24 Nya ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag (HFAB)

Transkript

1 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (3) KOMMUNSTYRELSEN Dnr KSF 2015/ Nya ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag (HFAB) Beslut Kommunstyrelsen beslutar: Förslaget till ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag ändras enligt följande; 1. Orden och inflytande i bolaget sist på sidan två under rubriken Bolagets uppdrag och syfte stryks. 2. Sammanställning av koncerngemensamma policydokument som gäller för bolaget sist på sidan 6 kompletteras med Äldrevisionen. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta: 1. Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag antas att gälla när de fastställts av bolagsstämman för Höörs Fastighetsaktiebolag, dock senast den 30 juni 2016, 2. Tidigare beslutade ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag upphör att gälla när de nu beslutade ägardirektiven fastställts av Höör Fastighetsaktiebolags bolagsstämma, dock senast den 30 juni Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade antog under 2011 de nu gällande ägardirektiven för HFAB ( , 89). Därefter har kommunfullmäktige under 2013 beslutat att Höörs Fastighetsaktiebolag ska fusioneras med sina dotterbolag Höörs Byggnads AB och Höörs Industribyggnads AB ( , 27). På grund av fusionen utarbetades nya ägardirektiv under 2014 men fullmäktige beslutade att återremittera ärendet för att det nyvalda kommunfullmäktige skulle få en chans att genomföra en processbelysning av direktiven ( , 89). Kommunstyrelsen beslutade 2015 hur arbetet med att ta fram ägardirektiv skulle tas fram ( , 286). Det har nu tagits fram ett förslag till ägardirektiv som skickats till HFAB som har möjlighet att komma in med synpunkter. Dessa synpunkter kommer att lämnas senast den 15 januari 2016 och kommer därför att läggas till ärendet i efterhand. Även eventuella kommentarer från verksamhetsutvecklaren kan komma att läggas till i efterhand. Kommunstyrelsen gjorde två ändringar i förslaget innan det överlämnades till kommunfullmäktige för beslut. Förslaget i korthet 1. Ägarens mål för verksamheten har förtydligats Kommunfullmäktiges mål har skrivits in i direktivet med ett förtydligande om vad målen innebär för fastighetsförvaltning. Justerande Utdragsbestyrkande

2 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (3) KOMMUNSTYRELSEN 2. Verksamhetens syfte, uppdrag och roll har förtydligats Syftet med att äga verksamheten och hur den bidrar till Höörs utveckling har förtydligats. Detta genom att tydliggöra att verksamheten bidrar till god samhällsutveckling och kommunfullmäktiges mål genom: o funktionella och ändamålsenliga lokaler som stödjer verksamheterna att nå sina mål o en kommun i tillväxt genom bostadsbyggande och möjlighet till boende för svaga grupper o professionell och effektiv förvaltning som i skötseln av fastigheterna agerar hållbart och har modet att gå före Dessa ledord har arbetats in under direktivets rubriker: inledning, bolagets uppdrag och syfte samt mål för Nya rubriker Text från 2011 års ägardirektiv har inarbetats under nya rubriker för att göra det mer läsvänligt. Det ska förtydligas att när det gäller den finansiella hanteringen har bolagets styrelse också att följa kommunens finanspolicy. Yrkanden Stefan Lissmark (S) yrkar att Äldrevisionen ska vara med i Sammanställning av koncerngemensamma policydokument som gäller för bolaget. Christer Olsson (M) yrkar att de fyra sista orden i sista meningen och inflytande i bolaget under rubriken Bolagets uppdrag och syfte ska strykas. Yrkandet biträds av Björn Andreasson (M), Erik Mårtensson (KD), Kenneth Kallin (MP), Annagreta Reinholdz (S), Lars-Olof Andersson (C) och Helena Ohlsson (SD). Beslutsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett yrkande från Christer Olsson (M) om att stryka en text samt ett yrkande från Stefan Lissmark (S) om ett tillägg. Ordföranden ställer proposition på yrkandena och finner att kommunstyrelsen beslutat i enlighet med kommunstyrelsens arbetsutskott med de av Christer Olsson (M) och Stefan Lissmark (S) yrkande ändringarna. Justerande Utdragsbestyrkande

3 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (3) KOMMUNSTYRELSEN Beslutsunderlag 1. Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott Utkast till ägardirektiv för HFAB. 3. Tjänsteskrivelse från verksamhetsutvecklaren., Synpunkter från HFAB (2 bilagor, Förslag till ägardirektiv, och remissvar, ) 5. Tjänsteskrivelse från verksamhetsutvecklaren med anledning av HFAB:s synpunkter, Reviderat Förslag till ägardirektiv, Justerande Utdragsbestyrkande

4 Förslag till ägardirektiv 7:e januari 2016

5 Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag (org. nr ) Inledning Höörs kommun är en kommun med knappt invånare. Kommunen vill gärna expandera och ser sig som en kommun i tillväxt. Kommunen driver ett antal verksamheter som skapar en enklare vardag för människor och organisationer. En viktig resurs för att nå kommunens vision och långsiktiga mål är Höörs Fastighetsaktiebolag, vilket är ett helägt bolag till kommunen. Detta ägardirektiv beskriver kommunens mål och ambitioner för bolaget under perioden Direktivet innehåller också kommunens förväntningar på driften av verksamheten. Bolagets uppdrag och syfte Bolagets uppdrag är att: - Bygga bostäder och verksamhetslokaler - Förvärva, förvalta, renovera och försälja fastigheter - Hyra ut fastigheter - Bedriva fastighetsrelaterade och hushållsnära tjänster/lov Syftet med verksamheten är att skapa god samhällsutveckling i hela kommunen. Genom att äga bolaget vill kommunen skapa förutsättningar för: Allas möjlighet till en god livs- och boendemiljö genom stimulerande och klimatsmarta lokallösningar Näringslivsutveckling genom attraktiva och tillgängliga lokaler God ekonomi genom samordnad, professionell och långsiktig hantering av kommunens fastigheter och lokaler Bolaget är en resurs för att genomföra kommunfullmäktiges mål, kommunens bostadsförsörjningsprogram och energieffektiviseringsprogram. Motivet till att lägga verksamheten i bolagsform är att uppnå effektivitetsvinster som gagnar dem som nyttjar bolagets tjänster, utan att det går ut över den totala kommunala organisationen. I utförandet av uppdragen ska effekter på kommunkoncernen och kommuninvånarna beaktas. Ett nära samspel och samarbete ska ske med kommunens förvaltning. Vid uthyrning av bostäder ska hyresgästerna ges möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Mål för perioden God livsmiljö och boende Bolaget är en resurs för att skapa tillväxt och goda livsförutsättningar i kommunen. I syfte att öka tillgången på bostäder ska bolaget stå för ny- och ombyggnation med modet att gå före där hållbara och arkitektoniska lösningar och värden prioriteras. I syfte att bidra till integration och goda levnadsvillkor ska bolaget arbeta utifrån bostadsförsörjningsprogrammet. Hyresgästerna upplever en god livsmiljö. Målet omfattar så väl bostadsgäster som lokalgäster. För lokalgäster innebär målet att så väl hyresgäst som medarbetare och nyttjare ska uppfatta miljön som god. Målen tillhör medborgar- och kundperspektivet. 2

