Organisationsöversyn för kommunstyrelsens

Transkript

1 llco-:: : ~., b ( IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Datum Vår beteckning 1 (16) Dnr KS/2007: Vår handläggare Kommunchef Erik Hellqvist Förvaltningschef Mattias Jansson Ert datum Er beteckninq Kommunstyrelsen Organisationsöversyn för kommunstyrelsens ansvarsområde, del 2 Org översyn KS det

2 ORGANISA TIONSÖVERSYN FÖR KOMMUNSTYRELSENS ANSV ARSOMRADE, DEL 2 1 Förslag til beslut 3 Redovisning av utredningsuppdrag Ärendebeskrivning Arbetsgång Inledande överväganden Uppdrag om kommunens marknadsfäring Överväganden Uppdrag om organisering av KY -utbildningar Överväganden Uppdrag om personalfutionen Uppdrag om IT Uppdrag om fastigheter/lokaler Uppdrag om administration Uppdrag om planeringstjänst Uppdrag avseende övriga delar av KSF Uppdrag avseende Näringsliv och tilväxt sk totalsamanfattning Organisationsschema Kommunstyrelsens färvaltningsorganisation Kommunedningsfärvaltningen

3 Förslag til beslut Kommunstyrelsen beslutar ställa sig bakom redovisade planerade åtgärder samt i övrigt besluta följande: Kommunstyrelsens förvaltning namändras til Kommunledningsförvaltningen. Delar av den organisationsförändring kommunstyrelsen beslutade , 124, genomförs fr.o.m med innebörd att en biträdande kommunchef, tilika chef för kommunedningsförvaltningen, samt en chef til förvaltningen Näringsliv och tilväxt rekreras, vilka båda blir underställda kommunchefen från detta datum. Kommunchefen rar i uppdrag att rekrera dessa båda chefer med befogenhet att besluta om löne- och anställningsvilkor. Kommunstyrelsens förvaltning (efter beslut namändrad til Kommunedningsförvaltningen) får ansvaret för: Intern information (Lednings- och förändringsinformation) Extern information (Strategisk kommunikation med omgivningen) Samällsinformation (information om och marknadsföring av kommunala tj änster) Marknadsföring av Katrineholm i syfte att attrahera nya kommunnvånare Förvaltningen Näringsliv och tilväxt får ansvaret för: Marknadsföring av kommunen och närngslivets förutsättningar med syfte att fier företag lokaliseras til kommunen och att befintligt närngsliv utvecklas En halvtids administrativ stödresurs, med en kostnad om 150 tkr inrättas på den nya förvaltningen. Medlen fiyttas från KSF Friskvården slutar att arbeta med akiviteter som riktar sig til alia anställda. Arbetet fokuseras på uppsökande motivationsarbete för definierade riskgrupper. Möjlighet skapas för anställda att söka initial subvention från de av arbetsgivaravgiften avsatta riktade medlen til extern frskvård efter genomförd riktad insats från friskvård eller beteendevetare. För att kommunen ska arbeta systematiskt med kompetensplanerings ska metod och verktygsstöd för detta införas, i enlighet med projektdirektiv KS/2006: med projektstart Efter projektet ska detta inrmmas i de budgeterade personalkostnaderna för personalkontoret och kostnader för systemet fördelas på respektive användare. Investeringsmedel för införande av metod och verktgsstöd för kompetensplanering reserveras i investeringsbudget för Ev justerat projektdirektiv ska presenteras för KS senast KS ansvarar för strategisk kompetensplanering och strategisk kompetensutveckling. VIAN ansvarar för utforming och arangemang av kompetensutvecklande utbildningsinsatser. Kommunstyrelsen fòreslår att reglementet justeras av Kommunfullmäkige i enlighet med detta senast på samanträdet Delfinansiering av företagshälsovård upphör IT verksameten blir intäksfinansierad i syfte att synliggöra kostnaden för IT där den uppstår. Modellen för IT investeringar fòrändras så att de IT investeringar som efterfrågas av verksameten också kan genomföras. Ny modell presenteras i samband med budget Ansvarig IT -strategisk funkion hos kommunstyrelsens förvaltning får omgående i uppgift att, med stöd av inlämade funkionsbeskrivningar och redovisade verksamhetsbehov för alia nya system, avgöra om de är förenliga med kommunens IT-vision och IT -strategi. Kommunstyrelsen föreslår att reglementet justeras av Kommunfullmäktige i enlighet med detta senast på sammanträdet

