DC UTBILDNING Microsoft Word 2013 Fördjupningskurs WO13Ö-1

Transkript

1 DC UTBILDNING Microsoft Word 2013 Fördjupningskurs WO13Ö-1

2 Microsoft Word 2013 fördjupningskurs DC UTBILDNING Box HELSINGBORG tel e-post: Internet: 2 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 5 Microsoft Office... 5 Förkunskaper... 5 Läsning... 5 Exempel... 5 Övningsuppgifter... 5 Tips... 5 Fillista... 6 Kompatibilitet... 6 Så här konverterar du filer till det nya filformatet KOPPLAD UTSKRIFT... 9 Skriva enstaka etiketter... 9 Kopplad utskrift av etiketter...11 Kopplad utskrift av massbrev...15 Slutföra koppling...18 Filtrerade kopplingar...20 ANDRA FUNKTIONER...21 Skapa en innehållsförteckning...21 Skapa index...23 MAKRON...27 Vad är ett makro?...27 Vad är makrovirus?...27 Säkerhetsinställningar...28 Skapa makron...28 Spela in Starta ett makro...31 Koppla makron till knappar...32 Byta knappar kopplade till makron...33 Koppla makron till kortkommandon...33 Ta bort befintligt makro...34 FORMULÄR...37 Fliken Utvecklare...37 Fem steg för att skapa formulär...37 Formulärverktyg...37 Skapa formulär...38 Förberedelser Textkontroll Listruta Egenskaper för innehållskontroller Instruktionstext Skydda formulär Skydd av avsnitt Spara formulär Använda formulär...39 INTEGRATION MED ANDRA OFFICE-PROGRAM...41 Kopiera och klistra in...41 Excel-tabell eller -kalkyl: Excel-diagram Länkar...43 Skapa länk Rapportera från PowerPoint till Word SAMMANFATTNINGSUPPGIFT...45 Formatmallar...45 Formatera text...45 Huvudavsnitt Kapitel Avsnitt och underavsnitt DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 3

4 Innehållsförteckning Index Bilder Sidfot Omslagssida APPENDIX SNABBREFERENS Menyfliksområdets tre delar Verktygsfältet Snabbåtkomst Fler kommandon i dialogrutor Använda tangentbordet Ett nytt filformat Arbeta med personer som inte har Word KORTKOMMANDON Vad är kortkommandon (snabbkommandon)? Ta bort text Infoga specialtecken Markera text Markera i en tabell Flytta markören Flytta i en tabell Infoga nytt stycke och tabbförflyttning i en tabell Blandade specialtrick ASCII INDEX DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

5 Förord Välkommen till fördjupningskursen i Microsoft Word DC UTBILDNING framställer kursböcker för alla de populäraste Microsoft-programmen och många andra dessutom. Microsoft Office Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Word ingår i Microsofts programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Excel och PowerPoint) samt Microsoft Office Professional (som dessutom innehåller Access). Det finns flera andra paketeringar, bl.a. ett speciellt programpaket avsett för småföretag. Där har PowerPoint bytts ut mot Publisher. Förkunskaper Det förutsätts förkunskaper motsvarande fortsättningskurs i Word. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns i övningsmappen. Dessa kan laddas ner från utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 5

6 Fillista Efter installation finns följande filer i övningsmappen: Astra.doc Astra1.doc Avsloja.doc Brev1.doc Cd-rom.doc Cd-rom1.doc Datorer.doc Disk1.doc Disk2.doc Etikett1.doc Etikett2.doc Förteck1.doc Gkss.doc Historia.doc Kund1.doc Kund11.doc Kundför1.doc Kuvert1.doc Lust1.doc Makron1.dot Makron11.dot Makron12.dot Makron13.doc Medlem.doc Surfa.doc Tabell1.doc Telia1.doc Win95.doc Kompatibilitet Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du skrivit i Word, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen. Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet: Microsoft Word 6.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x Microsoft Word 6.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT Microsoft Word 7.0 (ofta kallat Word 95), som ingår i Office 95 för Windows 95 Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att öppna i valfri Word-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte öppnas i tidigare versioner. En mindre komplikation utgörs av att Word 6.0 för Windows 3.x endast kan spara dokument med korta filnamn ( ABC enligt DOS-standard). Om man har skapat ett dokument med Word 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.doc, så kommer det att se ut som VNINGS~1.DOC, när det öppnas med Word 6.0 för Windows 3.x. Microsoft Word 97 som ingår i Office 97 för Windows Microsoft Word 98 som ingår i Office 98 för Macintosh Microsoft Word 2000 som ingår i Office 2000 för Windows Microsoft Word 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh Microsoft Word X som ingår i Office X för Macintosh Microsoft Word 2002 som ingår i Office XP för Windows Microsoft Office Word 2003 som ingår i Office 2003 för Windows Microsoft Office Word 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför dokumenten kan öppnas i valfri Word-version. Dessa versioner kan dessutom öppna dokument skapade i äldre Word-versioner. 6 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

7 Word 2007, 2010 och 2013 för Windows och Word 2008 och 2011 för Macintosh har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.docx. Hur gör du då om du vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. Välj Arkiv, Spara som (File, Save as). Om den andra använder någon av versionerna , så väljer du sedan Word dokument. Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Word alls!), väljer du något annat filformat. RTF-formatet kan öppnas i de allra flesta ordbehandlingsprogram. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDFformat och HTML (för publicering på webben kan läsas direkt i webbläsare). Så här konverterar du filer till det nya filformatet. Går det att konvertera ett äldre dokument till det nya filformatet? Självklart. Du öppnar dokumentet i Word 2013, klickar på Arkiv (File) och därefter på knappen Konvertera (Convert), när Info är valt. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 7

8 Om du konverterar dokumentet får det alla fördelar som det nya filformatet innebär (mindre filstorlek, högre säkerhet och så vidare). Dessutom kan du använda alla nya funktioner, utan begränsningar, i konverterade dokument. Obs! Om du har konfigurerat Windows för visning av filnamnstillägg ändras filnamnet från Mitt dokument.doc till Mitt dokument.docx, där x står för XML. Det här meddelandet visas om någon försöker öppna ett Word 2007/10/13-dokument från exempelvis Word Det finns vissa metoder som du bör känna till om du tänker dela dokument med flera personer. Kanske hamnar du i någon av följande situationer när du använder den nya versionen av Word. Anta att du använder det nya filformatet genom att skapa nya dokument, genom att spara dokument eller genom att uppgradera dem med hjälp av kommandot Konvertera (Convert) på den meny som du öppnar med Arkiv (File). Anta vidare att din kamrat Per använder den Word-version som ingick i Office 2000 och att du vill skicka ditt senaste dokument i ett e-postmeddelande till honom. Kommer han att kunna öppna ditt dokument? Ja, det fungerar. När Per klickar på dokumentet blir han, förutsatt att Office installationen är uppdaterad med de senaste Service Pack- och korrigeringskomponenterna, ombedd att ange om han vill hämta en konverterare som han kan öppna dokumentet med. I Pers Word-version ser inte dokumentet ut exakt som i din Word-version, eftersom den har stöd för många fler funktioner. Per kan ändå öppna dokumentet, bearbeta det och skicka tillbaka det till dig. Konverteraren fungerar bara med Office 2000 SP3, Office XP SP3 och Office 2003 SP1 och bara med operativsystemen Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 och Windows Server DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