6 Tillgängliga och professionella Stort kunnande inom fastighetsförvaltning med hög tillgänglighet till service och tjänster. Bolaget har att förvalta fastigheterna väl och agera för förtätning och effektivare lokalutnyttjande där möjlighet finns. Bolaget är en kompetensresurs till kommunen för lokalförsörjning och då lokaler erbjuds som bostäder. Målet tillhör verksamhetsperspektivet. Innovativa och ansvarfulla Bolaget ska arbeta nydanande och vara en attraktiv arbetsgivare. Verksamheten och medarbetarna arbetar för funktionella och hållbara lösningar. Målet tillhör medarbetarperspektivet. Långsiktig hållbar ekonomi Öka den positiva påverkan på miljön Bolaget ska vid utförandet av tjänster, service och byggnationer öka den positiva påverkan på miljön. Målet innebär också att bolaget utifrån sitt uppdrag ska agera för att hyresgästernas positiva påverkan på miljön ökar och stödja hyresgäster till en hållbar livsmiljö. Ekonomiskt resultat Förväntningar på att det totala resultatet ska skapa förutsättningar för konsolidering, återinvestering och avkastning. Avkastningskrav Höörs kommun skall årligen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Denna avkastning ska beräknas som den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneräntan med ett påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit. Målen tillhör det ekonomiska och ägarperspektivet Förväntningar på uppdragets genomförande Bolagets finansiering Bolagets verksamhet ska finansieras genom hyresintäkter och ersättning för sålda tjänster. Bolagets kassaflöde ska möjliggöra att investeringar självfinansieras. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka kommunen kan lämna kommunal borgen. En marknadsmässig borgensavgift utgår i dessa fall. Borgensavgiften regleras av kommunfullmäktige genom särskilt beslut. Bolaget ska följa den av fullmäktige fastställd finanspolicy. Bolaget ska samverka med kommunen med uppgifter inom finansförvaltningen för att uppnå ökad koncernnytta som t ex betalningssystem och likviditet, samt vara ansluten till kommunens koncernkonto. Försäljning och förvärv av fastigheter Bolaget får sälja fastigheter om högst 20 mkr per år. Försäljning därutöver skall beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. All försäljning av fastigheter skall samrådas med kommunen och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Försäljning får ske genom bildande av nya aktiebolag som är underställda Höörs Fastighets AB. 3

7 Bolaget får förvärva fastigheter motsvarande 20 MSEK per år. Vid förvärv ska fastighetens miljöskuld analyseras och kostnadsberäknas. Alla förvärv av fastigheter anmäls till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Riskexponering och värdering av fastigheterna Bolaget ska arbeta aktivt med att identifiera och hantera riskerna i verksamheten. I analysen av risk ingår ekonomiska så väl som miljömässiga och sociala risker. Värdering av fastighetsbeståndet skall göras vid tecken på värdeförändring, eller vart tionde år, av en oberoende extern konsult. Värderingen är till grund för över- eller undervärdering i bokslutet. Samarbete och samordning med kommunkoncernen Bolaget ansvarar för att dess verksamheter och upphandlingar samordnas med övriga nämnder och bolag för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska också samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska vara en aktör i kommunens strategiska byggprojekt. Bolaget ska biträda kommunen med framtagande av projekterings- och beslutsunderlag. Ekonomisk reglering sker i samband med tillträdande eller senast tre år efter framtagande av projekteringsarbetet och beslutsunderlaget. Bolaget ska också ge underlag till svar på frågor som ställs i nämnder, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Styrelsearbetet, arvodering och vd Styrelsen ska för sitt arbete ha en aktuell och för verksamheten anpassad arbetsordning med en årsarbetsplan, vd-instruktion samt rapportinstruktion. Ersättning till förtroendevalda styrelseledamöter utgår enligt det gällande arvodesreglementet som är antaget av kommunfullmäktige och bolagsstämma. Beslut om att anställa vd fattas av bolagets styrelse i samråd med kommunstyrelsen. Årsredovisning, ekonomiska planering och uppföljning Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats för att leva upp till dessa direktiv och till kommunfullmäktiges vision och mål för mandatperioden. Förvaltningsberättelsen ska också innehålla hur styrelsen drivit sitt arbete, en hållbarhetsredovisning och hur dessa ägardirektiv följts. Bolagets ekonomiska planering och redovisning ska vara sådan att den kan samordnas med kommunens. Bolaget ska rapportera i enlighet med instruktioner från kommunstyrelsen för att uppfylla bestämmelserna om sammanställd redovisning i lagen om kommunal redovisning. Offentlighetsprincipen och information till allmänhet och intressenter Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. Bolaget ska, om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Bolaget ska leva upp till offentlighetsprincipen och diarieföra sina handlingar. 4

