Årsmötet Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Sverige. Information från valberedningen. Innehåll. Styrelsens sammansättning 2

Transkript

1 Årsmötet Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Information från valberedningen Innehåll Styrelsens sammansättning 2 Valberedningen 6 Viktiga datum 7 Nominera och kandidera 7 Röstning 9

2 2(9) Här finns all information du behöver för att utnyttja din demokratiska rätt på EUP s årsmöte den 16 maj och bestämma i vilken riktning föreningen ska färdas under det kommande året. Vid årsmötet väljs den nya styrelsen för verksamhetsåret 2015/2016. Här hittar du information om styrelsens arbete, valberedningen och valprocessen. All information om hur röstning sker, vilka som har kandiderat och valberedningens förslag hittar du under Rösta. Mer information om hur man kandiderar finns under Kandidera. Valberedningen har inför EUP s årsmöte 2015 bestått av ordförande Astrid VIKSTRÖM samt Anna MALMBERG och Anna Clara ÖRTENDAHL. Styrelsens Sammansättning Styrelsen är föreningens verkställande organ och ansvarar för föreningens verksamhet. För att den ska fungera bra, föra föreningens utveckling framåt och på ett bra sätt representera medlemmarna behövs kompetenta, engagerade och ambitiösa medlemmar. Detta är desto viktigare med tanke på att EUP nu anställt en generalsekreterare, och därmed är ordföranden arbetsledare. Ordföranden ansvarar därmed för arbetsledning av såväl anställda som förtroendevalda. Vidare har även EUP s verksamhet expanderat nämnvärt på senaste tiden och styrelsens arbete har därför ökat i betydelse. Enligt stadgarna skall styrelsen bestå av en (1) ordförande, två (2) vice ordförande, en (1) lärare, en (1) kassör samt minst två och högst fyra ledamöter. Den nuvarande styrelsen består av: Ordförande: Ida STÅHL Kassör: Alexander BRATTHALL Vice Ordförande: Hugo DÜRR Vice Ordförande: Sigrun FAGERFJÄLL Projektkoordinator: Christina ABDULAHAD Regional koordinator: Nathalie THIEL Sekreterare och PR-ansvarig: Josefine WALLENÅ Lärarrepresentant: Magnus LEDMAN Styrelsens portföljer Styrelsen beslutar själv om hur den ska arbeta när den konstituerar sig på dess första möte. Då fördelas även styrelseportföljerna på ordförandens förslag. Kassör och lärarrepresentant är portföljer som måste finnas i styrelsen, övriga portföljer kan komma att justeras under

3 3(9) det konstituerande mötet. Ordföranden och vice ordföranden väljs separat från styrelsen. Styrelsens ordförande Som styrelsens ordförande koordinerar och samordnar du styrelsens arbete, kallar till och leder styrelsemöten, ansvarar för att beslut följs upp och genomförs, är arbetsledare åt generalsekreteraren, samt representerar föreningen gentemot medlemmar och externa parter. Ordförande i EUP s styrelse måste kunna arbeta både strategiskt och operativt. Uppdraget är ideellt men också tidskrävande. Organisationen tar idag stora steg, du ska kunna kliva med och leda både den ordinarie verksamheten och föreningens utveckling. Som ordförandekandidat är erfarenhet en nödvändighet, men viktigast är ett stort engagemang och en vilja leda EUP framåt. Vice ordförande Internationella frågor Vice ordförande med internationellt ansvar utgör tillsammans med ordförande och vice ordförande med nationellt ansvar för styrelsens presidium. Som vice ordförande är man ordförandes ställföreträdare vid frånvaro. Det kan också handla om att hjälpa till att förbereda styrelsemöten genom att ordna med dagordning, möteshandlingar eller leda mötet. Att vara vice ordförande med internationellt ansvar är en väldigt bred post som är varierande och som inkluderar många olika områden. Portföljen innehåller arbetsområden som att koordinera arbetet mellan EUP och EYP International. Konkret handlar detta bland annat att representera EUP på BNC-mötena, sköta kommunikationen mellan internationella alumni och svensk alumni samt finnas tillgänglig för skolor och delegater som åker utomlands. En stor del av portföljen handlar om att kommunicera med utländska nationalkommittéer för att finna sessioner att skicka svenska skolor samt alumni till. När skolor eller alumni blivit utvalda att delta på en session utomlands ingår det även i portföljen att föra kontakt med dem och svara på frågor samt vägleda dem inför deltagandet. I arbetet ingår även att distribuera calls på BNC-listan och alumniportalen för de svenska sessionerna, samt sprida internationella calls till svensk alumni. Vidare ingår även att leda uttagningen av svenska och internationella officials till svenska sessioner i samarbete med sessionens president samt huvudorganisatörer. Sammanfattningsvis har posten en stor prägel av internationella kontakter där du hela tiden arbetar med att knyta nya kontakter och bygga vidare på de redan existerande. Detta för att kunna utveckla det svenska deltagandet på sessioner internationellt samt det internationella deltagandet på svenska sessioner.