9 Kopplad utskrift Kopplad utskrift, eller massutskrift som det även kallas, används då du vill dra nytta av datorns kapacitet att utföra enformiga uppgifter upprepade gånger. De tre typfall av utskrifter som används är: Etiketter från en databas. Personliga reklambrev, typ bokklubbserbjudanden. Kuvert med personliga adresser. Processen är uppdelad i tre steg: 1. Att skapa eller hämta ett färdigt dokument (det som rymmer adressetiketternas mått, det personliga reklambrevet eller inställningar för kuvertutskrift) 2. Att skapa eller hämta data (de uppgifter som ska stoppas in i dokumentet, t ex namn och adress) 3. Att sammankoppla de två delarna till en enhet (genom att ange var i dokumentet kundens namn ska placeras och var adressens plats är osv) Naturligtvis är processen inte så kortfattad och enkel som det framstår här och nu det finns flera fällor och frågetecken längs vägen. För att helt kunna tillgodogöra sig funktionen Kopplad utskrift bör man ha viss grundläggande kännedom om registerhantering. Det viktigaste är att kunna särskilja vissa begrepp, t ex post, fält, kopplingsinstruktioner och frågor. Vi återkommer mer till dessa begrepp senare i texten. Skriva enstaka etiketter Välj Utskick, Skapa, Etiketter (Mailings, Create, Labels) med adress enligt exemplet. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 9

10 1. Ta fram ett tomt dokument (om Du inte redan har ett framme). 2. Kuvert och etiketter öppnas (Envelopes and Labels ). Välj fliken Etiketter (Labels). Klicka på knappen Alternativ (Options ) och välj bl.a. den etikettyp du använder. Om du vill ha etiketter med din egen adress på, så bockar du för Använd avsändaradress (Use return address). Du kan istället välja att skriva etikettstexten i rutan. Din tredje möjlighet är att klicka på knappen Adressbok (Address Book) och där välja adress t.ex. från Kontakter (Contacts) i Outlook. Det duger dock inte med Outlook Webmail. Här kan du välja mellan Kontakters olika adressfält Postadress, Hem och Övrigt. 10 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

11 Som du ser, kan du välja mellan att skriva ut endast en etikett eller en hel sida med samma etikettext. Alternativet Lägg till elektronisk frankering (E-postage Properties ) måste aktiveras med tilläggsprogram och är inte aktuellt i Sverige för närvarande. Kopplad utskrift av etiketter Om du vill påbörja en kopplad utskrift, så gör du så här: 1. Ta fram ett tomt dokument (om Du inte redan har ett framme). 2. Välj fliken Utskick (Mailings). 3. Starta koppling av dokument (Start Mail Merge). DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 11

12 4. Välj Steg för steg-guiden Koppla dokument... (Step by Step Mail Merge Wizard ) I Åtgärdsfönstret Koppla dokument (Mail Merge) har startat en guide i sex steg. Först väljer du Etiketter (Labels). Om etikettskanterna inte syns, så väljer du Start, Kantlinjer, Visa stödlinjer (Home, Borders, View Gridlines). Eftersom du har börjat med ett tomt dokument, så väljer du Nästa: Startdokument (Next: Starting document) och därefter Etikettalternativ (Label options ) Därvid öppnas en likadan dialogruta som i föregående exempel och du väljer lämplig etikett och övriga inställningar. Du ska nu välja mottagare i nästa steg, dit du går genom att klicka på Nästa (Next). Du markerar Använd en befintlig lista (Use an existing list) och navigerar till MEDLEM.DOC, som innehåller den lista du ska använda. Du kan som alternativ välja från Excel- eller Access-databaser eller från Outlook-kontakter eller också välja att skapa en ny Word-tabell. Nu är det dags att definiera vad som ska finnas på etiketterna. Klicka på Utskick, Adressblock (Mailings, Address Block). 12 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

13 Om inte alla adressrader dyker upp automatiskt, så kan du behöva välja Matcha fält (Match fields), för att definiera vilka fält som ska användas. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 13

14 Så här det ut nu: Klicka på Nästa följt av Uppdatera alla etiketter (Update all labels). Om det behövs, så är det dags att ändra kopplingen till tabellen med knappen Redigera mottagarlista (Edit recipient list ). Du har nu möjlighet att selektera vissa poster ur tabellen med hjälp av listpilarna vid varje fältnamn. Välj därefter Nästa. När detta är klart är det dags för Slutför kopplingen av dokument (Finish Mail Merge) och således skapa adressetiketterna. Här finns dessutom möjlighet att redigera enskilda etiketter. 14 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

15 Med Skriv ut (Print ) skapas slutligen utskriften! Att välja Redigera enskilda etiketter (Edit individual labels ) innebär att resultatet av att sammanfoga registret med etikettdokumentet hamnar i ett tredje dokument, som endast innehåller alla etiketter, med sina respektive namn och adresser angivna på dem. Det motsvarar hur resultatet skulle ha sett ut om du själv suttit och skrivit in varje etikett i datorn för hand. Att välja Skriv ut (Print ) innebär att resultatet av att sammanfoga registret med etikettdokumentet hamnar direkt i skrivaren. Det innebär att du sparar tid istället för att först överföra informationen till ett nytt dokument som därefter ska skrivas ut. Nackdelen är dock att om du gjort något fel, så kommer det inte att synas förrän första etikettbladet skrivs ut och då har det kostat dig såväl tid som onödiga etiketter. Att koppla alla poster eller bara vissa utvalda gör att du kan välja att endast skriva ut t ex de fem första etiketterna för att se hur resultatet blir. Övningsuppgift Skapa etiketter med registret i Medlem.doc som källdokument. Kopplad utskrift av massbrev Ibland önskar du skicka (synbarligen) personliga brev till ett register. Du ska få göra detta dels med hjälp av en guide, dels genom att själv styra detta och därvid skapa ett urval. Välj Utskick, Starta koppling av dokument, Steg för steg-guiden Koppla dokument (Mailings, Start Mail Merge, Step by Step Mail Merge Wizard) Åtgärdsfönstret öppnas och du väljer att du ska skapa Brev (Letter). Du öppnar ditt huvuddokument och väljer sedan källdokumentet Medlem.doc. För att adressen ska hamna snyggt och prydligt vid 10 cm, väljer du att göra ett indrag till den positionen i början av dokumentet och ser till att markören befinner sig där. I steg 4 väljer du Adressblock (Address block ). DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 15