4 All personal med IT-relaterade arbetsuppgifter anställs i kommunstyrelsens förvaltning from Definition av vilka personer som avses ska tas fram senast Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Magasinet til KIAB för bokfört värde med inriktningen att utveckla användandet med fokus på ett levande centrum. Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Stinsbostaden til KIAB fòr bokfört värde. Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Östtorp under 2007 Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Gamla Klubbetorp under 2007 Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Lagerlundavägen 2 Valla under

5 Redovisning av utredningsuppdrag Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen uppdrog den til förvaltningschefen vid KSF och kommunchefen att i tre steg utreda, genomföra och lämna förslag til fòrändringar av organisationen för arbetet inom kommunstyrelsens ansvarsområde. De tre stegen omfattar: 1. Definitiva åtgärder från den med konsekvensbedömning til kommunstyrelsen Atgärder från den 1 januari 2008 att utreda med konsekvensbedömnng til kommunstyrelsen den Atgärder från den att utreda til Syftet med åtgärderna är att uppnå en be sparing på 2, 1 Mkr inom kommunstyrelsens förvaltning. Tjänstemänens tolkning av uppdraget har redovisats för kommunstyrelsen i samband med att styrelsen tagit beslut i deli av uppdraget , 124. Tolkningen av uppdraget är: En tydligförvaltningför kommunens ledning och samordning av kommunens samlade organisation med fokus på strategiska och handläggande frågor. Arbetsgång Några uppdrag avsedda att redovisas i maj, redovisades i april til kommunstyrelsen, eftersom uppdragen hade starka beröringspuner med andra uppdrag som skulle redovisas i april. Utredara har också valt att i enlighet med de möjligheter som angavs i utredningsdirektivet lägga til ett antal uppdrag. Två uppdrag som ursprugligen avsågs redovisas i april fiytades av kommunstyelsen vid aprilsammanträdet til maj. Nedan redovisas samtlga uppdrag som återstår att redovisa til kommunstyrelsen vid majsamanträdet. Nedan redovisas också de åtgärder som respektive förvaltning avser att vidta och genomföra med anedning av kommunstyrelsens beslutade uppdrag och utredningsdirektiv samt de beslut som föreslås att kommunstyrelsen fattar. Förslagen til beslut med anedning av kommunstyrelsens uppdrag och direktiv redovisas även i inledningen til denna utredning. Den utredningsorganisation som använts under del 1 av organisationen har behållts under del 2. Det innebär att utredarna har haft en arbetsgrupp av befattningshavare från KFS samt en referensgrpp av förvaltningschefer och en referensgrupp av fackliga företrädare knutna til sig. Samtliga grpper har träffats veckovis. Därutöver har information lämats vi regelbundet utkommande nyhetsbrev, vilka publicerats på Forum. Under organisationsutredningens andra del, vilken nu presenteras, har även fyra konsultuppdrag givits. Tre av konsultuppdragen har redovisats medan det fjärde har återtagits. Samtliga utredningsunderlag inklusive de tre konsultrapporterna bifogas denna utredning. lnledande överväganden Genom kommunstyrelsens be slut namnsattes den förvaltning som i utredningsdirektivet från mars kallades utvecklingsenheten til Näringsliv och tilväxt. Kommunstyrelsen har två förvaltningar. Då förefaller det ologiskt att en av dem kallas 5

