Erfarenheter av driftentreprenad

Transkript

1 Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S) Erfarenheter av driftentreprenad Diskussionsunderlag i upphandlingsprocessen

2

3 Förord Sedan början på 1990-talet har det blivit allt vanligare att offentliga fastighetsorganisationer köper fastighetsförvaltningen på entreprenad. Syftet med att köpa tjänster istället för att utföra dem i egen regi har i de flesta fall varit att effektivisera verksamheten och samtidigt höja servicekvaliteten. De vanligaste entreprenaderna gäller drift, och i takt med att allt fler entreprenader genomförts och att dessa dessutom ofta kombineras med incitamentslösningar av olika slag, torde det nu finnas tillräckligt med underlag för att grundligt analysera entreprenaderna utifrån såväl kostnader som kvalitetsaspekter. Syftet med denna skrift är att presentera ett diskussionsunderlag som kan användas som inspirationskälla såväl vid utveckling av den egna upphandlingsprocessen som vid en förstagångsupphandling. Genom en utvärdering av ett antal genomförda entreprenader utifrån de mål som satts upp i samband med upphandling och genomförande av driftentreprenaderna, finns nu ett omfattande intervjumaterial. Tanken är att detta material sedan kan användas och analyseras på hemmaplan av dem som vill utveckla sin process för konkurrensutsättning. Denna skrift sammanfattar de viktigaste slutsatserna av intervjumaterialet. Hela materialet finns också tillgängligt i form av en bilaga som kan laddas ner från nätet. Resultatet av undersökningen skall ses som en avstämning av hur offentliga beställare, hyresgäster, entreprenörer och upphandlingskonsulter ser på upphandlad fastighetsdrift våren Skriften vänder sig i huvudsak till tjänstemän och politiker i offentliga fastighetsorganisationer som kontinuerligt arbetar med, eller precis skall börja arbeta med konkurrensutsättning av fastighetsdrift. Projektet har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.) i vilket ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare, Fortifikationsverket samt Akademiska Hus AB. Rapporten har utarabetats av Leif Sundsvik, Sundsvik konsult AB. En styrgrupp har medverkat i arbetet, bistått med material och lämnat värdefulla synpunkter. Styrgruppen har bestått av Mats Adell, Specialfastigheter Sverige AB; Anders Böhlin, Fortifikationsverket; Per Kihlström, Statens fastighetsverk; Sven Palo, Norrbottens Läns Landsting; Göran Elsmén, Regionfastigheter i Skåne; Ola Falk, Gävle Kommun; Bertil Lundström, Malmö kommun samt Per Ollas, Aff-kommittén. På uppdrag av U.F.O.S har Linda Andersson och Magnus Kristiansson, båda Sveriges Kommuner och Landsting, varit projektledare. Stockholm i februari år 2006

4 Innehåll Sammanfattning...3 Inledning Uppgifter om de som svarat samt om entreprenaden Motiven för entreprenad Synpunkter gällande begränsningar i entreprenaden Förfrågningsunderlaget Den valda ersättningsformen Upphandlingsförfarandet Erfarenheter av genomförandet Entreprenadens avslutning Hyresgästernas/nyttjarnas erfarenheter Övriga frågor och synpunkter Bilagor U.F.O.S Stockholm Tfn E-post: fastighet@skl.se Webbplats: ISBN-10: ISBN-13: Tryckeri: Multitryck, Eskilstuna Text: Leif Sundsvik, Sundsvik konsult AB Illustrationer: Oskar Ohlsson Omslagsfoto: PeKa Reportage Projektledning: Magnus Kristiansson och Linda Andersson Grafisk form: Forum1 Distribution: Tfn , fax , (välj Publikationer) 2 Erfarenheter av driftentreprenad

5 Sammanfattning Under 1990-talet har det blivit allt vanligare att offentliga fastighetsorganisationer använder sig av entreprenader inom fastighetsförvaltningen. Syftet med denna undersökning är att utvärdera de erfarenheter som nu finns om upphandling och genomförande av driftentreprenader. Ett frågeformulär har sänts ut till beställare, hyresgäster och entreprenörer. Totalt har 65 svar inkommit. De fördelar sig med 28 svar från beställare, 12 svar från hyresgäster och 19 svar från entreprenörer. Dessutom har 6 upphandlingskonsulter lämnat sina synpunkter. Undersökning har samlat erfarenheter från 33 olika entreprenader som är genomförda över hela Sverige. De fördelar sig med 6 för markskötsel, 26 för fastighetsdrift och 1 som gäller VA-försörjning. Entreprenaderna är genomförda i såväl stora som små objekt som alla ägs av kommuner, landsting och svenska staten. Svar från både stora och små entreprenadföretag ingår i undersökningen. Resultat En analys av de inkomna svaren visar att erfarenheterna skiljer sig åt ganska mycket. Upphandlingarna är olika, dels beroende på olika lokala förutsättningar och olika ambitioner från beställarna, dels beroende på hur många entreprenörer som är verksamma på orten. Vissa svar är dock ganska likartade oberoende av de lokala skillnaderna. Exempel på likartade svar: Samtliga beställare som prövat på att upphandla driften på entreprenad säger att de kommer att fortsätta att göra det. Svaren visar att ingen av beställarna avser att återgå till egen regi. Huvudmotivet är att det blivit bättre fastighetsdrift och lägre kostnader med entreprenad. Många beställare använder upphandlingskonsulter då de saknar egen kompetens eller kapacitet. Uppfattningarna om valet av omfattningen av entreprenaden och valet av entreprenadtid är att: beställarna vill att en del av fastighetsdriften (inte hela) läggs ut på entreprenad entreprenaddelen skall vara tillräckligt stor för att vara attraktiv för entreprenörerna Sammanfattning 3

6 entreprenadtiden skall vara tillräckligt lång för att entreprenören skall uppnå effektivitet mer omfattande objekt styr mot längre entreprenadtider entreprenörerna förordar längre entreprenadtider, eventuellt med kontrollstationer. Också när det gäller sättet att utforma förfrågningsunderlag och att genomföra upphandlingen visar svaren att det finns gemensamma drag. Exempel på detta: Både beställare och entreprenörer eftersträvar entreprenadformer där entreprenörernas kunnande, engagemang och erfarenhet kommer till användning. I funktionsupphandlingar tas kunnandet till vara och det är också det som är tanken med partnerskapsupphandlingar. Emellertid är inte partnerskapsupphandling tillämpad i mer än en av de undersökta entreprenaderna. Aff-systemet (se sid 6) tillämpas nästan alltid. Erfarenheterna är goda. En blandad tillämpning av frekvens- och funktionsbeskrivningar används ofta i en och samma entreprenad. När det gäller ersättningen till entreprenören visar svaren på följande ersättningsformer: Fast pris förordas på de delar av entreprenaden som är mätbara och kalkylerbara. För åtaganden som är svåra att precisera eller mängdberäkna förordas löpande räkning. För att incitamentsavtal skall fungera krävs att det finns en tillräckligt stor morot och att den förändring som skall premieras är mätbar. Svaren från hyresgästerna visar att de överlag är nöjda både med hyresvärden, entreprenören och med sin egen roll som hyresgäst. Samtliga svarande gör bedömningen att antalet driftentreprenader kommer att öka eller vara lika som nu. Tio svar anger att motivet till deras tilltro till fortsatt upphandling är att konkurrensupphandlad drift är effektivare, ger bättre skötselkvalitet och att den ger lägre kostnader än om arbetet utförs i egen regi. Samtidigt framförs synpunkten att om drift i egen regi skall kunna uppnå samma effektivitet som den som är upphandlad i konkurrens, måste den ledas och bedrivas på ett mer entreprenöriellt sätt. 4 Erfarenheter av driftentreprenad

7 Utvecklingsbehov Undersökningen visar på behov av utveckling inom följande områden: Förfrågningsunderlagen Beställarna skall inte infodra offert på reparationer efter skadegörelse, om entreprenören inte förses med ett underlag som gör att han kan kalkylera kostnaderna. Statuskontrollen Det råder enighet om att kontrollen av objektets status, då en ny entreprenör skall tillträda, är viktig. Det varierar dock mycket i uppfattning om hur statuskontrollen skall genomföras och dokumenteras. Uppfattningen är att det saknas både metodik och disciplin. Kontraktsgenomgången Både beställare och entreprenörer uttrycker att det är viktigt med en noggrann genomgång av kontraktets samtliga handlingar innan avtal tecknas. Detta till trots visar svaren att genomgången genomförs mycket olika och att den inte dokumenteras. Tillämpningen av gällande regler, i till exempel Aff-systemet, är svag och ofullständig. Beställarnas uppföljning Undersökningen visar tydligt att beställarna måste bli tydligare som beställare och följa upp sin beställning mer affärsmässigt. Cirka 1/3 av dem som svarat tycker att kontraktet inte har efterlevts till alla delar. Bristerna gäller dålig uppföljning och kontroll från beställarna, och ofullständig leverans av det som beställts från entreprenörerna. Bara 29 % av beställarna tycker att entreprenörens kvalitets- och miljösäkring fungerar. Detta är ett klart underbetyg åt både beställare och entreprenörer. Entreprenörernas förbättringsförslags Över hälften av beställarna tycker att entreprenörerna kommer med för få förbättringsförslag under entreprenadtiden. Samtidigt är det bara knappt 10 % av de undersökta entreprenaderna som innehåller spelregler eller incitamentskonstruktioner som försöker stimulera fram ett mer aktivt förslags- och utvecklingsarbete. Sammanfattning 5

8 Aff-systematiken är allmänt tillämpad I början av 1990-talet samlades representanter för fastighets- och förvaltningsbranscherna för att utveckla dokument som underlättar att teckna avtal i entreprenader avseende fastighetsförvaltning. Projektet kallades Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Avsikten var att skapa branschförankrade dokument som på ett rättvist sätt avväger parternas intressen och ger de tekniska och administrativa förutsättningarna, samt beskriver förvaltningens omfattning och kvalitet. Den första generationen Aff-dokument ( Aff 95 ) publicerades Den ideella föreningen Aff-Kommittén bildades Föreningen samlar aktörerna i fastighetssektorn kring gemensamma regler för förvaltningsuppdrag. Aff-Kommittén har också till uppgift att sköta förhandlingarna mellan beställare och utförare när det gäller de grundläggande upphandlingsdokumenten ABFF (Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhets anknutna tjänster) och Aff Definitioner (definitioner av termer). Därtill har föreningen i uppgift att utveckla upphandlings- och avtalsdokument för entreprenader inom fastighetsförvaltning. Föreningens syfte är att åstadkomma ökad effektivitet och kvalitet i fastighetsförvaltning. Aff-systematiken är nu accepterad bland UFOS medlemmar och systemet är allmänt tillämpat. De brister som anmälts är att Aff-systemet inte fungerar lika bra för markentreprenader som för husentreprenader, samt att reglerna för utförandekontroll och kontraktsgenomgång inte fungerar. Undersökningens styrgrupp har särskilt framhållit vikten av att Aff-kommittén nu tar vara på de erfarenheter som vunnits i undersökningen och använder dem som underlag för fortsatta förbättringar av Aff-dokumenten. Förbättringsarbetet kan eventuellt ske i samverkan mellan UFOS och Aff-kommittén. Läsanvisning De insamlade svaren har bearbetats i två steg. I det första steget har alla synpunkter sammanställts i ett dokument där svaren rensats från uppgifter som gör att de kan spåras till ett visst objekt. Redovisningen finns i bilaga 1, Sammanställning av svar. Bilagan finns för digital nedladdning på Denna skrift är resutatet av steg två i bearbetningen av de insamlade svaren. Här analyseras, jämförs och kommenteras svaren. Avsnittsindexering där den förekommer korresponderar med fråge formulärets numre- 6 Erfarenheter av driftentreprenad

9 ring, där kapitel 0 utgörs av frågor om den svarande. Frågorna om erfarenheter inleds med kapitel 1. I texten finns enbart vissa typiska svar redovisade, varför nummerföljden ibland är bruten. Viss omstrukturering av svaren har skett för att passa i bokformat. Det använda frågeformuläret finns i bilaga 2. Detta frågeformulär kan användas som en checklista då man själv vill analysera vilka erfarenheter man har av genomförda upphandlingar av fastighetsdrift. Bilaga 2 finns publicerad i denna skrift och i elektronisk form på Nytta Det är styrgruppens och utredarens förhoppning att denna skrift skall kunna fungera som en kunskapsbank och ett hjälpmedel för de personer inom offentligt fastighetsföretagande, som vill utveckla sin upphandling eller står i begrepp att för första gången upphandla drift på entreprenad. Det är också en förhoppning att de sammanställda erfarenheterna skall vara en kunskapskälla för övriga aktörer i branschen. Undersökningsresultatet överlämnas nu också till Aff-kommittén. Sammanfattning 7

10 Inledning Undersökningens bakgrund och syfte Under 1990-talet har det blivit allt vanligare att offentliga fastighetsorganisationer använder sig av entreprenader inom fastighetsförvaltningen. Syftet med att köpa tjänsterna, istället för att utföra dem i egen regi, har i de flesta fall varit att effektivisera verksamheten och samtidigt höja servicekvaliteten. De vanligaste entreprenaderna gäller fastighetsdrift. Uttalanden från många företrädare från den offentliga fastighetssektorn visar att det idag finns en mängd, såväl positiva som negativa, erfarenheter av genomförda driftentreprenader. I takt med att fler entreprenader dessutom kombineras med incitamentslösningar eller genomförs som partnerskapsentreprenader så borde det nu finnas tillräckligt med underlag för en insamling av intressanta erfarenheter när det gäller såväl genomförandet av entreprenaderna som kostnadsoch kvalitetsaspekter. Syftet med projektet var att utvärdera de erfarenheter av genomförda driftentreprenader som finns i branschen. Utvärderingen har inriktats på att genom en enkätundersökning dels försöka fastställa om de mål som satts upp i samband med upphandling och genomförande av driftentreprenaderna har uppnåtts, dels samla in de allmänna erfarenheter som beställare, hyresgäster och entreprenörer har av drift på entreprenad. Tanken med denna skrift, som presenterar de insamlade erfarenheterna, är att den skall kunna fungera som en kunskapsbank för de personer inom offentligt fastighetsföretagande som vill utveckla sin upphandlingsprocess eller står i begrepp att för första gången upphandla drift på entreprenad. Det är också en förhoppning att sammanställningen av erfarenheter skall utgöra en kunskapskälla för övriga aktörer i branschen. Så här har underlaget samlats in Utredaren har med hjälp av medlemmarna i projektets styrgrupp tagit kontakt med ett 50-tal beställare i offentliga fastighetsföretag där antingen markdrift eller fastighetsdrift upphandlats på entreprenad. Objekten, som är av olika typ och storlek, har valts ut för att representera genomförda driftentreprenader över hela Sverige. De beställare som visat intresse för att delta i undersökningen har uppmanats att svara på ett frågeformulär översänt med e-post. Samtidigt har en överenskommelse träffats med 8 Erfarenheter av driftentreprenad

11 beställarna om att de i sin tur skall kontakta någon eller några av sina hyresgäster och be dem besvara de frågor i formuläret som är riktade speciellt till hyresgästerna. I kontakten med beställarna har även upplysningar inhämtats om vilken eller vilka entreprenörer som genomför eller genomfört driftentreprenaden. En särskild telefonkontakt har därefter tagits med representanter för de olika entreprenadföretagen och en överenskommelse har träffats med de entreprenörer som visat intresse för att medverka. Ett frågeformulär har översänts och entreprenörens representant har svarat på de frågor som är avsedda för entreprenörerna. Undersökningen har på detta sätt fått bra kontakt med ett 30-tal beställare och ett 30-tal entreprenörer. Eftersom sju av entreprenaderna gäller skötsel av mark, vägar och parkanläggningar har kontakterna med nyttjare/hyresgäster blivit färre. Alla tillfrågade har dessvärre inte svarat. Objekt från hela Sverige ingår i undersökningen och det finns objekt från Umeå, Falun, Borlänge, Kvarnsveden, Grycksbo, Bollnäs, Gävle, Karlstad, Örebro, Norrtälje, Stockholm med kranskommuner, Nyköping, Norrköping, Västergötland, Gotland, Kalmar och Malmö. Avslutningsvis presenterades resultatet av enkätstudien på ett seminarium där de som besvarat enkäten samt övriga branschföreträdare deltog. De synpunkter som lämnades i samband med detta seminarium överensstämde väl med enkätstudiens resultat. En objektsvis jämförelse har inte varit möjlig En tankegång, som fanns i den ursprungliga planen för genomförande av projektet, var att man skulle kunna göra objektsvisa jämförelser av de inlämnade synpunkterna, det vill säga mellan olika beställares, hyresgästers och entreprenörers uppfattningar om hur driftentreprenaden i det enskilda objektet har fungerat. När svaren nu analyserats finner vi emellertid att detta bara är möjligt i 6 av de 33 studerade fallen. Det är bara i dessa sex objekt som uppgifter finns från samtliga parter, vilket gör att de objektsvisa jämförelserna bara är möjliga att göra för ett litet antal objekt. Utredningen har gjort bedömningen att det inte är meningsfullt att redovisa hur svaren kan jämföras enbart inom ett fåtal enskilda objekt. Resultatet av undersökningen har därför koncentrerats till en sammanställning, analys och presentation av hela materialet. De presenterade slutsatserna gäller alltså erfarenheter av driftentreprenader i allmänhet. Inledning 9