4 4(9) Vice ordförande Nationella frågor Vice ordförande med nationellt ansvar utgör tillsammans med ordförande och vice ordförande med internationellt ansvar för styrelsens presidium. Som vice ordförande är man ordförandes ställföreträdare vid frånvaro. Det kan också handla om att hjälpa till att förbereda styrelsemöten genom att ordna med dagordning, möteshandlingar eller leda mötet. Att vara vice ordförande med nationellt ansvar är en väldigt bred post som är varierande och som inkluderar många olika områden. Konkret kan det också handla om att deltaga på konferenser och event som exempelvis LSU:s årsmöte för att knyta kontakter och representera organisationen. Som vice ordförande är man också ansvarig för att tillsammans med lärarrepresentanterna i styrelsen utveckla ett lärarnätverk och andra projekt för att öka involveringen av lärare i EUP s verksamhet. Vice ordförande ansvarar för kompetensutveckling vilket innebär att hitta lämpliga utbildningar till styrelseledamöter och medlemmar. I år har det inkluderat deltagande i LSU:s nätverk för utbildningsansvariga vilket har syftat till att utveckla utbildningsverksamheten. Arbetet med att ta fram ett koncept med tillhörande styrdokument för kompetensutveckling och vidareutbildning inom organisationen har påbörjats. Sammanfattningsvis har posten en stor prägel av strategiskt arbete där det gäller att hela tiden tänka på hur vi som organisation eller styrelse kan göra någonting bättre eller mer effektivt. Kort och gott så handlar denna portfölj om att vara redo för det mesta och därför krävs det ett stort driv för att vilja föra EUP till nya nivåer. Kassör Organisationens ekonomi genomsyrar allt vårt arbete, utan våra ekonomiska tillgångar skulle vi inte ha möjlighet att genomföra projekt, ha kvar vårt kontor eller några anställda. Därför innebär posten som kassör ett stort ansvar. Kassörens ser till att de bidrag som organisationen tar emot spenderas på ett sätt som kommer våra medlemmar till gagn och främjar organisationens syfte på bästa möjliga sätt. Följaktligen är det kassörens uppgift att ta fram en budget varje år som sedan följs upp, utforma en ekonomisk strategi samt se till att organisationens ekonomiska policy följs. Kassören är även ytterst ansvarig för finansieringen av alla de projekt som EUP anordnar varje år och granskar därför budgetar för samtliga sessioner och lokala projekt. Den ekonomiska aspekten av samtliga anställningar ingår även i denna portfölj. Det är även kassörens ansvar att alla ekonomiska transaktioner redovisas på ett korrekt sätt samt att alla intressenter kan få insikt i

