Malmö Stad Ekonomiskt

Transkript

1 Malmö Stad Ekonomiskt Sid 1

2 Symboler ANVÄNDA SYMBOLER ART flödesschemat (Application Review Technique) illustrerar transaktionsflödet i rutinområdet i grafisk form med referens till nyckelkontroller i processen och identifiering av brister samt våra rekommendationer i anslutning härtill. Varje rutinområde består av flera rutinfunktioner. De symboler som används i flödesschemat är följande: 1 Utförda kontroller Transaktionsflöde 1 Identifierade brister 1 Rekommendationer Utbetalning Rutinfunktion Sid 2

3 Riktlinjer & rutinbeskrivningar Systemmässig begränsning gällande utbetalningar Ansökan Ny klient Kontroll av ansökningshandlingar Handläggning & beslutsprocess Utbetalning Dokumentation & arkivering Begränsning i beslutsprocessen Sid 3

4 Översikt över rutinfunktioner Ansökan ny klient När en klient anser sig ha rätt till ekonomiskt kontaktar denne mottagningsenheten. Detta måste göras vid varje tillfälle klienten ansöker om bidrag, även vid återkommande behov. Hanteringen av nybesök skiljer sig något mellan stadsdelarna avseende vem som handhar och beslutar om dem. I några stadsdelar är det vissa personer som bara har hand om nybesök medan det i några stadsdelar är möjligt för alla socialsekreterare att besluta i ärendet om en ny klient. Samtliga stadsdelar begär in samma typer av handlingar. Klienten kan både vara en individ och ett hushåll. För varje hushåll finns en aktledare definierad. Kontroll av ansökningshandlingar Kontrollen av ansökningshandlingarna sker genom olika avstämningar. Vad gäller angiven inkomst görs kontroller emot uppgifter från Försäkringskassan och Skatteverket (den senare på årsbasis i samband med deklaration). Kontroll mot bilregistret görs alltid (bilägare får som huvudregel inte ekonomiskt ). I vissa stadsdelar görs kontroll av klienten mot KIR (Kommuninvånareregister). Klienterna måste först ge sitt medgivande till att stadsdelen hämtar in uppgifter om dem. Att kontrollerna skett dokumenteras i personakten. Dock är det enligt stadsdelarna i princip omöjligt att fånga upp omfattningen av oredovisad förmögenhet då det enligt sekretessbestämmelser inte är tillåtet att självständigt begära in uppgifter från exempelvis banker och kreditinstitut. Mycket grundar sig på att klienten lämnar korrekta uppgifter. Av klienten själv inlämnade underlag kontrolleras alltid. Handläggning & beslutsprocess Ärendena handläggs enligt respektive stadsdels delegationsordning, enligt Malmö Stads riktlinjer samt enligt riksnormen. I tre stadsdelar (Södra Innerstaden, Husie och Limhamn-Bunkeflo) har även utarbetats egna rutinbeskrivningar för att på enkelt sätt förklara de olika delarna i processen från ansökan till utbetalning. Utredning och beslut sker oftast av socialsekreterare men i vissa stadsdelar har ekonomihandläggarna full delegation att ta samtliga beslut (dvs. även beslut utöver riksnormen). Det pågår dock ett arbete av utfasning av ekonomihandläggarna (när en ekonomihandläggare slutar så ersätts denne med en socialsekreterare i stället.) Varje vecka diskuteras komplexa ärenden i s k ärendegenomgångar eller metoddiskussioner. Slutsatserna kring genomgången dokumenteras i klientens personakt. Det är sällan/aldrig som ärenden tas upp till socialutskottet. Socialutskotten är mycket olika aktivt vad gäller frågor kring ekonomiskt i de olika stadsdelarna. Sid 4