6 Kommunstyrelsens förvaltning. Det kan med fördel bytas mot ett namn som bättre svarar mot styrelsens huvuduppgift: Kommunledningsfórvaltningen. F ör att få bästa förutsättningar för genomförande av den nya organisationen bör den biträdande kommunchefen och chefen för förvaltningen Näringsliv och tilväxt rekryteras til De beslutade ansvarsförhållandena mellan dessa båda chefer å ena sidan och kommunchefen bör också gälla från detta datum. Det innebär att kommunchefen blir chef över dessa båda fòrvaltningschefer fr.o.m Planerade åfgärder Med anledning av förslaget om fòrändring av uppdraget för kommunchefens och kommunstyrelsens gemensama sekreterare til att även innefatta stöd til den biträdande kommunchefen överförs chefskapet til kommunchefen. Förslag Kommunstyrelsen föreslås fatta följande beslut: - Kommunstyrelsens förvaltning namnändras til Kommunledningsförvaltningen Delar av den organsationsförändring kommunstyrelsen beslutade , 124, genomförs fr.o.m med innebörd att en biträdande kommunchef, tilika chef för kommunedningsförvaltningen, samt en chef til fòrvaltningen Näringsliv och tilväxt rekreras, vilka båda blir underställda kommunchefen från detta datu. Kommunchefen får i uppdrag att rekrytera dessa båda chefer med befogenhet att besluta om löne- och anställningsvilkor. Uppdrag om kommunens marknadsföring För över ansvar och medel för kommunens marknadsföring til utvecklingsenheten Budgeten minskar med kronor. Atgärden syftar til aft satsa på ortsutveckling. Överväganden Utvecklingsenheten har genom kommun kommunstyrelsens beslut den 24 april givits namet Näringsliv och tilväxt. Med anledning av uppdraget har utredarna anlitat Komrev PWC för ett konsultuppdrag om information, kommunikation och marknadsföring med uppgift att - att karlägga ansvar och roller kring strategiska och operativa delar och ge underlag til förslag hur de kan hanteras i en ny organisation - att ge förslag til hur strategi och organisation för information/ommunikation kan utformas - att beskriva arbetsmiljöaspekter i den nya organisationen - att beskriva de ekonomiska konsekvenserna av den nya organisationen. I konsultens rådgivande utredning förutsätts att ett marknadsbolag bildas i enlighet med de tankegångar som presenterats av turistrådet. I förslaget nedan förordas konsultens förslag 1. I kommentaren til detta sägs b1.a. följande: "En fördel är att det blir tydliga gränssnitt mellan de olika kompetensområdena och också hyggligt lätt att upprätthålla en tilräckligt hög yrkesspecifik kompetens inom respektive område. I kommunstyrelsens förvaltning är frågor kring ledning och styrning den viktigaste uppgiften, en central aspekt i samananget är hur detta 6

7 kommuniceras internt och externt. Til grud för detta ligger en samordning av informationsansvaret och rollen som strategiskt stöd til resten av organisationen. Kommunstyrelsens förvaltning måste ta fram en strategi för vad den vil kommuncera, hur, med vilka resurser, under vilken tid och på vilket sätt detta skall fòljas upp och utvärderas. För närvarande är detta arbete av olika skäl outvecklat. Att marknadsföra kommunen i syfte att attrahera fier företag til kommunen och att utveckla befintligt närngsliv är en uppgift för kommunen i samarbete med näringslivet i övrigt. Förvaltningen närngsliv och tilväxt arbetar med dessa uppgifter dagligen och det är då natuligt att ansvaret för marknadsföringen i dessa avseenden sköts av förvaltningen. Det är självklar att samordning behöver ske med kommunstyrelsens förvaltning vad gäller budskap, sätt för marknadsföringen etc. Denna samordning förvaltningarna emellan underlättas av att båda förvaltningarna är underställda kommunchefen. I prakiken behöver informationschef och näringslivschef tilsamans med kommunchef bilda ett informellt ledningsarbete kring hur kommunkations- och marknadsföringsfrågorna skall hanteras utifrån ett helhetsperspektiv och med tydliga uppdrag til resp förvaltning vad gäller ansvar och insatser. Att föra platsmarknadsföringen til det nybildade marknadsbolaget är naturligt. Det finns fiera intressenter i denna fråga än kommunen. Däremot är det ingen självklarhet att samtidigt fòra frågor om turism til marknadsbolaget, men eftersom kommunen är liten och resurserna få är det natuligt att hålla saman yrkeskompetenserna kring arbetet med destinationsutveckling och turism så effektivt som möjligt." Om ett marknadsbolag bildas bör det få uppdraget att arbeta med - Platsmarknadsföring - Kommunens serviceuppgifter inom tursm och besöksnäring - Andra uppgifter som t.ex. stöd och service til tusm- och besöksnärngen Ansvarsfördelningen för kommunens beställarfunkioner gentemot bolaget måste beskrivas och beslutas före bildandet av ett marknadsbolag. Planerade åfgärder En heltidstjänst som informationschef inrättas i kommunedningsfòrvaltningen. I befattningen ligger ansvaret för att utveckla och samordna kommunens arbete med information, kommunikation och marknadsföring såväl internt som externt. Informationschefen och näringslivschefen tilsammans med kommunchefen organiserar ett informellt ledningsarbete krng hur kommunikations- och marknadsföringsfrågorna skall hanteras. Helhetsperspektiv och tydliga uppdrag til respektive förvaltning vad gäller ansvar och insatser är viktiga. Denna organisering av arbetet gör det också möjligt att hantera det faktum att marknadsföringsinsatser för att attrahera nya kommuninvånare berör båda förvaltningara vid kommunstyrelsen. Information SUMMA +250 tkr +250 tkr 7