12 Hur allmängiltig är undersökningen? En relevant fråga är hur allmängiltiga slutsatser som kan dras av resultatet av denna undersökning. Undersökningen har gjort följande antaganden: Svaren gäller bara för offentligt upphandlade driftentreprenader Frågorna har enbart riktats till beställare inom offentlig sektor. Visserligen arbetar entreprenörerna både för offentliga och privata fastighetsägare, men svaren gäller endast deras erfarenheter från entreprenader åt offentliga beställare. Därför är analysen direkt giltig bara för dessa. Inom offentlig sektor är svaren relevanta En allmän uppfattning i branschen tycks vara att cirka 20 % av landets kommuner har genomfört upphandling av fastighetsdrift eller markdrift. Huvuddelen (80 %) av kommunerna utför fortfarande sin drift och skötsel med egen anställd personal. Antalet kommuner som genomfört driftentreprenader kan därför antas vara 20 % av totalt 290 kommuner, det vill säga cirka 60 stycken. Av landstingen bedöms cirka 10 stycken ha prövat på fastig hetsdriftentreprenader. Till detta skall läggas övriga statliga fastighetsföretag. Om vi gör bedömningen att 30 av dessa har erfarenhet av upphandlad markdrift eller fastighetsdrift har det i hela Sverige genomförts cirka 100 offentliga upphandlingar av fastighetsdrift. Denna undersökning har samlat in erfarenheter från 33 av dessa entreprenader. Eftersom svaren samlats in från hela Sverige, kan vi påstå att de har en relevans för offentligt fastighetsföretagande i landet. Som man ropar i skogen får man svar Det finns emellertid en risk med att göra en alltför generell bedömning av svarens giltighet. De som svarat har i allmänhet tidigare utfört sin fastighetsdrift eller markskötsel i egen regi. De som upphandlat har tagit beslutet att helt eller delvis överge verksamhet i egen regi och satsa på entreprenad. När man nu ombetts att svara på hur detta har fungerat, finns det en liten risk att man omedvetet skönmålar tillvaron för att försvara sitt beslut om övergång till entreprenad. Mot bakgrund av dessa reservationer är ändå vissa svar så tydliga att de inte behöver ifrågasättas. Exempel på detta är att samtliga beställare som prövat att upphandla en entreprenad säger att de kommer att fortsätta att göra det. Inte en enda tillfrågad beställare avser att återgå till egen regi. Huvudmotiven för deras ställningstagande är att driften blivit bättre och att den kunnat genomföras till lägre kostnad. 10 Erfarenheter av driftentreprenad

13 Till detta påstående skall läggas att de beställare som helt avvecklar den egna organisationen för fastighetsdrift inte har något val. De tvingas att fortsätta upphandla driften på entreprenad. Inledning 11

14 0 Uppgifter om de som svarat samt om entreprenaden Totalt har 65 svar inkommit varav 28 från beställare, 12 från hyresgäster och 19 från entreprenörer. Dessutom har sju så kallade upphandlingskonsulter ombetts att lämna sina synpunkter på frågorna. Svar har erhållits från sex av dessa. Svarens fördelning på typ av objekt visas i nedanstående tabell. Det bör noteras att inga erfarenheter som gäller drift av industribyggnader har inkommit. Svaren är fördelade på följande typer av objekt Yrkeskategori Beställare Hyresgäst/ nyttjare Entreprenör Upphandlingskonsult Objekts typer Summa svar Mark, park, gata _ 13 Bostadshus Kommunala bygg. 10 5** Kontorshus Sjukvårdsbyggn Industribyggn. Annan Byggn. 3* 2* 3*, 1*** 2**** 11 Antal svar *= Slott, Museum, Slottsområde **= Skolor ***= VA-försörjning ****= Flera olika objekt 12 Erfarenheter av driftentreprenad

15 Svaren är fördelade på följande sätt: Beställare Kommuner som upphandlat fastighetsdrift av kommunala byggnader 13 Landsting som upphandlat fastighetsdrift av sjukhus och vårdcentraler 5 Kommunala och statliga upphandlare av mark-, park-, gatu- och skogsskötsel 4 Statliga fastighetsägare som upphandlat fastighetsdrift av kulturbyggnader 3 Bostadsförvaltare, inklusive förvaltning av studentbostäder 2 Statlig fastighetsägare som upphandlat drift av en forskningsstation 1 Hyresgäster Hyresgäster i kommunalt ägda skolbyggnader 5 Hyresgäster i landstingsägda sjukhus och vårdcentraler 3 Hyresgäster i statligt ägda kulturbyggnader 2 Hyresgäster/nyttjare av mark, park- och gatumark 1 Hyresgäster i en statligt ägd forskningsstation 1 Entreprenörer Stora fastighetsdriftföretag med verksamhet över hela landet 7 Lokala drift- och serviceföretag 7 Företag som utför drift av mark, park och gator 3 Lokala specialföretag som utför drift av enskilda installationer 1 Specialföretag inom VA-försörjning 1 Upphandlingskonsulter Med lokalisering i Stockholm 3 Med lokalisering i Göteborg 1 Med lokalisering i Dalarna 1 Med lokalisering i Malmö 1 0. Uppgifter om de som svarat samt om entreprenaden 13

16 1 Motiven för entreprenad Följande frågeområden behandlas: 1.1 Beställarens motiv för upphandlingen. 1.2 Anlitades upphandlingskonsult? 1.3 Entreprenörens motiv för anbudsgivningen. 1.1 Beställarna är nöjda och vill fortsätta med entreprenad I undersökningens första avsnitt ställdes frågor till beställare om vilka motiv de haft för upphandling av fastighetsdriften på entreprenad. Beställarnas synpunkter har analyserats och ställts mot de svar man fått på frågorna om man är nöjd med den genomförda entreprenaden och om man är beredd att fortsätta med upphandling av fastighetsdriften. Analysen visar att majoriteten av beställarna är nöjda med entreprenörernas arbete och att de kommer att fortsätta upphandla driften på entreprenad. Analysen av svaren redovisas nedan, sammanförda med synpunkter deltagarna gett i avsnitt 9 Övriga frågor och synpunkter. Beställarna vill spara pengar Analysen visar vidare att det inte finns några skillnader i motiv beroende på om upphandlingen gällt markskötsel, fastighetsdrift i kommunala byggnader eller drift av sjukhus. Motiven är i princip desamma. Nedan anges i prioritetsordning de vanligaste motiven för upphandling på entreprenad: Uppnå en kostnadsbesparing, nå högre ekonomisk effektivitet, det vill säga att få det billigare utfört. (26) Få högre kvalitet, professionalism och systematik i utförandet. (11) Etablera konkurrens i utförandet. (11) Ytterligare motiv som angivits: Man kan genom upphandling renodla den egna beställarorganisationen. (5) 14 Erfarenheter av driftentreprenad

17 Ordna fastighetsdriften så att den bedrivs miljövänligt. (3) Få en organisation som sköter byggnaderna väl och säkerställer funktionskraven. (3) Upphandlingen var styrd av politiska beslut. (3) Få en fastighetsdrift som utvecklar värdet på fastigheterna. (2) Få en fastighetsdrift som bevarar fastigheternas kulturvärden. (2) Få nöjdare kunder/hyresgäster. (1) Säkerställa kontinuitet i fastighetsdriften. (1) De tillfrågade upphandlingskonsulternas synpunkter bekräftar beställarnas svar. Upphandlingskonsulterna tillägger dessutom att övergången till upphandling på entreprenad påverkats av att beställarna i många fall inte lyckats uppnå önskad effektivitet i egenregi-organisationen. Politiska beslut styr När det gäller vilken styrning eller vilka direktiv som funnits för upphandling på entreprenad så kan man konstatera att det är den politiska styrningen som dominerar. Följande typiska svar har erhållits: Den politiska ledningen eller styrelsen har beslutat att all drift skall utföras på entreprenad. (8) Det finns beslut om att viss del av egen-regi-verksamheten skall utföras på entreprenad. (4) Lagen om offentlig upphandling, LOU, styr mot upphandling. (2) Egna resurser saknas. (2) Det fungerar med entreprenad Av beställarna svarar 76 % att de anser att de förväntningar de hade vid upphandlingstillfället infriats. De vanligaste anledningarna till att beställarna är nöjda: Det blir få klagomål från hyresgästerna, vilket innebär hög kundnytta och få problem. (6) Entreprenörerna är kompetenta, aktiva och engagerade. (6) Det blir en bra och kvalitetssäkrad skötsel som ger rätt funktioner. (6) Entreprenören håller kostnadsramarna. (4) 1. Motiven för entreprenad 15

18 Det är också av intresse att notera att en beställare anger att det engagemang som entreprenörerna visar utvecklar den egna organisationen. De få beställare som är missnöjda anmäler följande motiv för sitt missnöje: Det förebyggande underhållet är dåligt och driftoptimeringen dålig. (4) Arbetet är inte yrkesmässigt utfört och driften är dåligt genomförd. (3) Utförandetiden är för lång. (1) Entreprenören är inte lyhörd. (1) Kostnaden är för hög. (1) Även missnöjda beställare vill fortsätta med driftentreprenader Alla beställare menar att de är beredda att fortsätta upphandla fastighetsdriften på entreprenad. Detta innebär att även de som är missnöjda med den entreprenad som nu genomförs, vill fortsätta upphandla fastighetsdriften på entreprenad. De missnöjda anger följande motiv till att fortsätta med entreprenad: Det finns kompetenta, affärsmässiga och effektiva entreprenörer. Det är viktigt med konkurrens för att få en bra drift. Det skall nog fungera bättre med en bättre styrning från beställaren. Tre missnöjda beställare anger också att de kommer att fortsätta med entreprenader därför att det är vårt alternativ vi har ingen egen regi att återgå till eller att beslutet att upphandla på entreprenad är politiskt och att man därför är hänvisad till att fortsätta med entreprenad. De beställare som är nöjda med entreprenaden anför följande motiv för att upphandla på nytt: Det leder till lägre kostnader och att det är den bästa lösningen. (8) Entreprenad utvecklar och stimulerar den egna organisationen. (4) Kvaliteten blir bättre. (2) Det är viktigt med konkurrens. (2) Entreprenad är bra, men det kräver en bra styrning från beställaren. (1) Det är mer flexibelt med entreprenad än med utförande i egen regi. (1) 16 Erfarenheter av driftentreprenad

19 Slutsats Av svaren från de tillfrågade beställarna kan man dra slutsatsen att upphandling av fastighetsdrift på entreprenad i stort motsvarat förväntningarna och att de som prövat, kommer att fortsätta upphandla. 1.2 Beställarna använder upphandlingskonsult Majoriteten av beställarna har anlitat en upphandlingskonsult då de utformat förfrågningsunderlaget och genomfört upphandlingen. De främsta motiven för detta var: Vi saknade nödvändig kunskap, erfarenhet eller kompetens. (10) Vi hade inte egna resurser. (4) Vi ville säkerställa att förfrågningsunderlaget blev korrekt. (2) Det var en trovärdighetsfråga. (1) Vi använde konsult vid första upphandlingen, sen klarade vi av det själva. (1) Vi använde upphandlingskonsult vid utvärdering av inkomna anbud. (1) Vi använder konsult enbart för att teckna kontraktet. (1) De som inte anlitade upphandlingskonsult ansåg att de hade nödvändig kompetens inom den egna organisationen. De upphandlingskonsulter som besvarat frågan anser att deras insatser behövs för att öka kompetensen hos beställarsidan, i synnerhet vid första upphandlingstillfället. Några upphandlingskonsulter menar också att deras insatser kan behövas i samband med personalneddragningar vid övergång från egen regi till entreprenad. Slutsats Beställarna anlitar upphandlingskonsulter då de saknar kompetens eller kapacitet att själva genomföra upphandlingen, eller då det är fråga om personalövergång eller personalminskningar i den egna organisationen till följd av upphandlingen. Då beställarna blivit varma i kläderna genomför de upphandlingen utan konsultstöd. Inledning 17

20 1.3 För entreprenörerna är fastighetsdrift ett affärsområde De svar som erhållits från de tillfrågade entreprenörerna visar tydligt att entreprenörerna ser fastighetsdrift som ett affärsområde i tillväxt. Alla som svarat gör bedömningen att de kommer att fortsätta erbjuda fastighetsdrift på entreprenad. Svaren nedan är sammanförda med synpunkter deltagarna gett i avsnitt 9 Övriga frågor och synpunkter. Konkurrenssituationen driver anbudsgivningen Entreprenörerna menar att det är möjligheten att i konkurrens få ett långsiktigt och lönsamt uppdrag som är det främsta motivet till att man vill lämna anbud. De vanligaste motiven redovisas nedan: Få ett uppdrag med lång löptid som uppfyller beställarkraven och ger god vinst. (10) Kunna stanna kvar på etableringsorten och behålla kunderna där. (4) Kunna erbjuda specialiserad kompetens för komplicerade objekt. (4) Få ett uppdrag som utvecklar företaget. (1) Riskminimering i anbudsgivningen Flera olika strategiska överväganden påverkar entreprenadföretagen i anbudsgivningen. Följande typer av överväganden beskrivs i svaren från entreprenörerna: Att begränsa riskerna. (4) Att bygga anbudet på företagets rutiner, till exempel datorstödda driftuppföljningssystem. (3) Att säkerställa att uppdraget passar in i företagets verksamhet och beläggning. (2) Att uppdraget ger bra framtidsutsikter. (1) Affärsmöjligheten är tyngsta motivet Entreprenörerna menar att affärsmöjligheten är främsta motivet för att 18 Erfarenheter av driftentreprenad

21 medverka i anbudsgivning. Ytterligare motiv är att de vill hålla kvar en gammal beställare och att hålla sig kvar på marknaden. Entreprenörerna tycker att deras entreprenader lyckats och vill fortsätta Majoriteten av entreprenörerna tycker att den genomförda entreprenaden motsvarat de förväntningar som fanns vid upphandlingstillfället. Bara en har uttryckt missnöje. Denne, som är en markentreprenör, konstaterar: oenigheten med beställaren har varit större än väntat. De som anser att entreprenaden lyckats har uttryckt sig på följande sätt: Det har fungerat bra. Vi lever upp till beställarens krav. Hyresgästerna är nöjda. (6) Samarbetet med beställaren har fungerat bra. Vi har ett utvecklande samarbete. (2) Vi har åstadkommit en driftsäkrare anläggning som nu är i bättre skick än då vi tillträdde. (2) Vi har ökat beställarens intäkter. (1) Vidare menar entreprenörerna att de vill fortsätta att bedriva entreprenadverksamhet. Det genomgående temat i svaren är att de anser sig kunna utföra arbetet både bättre och till lägre kostnader än om det bedrevs i egen regi. Slutsats Entreprenörerna tycker att de lyckats som driftentreprenörer och de tror på en framtida marknad. Fastighetsdrift på entreprenad har kommit för att stanna Vid det seminarium som genomfördes efter det att svaren samlats in, med ett dussintal av dem som svarat på frågeformuläret, tog man upp frågan om det är troligt att entreprenadverksamheten kommer att öka eller om vi passerat puckeln. När det gäller framtidsdiskussioner så visar undersökningen att de flesta, såväl beställare som entreprenörer, anser det som mycket troligt att entreprenadverksamheten kommer att öka. Följande synpunkter framfördes särskilt: Inledning 19

22 Många entreprenörer anser att beställarna vill utnyttja konkurrensen så att entreprenörerna tvingas lämna anbud där de tar på sig onödigt stora risker, vilket kan leda till att entreprenörerna inte längre vill lämna anbud. Man nämnde att det finns risk för att vi i Sverige hamnar i en situation som liknar den man har i Storbritannien, där alltför hårt beställartryck har lett till svårigheter att få in anbud. Om entreprenadverksamheten skall kunna utvecklas måste det ske på bra villkor för både beställaren och entreprenören, menade man. Intresset för drift på entreprenad är mycket stort. Några beställare vittnade om att de får många studiebesök av andra offentliga fastighetsföretag som kommer för att informera sig om hur man gjort och vilka erfarenheter man fått. Den samlade bedömningen är att fastighetsdrift på entreprenad troligen har kommit för att stanna och att svaren som angivits i frågeformulären på ett bra sätt avspeglar den allmänna utvecklingen i branschen. 20 Erfarenheter av driftentreprenad

23 2 Synpunkter gällande begränsningar i entreprenaden En klassisk fråga i samband med outsourcing är hur stor del av verksamheten som skall upphandlas. Är det strategiskt att upphandla delar av driften, och behålla en del i egen regi, och skall man välja långa eller korta entreprenadtider? I undersökningen har vi genom ett antal frågor till beställarna försökt analysera detta. Följande frågeområden behandlas: 2.1 Vad styrde entreprenadens avgränsning och omfattning? 2.2 Vilket var beställarnas val av entreprenadtid? Vilka synpunkter har entreprenörerna på den valda entreprenad tiden? Fanns det konkurrens vid upphandlingen? 2.1 Beställarna väljer att upphandla en geografiskt avgränsad del Svaren från dem som upphandlar markentreprenader har jämförts med svaren från dem som upphandlar fastighetsdrift. I båda beställargrupperna är den geografiska indelningen självklar. Man upphandlar en geografiskt avgränsad del på entreprenad och låter den egna fastighetsdriftsorganisationen och/eller en annan entreprenör utföra driften av övriga delar. Följande motiv för uppdelning av entreprenaden angavs: Vi väljer att upphandla en geografiskt avgränsad del. (11) Vi tar hänsyn till att den upphandlade delen skall vara tillräckligt stor för att vara intressant. (4) Vi ser det som strategiskt viktigt att ha en del kvar i egen regi. (3) Vi tycker det är viktigt att ha olika entreprenörer på olika områden. (2) En beställare som upphandlar markskötsel anser att uppdelningen av entreprenaderna till viss del kan styras av årstiderna (snöröjning med mera). 2. Synpunkter gällande begränsningar i entreprenaden 21