5 Översikt över rutinfunktioner Utbetalning Utbetalningar av ekonomiskt utförs i två steg. Den person som har tagit beslutet till utbetalningen (handläggaren) upprättar ett utbetalningsförslag i Procapita. Innan betalningen skickas till mottagaren måste dock ytterligare en attest göras i systemet. Denna attest utförs vid den s k avstämningen, vilket är en rent teknisk kontroll för att tillse att rätt BG/PG-nr och OCR-nr använts. När denna attest är gjord i Procapita kan betalningen gå iväg. Det finns dock inte uttryckligen beskrivet i delegations- eller attestordningen vem som slutligen är behörig att godkänna betalningen, och vald befattningsnivå varierar mellan stadsdelarna. Normalt sett utförs dock denna attest av någon typ av administrativ personal, exempelvis av en receptionist eller sekreterare, och inte av någon på överordnad nivå. I samband med denna attest görs således ingen bedömning/kontroll av om själva utbetalningsbeloppet är rimligt eller korrekt. I tillägg till den elektroniska attesteringen skriver beslutstagaren i några stadsdelar (Husie, Oxie och Limhamn-Bunkeflo) även ut ett betalningsunderlag som skriftligen attesteras av dem själva och av den person som gör den s k avstämningen. Kontroll av rimlighet i beslutade och utbetalade belopp av enhetschef eller annan på överordnad nivå görs i förekommande fall först i efterhand, dvs när betalningen redan är utförd. Kontrollen görs då med utgångspunkt i en sammanställning över samtliga av beslutsfattarna systemmässigt attesterade betalningar, varefter enhetschefen (eller någon i liknande position) sedan godkänner hela listan genom att sätta sin signatur. Vilka specifika kontroller som varje enhetschef skall göra i detta sammanhang är oklart, då dessa ej är reglerade i några riktlinjer. Dokumentation & arkivering Varje beslut dokumenteras elektroniskt i det administrativa systemet Procapita. För varje klient finns även en pappersakt (klientmapp) där samtliga handlingar arkiveras inklusive gjorda beräkningar utskrivna från Procapita. Klientmapparna förvaras inne på handläggarnas rum eller i ett arkiv på stadsdelsförvaltningen. Inaktuella klientmappar sparas hos respektive stadsdelsförvaltning i 5 år innan de förstörs. Undantag gäller för de klienter som är födda den 5:e, 15:e eller 25:e. Dessa akter skall användas i forskningssyfte och sparas i ett centralarkiv. De elektroniska akterna finns fortfarande tillgängliga sedan man började med Procapita 1998, någon arkiveringspolicy avseende de elektroniska akterna finns inte. När en klient flyttar från en stadsdelsförvaltning till en annan skickas det inte över några handlingar utan klientens medgivande. Pappersakten blir således kvar i den gamla stadsdelsförvaltningen. I vissa stadsdelar (Oxie, Rosengård, Limhamn-Bunkeflo, Hyllie, Centrum och Södra Innerstaden) görs också efterföljande stickprovsmässig granskning av pappersakterna, i förekommande fall av enhetschefen eller någon i liknande position, för att säkerställa fullständighet. Sid 5