8 Ägardialog och styrning Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. På ägarens initiativ ska ägardialog hållas minst 2 gånger per år och bolaget ska initiera möten med ägaren om omständigheterna så påkallar. Ärenden som ska hanteras av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige ska hantera frågor av större viktig eller principiell karaktär. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas bland annat: a) Större investeringar i enskilda projekt över 20 MSEK (exklusive moms) eller ändrar verksamhetens inriktning och/eller påverkar ägarens ekonomi, eller är av strategisk betydelse för kommunen b) Förvärv av fastigheter överstigande 20 MSEK c) Försäljningar av fastigheter överstigande 20 MSEK. Avyttringar av fastigheter i övrigt får ske först efter samråd med ägaren i enlighet med dessa direktiv d) Ingående av borgensförbindelse e) Väsentliga förändringar av verksamhet t ex start eller avveckling av rörelsegrenar f) Ändring av aktiekapital g) Bildande, fusion eller förvärv av aktier i andra bolag. Dotterbolag får dock bildas vid försäljning av fastigheter utan kommunfullmäktiges beslut h) Bolagets finanspolicy 1 i) Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om fråga är av sådant slag att den skall underställas kommunfullmäktige, skall frågan underställas kommunfullmäktige. Information till ägaren Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen översända kopior av: protokoll från bolagets styrelsesammanträde/bolagsstämma affärsplan årsredovisning revisionsberättelse/revisionsrapporter en ekonomisk rapport i enlighet med kommunens uppföljningsrutiner och en balansräkning två gånger per år två gånger per år lämna en rapport om uthyrningsläget gällande policydokument och instruktioner Kommunens direktivrätt Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. 1 Finanspolicyn för Höörs kommun (antagen 2010) anger att Styrelserna i kommunkoncernens företag skall fastställa en finanspolicy som i tillämliga delar skall baseras på denna policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv och avtal. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker. Antagandet av bolagets finanspolicy är idag delegerad till bolagsstyrelsen. Ändras kommunens finanspolicy kan bolaget behöva lyfta sin policy till kommunfullmäktige. 5

9 Ägarens uppföljning av bolagets måluppfyllelse och verksamhet Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över verksamheten och har att årligen fatta beslut om huruvida bolagets verksamhet drivs inom den kommunala kompetensen. Som stöd för kommunstyrelsens uppsiktsplikt ska det i bolagets förvaltningsberättelse lämnas uppgifter på hur styrelsen och verkställande direktören anser att det kommunala ändamålet med bolagets uppfyllts och i vilken utsträckning bolaget lever upp till ägardirektivet. Lekmannarevisionens granskningsrapport Det åligger bolagets lekmannarevisor att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket. Sammanställning av koncerngemensamma policydokument som gäller för bolaget Kommunfullmäktiges mål för mandatperioden Bostadsförsörjningsprogrammet Finanspolicy Handikappolitiskt program Miljömål och energieffektiviseringsplanen IT-policy/IT-strategi Arkivreglemente Arvodesreglementet Representationspolicy Resepolicy Inköps- och upphandlingspolicy Direktivet är antaget på bolagsstämman dd/mm/åå. Direktivet godkändes dessförinnan kommunfullmäktige i Höörs kommun (dd/mm/åå/). Det gäller framtilldess ett nytt direktiv antas 6

10 Bilaga 1 Kommunfullmäktiges vision och mål för mandatperioden Vision Höörs kommun är en mötesplats som tar vara på och utvecklar individens kreativitet, där idén om en hållbar utveckling drivits långt och där naturens möjligheter tas tillvara för boende, fritid och företagande. (Vision 2025) Mål för mandatperioden Mål God livsmiljö och boende för alla Tillgängliga och professionella Innovativa och ansvarsfulla Långsiktig hållbar ekonomi Motiv Motiv till målet: medborgarnas förändrade livssituationer ställer högre krav på boendemiljön vill kommunfullmäktige: Förstärka integrationen i vårt samhälle. Det ska vara välkomnande, tryggt och enkelt att bo, leva och arbeta i Höörs kommun. Här ska finnas en äldreomsorg med hög kvalitet och en skola som ger en värdegrund, studieresultat, trygghet och arbetsro. Stimulera Höörsborna att skapa sig goda livsförutsättningar. Det innebär bland annat att ge möjlighet för medborgarna att ta eget ansvar, vara delaktiga i samhälls-utvecklingen och att agera för ren luft, vatten och miljö. Ha ett attraktiv boende i hela kommunen; fler boendealternativ med anpassningsbart boende, ett förtätat boende samt tillgänglig och enkla färdsätt. Målet tillhör medborgarperspektivet. Motiv till målet: För att möta kommande samhällsförändringar med god tilltro till våra verksamheter behövs fokus på: Hur tjänster och service tillgängliggörs för medborgarna. Yrkeskunnigt och bra bemötande från medarbetare och förtroendevalda. Målet tillhör verksamhetsperspektivet. Nya förväntningar på vår verksamhet gör att vi behöver arbeta nydanade för att ha en tillgänglig och professionell service med medborgaren i fokus. Därför behöver vi: Ge en känsla av sammanhang där medarbetarna får förutsättningar att ta eget ansvar. Vara en attraktiv arbetsgivare för att ha en god personalförsörjning. Målet tillhör medarbetarperspektivet. En långsiktighet i den ekonomiska planeringen behövs för att möta utökat kommunalt ansvar, demografiska förändringar och krissituationer i omvärlden, samtidigt som förutsättningar ges för att framtida medborgare också kan ha goda livsvillkor. För att ha en god hushållning med resurser och god samhällsutveckling behöver vi: Agera förebyggande och samverka. Här behövs en samvekan mellan kommunen, medborgaren, frivilliga organisationer så väl som företag, 7

11 Sammanställt av Helena Sjöholm Verksamhetsutvecklare andra kommuner och intressenter. Vi behöver också säkra att beslut och aktiviteter har en positiv påverkan på samhället och miljön. Minska framtida kostnader genom att agera för effektiviseringar och hållbara upphandlingar dvs att tjänster och produkter i vår verksamhet produceras under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. 8

