VERKSAMHETSP.I.RASION FÖR VERKSAMHETSÅRET 2016 UPPSALA RÖD,AKORSKRETS

Transkript

1 VERKSAMHETSP.I.RASION FÖR VERKSAMHETSÅRET 2016 UPPSALA RÖD,AKORSKRETS Uppdraget Vid årsstämman i februari 2016 fick vi uppdraget att vara verksamhetsrevisorer (förvaltningsrevision). Vi har på olika sätt tagit reda på hur frivilliga, anställda och styrelsen arbetat under året och vad de upplever har fungerat väl och vad som behöver utvecklas i verksamheterna. I uppdraget ingår inte revision av kretsens ekonomi. Metod Arbetet med revisionen har bestått av informationsinhämtning genom en digital enkät som skickats ut till frivilligledarna (se bilaga 1). Även ett slumpvis urval av frivilliga från de olika grupperna har ombetts fylla i en likande enkät (se bilaga 2). Därutöver har intervjuer med Uppsala rödakorskrets ordförande genomförts samt en kortare enkät med ett par styrelse ledamöter och ett par representanter för de anställda. Frågorna utgår i huvudsak från de som ställdes i förra årets verksamhetsrevision. Svarsfrekvensen har varit god. 13 frivilligledare från 12 verksamheter har svarat på enkäten och sex stycken svar från frivilliga har mottagits från sex olika verksamheter. Vi har också läst igenom styrelsens protokoll för 2016 i syfte att ta del av styrelsens arbete och hur det fortlöpt. Resultat Uppdraget Frivilligledarna uttrycker i årets enkät, på samma sätt som förra året, att de trivs bra med sitt uppdrag. Några tar även upp i årets enkät att uppdraget tar mycket tid och att man kan känna sig ensam i uppdraget. Någon enstaka beskriver att uppdraget har varit otydligt beskrivet. Frivilliga uttrycker, precis som förra året, att de trivs bra och att de fått information om vad som förväntas av dem, att kontakten med frivilligledare fungerar bra och att de gått utbildningen Rödakorskunskap. Hälften av de frivilliga som svarade på enkäten visste inte vem de kunde kontakta från styrelsen om de hade frågor. På samma sätt som förra året upplever en grupp att det finns ett behov av att tydliggöra roller och vad som åligger var och en. Någon grupp uttrycker ett behov av klarare arbetsledning.

2 Nästintill samtliga grupper uttrycker precis som i förra revisionen att det är en bra atmosfär i verksamheten och i kretsen. De flesta grupperna anser att de har tillräckligt med frivilliga och alla anser att kontakten med informationsgruppen fungerar väl. Frivilligledarmöten De flesta frivilligledare tycker att frivilligledarmöten fungerar bra. Någon grupp anser att det är för mycket envägskommunikation från styrelsen och att de saknar en uppdatering med information om vad som är på gång i de andra verksamheterna. Någon saknar minnesanteckningar från frivilligledarmötena. Någon beskriver att mötena är bättre i år jämfört med förra året. Styrelseordförande uppger att mötena har tydligare teman och mål och att årets sista frivilligledarmöte alltid behandlar verksamhetsplanen för kommande år. Vidare uppges att ett tillfälle under hösten ägnades åt en föreläsning med gruppdiskussion om rasism och extremism och hur man kan bemöta sådan. Detta efter önskemål från frivilligledargruppen. Utvecklingsområden/utmaningar De flesta grupperna beskriver att arbetet har fungerat bra under året. Någon grupp beskriver att de har haft stor omsättning på frivilliga vilket påverkar verksamheten eftersom erfarenheten är viktig. En annan grupp har under vissa delar under året varit för få. Någon grupp har svårt att få med sig alla i nya aktiviteter. Stöd från anställda De allra flesta grupperna är mycket nöjda med det stöd som de får från anställda. En grupp uttrycker exempelvis att de har givande möten med de anställda o känner att de verkligen får gehör. En annan uttrycker att de fått stöd t.ex. vid besvärliga situationer. Andra grupper svarar att de inte har behövt något stöd eller att de inte bett om hjälp. En annan beskriver att man kan hitta det mesta i frivilligledarpärmen. Enstaka grupp tycker att de inte fått tillräcklig information av anställda för att bli uppdaterade om vad som händer i kretsen. Det framkommer även från enstaka frivilliga att det önskas en klarare arbetsledning med tydlighet om vad som ålägger var och en. Detta anses vara särskilt viktigt när det är frivilliga som

