Tillämpningsanvisningar till ny upphandlingspolicy

Transkript

1 1(6) Tillämpningsanvisningar till ny upphandlingspolicy Antaget av kommunfullmäktige den 31 mars Genomförande a. All upphandling ska utföras på ett väl förberett och professionellt sätt. All upphandling över 5 prisbasbelopp ska ske i stadens upphandlingssystem. ( är systemet KommersElite på avtal, därefter upphandlas systemet på nytt) Denna regel ger en mycket god överblick över stadens genomförda upphandlingar och möjliggör uppföljning via nyckeltal såsom ex. andel inköp på avtal. Upphandlingsenheten ansvarar för att, främst via nätverket för inköpssamordnare, kompetensutveckla stadens personal vad gäller tillämpningen av samtliga nedanstående punkter. 2. Sociala och etiska krav a. Sociala och etiska krav ska ställas vid samtliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen där detta är tillämpligt. a) Sociala och etiska krav ställs genom att bifoga den senaste versionen av nationella uppförandekoden som en bilaga till upphandlingen. Anbudsgivaren accepterar att följa denna via ett särskilt kontraktsvillkor som finns inskrivet i avtalsvillkoren i upphandlingens förfrågningsunderlag. Mallar för detta tillhandahålls av upphandlingsenheten. 3. Företagsvänlig upphandling a. Vid utformning av en upphandling (över tröskelvärdet) och dess krav ska möjligheten även för små och medelstora företag att lämna anbud, beaktas. Upphandlingens upplägg bör främja god marknadskonkurrens ur ett långsiktigt perspektiv. a. Den medarbetare som ansvarar för upphandlingen ska, som en del i det förberedande arbetet med upphandlingen, kartlägga marknaden för den produkt/tjänst som ska upphandlas. Detta kan ex. innefatta fakta som antal aktörer på marknaden, marknadsstruktur, prisbild, överprövningsbenägenhet i branschen, tidigare gjorda upphandlingar och dess resultat etc. Arbetets Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax maria.mera@landskrona.se Bankgiro Plusgiro Org.nr

2 2(6) omfattning varierar beroende på upphandlingens storlek och strategiska betydelse för staden. Den inhämtade kunskapen används sedan till att bygga upphandlingen på ett sådant sätt att god marknadskonkurrens gynnas. Ex. kan större upphandlingar delas upp i olika områden, där de delar som mindre leverantörer har möjlighet att lägga anbud på, skiljs ut från det övriga storgrossistsortimentet. 4. Miljökrav a. Där så är möjligt ska miljökrav som styr mot det mest miljövänliga och därmed på längre sikt kostnadsbesparande alternativet, tillämpas. a. Miljöförvaltningen tillhandahåller en resurs som kan hjälpa till med att ställa och utvärdera miljökrav främst i stadens förvaltningsövergripande upphandlingar. När upphandlingsenheten fastslagit årsplaneringen för det kommande året samverkar Miljöförvaltningens kontaktperson och upphandlingsenheten tillsammans om beslutet kring vilka upphandlingar som bör assisteras av Miljöförvaltningens kontaktperson. Prioriterade områden är dem som Miljöförvaltningen bedömer ha mest åverkan på miljön, ex. städoch rengöringsmedel, andra typer av starka kemikalier, etc. I miljöarbetet ingår även övervägande av den upphandlade tjänstens/produktens klimateffekt. För de upphandlingar som vid samrådet inte tilldelas en speciell kontaktperson för miljöfrågor används istället de hjälpmedel för att ställa miljökrav som finns idag, ex. Miljöstyrningsrådets miljökriterier, Möbelfakta etc. 5. Livscykelkostnadsanalys (LCA) a. När ett större behov (över tröskelvärdet) upphandlas, ska där så är lämpligt, den långsiktiga livskostnadscykeln beaktas i utvärderingsmodellen. Detta gäller exempelvis energikrävande produkter där energisnålare alternativ finns att tillgå. a. Vid upphandlingens planeringsfas ska frågan om upphandlingen lämpar sig för användning av LCA behandlas. Det finns flera tillgängliga hjälpmedel för att tillämpa livscykelkostnadsanalys, ex. har Miljöstyrningsrådet tagit fram ett verktyg för beräkning av detta. Där finns även råd angående vilka produkter som lämpar sig för denna metod. Upphandlingsenheten bistår med råd kring dessa frågor.