8 Förslag Kommunstyrelsen föreslås ställa sig bakom redovisad åtgärd att anställa en informationschef samt i övrigt besluta följande: Kommunstyrelsens förvaltning (efter beslut namnändrad til kommunledningsförvaltningen) rar ansvaret fòr: - Intern information (Lednings- och förändringsinformation) - Extern information (Strategisk kommunikation med omgivningen) - Samällsinformation (information om och marknadsföring av kommunala tj änster) - Marknadsföring av Katrineholm i syfte att attrahera nya kommuninvånare Förvaltningen näringsliv och tilväxt får ansvaret för: - Marknadsföring av kommunen och näringslivets förutsättningar med syfte att 1. fier företag lokaliseras til kommunen 2. befintligt näringsliv utvecklas Uppdrag om organisering av KY-utbildningar Aft utreda framtida organisering av KY-utbildningar. Överväganden En bättre samordning av det interna arbetet i kommunen behövs för att nå målet 500 KY-studenter. Berörda förvaltningar kommer att utarbeta förslag til hur barbetet ska organiseras. En ökad samverkan med externa aktörer som t.ex. Installatörernas Utbildningscentrm (IUC). Förslag om organisering av det samlade KY-arbetet lämas til kommunstyrelsen i augusti. 8

9 Uppdrag om personalfunktionen Löneavdelningen överförs til Service och Teknik. Atgärden syftar til att tydliggöra de olika förvaltningarnas uppdrag. Arbetet med attföra ut självservice i löneadministrationfortsätter. En tjänst som löneassistent tas bort från 2007/2008 pga. effektivisering. Atgärden syftar til att minska administrationen. Tjänsten som enhetschef personalkontoret tas bort - personalchefen är chef för personalkontoret. Atgärden syftar til att minska administrationen. Friskvårdsverksamheten läggs ner i helhet eller delar med en besparing på minst tkr. Atgärden syftar til att privata aktörer ska främjas. Ansvaret för planering av kommunens internutbildning och de personer som arbetar med det samt centrala pengar som jìnns för det överförs til personalkontoret. Atgärden syftar til att skapa en stark och effektiv förvaltning. För att utreda de beslutade idéerna och bedöma andra åtgärder så har företaget Indea anitats för en total genomlysning av personalfuionen. Med stöd av Indeas konsultrapport anser vi att lönekontoret ska behållas på KSF tils vidare. På kontoret inrättas en tjänst som administrativ chef, tilika lönechef direkt underställd förvaltningschefen. Den administrativa chefen får ansvar att inledningsvis driva och utveckla lönehanteringen och potentialen i lönesystemet inkusive självservice. I en förlängning kan den administrativa chef en leda KSF's ev. samlade administration. En förändring av arbetsuppgifter ska göras på lön med en besparing på minst 175 tkr. Enhetschefstjänsten på personalkontoret tas bort och personalchefen är chef på personalkontoret och däred över personalspecialisterna, beteendevetare och hälsopedagoger. Friskvården slutar att arb eta med akiviteter som riktar sig til alia anställda från Arbetet inriktas på uppsökande motivationsarbete för definierade riskgrupper. Det innebär att antalet hälsopedagoger minskar med 1,75 tjänst och att friskvårdslokalen i A V A-huset sägs upp. Kontraket löper til Lokalen kostar med kringkostnader ca 350 tkr per år Friskvården kommer får fortsättningsvis hyra in sig i andra lokaler, 100 tkr bedöms behövas för detta års halva hyreskostnad bedöms kunna täckas av intäkter vid försäljning av inventarier. Exakt lokalisering för verksameten är i dagsläget inte löst. För en optimal fuion organiseras beteendevetare och hälsopedagoger gemensamt. För att stimulera anställda att, efter genomfòrd riktad insats från friskvård eller beteendevetare, söka sig vidare til andra akörer bör möjlighet skapas att söka en initial subvention från de av arbetsgivaravgiften avsatta riktade medlen til extern friskvård. Detta kommer troligen att behandlas som en skattepliktig förmån. Kommunen kommer i samband med upphandling av arbetsmiljötjänster att teckna avtal, för kommunens anställda, med externa leverantörer av friskvård. F ör att kommunen ska kua arbeta systematiskt med strategiskt kompetensplanerings bör metod och verktygsstöd fòr detta införas. Behovet att har tidigare synliggjorts i projektdirektiv KS/2006: Personalkontorets ansvar för strategisk kompetensplanering och kompetensutveckling samt Viadidakts ansvar för utforming och arangemang av kompetensutvecklande utbildningsinsatser bör tydliggöras. 9