16 Nu har du ordnat så att det blir enkelt att slutföra kopplingen! Programmet kommer att låta dig välja mellan ett antal varianter av adresseringar. En del kan förefalla besynnerliga för oss svenskar, men de har att göra med att man i USA (relativt) ofta har namn som Tim Jones Sr och Tim Jones Jr mm. Du kan t.ex. välja Alf Andersson d.y., så kommer det att se bra ut! Det kan du konstatera med hjälp av rutan Förhandsgranska (Preview). Gör därefter kloka val beträffande de övriga parametrar som kan ställas in. Välj därefter Matcha fält... (Match Fields ). Se till, så att Adress 1 väljer Gatuadress och Postnr blir Postnummer! Skriv ut! 16 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

17 Massbrev utan guide Om du väljer att avstå från att använda guiden står fler möjligheter till buds, men du behöver också bli förtrogen med verktygsfliken Utskick (Mailings). Verktygsfliken Utskick Arbetsgången kan vara så här: Skapa ditt huvuddokument, dvs. brevet. Skapa ett antal tomma rader i början av dokumentet. Gör ett indrag på exempelvis rad 2 (inte rad 1) och låt markören finnas där. Välj Välj mottagare (Select Recipients) och välj den här gången filen Medlemslista.xls (för att du ska få prova på hur väl Excel och Word samverkar). Därefter kan du (vid behov) välja Redigera mottagarlista, för att filtrera och sortera mottagarna. Välj sedan att klicka på knappen Infoga kopplingsinstruktion (Insert Merge Field) och välja Förnamn. På dokumentet syns nu ordet Förnamn omgivet av citattecken. Detta ord symboliserar att på just denna plats kommer varje posts förnamn att stoppas in vid en framtida koppling. Avbryt. Slå ett [MELLANSLAG]. Infoga kopplingen Efternamn och slå ett. och tryck på. Infoga kopplingen Gatuadress och tryck på. Infoga koppingen Postnr. Slå två. Infoga kopplingen Ort. Vill du ha enkelt radavstånd använder du lämpligen Shift + Enter. Nu bör det se ut ungefär så här (om du har slagit på Visa/Dölj ): DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 17

18 Infogade kopplingar med osynliga tecken fullt synliga däremellan. OBS! Genom att använda knappen Förhandsgranska resultat kan du redan nu se hur det skulle komma att se ut om du fullföljde kopplingen gentemot registret. Med hjälp av knapparna Post kan du se de olika posterna: Övningsuppgift Koppla ett huvuddokument av typen Förteckning till registret kund1.doc (finns i övningsmappen). Infoga kopplingar i dokumentet enligt följande: <<Företag>> (<<Förnamn>> <<Efternamn>>), <<Arbetstelefon>> (Glöm inte att sedan trycka på [ENTER].) Pröva därefter att aktivera knappen Visa kopplade data och stega dig fram och tillbaka i registret med hjälp av knapparna Post och se vad som händer. OBS! Innan övningen genomförs bör Word stängas utan att några tidigare inställningar sparas och därefter startas om. Slutföra koppling Det sista steget i att koppla dokument innebär att man genomför de olika kopplingar som har angivits tidigare. Till detta använder du några av de sista knapparna. Gör så här: Öppna dokumentet kundför1.doc från övningsmappen. OBS! Detta dokument är redan kopplat till registret (källdokumentet) kund1.doc (som finns i samma mapp) genom den typ av koppling som kallas Förteckning. Du kan nu välja på olika sätt att utföra den slutliga sammankopplingen på tre olika sätt: Genom Sök efter fel (Check for errors), kan du t.ex. ange om du vill att Word ska stanna om den hittar någon post där ett fält är tomt eller någon annan avvikelse upptäcks vid kopplingens slutförande: 18 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

19 Genom att koppla skapas ett helt nytt dokument, där det ser ut som om resultatet gjorts genom att du manuellt har matat in varje uppgift. Detta nya dokument kan sedan sparas och användas helt fristående (kanske för nästa utskick om det är t.ex.etiketter för kuvert). OBS! Om varje post hamnade under varandra på samma blad beror det på att dui valt Förteckning (Directory) som kopplingstyp. Hade du valt t ex Standardbrev (Letters) hade istället en post hamnat på varje separat blad istället! Övningsuppgift Öppna kundför1.doc och koppla den till ett Nytt dokument (New Document), men resultatet ska ge varannan rad tom. Spara resultatet som förteck2.doc i övningsmappen. OBS! Innan övningen genomförs bör Word stängas av utan att några tidigare inställningar sparas. Lösningsförslag: förteck1.doc. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 19

20 Filtrerade kopplingar I vissa fall kan det vara bra att kunna göra kopplade utskrifter som inte vänder sig till alla i registret. Vid dessa tillfällen måste du börja ange villkor för om en viss post ska ingå vid en koppling eller ej. Dessa kopplingar kallades i tidigare Word-versioner för Villkorade kopplingar. Det första du måste tänka på är att du i registret anger någon form av särskiljande kod, t ex kundkategori, ålder eller postnummer. Word bryr sig inte om vad det är, men om det är siffror kan det vara lättare att ange t ex att adressetiketter till alla inom vissa kundkategorier (t ex kategori 1 3) ska skrivas ut. Med filtrering kan du styra kopplingarna med relativt avancerade verktyg. Pröva följande: Fortsätt med föregående övningsexempel. Gör så här: Se till att ha huvuddokumentet med den nygjorda kopplingen framme, Låt markören stå på första raden. Välj Redigera mottagarlista (Edit recipients) och därefter Filtrera (Filter). Ställ in följande villkor i dialogrutan som dyker upp: Endast om posten i registret (källdokumentet) innehåller fältet Medlemsnr och det innehåller ett värde som är lika med eller överstiger , så kommer posten att kopplas. I annat fall hoppas den över och nästa post i listan används istället. För att kontrollera att det har blivit riktigt, tryck in knappen Förhandsgranska resultat (Preview Result). Därefter slutförs kopplingen av dokumenten på vanligt sätt. Övningsuppgift Öppna dokumentet etikett1.doc bland övningarna och gör en villkorad koppling. Endast de kunder som tillhör kategori 1 och 2 ska kopplas (till ett Nytt dokument). OBS! Innan övningen genomförs bör Word stängas utan att några tidigare inställningar sparas och därefter startas på nytt. Lösningsförslag: etikett2.doc. Övningsuppgift Skapa en kopplad utskrift (standardbrev) med ett personligt pressmeddelande för olika företag. Använd dokumentet telia1.doc som huvuddokument och registret i kund1.doc som källdokument. Använd kopplingsinstruktionen Företag och ersätt ordet Telia överallt i texten (sex positioner). 20 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

