Svensk orientering världens bästa arrangemang

Transkript

1 Svensk orientering världens bästa arrangemang [ Arrangörsutbildning SM- och Swedish League-arrangörer, Södertälje, januari 2017 ]

2 Övergripande mål mot 2021 Svensk orientering ska: Ha världens bästa arrangemang över tid Ska utveckla arrangemangsformer anpassade för olika målgrupper, exempelvis barn, ungdomar och äldre, elitlöpare och motionärer Med nya arrangemangsformer locka nya medlemmar Ha säkrat tillgången på utbildade funktionärer för alla nivåer av arrangemang i hela landet Framgångsrikt arbeta med att säkerställa tillgången till mark så att vi kan utöva vår idrott Framgångsrikt arbeta med att säkerställa kartframställning av hög kvalitet över hela landet ( hämtat från: Verksamhetsinriktning för svensk orientering mot 2021 med strategiska mål för )

3 Världens bästa arrangemang Vad menar vi? Svensk orientering ska ha världens bästa arrangemang över tid. Som arrangör kan det betyda: Att erbjuda en så pass hög kvalité på arrangemanget att de förväntningar som finns hos deltagare, men också internt hos arrangören, går i uppfyllelse. Det kan sammanfattas i nöjda deltagare och flyt i arrangemanget. Att följa regelverket (regler och anvisningar), vilket anger lägsta nivå för ett arrangemang med hög kvalité. Att underlätta för den tävlande att göra rätt. Att förhindra att den tävlande gör omedvetna fel eller skaffar sig otillåten fördel. Att skapa förutsättningar för att upptäcka regelöverträdelser. Hur mäter vi? Det finns flera sätt att mäta hur bra ett arrangemang är: Genom att följa upp deltagarenkäten i Eventor med tillhörande betygsystem, där nöjdheten hos deltagarna mäts för att bland annat förstå vilka förväntningar som finns till nästa tävling. Genom att möta deltagarna efter sina lopp och fråga om deras upplevelse. Genom att be om återkoppling och utvärdering av tävlingsjury, kontrollanter och arrangörscoacher. Genom att räkna antalet incidenter. Genom att räkna antalet regelanmälningar och protester mot delar i arrangemanget. Genom att räkna antalet deltagare på tävlingen (även över tid). Genom att räkna intäkterna för tävlingen.

4 Strategiska mål för En tioårsplan för internationella arrangemang ska etableras Kvalitén på värdetävlingar ska fortsatt höjas En översyn av tävlings- och motionsverksamheten ska genomföras Tillgång till mark ska säkerställas Det ska säkerställas att kartor följer kartnormen Tävlingsadministration och övrig teknik, inklusive centrala system och program, ska förenklas och kvalitetssäkras ( hämtat från: Verksamhetsinriktning för svensk orientering mot 2021 med strategiska mål för )

5 Digitala arrangörshandboken Lärgruppsplaner Tävl.adm. Banläggn. Start Arena Kommunikation, media & marknadsföring Kursplaner TL/TK TA BL/BK KR KK TL/TK TA BL/BK KR KK Att arrangera tävling 4. FÖRBÄTTRA Utvecklingssystem Via Eventor - Kopplat till rapporteringssystemet (under utveckling) 1. PLANERA Ansökan Via e-post - Värdetävling Via Eventor - Övriga tävlingar Världens bästa arrangemang 3. UTVÄRDERA Rapporterings -system Via Eventor - Tävlingsrapport - Deltagarenkät 1.5. UTBILDA Kurser (under utveckl.) SOFT OF 2. GENOMFÖRA Tävlingsledning Regelverket Regelbok Anvisningar Ett Värt att veta-dokument (med tillhörande lärgruppsplan) för tävlingsledning och motsvarande för övriga funktioner (med möjlighet att skriva ut underliggande funktionsanpassade Värt att veta-kapitel, lämpliga för lärgrupper) Stöddokument och annan litteratur Stöddokument: - Att arbeta i lärgrupp - Tävlingsledarrapport - Avtalsmall för SM och Swedish League - mm Kartnormen, kartpolicy, markpolicy mm Förutsättningar SM, Swedish League mm SOFT- och OF-stöd SOFTs arrangörscoacher - Vid värdetävling OF:s tävlingsansvariga och kontrollanter - Vid övriga tävlingar

