Arbetsmaterial Handbok i kommunikation

Transkript

1 Arbetsmaterial Handbok i kommunikation Göteborg i augusti 2004

2 Innehållsförteckning Bakgrund... 4 Varför kommunikationshandbok?... 4 Sammanfattning av mål och vision med Meny... 5 Organisation och arbetsmetoder... 6 Ledning... 6 Gemensamma funktioner... 6 Stödfunktion för metodutveckling... 6 Projektledning... 6 Ansvarsfördelning... 7 Programstyrelsen... 7 Operativ ledning... 7 Ledningsgrupp... 7 Gemensamma funktioner... 7 Stödfunktioner för pedagogiska metoder... 7 Allmänt om vår kommunikation... 8 Kännetecken... 8 Verksamhetsidé... 8 Varumärket Meny... 8 Profiltexter... 9 Presentation... 9 Grafisk identitet Målgrupper för information om Meny Målgrupper för information om Meny Intern information Mål Strategi Ansvar Extern information Mål Strategi Ansvar Kommunikation med industrin Budskap Teknikorienterade företag Processorienterade företag Produktorienterade företag Företagens storlek Kommunikation med massmedia Massmediarelationer När pressen kommer Vem får uttala sig? Pressmeddelande och presskonferenser Debattartiklar Får en journalist skriva vad som helst? Kommunikationsarbetet Aktivitetsplan

3 Bilagor Bilagorna hämtas på den interna delen av Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Visioner för Meny Mål med Meny Programstyrelse Operativ ledning Ledningsgrupp Kansli Stödfunktioner Kontaktpersoner Grafisk identitet Kommunikationsstrategi för Meny Aktivitetsplan Menymedarbetare 3

4 Bakgrund Varför kommunikationshandbok? Denna handbok är ett stöd för dig som är knuten till Meny, oavsett om du är det genom anställning i Meny, konsultuppdrag för Meny eller som samverkande part. Vi vill underlätta för dig i kommunikationen såväl internt som externt. Handboken ska medverka till att du kan arbeta på ett professionellt sätt inom ramen för Menyprogrammet. Syftet med kommunikationshandboken är att skapa trygghet och därmed självkänsla och styrka för varje individ i sin roll i organisationen. Vi vill bland annat göra ansvarsfördelningen mellan olika grupper/individer tydlig. Vår förhoppning är att handboken ska ge dig en samlad och enhetlig bild av Meny och öka förståelsen för och kunskapen om Menys mål och riktlinjer. Ett gemensamt avtal tecknades i maj 2000 mellan Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling (KKS) och SLU Sveriges Lantbruksuniversitet, SIK Institutet för Livsmedel och Bioteknik, Högskolan i Kalmar, Lunds universitet och Umeå universitet (deltagande parter). Den programplan som låg till grund för avtalet togs fram av SLU och SIK tillsammans, med SLU som ordförande. SLU föreslår programdirektör och SIK föreslår biträdande programdirektör. Övriga deltagande universitet/högskola utser en ledamot vardera till ledningsgruppen, som samtliga slutgiltigt beslutas av programstyrelsen. Ur strikt juridisk synvinkel är Meny inte ett konsortium utan den bästa benämningen för Meny är program. Aktiviteter inom Meny kallas delprogram eller projekt. 4

5 Sammanfattning av mål och vision med Meny Visionen är att en fortlöpande överföring av expertkompetens leder till företags- och forskningsutveckling i en självgenererande kunskapskedja. Programmets målsättning att erbjuda behovsanpassad expertkompetens, på en kvalificerad nivå, till små och medelstora företag (SMF) inom området livsmedel och bioteknik. att utveckla verktyg för kunskapsöverföring som till en betydande del kan följas på distans. att stärka företagens kompetens att utveckla nya koncept och strategier inom programmets ämnesområden. att utveckla kunskapsutbytet mellan näringslivet, universitet, högskolor och industriforskningsinstitut. Programmets målgrupp Målgruppen för utbildningsaktiviteter inom Meny är främst små- och medelstora livsmedelsföretag samt bioteknikinriktade företag med livsmedelsanknytning. Även större företag och företag med likartat kompetensutvecklingsbehov kan komma ifråga. Se bilaga 1 för en mer utförlig version av mål och vision. 5