5 5(9) organisationens ekonomi under årsmötet och löpande under verksamhetsåret. Detta sker i samarbete med föreningens revisorer och innebär en del administrativt arbete då alla föreningens utgifter måste godkännas och sorteras av kassören i egenskap av firmatecknare. Det ingår också i kassörens portfölj att se till att skatt betalas in i tid samt att deklarationen sköts korrekt. I nuläget kommer huvuddelen av EUPs finansiering ifrån det etableringsbidrag som vi får utav ungdomsstyrelsen, det är av yttersta vikt att dessa pengar, samt andra, mindre, bidrag, förvaltas på ett ansvarsfullt sätt så att bidragsgivare även i framtiden kan ha förtroende för EUP. Detta är självklart ett viktigt fokus för kassören. Men i slutändan är kassörens absolut viktigaste ansvar gentemot organisationens medlemmar. Utan aktiva, duktiga och passionerade medlemmar så skulle EUP inte få några bidrag och därför är det viktigt att pengarna spenderas på ett sätt som gynnar medlemmarna och organisationens lokala verksamhet. Kassören har därför kontakt med alla delar av organisationen, med lokala styrelser, huvudorganisatörer samt projektledare. Som kassör får man därför en fantastisk inblick i alla aspekter av EUPs verksamhet och samarbeta med organisationens mest engagerade medlemmar. Regional koordinator Som nationell koordinator kommer du ha ett övergripande ansvar för den nationellt löpande verksamheten och bistå de regionala styrelserna i deras arbete. Detta innebär bland annat att du ska assistera regionala styrelserna i obligatoriska moment så som medlem- och skolrekryteringen, samt anordna BAT-helger m.m. Du kommer även utgöra en central kommunikationslänk mellan de regionala styrelserna och den nationella styrelsen, vilket innebär att du bör vara väl förberedd på mejlkommunikation. Projektkoordinator Som ledamot i förbundsstyrelsen med ansvar för projektkoordinering så har man möjligheten att jobba nära med alla de projekt som årligen arrangeras inom EUP. Detta är ett bra sätt att få en djupare förståelse för vad organisationen jobbar med, hur den är uppbyggd och hur styrelsejobbet är kopplat till de projekt och evenemang organisationens medlemmar deltar i. Störst fokus ligger på den nationella uttagningsprocessen där projektkoordinatorn har det övergripande ansvaret tillsammans med huvudorganisatörerna för sessionernas genomförande. Konkreta exempel på det kan vara framarbetning av teman för sessionerna, organiserandet av utbildningshelger för huvudorganisatörer, organisatoriska frågor och strategisk utveckling av uttagningsprocessen.

6 6(9) Sekreterare och PR-koordinator: Som sekreterare ansvarar du för att protokollföra samtliga möten som förbundsstyrelsen har samt att de publiceras stadgeenligt. I samband med detta ansvarar du även för att uppdatera de regionala styrelserna om förbundsstyrelsens verksamhet. Vidare är du ansvarig för informationsutskick i samband med exempelvis NSP eller andra delar av organisationens verksamhet till dess medlemmar. Som PR-ansvarig har du det yttersta ansvaret för extern kontakt med media och press inför organisationens projekt som till exempel de regionala sessionerna och den nationella sessionen. Konkret kan detta även innefatta framtagandet av strategier riktade mot sociala medier, media och PR, kommunikation etcetera. Du är även ansvarig för transparens av styrelsens och organisationens arbete till föreningens medlemmar främst via Nyhetsbrev, kontinuerlig uppdatering av organisationens sociala medier samt av hemsidan. Portföljen kan även vara kreativ i den mån att du ansvarar för framtagning av grafiskt material och mallar samt ser till att hela organisationen följer den grafiska profil som finns beslutad om. Exempel på övriga styrelseportföljer kan vara: läraransvarig, medlemsansvarig, strategi, verksamhetsutveckling etcetera. Valberedningen Vårt uppdrag Valberedningen ansvarar för att föreslå kandidater till valen av ordförande, vice ordförande, styrelseledamöter, valberedningens ordförande, valberedningen samt revisorer. Valberedningen arbetar utifrån ledorden oberoende, transparens samt tillgänglighet. Det betyder att vi tittar på de kandidaturer som inkommer utifrån objektiva kriterier såsom kompetens, erfarenhet, motivation samt geografisk spridning för att uppnå en välbalanserad helhet med en blandning av perspektiv och idéer. Det betyder också att vi ser det som en viktig prioritet att finnas där för medlemmarna genom att svara på frågor per mejl eller telefon. Slutligen kommer valberedningen att lägga fram ett förslag till årsmötet, i enlighet med föreningens stadgar. Alla kandidater och valberedningens förslag kommer att publiceras på den här delen av hemsidan. Årets valberedning Valberedningen skall enligt föreningens stadgar bestå av en av årsmötet vald ordförande och styrelseledamöter. Valberedningen ska