6 Arrangörsutbildning Kurs Kunskapsbaserad Av SOFT godkänd SOFT-utbildare och OF-utbildare utbildar i första hand Kursplan beskriver innehållet Innehållet baseras på litteratur avsedd för utbildning Lärgrupp Projektbaserad Av SOFT godkänd Tävlingsledare och funktionsansvariga utbildar i första hand Läroplan beskriver innehållet Innehållet baseras på fakta, tips, erfarenheter och tidsplaner/checklistor OF Grundkurser och fördjupningskurser SOFT Grundkurser och fördjupningskurser Klubben Lärgrupp eller självstudier Tävlingsledning Tävlingsledare/ tävlingskontrollant Banläggning/ bankontrollant M fl. Tävlingsledare/ tävlingskontrollant Banläggning/ bankontrollant Tävlingsadministration Kartritare Kartkontrollant Banläggning Tävlingsadministration Tävlingsadministration Start Arena Kommunikation, media och marknadsföring

7 Utbildning, träffar och konferenser Arrangörsutbildning Form Studieplan Innehåll Utbildare SOFT OF Grundkurser och fördjupningskurser Grundkurser och fördjupningskurser Kursplan Kursplan Utbildningsbaserad litteratur Utbildningsbaserad litteratur SOFT-utbildare OF-utbildare Klubb Lärgrupp Läroplan Värt att veta Tävlingsledare och funktionsansvariga Träffar och konferenser Form Tidsplan Innehåll SOFT Tävlingskonferens Nov Erfarenhetsspridning, nyheter/aktuellt, samt pedagogik för lärgrupper OF, OF, OF Klubb, klubb, klubb, klubb Tävlingskonferenser Tävlingsledarträffar Dec-jan Jan-febr Erfarenhetsspridning, nyheter/aktuellt från SOFT/OF, samt pedagogik för lärgrupper Funktionärsträffar Mars Uppföljning, utveckling, nyheter/aktuellt från SOFT/OF/klubb, samt pedagogik för lärgrupper

8 Regelverket Definition/innehåll Beslutande instans Beredande organ Tävlingsregler Reglerar tävlingsidrotten orientering Regler för tävlande Regler för arrangemang Generella (stor elasticitet), paragrafform, påföljder. Förbundsmötet, vartannat år Styrelsen (efter motioner från distrikt/föreningar eller förslag från regelgruppen) Tävlingsanvisningar Kompletterar tävlingsreglerna Föreskrifter (ska) Starka rekommendationer (bör) SOFT:s styrelse, vid behov Regelgruppen (gärna förankrade på tävlingskonferensen) Annan litteratur Anvisningar inom OF Gemensamma föreskrifter inom distriktet Distriktsförbund Digital arrangörshandbok (Värt att veta-dokument) Fakta, tips, erfarenheter, tidsplaner och checklistor. Kansliet + projekt arr-utveckling Arbetsgrupper inom projektet Vägledande beslut Från styrelsen. För ökad förståelse. Styrelsen Regelgruppen Annat regelrelaterat Fördjupning. För ökad förståelse. Regelgruppen Kansliet Andra bestämmelser och kriterier Tävlingsmärken, andra utmärkelser mm. Årsspecifika kriterier för SM, Swedish L. etc. Aktuell arbetsgrupp i samråd m. regelgruppen Kansliet

9 Digitala arrangörshandboken Indelning i funktioner Indelning i avsnitt Återstående arbete Arrangörshandboken är indelad i sex delar: 1. Värt att veta för tävlingsledning 2. Värt att veta för tävlingsadministration 3. Värt att veta för banläggning 4. Värt att veta för arenafunktionen 5. Värt att veta för startfunktionen 6. Värt att veta för funktionen kommunikation, media och marknadsföring Till varje Värt att veta finns (ska finnas) en läroplan för att kunna arbeta i lärgrupp. Varje del är i sin tur indelad i ett antal avsnitt: 1. Vad säger regelverket? 2. Stöddokument och annan litteratur 3. Tips och erfarenheter 4. Kvalitetssäkring 5. Bilagor Allmänt Kritiska ansvarsuppgifter inom funktionen Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktioner Tidsplaner/checklistor Ansvarsfördelning Materialbehov Övrigt 1. Uppdatera mot nya regelverket. 2. Minska antalet bilagor och inkludera dessa i Värt att veta, istället för att ligga separat. 3. Skapa en enkel struktur på SOFT:s hemsida med tabell (jämför nuvarande regelverk). 4. Göra klart återstående studieplaner/läroplaner för att kunna arbeta i lärgruppsform.