21 Andra funktioner Skapa en innehållsförteckning Du ska nu se på vad du har för ytterligare nytta av formatmallar för rubrikerna. Det är nämligen så att när du kan infoga en komplett innehållsförteckning med hjälp av en konsekvent använding av rubrikformat! Välj Referenser, Innehållsförteckning (References, Table of Contents). Som du ser, finns det ett antal standardiserade innehållsförteckningar med 3 rubriknivåer, som förstås baseras på Rubrik 1, 2 och 3. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 21

22 Om du väljer Referenser, Innehållsförteckning, Anpassad innehållsförteckning (References, Table of Contents, Adapted ), så kan du modifiera den- Därefter Alternativ (Options). 22 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

23 Övningsuppgift Tilldela rubriknivåer i dokumentet win95.doc och skapa därefter en innehållsförteckning. OBS! För att vara säker på att innehållsförteckningen alltid blir rätt numrerad vid utskrift måste du göra en inställning i Word. När denna inställning en gång är gjord, behöver den inte göras fler gånger, eftersom den sparas automatiskt för framtida bruk. Gör så här: 1. Klicka på Arkiv (File). 2. Välj Alternativ (Options...). 3. Klicka på rubriken Visa (Display). 4. Sätt en bock i rutan Uppdatera fält före utskrift (Update fields before printing). (Du kan även passa på att bocka för Uppdatera länkade data före utskrift (Update linked data before printing), om det inte är gjort tidigare.) 5. Klicka på knappen OK. Skapa index Ett index är ett register där du kan se var du kan hitta ett visst ämne. Ett annat ord för detta är sakregister. Om du slår upp en receptsamling brukar du ofta hitta en vanlig innehållsförteckning längst fram. Den innehåller kanske soppor för sig, kötträtter för sig, fisk i en avdelning och fågel i en annan. Är det så att du letar efter en speciell rätt kan du istället slå längst bak i receptsamlingen. Där brukar det nämligen finnas ett alfabetiskt sakregister, eller index, som innehåller alla recept i bokstavsordning oavsett om receptet tillhör kategorin fågel, fisk eller mittemellan. Tyvärr är denna typ av register betydligt mera krävande att skapa än innehållsförteckningar. Du måste nämligen markera varje ord som ska ingå i ditt index. Ett index är dock mycket praktiskt att ha, så det kan vara mödan värt! DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 23

24 Gör så här: 1. Gå tillbaka till dokumentets början. 2. Markera det första ordet som ska ingå i index. 3. Klicka på menyfliken Referenser (References). 4. Välj Infoga index (Insert Index) i dialogrutan Index. 5. Klicka på knappen Markera indexord (Mark Entry ) 6. Dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry) visas. 7. Det ord som du markerade i texten visas nu i textrutan Huvudpost (Main Entry). 8. Om du vill redigera indexordet, är det nu du kan göra det. 9. Klicka på knappen Markera (Mark). Dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry) stannar kvar på skärmen för att du snabbt ska kunna markera övriga ord som ska ingå i index. Du ser att dolda tecken visas nu. Om du själv önskar slå på eller stänga av den funktionen kan du göra det här: Start, Stycke, Visa Alla (Home, Paragraph, Show/Hide). 10. Klicka i dokumentet. 11. Markera nästa ord. 12. Klicka i dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry). 13. Klicka på knappen Markera (Mark). 24 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

25 14. Upprepa tills alla indexord är angivna. 15. Stäng dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry). När alla relevanta indexord har angivits i dokumentet är det dags att infoga själva indexlistan, eller sakregistret om du så vill. 1. Placera markören där index ska infogas i dokumentet. 2. Klicka på menynfliken Referenser (References) och välj Index och därefter Infoga index (Insert Index). 3. Se till att fliken Index är framme i dialogrutan Index och förteckningar. 4. Välj utseende på index och antal spalter. 5. Klicka på OK. Genom att trycka [Shift]+[Alt]+x kommer dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry) att öppnas genast! Genom att trycka [Shift]+[Alt] byter Windows till engelskt tangentbord, om du har standardinställningar, så se upp! Övningsuppgift Ange indexord och skapa ett index till dokumentet win95.doc. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 25

26 Plats för anteckningar 26 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

27 Makron Det finns vissa delar av det dagliga arbetet i Word som kan kännas ganska enformigt. Till exempel kan man tänka sig en säljare, som varje morgon då han kommer till jobbet tar sig en kopp kaffe, startar Word, öppnar kundregistret (i ett Word-dokument) och öppnar sin mall för orderbekräftelser i Word. Idag kan vi inte hjälpa säljaren att få sitt kaffe serverat av Word, men vi kan mycket väl låta programmet öppna kundregistret automatiskt och sedan öppna mallen för orderbekräftelser, så snart säljaren startar Word på morgonen! Vad är ett makro? Makron är en serie instruktioner till Word om vad programmet ska göra i tur och ordning. Dessa instruktioner kan du antingen skapa genom att spela in handlingar som du gör i Word, eller genom att manuellt skriva in dem i en åtgärdslista. Då du själv skriver in dem kallas det att du makro-programmerar (eftersom det påminner starkt om vanlig programmering i andra programspråk. Det är i själva verket en variant av Microsoft Visual Basic som används). Makron kan du starta genom att välja dem i en lista med tillgängliga makron eller genom att koppla deras start till olika komponenter i programmet, såsom en knapp i ett verktygsfält eller som en del av en rullgardinsmeny. Du kan även låta makron starta automatiskt när ett visst dokument öppnas eller när själva programmet Word startas. Vad är makrovirus? Makrovirus är en typ av makron som är formgivna för att skrämma eller skada mottagaren. Det startar normalt automatiskt när ett dokument öppnas och kan då göra allt från att placera små vitsar i slutet av dokument vid utskrift till att radera hela hårddisken. Tekniskt sett skiljer sig alltså inte ett makrovirus från ett annat makro, den enda skillnaden är egentligen avsikten med det det stjälper istället för hjälper användaren. Strax före jul 1995 dök de första makrovirusen upp på marknaden. Det var egentligen lite märkligt, att ingen hade sett möjligheten att skapa dessa makrovirus tidigare, eftersom makroprogrammering har funnits en längre tid. Idag skyddar man sig mot makrovirus genom att förbjuda programmet att köra självstartande makron utan att varna användaren, eller att förbjuda start av makron som innehåller farliga kommandon, såsom att radera information på hårddisken. Du kan själv enklast skydda dig genom att inte läsa Word-dokument som du fått från andra, eller hämtat hem från Internet, utan att först testa dokumentet med något av de kända antivirus-program som finns på marknaden. Med den tekniska utvecklingen av standarder på mjukvarusidan har ett nytt hot uppstått genom makrovirus. De kan inte bara sprida sig till olika program, utan till helt olika datorsystem (t ex från Word på en PC till Excel på en PC till Excel på en Macintosh till Word på en Macintosh). Hur kan då detta vara möjligt? Jo, alla DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 27

