Granskning av kommunens tillämpning av lagen om registerkontroll

Transkript

1 s revisorer Antal sidor:8

2 Innehåll 1. Bakgrund 2 2. Syfte 2 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Metod 2 6. Lagstiftningen Vems ansvar? Vilkas omfattas inte av lagen? Hantering 5 7. Rutiner Eksjö kommun 5 8. Sammanfattande bedömning 7 1

3 1. Bakgrund Lagen om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg, (2000:873), trädde i kraft den 1 januari Den 1 april 2008 stärktes lagstiftningen, (2008:53, Lag om ändring i lag 200:873), till att omfatta fler kategorier och var gällande till och med utgången av juni Från och med den 1 juli 2011 regleras lagen om registerkontroll i den nya skollagen (2010:800). Syftet med kontrollen är att stärka barns och ungas skydd mot främst sexuella övergrepp. 2. Syfte Revisorerna i Eksjö kommun har konstaterat att de behöver ytterligare information om hur lagen tillämpas i kommunen för att kunna bedöma huruvida rutinerna är ändamålsenliga och den interna kontrollen tillräcklig. Granskningen skall ske utifrån kommunens rutiner för registerkontroll. Vi har för avsikt att granska följande områden: Vilka rutiner finns för kontroll? Vilka befattningar kontrolleras? Vilka rutiner finns vid intern förflyttning av personal, vikarier, praktikanter etc.? 3. Avgränsning Granskningen omfattar förskoleverksamhet, grundskola och skolbarnsomsorg. 4. Revisionskriterier Vi bedömer om rutinerna/verksamheten uppfyller: Skollag, (2010:800), Kapitel 2, Registerkontroll av personal, Metod Studium och genomgång av relevanta dokument och beslutsunderlag. Intervjuer och avstämningar med berörda tjänstemän i kommunen samt stickprovskontroller ute på rektorsenheterna och på den centrala personalenheten har genomförts. 2

4 6. Lagstiftningen Lagen om tillämpning av registerkontroll trädde ikraft 1 januari 2001 och var gällande för arbetstagare som anställdes därefter. Lagen begränsades till att omfatta endast de sökandena som erbjöds en anställning inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Den 1 april 2008 utvidgades lagen till att omfatta fler verksamma kategorier inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg, så som service och stödfunktioner, (vaktmästare, matpersonal, lokalvårdare), inhyrd personal från bemanningsföretag, praktikanter, lärarstudenter med verksamhetsförlagd utbildning, studerande inom kommunal vuxenutbildning samt personer som deltar i arbetsmarknadspolitiska program. Lagen regleras från och med den 1 juli 2011, i sin helhet, i 2 kap, Huvudmän och ansvarsfördelning, 31-33, den nya skollagen, (2010:800). Registerkontrollen avser alla typer av anställningar inom förskoleverksamhet, förskoleklass, skolverksamhet för skolpliktiga barn samt skolbarnsomsorgen, oaktad om verksamheten bedrivs i offentlig regi eller enskilt. Följande verksamheter omfattas av lagstiftningen: Förskola Familjedaghem Öppen förskola Förskoleklass Grundskola och motsvarande riksinternatskola Obligatorisk särskola Specialskola Sameskola Öppen fritidsverksamhet och motsvarande enskilda verksamheter Fristående skolor och verksamheter på entreprenad Huvudregeln att lagen är tillämplig på de personer som erbjuds ett arbete på samma villkor som en anställd inom verksamheten. Härigenom omfattas följande kategorier av lagen: Personer som är anställda hos någon som ingått avtal med den som bedriver förskole- verksamhet, skola eller skolbarnsomsorg om att sköta stödfunktion 3

5 som till exempel städning, fastighetsskötsel eller skolskjuts på entreprenad. Anställda på bemanningsföretag Enskilda uppdragstagare Kommunanställda som tillhör en annan nämndförvaltning än den som ansvarar för kommunens förskoleverksamhet, skola eller skolbarnsomsorg, men som på grund av kommunens organisation tilldelas arbetsuppgifter inom dessa verksamheter. Det kan till exempel gälla personal från fritidsförvaltningen eller fastighetsförvaltningen. Huvudmannens val att rekrytera personal på annat sätt än genom anställning ska således inte vara avgörande för vilka kategorier som omfattas av lagen om registerkontroll. Dock får registerutdrag begäras endast av personal inom ovanstående kategorier, som har påbörjat sin anställning efter lagens ikraftträdande, d.v.s. den 1 april Registerutdraget visar om en person har blivit dömd för vissa allvarliga brott i regel under de senaste tio åren. Utdraget begränsas till uppgifter om sexualbrott, barnpornografibrott samt mord, dråp, grov misshandel, människorov och grovt rån. Lagen innebär inte något förbud mot att anställa en person med ett registerutdrag med anteckning om brott. 6.1 Vems ansvar? Det är den aktuella verksamhetens huvudman, d.v.s. rektor eller annan verksamhetsledare som ansvarar för att kontrollen genomförs inför arbetets igångsättning. Som tidigare nämnt regleras tillämpningen i den nya skollagen, (2010:800, 2 kap, ), vilket förtydligar rektors ansvar. Eftersom huvudmannen för verksamheten ges en skyldighet att utföra registerkontroll även av de personer som är anställda hos andra arbetsgivare, bör det i de avtal som ingås mellan parterna finnas tydliga villkor som möjliggör för huvudmannen att genomföra en sådan kontroll och som tillförsäkrar rätten att neka en enskild person tillträde till verksamheten om skäl framkommer vid registerkontrollen. 4