3 endast deltar under kortare perioder och då borde få mer stöd i sitt uppdrag. Stöd från styrelsen En rekommendation från verksamhetsrevisionen för året 2015 var att tydliggöra vad de frivilliga kan förvänta sig för stöd från styrelsen och att samtliga ledamöter följer den beslutade uppdragsbeskrivningen. Denna rekommendation gavs eftersom det under två år framkommit att det fanns viss otydlighet kring styrelsen kontaktmannaskap till de olika grupperna. På frågan i årets verksamhetsrevision om frivilligledarna får stöd av sin kontaktperson i styrelsen varierar svaren fortfarande. o Flera grupper svarar att de får bra stöd och information. En grupp tar upp att en ny rutin är att deras kontaktperson mailar ut anteckningar efter styrelsemöten, andra beskriver att kontaktpersonen deltar på gruppens möten. o En grupp beskriver att styrelserepresentantens uppgift är otydlig. En annan vet inte vem som är deras kontaktperson i styrelsen och vet inte vilka frågor hen kan vända sig till styrelsen med. Någon grupp uppger att kommunikationen sker via mail och att de gärna skulle träffa kontaktpersonen. En annan grupp svarar att de inte har behövt något stöd eller att de inte bett om hjälp. I intervju med ordförande framkommer på samma sätt som i förra årets revision att det finns en tydlig uppdragsbeskrivning om vad styrelseledamöternas kontaktmannaskap innebär men att den behöver efterlevas i större utsträckning. Under 2017 kommer flera nya ledamöter att väljas till styrelsen och då kommer ordförande tydlig gå igenom rutinen om vad kontaktnnannaskapet innebär. Ordförande berättar att en ny rutin är att hon skickar ut en sammanfattning med information efter varje styrelsemöte samt om det finns ny information från centrala Röda Korset. Denna skickas vidare från kontaktpersonerna till frivilligledarna. Arbetar kretsen i enlighet med Röda Korsets syfte? l förra årets revision framkom att det pågick en kartläggning och en analys av de behov som fanns i närsamhället. Denna skulle presenteras för styrelsen i januari 2016 och användas som underlag för styrelsens diskussioner och ev. beslut om kretsen behöver göra något ytterligare eller annat arbete i Uppsala eller om någon verksamhet kan avvecklas.

4 Ordförande berättar att analysen inte gjordes i den omfattning som planerats och beskriver att kretsen har startat en handfull nya verksamheter under året. Verksamheterna har främst varit riktade mot migranter. En styrelseledamot uttrycker att det finns ett fortsatt stort behov att analysera det behov som närsamhället har av kretsens verksamheter under Ordförande håller med och beskriver att det finns områden i kommunen där kretsen inte har någon verksamhet. Ordförande berättar att det har fattats beslut att Beredskapskretsen ska gå upp i Uppsala Rödakorskrets. På så vis kommer behov att täckas som kretsen tidigare inte jobbat så mycket med och även ge möjlighet att täcka områden där kretsen inte haft verksamhet tidigare. Vidare beskriver ordförande att kretsen har startat ett 3-årigt partnerskap med kommunen. Det är en överenskommelse inom migrationsonnrådet. Uppsala Rödkorskrets har åtagit sig att fortsätta dagens verksamheter med lite tydligare mål och uttryckt samarbetet med kommunen. Kommunen kommer mot bakgrund av samarbetet att informera om Röda Korsets verksamheter i kommunen. En del i detta arbete är att verksamheterna ska bygga på behovsanalyser. Ordförande anser att det i det fortsatta arbetet med analyser av närsamhällets behov är viktigt att avgränsa uppgiften och gärna hitta samarbetspartners för att komma igång på ett bra sätt. Ordförande beskriver även att det är viktigt att kretsen tar ställning till om det finns verksamheter som skulle kunna avvecklas till förmån för verksamheter med större behov. 1 enkät med frivilligledare framgår att inte alla grupper kan beskriva att de involverar målgruppen i sin planering av verksamhetens aktiviteter. Styrelseledamot beskriver att målgrupperna inom respektive verksamhetsområde eventuellt skulle kunna involveras mer i planeringen men att det kan vara en utmaning. Även ordförande uttrycker att det är en utmaning. 1vissa verksamheter påverkar målgruppen i stor utsträckning verksamheten, exempelvis besökarna på Träffpunkten. Där styrs verksamheten efter besökarnas behov. Ordförande beskriver att man eventuellt skulle kunna bedriva ett arbete med att involvera målgruppen mer i vissa verksamheter. Avslutande reflektioner Som verksamhetsrevisorer ser vi att stora delar av verksamheten fungerar mycket väl. Vi har, utifrån vårt arbete, några avslutande reflektioner: Även i årets revision framkommer att det finns viss otydlighet kring styrelsen kontaktmannaskap till de olika grupperna. Detsamma framkom i 2014 och 2015

5 å r 3 verksamhetsrevision. Vi anser därför att det är mycket viktigt att tydliggöra vad de frivilliga kan förvänta sig för stöd från styrelsen och att samtliga ledamöter följer den beslutade uppdragsbeskrivningen. Eftersom detta uppkommit under en längre period kommer vi särskilt följa upp vilka åtgärder och inseitser som har gjorts inom detta område I kommande uerksurnhetsrevi..ion. Det är Viktigt. kretsen for-sätter rred grbei(et. 3 tt 'ko ställning till om let fin verksamheter som skulle kunna avvecklas till förmån för de verksamheter där det finns e.ys större behov. Ett led i detta arbete skulle kunna vara att återuppta arbetet med kartläggning och analys av de behov som finns i närsamhället. Uttalande Utifrån vår verksamhetsgranskning har det inte framkommit något som tyder på att styrelsens ledamöter inte skall beviljas ansvarsfrihet. Uppsala den 31 januari 2017 Paula Hasselteg Anna Möller