Kallelse föreningsstämma Samfällighetsföreningen Rydebäck II Huvudskär

Transkript

1 Rydebäck, Kallelse föreningsstämma Kallelse till ordinarie årsstämma för Rydebäck II Huvudskär tisdagen den 15 mars 18:00-21:00 på Träffpunkten, Rydebäck. Alla fastigheter på Bergö-, Båtö-, Degerö-, Rörö-, Seskarö-, Styrsö-, Tryggö-, Veddö- och Öckerögatan samt Kattskär 1 är delägare i samfälligheten. Delägarskapet är inskrivet i fastigheten och således ansvarar samtliga fastigheter gemensamt för samfälligheten! Underlag till föreningsstämma Erforderligt underlag till föreningsstämman (årsberättelse, verksamhetsplan med budget, förklaring och valberedning) finns att ladda ner från förstasidan på vår hemsida, Alternativt avhämtas materialet i pappersform hos fam. Mildén på Bergögatan 9 eller fam. Glebe på Veddögatan 2. Dagordning föreningsstämma 1. Val av ordförande 2. Val av sekreterare 3. Val av två justeringsmän 4. Styrelsens och revisorernas berättelse 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 7. Ersättning till styrelse och styrelseordförande 8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 9. Val av styrelse och styrelseordförande 10. Val av revisorer 11. Fråga om val av valberedning 12. Övriga frågor 13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Vid extra stämma skall behandlas ärenden under punkt 1, 2, 3, 6 och 13. Motioner Som automatisk medlem i samfällighetsföreningen Rydebäck II Huvudskär har man rätt att genom motion väcka förslag angående föreningens verksamhet. Motionen skall behandlas på ordinarie föreningsstämma. Motioner skall enligt stadgar vara inkomna till styrelsen senast 1 vecka innan ordinarie föreningsstämma. Styrelsen skall förbereda och ta fram beslutsunderlag för avgivna motioner samt hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen. Mall för motion finns på hemsidan under fliken dokument. Gaturepresentanter Gaturepresentant innebär att varje år skall en fastighet från varje gata representera och vara sin gatas röst gentemot styrelsen. På föreningsstämman skall alltid årets utsedda gaturepresentanter vara närvarande. Ifall den utsedda gaturepresentanten inte kan närvara vid föreningsstämman kan fastighetsägaren utse en ersättare (i samma gata). Gata Husnummer 2010 Husnummer 2011 Bergögatan Båtögatan Degerögatan Rörögatan Seskarögatan Styrsögatan Tryggögatan Veddögatan 17 och och 20 Öckerögatan c/o Mildén, Bergögatan 9, Rydebäck Org.nummer Bankgiro info@huvudskar.org -

2 Årsberättelse 2010 Rydebäck, Sittande styrelse Stefan Mildén, tf ordförande Filip Glebe. Ledamot Rolf Johansson, ledamot Anna Elweroth, suppleant Marcus Ekberg, suppleant Kassör Sune Andersson Revisor Olle Jönsson Roger Lindström Valberedning Lars-Olle Jönsson Ronny Lilja Årsberättelse 2010 När styrelsen valdes vid förra årsstämman , förstod vi att ett ansvarsfullt arbete väntade runt hörnet, styrelsen var till 80% nyvald och stafettpinnen togs med ett stort intresse över. Under året som gått har vi inte haft vare sig någon verksamhetsplan eller underhålls- och förnyelseplan att arbeta efter, utan enbart arbetat med löpande drift och tidigare fattade styrelsebeslut för Följande är gjort under 2010 Styrelsemöten, 4 st Styrelsemöten (inte obligatoriska) 15 st. Nedlagda timmar i styrelsen, 500 st Utsett firmatecknare & fullmakter gentemot lantmäteriet Betalningsplan, medlemsavgifter Krävt in obetalda medlemsavgifter, enligt tidigare årsstämmobeslut Lokaliserat resterande pantbrev Uppdaterat medlemsregistret Överfört SFL Storbådans (antennföreningen) pengar till SFL Huvudskärs bankkonto, enligt tidigare årsstämmobeslut Trädbeskärning, enligt tidigare styrelses beslut Informationsblad ang. SFL till dess medlemmar Producerat hemsida Aktiverat mailadresser till styrelsemedlemmar Tecknat försäkring för SFL Uppdaterat styrelsen för SFL Storbådan, enligt tidigare årsstämmobeslut Likviderat SFL Storbådans bankkonto Tecknat elavtal för antennförstärkare Ansvarsfråga, dagvattensystem Utarbetat rutiner för motioner & påminnelseavgifter Lokaliserat SFL stadgar c/o Mildén, Bergögatan 9, Rydebäck Org.nummer Bankgiro info@huvudskar.org -