6 6.2 Vilka omfattas inte av lagen? Allmänt gäller att den som när lagändringen trädde kraft den 1 april 2008, redan är anställd av exempelvis ett bemanningsföretag eller annat entreprenadföretag med verksamhet inom förskola, skola eller barnomsorg skall med hänsyn till den personliga integriteten, inte omfattas av lagen. Inte heller de högskolestudenter som före lagens ikraftträdande antagits till lärarutbildningen skall omfattas. Likaledes berörs inte de som före lagändringen börjat delta i ett arbetsmarknadspolitiskt program som innebär vistelse i de berörda verksamheterna. Vidare är lagen inte gällande för den som anställts innan lagändringen inom andra kommunala förvaltningar som inte berör verksamheterna inom förskola, skola och barnomsorg, men som senare tilldelas eller erbjuds uppdrag inom berörda verksamheter. Kategorier som inte berörs av lagen är barns- och elevers personliga assistenter, vuxna familjemedlemmar till dagbarnvårdare samt föräldrar som deltar i verksamheter där deras egna barn vistas. I föräldrakooperativa förskolor är det exempelvis väldigt vanligt att föräldrar mer eller mindre regelbundet arbetar inom verksamheten vid frånvaro bland den ordinarie personalen eller agerar som förstärkning oavsett personalens närvaro. Motiveringen avseende den sistnämnda gruppen är att alla människor har rätt att bli föräldrar och att vara delaktiga i sina barns skolgång utan att behöva bevisa sin lämplighet. Vidare bedöms att huvudmannen inte har några eller ytterst begränsade möjligheter att påverka valet av färdtjänstchaufförer och bussförare i linjetrafik. Härigenom framstår registerkontroll som praktiskt svårgenomförbar. Bestämmelserna omfattar inte heller personer som utför tillfälliga arbetsuppgifter som t.ex. en elektriker eller en rörmokare som anlitas för att utföra vissa reparationsarbeten. Lagen är ej gällande för de som erbjuds en förnyad anställning inom 1 år hos samma arbetsgivare. Härigenom bör beaktas att vikarier och timanställda som inom 1 år erbjuds förnyad anställning eller förlängning inte ska genomgå en registerkontroll. 6.3 Hantering Arbetsgivaren är skyldig att genomföra registerkontroll av den som erbjuds anställning, men det är den arbetssökande själv som inhämtar registerutdraget. Uppvisat registerutdrag ska återlämnas till den person det avser, om så begärs. Av lagen framgår att arbetsgivaren måste kunna i efterhand styrka att lagen har följts. 5

7 Detta kan göras genom att ta en kopia på utdraget eller genom att göra en tjänsteanteckning som sparas. Det är vidare viktigt att kopiorna eller noteringarna förvaras på ett säkert sätt. 7. Rutiner Eksjö kommun Av granskningen framgår att det inte finns några dokumenterade övergripande rutiner och policies för registerkontroll av personal inom barn- och ungdomssektorn i Eksjö kommun. Likaledes finns inga dokumenterade rutiner vid intern flyttning av personal oaktad anställningsform. Vidare saknas rutiner för lärarstudenter med verksamhetsförlagd utbildning, personer som deltar i arbetsmarknadspolitiska program samt individer som deltar i någon form av vuxenutbildning. Skol- och förskoleenheterna ansvarar själva för genomförande av registerkontroll av personalen. Vid en förfrågan till samtliga enheter, (22 st), om huruvida det finns dokumenterade rutiner för registerkontroll, svarade endast en skolenhet att de har dokumenterade rutiner, men att dokumentet behöver ses över då det ej omfattar personalkategorier som lokalvårdare, matpersonal, servicepersonal, entreprenadföretag samt personal inom elevhälsan. Granskningen påvisar vidare att det finns rutiner ute på skol- och förskoleenheterna, men att de är ej dokumenterade. Dock finns det brister i kunskaperna gällande vilka kategorier som bör omfattas av lagen. Av inkomna svar samt intervjuerna framgår att rutinerna har uppmärksammats i större grad samt skärpts på senare år. Majoriteten av enheterna kan redogöra för registerutdrag för personal fr.o.m. år Dock inte för samtlig personal inom berörda verksamheter. Härigenom finns det en brist, där lagen inte har uppmärksammats i sin helhet. Äldre registerutdrag har till viss del skickats till personalenheten. Avsaknaden av registerutdrag motiveras med bristande sektorsövergripande dokumentation avseende rutiner och policies, byte av rektor/verksamhetsledare, skolassistent eller administratör samt bristande kunskaper om lagens innehåll och ikraftträdande. Stickprovskontrollerna påvisar årliga dokumentationsluckor baserad på felgallringar, där registerutdrag på personal har helt enkelt slängts. Detta sägs ha skett i samråd med personalavdelningen. Stickprovskontrollen avseende de centralt placerade personalakterna med fokus på ledande befattningar inom berörda verksamheter påvisade en ej tillfredställande nivå. Av intervjuerna framgår vidare att rektorerna har vid några tillfällen under ledningsgruppssammanträden fört diskussioner om rutiner och riktlinjer kring genomförande av registerkontroll, dock utan protokollsföring. 6