10 Enligt tidigare förslag bör delfinansiering av företagshälsovård upphöra. I samband med tecknade av nyt hyresavtal för A V A-huset så har kostnaden minskat med 60 tkr för Administrativ chef Enhetschef Lön Hälso eda 0 Friskvårdslokal H resreduktion i n avtal Delfinansierin FHV SUMMA +700 tkr -765 tkr -175 tkr -650 tkr -250 tkr -60 tkr -150 tkr -1350tkr Förslag Kommunstyrelsen ställer sig bakom de planerade åtgärderna med följande förtydliganden Friskvården slutar att arb eta med aktiviteter som riktar sig til alia anställda vilket innebär att arbetet fokuseras på uppsökande motivationsarbete för definierade riskgrupper. Möjlighet skapas för anställda att söka initial subvention från de av arbetsgivaravgiften avsatta riktade medlen til extern friskvård efter genomförd riktad insats från friskvård eller beteendevetare. För att kommunen ska arbeta systematiskt med kompetensplanerings ska metod och verktygsstöd för detta införas, i enlighet med projektdirektiv KS/2006: med projektstar Efter projektet ska driften inras i de budgeterade personalkostnadema för personalkontoret och kostnader fòr systemet fòrdelas på respektive användare. Investeringsmedel för införande av metod och verktygsstöd för kompetensplanering reserveras i investeringsbudget för Ev justerat projektdirektiv ska presenteras för KS senast KS ansvarar fòr strategisk kompetensplanering och strategisk kompetensutveckling. VIAN ansvarar för utforming och arangemang av kompetensutvecklande utbildningsinsatser. Kommunstyrelsen fòreslår att reglementet justeras av Kommunfllmäktige i enlighet med detta senast på samanträdet Delfinansiering av företagshälsovård upphör. 10

