Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(1) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:6) om bevarande och gallring hos Centrala studiestödsnämnden; beslutade den 24 juni Riksarkivet föreskriver med stöd av 16 studiestödsdataförordningen (2009:321) och 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2013:6) om bevarande och gallring hos Centrala studiestödsnämnden, att bilagan ska ha följande lydelse (dnr RA /321). Denna författning träder i kraft den 15 juli Björn Jordell Britt-Marie Östholm Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 Bilaga: Handlingar som ska angående studiestöd 1(5) Strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier Pappershandlingar som omfattas av studiestödsdatalagen i studiemedelsnämndernas, vuxenutbildningsnämndernas och delarkiv inom Centrala studiestödsnämndens arkivbildning t.o.m er för personer som är födda dag 1 eller dag 15 Mikroficher V 630 gallrade studiemedelsansökningar Mikroficher S 140 Saldolista Mikroficher V 640 Adresslista Mikroficher Gallrade SVUXansökningar Bokföringsuppgifter Verifikationer Sökregister Sökregister för mikrofilmer för personer födda dag 1 eller dag 15 Samtliga uppgifter Undantag: Handlingar som får gallras enligt Riksarkivets föreskrifter Serie A Gallringsbeslut 1988:26, Serie A Gallringsbeslut 1988:27, RA-MS 1998:42 och RA-MS 2000:17 som avser in- och utbetalningar samt lånetransaktioner som ökar eller minskar lån eller bidrag, får i tio år efter det räkenskapsår de avser Samtliga register Pappershandlingar

3 2(5) Sökregister för diarieförda handlingar för diariet FIND IT ( ) Samtliga register Uppgifter om beviljning av studiehjälp i form av inackorderingstillägg och extra tillägg fr.o.m. höstterminen 2007 Uppgifter om elev Beslutsuppgifter och - adress - Personnummer för elev, - adress, - period, - stödform, - ärendeklass, - beloppstyp (bidrag), - beslutstyp (beviljat eller avslag), - beslutsgrunder, - tidsperiod för beslutet, - studietakt, - nivå (t.ex. gymnasial), - ev. skolform (t.ex. kommunal vuxenutbildning eller fristående), - beviljat belopp bidrag, - återkrävt belopp, - skolkod, - namn på skola, - utbildningskod, och - namn på utbildning Uppgifter om beviljning av studiemedel Uppgifter om den studerande och - adress

4 3(5) Beslutsuppgifter - adress, - period, - stödform, - ärendeklass, - beloppstyp (t.ex. bidrag eller lån), - beslutstyp (beviljat eller avslag), - beslutsgrunder, - tidsperiod för beslutet, - studietakt, - nivå (t.ex. gymnasial), - beviljat belopp bidrag, - beviljat belopp lån, - återkrävt belopp, - skolkod, - namn på skola, - utbildningskod, och - namn på utbildning Uppgifter om återbetalning eller återkrav Uppgifter om skuldstorlek - ingående skuld för året, - typ av lån, - uppgifter om ökad eller minskad skuld pga. inbetalningar (enligt betalningsplan), - extra inbetalningar, - räntor, - avgifter, - avskrivningar, - återkravsskulder, - uppgifter om skulden är konverterad till annan typ av lån pga. överföring, sammanläggning eller ändrade lånevillkor, och - utgående skuld för året

5 4(5) Uppgifter i betalningsplaner för studiemedel respektive återkrav Aviseringshistorik Övriga låneuppgifter Uppgifter i enskilt nedsättningsbeslut Uppgifter i enskilt avskrivningsbeslut - Typ av lån, - ursprunglig årsavgift, - aktuell årsavgift, - beräkningssätt, - händelser som ger ny årsavgift, och - datum för skäl till sådana händelser - Aviseringsår, - aviseringshändelser rörande förfallna belopp, - aviseringsdatum, och - halvår det förfallna beloppet avser - När återbetalningsskyldighet inträffar, - antal återbetalningsår, - slutregleringsdatum, och - slutregleringsorsak - skäl, och - motiv - skäl, - motiv, och - beslutande skäl Uppgifter från gemensam hantering Generella personuppgifter Tidigare adressuppgifter - adresser, - tid för adresser, och - källa till adresser - Tidigare adresser, - adresser som inte hämtats från Skatteverket, - tid för tidigare adresser, och - källa till tidigare adresser

6 5(5) Uppgifter om utlandsinkomster - Uppgivna utlandsinkomster, och - år för utlandsinkomster