24 Två av de svarande framför synpunkten att en indelning ibland kan behöva göras för att säkerställa att driften fungerar tekniskt, till exempel när det gäller tekniska försörjningssystem, VA-system med mera. En beställare anser att den avgränsade delen skall göras så liten att även lokala mindre entreprenörer har möjlighet att lämna anbud. Dessutom menar ytterligare en beställare att indelningen bör göras så att den utlagda delen kan återföras till den egna fastighetsdriften, om det visar sig att entreprenaden inte fungerar bra. Upphandlingskonsulterna förordar en avgränsning De tillfrågade upphandlingskonsulterna är eniga med beställarna om att det kan vara strategiskt riktigt att inte upphandla hela fastighetsdriften i en entreprenad. En uppdelning bör göras så att entreprenaderna genom sin storlek blir marknadsmässigt intressanta, det vill säga att de gör det möjligt för entreprenören att få en rationell drift, samt att beställarens administration av de upphandlade delarna blir rimlig. Personalövergång är ett litet problem Beställarna menar att det inte är något problem med övertalig egen personal i samband med upphandling på entreprenad: Det var inget problem, eftersom vi inte har någon egen driftpersonal. (6) Vi krävde redan i förfrågningsunderlaget att viss personal skulle följa med. Detta fungerar bra. (4) Personalövergången förhandlades med entreprenören och med facket och det fungerade bra. (3) Vi klarade personalminskningen genom naturlig avgång i den egna driftorganisationen. (1) Uppsägning av personal är vanligare hos entreprenörer De tillfrågade upphandlingskonsulterna instämmer i beställarnas uppfattning att frågan om personalövergång är ett litet problem under förutsättning att man planerar och samråder med personalen om detta redan då förfrågningsunderlaget tas fram. En konsult framhåller att det är ganska ovanligt att outsourcing leder till uppsägning av personal hos beställarna. Däremot är det inte ovanligt att personal blir uppsagd hos de entreprenörer som inte får förtroendet att fortsätta fastighetsdriften i samband med ny upphandling. Upphandlingskonsulterna påpekar också att det är möjligt att avtala om att personal, som överförts till en upphandlad entreprenör, skall ha rätt att 22 Erfarenheter av driftentreprenad

25 återgå till beställarens organisation inom viss tid, eller då entreprenadtiden upphör, om den anställde så önskar. Hur stor är en avgränsning som är intressant? Vid det seminarium som genomfördes, efter det att svaren samlats in, togs frågan om hur stor en entreprenad skall vara för att vara intressant upp. Följande synpunkter framfördes: Det beror väldigt mycket på det lokala förhållandet. I en större stad är det troligt att det offentliga fastighetsägandet är så omfattande att till exempel den kommunala fastighetsdriften kan delas i flera områden med cirka m 2 lokalyta vardera. Denna storlek gör det möjligt för varje entreprenör att få en rationell hantering. På mindre orter kan hela det kommunala fastighetsinnehavet bestå av cirka m 2. Då blir det svårare med en delning. Om driften av hela det offentliga fastighetsinnehavet, som tidigare utförts i egen regi, skall utföras av enbart en entreprenör, innebär det att man ersätter ett monopol med ett nytt monopol. Skillnaden är att det nya monopolet är tidsbegränsat till den överenskomna entreprenadtiden. Om man väljer att dela upp sitt fastighetsinnehav i flera små delar, för att möjliggöra även för mindre lokala entreprenörer att vara med i anbudsgivningen, bör man känna till att erfarenheten visar att det ibland är rationellare att anlita en större entreprenör som tar på sig ansvaret för helheten och sedan avtalar med mindre lokala firmor som uppträder som underentreprenörer. Om beställaren bestämmer sig för att dela upp driftarbetet i flera olika entreprenader tar denne också på sig ett samordningsansvar. Det är inte säkert att beställaren vare sig har kapacitet eller lust att vara samordnare. De stora företagen i servicebranschen har på grund av sin storlek kapacitet att ta över personal. Den övertagna personalen kan även tas i anspråk för andra uppdrag i företaget. Det lilla lokala driftföretaget har normalt inte denna möjlighet, varför det kan vara svårt för företaget att få uppdrag i vilka även ingår personalövertag. Övergången till entreprenad kan också vara styrd av det faktum att den egna anställda driftpersonalen börjar bli gammal. En beställare bekräftade att åldersstrukturen för deras personal nu är sådan att många närmar sig pensioneringen. Istället för att anställa ny personal, som ersättare för dem som går i pension, upphandlar man fastighetsdriften för en del av fastighetsbeståndet på entreprenad. Hur stor del som handlas upp beror på antalet pensionerade. 2. Synpunkter gällande begränsningar i entreprenaden 23

26 2.2 Spridning i uppfattningen om lämplig entreprenadtid Både beställare och entreprenörer har fått frågan om vad som är en lämplig entreprenadtid. Här går meningarna något isär. Trots att erfarenheterna inte är entydiga kan man nog säga att beställarna generellt vill ha kortare entreprenadtider än entreprenörerna. Detta på grund av att beställarna inte vill vara låsta av en dålig entreprenör under lång tid, utan istället ha möjlighet att upphandla en ny entreprenad eller återgå till egen regi. Entreprenörerna vill ha längre entreprenadtider därför att de då ser större möjligheter att utveckla driften, sänka sina kostnader och därigenom öka den ekonomiska tryggheten i sitt åtagande. Beställarna tillfrågades om vilka argument de hade för val av entreprenad tider Beställarna förordar lång entreprenadtid av följande skäl: För att ge entreprenören möjlighet att komma in i arbetet, lära känna objektet och nå effektivitet. (6) Lång entreprenadtid gör objektet intressantare och får entreprenören att satsa. (3) Det är lättare för entreprenören att få tag i och behålla kompetent personal. (2) Entreprenörens investeringar (i till exempel maskinpark) kan slås ut över en längre tid. (2) Entreprenörens kostnader för etablering och avetablering kan slås ut över en längre tid. (1) Personalövergången förenklas. (1) Längre entreprenadtid är tryggare för hyresgästerna. (1) Beställarna förordar kort entreprenadtid av följande skäl: Om entreprenaden inte fungerar är det bra att inte vara bunden för lång tid. (1) Kort entreprenadtid gör att entreprenören behåller en hög energi i genomförandet. (1) Beställarna vill utnyttja möjligheten till en förlängning om entreprenaden fungerar väl. Dessutom anser beställarna att det är en fördel om den kostsamma proceduren med upphandling av en ny entreprenad kan senareläggas. Entreprenadtiderna blir längre och längre Av beställarnas svar framgår att man i ganska många fall har valt längre 24 Erfarenheter av driftentreprenad

27 entreprenadtider när man väl vant sig vid att upphandla och genomföra driftentreprenader. Upphandlingskonsulterna förordar längre kontraktstider En av de tillfrågade upphandlingskonsulterna förordar längre kontraktstider av följande skäl. Entreprenadtiden bör förlängas till förslagsvis fem år. Det finns flera skäl till detta. För det första tar det ungefär ett år för entreprenören att lära känna fastigheterna vilket innebär att det första året delvis är ett förlorat år. För det andra blir det lättare för entreprenören att rekrytera personal om kontraktstiden är lång, och för det tredje är lång kontraktstid en förutsättning för att entreprenören successivt skall kunna förbättra sina rutiner och satsa inför framtiden. Typ av objekt kan styra valet av entreprenadtid Uppgifterna om entreprenadtid har också jämförts med avseende på vilken typ av objekt som upphandlingen gäller. I tabellen nedan finns en sammanställning av de entreprenadtider som varit aktuella för entreprenaderna som ingått i undersökningen. Av tabellen kan man möjligen dra slutsatsen att beställarna anser att entreprenadtiden bör vara längre om uppdraget är omfattande och/eller mer komplicerat. Typ av objekt Drift markskötsel (som partnerskapsentreprenad) Vatten och avloppsförsörjning inom en hel kommun Total förvaltning av studentbostadsområde Vald entreprenadtid antal år Genomsnitt antal år Drift sjukhus 5 + 2, 5 + 2, 5 + 0, 5 + 0, ,2 + 1,4 Drift forskningsstation 4 4 Drift kontor, bostäder m.m. 4 4 Drift kommunala byggnader 2 +2, 4 + 3, 3 + 0, 4 + 0, , 3 + 2, , ,55 + 1,33 Drift slott Drift vårdcentraler 3 + 0, Synpunkter gällande begränsningar i entreprenaden 25

28 2.3 Entreprenörerna förordar långa entreprenadtider En sammanställning av entreprenörernas synpunkter om entreprenadtider redovisas nedan. Ju längre entreprenadtider desto bättre, förutsatt att avtalet är acceptabelt. (4) Vid längre entreprenadtider kan man göra större investeringar och nyttja dem under längre tid. (4) Det tar tid att etablera sig och nå effektivitet och förbättringar i arbetet, därför bra med lång tid. (4) Det tar tid att få en kundkontakt som fungerar bra. (2) Längre entreprenadtid gör att man satsar mer för att få uppdraget. (1) Vid lång entreprenadtid kan man lättare anställa och behålla kvalificerad personal. (1) Vid lång tid kan man erbjuda de anställda kompetensutveckling och goda anställningsförhållanden. (1) En entreprenör föreslår att man lägger in kontrollstationer under en lång entreprenadtid då beställaren och entreprenören kan komma överens om huruvida entreprenaden skall förändras i något avseende eller eventuellt avbrytas. 2.4 Upphandlingarna har genomförts i konkurrens Nästan alla beställare och samtliga entreprenörer som svarat, ansåg att det förekom konkurrens vid upphandlingstillfället. De få beställare som svarat att det inte fanns tillräckligt med konkurrens har angivit att entreprenören redan var utsedd respektive att konkurrensen var för dålig därför att det är för låg kompetens inom de olika yrkesområdena. En beställare anser att konkurrensen skulle bli bättre om fler entreprenörer fick slåss om förfrågningarna. En annan beställare vill få entreprenörerna att inse att en upphandling av en driftentreprenad ger möjlighet till merförsäljning till hyresgästerna. 26 Erfarenheter av driftentreprenad

29 Slutsats Av de synpunkter som samlats in om entreprenadens omfattning och valet av entreprenadtid kan följande slutsatser dras: Beställarna vill vanligtvis lägga ut en del av (inte hela) fastighetsdriften på entreprenad. Entreprenaddelen skall vara tillräckligt stor för att vara attraktiv för entreprenörerna. Entreprenadtiden skall vara tillräckligt lång för att entreprenören skall kunna uppnå effektivitet. Större och mer komplicerade objekt medför längre entreprenadtider. Entreprenörerna förordar längre entreprenadtider, eventuellt med kontrollstationer. Den allmänna uppfattningen tycks också vara att beställarna väljer längre entreprenadtider då de är mer vana vid upphandling. Hur lång bör entreprenadtiden vara? Vid det seminarium som genomfördes, efter det att svaren var insamlade, tog man upp frågan om hur lång entreprenadtiden bör vara. Följande synpunkter framfördes: Om man väljer en lång entreprenadtid bör man ha möjlighet att avbryta i förtid. Den beställare i undersökningen som upphandlat en entreprenad med 10 års entreprenadtid berättade att man försett kontraktet med en klausul som gav beställaren möjlighet att häva eller omformulera uppdraget efter det att entreprenaden pågått i tre år. Om man väljer en lång entreprenadtid, till exempel mer än 5 år, skall man vara på det klara med att man låser marknaden under en ganska lång tid. Kortare entreprenadtider leder till fler upphandlingar vilket stimulerar intresset hos marknadens driftföretag. En beställare är nöjd med det företag man valt som entreprenör och med att man valt en relativt lång entreprenadtid, men missnöjd med en viss eller vissa personer bland entreprenörens personal. De kanske inte har till- 2. Synpunkter gällande begränsningar i entreprenaden 27

30 räcklig kompetens eller inte fungerar på det sätt som beställaren önskar i relation till hyresgästerna. Då är det bra om man försett kontraktet med en klausul om att man har rätt att kräva att entreprenören byter ut de personer som inte platsar, istället för att man väljer en kort entreprenadtid för att så fort som möjligt kunna bli av med hela entreprenadföretaget. Det bör noteras att Lagen om offentlig upphandling, LOU, inte tillåter hur långa entreprenadtider som helst, eftersom konkurrensen skulle kunna begränsas. Nämnden för offentlig upphandling, NOU, granskar kontinuerligt denna fråga. Senaste nytt angående praxis kan erhållas på nämndens hemsida. 28 Erfarenheter av driftentreprenad

31 3 Förfrågningsunderlaget I avsnitt tre i undersökningen har beställare, entreprenörer och upphandlingskonsulter yttrat sig om sina erfarenheter av olika förfrågningsunderlag. Följande frågeområden behandlas: 3.1 Erfarenheter av frekvensupphandling. 3.2 Erfarenheter av funktionsupphandling. 3.3 Erfarenheter av partnerskapsupphandling. 3.4 Erfarenheter av Aff-systemet. Tabellen nedan visar att den mest använda metoden för utformning av förfrågningsunderlag är att beskriva beställarkraven som funktionskrav (72 %). Den näst mest använda formen är att beskriva med vilken frekvens Upphandlingsform Ersättningsform Yrkeskategori Frekvensupp. Funktionsupph. Partnerskapsupph. total entreprenad upph. Fast pris Löpan - de räkning Incitamet Beställare 4 1(d) 20 1(a) 1(b) 22 2(c) 3 1(a) Entreprenör (a) 16 5(e) 1 1(a) Summa svar % 72% 4% 2% 78% 10% 12% (a) = Partnerskap VA-försörjning riktpris med incitament. (b) = Totalentreprenad, markskötsel. (c) = Kravupphandling, markskötsel. (d) = Ej Aff-system, markskötsel. (e) = Kombination med fast pris. 3. Förfrågningsunderlaget 29

32 olika driftåtgärder skall utföras, så kallad frekvensupphandling (22 %). I undersökningen ingår erfarenheter från enbart en partnerskapsupphandling och en totalentreprenad. Med totalentreprenad menas att entreprenörens åtagande utöver fastighetsdrift också omfattar till exempel underhåll och hyresgästadministration. I frågeformuläret har beställarna, entreprenörerna och upphandlingskonsulterna ombetts att redovisa vilka positiva respektive negativa erfarenheter man har av olika sätt att utforma beställarkraven. Nedan följer en kort sammanställning av redovisade synpunkter. 3.1 Frekvensupphandling är tydligt, men begränsar entreprenörens kreativitet Nedan anges några av synpunkterna gällande frekvensupphandling. Beställarna tycker att det är positivt med frekvensupphandling eftersom: Aff-systematiken täcker in åtgärderna, vilket ger en lättolkad anbudsutvärdering. Det är lätt att kontrollera om arbetet är utfört i enlighet med förfrågningsunderlaget. Entreprenörerna tycker att det är positivt med frekvensupphandling eftersom: Anbudsunderlaget visar till 100 % vad som skall göras, vilket skapar bra kalkylerbarhet Beställaren och entreprenören vet vad som ingår, vilket minskar diskussionerna i genomförandet. Upphandlingskonsulterna tycker att det är positivt med frekvensupphandling: Eftersom utförandet är klarlagt, det finns inte några delade meningar om vad som skall utföras. Beställarna tycker att det är negativt med frekvensupphandling eftersom: Det är svårt att få med allt som skall utföras i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget enligt frekvensmodellen blir ofta omfattande och svåröverskådligt. 30 Erfarenheter av driftentreprenad

33 Entreprenörerna tycker att det är negativt med frekvensupphandling: Eftersom det kan bli problem när fel frekvens är angiven, vilket kan leda till onödiga åtgärder eller att man ägnar sig åt omfattande onödiga kontrollåtgärder. Eftersom man inte som entreprenör kan utnyttja sin kunskap om rationell drift i anbudsarbetet. Eftersom beställaren redan till punkt och pricka har uttryckt vad som skall göras. Upphandlingskonsulterna tycker att det är negativt med frekvensupphandling eftersom: Anbudsunderlaget blir omfattande och det finns risk för luckor som leder till tjafs. Det lämnar alltför lite utrymme åt entreprenörernas kreativitet. 3.2 Funktionsupphandling kräver professionella beställare och entreprenörer Nedan anges några av synpunkterna när det gäller funktionsupphandling. Beställarna tycker att det är positivt med funktionsupphandling: Bland annat därför att funktionsupphandling ökar entreprenörens delaktighet och utnyttjar dennes kreativitet Det blir mindre administration eftersom entreprenören blir vår man. Entreprenörerna tycker att det är positivt med funktionsupphandling: Eftersom man som entreprenör kan påverka utförandet. Det förutsätter dock att man har en bra relation till beställaren så att man kan enas om var nivån ligger då funktionskravet är uppfyllt. Några upphandlingskonsulter tycker att det är positivt med funktionsupphandling eftersom: Det fordras professionalism både på beställarsidan och entreprenörsidan för att det skall fungera. Det krävs kontrollsystem för att säkerställa att funktionskraven är uppfyllda. 3. Förfrågningsunderlaget 31