12 Datum Dnr KSF 2013/333 Sida 1 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna ägardirektiven, under förutsättning att bolagets styrelse har inkommit med sina synpunkter. Inledning Ett förslag till ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag har tagits fram av en styrgrupp. Denna skrivelse tar upp förslagets viktigaste innehåll. Motiv till att ta fram ett ägardirektiv handlar om att tydligöra ägarens förväntningar på bolaget. Det som är särskilt intressant är att tydliggöra: Motiv till att äga verksamheten Hur verksamheten bidrar till kommunens utveckling och den samhällsnytta verksamheten ska bidra med till kommunen och kommunmedborgarna Vilka mål ägaren har på verksamheten Kommunstyrelsen har att årligen följa upp att verksamheten drivs inom den kommunala kompetensen. En grund för uppföljningen är ägardirektivet. Information om ägardirektivet lämnades på kommunfullmäktige den 16:e december Vad innebär det förslaget? Ägarens mål för verksamheten har förtydligats Kommunfullmäktiges mål har skrivits in i direktivet med ett förtydligande om vad målen innebär för fastighetsförvaltning. Verksamhetens syfte, uppdrag och roll har förtydligats Syftet med att äga verksamheten och hur den bidrar till Höörs utveckling har förtydligats. Detta genom att tydliggöra att verksamheten bidrar till god samhällsutveckling och kommunfullmäktiges mål genom: o funktionella och ändamålsenliga lokaler som stödjer verksamheterna att nå sina mål o en kommun i tillväxt genom bostadsbyggande och möjlighet till boende för svaga grupper o professionell och effektiv förvaltning som i skötseln av fastigheterna agerar hållbart och har modet att gå före Dessa ledord har arbetats in under direktivets rubriker: inledning, bolagets uppdrag och syfte samt mål för Nya rubriker Text från 2011 års ägardirektiv har inarbetats under nya rubriker för att göra det mer läsvänligt. Det ska förtydligas att när det gäller den finansiella hanteringen har bolagets styrelse också att följa kommunens finanspolicy. Hur har förslaget till direktiv tagits fram? Förslagen har arbetats fram av styrgruppen bestående av: kommunstyrelsens arbetsutskott: med motivet att ägarstyrningen är delegerad till kommunstyrelsen

13 Datum Dnr KSF 2013/333 Sida 2 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET gruppledarna: utifrån det samhällspolitiska perspektivet och ansvaret för dialogen med sitt parti. Kommunfullmäktiges ordförande hålls informerad om arbetet. För att få fram ett direktiv har styrgruppen diskuterat: 1. Vad vill ägaren få ut av HFAB? 2. Vilka mål gäller för HFAB? 3. Vilka krav finns på bolagets finansiering, fastighetsutveckling och styrning 4. Ägarrollen I syfte att konkretisera HFABs roll och den samhällsnytta HFAB bör bidra med till 2020 har en enkät gått ut till kommunfullmäktiges ledamöter samt verksamhetsansvariga för kommunstyrelsen, barnoch utbildning, socialnämnd och kultur- och fritid. I enkäten ställdes frågor om: samhällsnytta HFAB bidrar med vad HFAB bör ta höjd för utifrån nya samhällstrender god livsmiljö 2025 hur HFAB, genom uthyrning av lokaler, kan bidra till att verksamheterna når sina mål och ambitioner Motivet till frågorna är att kommunen och bolaget är en del av omvärlden och påverkas av trender och beslut som fattas av andra. För att komma fram till en inriktning på ovanstående frågor behövs en omvärldsanalys. Hur arbeta med ägardirektivet? Det är bolagets styrelse som har att agera för att verksamheten lever upp till ägardirektivet. Dialog om direktivets uppfyllelse sker två gånger per år i samband med ägardialogerna. Kommunstyrelsen har också en uppföljningsplikt som innebär att kommunstyrelsen har att följa bolagets utveckling och framför allt hur verksamheten förhåller sig till den kommunala kompetensen. Ett särskilt beslut om detta ska fattas årligen. Reflektioner Ett förslag har lyfts om att ägarstyrningen kan förstärkas genom att dokumentera arbetssätt och rutiner för ägarstyrningen och då till exempel: Instruktioner till stämmoombuden Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Ägardialogen Förslag på arbetsrutiner kommer att tas fram under vintern. Informationsunderlag Förslag till ägardirektiv, daterat Bolagsordning 2014 Befintligt ägardirektiv, daterat , 89 Sammanställt av Helena Sjöholm Verksamhetsutvecklare

14 Förslag till ägardirektiv 1:e december 2015

15 Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag (org. nr ) Inledning Höörs kommun är en kommun med knappt invånare. Kommunen vill gärna expandera och ser sig som en kommun i tillväxt. Kommunen driver ett antal verksamheter som skapar en enklare vardag för människor och organisationer. En viktig resurs för att nå kommunens vision och långsiktiga mål är Höörs Fastighetsaktiebolag, vilket är ett helägt bolag till kommunen. Detta ägardirektiv beskriver kommunens mål och ambitioner för bolaget under perioden Direktivet innehåller också kommunens förväntningar på driften av verksamheten. Bolagets uppdrag och syfte Bolagets uppdrag är att: - Bygga bostäder och verksamhetslokaler - Förvärva, förvalta, renovera och försälja fastigheter - Hyra ut fastigheter - Bedriva fastighetsrelaterade och hushållsnära tjänster/lov. Lov ryms inom begreppet hushållsnära tjänster och borde inte skrivas ut. Skrivningen kan tolkas som vi ska vara LOV-entreprenörer. Det borde vara en styrelsefråga att besluta på vilket sätt vi ska arbeta med hushållsnäratjänster och grundas på affärsmässighet. Syftet med verksamheten är att skapa god samhällsutveckling i hela kommunen. Genom att äga bolaget vill kommunen skapa förutsättningar för: Allas möjlighet till en god livs- och boendemiljö genom stimulerande och klimatsmarta lokallösningar Näringslivsutveckling genom attraktiva och tillgängliga lokaler God ekonomi genom samordnad, professionell och långsiktig hantering av kommunens fastigheter och lokaler Bolaget är en resurs för att genomföra kommunfullmäktiges mål, kommunens bostadsförsörjningsprogram och energieffektiviseringsprogram. Motivet till att lägga verksamheten i bolagsform är att uppnå effektivitetsvinster som gagnar dem som nyttjar bolagets tjänster, utan att det går ut över den totala kommunala organisationen. I utförandet av uppdragen ska effekter på kommunkoncernen och kommuninvånarna beaktas. Ett nära samspel och samarbete ska ske med kommunens förvaltning. Vid uthyrning av bostäder ska hyresgästerna ges möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. På vilket sätt ger man hyresgästerna inflytande i bolaget? Är det tänkt som en hyresgästreprentant liknande arbetstagarrepresentant? Behöver förtydligas. Mål för perioden Målen basers på KF:s mål för mandatperioden God livsmiljö och boende Bolaget är en resurs för att skapa tillväxt och goda livsförutsättningar i kommunen. I syfte att öka tillgången på bostäder ska bolaget stå för ny- och ombyggnation med modet att gå före där hållbara och arkitektoniska lösningar och värden prioriteras. I syfte att bidra till integration och goda levnadsvillkor ska bolaget arbeta utifrån bostadsförsörjningsprogrammet. Att gå först är kostnadsdrivande. De som driver utvecklingen får ta utvecklingskostnaderna.