6 Organisation och arbetsmetoder Ledning Den operativa ledningen består av programdirektör och biträdande programdirektör. Ledningsgruppen består av en ledamot vardera från respektive samverkande part; SLU, SIK, Högskolan i Kalmar, Lunds universitet och Umeå universitet. Programstyrelsen består av främst företagsrepresentanter. Se bilaga 2 för namn och kontaktdata, ledning. Gemensamma funktioner De för hela Menyprogrammet gemensamma funktionerna samlas i ett särskilt kansli. Kansliet ska inte ses som en fysisk plats. Som stöd för det operativa arbetet finns för närvarande följande funktioner: Ekonomi Utbildning Information IT Se bilaga 2 för namn och kontaktdata, kansli. Stödfunktion för metodutveckling Enligt programplanen skall olika pedagogiska metoder användas för att på ett effektivt sätt överföra kunskap. Vi talar hittills om metoderna: Webbaserade utbildningar Mentorskapsprogram Menycirklar I framtiden kommer sannolikt fler metoder att utvecklas. För varje pedagogisk metod finns en stödfunktion för att utveckla den pedagogiska kunskapen inom detta område. Den pedagogiska stödfunktionen sprider kunskapen om metoden till berörda lärare och deltagare. Den ser också till att vunnen erfarenhet sprids vidare mellan projekten. Se bilaga 2 för namn och kontaktdata, pedagogisk stödfunktion. Projektledning Projektledare tillsätts för delprogram och projekt. Samtliga projektledare är rapporteringsansvariga till ledningen för Meny. Till sin hjälp har alla projektledare en projektgrupp. 6

7 Ansvarsfördelning Programstyrelsen Ansvarsfördelningen mellan programstyrelse och ledningsgrupp finns reglerad i särskild arbetsordning för Meny. Av denna framgår att programstyrelsen ska besluta i: Övergripande frågor om organisation och arbetsformer Årlig budget och verksamhetsplan Frågor som programdirektör hänskjutit till styrelsen för beslut Frågor av större strategisk betydelse Operativ ledning Programdirektören tecknar avtal enligt SLUs regler. Programdirektören samråder med biträdande programdirektör. Den operativa ledningen ansvarar för den löpande förvaltningen och tillsynen över tillsatta projekt. Programdirektören delegerar attesträtt enligt en särskild upprättad attestordning. Den innebär att alla projektledare äger attesträtt för löpande kostnader inom beslutad budgetram. För övriga beslutar ledningen budgetram per kalenderår. Eftersom det är SLU som har det ekonomiadministrativa ansvaret kan tecknande av avtal mellan Meny och extern part kan inte delegeras. Detta görs därför endast av programdirektören. Ledningsgrupp Ledningsgruppen är ett aktivt stöd för verksamheten där olika kompetenser utnyttjas i samverkan. Genom att utnyttja hela ledningsgruppen kan breda beslutsunderlag tas fram för programstyrelsen. Ledningsgruppen är väl insatt i respektive universitet/högskolas/instituts verksamhet och har ett rikt nätverk. Det är varje ledamots ansvar att se till hela Menyprogrammet och inte egna särintressen. Ledningsgruppen leds av programdirektören och är i sin funktion ett rådgivande organ. Alla delprogram och projekt förbereds i ledningsgruppen före beslut i programstyrelsen. Gemensamma funktioner Kansliet arbetar på uppdrag av den operativa ledningen. Ansvaret delegeras exempelvis för informationsfrågor till informationsansvarig och ansvaret för ekonomiadministration till ekonomiansvarig. Stödfunktioner för pedagogiska metoder Stödfunktionens ansvar är att utveckla metoder och stödja respektive projektledare för bästa tänkbara pedagogik. Det är stödfunktionens ansvar att utarbeta en särskild policy för sitt arbete med bland annat riktlinjer för projektledare inom sitt verksamhetsområde. Ansvaret 7