34 Beställarna tycker att det är negativt med funktionsupphandling: Eftersom det kan vara svårt att kontrollera om kraven är uppfyllda och att tolka avtalet på ett gemensamt sätt. Entreprenörerna tycker att det är negativt med funktionsupphandling eftersom: Entreprenören måste upprätta en genomförandebeskrivning för att kunna prissätta. Det krävs en kompetent beställare. Med fel beställare kan allt ansvar läggas på entreprenören. Upphandlingskonsulterna tycker att det är negativt med funktionsupphandling eftersom: Beställaren är mer eller mindre utlämnad åt entreprenören eller vice versa. Entreprenören tenderar att arbeta med tonvikt på akuta åtgärder istället för förebyggande. 3.3 Partnerskapsupphandling är intressant, men mindre använt I undersökningen finns endast erfarenheter från en partnerskapsupphandling. Denna entreprenad gäller drift och underhåll av gator och parker i en kommun. Nedan anges några av synpunkterna när det gäller partnerskapsupphandling. Den beställare som använder partnerskapsupphandling tycker att det är enbart positivt: Bland annat eftersom entreprenören uppmuntras till kreativa lösningar. Beställaren får insikt i hur arbetet bedrivs. Båda har möjlighet att påverka. Förståelsen för varandras krav och behov ökar. Man får högre kvalitet för pengarna. Entreprenörerna tycker att det är positivt med partnerskapsupphandling: Eftersom man i partnerskapsentreprenaden sitter på samma sida om bordet och kommer överens om förutsättningar, mål, pengar med mera. Detta ger entreprenören goda möjligheter till förståelse för beställarens behov och önskemål när det gäller förvaltningen. Vid ett bra partnerskapsförhållande ställer båda parterna krav på varandra och detta leder till en bättre verksamhet. 32 Erfarenheter av driftentreprenad

35 Upphandlingskonsulterna tycker att det är positivt med partnerskapsupphandling: Eftersom det ger beställaren och entreprenören stor flexibilitet vid avtalsutformningen och möjligheter att korrigera avtalet i efterhand (om detta medges i avtalet). Entreprenörerna tycker att det är negativt med partnerskapsupphandling: Eftersom det kan skapa otydliga gränser mellan beställare och entreprenör. Upphandlingskonsulterna tycker att det är negativt med partnerskapsupphandling: Eftersom det kan finnas problem i relationen till Lagen om offentlig upphandling, LOU. 3.4 Erfarenheterna av Aff-systemet är goda Av tabellen nedan framgår att 87 % av beställarna använder sig av Affsystematiken då förfrågningsunderlag skall upprättas. Vilka uppgifter ingick? Användes Aff? Yrkeskategori Markskötsel Fastighetsdrift Felavhjälpande upph. Planerad upph. Ja Nej Annat system än Aff? Beställare 14 1(a) 2(b) 1(d) 21 1(a) 20 1(a) 1(d) 1 1(a) 1(d) 21 1(b) 2(c) 1(d) 1(b) Entreprenör 5 4(a) 10 3(a) 12 4(a) 1 4(a) 14 Summa svar % 33 % 35 % 7 % 87 % 10% 3 % (a) = Totalentreprenad. Alternativt partnerskap. (b) = En kombination av Aff och annat stöd för markskötsel. (c) = Fastighetsdrift av kommunala byggnader Malmö. (d) = Markentreprenad för Danderyds kommun. 3. Förfrågningsunderlaget 33

36 Några av beställarnas synpunkter gällande Aff-systemet: Aff-systemet är omfattande och ibland omständligt, men var tidigt heltäckande och utförligt. Ett bra stöd, både för framtagning av förfrågningsunderlag och under genomförandefasen. Det är lite för mycket handlingar och oklarheter om var respektive åtgärd hittas. Aff-systemet är bra eftersom det är framtaget i samarbete mellan beställare och entreprenörer. Alla inblandade vet vad som gäller och tolkningsfrågorna har hittills varit sällsynta. Bra med gemensamma begrepp. Fördelen med Aff är att man får en struktur och får med det som annars är lätt att glömma. Strukturen gör att det blir ordning och reda i dokumentet efter en kronologisk ordning. Man hoppar inte hit och dit mellan tider, ansvar och försäkringar och så vidare. Har man gjort det en gång så har man stommen att gå vidare på vid nästa upphandling. Det hjälper oss att jämföra olika entreprenörers anbud. Aff-koderna idag är ej konsekventa och utgör en blandning på olika nivåer. Särskilt gränsdragningslistan i kombination med Aff-koder ger en bra avgränsning. Det tar mycket lång tid att tränga in i materialet eftersom samma sak finns på flera ställen. Något slags övergripande register med sidhänvisning borde tas fram. Att kombinera upphandlingen som en frekvens- och funktionsentreprenad är en framkomlig väg. Några av entreprenörernas synpunkter: Aff-systemet är en viktig del för att klargöra gränser. Aff-systemet fungerar bra även om det är sällan som både vi och beställaren lusläser texten. 34 Erfarenheter av driftentreprenad

37 Det fungerar väl. De stora avtalstolkningarna uppkommer då avsteg från Aff har gjorts. Lite förvirrande. Det kändes från början som om Aff inte passade för markentreprenader. Det fungerade ej bra, det blev oklarheter efter skrivet kontrakt. (Markentreprenad.) Några av upphandlingskonsulternas synpunkter: Fortfarande är Aff-systemet rörigt. Aff har tvingat både beställare och entreprenörer att bli mer professionella. Problemet med Aff är dess komplexitet. Det kan stöta bort de mindre och lokala entreprenörerna. De olika upphandlingsformerna kan vara berättigade beroende på omständigheterna. Funktionsavtal eller partnerskap är främst befogade vid omfattande fastighetsbestånd. En blandning av funktions- och frekvensavtal är den vanligaste upphandlingsformen. Slutsats Erfarenheterna av olika sätt att utforma förfrågningsunderlagen gäller i första hand så kallade frekvens- och funktionsentreprenader. Både beställare och entreprenörer eftersträvar entreprenader där entreprenörernas kunnande, engagemang och erfarenhet utnyttjas. Funktionsupphandling är en entreprenadform som tar till vara entreprenörens kunskaper. I än högre grad uppmuntras entreprenören att medverka i utvecklingen av entreprenadens genomförande vid så kallad partnerskapsupphandling. Trots detta tillämpas inte partnerskapsupphandlingar så ofta. Aff-systemet tillämpas nästan alltid. Erfarenheterna är goda. En blandning av frekvens- och funktionsbeskrivningar används ofta i en och samma entreprenad. 3. Förfrågningsunderlaget 35

38 De erfarenheter man fått beträffande Aff-systemet kommer att vidarebefordras till Aff-kommittén. Förfrågningsunderlaget skall avspegla beställarens önskemål Vid det seminarium som genomfördes efter det att svaren var insamlade, tog man upp frågan om hur förfrågningsunderlaget bör vara utformat. Följande synpunkter framfördes: Vi är stora återkommande beställare som upphandlar många olika driftentreprenader. Vi har funnit att det är bäst om vi, utifrån Aff-strukturen, utformar vårt förfrågningsunderlag så att det avspeglar de krav som vi har på entreprenaden och på entreprenören. Detta innebär att vi kan infoga de krav som vi underhand fått erfarenheter av i pågående entreprenader. På så sätt blir upphandlingsunderlaget en sammanhållen kunskapsdokumentation av våra erfarenheter och krav så som vi har upplevt dem i genomförda driftentreprenader. 36 Erfarenheter av driftentreprenad

39 4 Den valda ersättningsformen I det fjärde avsnittet av undersökningen har beställare, entreprenörer och upphandlingskonsulter yttrat sig om sina erfarenheter av olika ersättningsformer. Följande typer av frågor har ställts: 4.1 Vilka erfarenheter finns av ersättning med fast pris? 4.2 Vilka erfarenheter finns av ersättning på löpande räkning? 4.3 Vilka erfarenheter finns av ersättning enligt incitamentsavtal? 4.4 Vilka erfarenheter finns av beloppsgräns vid felavhjälpande underhåll och skadegörelse? Ersättningsformer Av tabellen nedan framgår att ersättning till fast pris tillämpas i 78 % av de genomförda entreprenaderna. Ersättning med löpande räkning i 10 % av fallen. Olika former av incitamentskonstruktioner förekommer i 12 % av de undersökta entreprenaderna. Yrkeskategori Ersättningsform Fast pris Löpande räkning Incitament Beställare 22 2(c) 3 1(a) Entreprenör 16 5(e) 1 1(a) Summa svar % 10 % 12 % (a) = Partnerskap VA-försörjning riktpris med incitament (c) = Kravupphandling, markskötsel (e) = Kombination med fast pris 4. Den valda ersättningsformen 37

40 I frågeformuläret har beställarna, entreprenörerna och upphandlingskonsulterna ombetts att redovisa vilka positiva respektive negativa erfarenheter man har av olika ersättningsformer. Det genomgående temat i svaren är att både beställare och entreprenörer eftersträvar en enkel och rättvis ersättningsform som inte för med sig alltför mycket administration och diskussion. 4.1 Fast pris är enkelt att hantera om inget ändras Beställarna tycker att det är positivt med fast pris eftersom: Man vet kostnaden under hela avtalstiden. Priset är förutsägbart och kan budgeteras. Det spar tid eftersom ekonomiska regleringar efter mindre jobb inte behöver administreras. Faktureringen varje månad är enkel, vilket underlättar uppföljning och prognostisering. Entreprenörerna tycker att det är positivt med fast pris eftersom: Fast pris ger ekonomisk grundsäkerhet i entreprenaden. Man slipper en massa mindre fakturor och administrationen blir enkel. Upphandlingskonsulterna tycker att det är positivt med fast pris: Så länge entreprenaden är kalkylerbar och innebär ett rimligt risk tagande för entreprenören. Beställarna tycker att det är negativt med fast pris eftersom: Det är svårt att påverka priset vid ändringar och revideringar. Det kan bli en tuff dialog vid tillkommande och avgående arbeten. Fast pris kan vara kostnadsdrivande då arbetena är svåra att kalkylera och allt som skall inkluderas i det fasta priset kanske inte blir utfört på grund av kostnadsjakten. Entreprenörerna tycker att det är negativt med fast pris eftersom: Det innebär ett risktagande om avtalet sluts på för lågt pris utan möjlighet till reglering. Risk uppstår om man som entreprenör eller beställare missat något väsentligt i kalkylen/underlaget. 38 Erfarenheter av driftentreprenad

41 Upphandlingskonsulterna tycker att det är negativt med fast pris: Om beställaren inte har förståelse för att upphandlingsunderlaget skall vara kalkylerbart för entreprenören och framtvingar ett fast pris på ett underlag som det är svårt att bedöma kostnaderna för (till exempel på grund av skadegörelse). 4.2 Löpande räkning är tryggt för entreprenören, men kräver uppföljning Beställarna tycker att det är positivt med löpande räkning eftersom: Det kan ge en låg kostnad, förutsatt att beställarorganisationen kan följa upp alla delar av entreprenaden. Entreprenörerna tycker att det är positivt med löpande räkning eftersom: Det innebär liten risk och man kan därmed lägga på ett mindre riskpålägg i kalkylen. Upphandlingskonsulterna tycker att det är positivt med löpande räkning eftersom: Det ger stor trygghet för entreprenören, men beställaren måste följa upp entreprenaden. Beställarna tycker att det är negativt med löpande räkning eftersom: Det är större risk för beställaren, fler fakturor och dessutom stora krav på uppföljning. Fakturor på varje enskilt arbete ökar administrationen. 4.3 Ersättning enligt incitamentsavtal är bra, men svårt att genomföra Beställarna tycker att det är positivt med incitamentsavtal eftersom: Det leder till konstruktiva diskussioner mellan beställaren och entreprenören. Entreprenörerna tycker att det är positivt med incitamentsavtal eftersom: Det driver fram ett sunt ekonomiskt beteende hos båda parter. 4. Den valda ersättningsformen 39

42 Upphandlingskonsulterna tycker att det är positivt med incitamentsavtal eftersom: Det ökar medvetenheten om var pengar kan sparas och hur det kan gå till. Beställarna tycker att det är negativt med incitamentsavtal eftersom: Det är svårt ibland att veta vem som åstadkommit den förbättring som skall premieras enligt incitamentsregeln. Är det hyresgästen, beställaren eller entreprenören? Det kan också vara svårt att få fram säkra uppgifter som styrker att den önskade förbättringen är uppnådd. Entreprenörerna tycker att det är negativt med incitamentsavtal eftersom: Konstruktionen av incitamentsavtalen blir ibland så snårig, och omfattar så små belopp, att det är svårt att se vilka risker och vinster som ingår i konstruktionen. Upphandlingskonsulterna tycker att det är negativt med incitamentsavtal eftersom: Det är svårt att formulera en tydlig vinna-vinna-situation vid incitamentsavtal. Det är ofta svårt att mäta, och kräver fullständigt öppen redovisning från båda parter, vilket kan vara svårt att säkerställa. Slutsats När det gäller ersättningsformen till entreprenören är det svårt att dra några generella slutsatser av det insamlade materialet därför att förhållandena varierar stort när det gäller förutsättningarna för de olika entreprenaderna. Det generella mönster som kan spåras i svaren pekar mot följande principer för ersättning: Fast pris på de delar av entreprenaden som är mätbara och kalkylerbara. För åtaganden som är svåra att precisera eller svåra att mängdberäkna kan löpande räkning vara bäst. För att incitamentsavtal skall fungera krävs att det finns en tillräckligt stor morot och att den förändring som skall premieras är mätbar. 40 Erfarenheter av driftentreprenad

43 4.4 Beloppsgräns för felavhjälpande underhåll är en het potatis Frågan om vilka erfarenheter beställare och entreprenörer har av reglering av kostnader för felavhjälpande underhåll har kommenterats livligt. Den allmänna meningen hos beställarna tycks vara att administrationen förenklas avsevärt om entreprenören i sitt anbud kalkylerar in alla mindre felavhjälpande underhållsåtgärder. Det blir ett mindre antal små fakturor att behandla och ingen diskussion om varje enskilt arbete. Samtidigt har beställaren ambitionen att förmå entreprenören att minska antalet felavhjälpande åtgärder till förmån för ett mer aktivt förebyggande underhållsarbete. Entreprenörerna ser också fördelar med att inte varje mindre underhållsåtgärd behöver bli föremål för diskussion och beställning, utan ingår i entreprenörens åtagande. Problemet är att det är mycket svårt för entreprenören att uppskatta omfattningen av underhållet. Frågan om beloppsgräns för felavhjälpande underhåll har också kommit att gälla hur man skall kalkylera och reglera kostnaderna för skadegörelse. I det insamlade materialet har många svarande uppgett att det inte finns någon beloppsgräns i det avtal som tillämpas, men att det ingår i entreprenaden att byta ut normalt förbrukningsmaterial som glödlampor, filter och kilrep etcetera. Andra har svarat att entreprenören skall kalkylera in kostnaden för åtgärder upp till ett visst belopp per skadetillfälle. En sammanställning av redovisade beloppsgränser finns nedan. Använda beloppsgränser för reglering av felavhjälpande underhåll Objektstyper Beloppsgränser i 1000 kronor Mark, park, gata Bostadshus Kommunala byggnader Kontorshus Sjukvårdsbyggn. Industribyggn. Annan byggn. Beställare 7 3, 10, 7, 10, 7, 10, 3, 1, 7, 7 25*, 25*, 25* 5,5, 10 arb. 5 matr. 5 Entreprenör Upphandlingskonsult , 10 1, 10, * * = Enbart administrationskostnader 4. Den valda ersättningsformen 41

44 Nedan presenteras i sammanfattning de synpunkter som beställare, entreprenörer och upphandlingskonsulter har framfört. Beställarna förordar en enkel hantering När det gäller krav på beloppsgräns samt erfarenheter kring detta, lämnade beställarna följande kommentarer.: Som beställare ser vi det som positivt att många små åtgärder hamnar inom beloppsgränsen. Vi har ingen gräns, men alla mindre förbrukningsmaterial ingår i entreprenaden. Vi tycker inte att entreprenören skall spekulera om omfattningen. Några hundra timmar ingår. Små åtgärder som inte innebär systembyten ingår i entreprenaden. Det kan bli en viss gråzon. Med beloppsgränsen försvinner alla små betalningar. Det negativa är alla diskussionerna. Det positiva med beloppsgränser är den förenkling det innebär. Nackdelen är att det kan bli för lite förebyggande underhållsåtgärder som prismässigt ligger strax över beloppsgränsen. Vi låter entreprenören stå för arbetskostnaden, men betalar materialet. Det blir ibland plågsamt. Vi har gränsen kr. Det funkar, lågt anbud men mycket administration. En beställare som tillämpar partnerskapsupphandling har svarat så här: Vi tillämpar partnerskapsupphandling. Partnerskapsavtalet baseras på en överenskommen riktkostnad som fastställs utifrån lämnat anbud. Parternas gemensamma uppgift är att se till att budgeten hålls och att kvalitetsoch funktionskrav uppfylls. Entreprenörerna accepterar beloppsgräns för felavhjälpande underhåll, men det måste vara kalkylerbart Entreprenörerna hade följande synpunkt på beloppsgränser: De felavhjälpande insatserna går nu på löpande räkning. Någon form av självrisk till ett visst belopp tycker jag är en fördel både för beställaren och entreprenören. Dock måste det vara ett begränsat belopp på grund av den osäkra kalkylerbarheten och med undantag för skadegörelse. En självrisk på kronor ingår i entreprenaden, det gäller alla skador 42 Erfarenheter av driftentreprenad