16 Hyresgästerna upplever en god livsmiljö. Målet omfattar så väl bostadsgäster som lokalgäster. För lokalgäster innebär målet att så väl hyresgäst som medarbetare och nyttjare ska uppfatta miljön som god. Målen tillhör medborgar- och kundperspektivet. Tillgängliga och professionella Stort kunnande inom fastighetsförvaltning med hög tillgänglighet till service och tjänster. Bolaget har att förvalta fastigheterna väl och agera för förtätning och effektivare lokalutnyttjande där möjlighet finns. Bolaget är en kompetensresurs till kommunen för lokalförsörjning och då lokaler erbjuds som bostäder. Målet tillhör verksamhetsperspektivet. Innovativa och ansvarfulla Bolaget ska arbeta nydanande och vara en attraktiv arbetsgivare. Verksamheten och medarbetarna arbetar för funktionella och hållbara lösningar. Målet tillhör medarbetarperspektivet. Långsiktig hållbar ekonomi Öka den positiva påverkan på miljön Bolaget ska vid utförandet av tjänster, service och byggnationer öka den positiva påverkan på miljön. Målet innebär också att bolaget utifrån sitt uppdrag ska agera för att hyresgästernas positiva påverkan på miljön ökar och stödja hyresgäster till en hållbar livsmiljö. Formuleringen kan medverka till syftningsfel och bör därför omformuleras så det tydligt framgår att det handlar om att minska och på sikt eliminera negativ miljöpåverkan. Ekonomiskt resultat Förväntningar på att det totala resultatet ska skapa förutsättningar för konsolidering, återinvestering och avkastning. Avkastningskrav Höörs kommun skall årligen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Denna avkastning ska beräknas som den för Förväntningar på uppdragets genomförande Bolagets finansiering Bolagets verksamhet ska finansieras genom hyresintäkter och ersättning för sålda tjänster. Bolagets kassaflöde ska möjliggöra att investeringar självfinansieras. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka kommunen kan lämna kommunal borgen. En marknadsmässig borgensavgift utgår i dessa fall. Borgensavgiften regleras av kommunfullmäktige genom särskilt beslut. Investeringar är i sin natur långsiktiga vilket innebär att alla investeringar kan belånas till 100 % enligt texten. Detta innebär en mycket stor risk för överbelåning (mer lån än fastighetens värde) vid marknads- eller hyreskontraktsförändringar. Redan idag har HFAB en belåningsgrad på hela 94 % mot bokfört värde. Bolaget ska följa den av fullmäktige fastställd finanspolicy. Bolaget ska samverka med kommunen med uppgifter inom finansförvaltningen för att uppnå ökad koncernnytta som t ex betalningssystem och likviditet, samt vara ansluten till kommunens koncernkonto. Försäljning och förvärv av fastigheter Bolaget får sälja fastigheter om högst 20 mkr per år. Försäljning därutöver skall beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. All försäljning av fastigheter skall samrådas med kommunen och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Försäljning får ske genom bildande av nya aktiebolag som är underställda Höörs Fastighets AB. Vid försäljning av fastigheter ska HFAB samråda med kommunen och anmäla till KS och KF. Vem är kommunen, när den inte är KS eller KF?

17 Bolaget får förvärva fastigheter motsvarande 20 MSEK per år. Vid förvärv ska fastighetens miljöskuld analyseras och kostnadsberäknas. Alla förvärv av fastigheter anmäls till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Innebär detta att HFAB inte får köpa för mer än 20 MSEK per år eftersom HFAB ej kan tillfråga KF? Riskexponering och värdering av fastigheterna Bolaget ska arbeta aktivt med att identifiera och hantera riskerna i verksamheten. I analysen av risk ingår ekonomiska så väl som miljömässiga och sociala risker. Värdering av fastighetsbeståndet skall göras vid tecken på värdeförändring, eller vart tionde år, av en oberoende extern konsult. Värderingen är till grund för över- eller undervärdering i bokslutet. Samarbete och samordning med kommunkoncernen Bolaget ansvarar för att dess verksamheter och upphandlingar samordnas med övriga nämnder och bolag för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska också samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska vara en aktör i kommunens strategiska byggprojekt. Bolaget ska biträda kommunen med framtagande av projekterings- och beslutsunderlag. Ekonomisk reglering sker i samband med tillträdande eller senast tre år efter framtagande av projekteringsarbetet och beslutsunderlaget. Bolaget ska också ge underlag till svar på frågor som ställs i nämnder, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Styrelsearbetet, arvodering och vd Styrelsen ska för sitt arbete ha en aktuell och för verksamheten anpassad arbetsordning med en årsarbetsplan, vd-instruktion samt rapportinstruktion. Ersättning till förtroendevalda styrelseledamöter utgår enligt det gällande arvodesreglementet som är antaget av kommunfullmäktige och bolagsstämma. Beslut om att anställa vd fattas av bolagets styrelse i samråd med kommunstyrelsen. Årsredovisning, ekonomiska planering och uppföljning Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats för att leva upp till dessa direktiv och till kommunfullmäktiges vision och mål för mandatperioden. Förvaltningsberättelsen ska också innehålla hur styrelsen drivit sitt arbete, en hållbarhetsredovisning och hur dessa ägardirektiv följts. Bolagets ekonomiska planering och redovisning ska vara sådan att den kan samordnas med kommunens. Bolaget ska rapportera i enlighet med instruktioner från kommunstyrelsen för att uppfylla bestämmelserna om sammanställd redovisning i lagen om kommunal redovisning. Offentlighetsprincipen och information till allmänhet och intressenter Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. Bolaget ska, om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Bolaget ska leva upp till offentlighetsprincipen och diarieföra sina handlingar.