6 Riktlinjer & begränsningar Riktlinjer & rutinbeskrivningar Riktlinjerna som stadsdelarna jobbar efter är följande: 1 Riksnormen för försörjningsstöd fastställd av Socialstyrelsen 2 Riktlinjer för handläggning av ekonomiskt utgiven av Malmö Stad 3 Delegationsordningen fastställd av respektive stadsdel. Delegationen skiljer sig en del mellan stadsdelarna. Det som generellt skiljer sig åt är ekonomihandläggarnas delegation i beslut gällande enligt riksnorm och riktlinjer, då det i en del stadsdelar finns delegation för ekonomihandläggarna avseende avsteg från riksnorm och riktlinjer. I tre stadsdelar (Södra Innerstaden, Husie och Limhamn-Bunkeflo) har man även utarbetat egna rutinbeskrivningar för att på enkelt sätt förklara de olika delarna i processen från ansökan till betalning. Begränsning i beslutsprocessen För att säkerställa att en och samma person inte hanterar hela kedjan från ansökan om till utbetalning har vissa begränsningar införts. Personalen har s k roller i Procapita. De olika rollerna ger personalen behörighet att utföra vissa moment. Rollerna är uppdelade i: 1 Registrera en ny klient i Procapita. 2 Registrera in klientens bankkontonummer. 3 Fatta beslutet. (dvs besluta om klienten skall få ekonomiskt ) 4 Generera utbetalningsförslag. 5 Göra avstämningen. (Innebär att genomföra den ovan nämnda tekniska kontrollen av betalningsfilen och se till att den går iväg till banken för betalning). Generellt brukar det vara så att samma person (ofta någon typ av administrativ personal) har rollerna 1,2 och 5, medan socialsekreterarna och ekonomihandläggarna har rollerna 3, 4 och 5. I varje stadsdel finns en sk Superanvändare i Procapita. En Superanvändare har till uppgift att vara behjälplig vid Procapitaproblem, föra fram synpunkter på systemet samt tilldela roller och lösenord. Superanvändarnas behörigheter regleras av systemförvaltaren centralt på Malmö Stad. Systemmässig begränsning gällande utbetalningar Alla stadsdelar har infört någon form av beloppsbegränsningar i systemet, förutom Södra Innerstaden (S.I. kommer dock inom kort att införa detta). Beloppsgränsen per utbetalning ligger på ungefär 30 tkr medan spärren för totalt utbetalt belopp per månad är mycket olika beroende på storleken på stadsdelen och de totala utbetalningarna av ekonomiskt i stadsdelen. Upplösning av spärren som faller ut när beloppsspärren träder in görs av enhetschef (eller någon i liknande position). Dock finns det i samtliga stadsdelar möjligheten att kringgå spärren genom att dela upp en större betalning i flera mindre småbetalningar. Sid 6

7 15 Ekonomiskt 1 Återkommande ansökningar Klienten kontaktar Mottagningsenheten Första preliminära bedömning, Förstagångs sökare Ansökan/ Ny klient Registrering av ny klient i Procapita. 1 Utförda kontroller Ansökan om fylls i av klienten. Beroende på om klienten är ny eller återkommande är det olika blanketter som skall fyllas i och olika handlingar som skall bifogas. Identifierade brister Inget att rapportera. Handlingar som styrker behovet, som kvitton, fakturor, kontrakt måste kunna visas upp av klienten. Sid 7

8 2 3 Kontroll av ansöknings handlingar Kontroll av ansökningshandlingar Avstämning av erhållna uppgifter. Externa kontroller 2 Utförda kontroller Avstämning sker av klientens angivna inkomst samt tillgångar, i form av banktillgångar och annan eventuell förmögenhet mot erhållna uppgifter. Identifierade brister Inget att rapportera 3 Externa kontroller sker mot Bilregister och Riksförsäkringsverket. Sid 8

9 7 Rutinbeskrivningar 2 Ekonomiskt 4 1 Handläggning & beslutsprocess 6 Riktlinjer Handläggning & beslutsprocess 5 Komplexiteten i ärendet, styr handläggare Registrera klientens bankkontonummer Delegationsordning Riktlinjer & rutinbeskrivningar Begränsningar i beslutsprocessen 4 5 Utförda kontroller Valet av handläggare väljs utifrån ärendets komplexitet. Delegationsordning som beskriver vilken befattning/instans som skall handlägga vilka ärenden finns upprättad. Identifierade brister 1 Delegationsordningen ger sällan detaljerad vägledning i specifika frågor och Malmö Stads riktlinjer är ibland allmänt hållna. Tolkning av riktlinjerna kan därför göras på olika sätt. 6 7 Malmö Stads riktlinjer reglerar handläggningen av ekonomiskt. En skriftlig rutin/handbok finns tillgänglig på en del stadsdelar som på ett enkelt sätt beskriver hela processen från beslut till utbetalning. 1 Vi rekommenderar att centrala riktlinjerna görs mer specificerade och därmed blir lättare att tolka. En avstämning bör i detta sammanhang göras emot de av vissa stadsdelar egenhändigt upprättade rutinbeskrivningarna. 2 Skriftliga konkreta rutiner saknas på ett flertal stadsdelar. 2 Vi rekommenderar att samtliga stadsdelar tar fram skriftliga konkreta rutiner för att underlätta arbetet. Sid 9