45 även åverkan. Det positiva med detta är att entreprenören måste utföra ett bättre förebyggande underhåll. Det negativa är att kostnaderna för åverkan och skadegörelse ej är kalkylerbara. Om kostnaderna skall vara med måste beställaren tillhandahålla en bra statistik. Annars finns det risk för att anbudet kommer att ligga högt. Även skadegörelse och jourarbeten ingår i den fasta beloppsgränsen. Vi ser inga positiva sidor med detta system. Mest rättvist för både beställare och oss entreprenörer vore om det felavhjälpande underhållet inte ingick i den fasta ersättningen. Möjligtvis kunde det fungera under en kort entreprenadtid. Vi är negativa till en för hög beloppsgräns. Förbrukningsmaterial som glödlampor, filter och kilrep är inräknat i vårt fasta arvode. Det är OK, det blir mindre administration, man får ge och ta. Att sätta en beloppsgräns är ett arbetssätt som inte fungerar i verkligheten, vi tycker inte att det är seriöst.,, Omfattningen av skadegörelse är ej kalkylerbar Kostnader för skadegörelse är svåra att kalkylera. Nedan återges en kommentar från en upphandlingskonsult. Självrisken bör bara omfatta händelser som entreprenörerna har möjligheter att påverka eller som är ekonomiskt så obetydliga att de administrativa kostnaderna för redovisning och fakturering inte står i rimlig proportion till kostnaden för det underliggande arbetet. Mer konkret betyder principen att självrisk bara skall tillämpas på de tekniska systemen (el, ventilation, värme, vatten, sanitet och kyla) och på justering av dörrar, dörrstängare, lås, fönster med mera. Inte på skadegörelse, stopp i avlopp, spruckna klinkerplattor, slitna linoleummattor med mera. Vid skadegörelse är principen idag att hyresgästerna svarar för skador under verksamhetstid och entreprenörerna under övrig tid, dock endast upp till självrisken. Regeln är inte lätt att tillämpa, dels därför att det kan vara svårt att klargöra när en händelse har inträffat, dels därför att anläggningar ibland även används på helger och kvällar. En bättre regel skulle vara att hyresgäster, vars byggnader används på helger och kvällar, görs ansvariga fullt ut för skadegörelse och att hyresgäster i 4. Den valda ersättningsformen 43

46 övriga byggnader kunde ges frihet att välja om de vill vara ansvariga eller ej, och om de väljer det senare att det sker mot ersättning till fastighetsägaren, det vill säga en slags försäkringspremie. Ansvaret bör lyftas från entreprenörerna och placeras på den som bäst kan påverka. Motivet till att exkludera stopp i avlopp ett av de mest frekventa felen från självrisken är att stoppen nästan uteslutande orsakas av fastigheternas brukare. Regeln skulle kunna vara att entreprenören ersätts direkt av hyresgästen med ett av fastighetsägaren bestämt belopp per rensning. Motivet till att exkludera byggnadstekniska skador är att de normalt beror på konstruktions-, utförande- eller nyttjandefel och inte på slarvig skötsel.,, En komplett redovisning av upphandlingskonsultens synpunkter kan läsas i bilaga 1. Slutsats Frågan om hur man skall skapa balans mellan kravet på enkel hantering av oförutsedda kostnader och entreprenörens krav på kalkylerbarhet är inte enkel. En möjlig väg är att försöka precisera vilka typer av smååtgärder och service insatser som ingår i entreprenörens fasta åtagande och att sedan etablera enkla beställnings- och faktureringsrutiner för övriga åtgärder. Om kostnaderna för felavhjälpande underhåll efter skadegörelse inte kan kalkyleras kan upphandlingen inte heller genomföras på ett seriöst sätt. Använd inte fast pris för det som inte går att kalkylera Vid det seminarium som genomfördes efter faktainsamlingen togs frågan om beloppsgränsen upp till debatt. Följande synpunkter framfördes: När det gäller kostnaderna för oförutsedda händelser och skadegörelse är det naturligast att det är den som kan se till att kostnaden inte uppkommer som skall betala kalaset. Att som nu försöka lägga över kostnadsansvaret för både fel och skadegörelse på entreprenören är inte rätt. 44 Erfarenheter av driftentreprenad

47 Kostnader för eftersatt underhåll och skadegörelse bör betalas av beställaren/fastighetsägaren. Det är heller inte rätt att beställaren skyddar sig för icke kalkylerbara kostnader, till exempel för eftersatt underhåll, genom att uppmana entreprenören att besiktiga objektet innan start. Det är omöjligt att se allting på en så kort tid. Vi gör bedömningen att en beloppsgräns för felavhjälpande underhåll och mindre skadegörelse förenklar hanteringen så mycket för både beställare och entreprenör att den är befogad. Den kan objektanpassas beroende på hur bra statistik som kan lämnas till entreprenören i samband med förfrågan. 4. Den valda ersättningsformen 45

48 5 Upphandlingsförfarandet I detta avsnitt av frågeformuläret har följande frågor ställts till beställare, entreprenörer och upphandlingskonsulter: Har Lagen om offentlig upphandling, LOU, tillämpats i denna entreprenad? Var anbudsunderlaget kalkylerbart? Var värderingskriterierna tydligt angivna i den aktuella förfrågan? När och hur genomfördes statuskontrollen? 5.5 Hur genomfördes kontraktsgenomgången? När det gäller tillämpningen av LOU har beställare och entreprenörer en någorlunda enhetlig syn. I övriga frågor råder något delade meningar. Nedan följer en komprimerad redovisning av svaren. 5.1 LOU har tillämpats Beställare, entreprenörer och upphandlingskonsulter har ombetts att svara på om LOU tillämpats vid upphandlingen. Sammanlagt har 48 svar angivits. 46 Ja och 2 Nej. De som svarat nej representerar dels en mindre upphandling som gjorts av en statlig beställare och dels en upphandling som genomförts av en bostadsrättsförening. 5.2 Beställarna anser att anbudsunderlaget är kalkylerbart det tycker inte alla entreprenörer Samtliga beställare som besvarat enkäten anser att anbudsunderlaget är kalkylerbart. Det finns emellertid vissa kommentarer från beställarna. Exempel på kommentarer redovisas nedan: Det är svårt för entreprenören att kalkylera den skadegörelse som ingår. 46 Erfarenheter av driftentreprenad

49 Det finns vissa områden som med hänsyn till mängd är lite svåra att kalkylera, som snöröjning, avfallskostnader och gräsklippning. Vi utgick ifrån att marknaden skulle sätta priser och att erfarenhet fanns av liknande uppdrag och lämnade inte ut tidigare utfall på felavhjälpande underhåll, felstatistik med mera. Numera lämnar vi ut felstatistiken. Av entreprenörerna ansåg majoriteten att anbudsunderlaget var kalkylerbart. Även entreprenörerna hade dock kommentarer. Dessa redovisas nedan: Skadegörelse är omöjligt att kalkylera. Gäller även kravet att optimera en anläggning. Detta är ett godtyckligt antagande. Förfrågningsunderlaget är normalt inte kalkylerbart i sådan utsträckning att man som entreprenör är säker på att man lämnar rätt anbud. En upphandlingskonsult har lämnat följande kommentar: Brister i kalkylerbarheten är vanligt. Beställaren levererar ibland irrelevant objektinformation. Det är till exempel ovanligt att statusbedömningar finns med. Beställarna har dock blivit betydligt bättre på detta sedan introduktionen av Aff. Entreprenörer kan ibland skylla på dåligt förfrågningsunderlag, men problemet finns egentligen hos entreprenören själv. 5.3 Värderingskriterierna är normalt tydligt angivna i förfrågan När det gäller beställarens värderingskriterier och om de varit tydligt angivna i förfrågningsunderlaget så svarade nästan alla att så var fallet. Men det finns kommentarer. Den beställare som upphandlat en partnerskapsentreprenad beskriver upphandlingsförfarandet så här: I prekvalificeringen till partnerskapskontraktet värderade vi: allmänt om anbudsgivarens företag, inriktning, skatter med mera företagets ekonomi och referenser företagets organisation för samverkan i partnerskap företagets personella resurser företagets kvalitets- och miljösäkringsrutiner. I anbudsskedet värderades följande faktorer: modell för partnerskap 5. Upphandlingsförfarandet 47

50 driftplan organisation kompetens kvalitets- och miljöledningssystem pris. En upphandlingskonsult påpekar följande: Det är vanligt att beställaren varit otydlig med att ange värderingskriterierna, eller inte följt det som angetts vid anbudsvärderingen. Jag skulle tro att det är det vanligaste skälet till överprövning och där entreprenören fått rätt. 5.4 Statuskontroll genomförs på mycket olika sätt En sammanställning av beställarnas kommentarer när det gäller statuskontrollen och dess genomförande redovisas nedan. Statuskontrollen genomfördes av entreprenören strax efter upphandlingen. (7) Kontrollen utfördes av beställaren under upphandlingen före entreprenadstarten. (5) Statuskontrollen var klar före upphandlingen. (3) Kontrollen genomförs årligen av entreprenören. (2) Statusen fastställs som en fotodokumentation av entreprenören. (1) En beskrivning ingick i förfrågan. Entreprenören hade sex månader på sig att klaga. (1) Statuskontrollen genomfördes av en konsult strax efter upphandlingen. (1) Vi hänvisade till ett referensobjekt. (1) Statuskontrollen genomfördes efterhand under entreprenadtiden. (1) Beställarnas erfarenheter av hur det fungerat med statuskontrollen varierar mycket. Exempel på kommentarer redovisas nedan: Vi har goda erfarenheter av att använda fotodokumentation. Statuskontrollen är mycket viktig. Noggrannhet krävs för att uppnå rätt utträde för tidigare entreprenör, samt förhindra missförstånd vid byte av entreprenör. Entreprenören hann inte riktigt med att göra första statuskontrollen. 48 Erfarenheter av driftentreprenad

51 Statuskontrollen skall genomföras gemensamt av entreprenören och beställaren på samtliga objekt. Det bästa är att en ny entreprenör gör statuskontrollen innan avgående entreprenör har lämnat uppdraget. Då har man möjlighet att ställa besiktningarna mot varandra och avgöra om den avgående entreprenören har gjort det han skall göra, eller om man skall kräva att entreprenören rättar till felet. Det är svårt att hitta rätt nivå för vad som skall noteras som brister i funktionerna. Det fungerar dåligt när entreprenören skall göra statuskontrollen. Inget relevant kommer fram. Vi genomförde statuskontrollen under första funktionsupphandlingen. Om nya entreprenörer hade något att klaga på innan upphandlingen, så var det bara att gå tillbaka till den entreprenör som tidigare hade objektet. Den förra funktionsentreprenören måste rätta till eventuella missar. Även entreprenörerna redovisar en lång provkarta på olika sätt att fastställa objektets tekniska status. Entreprenörerna har många kommentarer till detta. Nedan redovisas ett urval. Det är viktigt att utföra en korrekt inventering före entreprenadstart. Statusbesiktningen bör vara grundligare. Besiktningen är nog det viktigaste för att man skall slippa framtida konflikter. Är man bara överens om nivån så är det inga problem. Det är mycket viktigt att detta utförs noggrant av bägge parter för att undvika framtida diskussioner. Om det utförs på ett seriöst sätt ger det nyttig information både till beställaren och entreprenören. 5.5 Det finns positiva erfarenheter av en noggrann kontraktsgenomgång Kontraktsgenomgången och dess genomförande är en central fråga. En sammanställning av beställarnas svar när det gäller erfarenheterna av genomgången redovisas nedan: 5. Upphandlingsförfarandet 49

52 Gemensamt möte vid upphandlingen med protokoll som bilades kontraktet. (9) I möte hos entreprenören före entreprenadstart. (4) I möte mellan beställarens och entreprenörens ombud. (2) Vid några möten diskuterade vi tills vi blev överens om vad som ingick. (1) Vi diskuterade detta vid första driftmötet. (1) Vi har inte gjort någon kontraktsgenomgång. (1) Några av beställarnas kommentarer En tydlig genomgång förenklar uppstarten och genomförandet av entreprenaden. Vid kontraktsgenomgången klargjordes en del frågetecken som hade kunnat innebära meningsskiljaktigheter under entreprenadtiden. Det är bra att gå igenom gemensamt och föra noteringar och bilägga detta till kontraktet. Vi gjorde det muntligt. Till nästa gång skall det skrivas protokoll som biläggs avtalet. Entreprenörernas kommentarer De tillfrågade entreprenörerna anser också att det är viktigt med en noggrann kontraktsgenomgång, men att det slarvas ibland. Nedan några av kommentarerna från entreprenörerna: Det är en mycket viktig del innan entreprenaden startas. Vi skulle nog, under första månaden, ha legat på beställaren hårdare för att få allt underlag. Detta är viktigt för att man senare inte skall hamna i konflikt. Kontraktsgenomgången blev inte fullständig, mer tid behövs. Generellt slarvas det nog med detta. Viktigt att det genomförs och att det får ta lite tid. Då erfarenheter saknades av liknande kontrakt krävdes det ordentliga diskussioner och genomgångar. Hade det funnits standardavtal och erfaren heter skulle kontraktsgenomgången kunnat ske betydligt enklare (upphand ling av VA-försörjning). 50 Erfarenheter av driftentreprenad

53 Den muntliga genomgången klargör eventuella fel och oklarheter innan kontraktet tecknas. Även tillfrågade upphandlingskonsulter tycker att det är viktigt med en noggrann, skriftligt dokumenterad kontraktsgenomgång. En konsult menar att kontraktsgenomgången är det viktigaste i hela upphandlingen. Slutsats De erfarenheter som redovisas ovan visar att upphandlingen av driftentreprenader fungerar ganska väl, men att det finns brister. Först kan man konstatera att upphandlingen i allmänhet följer reglerna i LOU. Det råder delade meningar om anbudsunderlagen är kalkylerbara. Främst beroende på att vissa beställare vill att entreprenörerna skall inräkna kostnaderna för till exempel skadegörelse i sina anbud. Här är det fråga om en bedömning som kan vara svår att göra för entreprenören om han inte har trovärdig statistik att utgå ifrån. Avsaknad av sådan statistik kan få till följd att upphandlingen och genomförandet av entreprenaden inte blir helt seriös på denna punkt. Enligt LOU skall beställaren i förfrågningsunderlaget ange hur han kommer att värdera anbuden. Undersökningen visar att detta har fungerat ganska bra. En upphandlingskonsult är dock av uppfattningen att detta ofta är ett problem eftersom beställarna ibland är otydliga, eller inte följer de angivna värderingskriterierna, vid jämförelsen mellan de inkomna anbuden. Det råder enighet om att kontrollen av objektets status, då en ny entreprenör skall tillträda, är viktig. Uppfattningen om hur statuskontrollen skall genomföras och dokumenteras varierar dock mycket mellan olika uppgiftslämnare. Det saknas både metodik och disciplin. Både beställare och entreprenörer tycker att det är viktigt med en noggrann kontraktsgenomgång. Detta till trots visar svaren att genomgången genomförs på mycket olika sätt och att den inte alltid dokumenteras. Slutsatsen blir att det inte finns den disciplin och systematik i upphandlingsarbetet som upphandling av så stora tjänster kräver. Kanske saknas både utbildning och lämpliga hjälpmedel. 5. Upphandlingsförfarandet 51

54 Upphandlingsförfarandet behöver utvecklas Vid det seminarium som genomfördes efter det att svaren samlats in tog man upp frågan om hur upphandlingen genomförs. Följande synpunkter framfördes: Erfarenheterna från de rättsfall som nu finns beträffande tillämpningen av LOU visar att frågan om otydligt angivna och tillämpade värderingskriterier är en stötesten i många upphandlingar. Det finns anledning att tro att de angivna svaren i denna undersökning utgör ett positivt urval. Det finns för närvarande många hundra överklaganden av upphandlingar som genomförts enligt LOU. I många av dessa fall gäller klagomålet att beställaren valt entreprenör utifrån andra värderingskriterier än de som var angivna i förfrågningsunderlaget. När det gäller statuskontroll är det uppenbart att varken beställare eller entreprenörer tillämpar de bestämmelser som finns i Aff avsnitt 14 B. Här kanske Aff-kommittén kan arbeta för ökad förståelse och tillämpning. Landstinget i Stockholm arbetar i sitt fastighetsbolag LOCUM med utveckling av en rutin och en handbok för statuskontroll som skall användas internt i LOCUMs verksamhet. Deras arbete kan kanske bli vägledande för utveckling av en generell rutin inom Aff-systematiken som förbättrar utförandet av statuskontroller. Erfarenheten visar att en kontraktsgenomgång är utomordentligt viktig i samband med tecknandet av kontraktet för en entreprenad, men att det också är viktigt att kontraktsgenomgången upprepas under avtalstiden. Flera beställare vittnade om att det både för deras egen del och för entreprenörens del är viktigt att hålla den gjorda kontraktsöverenskommelsen levande. Inte minst med tanke på att personal byts ut under en lång entreprenadtid och att gjorda överenskommelser kan falla i glömska. Kanske borde man gå igenom kontraktet tillsammans minst en gång per år. Aff-kommitténs arbete är uppmärksammat I den diskussion som genomförts med utredningens styrgrupp har frågan om Aff-systematikens tillämpning och Aff-kommitténs arbete uppmärksammats. Aff-kommitténs representant i styrgruppen har meddelat att Aff i samarbete med Svensk Byggtjänst genomför ett arbete som syftar till att precisera hur funktionskrav kan ställas och hur kravuppfyllelsen skall mätas. 52 Erfarenheter av driftentreprenad

55 Detta arbete planeras vara klart under I arbetet uppmärksammas särskilt att statuskontrollen är en viktig del. Man provar nu ett par modeller för statuskontroll. En representant för beställarsidan i undersökningens styrgrupp berättade att man i hans beställarorganisation utför regelbundna revisioner av pågående entreprenader. Vid dessa revisioner utför man en typ av statuskontroll i och med att man gör bedömningar av om entreprenören uppfyllt eller inte uppfyllt beställarkraven. Revisionsprotokollen visar på vilka punkter som arbetet är godkänt och var det finns brister som skall rättas till. Utredningen konstaterar att det är viktigt att resultatet av denna undersökning presenteras för Aff-kommittén och att erfarenheterna tas till vara då dokumenten i Aff-systematiken utvecklas vidare. 5. Upphandlingsförfarandet 53