3 3(6) 6. Samordningsansvar och årsplanering a. Samtliga av stadens förvaltningar ska samordna sina behov för att uppnå största möjliga synergieffekt. b. Varje förvaltning ska för detta syfte utse en inköpssamordnare som deltar i upphandlingsenhetens nätverk för inköpssamordnare. c. Förvaltningens samlade upphandlingsbehov för nästkommande kalenderår ska i god tid kommuniceras till upphandlingsenheten som ansvarar för att medverka till och främja samordningen av stadens samlade planerade upphandlingsbehov. a. Samordningen sker via nätverket för inköpssamordnare där dessa bl.a. lämnar in det kommande årets upphandlingsbehov. Även under resten av året är nätverket ett forum för informationsbyte om olika behov som uppkommit. b. Inköpssamordnarens roll är avgörande för planeringen av upphandlingsarbetet, avtalsuppföljning på ramavtal (genom att förmedla återkoppling från användare av avtalen vidare till upphandlingsenheten), kvalitetskontroll av direktupphandlingar inom den egna förvaltningen, samt kompetenshöjande åtgärder inom upphandlingsområdet. Inköpssamordnaren är en viktig del i upphandlingsenhetens möjlighet att nå ut till verksamheten med information om nya avtal, ändrade rutiner, etc. och skall vidarebefordra sådan information till berörda inom sin förvaltning. Inköpssamordnaren får via nätverket regelbunden fortbildning gällande upphandlingsområdet och är sin organisations främsta kontaktperson för frågor kring upphandling och avtal. c. Upphandlingsenheten får in redovisning av upphandlingsbehov för nästkommande kalenderår via nätverket. Med planerade behov avses samtliga behov som inte består av händelser som inte gått att förutse, ex. skador vid olyckshändelser och dylikt. Inköpssamordnaren ansvarar för att lyfta frågan till dem det berör i sin förvaltning och återkomma med en samlad lista på behoven. Detta görs förslagsvis i samband med att aktuell nämnd fastställer sin verksamhetsplan. Redovisning av ett upphandlingsbehov betyder inte att upphandlingsenheten per automatik åtar sig att genomföra upphandlingen åt förvaltningen. Upphandlingsenheten sammanställer en lista på behoven och går igenom den tillsammans med nätverket för att hitta möjliga samarbeten och effektiviseringar. 7. Avrop på befintliga avtal a. Samtliga av stadens förvaltningar är skyldiga att informera sig om och använda sig av befintliga avtal. Upphandlingsenheten