3 Budget för 2011 Verksamhets- och förnyelseplan Trädbeskärningsplan Insamlat offert för asfaltering, grönyteskötsel & vinterväghållning Nyhetsbrev, vår & höst Sophuset på Veddögatan, förtydligat i SFL Huvudskärs bokföring Samlat samtliga elanläggningar inom området till 1 kundnummer, Öresundskraft Framställt logotype & brevhuvud Tagit fram proposition för styrelsearvode Aktiverat SFL Huvudskär som arbetsgivare gentemot SKV Förtydligat gästparkeringsproblematiken gentemot kommunen Förtydligat gaturepresentantens roll i SFL Anslagsvtavla sophuset Veddögatan Tecknat föreningskonto i Sparbanken Öresund Uppdaterat skottningskarta Uppdaterat områdeskarta, vad tillhör vem SFL/kommunen Stefan Mildén, tf ordförande c/o Mildén, Bergögatan 9, Rydebäck Org.nummer Bankgiro info@huvudskar.org -

4 Rydebäck, Verksamhetsplan Budget med underhålls- och förnyelseåtgärder Intäkter Avgift per fastighet Årsavgift (149 st. fastigheter) Summa Rörelsens kostnader Indexreglering 1 Grönyteskötsel % var 3e år 2 Trädbeskärning enligt plan % per år 3 Vinterväghållning % var 3e år 4 Försäkring för samfällighet % per år 5 Container och städdag % per år 6 Styrelsearvode % per år 7 Kassör- och revisorarvode % per år 8 Hantverkararvode % var 3e år 9 Elektricitet till antennförstärkare % per år 10 Driftkostnader hemsida % per år 11 Blomlådeprojektet (farthinder) % per år 12 Underhåll lekplatser % per år 13 Kontorskostnader % per år 14 Bankkostnader % per år 15 Oförutsedda utgifter % per år Summa, löpande utgifter Avsättning, underhålls- och förnyelsefond Summa Verksamhetsplan - Budget med underhålls- och förnyelseåtgärder 1 av 3

5 Rydebäck, Kassa 1 Ingående Resultat efter avsättning Summa Underhålls- och förnyelsefond 1 Ingående Avsättning Underhålls- och förnyelseåtgärder (se nedan) Summa Summa ekonomiska tillgångar Underhålls- och förnyelseåtgärder 1 Asfaltering av gång- och cykelvägar Södra området (ca 1550 m 2 ) Norra området (ca 1100 m 2 ) Nya vägskyltar vid gång- och cykelvägar Målning av bommar Betonggris som ersättning till bom Upprustning lekplatser Summa Verksamhetsplan - Budget med underhålls- och förnyelseåtgärder 2 av 3

6 Rydebäck, Sophuset Veddögatan* Intäkter och tillgångar 1 Årsavgift sophuset ( per medlem)** Reparationsfond sophuset (från 2010) Summa Kostnader 1 Löpande renhållning Försäkring Underhåll och reparationer 3500 Summa * Konteras helt separat och rör endast de boende på Veddögatan. Budget presenteras på årlig basis och baseras på att det alltid ska finnas en inre reparationsfond på ungefär ** Fr.o.m kommer avgiften för sophuset att finnas med på samma avi som den för samfällighetsavgiften (för de boende på Veddögatan). Verksamhetsplan - Budget med underhålls- och förnyelseåtgärder 3 av 3