8 ligger exempelvis hos stödfunktionen för webbaserad utbildning att godkänna det pedagogiska upplägget för alla nya webbaserade kurser. Allmänt om vår kommunikation Kännetecken All intern och extern information ska präglas av Saklighet Anpassning till målgrupp Öppenhet och förtroende Snabbhet och aktualitet Informationen ska vara saklig, tydlig och lättillgänglig. För att vara det är det viktigt att vi alltid tänker på vem som är mottagaren. Vi ska sträva efter en öppen och förtroendefull dialog med våra målgrupper. Information ska vara aktuell. Det är allas ansvar att informationen blir uppdaterad. Verksamhetsidé Vår verksamhetsidé är, i korthet, att höja kunskapsnivån och stärka utvecklingskraften i landets små och medelstora livsmedels- och bioteknikföretag. Detta sker genom kunskapsöverföring mellan forskarvärldens expertkompetens och företagen. Kännetecken för verksamheten är samlad nationell expertkunskap, anpassningsförmåga till målgrupp, effektivitet och nytänkande. Varumärket Meny Meny är vår gemensamma nämnare och det varumärke som vi samlas kring. Det är viktigt att vi tänker på att använda namnet och logotypen när vi arbetar i Menys namn. Varumärket Meny skall vara laddat med innebörden: Nytänkande, Utvecklingskraft, Expertkunskap. Behovsanpassade utbildningsverktyg för den svenska livsmedels- och bioteknikindustrin. Varumärket ska fungera som avsändare för alla aktiviteter inom Meny. Det gör det tydligare för dem vi kommunicerar med. Extra viktigt är detta att tänka på eftersom vi kommer från olika arbetsgivare. För mottagaren kan det bli förvirrande att få e-post och brev med olika avsändare, därför är det viktigt att vi alla har Meny som avsändare. Hos de fem olika huvudaktörerna finns brevpapper och kuvert att beställa. Observera dock att vi i första hand använder digital kommunikation, för att nå mottagarna snabbt och kostnadseffektivt. 8

9 Profiltexter Det finns tre ord som enkelt och tydligt speglar Menys verksamhet: Nytänkande, Expertkunskap och Utvecklingskraft. Det är ord som vi använder ofta när vi beskriver vår verksamhet, när vi annonserar och när vi kommunicerar med andra genom e-post, brev och så vidare. Profiltexter att använda eller ha som stöd: Meny är ett samarbete mellan SLU, SIK, Lunds universitet, Umeå universitet och Högskolan i Kalmar med stöd från KK-stiftelsen - Stiftelsen för Kunskap och Kompetensutveckling. Vi arbetar för att öka kontaktytorna mellan forskning och livsmedels- och bioteknikindustrin. Meny för ut expertkunskap från universitet och forskningsinstitut. Det gör vi genom att finna behovsanpassade utbildningslösningar. Vårt arbetssätt präglas av nytänkande. Meny ger utvecklingskraft till svenska livsmedels- och bioteknikföretag. Presentation Ibland kan det vara bra att ha några färdiga meningar att luta sig mot, för att på ett enkelt sätt kunna presentera Meny: Meny är ett samarbetsprogram mellan SLU Sveriges Lantbruksuniversitet, SIK - Institutet för Livsmedel och Bioteknik, universiteten i Lund och Umeå samt Högskolan i Kalmar och har som mål att höja kompetensen vid små och medelstora livsmedels- och bioteknikföretag. Programmet är ett uppdrag från KK-stiftelsen Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, med syftet att stärka Sveriges konkurrenskraft genom de medel som kommer från nedlagda löntagarfonder. Livsmedel och bioteknik hör till de prioriterade områdena. Målet är att föra ut expertkunskapen från forskarvärlden till näringslivet och det görs genom behovsanpassade lösningar som webbaserade utbildningar, mentorskapsprogram och Menycirklar. Vårt arbetssätt präglas av nytänkande. Meny ger utvecklingskraft till svenska livsmedels- och bioteknikföretag. 9