4 4(6) tillhandahåller för detta syfte en tydlig och lättillgänglig databas över dessa. a. Avtalsdatabasen återfinns på arbetsnätet på upphandlingsenhetens sidor. Inget köp ska genomföras utan att ha föregåtts av en kontroll i avtalsdatabasen om befintligt avtal som kan täcka behovet existerar. För att hålla databasen så aktuell som möjligt ska den som genomfört en upphandling och skrivit ett avtal i samband med detta, lägga upp avtalet i avtalsdatabasen. Upphandlingsenheten tillhandahåller handbok på arbetsnätet och utbildning i hur man lägger upp avtal i avtalsdatabasen. Databasen ingår som en modul i upphandlingssystemet och avtal kan kopplas med information direkt från den genomförda upphandlingen. 8. Direktköp och direktupphandling a. Direktköp (d.v.s. ett köp utan en formell upphandling) kan genomföras för enstaka behov under det antal prisbasbelopp som anges i tillämpningsanvisningarna till denna policy. b. Vid direktupphandling bör om möjligt minst 3 leverantörer tillfrågas för att säkra tillräcklig konkurrens. a. Direktköp kan genomföras för ett behov vars värde understiger 2 prisbasbelopp. Termen direktköp innebär att en av stadens anställda, med delegerad rätt att göra inköp, efter att noggrant ha kontrollerat att inget avtal existerar för just den vara/tjänst som verksamheten är i behov av, inhandlar detta på enklast möjliga vis. Observera att det ska röra sig om ett enstaka köp. Det är viktigt att verksamheten signalerar enstaka köp som riskerar att bli återkommande, till sin inköpssamordnare, som lyfter frågan vidare i nätverket. I nätverket diskuteras om återkommande köp bör bli föremål för en gemensam upphandling. Rättspraxis förordar att en kommuns samlade inköp av liknande typ som överstiger gränsen för direktupphandling ( kr) ska upphandlas i regelrätt ordning. b. All direktupphandling över 5 prisbasbelopp ska ske i upphandlingssystemet. Regeln att om möjligt tillfråga minst 3 leverantörer är till för att säkra tillräcklig konkurrens även vid mindre upphandlingar. 9. Avtalsuppföljning a. Vid avtalsskrivning ska för alla upphandlingar över tröskelvärdet, en plan för uppföljning under avtalstiden upprättas i samråd med leverantören. b. Avtalsansvarig svarar för att tillsammans med leverantören genomföra uppföljningen under avtalstiden.

5 5(6) a. Uppföljningsplanen upprättas förslagsvis i samband med uppstartsmötet för avtalet och dokumenteras via minnesanteckningar från mötet. b. Avtalsansvarig ansvarar för att den överenskomna uppföljningen sker. Det kan exempelvis innebära att ett besök på plats hos leverantören genomförs 6 månader senare, om det rör sig om en tjänst som utförs, eller att ett uppföljningsmöte genomförs inom en viss tidsram. Avvägningen kring hur ambitiös uppföljningsplanen är beror både på tillgängliga resurser och på behovet av uppföljning för det aktuella avtalet. Ansvar för och organisation av stadens upphandlingsarbete Utöver de riktlinjer som anges i policyn gäller följande: Samråd vid upphandling för kvalitetssäkring Gällande nämndspecifika objektsupphandlingar statuerar policyn att dessa ska ske i samråd med Upphandlingsenheten. Överprövning Juridiska avdelningen, Upphandlingsenheten, handlägger och bär kostnaden för överprövningshantering av samtliga förvaltningsövergripande upphandlingar genomförda av enheten. Respektive nämnd bär kostnaden för överprövningshantering av samtliga upphandlingar som denne initierat eller som utförts inom ramen för dess verksamhet. Då regeln om samråd tillämpats (både innan annonsering och innan tilldelning) bistår Juridiska avdelningen, Upphandlingsenheten och stadsjuristen med stöd vid handläggningen av överprövningen. Definition av förvaltningsövergripande respektive nämndspecifik upphandling I en förvaltningsövergripande upphandling beställer fler än en förvaltning produkter/tjänster från detta avtal under avtalstiden. I en nämndspecifik upphandling beställer en förvaltning produkter/tjänster från detta avtal under avtalstiden. Observera att andra förvaltningar ändå via internbeställningar och internfakturering kan bära kostnader för produkten/tjänsten på avtal. Information om särskild överenskommelse med Omsorgsnämnden Upphandlingsenheten har, via överföring av medel motsvarande en halv tjänst, ett särskilt uppdrag att genomföra samtliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen åt Omsorgsnämnden.

6 6(6) Information om: Gällande gränsvärden för upphandling från Benämning Värde EUR Värde SEK Tröskelvärde Direktupphandlingsgräns