28 programmen är snarlika inom sin grupp, oavsett vilken typ av dator de körs på. Därför har makrovirus öppnat denna helt nya möjlighet att röra sig mellan olika datorsystem. Säkerhetsinställningar Vid Arkiv, Alternativ, Säkerhetscenter (File, Options, Trust Center), Inställningar för säkerhetscenter (Trust Center Settings ) kan du därefter ställa in önskad säkerhetsnivå under Makrosäkerhet (Macro Security ). Standardvärdet är Inaktivera alla makron och visa ett meddelande (Disable all macros with notification). För att du ska kunna utföra övningarna i detta kapitel får du ändra nivån till Aktivera alla makron (Enable all macros). Det kan dock vara en god idé att ändra tillbaka till ursprungsinställningen efteråt! Skapa makron Det enklaste sättet att skapa ett makro är att spela in ett viss kedja av händelser som du utför i Word. När du utfört det, som ska ingå i makrot, avslutar du inspelningen. För att sedan få Word att utföra den inspelade sekvensen igen, startar du helt enkelt makrot. Då utförs händelsekedjan på samma sätt som när du själv utförde den, men nu sker det blixtsnabbt! OBS! I bokens övningsfiler förekommer ibland att makron heter NN.MAIN, men att det endast refereras till makrot NN i bokens text. Dessa makron 28 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

29 motsvarar varandra. Spela in Pröva följande: Välj Visa, Makron, Spela in makro... (View, Macros, Record Macro ) Innan inspelningen börjar får du chansen att koppla makrot till en knapp på ett verktygsfält eller till tangentbordet. Det gör vi inte i detta exempel, utan skriver in makrots namn Blåtext och beskrivningen Detta makro gör så att all markerad text blir blå. Välj sedan listpilen vid Gör makrot tillgängligt för (Store macro in) och välj aktuellt dokument (inte Alla dokument All Documents). Vill du passa på att välja ett kortkommando, så trycker du på Tangentbord (Keyboard). Ange även här namnet på det dokument du arbetar med.därefter klickar du på knappen OK. Du ser att inspelningen har påbörjats, eftersom muspekaren har ett kassettband på sig. Statusfältet ser nu ut så här till vänster: Knappen Stopp (Stop Recording) i statusfältet och inspelningsmarkören. Med knappen Stopp kommer du att avsluta inspelningen av makrot och sekvensen sparas under namnet Blåtext (i detta fall. OBS! Allt du gör nu spelas in i makrot Blåtext, följ därför instruktionerna noga! Välj Start, dialogrutan Tecken... (Home, Font ) DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 29

30 Gör ingen annan inställning än att välja blå (Blue) färg och därefter klicka på knappen OK. Tryck in knappen Stopp (Stop Recording) för att avsluta inspelningen. Du har nu skapat ett makro som heter Blåtext. När det startas blir all markerad text blå. Notera: Ett annat sätt att påbörja inspelningen av ett makro är att klicka på knappen Spela in makro (Record Macro) i statusfältet. Det ger exakt samma start och tillvägagångssätt som exemplet ovan. 30 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

31 Starta ett makro För att köra ett makro som ännu inte har kopplats till någon knapp eller kortkommando måste du själv gå in i en lista och starta makrot där. Du ska nu pröva att använda makrot Blåtext. Om du har gjort den tidigare uppgiften finns detta makro redan i din dator, annars börjar du med att öppna filen makron1.dot bland övningsfilerna. OBS! Du måste använda filen med filändelsen.dot för att det ska vara rätt fil. Gör därefter följande: 1. Skriv in ditt namn som vanlig brödtext på sidan framför dig. 2. Markera namnet. 3. Välj Visa, Makro, Makron... (View, Macro, Macros ) Det dyker nu upp en dialogruta som visar de makron som är tillgängliga i den aktuella dokumentmallen. Klicka på Blåtext i listan. Längst ner på skärmen syns nu beskrivningen som talar om vad makrot gör. När har du kontrollerat att det är rätt makro klickar du på knappen Kör (Run). Du är tillbaka i dokumentet och när du avmarkerar ditt namn har det blivit blått! Övningsexempel Skapa makrot Normaltext som återställer markerad text till standardfärgen Auto. Fyll i en lämplig beskrivning och testa att det fungerar genom att skriva ditt namn, aktivera makrot Blåtext och därefter återställa med hjälp av ditt makro Normaltext. Lösningsförslag: makrot Återställ i makron1.dot (bland övningsfilerna). DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 31

32 Koppla makron till knappar Att gå via menyfliken Visa (View) är ett ganska besvärligt sätt att starta makron. Därför finns det andra sätt att starta dem, nämligen genom att skapa en ny knapp i verktygsfältet Snabbåtkomst eller genom att koppla makrot till ett lämpligt kortkommando. I detta avsnitt ska du koppla ett befintligt makro till en ny knapp. Börja med att öppna filen makron1.dot bland övningsfilerna. OBS! Du måste använda filen med filändelsen.dot för att det ska vara rätt fil. Gör sedan så här: 1. Högerklikca på Snabbåtkomstfältet (till höger om Word-ikonen) och välj Fler kommandon... (More Commands ) 2. Under Välj kommandon från: (Choose commands from:) väljer du Makron (Macros) 3. Nu markerar du önskat makro och väljer Lägg till (Add)>> (som alternativ kan du dubbelklicka på makronamnet) 32 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