10 Grafisk identitet Logotyp Vår logotyp och den genomgående vinröda färgen är våra huvudsakliga kännetecken. De utgör en stor del av vårt totala varumärke, och det är därför viktigt att de inte förvanskas. Logotypen är utformad så att den ger en tydlig association till KK-stiftelsen. Den positiva grundversionen består av en grön hake som kommer från KK-stiftelsens symbol, och texten meny i vinrött. Den enda variant som får förekomma är den negativa versionen, d v s med grön hake och vit text på vinröd botten, samt svartvita varianter av dessa. Under meny ska alltid finnas texten Expertkompetens Livsmedel-Bioteknik. Den gröna kulören har färgnummer Pantone 5493, den röda Pantone 209. I trycksammanhang kan med fördel CMYK användas. Vare sig färger, typsnitt eller de enskilda elementens inbördes placering får förändras. Om du behöver använda logotypen finns den att hämta i olika filformat på vår hemsida under Internt/Grafisk profil. För tryck får endast EPS-format användas. Runt logotypen måste det alltid finnas luft, en fri yta som inte får innehålla annat än enfärgad bakgrund eller ett lugnt, jämnt bakgrundsfoto. För att vara lättläst måste logotypen alltid vara minst 25 mm bred. Enhetlighet och tydlighet skapar förutsättningar för snabb igenkänning och maximal effekt för vårt budskap. Därför ska vår logotyp och den vinröda färgen finnas med i allt vår kommunikationsmaterial, samtidigt som den allmänna utformningen följer uppdragna riktlinjer. Dekorbilder ska ha en naturlig anknytning till svenska livsmedel, bioteknik eller utbildning och ha en färgskala som matchar vår röda kulör. Vi använder alltid obestruket papper, som känns behagligt och ger ett modernt och seriöst intryck. Typsnitt: Trade Gothic använder vi i annonser, broschyrer och annat reklam- och informationsmaterial, i vikterna regular, bold och condensed. Arial är ett vanligt förekommande Windowstypsnitt och kan ersätta Trade Gothic för t ex Powerpoint-presentationer, brev o s v. Times finns också i de flesta datorer och får användas för brödtext i korrespondens och rapporter o s v. Menycirklar Se bilaga 3 för vidare information om Menys grafiska identitet. Menys logotyp finns att hämta på webbplatsen under Pressrum.. 10

11 Målgrupper för information om Meny Målgrupperna för information om Meny är: Små- och medelstora livsmedelsföretag Bioteknikinriktade företag med livsmedelsanknytning Deltagare i pågående eller avslutade Menyaktiviteter. Deltagare i etablerade livsmedelsnätverk i anslutning till ingående parter i Meny. Exempelvis skall universitets/högskolors/instituts näringslivskontakt/konsulenter, regionala nätverksprojekt och annan uppsökande verksamhet inom området hållas informerade. Aktörer i pågående småföretagsprogram, branschorganisationer, Livsmedelsföretagen (Li) samt övriga industrikontakter. Forskare, lärare och övrig expertkompetens vid deltagande universitet/högskolor/institut. Forskare, lärare och övrig expertkompetens inom livsmedel och bioteknik vid andra kompetenscentra än deltagande parter i Meny. Massmedia genom såväl lokaltidningar, radio, TV som branschpress. Alla deltagare i Menyarbetet. 11

12 Intern information Mål Att skapa tydlighet och trygghet i varje individs roll i organisationen. Att skapa samhörighet i gruppen. Att skapa förståelse för Menys villkor. Att skapa samförstånd med uppställda mål. Strategi När vi informerar och kommunicerar ska vi sträva efter att göra det på ett kostnadseffektivt sätt genom att välja digital information och kommunikation när det är möjligt. Webbplatsen är uppbyggd så att olika grupper har tillträde till olika delar. Nyhetsbrev och diskussionsforum skall finnas tillgängligt för berörda grupper på den interna webbplatsen. Ansvar Den operativa ledningen ansvarar för att en övergripande relevant information om Meny läggs ut till samtliga projektledare eller motsvarande, programstyrelse, deltagande parter och KKstiftelsen. Projektledare eller motsvarande verksamhetsansvarig/chef ansvarar för att nyhetsbrev och/eller diskussionsforum skapas på den interna webbplatsen så att alla berörda i projektet/verksamheten kan känna sig informerade. Det är den enskildes ansvar att inhämta utlagd information oavsett om denna är i pappersform eller via webben. 12