18 Ägardialog och styrning Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. På ägarens initiativ ska ägardialog hållas minst 2 gånger per år och bolaget ska initiera möten med ägaren om omständigheterna så påkallar. Ärenden som ska hanteras av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige ska hantera frågor av större viktig eller principiell karaktär. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas bland annat: a) Större investeringar i enskilda projekt över 20 MSEK (exklusive moms) eller ändrar verksamhetens inriktning och/eller påverkar ägarens ekonomi, eller är av strategisk betydelse för kommunen b) Förvärv av fastigheter överstigande 20 MSEK c) Försäljningar av fastigheter överstigande 20 MSEK. Avyttringar av fastigheter i övrigt får ske först efter samråd med ägaren i enlighet med dessa direktiv Vem är ägaren här? Tidigare i direktivet står det KF. d) Ingående av borgensförbindelse e) Väsentliga förändringar av verksamhet t ex start eller avveckling av rörelsegrenar f) Ändring av aktiekapital g) Bildande, fusion eller förvärv av aktier i andra bolag. Dotterbolag får dock bildas vid försäljning av fastigheter utan kommunfullmäktiges beslut h) Bolagets finanspolicy i) Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om fråga är av sådant slag att den skall underställas kommunfullmäktige, skall frågan underställas kommunfullmäktige. Information till ägaren Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen översända kopior av: protokoll från bolagets styrelsesammanträde/bolagsstämma affärsplan årsredovisning revisionsberättelse/revisionsrapporter en ekonomisk rapport i enlighet med kommunens uppföljningsrutiner och en balansräkning två gånger per år två gånger per år lämna en rapport om uthyrningsläget gällande policydokument och instruktioner Kommunens direktivrätt Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. Ägarens uppföljning av bolagets måluppfyllelse och verksamhet Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över verksamheten och har att årligen fatta beslut om huruvida bolagets verksamhet drivs inom den kommunala kompetensen. Som stöd för kommunstyrelsens uppsiktsplikt ska det i bolagets förvaltningsberättelse lämnas uppgifter på hur styrelsen och verkställande direktören anser att det kommunala ändamålet med bolagets uppfyllts och i vilken utsträckning bolaget lever upp till ägardirektivet.

19 Lekmannarevisionens granskningsrapport Det åligger bolagets lekmannarevisor att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket. Sammanställning av koncerngemensamma policydokument som gäller för bolaget Kommunfullmäktiges mål för mandatperioden Bostadsförsörjningsprogrammet Finanspolicy Handikappolitiskt program Miljömål och energieffektiviseringsplanen IT-policy/IT-strategi Arkivreglemente Arvodesreglementet Representationspolicy Resepolicy Inköps- och upphandlingspolicy Direktivet är antaget på bolagsstämman dd/mm/åå. Direktivet godkändes dessförinnan kommunfullmäktige i Höörs kommun (dd/mm/åå/). Det gäller framtilldess ett nytt direktiv antas

20 Bilaga 1 Kommunfullmäktiges vision och mål för mandatperioden Vision Höörs kommun är en mötesplats som tar vara på och utvecklar individens kreativitet, där idén om en hållbar utveckling drivits långt och där naturens möjligheter tas tillvara för boende, fritid och företagande. (Vision 2025) Mål för mandatperioden Mål God livsmiljö och boende för alla Tillgängliga och professionella Innovativa och ansvarsfulla Långsiktig hållbar ekonomi Motiv Motiv till målet: medborgarnas förändrade livssituationer ställer högre krav på boendemiljön vill kommunfullmäktige: Förstärka integrationen i vårt samhälle. Det ska vara välkomnande, tryggt och enkelt att bo, leva och arbeta i Höörs kommun. Här ska finnas en äldreomsorg med hög kvalitet och en skola som ger en värdegrund, studieresultat, trygghet och arbetsro. Stimulera Höörsborna att skapa sig goda livsförutsättningar. Det innebär bland annat att ge möjlighet för medborgarna att ta eget ansvar, vara delaktiga i samhälls-utvecklingen och att agera för ren luft, vatten och miljö. Ha ett attraktiv boende i hela kommunen; fler boendealternativ med anpassningsbart boende, ett förtätat boende samt tillgänglig och enkla färdsätt. Målet tillhör medborgarperspektivet. Motiv till målet: För att möta kommande samhällsförändringar med god tilltro till våra verksamheter behövs fokus på: Hur tjänster och service tillgängliggörs för medborgarna. Yrkeskunnigt och bra bemötande från medarbetare och förtroendevalda. Målet tillhör verksamhetsperspektivet. Nya förväntningar på vår verksamhet gör att vi behöver arbeta nydanade för att ha en tillgänglig och professionell service med medborgaren i fokus. Därför behöver vi: Ge en känsla av sammanhang där medarbetarna får förutsättningar att ta eget ansvar. Vara en attraktiv arbetsgivare för att ha en god personalförsörjning. Målet tillhör medarbetarperspektivet. En långsiktighet i den ekonomiska planeringen behövs för att möta utökat kommunalt ansvar, demografiska förändringar och krissituationer i omvärlden, samtidigt som förutsättningar ges för att framtida medborgare också kan ha goda livsvillkor. För att ha en god hushållning med resurser och god samhällsutveckling behöver vi: Agera förebyggande och samverka. Här behövs en samvekan mellan kommunen, medborgaren, frivilliga organisationer så väl som företag,

21 Sammanställt av Helena Sjöholm Verksamhetsutvecklare andra kommuner och intressenter. Vi behöver också säkra att beslut och aktiviteter har en positiv påverkan på samhället och miljön. Minska framtida kostnader genom att agera för effektiviseringar och hållbara upphandlingar dvs att tjänster och produkter i vår verksamhet produceras under hållbara och ansvarsfulla förhållanden.

