. viss kompetens. Just nu använder FJL den som temperaturmätare kommuner kan anmäla intresse. vi. Nästa möte Maria påminner samtliga i styrgruppen att svara på inbjudningarna till möte under Beslutspunkter - förslag på punkter at ta upp: Inga beslutspunkter fanns på dagordningen.

6 Protokoll (7:2016) 6 7. Övriga frågor Riskanalys 7 december Riskanalysen är delad i två delar: förmiddagen ägnas åt risker för och i projektet och dess leveranser: vakanser, att driva stort projekt eftermiddagen ägnas åt risker kring och med informationssäkerhet Kommentar från styrgruppen Mats Porsklev informerar om vikten av att styrgruppen skiljer på riskanalys och gapanalys. Riskanalysen innebär att alla risker lyfts upp. Därefter ska en gapanalys göras för att få fram en plan för hur riskerna ska hanteras. Men den görs efter själva riskanalysen, inte under. Mats Porsklev informerar om att ledaren för riskanalysen behöver underlag. Koordinatorn har bett samtliga AP-ansvariga att till fredag 25 november lämna in uppgifter om risker för respektive AP vad gäller arbetet och leveranser och om möjligt kring informationssäkerhet. De risker styrgruppen sett än så länge är i korthet: vakanser jämställdhetssynpunkt innovationsmiljö och -ledare allt omfattande hur man driver projekt informationssäkerhet organisation avtal bred roll för grupperna geografiskt spritt projekt Avtal Styrgruppen kommer kort in på frågan om projektavtal. Mats Löfgren informerar kort om den grupp som tittat på utkastet till avtal. De har sammanställt synpunkter kring avtalet som skickas till koordinatorn. Gruppen saknar kompetens kring avtalsjuridik. BESLUT: Styrgruppen ger projektkoordinatorn i uppdrag att skicka ut en förfrågan till samtliga organisationer om de har avtalsjurist i sin organisation och om denne kan bistå med projektavtalet. Sharepoint Sharepoint kommer att användas för styrgrupp. Mappen styrgrupp är låst för alla utom styrgruppsmedlemmar och koordinator.

7 Protokoll (7:2016) 7 Beslut fattade under mötet Nedan listas de beslut som fattades under mötet efter dagordningen och protokollet ovan. Informationspunkt 1 småhusföretag och kommuner Styrgruppen beslutar att projektet avvaktar med att kontakta småhusföretag tills efter det att startrapport är inlämnad. Styrgruppen beslutar att ta upp frågan om ytterligare kommuner ska kontaktas vid decembermötet. Informationspunkt 1 - vakanser Styrgruppen beslutar att ordföranden kontaktar ansvarig chef för de organisationer där det finns vakanser för besked om hur de ser på rekrytering och tidplan, hur de ser på jämställdhetsaspekten för organisation samt projekt som helhet. Besked ska lämnas till ordföranden senast 5 december. Övriga frågor Avtal Styrgruppen ger projektkoordinatorn i uppdrag att skicka ut en förfrågan till samtliga organisationer om de har avtalsjurist i sin organisation och om denne kan bistå med projektavtalet. Mötet avslutas Anette tackar för visat intresse och önskar alla en trevlig helg! Mötet avslutas klockan 11: Vid protokollet /Maria Rydqvist Justeras den 22 november 2016 via e-post / Jenni Wehrmann, Helsingborgs kommun

8 Information efter mötet 8 Information efter mötet DigiGov information från webbsidan: DigiGov arrangeras av SKL i samarbete med Regeringen och är en mötesplats för samtalet om samhällets utveckling utifrån digitalisering. Arbetet med digitalisering behöver vara brett och involvera flera olika aktörer. För att öka takten och bli mer effektiva i de satsningar som görs, behövs gemensamma insatser med tydliga prioriteringar. Därför samlas nu de högsta beslutsfattarna i offentlig sektor, näringsliv och akademi för att under två dagar tillsammans föra en strategisk diskussion kring vart det offentliga Sverige är på väg och vad som behöver göras framåt. Programmet är uppbyggt kring våra viktigaste samhällsutmaningar och hur vi kan möta dessa genom innovation, samverkan och digitalisering. Under respektive utmaning ligger förändring i fokus och lyfter fram inspirerande fallstudier och exempel från de som kommit längst i Sverige såväl som i internationella sammanhang. Mötet kommer att innehålla regeringens öppna råd för digitaliseringen av det offentliga Sverige. Processen under mötet kommer att resultera i nya samarbetsinitiativ mellan samhällets aktörer och även samla in konkreta förslag till rådet för digitalisering av det offentliga Sverige och regeringen. Varför Digitaliseringen är en av vår tids viktigaste samhällsförändrande krafter. Politiska prioriteringar, näringslivets investeringar och civilsamhällets engagemang har gjort att Sverige idag har en digital infrastruktur och en digital kompetens som få andra länder kan matcha. Vi ser dock att andra länder har kommit längre när det gäller hur myndigheter, kommuner och landsting utnyttjar de möjligheter som digitaliseringen för med sig. Tillsammans ska vi nu jobba smartare för att skapa en samverkande och innovativ förvaltning. Vi måste bli bättre på att utnyttja de resurser vi redan har och samarbeta med både näringsliv, akademi och civilsamhälle. Hur DigiGov är ett forum där dialog och det personliga mötet ligger i fokus. Du kommer att ges möjlighet att reflektera kring dina egna utmaningar och möjligheter tillsammans med aktörer som kan vara en del i din lösning.