13 Extern information Mål Information om Meny skall nå samtliga små- och medelstora livsmedels och bioteknikföretag i landet inom en period av sex år. Extern information präglas av bilden av Meny som en stark utbildningsaktör med samlad expertkunskap där flexibilitet och anpassningsförmåga till målgrupp är kännetecknade. Strategi Varumärket Meny är fortfarande relativt okänt i målgruppen vilket innebär kommunikationsmässiga utmaningar. För att övervinna dessa krävs en strategi. 1. Utmaning: Att öka kännedomen om Meny. Strategi: Använd PR, annonsering, försäljning och låt Menys representanter uppträda på konferenser och mässor som utställare, föredragshållare och seminariedeltagare. Namnet Meny betonas. 2. Utmaning: Att skapa tilltro till Meny som det högkvalitativa utbildningsorganet för den svenska livsmedelsindustrin. Strategi: Lyft metodiskt och tydligt fram den omedelbara, och kommersiella, nyttan av Menys kurser, program och cirklar. Kontakten med forskningsfronten betonas. 3. Utmaning: Att skilja ut Menys utbud av kurser och utbildningar från vad andra arrangörer kan erbjuda. Strategi: Lyft fram Menys specialisering som vidareutbildningsorgan. Ta fram unika egenskaper i det utbildningsutbud som Meny erbjuder, dels till innehåll, dels till utbildningsform. (Viktigt att alla aktörer är överens om vad de unika egenskaperna med Meny är). Flexibilitet och företagsnytta betonas. Menys kommunikationsstrategi finns i sin helhet bilaga 4. Ansvar Det övergripande ansvaret för extern information om Meny i sin helhet har Menys operativa ledning, där ansvaret delegerats från programstyrelsen. Den operativa ledningen delegerar i sin tur kommunikation som rör eget verksamhetsområde till respektive projektledare. Varje projektledare i Meny ansvarar för att relevant information om eget projekt snabbt förs vidare. All utåtriktad information skall följa Menys grafiska profil. Informatören vid Meny ansvarar för att digital och skriftlig information är enhetlig, strategisk och följer Menys grafiska profil och kommunikationshandboken. Informatören fungerar som ett stöd för alla som på något vis arbetar för Meny i deras arbete med kommunikation. 13

14 Kommunikation med industrin Menys huvudmålgrupp är Sverigebaserade, livsmedelsproducerande företag och bioteknikföretag med livsmedelsanknytning i storleksordningen mellan 5 och 250 anställda (små och medelstora företag). Målgruppen kan grovt delas in i tre typer: teknik- process- och produktorienterade företag. Alternativt kan målgruppen indelas efter företagsstorlek. I kommunikationen med ett företag ta hänsyn både till dess typ och dess storlek. Budskap Väl genomtänkta budskap är en viktig del i strategisk kommunikation. Menys budskap skall vara: Budskap 1 Meny stärker ditt företags utvecklingskraft. Mål: Meny skall ses som spjutspetsen för kompetensutveckling inom Sveriges livsmedelsindustri. Meny går i bräschen och gör industrin till en kraftfull, lönsam, internationell spelare att räkna med. Budskap 2 Meny innebär nytänkande genom flexibla, företagsanpassade utbildningsverktyg. Mål: Meny skall uppfattas som en state-of-the-art utbildningsorganisation. Det skall genomsyra metodiken i utbildningarna, designen på hemsidan, och effektiviteten i undervisningen. Deltagarna skall känna att "Det här är den bästa kurs jag gått!" Menys kurser har fått mycket goda vitsord av deltagarna, och det är mycket få avhopp från utbildningarna. Nöjda deltagare skall lyftas fram i budskapen. Budskap 3 Meny ger tillgång till expertkunskap. Meny är företagens ingång till det senaste inom livsmedelsforskningen. Mål: Anställda inom svensk livsmedelsindustri skall känna att "Meny är till för oss, och ser till att vi håller oss i framkanten av vad vetenskapen fram till idag forskat fram inom livsmedelsområdet". Budskap 4 Deltagande i Menys aktiviteter ger omedelbar nytta för ditt företag. Mål: Omedelbara belöningar för deltagarna är viktigt. När man har genomgått en aktivitet hos Meny, skall man känna att man fått konkreta verktyg att använda sig av i sitt dagliga arbete. Arbetsgivaren skall kunna se en omedelbar kommersiell nytta av att den anställde deltar i Menyutbildning. 14