33 Byta knappar kopplade till makron Standardknappen som skapas är likadan för alla makron (se exemplet ovan), men du kan nu även välja att skapa en knapp med en annan symbol. Genom att markera på den knapp du vill förändra i detta fall knappen Blåtext (skapad i det tidigare avsnittet) och därefter klicka på Ändra (Modify) kan du se alla alternativa knappar du har i Word. Gör så här: Så här ser VBA-koden ut för ett makro 1. Börja med att ändra namnet på knappen till Blå text (skriv in det i rutan Namn (Name) på tredje raden i menyn). 2. Välj sedan Ändra (Modify ) Övningsexempel Börja med att öppna filen makron1.dot bland övningsfilerna. OBS! Du måste använda filen med filändelsen.dot för att det ska vara rätt fil. Skapa dels en knapp, som är kopplad till makrot Blåtext (om du inte redan har gjort det) och dessutom en knapp kopplad till makrot Återställ. Koppla makron till kortkommandon Om du inte gjorde koppling till kortkommando redan när du spelade in makrot, så gör du på följande sätt: Välj Arkiv, Alternativ, Anpassa menyfliksområdet. Välj kommandon från: Makron (File, Options, Customize Ribbon, Choose commands from: Macros). Markera aktuellt makro. Klicka på Anpassa (Customize) I dialogrutan, som öppnas, väljer du kategori Makron (Macros), markerar aktuellt makro, Spara ändringar i (Save changes in ) ange aktuellt dokument.ange nytt kortkommando: skriv in önskat kortkommando. Stäng (Close) samt bekräfta med OK. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 33

34 Övningsexempel Börja med att öppna filen makron11.dot bland övningsfilerna. OBS! Du måste använda filen med filändelsen.dot för att det ska vara rätt fil. a) Om du inte redan har gjort exemplet ovan, så skapa först kommandot Blåtext i Snabbåtkomst-fältet.. b) Skapa kommandot Återställ text på motsvarande sätt. c) Koppla makrot Blåtext till kortkommandot Alt+Shift+B Lösningsförslag: filen makron12.dot (finns bland övriga övningsfiler). Ta bort befintligt makro Om man gjort ett makro som inte längre behövs, eller om man får ett dokument som innehåller en massa onödiga makron (som ju faktiskt gör att dokumentet tar mer plats på hårddisken: våra makron måste ju sparas någonstans), så måste man kunna rensa bort dem. Processen är inte särskilt komplicerad. Pröva följande: Börja med att öppna filen makron12.dot bland övningsfilerna. OBS! Du måste använda filen med filändelsen.dot för att det ska vara rätt fil. 34 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

35 1. Välj Verktyg, Makro, Makron... (Tools, Macro, Macros ) 2. Klicka på ÄrMesigt i listan. 3. Klicka på knappen Ta bort (Delete). 4. Bekräfta frågan från Word och makrot är borttaget! 5. När du klickar på knappen Stäng är du tillbaka i ditt dokument. Övningsexempel Börja med att öppna filen makron12.dot bland övningsfilerna. OBS! Du måste använda filen med filändelsen.dot för att det ska vara rätt fil. Om du inte gjort exemplet ovan, så ska du ta bort makrot ÄrMesigt och spara dokumentet. Lösningsförslag: makron13.dot (finns bland de övriga övningsfilerna). DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 35

36 Plats för anteckningar 36 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

37 Formulär Du kan skapa formulär i Word för ifyllning direkt på skärmen eller för utskrift, så att användarna sedan fyller i det utskrivna pappersformuläret. När du skapar formulär att användas på skärm, kan du också skydda vissa avsnitt från att fyllas i. Det går också att t.ex skapa avbockningsrutor, listrutor, hjälptexter och makron, som körs automatiskt. Fliken Utvecklare För att kunna arbeta fullt ut med att utveckla formulär, så behöver du tillgång till ett antal extra verktyg. Detta åstadkommer du genom att välja Arkiv, Alternativ, Anpassa menyfliksområdet (File, Options, Customize Ribbon). Klicka på Primära flikar (Main Tabs) och markera avbockningsrutan Utvecklare (Developer). Bekräfta med OK. Fem steg för att skapa formulär 1. Skapa en ny dokumentmall. 2. Skapa ett formulär genom att infoga tabeller eller genom att skriva text. 3. Lägg till formulärfält (textruta, kryssruta, listruta) efter behov och definiera eventuella makron. 4. Skydda dokumentmallen. 5. Spara dokumentmallen. Formulärverktyg Öppna verktygsgruppen Kontroller (Controls). Textruta och Redigeringsruta (Content Control) avser här samma sak. Kombinationsruta och Listruta (Combo Box) är samma funktion. Egenskaper (Properties) och Fältalternativ avser samma funktion. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 37

38 Skapa formulär Förberedelser Börja med att skapa en ny mall (alternativt kan du förstås utgå från en befintlig). Klicka på Utvecklare, Kontroller, Designläge (Developer, Controls, Design Mode). Klicka på den plats, där du önskar att kontrollen ska placera. Textkontroll Klicka på RTF-kontrollen (den vänsta Aa-knappen) eller Text-kontrollen (den högra) Listruta Klicka på kontrollen Nedrullningsbar lista (Drop-Down List) Markera innehållskontrollen och klicka på Egenskaper (Properties) Klicka på Egenskaper för listrutor (Content Control Properties), Lägg till (Add) om du vill skapa en lista över svarsalternativ. Ange svarsalternativ i rutan Visningsnamn (Display Name), exempelvis Ja, Nej och Kanske Upprepa detta steg tills alla önskade svarsalternativ finns med i listrutan. Egenskaper för innehållskontroller Du kan ange eller ändra egenskaper för alla innehållskontroller. I innehållskontrollen Datumväljare (Date Picker Content Control) kan du ange vilket datumformat som du vill använda för att visa datum. Instruktionstext Instruktionstexter kan göra formuläret lättare att använda. Du kan ändra standardtexten i innehållskontrollerna. Då ska du vara i Designläge Markera den innehållskontroll där du vill ändra platshållartexten. Redigera platshållartexten och formatera den efter egna önskemål. Om du vill att kontrollen inte längre ska visas, när någon har angett eget innehåll i en RTF-kontroll eller textkontroll, klickar du på Kontroller, Egenskaper (Controls, Properties) och markerar sedan avbockningsrutan Ta bort innehålls kontrollen, när innehållet har redigerats (Remove content control when contents are edited). Klicka på Designläge (Design Mode) för att stänga av designfunktionen och spara instruktionstexten. Skydda formulär När du är klar med ditt formulär, ska du trycka på knappen Begränsa redigering (Restrict Editing). Därvid framkommer all den funktionalitet som du skapat i formuläret. Därefter kan du göra inställningar av flera parametrar enligt bilden: (Formatting restrictions, Editing restrictions, Start enforcement) 38 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