7 Rydebäck, Verksamhetsplan och budget - förklaring Några inledande ord från styrelsen Verksamhetsplan och budget är framtagna med huvudsyftet att föreningen inom en femårsperiod ska asfaltera om samtliga gång- och cykelvägar. Detta är en av anledningarna till den föreslagna höjningen av medlemsavgiften tillsammans med att den sittande styrelsen har för ambition att underhålla och förnya samfällighetens ytor på bästa och mest kostnadseffektiva sätt. Detta i syfte att öka trivseln inom området och i sin tur marknadsvärdet på medlemmarnas fastigheter. Ha i åtanke att de föreslagna avgifterna trots detta ligger helt i paritet med andra samfällighetsföreningar i Rydebäcks avgifter. Efter att nämnda investeringar genomförts har styrelsen för avsikt att reducera avgiften utan att för den delen göra avkall på avsättning till underhåll- och förnyelsefond. Låt området leva! Styrelsen, Intäkter 1. Årsavgift Enligt rubrik. Notera att avgiften kommer att öka fram till dess att nödvändiga investeringar är gjorda för att sedan reduceras. Grundtanken är att föreningen därefter ska ha en kassa på minst samt en avsättning till underhålls- och förnyelseåtgärder (utöver de löpande dito) på cirka /år. Rörelsens kostnader 1. Grönyteskötsel Skötsel av samtliga samfällighetens gräsytor. 2. Trädbeskärning enligt plan Styrelsen har tillsammans med entreprenör (arborist) utarbetat en plan för hur de träd (och större buskar) på samfällighetens ytor ska beskäras har styrelsen för avsikt att göra en punkinsats för att aboristen därefter årligen ska underhållsbeskära. 3. Vinterväghållning Skottning, sandning och ev. saltning på samfällighetens gång- och cykelvägar samt på den gästparkering som ligger i direkt anslutning till sophuset på Veddögatan vilken tillhör samfällighetsföreningen. 4. Försäkring för samfällighet Gemensamhetsanläggningsförsäkring framtagen för att skydda föreningens ansvar för ägarnas gemensamma värden: - Egendomsförsäkring, innebär att samfällighetsföreningen har försäkrat lekplatser, trädgård och tomter. - Ansvarsförsäkring, innebär att samfällighetsföreningen försäkrat sig emot skadeståndsanspråk för person- eller sakskador. - Förmögenhetsbrottsförsäkring, innebär att samfälligheten försäkrat sig emot när redovisningsskyldig gjort sig skyldig till ex. förskingring, bedrägeri eller stöld. 1 (3)

8 Rydebäck, Rättskyddsförsäkring, innebär att samfälligheten försäkrat sig emot ev. kommande ombudsoch rättegångskostnader vid ev. tvister som har samband med verksamheten. 5. Container och städdag Styrelsen ombesörjer att tre containrar i anslutning till städdag finns till förfogande för samfällighetens medlemmar. Efter att samfällighetens ytor är tillrättaställda finns som tidigare möjlighet för medlemmar att nyttja den kvarvarande platsen i containrarna för privat trädgårdsavfall. 6. Styrelsearvoden Se separat dokument och uträkning. 7. Kassör- och revisorarvode Enligt rubrik. 8. Hantverkararvode Kostnader för hantverkare som ska utföra det löpande underhållet av t.ex. lekplatser. 9. Elektricitet till antennförstärkare På området finns ett antal antennförstärkare nödvändiga för att kabel-tv-nätet ska fungera. Punkten avser den löpande elförbrukningen för dessa. 10. Driftkostnader hemsida Utgift för webhotel och domännamn för Blomlådeprojektet (farthinder) Kostnad för hyra av 12 par blomlådor som ska ställas på områdets gator i syfte att sänka hastigheten på fordon samt öka trevnaden i området. Kostnaden täcker även inköp av blommor till desamma. 12. Underhåll av lekplatser Syftet är att tillgodose att lekplatserna kontinuerligt underhålls och inte utgör fara för barn som nyttjar dem. 13. Kontorsomkostnader Avser kontorsomkostnader i form av utskrifter, papper och övrigt kontorsmaterial. 14. Bankkostnader Avser bankkostnader för samfälligheten. 15. Oförutsedda utgifter Enligt rubrik. 2 (3)