15 Teknikorienterade företag Teknikorienterade företag arbetar mycket med egen forskning och med tillämpning av FoUresultat. De har ofta egen spjutspetskompetens. Man har ett stort behov av teoretisk kompetens, ofta på doktorsnivå. Här finns vidare ett stort behov av generell utbildning inom områden utanför företagets eget teknikområde. I gruppen återfinns flertalet bioteknikföretag samt nischorienterade livsmedelsföretag som arbetar med "hightech"-produkter. De personer vi vänder oss till inom denna grupp är förmodligen relativt högt utbildade. De använder dator varje dag på arbetet. E-post och annonsering på Internet är därför ett relevant sätt att nå dem, förutsatt att mottagaren känner till Meny. Den här gruppen söker kunskap men har lärt sig att sålla hårt i informationsflödena. Processorienterade företag I gruppen processorienterade företag finns flera medelstora företag inom t ex bryggeri- och mejerisektor. Medvetenheten är hög om sambandet mellan personalens vidareutbildning och företagets fortsatta expansion. Man har stort behov av kompetens för problemlösning, produkt- och processutveckling samt IT-frågor. De flesta som ingår i gruppen använder dagligen dator i sitt arbete. De attraheras av tekniska lösningar men söker också information om hur personal ska ledas och organiseras och hur miljöproblem ska bemästras. En grupp som söker information men som samtidigt ständigt är upptagen med dagens drift och har svårt att se hur det ska gå att få in ett utbildningspass i en redan full arbetsdag. Att lyfta fram Menys utbildningars flexibilitet och möjligheten att anpassa utbildningen till den egna arbetssituationen är en viktig komponent i kommunikationen. Vanlig e-post är en bra kanal när man väl har träffat företaget och mottagaren känner till Meny. Produktorienterade företag I gruppen processorienterade företag finns en stor del av de mindre livsmedelsföretagen inom t ex slakt/chark, fisk- och bagerisektor. Den teoretiska kunskapsnivån är ofta låg medan den praktiska erfarenheten är betydande. Företagen har ett stort behov av nivåanpassad kompetensutveckling inom flera områden. Ofta måste företagen dock medvetandegöras om detta behov. I denna grupp använder inte alla dator kontinuerligt på arbetsplatsen. Det kräver att Meny bör kommunicera via annonser, direktreklam, telefonförsäljning och i personliga möten. Budskapen måste formuleras så att de stämmer med målgruppens behov. Det innebär att allmänna uppmaningar om värdet av att kompetenshöja dig och din personal inte räcker. Budskapen måste kopplas samman direkt med tillverkningen eller företaget. Företagens storlek 15

16 Företagens storlek är också en avgörande faktor för kommunikationsarbetet. Kommunikationen med företag/arbetsställen efter storlek sker huvudsakligen enligt följande nivåer: Annonsering, tidskrifter och webb Riktar sig till hela målgruppen. Utskick, e-post eller brev Huvudsaklig kommunikationsform med företag ca 0-10 anställda och kompletterande kommunikationsform med större företag. Telefonkontakter Huvudsakligen företag med 10 eller fler anställda. Personligt möte Huvudsakligen företag med 10 eller fler anställda som efter telefonkontakt eller av annat skäl bedöms som aktuella för besök. 16