39 Skydd av avsnitt Det är inte alltid du önskar skydda hela dokumentet, men om du infogar löpande avsnittsbrytningar, där den oskyddade delen av formuläret ska börja och eventuellt ett där skyddet ska läggas på igen, så kan du sedan välja vilka avsnitt (Sections) som ska vara skyddade. Spara formulär Det brukar vara lämpligt att spara formuläret som mall. Använda formulär Du förflyttar dig mellan fälten med Tab, men du kan klicka i fälten också. Rubriker kan inte redigeras, dokumentet är ju skyddat. Vissa meny- och tangentkommandon är avstängda av samma skäl. Bara godkända tecken kan fyllas i textrutefälten. Är ett fält definierat som datum med yyyy-mm-dd, då går det inte att skriva något annat i detta fält. Om du har valt Dagens datum (Current Date), så blir det förstås det också. En avbockningsruta (kryssruta) markeras/avmarkeras genom att klicka i den eller trycka på mellanslag. En kombinationsruta/listruta öppnas med Alt+PilNed och bekräftar med Enter. Låsa eller låsa upp fält Om du vill låsa ett fält och förhindra att det aktuella fältresultatet ändras klickar du på fältet och trycker sedan på CTRL+F11. Om du vill låsa upp ett fält så att det kan uppdateras, klickar du på fältet och trycker sedan på CTRL+SKIFT+F11. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 39

40 Övningsuppgift Skapa ett standardbrev, där du endast behöver fylla i mottagarens namn och adress och där mottagarens land väljs med en kombinationsruta. Nöj dig med de nordiska länderna. 40 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

41 Integration med andra Officeprogram I ett dokument kan du använda t.ex. tabeller. Dessa tabeller har du sedan möjlighet att exportera till Excel för vidare bearbetning. Det är bara ett av alla de sätt du kan arbeta aktivt tillsammans med andra program i Windows. Det finns flera sätt att arbeta integrerat tillsammans med de andra programmen som ingår i Office-paketet. Kopiera och klistra in Det mest intuitiva sättet att infoga ett objekt från ett annat program till Word är att använda Kopiera och Klistra in (Copy and Paste). Exempel: Du har gjort en kalkyl och ett tillhörande diagram i Excel. Du önskar använda dessa i ett Word-dokument. Följande arbetsmetod kan du då använda: Excel-tabell eller -kalkyl: Markera hela tabellen eller kalkylen (prova gärna kortkomandot * (dvs du håller Ctrl-tangenten intryckt medan du trycker på *-tangenten på det numeriska tangentbordet- Ctrl + a fungerar också på nyare Excel-versioner). Välj sedan Kopiera (Copy). Växla till Word. Placera markören där inklistringen ska ske. Välj därefter Start, Urklipp, Klistra in, Klistra in special (Home, Clipboard, Paste, Paste Special ) I dialogrutan kan du sedan välja hur inklistringen ska ske. Till att börja med bestämmer du om data ska länkas (se mera om detta i avsnittet Länkar). I det vita fältet väljer du vilket format som tabellen eller kalkylen ska ges. Standardvalet HTML-text är markerat från början. Detta val innebär, att Excel-data omvandlas till en Word-tabell, som är formaterad med detta format. Om du hade valt DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 41

42 Klistra in (Paste) i stället för Klistra in special (Paste Special), hade detta val gjorts. Andra val är bl.a. RTF, som betyder Rich Text Format. Som ytterligare alternativ kan du välja Microsoft Excel kalkylbladsobjekt (Microsoft Excel Worksheet Object). Om du väljer detta, kommer inklistringen att ske med den formatering du använt i Excel. Nästa alternativ är Oformaterad text (Unformatted text). I detta fall skapas inte någon tabell, utan din inklistring sker som en löpande oformaterad text med tabbar. Övriga alternativ är olika bildformat, dvs de kommer inte att uppfattas som tecken, varför inklistrad data inte blir redigeringsbar. Bekräfta dina val med OK. Om du klistrat in med något av de första alternativen, så kommer du att få tillgång till Excels verktyg efter att dubbelklicka på kalkylen. Genom att klicka utanför kalkylen, återtar Word sitt standardutseende. En inklistring som är markerad (har handtag) kan ändras som vilken bild som helst, dvs du kan dra i handtagen, och du kan flytta runt objektet. Excel-diagram Diagrammet markeras (detta fungerar både med ett inbäddat diagram, som alltså finns på ett kalkylblad, och med ett diagram, som finns på ett eget blad). Välj sedan Kopiera (Copy). Växla till Word. Placera markören där inklistringen ska ske. Välj därefter Start, Urklipp, Klistra in, Klistra in special (Home, Clipboard, Paste, Paste Special ) Samma resonemang som tidigare gäller beträffande Klistra in (Paste) resp. Klistra in länk (Paste link). Standardvalet Microsoft Excel-diagramobjekt (Microsoft Excel Chart Object) innebär att diagrammet blir redigeringsbart, medan Bild (Picture)inte blir det. Visa 42 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

43 som ikon klistrar inte in bilden utan endast en ikon som markerar närvaro av diagrammet. På ett intranät, kan man tänka sig att nå originaldiagrammet genom att klicka på ikonen. Länkar Att infoga länkar till andra program betyder att du skapar en liten adresshänvisning till ett annat program som finns tillgängligt för datorn jag arbetar med. Observera att länkar fungerar med de flesta professionella program på marknaden, inte bara program från Microsoft. Som exempel kan nämnas Lotus Symphony, som är en konkurrerande produkt till Office-paketet. Om du jämför med funktionen att klippa och klistra (kopiera och klistra in), så är skillnaden följande. Om du markerar t.ex. ett diagram i en arbetsbok i Lotus 1-2-3, klickar på kopiera och därefter öppnar Word och väljer Klistra in, så kommer du att få en identisk kopia av diagrammet du just kopierade i Lotus Symphony Calc. Denna kopia är helt frikopplad från sitt ursprung och om du gör förändringar i originalet påverkar det inte din kopia inne i Word på något sätt. En ungefärlig liknelse skulle kunna vara att du tagit ett foto av det ursprungliga diagrammet. Hade du istället öppnat en länk mellan diagrammet i Lotus Symphony Calc, genom att i Word välja Infoga, Objekt (Insert, Object ) och där leta upp diagrammet, så hade varje förändring i originalet påverkat kopian i Word. För att jämföra med den förra liknelsen, så fungerar ett länkat objekt som om du installerat en övervakningskamera hos det andra programmet. Sker det någon förändring i originalet, så återspeglas det direkt i Word. Länkar är således ett kraftfullt verktyg om du använder det på rätt sätt. Varför använder vi klipp-och-klistra metoden överhuvudtaget istället för att skapa länkar hela tiden? För det första kräver det en hel del av datorns kraft att bevaka alla olika länkar som skulle kunna förekomma. Dessutom kanske vi bara vill ha en stillbild av dagsläget, inte en aktiv länk som förändras med tiden. För det andra har utvecklingen gått relativt trögt inom detta område beroende på att det har funnits flera olika typer av länkar som de konkurrerande mjukvaruföretagen lanserat som den enda rätta vägen. Det har inneburit att inte alla program kunnat koppla länkar till varandra. För det tredje krävs det att när en länk upprättats mellan två program, så får inblandade filer (t ex en arbetsbok i Excel) inte 1. flyttas 2. byta namn 3. raderas från datorn Det innebär att du riskerar att måla in dig i ett hörn med alla dina länkar. Du kan kanske inte ta med din presentation till andra datorer för att redigera vidare, eftersom de inte har de aktuella program som länkarna leder till i dokumentet. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 43