11 Uppdrag om IT IT verksamheten blir helt jìnansierad av interna intäkter. Atgärden syftar til att kostnaden ska synas där den uppkommer. All IT-relaterad personal anställs i KSF och ansvaret för IT-frågor tydliggörs. Atgärden syftar til att skapa en effektiv administration. Systemägarskapför ekonomisystem, personaladministrativt system, dokument- och ärendehantering samt informationssystem överförs til K8. Atgärden syftar til att tydliggöra de olika förvaltningarnas uppdrag. Inventering av möjliga besparingsinsatser inom KSF (ny). Förändringar av befattningar på IT-kontoret. Om teckning av bredbandsavtal IT verksameten bör bli intäksfinansierad i syfte att synliggöra kostnaden för IT där den uppstår. Modellen för IT investeringar måste då förändras så att de IT investeringar som efterfrågas av verksameten också kan genomföras. Vi återkommer med en ny modell i samband med budget. F ör att systemet ska fugera måste tydliga överenskommelser gällande alia investeringar och system ska skrvas med förvaltningara. Dessutom ska framtida förändringar av kalkylmodellen för fördelning beslutas av IT -strategsfunkion (som fn innehas av projektledaren för IT -projektet EFFEKT) efter avstämng med IT -rådet. För att få en effektiv IT-organsation ska all personal medit-relaterade arbetsuppgifter anställas i kommunstyrelsens förvaltning from Med IT -relaterade arbetsuppgifter avses sådant arbete som liknar det som utförs på IT -kontoret, d v s leverantörsbeställning, köp, installation, underhåll och avveckling på pc-arbetsplatser, skrivare, servar och IT -nätverk. Definition av vilka personer som avses måste tas fram omgående. Definition av begrepp för ekonomisystem, personaladministrativt system, dokumentoch ärendehantering samt informationssystem system kommer att ske i arbetet med revidering av IT -strategi för Katrineholms Kommun. Projektledaren för projekt EFFEKT, kommer med stöd av IT-rådet att föreslå för kommunstyrelsen vilka system som ska överföras til kommunstyrelsen senast Vidare får projektledaren, med stöd av IT -rådet, i uppdrag att ta fram en handlingsplan för överföring och eventuell integration mellan systemen. Strategen ska, med stöd av inlämade fuionsbeskrivningar och redovisade verksametsbehov, från och med nu avgöra om nya IT-system är fòrenliga med kommunens IT-vision och IT-strategi. IT -kontoret omorganiseras för att skapa tydlighet. Befattningara driftchef, systemförvaltare, systemadministratör, PC- tekniker, IT -support, samt internonsult upphör. Endast en IT-chefstjänst kvarstår. 9 tjänster som IT-tekniker inrättas. Då priserna fallt så kommer vid nytecknande av bredbandsavtal erforderliga justeringar av budgetramen att göras. Bredbandsavtal Befattningsförändringar SUMMA -500 tkr -150 tkr -650 tkr 11

12 Förslag Kommunstyrelsen ställer sig bakom de planerade åtgärderna med fòljande förtydliganden IT verksameten blir intäktsfinansierad i syfte att synliggöra kostnaden för IT där den uppstår. Modellen för IT investeringar fòrändras så att de IT investeringar som efterfrågas av verksameten också kan genomföras. Ny modell presenteras i samband med budget Ansvarg IT -strategisk funkion hos kommunstyrelsens förvaltning rar omgående i uppgift att, med stöd av inlämade funktionsbeskrvningar och redovisade verksametsbehov för alia nya system, avgöra om de är förenliga med kommunens IT-vision och IT-strategi. Kommunstyrelsen föreslår att reglementet justeras av Kommunfullmäkige i enlighet med detta senast på samanträdet All personal med IT-relaterade arbetsuppgifter anställs i kommunstyrelsens förvaltning from Definition av vilka personer som avses ska tas fram senast Uppdrag om fastigheter/lokaler Inventering av möjliga besparingsinsatser inom KSF (ny). Fastigheter/Lokaler Kommunens fastighetsinnehav kan delas in i tre delar; Profifastigheter Exploateringsfastigheter Övriga fastigheter som kommunen av andra skäl är nödgade att äga För ett antal fastigheter står klar att förändringar bör genomföras omgående. En fòrdjupad analys av kommunens kostnader för fastigheter som KF AB äger och ett framtagande av strategi av kommunens ägande kommer att vara genomförd senast Idag sakas förvaltarppdrag per fastighet som KFAB förvaltar. Detta kommer att åtgärdas senast SUMMA ostnad kommun kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 12