17 Kommunikation med massmedia Massmediarelationer Inga presskontakter ska tas utan att informatören är informerad och ger klartecken. Är det något som du tycker att vi borde informera pressen om? Rådgör då först alltid med informatören för att undvika att flera liknande kontakter tas med pressen eller att motstridig information går ut från olika håll. Det är särskilt viktigt inom ett program som Meny där vi sitter på olika platser och ofta tillhör olika organisationer. Om du blir kontaktad av massmedia ska du givetvis svara på frågor inom ditt område men kontakta därefter genast Menys informatör. När pressen kommer Sex goda råd när pressen kommer: Visa ödmjukhet inför situationens allvar Visa medkänsla och omtanke inför berörda Visa öppenhet det skapar förtroende Spekulera aldrig håll dig till fakta, be att få återkomma Ljug aldrig och erkänn om du gjort fel Var tillgänglig för att säkerställa korrekt information Vem får uttala sig? Att synas i pressen är ett av de bästa sätten att sprida kunskap om vad Meny gör och är. Men det är naturligtvis viktigt att vi syns på rätt sätt och att den information vi lämnar ger en god helhetsbild av vår organisation och verksamheten i den. Om du blir kontaktad av press, radio eller TV, är det viktigt att du endast uttalar dig om det som är just ditt område och att du hänvisar vidare till informatören i Meny. Informatören har alltid en nära kontakt med ledningen och kan göra strategiska bedömningar om det är ledningen eller någon annan i organisationen som är bäst på att ge information i frågan. Om du blivit intervjuad så meddela alltid informatören och berätta vilket media du haft kontakt med. Pressmeddelande och presskonferenser Ett pressmeddelande kan innehålla nästan vad som helst, som till exempel information om verksamheten, en ny utbildning, ett seminarium eller en kursstart. Det är bra om språket är rakt och enkelt. Tänk på att ha en tydlig avsändare. Utskick av pressmeddelanden ska alltid göras efter att samråd skett med Menys informatör. Man bör vara sparsam med att kalla till presskonferenser. Vid en sådan ska man alltid ha något konkret och nytt att berätta. Avsändare är alltid Menys informatör. Debattartiklar De flesta tidningar är generösa med att ta in debattartiklar. Debattartikeln är ett bra sätt att synas i pressen och det är inte ovanligt att debattartiklarna följs upp på nyhetsplats. Samråd alltid med Menys informatör. 17

18 Får en journalist skriva vad som helst? Det fria ordet är en viktig rättighet i ett demokratiskt samhälle. I Sverige garanteras dessa rättigheter i Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen. Pressens Samarbetsnämnd har formulerat särskilda spelregler för journalister: En journalist ska vara kritisk mot nyhetskällorna. Sakuppgifter ska kontrolleras noggrant. Läsaren/lyssnare/tittaren ska ha möjligheter att skilja på fakta och åsikter. En journalist får inte använda sin ställning till att utöva påtryckning för egen eller annans vinning. En journalist får inte ge efter för påtryckningar från utomstående för att hindra eller inskränka berättigad publicitet. Det du kan, och bör, göra om du blir intervjuad är att se till att vara väl föreredd och ta reda på vilken målgrupp som mediet vänder sig till. Efter intervjun ber du att få läsa artikeln innan den går i tryck. Journalisten har ingen skyldighet att låta dig läsa den, men det brukar inte vara något problem. Genom att läsa artikeln har du en chans att rätta till eventuella faktafel och felciteringar. Informera informatören om intervjun. 18