10 3 8 9 Systemmässiga begränsningar gällande utbetalningar Beloppsspärrar 10 Superanvändare Utbetalning Betalning Avstämning/attest Utbetalningsfil till banken Översyn av utbetalningarna Systemmässig begränsning gällande utbetalningar Utförda kontroller Identifierade brister Betalningsförslag upprättas och godkänns i Procapita av handläggaren. Beloppsspärrar finns, vilket medför att utbetalningar över ett visst belopp inte går att betala ut utan enhetschefens (eller någon i liknande position) godkännande. Beloppsspärrarna uppgår till olika belopp för de olika stadsdelsförvaltningarna. En sk avstämning sker innan betalning verkställs. Det är en teknisk kontroll för att t.ex. se till att PG/BG-nummer och OCRnummer är korrekta. Således krävs det att två personer är iblandade i utbetalningen innan denna skickas iväg. En översyn/kontroll över utbetalningar sker av enhetschefen efter att utbetalning har skett. Därefter signeras listan och överlämnas till ekonomiavdelningen Det finns möjlighet att kringgå betalningsspärrarna genom att dela upp betalningar i mindre delbelopp. Vi rekommenderar att hanteringen av beloppsspärrarna ses över. T ex kan spärrar införas vid ackumulerade betalningar överstigande ett visst belopp. Systemmässig betalningsattest utförs, dock ej på överordnad befattningsnivå. Översyn och kontroll av utbetalningar på överordnad nivå görs i förekommande fall efter att utbetalningarna har skett. Vi rekommenderar att nuvarande attesträttigheter ses över, och att överordnad kontroll och attest införs innan betalning verkställs. Hur övervakande kontroll av utbetalningar skall utföras är ej reglerat. Sid 10

11 3 8 9 Systemmässiga begränsningar gällande utbetalningar Beloppsspärrar 10 Superanvändare 7 Utbetalning 6 Betalning Avstämning/attest Utbetalningsfil till banken Översyn av utbetalningarna Systemmässig begränsning gällande utbetalningar 5 Identifierade brister (fortsättning) Vi rekommenderar att det regleras hur den övervakande betalningskontrollen skall utföras. 6 6 Det finns en förhöjd sårbarhet avseende bristen på bruten utbetalningskedja i de mindre stadsdelarna. I Limhamn-Bunkeflo har en person samtliga roller utom avstämningsrollen. Vi rekommenderar att lösningar tas fram hur de mindre stadsdelarna skall agera på ett säkert och praktiskt hanterbart sätt med en bruten utbetalningskedja. 7 7 Det finns en risk med att Superanvändarna kan ändra i behörighetsprofilerna och ge sig själva relativt stor behörighet. Vi rekommenderar att Superanvändarnas aktiviteter loggas och övervakas. Sid 11

12 14 12 Elektroniskt, Pro Capita Dokumentation & arkivering 8 Arkiveringspolicy Dokumentation & Arkivering Efterföljande kontroll Manuellt, pappersakt Utförda kontroller Identifierade brister 12 Erforderlig dokumentation finns arkiverad för varje beslut om utbetalt i Procapita. 8 8 Vi har konstaterat i enstaka fall att arkiveringspolicyn ej följs. Vi rekommenderar att samtliga stadsdelar följer arkiveringspolicyn Erforderlig dokumentation finns arkiverad i pappersakt. Arkiveringspolicy finns och följs av de flesta stadsdelsförvaltningarna. På sex av stadsdelarna gör enhetschefen (eller någon i liknande position) slumpvisa efterföljande kontroller av dokumentationen i pappersakterna Vi har konstaterat att den efterföljande kontrollen av dokumentationen görs på mycket olika sätt och ibland inte alls. Vi föreslår att man centralt beslutar och dokumenterar hur den efterföljande granskningen skall gå till. När en klient flyttar från en stadsdel till en annan så följer inte all kunskap om klienten med, utan bara den information klienten godkänner. 10 Vi föreslår att Malmö Stad utreder möjligheten till enklare informationsöverföring mellan stadsdelarna. Sid 12