22 Datum Remissvar med anledning nya ägardirektiv till Höörs Fastighets AB Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige i Höörs kommun arbetar med att ta fram ett nytt ägardirektiv till Höörs Fastighets AB (HFAB) och har skickat det på remiss till HFABs styrelse. Remissvar Styrelsens åsikter och tankar i sin helhet återfinns direkt i ägardirektivet skrivet i ljusblått och med kursiverade bokstäver. Sammanfattningsvis tycker styrelsen: Finns inslag av kostnadsdrivande krav exempelvis modet att gå före och arkitektoniska lösningar. LOV är en hushållsnära tjänst och behöver inte skrivas ut. Hur hyresgästerna ska få inflytande i bolaget? Bör förtydligas. Risk finns för överbelåning när man godkänner investeringar till 100 % lånefinansiering. Risk för feltolkningar föreligger när man utrycker att vi ska öka den positiva påverkan på miljön. Vem är kommunen som man referera till vid försäljning av fastigheter? Behöver förtydligas. Vem är ägaren vid försäljning av fastigheter över 20 miljoner kr? Behöver förtydligas. Innebär direktivet att HFAB inte alls får köpa fastigheter för mer än 20 MSEK per år även om man tillfrågar KF, som vid försäljningar?

23 Datum Dnr KSF 2013/333 Sida 1 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag Bakgrund Höörs Fastighetsaktiebolag har lämnat synpunkter på förslaget till ägardirektiv. Deras synpunkter redovisas i separat bilaga. I detta dokument gers förslag på hur synpunkterna kan hanteras. Utifrån dessa förslag har ägardirektivet också uppdaterats. Förslag på ägardirektiv: kompletterande revideringar Bolagets synpunkter Ta bort LOV i bolagets uppdrag och syfte Hur ges hyresgästerna inflytande i bolaget? Kommentarer Ok Förslag till ny skrivning: Bolagets uppdrag och syfte Bolagets uppdrag är att: - Bygga bostäder och verksamhetslokaler - Förvärva, förvalta, renovera och försälja fastigheter - Hyra ut fastigheter - Bedriva fastighetsrelaterade och hushållsnära tjänster Meningen är en avskrivning av lagtext Motivet till att den skrevs in var en önskan i styrgruppen att uthyrning av bostäder ska följa de principer som gäller för allmännyttiga bostadsbolag. Ett annat motiv är att intressentdialog idag är en förutsättning för samhällsansvar. En verksamhet som tar ett samhällsansvar och arbetar på hållbart sätt ska ha dialog med intressenter. Det är upp till ledning/styrelse att ta fram arbetssätt för detta. Boenderepresentant i bolaget behöver inte införas. Det handlar snarare om att lyssna in och ha dialog med hyresgäster om bolagets satsningar, mål och verksamhetsgrenar. Att gå först är kostnadsdrivande Öka den positiva påverkan på miljön kan medföra ett syftningsfel Detta är en politisk diskussion. Ok Förslag till skrivning: Minska den negativa miljöpåverkan: Bolaget ska vid utförandet av tjänster, service och byggnationer minska den negativa påverkan på miljön. Målet innebär också att bolaget utifrån sitt uppdrag ska agera för att hyresgästernas negativa påverkan på miljön minskar och stödja hyresgäster till en hållbar livsmiljö. Motiv till att texten skrevs in: Styrgruppen ville att bolaget ska arbeta med hållbarhet: Socialt genom att bidra till integration och att Höörs kommun upplevs som välkomnande Ekonomiskt genom att ha fokus på miljö och finanspolicy Miljömässigt genom att se till fastigheternas hela livscykel och arbeta med det ekologiska fotavtrycket Beteendeförändringar är viktigt för att nå ett resultat i hållbarhetsarbete. Det är också en trend att organisationer idag har ett helhetstänk och ser hur de, genom sin verksamhet/ tjänster/produkter/ kan påverka leverantörer och kunder att bidra till en positiv miljö och en god påverkan på samhället. Hållbarhet handlar alltså om fler frågor än miljö. För

24 Datum Dnr KSF 2013/333 Sida 2 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Minska risken för överbelåning kommunala verksamheter handlar det också om att stödja medborgaren till bra levnadsvillkor och livssituation, t ex genom att ge möjlighet till bilpool, göra det lättare att cykla, arbeta med trygghetsfrågor. Ok Förslag till ny skrivning: Vid val av belåningsgrad ska bolaget överväga lämplig risknivå för att säkerställa att lånen ej överstiger fastigheternas värde. Tydliggöra vad som gäller vid försäljning och förvärv av fastigheter Ok Förslag till ny skrivning vid försäljning: Försäljning därutöver skall beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. Vid all försäljning av fastigheter ska samråd ske med kommunstyrelsens arbetsutskott och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Förslag till ny skrivning försäljning: Bolaget får förvärva fastigheter motsvarande 20 MSEK per år. Förvärv därutöver ska hanteras av kommunfullmäktige. Kommentar hantering av bolagets finanspolicy I tidigare utkast av ägardirektiv har angetts att bolagets finanspolicy ska fastställas av kommunfullmäktige. Men detta behöver inte ske då det av kommunkoncernens finanspolicy framgår att bolagsstyrelserna ska fastställa en finanspolicy som i tillämliga delar skall baseras på denna policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv och avtal. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker. Information om bolagets finanspolicy lämnas på ägarsamråden. Sammanställt av Helena Sjöholm Verksamhetsutvecklare

25 Förslag till ägardirektiv 15:e januari 2016

26 Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag (org. nr ) Inledning Höörs kommun är en kommun med knappt invånare. Kommunen vill gärna expandera och ser sig som en kommun i tillväxt. Kommunen driver ett antal verksamheter som skapar en enklare vardag för människor och organisationer. En viktig resurs för att nå kommunens vision och långsiktiga mål är Höörs Fastighetsaktiebolag, vilket är ett helägt bolag till kommunen. Detta ägardirektiv beskriver kommunens mål och ambitioner för bolaget under perioden Direktivet innehåller också kommunens förväntningar på driften av verksamheten. Bolagets uppdrag och syfte Bolagets uppdrag är att: - Bygga bostäder och verksamhetslokaler - Förvärva, förvalta, renovera och försälja fastigheter - Hyra ut fastigheter - Bedriva fastighetsrelaterade och hushållsnära tjänster Syftet med verksamheten är att skapa god samhällsutveckling i hela kommunen. Genom att äga bolaget vill kommunen skapa förutsättningar för: Allas möjlighet till en god livs- och boendemiljö genom stimulerande och klimatsmarta lokallösningar Näringslivsutveckling genom attraktiva och tillgängliga lokaler God ekonomi genom samordnad, professionell och långsiktig hantering av kommunens fastigheter och lokaler Bolaget är en resurs för att genomföra kommunfullmäktiges mål, kommunens bostadsförsörjningsprogram och energieffektiviseringsprogram. Motivet till att lägga verksamheten i bolagsform är att uppnå effektivitetsvinster som gagnar dem som nyttjar bolagets tjänster, utan att det går ut över den totala kommunala organisationen. I utförandet av uppdragen ska effekter på kommunkoncernen och kommuninvånarna beaktas. Ett nära samspel och samarbete ska ske med kommunens förvaltning. Vid uthyrning av bostäder ska hyresgästerna ges möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Mål för perioden God livsmiljö och boende Bolaget är en resurs för att skapa tillväxt och goda livsförutsättningar i kommunen. I syfte att öka tillgången på bostäder ska bolaget stå för ny- och ombyggnation med modet att gå före där hållbara och arkitektoniska lösningar och värden prioriteras. I syfte att bidra till integration och goda levnadsvillkor ska bolaget arbeta utifrån bostadsförsörjningsprogrammet. Hyresgästerna upplever en god livsmiljö. Målet omfattar så väl bostadsgäster som lokalgäster. För lokalgäster innebär målet att så väl hyresgäst som medarbetare och nyttjare ska uppfatta miljön som god. Målen tillhör medborgar- och kundperspektivet. 2