19 Kommunikationsarbetet Aktiv kundvård är viktigt för Meny. Att ta hand om de kunder som redan hittat till Meny, få dem att sprida kunskapen om Meny internt i sina företag, samt att locka dem till nya utbildningar inom Meny är av stor vikt. Menys webbplats är en viktig kommunikationsplattform. I all kommunikation från Meny ska webbplatsen lyftas fram. Extern del Den externa delen av webbplatsen är riktad till Menys kunder. Här finns: Allmän information om Meny. Möjlighet att kontakta Meny. Länkar till de samverkande parterna. Marknadsföring och information för alla Menys aktiviteter Möjlighet att anmäla sig till kurser. Information om tekniska krav för att delta i kurser. Möjlighet att kontakta support. Via utbildningssplattformen WebCT finns: Inloggning till kurser. Inloggning till diskussionsforum för de olika utbildningsverktygen. Intern del - målgrupp: Menymedarbetare Den interna delen av webbplatsen är inloggningsskyddad och enbart till för Menymedarbetare. Den är verktyget för att hantera, samordna och effektivisera Menys interna arbete samt kontakter med företag och personer som deltar i Menys utbildningsverksamhet. Meny bygger kontinuerligt upp en kunddatabas för dokumentation av företagskontakter och framtida behov hos målgruppen. Seminarier Meny arrangerar regionala seminarier helst ett per region (Umeå, Uppsala, Skara/Göteborg, Lund, Kalmar). Fokus ligger inte på att föra fram Meny, men Meny står bakom inbjudan och presenterar kort vilka möjligheter som finns. Fungerar som marknadsföring, men även som identitetsstärkande för dem som arbetar inom Meny. Nyhetsbrev Ett nyhetsbrev stärker Menytillhörigheten, och underlättar för en geografiskt spridd organisation att hålla sig uppdaterad. Elektroniskt nyhetsbrev via hemsidan. Nyhetsbrevet genereras automatiskt och regelbundet med de aktuella nyhetsnotiserna. Målgrupp är den egna organisationen samt alla som anmäler sig för prenumeration (via hemsidan). 19

20 Riktade utskick Centrala utskick (e-post, brev) till hela eller delar av målgruppen. Syftet är att ta ett gemensamt grepp och därigenom stärka marknadsförings- och säljarbetet. Utskick görs 4 gånger per år. Innehåll: central information, aktuella kursstarter och kampanjer (fylls i av informatören) samt lokalt information, inklusive aktuella cirklar och (fylls i av respektive säljare/informatören). Artiklar Att publicera artiklar är ett bra sätt att sprida kännedom om och öka respekten för Meny. Fackpress tar ofta emot artiklar skrivna av utomstående. Dagspress och större facktidningar är mer ute efter bra och uppseendeväckande debattartiklar. Vi rekommenderar att Menyaktiviteter lyfts fram i anknytning till kurser och aktiviteter. Korta artiklar med bild från kursstarter och/eller avslutningar skickas till branschtidningar, lokal media samt läggs även ut på Menys webbplats. Informationsmaterial Meny har en uppsättning informationsmaterial för marknadsföring och försäljning. Meny skall använda nöjda kunder som reklampelare. Inget ger så bra reklam som en person som talar väl om en tjänst eller produkt, en person som liknar mig själv eller som jag till och med känner. En kollega som genomgått en utbildning eller någon annan del av Menys program är någon de flesta lyssnar på. Att använda vittnen i reklam, PR och övrig marknadsföring är därför ett bra grepp. Annonser Det är viktigt att synas regelbundet och i rätt media för att arbeta in varumärket. Meny annonserar regelbundet i tidskrifterna Livsmedel i fokus, Vår Föda, Svenska Livsmedel och Smittskydd som stor del av målgruppen läser. Vid behov, t ex inför mässor, genomförs kompletterande annonsering i lämpliga tidskrifter eller mässtidningar. Mässor Meny bör uppträda på utvalda mässor för att öka kännedomen om sina olika verktyg. Dels kan Meny ha egen monter och dels kan Menyrepresentanter vara talare på något av de seminarier, som oftast ligger i anslutning till mässor. Pressmapp, kontakt med lokalmedia. Att arbeta mot media är avgörande för att bli mer känd och uppmärksammad. Ett långsiktigt byggande av relationer till journalister är en fördel för Meny. Meny har utformat en pressmapp med kortfattad information om programmet. Aktivitetsplan Kommunikations- eller aktivitetsplanen beskriver hur, var och när vi ska marknadsföra Meny. Här kan du se när Meny finns representerat på någon mässa, när vi annonserar och var, när 20

21 pressreleaser skickas ut och så vidare. I planen framgår också vem som är ansvarig för de olika aktiviteterna. Planen uppdateras kontinuerligt av informatören och finns på vår webbplats under Internt. Aktivitetsplanen finns i bilaga 5 21