8 Granskningen påvisar vidare att det inte heller finns några enhetliga icke dokumenterade rutiner, där vissa enheter exempelvis begär utdrag av högskolestuderande med verksamhetsförlagsutbildning, men utdragen sparas ej och det finns inte heller någon notering eller tjänsteanteckning om uppvisat utdrag. Avsaknaden av sektorsövergripande rutiner har medfört att enheterna skapar mer eller mindre sina egna rutiner som riskerar att inte bli heltäckande. Elevhälsan Psykologer, skolsköterskor, specialpedagoger, kuratorer och skolläkare omfattades av lagen om tillämpning av registerkontroll redan den 1 januari Av granskningen framkommer att endast ett registerutdrag har påträffats bland personalakterna. Servicepersonal och stödfunktioner Ovannämnda personalkategorier omfattades av lagen om tillämpning av registerkontroll den 1 april Städenheten Städpersonalen är till stor del ambulerande och härigenom är det svårt att lista de som arbetar inom berörda verksamheter. En undersökning visar att av totalt 41personer som har erbjudits fast anställning efter lagens ikraftträdande den 1 april 2008, har endast 9 uppvisat registerutdrag. Av samtliga 41 timanställda samt vikarier med anställningsstart efter den 1 april 2008, har endast 6 uppvisat registerutdrag. Sammanlagt kan fastställas att ca 85 procent av personalen saknar registerutdrag, (procentsatsen avser ). I dagsläget ligger siffran på 77 procent. Kostenheten Av granskningen framkommer att av samtliga 36 anställda inom kategorin för matpersonal, med anställningsstart efter den 1 april 2008, saknar 8 personer registerutdrag, varav 4 har plockats in vid akut behov. Skolskjuts Dagens gällande skolskjutsavtal innehåller ingen klausul om registerkontroll av personalen. Vidare redogörs att verksamhetsansvarig chef har varit i kontakt med entreprenörerna i fråga, där registerkontroll av företagets personal har tillförsäkrats. Dock finns ingen form av dokumentation om kravet på registerkontroll från kommunens sida. 7

9 Vid tid för granskningen genomfördes en ny upphandling, där kravspecifikationen innehåller en tilläggsbestämmelse om registerkontroll av personal, enligt följande: Inte någon av Företagets personal som är tänkta att utföra uppdraget ska finnas med i belastningsregistret. Företaget ska vara beredd att lämna utdrag ur Rikspolisens belastningsregister från det senaste året, på de personer som ska utföra uppdraget. Detta kan komma att begäras före avtalsstart och sedan under avtalsperioden och gäller för samtliga utförare, d.v.s. både fast anställda, vikarier eller timanställda. Det pågående skolskjutsavtalet är gällande t.o.m. den sista december Sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns brister avseende rutinerna för registerkontroll av personal inom berörda verksamheter. Vi anser att avsaknaden av sektorövergripande samt dokumenterade rutiner och policies leder till en otydlighet i verksamheten, där enheterna i sin tur skapar sina egna tolkningar samt varianter av vad som skall genomföras. Detta har resulterat i att lagen om tillämpning av registerkontroll har uppfyllts enbart inom vissa delar. Härigenom bör påpekas att registerkontroll skall genomföras för samtliga personalkategorier inom berörda verksamheter, (se kap. 6), där det inte får ske några undantag. Kontrollen gäller således även skolledare, verksamhetsledare, kuratorer, skolsköterskor, skolläkare, skolpsykologer, kuratorer m.fl. Vidare rekommenderas att diskussioner och tankar kring rutiner om registerkontroll samt den praktiska hanteringen av registerutdragen och eventuella tjänsteanteckningar bör dokumenteras. Utifrån våra iakttagelser bedömer vi att den interna kontrollen inte är på en tillfredställande nivå. Lagstiftningen föreskriver att arbetsgivaren måste kunna i efterhand styrka att lagen har följts. Härigenom anser vi att sektorsövergripande samt enhetliga rutiner avseende registerkontroll av personal tillsammans med rutiner och riktlinjer för den praktiska hanteringen och förvaringen av utdragen bör upprättas. I syfte att skapa homogena rutiner ute på enheterna samt inom de centralt placerade enheterna, bör samtlig personal inom berörda verksamheter informeras närmare om gällande lagstiftning vid anordnade utbildningstillfällen. KPMG Dag som ovan 8