9 Rydebäck, Avsättning, underhålls- och förnyelsefond Enligt rubrik. Underhålls- och förnyelseåtgärder 1. Asfaltering av gång- och cykelvägar Styrelsen har valt att dela upp samfällighetsområdet i två separata område, det norra och det södra varav det norra är Veddögatan och det södra är all annan gång- och cykelväg som tillhör samfälligheten. Kostnaden är baserad offerter inkomna från två av huvudaktörerna inom asfaltering. 2. Vägskyltar Samtliga vägskyltar som sitter i anslutning till våra gång- och cykelvägar är uttjänta och behövs bytas ut. Skyltarna tillhör samfälligheten och inte kommunen. 3. Målning av bommar Samtliga bommar som finns vid infarterna till gång- och cykelvägar behövs slipas och målas upp. 4. Betonggris En gång- och cykelvägsbom fattas och styrelse har för avsikt att ersätta denna med en betonggris. 5. Upprustning av lekplatser Punktinsats för att återställa lekplatser till bruksskick. 3 (3)

10 Rydebäck, Arvodesuträkning Samfällighetsföreningen Huvudskär II Rydebäck Uträkningsgrundande inkomstbasbelopp kr Styrelsearvode 2011 Mötes- Arvode Skatt Arvode Arvode/person Antal Arvode Omr.tal Möten ersättning summa 30% efter skatt efter skatt Ordförande kr 0, kr kr kr kr kr Ledamot kr 0, kr kr kr kr kr Suppleant kr 0, kr kr kr kr kr Webmaster kr 0, kr 234 kr 547 kr 547 kr Sekreterare kr 600 kr 180 kr 420 kr 420 kr Justerare kr 300 kr 90 kr 210 kr 210 kr SUMMA kr Samfällighetens kostnad Ordförande Ledamot Suppleant Webmaster Sekreterare Justerare Arvode Skatt Arb. givaravgift SFL Antal efter skatt 30% 31,42% kostnad kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 234 kr 246 kr kr kr 180 kr 189 kr 789 kr kr 90 kr 94 kr 394 kr SUMMA kr Notering Styrelsekostnad per hushåll 2011 uppgår till 185 kr Ingen mötesersättning utgår för årsstämmor. Inkomstbasbeloppet justeras varje år. Styrelsearvodet betalas ut i efterskott efter hållen årsstämma, när ansvarsfrihet beviljats. Arvodesuträkning 1 av 1

11 Rydebäck, Kort från valberedningen Lars Olle Nilsson och Ronny Lilja har 2010 utgjort valberedning och rapporterar följande inför föreningsstämman. Sittande styrelse Stefan Mildén ledamot och tillförordnad ordförande väljs formellt till ordförande för ytterligare ett år (är vald på två år som ledamot men inte som ordförande). Filip Glebe och Rolf Johansson är valda som ledamöter t.o.m och sitter därmed också kvar ytterligare ett år. Anna Elweroth är suppleant och har anmält intresse till att väljas in som ledamot Marcus Ekberg avgår och ställer inte upp till nyval. Förslag på nya styrelsemedlemmar Tre personer har hittills anmält intresse for att sitta i styrelsen. Eva Hultberg, Veddögatan Tora Persson, Veddögatan Ingvar Pettersson, Bergögatan c/o Mildén, Bergögatan 9, Rydebäck Org.nummer Bankgiro info@huvudskar.org -