44 Den typ av länkar som Microsofts program använder är speciellt anpassade för att de olika delarna i Office-paketet ska kunna samverka på bästa sätt. Därför är det relativt säkert att koppla länkar mellan dessa olika program, men observera att länkar även kan infogas från andra program än just PowerPoint, Excel och Access. Skapa länk För att skapa en länk väljer du Infoga, Text, Objekt (Insert, Text, Object ) och letar i listan som dyker upp i dialogrutan. Är det du vill länka redan skapat i ett program vid ett tidigare tillfälle väljer du fliken Skapa från fil (Create from file), i annat fall fliken Skapa nytt (Create new). Här kan du t.ex. infoga diagram från Microsoft Graph, matematiska formler från Microsoft Equation med mera. Rapportera från PowerPoint till Word Det finns en funktion som är inbyggd i PowerPoint. Den fungerar på så sätt att när du har skapat ett fungerande bildspel, så kan detta överföras till Word och därefter utgöra grunden för en kommande rapport som bygger på presentationen. Möjligheten att rapportera från PowerPoint till Word och att kunna presentera text från Word i PowerPoint är mycket kraftfulla verktyg för den vane användaren av Office och rekommenderas varmt av författaren. 44 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

45 Sammanfattningsuppgift Nu är det dags för dig att använda de kunskaper du skaffat dig under kursen. I övningsmappen finns en fil PCGRUND.DOC, som du ska använda. Formatmallar Du ska börja med att skapa 4 st formatmallar, som du ger namnen Pcrubrik0, Pcrubrik1, Pcrubrik2 och Pcrubrik3. OBS! Formatmallarna ska sparas endast i det aktuella dokumentet, inte i Normalmallen. Pcrubrik0: Arial Black, 36 punkter Pcrubrik1: Arial Rounded MT Bold, 26 punkter, Fet, Kursiv, dubbel understrykning Pcrubrik2: Arial, 18 punkter, Fet Pcrubrik3: Arial, 12 punkter, Fet I konsekevensens namn borde du nog skapa en formatering för brödtexten också, men för att spara tid, kan du använda standardformat Normal för detta. Formatera text Nu är det dags att formatera texten. Huvudavsnitt Uppsatsen innehåller två huvudavsnitt, IT-kunskap och Windows Ge dessa båda Pcrubrik0. Kapitel Kapitelrubrikerna ska formateras med Pcrubrik1. Dessa är: Förord, Kort historik, Datorn, Kringutrustning, Operativsystem och programmeringsspråk, Datasäkerhet och arbetsmiljö, Ergonomi, Nätverk, Inledning, Tillbehör, Informationsutbyte, Kontrollpanelen, Filhanteraren, Programhanteraren, Windows 3.11 i nätverk, Säkerhet i Windows 3.11, Skrivarhantering, Kortkommandon. Avsnitt och underavsnitt I varje kapitel finns olika avsnitt, som du formaterar med Pcrubrik2 och underavsnitt, som formateras med Pcrubrik3. DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 45

46 Innehållsförteckning Före förordet infogar du en innehållsförteckning, där du använder en lämplig mall och 4 st nivåer. Index Därefter går du igenom texten (eller del av den, du har kanske inte tid att gå igenom allt) och markerar indexord. Med hjälp av dessa skapar du sedan ett kapitel allra sist, som du kallar Index. Där skapar du naturligtvis indexet och formaterar det, så det ser snyggt ut. Bilder Har du tid, så kan du använda tillgängliga bilder (ClipArt, ev bilder från Internet) för att lätta upp din uppsats. Följande bild PROGMAN.GIF finns också i övningsmappen och ska infogas i kapitlet Inledning. Ordna sedan så att pilarna pekar på rätt ställen! Sidfot Progman.gif 1 Uppsatsen ska förses med sidfötter. Du ska ha olika vänster- och högersida. Dessutom ska första sidan vara annorlunda (den ska nämligen inte ha någon sidfot). Omslagssida Allra första sidan, ska ha uppsatsens titel, nämligen IT-kunskap och Windows Den får gärna ha författarnamn och någon fin bild också. Som du ser, kommer din uppsats att påminna om uppläggningen av den bok du har framför dig. Kanske kan du få ytterligare idéer av hur den är upplagd. Lycka till! 46 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs

47 Appendix Nyheter i Word 2013 Gör mer med dina dokument: sätt in en onlinevideo, öppna en PDF och redigera innehållet, justera bilder och diagram utan ansträngning. Det nya Läsläget är avskalat och distraktionsfritt och det fungerar fantastiskt bra på pekplattor. Samarbetsfunktionen har också förbättrats genom direkta anslutningar till platser online och enkla, effektiva granskningsfunktioner som Enkel markering och kommentarer. Trevlig läsning Nu kan du försjunka i Word-dokument direkt på skärmen med en ny, avskalad och bekväm läsvy. Nytt Läsläge Njut av läsningen i en vy som presenterar dokumenten i lättlästa spalter på skärmen. Redigeringsverktyg är borttagna för att minimera distraktioner, men du har fortfarande tillgång till de verktyg som är praktiska att ha till hands när du läser, till exempel Definiera, Översätt och Sök på webben. Objektzoomning Tryck två gånger med fingret eller dubbelklicka med musen om du vill zooma in tabeller, diagram och bilder så att de fyller hela skärmen. Koncentrera dig på och ta in informationen, och tryck eller klicka sedan igen utanför objektet för att zooma ut och fortsätta med läsningen. Återuppta läsning Du kan öppna ett dokument på nytt och fortsätta läsa där du slutade senast. Word kommer ihåg var i texten du befann dig även när du öppnar ett dokument online från en annan dator! DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs 47

48 Onlinevideo Du kan titta på videor direkt i Word utan att behöva lämna dokumentet. På så sätt tappar du aldrig fokus på innehållet. Visa och dölja Visa eller dölj delar av ett dokument genom att trycka eller klicka en gång. Om du sammanfattar avsnitten i rubrikerna kan du överlåta åt läsarna att öppna avsnitten, så att de själva kan välja om de vill ta del av informationen eller inte. Arbeta tillsammans Arbeta tillsammans med andra med effektiva samarbetsverktyg. 48 DC UTBILDNING, Microsoft Word fördjupningskurs