Avtalsuppföljning Farsta ungdomsboende för ensamkommande flyktingungdomar

Transkript

1 SOLNA STAD Socialförvaltningen Yohana Habtemariam SID 1 (1) SN/2016:278 TJÄNSTESKRIVELSE Avtalsuppföljning Farsta ungdomsboende för ensamkommande flyktingungdomar Förvaltningen har genomfört en ordinarie, dvs. en mer omfattande avtalsuppföljning, av verksamheten vid Farsta ungdomsboende för asylsökande och ensamkommande flyktingungdomar med permanent uppehållstillstånd (PUT). Verksamheten drivs på entreprenad av det kommunala vårdbolaget AB Vårljus. Uppföljningen har genomförts via granskning av diverse dokumentation som rutiner etc. samt via platsbesök i slutet av september av enhetschef, sektionschef, gruppledare tillika boendesamordnare samt kvalificerad administratör vid Flyktingbarnenheten. Från boendet medverkade vid platsbesöket verksamhetschef och handledare. Avtalsuppföljningen har genomförts utifrån upprättat avtal och i enlighet med förvaltningens rutin för avtalsuppföljning. I enlighet med bifogad rapport är den samlade bedömningen av genomförd avtalsuppföljning att Farsta ungdomsboende överlag uppfyller kraven avseende de områden som granskats. Av bifogad rapport framgår att verksamheten dock har vissa förbättringsområden. Efter att uppföljningen genomförts har förvaltningen pga. det minskade behovet av boendeplatser för målgruppen beslutat att inte förlänga gällande avtal. Detta innebär att verksamheten upphör helt vid årets slut och att några ungdomar kommer att erbjudas plats inom annat boende. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner avtalsuppföljningen avseende Farsta ungdomsboende. Beslutet ska expedieras till: Farsta ungdomsboende, AB Vårljus, Box 601, Solna Ann-Charlotte Fager Socialchef Björn Löfholm Enhetschef Bilaga: Avtalsuppföljning- Farsta ungdomsboende,

2 Avtalsuppföljning - boende för ensamkommande flyktingbarn Uppföljningen avser: Farsta Ungdomsboende (asyl-/put-boende), AB Vårljus Uppföljningens struktur Gällande avtal för de verksamheter som ska granskas är utgångspunkten för avtalsuppföljningen. Uppföljningen genomförs utifrån socialförvaltningens rutin för avtalsuppföljning av egna entreprenader och ramavtal. I aktuell avtalsuppföljning granskas ett antal områden utifrån upprättat avtal med AB Vårljus avseende Farsta ungdomsboende, ett asyl-/put-boende för ensamkommande flyktingbarn: Övergripande mål, metoder och arbetssätt Placering etc. Organisation och kompetensförsörjning Kvalitetsarbete Dokumentation Lokaler och säkerhet Kost Försäkringar Övrigt Inom vart och ett av dessa avtalsområden samt övrigt har ett antal relevanta och aktuella punkter valts utifrån vilka en bedömning görs enligt följande: innebär en enligt avtalet fullt acceptabel nivå, förbättringsåtgärder krävs inom viss tid. innebär en acceptabel nivå men det finns möjligheter till förbättringar, dvs. ett utvecklingsområde för verksamheten. Bristfällig innebär en i något avseende icke acceptabel nivå. För varje frågeställning där bedömningen bristfällig eller fungerande görs lämnas en förklaring till den gjorda bedömningen. Omdömet fungerande ska åtföljas av rekommendationer om förbättrings-/utvecklingsområden och denna bedömning kommer särskilt att bevakas vid nästa uppföljning. Omdömet bristfälligt ska åtföljas av att bristerna anges i rapporten samt uppgift om när bristerna senast ska vara åtgärdade. Slutligen redovisas också ev. kommentarer från utförarens sida efter den avstämning som gjorts om ev. förbättringsåtgärder och åtgärdsplaner. 1

3 4. Övergripande mål, metoder och arbetssätt Pkt 4: Verksamheten ska ha god tillgänglighet och ge tillräcklig information till den enskilde, uppdragsgivare och andra berörda. 5. Placering etc. Tydliga rutiner finns. Boendet har god fysisk tillgänglighet. Verksamheten är dock ej anpassad för funktionsnedsatta personer med rörelsenedsättning. Verksamheten har rutiner för information till de boende. Pkt 2, 3 och 4: Utifrån beställarens uppdrag ska utföraren för varje ungdom upprätta en genomförandeplan i samråd med såväl beställare som berörd ungdom och dennes eventuella företrädare. Verksamhetens genomförandeplan utgår från förvaltningens uppdrag. Boendet samverkar även med Flyktingbarnenhetens metodstödjare vad avser utvecklingen av dessa planer. Utföraren ska i samråd med beställaren se till att barn som behöver hälso- och sjukvårdsinsatser, inkl. psykiatrisk vård och behandling, får tillgång till sådan. Något otydliga rutiner, framgår även delvis i inskrivningsmaterial och verksamhetens rutin/mall för omsorgsbedömning. Om ungdomar avviker underrättas beställaren eller socialjouren snarast och senast inom ett dygn. När så är möjligt genomför utförarens personal eftersökning i närområdet. Beställaren, dvs. socialförvaltningen i Solna alternativt socialjouren tar ställning till eventuell efterlysning. Något otydliga rutiner kring vad som sker vid en avvikelse. 2