13 I vad mån dessa förändringar kan genomföras under 2007 är oklar. Bedömningen är att minst 500 tkr kan sparas i drifts och avskrvningskostnader med de föreslagna fòrändringara til Förslag Kommunstyrelsen ställer sig bakom de planerade åtgärderna med följande förtydliganden Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Magasinet til KIAB för bokfört värde med inrktningen att utveckla användandet med fokus på ett levande centru. Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Stinsbostaden til KIAB för bokfört värde. Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Östtorp under 2007 Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Gamla Klubbetorp under 2007 Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Lagerlundavägen 2 Valla under 2007 Uppdrag om administration Administratörstjänsten i den tillfällga organisationen tas bort - med besparing på minst 200 tkr. Atgärden syftar til att minska administration. Avvakta med ställningstagande kring besparing på administration til sammanträdet i maj Motivet för administratörstjänsten i den tilfållga organisationen upphör i den ny beslutade organisationen. Tjänsten kommer att upphöra. Karläggning av arbetsuppgifter och arbetssituation på kommunsekretariatet kommer att genomföras under hösten. Administratör SUMMA -400 tkr tkr Förslag Kommunstyrelsen ställer sig bakom den planerade åtgärden Uppdrag om planeringstjänst Inrätta en tjänst som ansvarigför kommunens planeringsarbete. Atgärden syftar til att tydliggöra och utveckla planeringsprocessen. Avvakta med ställningstagande kring inrättande av planeringssamordnare til sammanträdet i maj års budget finns 300 tkr avsatta fòr att finansiera en halvtidstjänst inom planeringsarbetet. Kostnaden för en heltidstjänst bedöms nu til 700 tkr varfòr 400 tkr 13

14 måste avdelas för ändamålet. I befattningen ingår tre huvudsakliga delar; en del handlar om att tilse att kommunens politiska ledning får välberedda planeringshandlingar, en del handlar om att praktiskt stödja verksametema i planeringen och den sista delen handlar om att förstärka KS uppsiktsfunktion i enlighet med revisoremas synpunter. Tjänsten är efterfrågad av kommunens verksameter och kommer att vara av strategisk art och benäms därefter. Inrättanden är ekonomiskt möjligt genom besparingar i andra delar av förvaltningen. SUMMA +400 tkr tkr Förslag Kommunstyrelsen ställer sig bakom den planerade åtgärden Uppdrag avseende övriga delar av KSF Inventering av möjliga besparingsinsatser inom KSF (ny). Stab/Ledning. kontor. Kommunsekretariat. Kommunikationer. Politisk ledning. Kommungemensamt Kommunstyrelsens fòrvaltning har en viktig strategisk roll i kommunen. Arbetet är svårbestämbart och arbetstoppar och utvecklingsbehov är inte alltid möjliga att fòrutse i budgetarbetet. För att skapa effektiv förvaltning för kommunens ledning och samordning av kommunens samlade organisation behöver snabba be slut av utvecklingskarakär kuna fattas. Medel avseende potentiell besparing om totalt 400 tkr inom Stab/Ledning, Kommunsekretariat och kontor avsätts därför utvecklingsinsatser Stab/Ledning Kommunsekretariat kontor Utvecklingsinsatser -100 tkr -150 tkr -150 tkr +400 tkr SUMMA 0 Förslag Kommunstyrelsen ställer sig bakom den planerade åtgärden 14

15 "l Uppdrag avseende Näringsliv och tilväxt En halvtids administrativ stödresurs inrättas på den nya förvaltningen En halvtids administrativ stödresurs, med ett tilskott om 150 tkr behöver inrättas på den nya förvaltningen för att möjliggöra ett effektivt arbete i samband med att många nya arbetsuppgifter tilkommit. Förslag En halvtids administrativ stödresurs, med en kostnad om 150 tkr inrättas på den nya förvaltningen. Medlen fiytas från KSF sk totalsammanfattning Information Personalfunkionen IT Fastigheter Administration Planering Närngsliv & Tilväxt SUMMA +250 tkr tkr tkr -500 tkr tkr +400 tkr +150 tkr tkr Mattias Jansson 15

16 Organ isationsschema Kommunstyrelsens förvaltningsorganisation Komm u nchef I I I Komm un ledn ingsförvaltn ingen Näringsliv och tillväxt Sekreterare Biträdande kommunchef Näringslivschef Komm unled ningsförvaltningen Komm un ledn ingsförvaltn ingen Biträdande kommunchef Stab & Ledning l- I I I I I I I nformationskontor Personalkontoret Lö ne kontoret kontoret IT -kontoret Kommunsekretariat I nformationschef Personalchef Administrativ chef chef IT-chef Kommunsekretare I Kommunarkiv I - -, i I