7 7(9) bestå av minst tre ledamöter. Årets valberedningen består av: Astrid Vikström (valberedningens ordförande) Anna Malmberg (ordinarie ledamot) Anna Clara Örtendahl (ordinarie ledamot) Viktiga Datum 14 april: kandidaturtiden och nomineringstiden börjar 1 maj: kandidaturtiden och nomineringstiden slutar 8 maj: valberedningens förslag publiceras och förhandsröstningen startas 14 maj: förhandsröstning avslutas 16 maj: årsmöte Nominera och kandidera Alla medlemmar har rätt att nominera någon annan till en eller flera av de poster som väljs av årsmötet. Skicka din nominering till valberedning@eup.se. Du som nominerats kontaktas sedan av valberedningen och får bekräfta att Du vill kandidera. Om du vill nominera någon så inkludera följande uppgifter om personen du vill nominera: 1. Namn 2. Ålder 3. Mailadress och telefonnummer 4. Anledning till nominering 5. Vet personen i fråga om att Ni nominerar denne? Observera att det endast är möjligt att nominera personer som är medlemmar i föreningen. Det är möjligt att kandidera till en eller flera av följande poster (för mer information om vad styrelsearbetet och posterna innebär, se Hem ) : Styrelsens ordförande Styrelsens vice ordförande Ordinarie styrelseledamot Valberedningens ordförande Valberedningen Revisor Kandidera till styrelsen För att kandidera till styrelsen svarar Du på nedanstående frågor och skickar tillsammans med ett foto av Dig till valberedning@eup.se innan den 1 maj. Kandidaturtiden börjar den 14 april och alla kandidaturer läggs upp på hemsidan så fort dem mottas.

8 8(9) Ta ställning till vilken eller vilka poster Du är intresserad av och ange detta i din kandidatur. Använd dig gärna av beskrivningarna under Styrelsens portföljer för mer information kring dessa. Det går bra att ange fler än en post. Ditt svar kommer sedan att publiceras här på hemsidan så att övriga medlemmar har en chans att sätta sig in i de olika kandidaterna: För kandidatur (skicka även med en bild på dig själv) 1. Namn 2. Ålder 3. Mailadress och telefonnummer 4. Vad kan Du tillföra styrelsen? Vad för kunskaper och erfarenheter kan du dra nytta av i styrelsearbetet? [200 ord] 5. Vad är Din motivering till att kandidera till just denna post? Vad vill du åstadkomma? [150 ord] 6. Vart ser du EUP om 5 år? Vad är din roll i att realisera detta? [250 ord] 7. Hur ser dina framtidsplaner ut juni juni 2016? Hur tidskrävande tror du att arbetet för den posten du har i åtanke kommer att vara? Hur kommer du att balansera fritid/studier/arbete med ditt engagemang i EUP? Kandidaturer och nomineringar skickas till valberedning@eup.se Kandidera till Valberedningen eller Revisor Kandidera till valberedningen För att kandidera till valberedningen eller valberedningens ordförande svarar Du på nedanstående frågor och skickar tillsammans med ett foto av Dig till valberedning@eup.se innan den 1a maj. Svaret bör inte överstiga 300 ord. Ditt svar kommer sedan att publiceras här på hemsidan så att övriga medlemmar har en chans att sätta sig in i de olika kandidaterna. Hur ser Du på valberedningens roll och arbete? Vad har Du för tankar kring valberedningens uppdrag? Vad kan förbättras tills nästa år och hur kan du hjälpa valberedningen åstadkomma detta mål? Ange om du kandiderar till valberedningens ordförande eller ordinarie ledamot i valberedningen. Kandidera till revisor Som föreningens revisor förväntas du granska föreningens verksamhetsberättelse och styrelses protokoll för verksamhetsåret, för att undersöka om styrelsen fullföljer sitt ansvar och handlar i föreningens och medlemmarnas bästa. För att kandidera, kontakta valberedningen på valberedning@eup.se senast 1a maj.

9 9(9) (Den ekonomiska redovisningen sköts av en av styrelsen anlitad godkänd revisor) Rösträtt Alla medlemmar av föreningen har rösträtt. Styrelsen har tolkat detta som att alla medlemmar/stödmedlemmar som fanns registrerade i medlemsregistret en månad innan årsmötet (16 maj) har rösträtt vid årsmötet. Röstning Mandatperioden som valet vid årsmötet gäller är ett år från och med 1 juli 2014 till 30 juni Omval är tillåtet obegränsat antal gånger. Votering i personval sker med sluten omröstning om det begärs, annars med acklamation. Ordförande och vice ordförande väljs först av årsmötet och sedan styrelseledamöter, revisor/-er, valberedningens ordförande och valberedningens ledamöter var för sig. Det står var och en fritt att rösta enligt valberedningens förslag eller efter eget huvud. Röstning i förväg Naturligtvis är det möjligt att rösta även om Du är förhindrad att delta vid årsmötet. Kontakta EUP s generalsekreterare med din röst senast fredag 9 maj 2014 kl Observera att Du måste ha skickat in ett fullständigt förslag för att rösten ska vara giltig. Du kan med andra ord inte rösta på enstaka individer.