4 6. Organisation och kompetensförsörjning 6.1 Tillstånd: de för verksamheten har nödvändiga tillstånd och denna bedrivs i enlighet med de krav som ställs i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om hem för vård eller boende. 6.2 Organisation, pkt 1-2: Verksamheten ska ha en för uppdraget ändamålsenlig organisation och ett för uppdraget anpassat ledningssystem där ansvar och befogenheter klart framgår. Verksamheten ska ha en beredskap för att kunna bibehålla utlovad kvalitet trots medarbetares sjukdom, vakanser etc. 6.3 Ledningssystem, pkt 1-3: verksamhetens ledning är tillräckligt erfaren och kompetent. För verksamheten ska det finnas ansvarig chef samt utsedd ersättare för denne. Ansvarig chef eller dennes ersättare ska finnas tillgänglig alla dygnets timmar. Då boendet drivs som entreprenad ansvarar förvaltningen för att anmäla verksamheten som HVB till IVO, dvs. motsvarar tillstånd. Verksamheten lever upp till de krav som ställs på HVB enligt IVO. Verksamheten uppfyller avtalskraven. Boendet har det senaste tiden haft visa svårigheter att leva upp till kravet men har en dock en upparbetad vikariepool samt vidtagit åtgärder enligt följande punkt. Ansvariga chefer uppfyller krav som ställs på föreståndare för HVB. Verksamhetschef och boendechef har socionomexamen Boendechefen är för tillfället sjukskriven. Verksamhetschef för boendet är t.v. föreståndare. Verksamheten kommer att ta in en extern konsult som ska arbeta med att stärka personalgruppen för att på sikt minska personalomsättning. Boendechefer inom Vårljus har chefsberedskap med telefonjour och tillgänglighet utanför ordinarie arbetstid. 6.4 Personal, pkt 1-3: 3

5 Enligt 3 kap. 3 i Socialtjänstlagen (SoL) ska det för utförandet av socialnämndens uppgifter finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Enligt upprättat avtal ska utföraren tillse att verksamheten har en tillräcklig bemanning. vederbörliga kontroller görs beträffande personal och att personal som anställs introduceras i verksamheten. 7. Kvalitetsarbete etc. 7.1 Kvalitetssystem, pkt 1: Utföraren bör i enlighet med de krav som ställs i Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter ha ett ändamålsenligt ledningssystem för kvalitet som är väl förankrat i verksamheten. Medarbetare saknar i flera fall lämplig utbildning för arbete med målgruppen. Vårljus erbjuder dock utbildning via socialhögskolan för samtliga anställda. Verksamheten har haft problem med bemanning under sommaren Alla tjänster är dock tillsatta nu. Kontroll i belastningsregister görs vid anställning samt årligen för all personal. Tydliga rutiner finns. När ungdom skrivs ut från boendet fyller hen i en enkät som används till intern kvalitetsrevision. 7.2 Samverkan, information och anmälningsskyldighet, pkt 2: den placerade och berörda får tillräcklig information om verksamheten. 7.4 Dokumentation, pkt 2-3: dokumentation sker enligt gällande lagar och föreskrifter och att den placerade samt dennes behörige företrädare ges insyn i dokumentationen. Journaler, behandlingsplaner och övriga handlingar ska förvaras på ett betryggande sätt. 4

6 7.5 Lokaler och säkerhet, pkt 1-3: Utföraren ska tillhandahålla lokaler som är godkända för verksamheten, inkl. ur brandsäkerhetssynpunkt, och som är väl lämpade för denna samt hålla en god standard och ge den enskilde en trivsam miljö. Utföraren ska följa bestämmelserna i lagen om skydd mot olyckor och ha rutiner för utrymning vid brand och andra kritiska situationer. I samband med att fastigheten 2009 skulle nyttjas som HVB för ensamkommande gjordes en omfattande brandteknisk genomgång. Därefter har ingen brandstillsyn gjorts av räddningstjänsten. Fastighetsägaren har dock i maj 2016 besiktigat och godkänt brandlarmsystemet och utföraren har fortlöpande bedrivit ett systematiskt brandskyddsarbete. Förvaltningen ställer krav på att motsvarande verksamheter ska lämna kopia på protokoll från nyligen genomförd brandtillsyn via Räddningstjänsten men då verksamheten upphör vid årsskiftet och med hänsyn till nämnda åtgärder bedöms brandskyddet dock vara tillräckligt. Det ska finnas rutiner för att hantera hot och våld som är väl förankrade bland medarbetarna. 7.6 Kost: Utföraren ska tillhandahålla varierad och näringsriktig kost i tillräcklig omfattning och hänsyn ska tas till ev. önskemål och behov av specialkost. Saknas dock tydlighet i rutinerna kring vem som har ansvaret att ev. polisanmäla händelser. Boendet bedriver självhushåll. Ungdomarna lagar själva sin mat och får hjälp med att ekonomin. 1 gång i månaden åker personal tillsammans med ungdomarna för att storhandla som kan bestämma om de vill ha matpengar veckovis eller månadsvis. 5

7 8. Kommersiella villkor 8.7 Försäkringar: Utförare ska teckna och under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller beställaren skadeslös vid skada. Beställaren tecknar olycksfallsförsäkring som omfattar de boende. För att styrka att - nämnda försäkringar tecknats ska utföraren tillställa beställaren kopia på försäkringsbrev vid anmodan. Övrigt Uppföljning av avtalstillägg om fritidsersättning hur det fungerat. Boendet har informerat alla ungdomar om möjligheten till fritidsersättning. Ungdomarna använder sig av ersättningen. Boendet önskar vissa förtydliganden kring hur ersättningen kan användas. Förvaltningens boendesamordnare kommer att följa upp detta. Uppföljning av rutiner för mottagande och inskrivning hur det fungerat under Finns tydliga rutiner men det har förekommit vid något tillfälle att verksamheten inte kunnat ta emot med hänvisning till brist på personal. 6