27 Tillgängliga och professionella Stort kunnande inom fastighetsförvaltning med hög tillgänglighet till service och tjänster. Bolaget har att förvalta fastigheterna väl och agera för förtätning och effektivare lokalutnyttjande där möjlighet finns. Bolaget är en kompetensresurs till kommunen för lokalförsörjning och då lokaler erbjuds som bostäder. Målet tillhör verksamhetsperspektivet. Innovativa och ansvarfulla Bolaget ska arbeta nydanande och vara en attraktiv arbetsgivare. Verksamheten och medarbetarna arbetar för funktionella och hållbara lösningar. Målet tillhör medarbetarperspektivet. Långsiktig hållbar ekonomi Minska den negativa miljöpåverkan: Bolaget ska vid utförandet av tjänster, service och byggnationer minska den negativa påverkan på miljön. Målet innebär också att bolaget utifrån sitt uppdrag ska agera för att hyresgästernas negativa påverkan på miljön minskar och stödja hyresgäster till en hållbar livsmiljö. Ekonomiskt resultat Förväntningar på att det totala resultatet ska skapa förutsättningar för konsolidering, återinvestering och avkastning. Avkastningskrav Höörs kommun skall årligen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Denna avkastning ska beräknas som den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneräntan med ett påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit. Målen tillhör det ekonomiska och ägarperspektivet Förväntningar på uppdragets genomförande Bolagets finansiering Bolagets verksamhet ska finansieras genom hyresintäkter och ersättning för sålda tjänster. Bolagets kassaflöde ska möjliggöra att investeringar självfinansieras. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka kommunen kan lämna kommunal borgen. Vid val av belåningsgrad ska bolaget överväga lämplig risknivå för att säkerställa att lånen ej överstiger fastigheternas värde. En marknadsmässig borgensavgift utgår i dessa fall. Borgensavgiften regleras av kommunfullmäktige genom särskilt beslut. Bolaget ska följa den av fullmäktige fastställd finanspolicy för kommunkoncernen. Bolaget ska samverka med kommunen med uppgifter inom finansförvaltningen för att uppnå ökad koncernnytta som t ex betalningssystem och likviditet, samt vara ansluten till kommunens koncernkonto. Försäljning och förvärv av fastigheter Bolaget får sälja fastigheter om högst 20 mkr per år. Försäljning därutöver skall beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. Vid all försäljning av fastigheter ska samråd ske med kommunstyrelsens arbetsutskott och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Försäljning får ske genom bildande av nya aktiebolag som är underställda Höörs Fastighets AB. 3

28 Bolaget får förvärva fastigheter motsvarande 20 MSEK per år. Förvärv därutöver ska hanteras av kommunfullmäktige. Vid förvärv ska fastighetens miljöskuld analyseras och kostnadsberäknas. Alla förvärv av fastigheter anmäls till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Riskexponering och värdering av fastigheterna Bolaget ska arbeta aktivt med att identifiera och hantera riskerna i verksamheten. I analysen av risk ingår ekonomiska så väl som miljömässiga och sociala risker. Värdering av fastighetsbeståndet skall göras vid tecken på värdeförändring, eller vart tionde år, av en oberoende extern konsult. Värderingen är till grund för över- eller undervärdering i bokslutet. Samarbete och samordning med kommunkoncernen Bolaget ansvarar för att dess verksamheter och upphandlingar samordnas med övriga nämnder och bolag för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska också samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska vara en aktör i kommunens strategiska byggprojekt. Bolaget ska biträda kommunen med framtagande av projekterings- och beslutsunderlag. Ekonomisk reglering sker i samband med tillträdande eller senast tre år efter framtagande av projekteringsarbetet och beslutsunderlaget. Bolaget ska också ge underlag till svar på frågor som ställs i nämnder, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Styrelsearbetet, arvodering och vd Styrelsen ska för sitt arbete ha en aktuell och för verksamheten anpassad arbetsordning med en årsarbetsplan, vd-instruktion samt rapportinstruktion. Ersättning till förtroendevalda styrelseledamöter utgår enligt det gällande arvodesreglementet som är antaget av kommunfullmäktige och bolagsstämma. Beslut om att anställa vd fattas av bolagets styrelse i samråd med kommunstyrelsen. Årsredovisning, ekonomiska planering och uppföljning Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats för att leva upp till dessa direktiv och till kommunfullmäktiges vision och mål för mandatperioden. Förvaltningsberättelsen ska också innehålla hur styrelsen drivit sitt arbete, en hållbarhetsredovisning och hur dessa ägardirektiv följts. Bolagets ekonomiska planering och redovisning ska vara sådan att den kan samordnas med kommunens. Bolaget ska rapportera i enlighet med instruktioner från kommunstyrelsen för att uppfylla bestämmelserna om sammanställd redovisning i lagen om kommunal redovisning. Offentlighetsprincipen och information till allmänhet och intressenter Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. Bolaget ska, om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Bolaget ska leva upp till offentlighetsprincipen och diarieföra sina handlingar. 4