56 6 Erfarenheter av genomförandet I detta avsnitt av frågeformuläret har följande frågor ställts till beställare, hyresgäster/nyttjare, entreprenörer och upphandlingskonsulter: 6.1 Hur har beställarens organisation fungerat under entreprenadtiden? Hur har hyresgästernas/nyttjarnas organisation fungerat under entreprenadtiden? Hur har entreprenörens organisation fungerat under entreprenad tiden? Hur har entreprenadkontraktets paragrafer efterlevts under kontraktstiden? Vilka erfarenheter har Du av upphandlingskonsultens medverkan under kontraktstiden? Hur har kvalitets- och miljösäkringen fungerat under kontrakts tiden? Hur har samarbetet fungerat då någon av parterna kommit med förbättringsförslag? Frågorna har fått många svar, vilka samtliga redovisas i bilaga 1. I detta avsnitt följer en sammanställning och analys av de mest typiska svaren. 6.1 Beställarna är kritiska till sitt eget arbetssätt Påtagligt många beställare och några upphandlingskonsulter anser att det finns anledning till självkritik när det gäller beställarens organisation, bland annat gäller detta sättet att följa upp entreprenörens arbete. Hyresgäster/ nyttjare och entreprenörer ser mer positivt på beställarorganisationen. Nedan redovisas några uttalanden från beställarna: Vi har förvaltare och driftingenjör i vår organisation. Det är mycket viktigt att beställaren har en kompetent organisation kvar efter det att egenregi-organisationen har utkontrakterats. Vi har tillräcklig bemanning, men kommunikationsbrister inom beställarorganisationen. 54 Erfarenheter av driftentreprenad

57 Vi är ovana i rollen som beställare. Vi har behov av drifttekniker i beställarorganisationen. Organisationen har i stort sett fungerat bra, dock hade bättre uppföljning varit önskvärt. Vi hade inledningsvis lite för lite kontroll och uppföljning. Men det har blivit bättre och samarbetet har utvecklats. Det känns som om vi arbetar för mycket med avtalstolkningar istället för att lösa konkreta driftrelaterade problem. Vår bemanning var nog OK, men det var lite si och så med kompetensen bland förvaltarna som skulle konfronteras med entreprenören och ställa kraven samt löpande följa upp att vi fick det vi betalade för. I och med att fastighetsskötarna var desamma som vi hade haft i den egna organisationen var det lite svårt för en del av förvaltarna att se strikt affärsmässigt på förhållandet. Några uttalanden från hyresgästerna: Vi har samarbetat med vår hyresvärd under lång tid och allt har fungerat bra. Det har fungerat mycket bra. Det har gått snabbt att få hjälp. Vi har blivit korrekt bemötta. Lätt att komma i kontakt med hyresvärden, bra kommunikation, något sent utförande. Som hyresgäst har jag haft regelbundna möten med beställare och utförare. Dessutom har jag haft telefonkontakt om så har varit nödvändigt. Telefonlista har funnits. Sammanställning av svar från några entreprenörer: Beställaren har haft god beställarkompetens. Beställarens organisation har fungerat bra. Beställarens organisation har fungerat väl, men med dålig kommunikation internt mellan ledning och förvaltare, respektive ledning och teknisk nämnd. Det har fungerat mycket bra. Vi har en öppen dialog och regelbundna planerade möten, beställaren är väl införstådd med fastigheternas funktioner. 6. Erfarenheter av genomförandet 55

58 Genom att en stor del av kompetensen försvann i och med entreprenadstart var beställarorganisationen svag. Denna organisation har allt eftersom stärkts. Synpunkter på beställarorganisationen från några upphandlingskonsulter: Beställaren ägnar överlag för lite tid åt entreprenaden. Beställaren kontrollerar för lite. Entreprenören är ofta den starka parten, inte sällan i kraft av sin specialistkompetens och för att beställaren är liten. Beställaren har inte tillräckligt noggrant och kraftfullt följt upp att entreprenören genomför sitt åtagande enligt kontraktet. Beställarens organisation glider lätt tillbaka i gamla synsätt. Särskilt gäller det gamla arbetsledare. Slutsats Undersökningen vittnar om att beställarens organisation måste utvecklas så att den blir tydligare. I beställaransvaret ingår att på ett affärsmässigt sätt följa upp entreprenörens arbete. Svaren visar också att det är en stor omställning att gå från en intern arbetsform med interna beställare och utförare till ett skarpt läge där beställare och utförare (entreprenören) har en hundraprocentig affärsrelation. Kontrollen skärps Vid det seminarium som genomfördes med ett dussintal av dem som svarat på frågeformuläret, tog man upp frågan om hur beställarorganisationen fungerar och hur den kan utvecklas. Flera av deltagarna vittnade om att man under den senaste tiden har skärpt sin uppföljning av entreprenörernas arbete. Det räcker inte att förlita sig på entreprenörernas egenkontroll, var en allmän uppfattning. Följande beställarsynpunkter noterades: Vi som beställare har underhand blivit duktigare på att ställa krav på entreprenören, men vi är inte lika duktiga på att ställa krav på oss själva. Både beställarsidan och entreprenören byter ut folk under en lång entreprenadtid. Därför är det viktigt med regelbundna genomgångar av kon- 56 Erfarenheter av driftentreprenad

59 traktet och att beställaren följer upp att gjorda överenskommelser efterlevs. Vi gjorde kontroll en gång per månad för att visa att vi menade allvar med våra krav. Nu har entreprenören förstått och startat en fungerande egenkontroll. Vi genomför revision en gång per månad. Revisionerna genomförs av vår egen beställarorganisation, men de personer som utför revisionen gör det inte på det område som de själva har ansvaret för. Revisionen genomförs utan förvarning. Om revisionen visar att entreprenören inte fullgjort sitt åtagande håller vi inne betalningen tills felen har rättats till. 6.2 Mest positiva omdömen om hyresgästernas sätt att fungera Det allmänna omdömet om hur hyresgästernas/nyttjarnas organisation har fungerat under entreprenadtiden är positivt. Dock anser några hyresvärdar att hyresgästerna inte vet hur hyreskontraktet fungerar. Nedan några av kommentarerna från beställarna/hyresvärdarna: Vi informerade hyresgästerna genom att göra en populärversion av förfråg - ningsunderlaget, men eftersom verksamheterna ute på fältet omorganiserade sig, och det blev en del personalomsättning, så tappades informationen om vad som skulle utföras. Det har varit mycket synpunkter på att hyresgästen inte fått information från fastighetsskötaren samtidigt som fastighetsskötaren har haft svårt att få tag på någon att lämna informationen till. Problemen har också varit att den som fått information inte meddelat sina medarbetare. Hyresgästerna har tyvärr dålig kunskap om hyresavtalet vilket ställer entreprenören i en dålig dager. Nyttjarna har varit frågande inför vad entreprenadavtalet och dess gränsdragningar innehöll. Knappast några brister beroende på deras förskyllan. Många hyresgäster reagerade positivt på att en annan entreprenör tagit över. Hyresgästerna själva ser inga brister i sitt sätt att arbeta Nedan några kommentarer: Allt fungerar bra. 6. Erfarenheter av genomförandet 57

60 Kompetensen har varit hög. Kommunikationen har fungerat utmärkt. Även entreprenörerna tycker att det fungerat bra i kommunikationen med hyresgästerna. Nedan några kommentarer från entreprenörer. När det gäller hyresgästen är det helt OK för oss, men vi är dåligt insatta i deras hyresförhållande. Det har fungerat mycket bra, en bra dialog direkt med personalen på plats. Det är en stor fördel att hyresgästen i stor utsträckning har egna vaktmästare (skolor) som blir en naturlig kontaktväg för oss entreprenörer. Även upphandlingskonsulterna har positiva omdömen om hyresgästernas sätt att fungera, men påpekar att det kan vara svårt för vissa hyresgäster, som tidigare varit vana vid att fastighetsdriften utförs i egen regi, att vänja sig vid att arbetet nu utförs av en entreprenör som vill ha betalt för extra tjänster. Slutsats Undersökningen visar inte några tydliga brister i hyresgästernas organisation eller i kommunikationen med hyresgästerna. 6.3 Entreprenörernas organisation får både ris och ros Många tycker att entreprenörens organisation har fungerat bra under entreprenadtiden, men det finns också kritik. Så här har några beställare uttryckt sig: Entreprenören har hög kompetens och bra bemanning. Entreprenörens organisation består av ombud plus arbetsledning plus tekniker. Den husansvarige driftteknikern är utan tvekan en nyckelperson i entreprenörens organisation. Entreprenörens organisation är utsatt för konstant organisationsförändring. Kompetensbrist. Minskad bemanning. Utebliven information till beställaren. Tillräcklig bemanning, god kompetens. Mycket bra samarbetspartner. För dålig kompetens inom styr- och reglerteknik. De förebyggande åtgärderna är otillräckliga. 58 Erfarenheter av driftentreprenad

61 Till en början fanns det brister i den yttre skötseln men det har med tiden rättats till. I övrigt fungerar det utmärkt. Bra kompetens. Bra bemanning. Alltid nåbar. Tar tag i problemen. Entreprenören började med minimibemanning och tvingades sedan utöka med arbetsledare för att möta behovet av kontakter med enheter, och för att klara ut de administrativa uppgifter som ingick i uppdraget med mera. Det fungerade ändå inte och entreprenören tvingades göra flera personförändringar. Ny ägare till entreprenadföretaget ställde helt andra avkastningskrav och detta gav flera problem för ombud och i slutänden våra hyresgäster. Ingen styrning från entreprenörens ägare/huvudkontor gjorde att de hade dålig kontroll på kvalitet och redovisning. Mycket bra. Bra kompetens, lätt att samarbeta med driftpersonalen, god bemanning. Kompetensresurserna inom de olika disciplinerna är bristfälliga och framförallt saknas specialkompetens inom vissa områden, så som maskinteknik och underhåll. Bemanningen är dimensionerad utifrån ett tekniskt perspektiv där det förutsätts att det finns tekniska hjälpsystem som till exempel överordnat styrsystem, övervakning och så vidare. Resurserna för tillsyn genom behovsstyrd funktion är därför begränsade. Entreprenaden känns inte fullt ut som ett funktionsavtal med ovanstående nämnda brister. Det har varit ett bra samarbetsklimat där driftrelaterade problemlösningar tagits fram gemensamt. Hyresgästerna har uttryckt sig positivt om entreprenörernas organisation Nedan beskrivs några exempel. Bra. Entreprenören har en bra blandning av olika kompetenser. Det har varit kompetent personal som åtgärdat våra problem. Har bara erfarenhet av ett par tidigare entreprenader av denna storlek. Denna gång fungerar det fantastiskt bra. Entreprenörens organisation här hos oss har fungerat bra. Entreprenören finns ofta på plats, är lätt att komma i kontakt med och har varit lyhörd för synpunkter från oss nyttjare. Även entreprenörerna själva tycker att deras organisation har fungerat bra Detta kanske inte var helt oväntat. Nedan återfinns exempel på uttalanden från några entreprenörer. 6. Erfarenheter av genomförandet 59

62 Det har fungerat bra. Vår personal tycker att arbetena i entreprenaden är omväxlande och stimulerande. Vi har haft god teknisk kompetens, men för stor personalomsättning. Som funktion har vår organisation fungerat väl/bra. Några av upphandlingskonsulterna tycker följande om entreprenörernas organisation: Bra. Mera strukturerat arbetssätt är dock önskvärt. Entreprenörens organisation är mycket bra. Det finns backup vid sjukdom, semester eller när annat stöd kan behövas. Bemanningen kan ibland vara tight tilltagen i kombination med att de prioriterar extraarbeten. Slutsats Undersökningen visar att många är positiva till entreprenörens sätt att arbeta. Det finns emellertid många kritiska synpunkter. Därför är det svårt att dra några generella slutsatser. Kanske skulle en objektsvis analys kunna klargöra varför uttalandena är så olika. 6.4 Ingen enig uppfattning om hur kontraktet efterlevts Många tycker att entreprenadkontraktets paragrafer har efterlevts under kontrakttiden, men det finns också de som inte tycker att det har fungerat. Så här har några beställare uttryckt sig: Kontraktets paragrafer har efterlevts i huvudsak, men har ibland uppfattats som snåriga och svåröverskådliga. Dock har kontraktet knappast kunnat vara mindre omfattande. Delvis har det fungerat bra, men när det till exempel gäller felanmälan och åtgärdande av förebyggande underhåll har det ej fungerat. Grundprinciperna enligt kontraktet är ej uppfyllda, till exempel vad gäller platsorganisationens kompetens. Vår uppfattning är att kontraktet krånglar till det. Bättre att skriva en beställningsskrivelse och att hänvisa till att det är förfrågningsunderlaget 60 Erfarenheter av driftentreprenad

63 som skall gälla. Beställaren skriver under och entreprenören skriver under och godkänner. Samtliga paragrafer har följts under avtalstiden. Det finns allmänt sett dålig kunskap om kontraktet. Dock har det aldrig varit något problem, utan saker har lösts i samförstånd. I stort sett utan problem. Det krävs mycket uppföljning för att de skall följas. Vi saknar nog en kontrollmodell typ revision, med lathund, som gäller just hur entreprenaden uppfylls. Entreprenören gör orimliga tolkningar utifrån sina egna bedömningar, vilket gör att det alltid finns motstridigheter som måste redas ut av en opartisk part. Bedömningar utifrån ett logiskt tänkande blir inte längre självklart. Entreprenören lägger mycket energi på att hitta luckor för att skapa tilläggskostnader till kontraktet, för att på det sättet skaffa sig ytterligare intäkter. Fem hyresgäster har också yttrat sig om hur kontraktet har fungerat. Deras synpunkter visar emellertid att de har dålig kunskap om hur kontraktet mellan hyresvärden/beställaren och den anlitade entreprenören ser ut. De entreprenörer som yttrat sig tycker i allmänhet att kontraktet har följts Kritiska röster saknas dock inte. Påfallande många uttalanden gäller tolkningstvister. Nedan några av uttalandena: Det är mycket sällan som både beställaren och entreprenören läser kontraktets paragrafer. De erfarenheter jag har är att man från båda parter har försökt att följa kontraktets paragrafer. Beställaren har under entreprenadtiden läst på och med tiden infört en hårdare gränsdragning. En del har varit ganska svårtolkade eller i alla fall tolkats helt olika av beställare och entreprenör. Det har inte alltid varit lätt att tolka kontraktet då detta inte var helt entydigt. Dessutom genomfördes en lång kontraktsgenomgång där man även diskuterade avsikter och bakgrunder till formuleringarna i paragraferna. Denna bakgrund kan, om man inte varit med vid kontraktsgenomgången, inte uttolkas av paragraferna. 6. Erfarenheter av genomförandet 61

64 Under första halvåret gjordes olika tolkningar, men nu anser vi att vi nått en gemensam tolkning. Detta borde ha kunnat göras på betydligt kortare tid. Upphandlingskonsulter har också yttrat sig om hur kontraktet har fungerat En konsult berättar att han haft i uppdrag att göra en uppföljning av hur en entreprenad fungerat cirka 1 år efter entreprenadstart. Han kunde då konstatera betydande avvikelser i det sätt som arbetet blev utfört på, i jämförelse med det man kommit överens om vid entreprenadens start. Slutsats Totalt har 46 yttranden avgivits om hur man tycker att kontraktet har fungerat. Om man tolkar dessa uttalanden som antingen Ja = kontraktet har fungerat, respektive Nej = kontraktet har inte fungerat, finner man 29 Ja och 17 Nej. Denna enkla analys visar att det trots en övervikt för Ja finns en del problem med att få entreprenaden att fungera i enlighet med kontraktet. Detta svar är emellertid svårtolkat. Analysen behöver göras grundligare för att klarlägga vad det är i stort och smått som gör att man upplever att det finns brister. 6.5 Upphandlingskonsulten är beställarens man Parterna har fått yttra sig om vilka erfarenheter de har av upphandlingskonsultens medverkan under entreprenadtiden. Svaren visar att upphandlingskonsulten inte medverkar särskilt ofta under entreprenadtiden. Dessutom framgår det att man tydligt upplever att upphandlingskonsulten är anlitad av beställaren, vilket också oftast är fallet. Så här har några beställare uttryckt sig: Under kontraktstiden har konsulten anlitats vid några tillfällen för att biträda med tolkning av villkoren, vilket vi har goda erfarenheter av. Han deltog endast vid upphandlingen. Upphandlingskonsulten fungerar bra som bollplank och problemlösare. 62 Erfarenheter av driftentreprenad

65 Vi har inte nyttjat konsulten i någon större utsträckning. Under kontraktstiden har endast några justeringar varit aktuella inför de senare upphandlingarna. Konsulten har tagit fram olika checklistor för vår kommande kontroll av entreprenörerna. De hyresgäster som yttrat sig har bara haft sporadiska kontakter med upphandlingskonsulten. Några entreprenörer uttrycker sig så här om upphandlingskonsultens medverkan: Vi har över huvud taget ej kontaktats. Kontakt har tagits då oklarheter förekommit. Jag har inte haft någon kontakt med konsulten under kontraktstiden. Upphandlingskonsulten hade begränsad erfarenhet av denna typ av entre prenad och var mer van vid de konventionella kontrakt som skrivs för fastighetsförvaltning. Samma person som var upphandlingskonsult var också här och utvärderade oss nyligen. Vi tyckte det var lite konstigt, han borde vara intresserad av att det fungerar, det vill säga jävig på något vis. Men bra för oss, i och för sig. En av de tillfrågade upphandlingskonsulterna tycker att det är nödvändigt att en upphandlingskonsult medverkar under entreprenadtiden om inte parterna skall glida från konceptet. Slutsats Svaren angående upphandlingskonsultens medverkan under entreprenadtiden bekräftar den känsla som många svar i denna undersökning förmedlar nämligen att arbetsformen för upphandling av fastighetsdrift är under utveckling. Varken beställarna eller entreprenörerna har uppnått stabilitet i sina organisationer eller arbetsformer. Detta gör att man ibland har behov av konsultstöd. 6. Erfarenheter av genomförandet 63

66 6.6 Kvalitets- och miljösäkringen/kontrollen behöver förbättras Parterna har fått yttra sig om sina erfarenheter av hur kvalitets- och miljösäkringen fungerat under entreprenadtiden. Svaren visar att många entreprenörer nu arbetar med system- och egenkontroller för att minimera fel och avvikelser, men att mycket fortfarande inte fungerar på ett sätt som gör beställarna trygga. En analys av 21 svar från beställare visar följande typer av erfarenheter: Vi tycker att kvalitets- och miljösäkringen fungerar bra/ tillfredsställande. (6) Vi genomför själva stickprovskontroller/revisioner. Entreprenörens egenkontroll räcker inte. (5) Vi måste själva begära in underlag från entreprenören, men sedan vi börjat med det fungerar det ganska bra. (3) Egenkontroll saknades helt vid starten av entreprenaden. Nu har det blivit bättre. (3) Entreprenörens kvalitets- och miljösäkring har många brister och låg verkställighet. (2) Det är många fina papper men svårare med praktiken. (1) Entreprenörens egenkontroll är hemsnickrad och inte förankrad i den egna organisationen. (1) Nöjda hyresgäster Tre hyresgäster har uppgett att de är nöjda med entreprenörens kvalitetsoch miljösäkring. Två hyresgäster uttrycker sig till och med så här positivt: Det har blivit en stor kvalitetsförbättring sedan objektet lades ut på entreprenad. En mycket professionell resa. Entreprenörernas erfarenheter Svaren från entreprenörerna visar att man på entreprenörssidan bedömer situationen som klart bättre än beställarna gör, men det finns också entreprenörer som är klara över att det finns brister i kvalitets- och miljösäkringen. Nedan en analys av entreprenörernas svar. Kvalitets- och miljösäkringen har fungerat bra/tillfredsställande. (6) 64 Erfarenheter av driftentreprenad

67 Det har fungerat bra, men kanske inte enligt ISO-standarden. (1) Både vi och beställaren har nog en del kvar att förbättra. (1) Kvalitetsplaner och egenkontroller blir lätt en skrivbordsprodukt. (1) Upphandlingskonsulternas erfarenheter Av de tre svaren från upphandlingskonsulterna är två positiva, de anser att kvalitets- och miljösäkringen fungerar bra. En konsult har avvikande uppfattning. Han skriver så här: Kvalitets- och miljösäkringen fungerar ofta väldigt dåligt. Entreprenören levererar inte egenkontroll och beställaren utövar inte sin kontroll. Här finns mycket att göra. Slutsats Analysen av de svar som erhållits visar att kvalitets- och miljösäkringen fungerar i vissa entreprenader, medan det finns brister i alltför många för att man skall kunna säga att det är tillfredsställande. Att bara 6 av 21 beställare (29 %) tycker att kvalitets- och miljösäkringsarbetet fungerar är ett klart underbetyg åt både beställare och entreprenörer. 6.7 Beställarna efterlyser fler förbättringsförslag från entreprenörerna Parterna har fått yttra sig om sina erfarenheter av hur samarbetet fungerat då någon kommit med förbättringsförslag under entreprenadtiden. Analysen av svaren visar som väntat att entreprenörerna har fler positiva omdömen om situationen än beställarna. Följande sammanställning visar de mest typiska svaren från beställarna: Tyvärr har entreprenören bara kommit med ett fåtal förslag. (10) Vi har i huvudsak goda erfarenheter. Entreprenören har varit aktiv. (5) De förslag som kommer fram bearbetas och beslutas i samråd. (4) 6. Erfarenheter av genomförandet 65

68 En av beställarna förklarar bristen på förslag från entreprenörens sida så här: Tyvärr har den upphandlade entreprenören inte kommit med några förbättringsförslag. Bemanningen har varit för tunn, kompetens- och bemanningsmässigt, och från centralt håll har man inte visat intresse. För att få bra förslag torde entreprenören behöva ha en spetskompetens som kan finansieras genom många uppdrag, och förvaltningsuppdragen är inte så ofta förekommande. Alternativet är att de har egen avdelning eller motsvarande, som i övrigt arbetar på konsultbasis. De tre hyresgäster som svarat är positiva till arbetet med förbättringar. De 11 entreprenörer som svarat på fråga 6.7 är överlag positiva Nedan en sammanställning av de mest typiska svaren. Vi har haft ett positivt samarbete. Beställaren är lyhörd för förbättringar. (7) Förslag både från beställaren och entreprenören har värderats och beslutats tillsammans. (1) Vi har haft ett bra utvecklingsarbete. Åtgärdsförslag inlämnas årligen. (1) Förslagsställandet borde kombineras med incitament. (1) Det är svårt att ändra det som står i kontraktet. Övriga förslag har bemötts positivt. (1) Upphandlingskonsulter instämmer De tre upphandlingskonsulter som yttrat sig instämmer i den uppfattning som beställarna har och vill att entreprenören kommer med fler förslag. Slutsats Överlag bedömer alla parter som svarat att det är positivt med en samverkan mellan beställare och entreprenörer som leder till förbättringsförslag. Det är då lite förvånande att bara 1 av de 33 undersökta entreprenaderna har genomfört entreprenaden i partnerskap, och att bara två har infogat någon typ av incitamentsregler i kontraktet. Syftet med sådana samverkansformer och regler är ju att stimulera till förbättringar i genomförandet. 66 Erfarenheter av driftentreprenad

69 6.8 Övriga synpunkter på genomförandet, bland annat felanmälan Parterna har också fått möjlighet att framföra ytterligare synpunkter på hur en driftentreprenad bör genomföras. Den intresserade läsaren kan ta del av dessa i bilaga 1 punkt 6.8. En av upphandlingskonsulterna har framfört synpunkter på hur beställaren borde hantera felanmälningar. Konsultens förslag redovisas nedan. Entreprenörerna har idag samlat ansvar för felanmälningstjänsten inom sina respektive områden, det vill säga för mottagande, registrering, felavhjälpning och återrapportering. Jag föreslår att beställaren inrättar en egen områdes övergripande felanmälnings/kundtjänstfunktion med uppgift att ta emot felanmälningar från hyresgäster och andra, automatlarm med mera, skriva ut arbetsorder till entreprenörerna, återrapportera till den som gjort felanmälan samt sammanställa och analysera statistik över uppkomna fel. En sådan funktion skulle förbättra situationen i flera avseenden. Konsultens samtliga synpunkter i detta ämne redovisas i bilaga 1. Många nya initiativ för att förbättra rutinerna vid felanmälan Vid det seminarium som genomfördes med ett dussintal av dem som svarat på frågeformuläret, tog man upp frågan om hur beställarorganisationen på ett bättre sätt skulle kunna organisera felanmälansrutinen. Följande synpunkter noterades: Om felanmälan sker till entreprenören måste han åläggas att lämna en utförlig felstatistik. I andra branscher, som använder entreprenörer som utförare, är det en självklarhet att felanmälan ligger kvar hos huvudmannen, det vill säga hos den som har den affärsmässiga relationen till kunden. Flera beställare organiserar nu en så kallad Central help desk där kunden kan få all tänkbar service, inklusive felanmälan. 6. Erfarenheter av genomförandet 67

70 Slutsatser om genomförandet Ett försök till sammanfattning av de erfarenheter som förmedlats om entreprenadernas genomförande ser ut så här: Beställarna måste bli tydligare som beställare och följa upp sin beställning på ett mer affärsmässigt sätt. Cirka 1/3 av de som svarat tycker att kontraktet inte har efterlevts. Bristerna gäller bland annat dålig uppföljning och kontroll från beställarnas sida och ofullständig leverans från entreprenörerna. Bara 29 % av beställarna tycker att entreprenörens kvalitets- och miljö säkring fungerar. Detta är ett klart underbetyg åt både beställare och entreprenörer. Över hälften av beställarna tycker att entreprenörerna kommer med för få förbättringsförslag under entreprenadtiden. Samtidigt är det bara knappt 10 % av de undersökta entreprenaderna som innehåller spelregler eller incitamentskonstruktioner som stimulerar till ett mer aktivt förslags- och utvecklingsarbete. 68 Erfarenheter av driftentreprenad

71 7 Entreprenadens avslutning I detta sjunde avsnitt av frågeformuläret har följande frågor ställts till beställare, entreprenörer och upphandlingskonsulter: 7.1 Hur har informationen om objektet från entreprenören till beställaren fungerat under entreprenadtiden och i samband med entreprenadens avslutning? Hur har den ekonomiska uppföljningen och regleringen av tillkommande och avgående arbeten fungerat? Hur har beställarens uppföljning fungerat under entreprenadtiden och vid entreprenadens avslutning? Frågorna har fått många svar vilka samtliga redovisas i bilaga 1. I detta avsnitt följer en sammanställning och analys av de mest typiska svaren. 7.1 Informationshanteringen kräver fungerande rutiner När det gäller frågan om hur entreprenörens information om objektet till beställaren har fungerat under entreprenadtiden och i samband med entreprenadens avslutning är ett genomgående tema att informationen ofta överlämnas i samband med driftmöten, förvaltarmöten eller så kallade byggmöten. Sammanställning över de vanligaste svaren från beställarna: Vi får bra information vid regelbundet återkommande drift-, förvaltar- eller byggmöten. (5) Vi känner oss uppdaterade tack vare täta kontakter och återkommande möten. (4) Informationen fungerar ganska bra tack vare besiktningar innan och efter varje entreprenad. (3) På markentreprenaderna utförs lägeskontroller kontinuerligt. De ger bra information. (2) Informationen kommer sporadiskt förutom vid de årliga statuskontrollerna. (1) Informationen i allmänhet är bra, men informationen om felanmälningarna är undermålig. (1) 7. Entreprenadens avslutning 69

72 Efter en trög start går det nu bra med informationen. (1) Många uppgifter får vi via det datorstödda driftuppföljningssystemet. (1) Detta är ett förbättringsområde. Entreprenörens observationer borde komma in löpande. (1) Om entreprenören kan få en extra inkomst är informationen bra. (1) De svar som erhållits från entreprenörerna är genomgående positiva Nästan alla entreprenörer menar att informationshanteringen fungerar bra. Det är bara en entreprenör som uttryckt att det inte fungerar så bra. De tillfrågade upphandlingskonsulterna lämnar följande synpunkter: Informationen fungerar tyvärr dåligt i många fall. Entreprenören tar ofta för lätt på uppgiften att informera beställaren. Entreprenören har svårt att få fram de uppgifter som krävs av beställaren. Inga problem om detta har beaktats i förfrågningsunderlaget och om beställaren är aktiv och håller sig till förfrågan. Annars blir det givetvis problem. Slutsats Den slutsats som kan dras av detta är att det är viktigt att beställarens krav på information är tydligt uttryckta i förfrågningsunderlaget/kontraktet och att rutiner etableras (till exempel vid möten eller besiktningar) som gör att informationsöverföringen fungerar. Cirka 2/3 av beställarna tycker att dessa rutiner fungerar tillfredsställande. 7.2 Den ekonomiska regleringen fungerar Den genomgående trenden i svaren både från beställare och entreprenörer är att den ekonomiska uppföljningen och regleringen av tillkommande och avgående arbeten fungerar ganska bra. Sammanställning av beställarnas svar: I de flesta fall har detta fungerat rätt så bra. (10) 70 Erfarenheter av driftentreprenad

73 Regleringarna har redovisats och följts upp vid driftmötena. Ibland med à-priser. (3) Reglering av riktpriset sker 1 gång per år. (3) All extrafakturering redovisas innan fakturering. (1) Vi har haft ytterst få tillkommande och avgående arbeten. (1) Även entreprenörerna tycker att detta har fungerat bra Här följer deras kommentarer: Regleringarna har fungerat bra och utan meningsskiljaktigheter. Oftast på möten. (9) Vi har haft en rutin beskriven i kontraktet. Det har fungerat bra. (1) Beställarkraven är höga. Vi hade problem i början men nu funkar det efter 1 år. (1) Detta fungerar dåligt eftersom det inte är tydligt beskrivet i avtalet hur det skall gå till. (1) En upphandlingskonsult har uttryckt följande mening: Beställaren får ofta lita till uppgifter och fakta som levereras av entreprenören. Bättre om beställaren själv i större utsträckning tar fram och följer upp detta. Entreprenören är duktig på att få fram tillkommande arbeten och information som understöder dessa. Slutsats En slutsats av undersökningen är att en klar majoritet av de tillfrågade tycker att regleringen av entreprenadens ekonomi har fungerat. För att regleringen av tillkommande och avgående arbeten inte skall ställa till med problem under genomförandet är det bra om man i avtalet mellan parterna beskriver hur regleringar skall gå till. 7. Entreprenadens avslutning 71

74 7.3 Beställarnas uppföljning måste förbättras Beställarnas uppföljning av entreprenaden har kommenterats tidigare i denna redovisning, bland annat i avsnitt 6.1. Det finns inte någon enhetlig modell för hur beställaren skall följa upp entreprenaden. Det varierar med allt från att en beställare säger att någon uppföljning inte genomförs, eller att man som beställare inte har tid att följa upp, till att man genomför revisioner av objekten varje månad. Nedan återges några av beställarnas svar: Någon uppföljning av beställaren själv har inte skett. Vi har full koll. Uppföljningen kan förmodligen bli bättre med mer kontroller och uppföljningar. Efter en trög inledning fungerar uppföljningen relativt bra. Beställaren har viss tillgång till entreprenörens arbetsordersystem via det datorstödda uppföljningssystemet. Vi gör regelbundna revisionsbesiktningar och upptäcker då mycket brister. Vi har utfört två revisionsrundor per år samt sporadiska objektbesök. Bör utökas. Beställarorganisationen har utfört två revisioner per år samt två tre besiktningar varannan vecka. Vi följer upp via mediastatistik och övervakning via övervakningscentral, samt via revisioner av olika fastigheter. Och nu även genom löpande besiktning av ett stort antal fastigheter. Vi har stickprovskontroll, och har haft klart för oss vad som skall kontrolleras. Vid vissa tillfällen har entreprenören ensam utfört kontrollen, men i de flesta fall har beställaren haft en representant med. Några stickprov samt en rejäl kvalitetskontroll under avtalstiden. Revision varje månad har givit blandat resultat. Det är så enkelt hos oss. Har vi nöjda hyresgäster så har entreprenören gjort ett bra jobb. Nöjda hyresgäster = bra entreprenör. Vi har ej tid att följa upp. Entreprenörens egen uppföljning/egenkontroll 72 Erfarenheter av driftentreprenad

75 har ej fungerat. Vi har blivit tvungna att begära inchecklistor för samtliga arbeten. Under entreprenadtiden har inte bemanningen varit tillräcklig för egen kontroll och uppföljning, medan vi följde avetableringen mer noggrant eftersom den följde av nye entreprenörens statuskontroll. Entreprenörernas erfarenheter De tillfrågade entreprenörerna tycker dock att beställaren följer upp i tillräcklig omfattning. De nio entreprenörer som besvarat frågan ser positivt på saken. Det har fungerat bra genom kontakten på driftmötena med mera. (8) Beställaren utför regelbundet revisioner, slutbesiktningar och kontroller. (1) Två upphandlingskonsulter har kommenterat frågan på följande sätt: Detta med beställarens uppföljning fungerar dåligt. Nuvarande avtalsformer ger entreprenören större frihet än vad som kan vara hälsosamt. Det är inga problem med uppföljningen om beställaren avsätter lite tid för detta. Men det blir problem om beställaren nästan inte avsätter någon tid. Slutsats På samma sätt som svaren på frågan om beställarens organisation (6.1) visade på brister i beställarens uppföljning kan man i denna fråga konstatera att beställarna inte har någon gemensam uppfattning om vilka insatser som behövs för att följa upp entreprenörens arbete. Det är uppenbart att några beställare inte är bemannade för uppföljningsarbetet och även att lämpliga rutiner saknas i många fall. Frågan om lämpliga uppföljningsrutiner blir därmed en viktig utvecklingsuppgift. 7. Entreprenadens avslutning 73

76 8 Hyresgästernas/nyttjarnas erfarenheter I detta avsnitt har frågorna enbart riktats till objektens hyresgäster/nyttjare. Tolv svar har inkommit. Svaren fördelar sig så här: Fem svar från hyresgäster i kommunägda skolor där fastighetsdriften utförs av en entreprenör. Tre svar från lokalnyttjare på sjukhus/vårdcentraler där driften utförs av entreprenör. Två svar från hyresgäster i slottsbyggnader eller slottsområden som sköts av entreprenör. Ett svar från en nyttjare av mark, park och gator som sköts av en entreprenör. Ett svar från en hyresgäst på ett kontor där fastighetsdriften utförs av en entreprenör. Följande frågor har ställts till hyresgästerna/nyttjarna: 8.1 Har hyresvärden och hans medhjälpare skött sig på ett bra sätt för att upphandla och genomföra driftentreprenaden så att den tillfredsställer Dina behov som hyresgäst? 8.2 Upplever Du att den service som Du fått av entreprenören under entreprenadtiden överensstämmer med de överenskommelser om service som finns i Ditt hyresavtal? 8.3 Har den valde entreprenören skött sig på ett bra sätt? 8.4 Tycker Du att Du som hyresgäst/nyttjare har skött Dig på ett bra sätt gentemot hyresvärd och entreprenör? 8.1 Hyresgästerna är nöjda med sin hyresvärd Nästan alla hyresgäster är nöjda med hyresvärden. Endast en hyresgäst uppger missnöje. Här följer några exempel på uttalanden från nöjda hyresgäster: 74 Erfarenheter av driftentreprenad

77 Ja. Regelbundna möten och relationer som medger öppna och prestigelösa diskussioner. Hjälp att från början få med hyresgästägda system i ett hängavtal. Ja. Genomförandet är till stor belåtenhet. Ja. Det har hela tiden funnits en bra dialog mellan mig och fastighetsägaren samt entreprenören. Ja. Vi har tidigare erfarenheter att jämföra med och vi tycker att det fungerar mycket tillfredsställande nu. När vi behöver hjälp får vi det omgående. Alltid snabb hjälp och mycket vänligt bemötande. Den som brukar hjälpa oss är värd ett stort fång rosor. Den hyresgäst som är missnöjd uppger att entreprenören kommer för sällan. 8.2 Hyresgästerna tycker att servicen överensstämmer med hyresavtalet Hyresgästerna är nöjda med den service som entreprenören stått för under entreprenadtiden. Vidare anser de att de överenskommelser om service som finns i hyresavtalet har följts. Exempel på uttalanden från hyresgästerna: Den service som har getts i genomförandet har funnits ända ut i entreprenörens organisation. Återkommande möten och diskussioner om hyresavtalens innehåll har gett god transparens och medger att parterna tolkar avtalet på samma sätt. Därför att det är min samlade bedömning efter 25 år som hyresgäst i denna byggnad. 8.3 Hyresgästerna är nöjda med entreprenörens insatser De flesta hyresgästerna tycker att den valde entreprenören skött sig på ett bra sätt. Bara en hyresgäst är missnöjd. Exempel på uttalanden från nöjda hyresgäster: Alltid tillgängliga, samarbetsvilliga. De förstår vikten av att arbeta i en kulturhistorisk byggnad såsom brandskyddsarbete, antikvariskt skydd med mera. 8. Hyresgästernas/nyttjarnas erfarenheter 75

78 De har varit mycket kompetenta och haft ansvarskänslan att om möjligt lösa uppkomna problem. Gemensam målsättning att underlätta för verksamhetsrepresentanter genom mindre fakturering och mer som ligger i avtal. Regelbundna möten för att speciellt i början hantera kostnader som hamnat fel. Eftersom entreprenören redan hade goda kunskaper om huset, som vi är verksamma i, och personal som kände till systemen, förflöt entreprenaden i början väl. Den hyresgäst som är missnöjd uppger att entreprenören kommer för sällan. 8.4 Hyresgästerna är nöjda med sin egen insats De flesta hyresgästerna tycker att de själva, som hyresgäster/nyttjare, har skött sig på ett bra sätt gentemot hyresvärd och entreprenör. Även på denna fråga är svaren översvallande positiva. Endast en har avvikande uppfattning. Exempel på uttalanden från hyresgäster som är nöjda med sin egen insats: Jag upplever det som ett gott samarbete där vi kan kommunicera bra med varandra. Det tycker jag helt klart och därför svarar jag ja. Det har känts som om det funnits ett ömsesidigt förtroende mellan oss under hela entreprenaden. Som hyresgäst känner vi ett stort ansvar för den här ärorika byggnaden med dess omgivningar. Detta innebär att vi har ett högt säkerhetstänkande bland annat i form av en internt upprättad Brand- och säkerhetsmanual. Denna manual delges vår egen personal, såväl säsongsanställd som fast anställd, samt entreprenörer som utför arbeten åt fastighetsägaren. Den hyresgäst som är missnöjd med sin egen insats menar att vi kunde ringt och klagat själva. 76 Erfarenheter av driftentreprenad

79 Slutsats Som framgår av de redovisade svaren är hyresgästerna överlag nöjda både med hyresvärden, entreprenören och med sin egen roll som hyresgäst. När man läser svaren kan man givetvis glädjas åt detta, men samtidigt är det nödvändigt att komma ihåg att svaren kommer från ett litet antal hyresgäster. Möjligen finns en risk för att resultatet inte är helt representativt eftersom det kan vara så att det enbart är nöjda hyresgäster som svarat. 8. Hyresgästernas/nyttjarnas erfarenheter 77

80 9 Övriga frågor och synpunkter I detta nionde och avslutande avsnitt har beställare, hyresgäster/nyttjare, entreprenörer och upphandlingskonsulter fått möjlighet att dels svara på några övergripande frågor och dels beskriva ytterligare erfarenheter av driftentreprenader. De övergripande frågorna behandlar följande: 9.1 Har entreprenaden lyckats? 9.2 Kommer Ni att fortsätta med driftentreprenader? Svaren på fråga 9.1 och 9.2 finns redovisade i avsnitt 1.1 och 1.3 i denna skrift. 9.3 Hur vanligt är det att Aff-systematiken används? 9.4 Åt vilket håll går utvecklingen? 9.5 Övriga synpunkter. I nedanstående text redovisas svaren på frågorna Det är vanligt att Aff-systematiken används Samtliga aktörer tillfrågades om i vilken omfattning Aff-systematiken används då förfrågningsunderlag utformas. Svaren är sammanställda i följande tabell: Aff-systematikens användande Alltid Oftast Ibland Sällan Aldrig Beställare Hyresgäster 1 Entreprenörer Upphandlingskonsulter 3 1 Summa Erfarenheter av driftentreprenad

81 Sammanställningen visar att Aff-systemet används i de allra flesta fall. Det är bara en beställare som uppger att han aldrig använder Aff. När en fråga ställs direkt till beställaren visar det sig att han använder Aff-strukturen i sina förfrågningsunderlag, men att texterna under rubrikerna i Aff är hemmagjorda eftersom de enligt uppgift på ett bättre sätt avspeglar det som den beställaren vill ha utfört. De beställare och entreprenörer som anger att de sällan använder Aff-systemet är de som upphandlar markskötsel. 9.4 Antalet driftentreprenader kommer att öka! Samtliga aktörer ombads att fundera på om hur de tror att det kommer att se ut om fem år. Kommer antalet driftentreprenader då att öka eller minska? Svaren på frågan framgår av sammanställningen nedan. Svar från Antalet driftentreprenader kommer att öka bestå minska Beställare 14 7 Hyresgäster 1 2 Entreprenörer 10 3 Upphandlingskonsulter 4 Summa Sammanställningen visar att ingen av de svarande tror att antalet driftentreprenader kommer att minska. Majoriteten tror på en ökning. Några av motiven för detta anges nedan: För vår del ser fastighetsbeståndet ut så att köpt drift är det som fungerar bäst. Jag tror att det kommer att öka, eftersom det ännu inte är så vanligt att kommuner och landsting har fastighetsdriften på entreprenad. Det kommer att öka långsamt därför att det finns för få entreprenörer med rätt kompetens. 9. Övriga frågor och synpunkter 79

82 Jag tror att det kommer att öka därför att driften är en mycket stor del av fastighetskostnaden. Därför krävs effektivitet men även långsiktighet. Jag tror att det blir lika som nu. Vi har beslutat att vi inte skall hålla på med egen regi när det gäller fastighetsskötsel eller markskötsel utan att den skall handlas upp i konkurrens. Öka. Jag tror att de flesta offentliga fastighetsförvaltare inser att mångfald är bra. Sedan kan man alltid diskutera omfattningen. Öka. Jag uppfattar att det är en trend åt det hållet bland framförallt offentliga fastighetsägare. Ja öka. Vi ser möjligheter att få ner kostnaderna. Vi tror det blir lika som nu. En del kommuner kommer att gå tillbaka till egen regi, åtminstone delvis. Andra kommer att gå över till entreprenader. Pendeln är på väg tillbaka. Entreprenad löser inte alla problem. Öka. Trenden visar att det inte skall vara så många anställda i stat och kommun. Öka. Entreprenadformen är effektivare och troligen billigare än när kommunen sköter det själv. Öka. De sista fyra åren verkar tendensen vara att det kommer ut fler förfrågningar. Öka. Fastighetsägarna ser mer och mer de vinster (ökat fastighetsvärde) man får vid rätt upphandlad entreprenör. Öka. Jag tror att de egna driftorganisationerna blir för dyra. Lika som nu. Många beställare kommer att lägga ut på entreprenad för att prispressa, samtidigt som många är missnöjda och väljer att återgå till egen regi. Öka. Såväl beställare som leverantörer blir bättre och skickligare i sina roller, vilket leder till ökad effektivitet, trygghet och lägre kostnader. Lika som nu. Jag tror att trenden snart vänder tillbaka till egen regi, men det är inget man startar snabbt. Jag tror man börjar inse att entreprenörer inte är så intresserade av långsiktig driftekonomi, plus att det går att göra billigare i egen regi om det sköts bra. Öka. Det är fortfarande många som kommer att ompröva en verksamhet i egen regi och välja entreprenad istället. Balansen mellan egen regi och entreprenad är ännu ej uppnådd. 80 Erfarenheter av driftentreprenad

83 Slutsats Den slutsats som kan dras av svaren på fråga 9.3 och 9.4 är: Att Aff-systematiken nu är accepterad och allmänt tillämpad bland UFOS medlemmar. En brist är att Aff-systemet inte fungerar lika bra för mark entreprenader som för husentreprenader. Att antalet driftentreprenader kommer att öka. Av de 41 som tror att antalet driftentreprenader kommer att öka eller vara oförändrat, anger 10 att konkurrensupphandlad drift är effektivare, ger bättre skötselkvalitet och kan genomföras till lägre kostnader än arbete i egen regi. Egen regi kan vara väl så bra bara den sköts rätt Vid det seminarium som genomfördes med ett dussintal av de som svarat, tog man upp frågan om varför så många bedömer att antalet driftentreprenader kommer att öka. Följande synpunkt framfördes: Egentligen är detta med det snabbt växande antalet upphandlingar i konkurrens ett bevis på att de som driver fastighetsdrift och markdrift i egen regi inte lyckats upprätthålla samma effektivitet som man tvingas till i entreprenadbranschen. Men det finns egentligen inget som motsäger att man i egen regi skulle kunna ha samma effektivitet som i ett väl fungerande entreprenadföretag. Valet av om arbetena skall utföras i egen regi eller entreprenad förefaller mer vara en fråga om brist på tydlighet om vad som skall utföras, dålig ledning och frånvaro av utveckling i den organisation som utför driften i egen regi, än en allmän tilltro till att andra alltid kan göra samma jobb billigare. En rationellt utförd drift i egen regi borde kunna bli lika effektiv som arbetet i ett välskött entreprenadföretag. Men då krävs omfattande förändringar i både arbetssätt och ledning av egenregi-verksamheten. 9.5 Övriga kommentarer På denna plats i frågeformuläret gavs de svarande möjlighet att framföra fler erfarenheter av driftentreprenader. En fullständig redovisning av svaren finns i bilaga 1 punkt 9.5. Nedan redovisas ett urval av svaren. 9. Övriga frågor och synpunkter 81

84 Svar från beställare: Entreprenad är ett bra förfarande för åtaganden som är: intermittenta lätta att beskriva och följa upp lätta att bibehålla kompetens för lätta att erhålla konkurrens om, som har många aktörer på en regionallokal marknad. Entreprenad lämpar sig mindre bra för: process-, kunskaps- och erfarenhetsbaserade åtaganden branscher med dålig konkurrens, som har få aktörer på lokal/regional marknad. Personligen känner jag en viss skepsis inför den koncentration som sker till de större internationella drakarna genom uppköp av mindre regionala eller lokala aktörer. Den husansvarige driftteknikern måste få högre status och därmed högre lön. Denna tjänst är nyckeln till en fungerande entreprenad. Idag försvinner kompetent folk därför att yrket har för låg status. Det är mycket viktigt att beställaren är mycket aktiv och kompetent. Beställaren sätter ribban för entreprenadens kvalitet samt står för långsiktigheten. Erfarenheten från driften skall komma nya projekt till del. Frågeställningen är vilken kompetens som beställaren själv skall ha inom sin organisation. Min uppfattning är att vill man ha kreativitet i branschen är det funktionsupphandling som gäller. Samtidigt som det innebär att entreprenören måste vara på hugget om han skall förändra något, så skall han göra det omgående och inte vänta för länge, för då skördar inte entreprenören frukten av sin förändring. Om man övertar den personal som tidigare skött byggnaderna skall man snarast göra en rockad och inte behålla personal som jobbat i byggnaderna länge. Den personalen är ofta hemmablind och kommer att gå i samma fotspår oavsett vad entreprenören säger. Det blir lätt så här har vi alltid gjort, så varför skall vi ändra. Det viktigaste är utformningen av avtalet. Aff är en bit på väg, men det kan bli bättre. Både beställare och entreprenör bör räkna med att ha en renodlad kontrollfunktion. 82 Erfarenheter av driftentreprenad

85 Bilagor Sammanställningen av de insamlade svaren finns i bilaga 1. Bilagan finns för digital nedladdning på Bilaga 2, det använda frågeformuläret, presenteras i detta avsnitt. Använd gärna frågeformuläret som checklista för egen analys av erfarenheter från genomförda upphandlingar av fastighetsdrift. Denna bilaga finns även i elektronisk form på Bilagor 83

86 UFOS projekt Bilaga 2 Erfarenheter av driftentreprenader en utvärdering I detta frågeformulär har vi sammanställt ett antal frågor som gäller hur driftentreprenader upphandlas och genomförs. Undersökningen riktar sig till de personer som har erfarenheter av upphandling och genomförande av fastighetsdriftsentreprenader. Frågorna skall besvaras av både beställare, hyresgäster/nyttjare och anlitade entreprenörer. Vi vill be Dig att enbart ange Dina erfarenheter på de frågor som är riktade till Dig. I tabellen nedan anges de sidor som skall besvaras. Frågeområden Besvaras av Beställare Besvaras av Hyresgäst/ nyttjare Besvaras av Entreprenör 0. Uppgifter om entreprenaden Sid. 2 Sid. 2 Sid Motiven för upphandlingen Sid. 3 Sid Omfattningen av entreprenaden Sid. 4 Sid Förfrågningsunderlaget Sid. 5 Sid Den valda ersättningsformen Sid. 6 Sid Upphandlingsförfarandet Sid. 7 Sid Genomförandet av entreprenaden Sid. 8 Sid. 8 Sid Entreprenadens avslut Sid. 9 Sid Hyresgästerna/nyttjarnas erfarenheter Sid Övriga frågor och synpunkter Sid. 11 Sid. 11 Resultatet av undersökningen kommer dels att presenteras på ett seminarium i Stockholm den 13 april 2005 dels i skriftlig form som en publikation i UFOS serie. Till seminariet kommer alla att inbjudas som besvarat frågeformuläret. Insamlade uppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Uppgiftslämnarnas identitet kommer inte att visas i sammanställningarna. Gör så här Vi vill att Du besvarar frågorna utifrån de erfarenheter som Du har av en genomförd entreprenad. Om Du vill redovisa Dina erfarenheter från flera entreprenader kan Du fylla i ett nytt frågeformulär för varje entreprenad. Svaren skall baseras på iakttagelser i verkliga projekt och inte utgå från allmänna synpunkter på ämnet. Om Du vill framföra Dina allmänna kommentarer finns det möjlighet att skriva in övriga synpunkter i särskilda textrutor på varje sida och sist i dokumentet. I dessa textrutor kan Du framföra t.ex. hur Du tycker att det borde vara eller ge andra upplysningar som Du anser är av värde. Svaren De besvarade frågeformulären insänds senast den 28 februari 2005 per post eller via E-brev till: Sundsvik Konsult AB Tel Mob Soltorpsvägen 16 B DANDERYD konsult@sundsvik.se Tack för Din medverkan! OBS! Frågeformuläret bör sparas ner i datorn innan det besvaras Version och returneras som bilaga till ett E-brev. Svaren kan också postas. 84 Erfarenheter av driftentreprenad

87 Vem är Du som svarar? Namn: Företag: Postadress: E-postadress: Telefonnummer: Denna sida skall besvaras av alla Yrkeskategori: Kryssa för ett alternativ Jag som svarar är: Beställare Hyresgäst/nyttjare. Entreprenör. Annan Ange nedan vilket yrke Mobiltelefon: 0.1 Från vilken entreprenad gäller erfarenheterna? Ange nedan från vilken driftentreprenad som Du hämtat Dina erfarenheter 0.21 Objekt Ange den driftentreprenad från vilken Du har erfarenheterna. Objektets namn: Omfattning i antal kvm BRA: Beskrivning: 0.22 Tid Ange när entreprenaden startades och när den avslutades eller skall vara avslutad. Start Slut 0.25 Objekttyp: Kryssa för alternativ Mark, gata, skog, trädgård Bostadshus.. Kommunala byggnader Typ skolor, dagis, fritidsanläggn.. Kontorshus.. Köpcentra Upphandlingsform Kryssa för ett eller flera alt. Frekvensupphandling.. Funktionsupphandling.. Partnerskapsupph. Totalentreprenad.. Annan Ange typ nedan 0.24 Ersättningsform Kryssa för alternativ Fast pris. Löpande räkning.. Incitament. Annan Ange typ nedan Sjukvårdsbyggnader.. Industribyggnader.. Annan typ av byggnad Ange typ nedan: 0.26 Aff-systematiken Har Aff-systematiken använts vid utformning av förfrågningsunderlaget? Kryssa för: Ja Nej 0.2 Vilka arbetsuppgifter ingick i entreprenaden? Kryssa för de arbetsuppgifter som ingått i entreprenaden: Markskötsel Fastighetsdrift Felavhjälpande Planerat Tillsyn och underhåll underhåll skötsel Annat Beskriv vad som ingår. 0.3 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga upplysningar om hur Du vunnit de erfarenheter som Du redovisar i detta frågeformulär. 2 Bilagor 85