10 Att arbeta i lärgrupper

11 Att arbeta i lärgrupper Varför lärgrupp? Ett sätt att planera och arbeta med tävlingen är att göra det i lärgruppsform. Det finns flera fördelar med att arbeta i lärgrupp: Större helhetsgrepp med bredare kunskap ger en tävling av bättre kvalité. Ökad inspiration och kommunikation leder till en bättre tävling. En extra och kostnadsfri resurs i form av en SISUrepresentant bidrar till en mer professionell process som i sin tur leder till en bättre tävling. Läs mer i särskilt stöddokument som hittas här:

12 Kvalitetssäkring och vikten av planering

13 Kvalitetsproblem Arbetsinsats Tävling HJÄLP! Vi har gjort det förr! Jag tror det är rätt! Det ordnar sig! Om inte Vem gjorde fel? Nu glömmer vi det här och går vidare! 1. PLANERA/ UTBILDA 2. GENOMFÖRA 3. UTVÄRDERA 4. FÖRBÄTTRA Förebygga Granska/kontrollera Testa Tillämpa Rapportera Utveckla

14 Kvalitetssäkring och vikten av planering Kvalitetsproblem Egenskaper hos arrangören: Vet redan hur man arrangerar en tävling, kan det mesta, tar uppdraget med en nypa salt och har ingen större motivation att analysera eller förbättra i efterhand. Ju närmare tävlingen, desto mer tid läggs. Om (=när) något oförutsett inträffar uppstår lätt tidsbrist och många i organisationen har hög arbetsbelastning. Det blir jobbigt och tråkigt att arrangera.

15 Arbetsinsats Kvalitetssäkring Kurser - På SOFT- och OF-nivå - För arrangörer, kontrollanter och coacher Lärgrupper - Digitala arrangörshandboken Annat stöd - Tävlingsregler och anvisningar - Stöddokument och annan litteratur - Eventor och andra ITverktyg Digitala arrangörshandboken - En guide genom arrangemanget - Tips, erfarenheter, tidsplaner/checklistor - Granskningsrutiner och internkontroll Tävlingskontroll - Granskning av arrangemanget - Rapportering till OF - Framgångsfaktorer Simulering - Identifiera kritiska områden - Dokumentera Modelltävling - Skarp test Hög kompetens Bra metoder och verktyg Bra framförhållning och hög införandegrad - SOFT bidrar med Utbildning, konferenser och litteratur Regler, anvisningar och stöddokument Arrangörscoacher - OF bidrar med Utbildning och konferenser Kontrollanter Tävling Analys - Identifiera bra och dåligt - Dokumentera - Rapportera Utveckling - Organisation - Internkontroll - Kvalitetsmodell - Utbildning 1. PLANERA / UTBILDA 2. GENOMFÖRA 3. UTVÄRDERA 4. FÖRBÄTTRA Förebygga Granska/kontrollera Testa Tillämpa Rapportera Utveckla

16 Kvalitetssäkring och vikten av planering Kvalitetsproblem Egenskaper hos arrangören: Vet redan hur man arrangerar en tävling, kan det mesta, tar uppdraget med en nypa salt och har ingen större motivation att analysera eller förbättra i efterhand. Ju närmare tävlingen, desto mer tid läggs. Om (=när) något oförutsett inträffar uppstår lätt tidsbrist och många i organisationen har hög arbetsbelastning. Det blir jobbigt och tråkigt att arrangera. Kvalitetssäkring Egenskaper hos arrangören: Går in i uppgiften med stor respekt och ödmjukhet, tittar i god tid på föregående års tävling och ser om det finns delar att förbättra. Arbetet dokumenteras för att efteråt kunna utvärderas och utvecklas. Mest tid läggs långt innan tävlingsdagen, med god planering och en tydlig uppdelning för vem som gör vad. Om något oförutsett inträffar finns en backup-plan och framförallt, det finns tid och resurser att lösa problemen. Det blir roligt att arrangera en orienteringstävling!

17 Sportslig rättvisa

18 Sportslig rättvisa Fel fokus Tolkar regelverket fyrkantigt. Fokuserar på detaljer i de administrativa delarna av arrangemanget. Överlåter ansvaret till andra instanser. Tänker inte på att beslut som drabbar en enskild tävlande kan medföra sportslig rättvisa för alla andra. Viktigare att fel inte uppmärksammas än att de tävlande blir rättvist behandlade. Vågar inte ta de obekväma besluten. Rätt fokus Tolkar regelverket utifrån sportslig rättvisa. Underlättar för den tävlande att göra rätt. Förhindrar att den tävlande gör omedvetna fel eller skaffar sig otillåten fördel. Skapar förutsättningar att upptäcka regelöverträdelser. Vågar ta obekväma beslut.

19 Vägledande beslut

20 Vägledande beslut Tolkningar av regelverket på SOFT-nivå Finns samlade på SOFT:s hemsida: Inget fall behöver vara det andra likt fullt ut förutsättningar kan vara olika i fall till fall men hjälper ofta att tolka regelverket korrekt eller åtminstone ge en vink om hur regelverket ska tolkas. Bra fall att studera: Sportslig rättvisa Kartfall SOFT:s regler kontra IOF:s vid WRE-tävling, Silva League, 2012 Fel karta i jaktstart, O-Ringen Hälsingland, 2011 Samlöpning vid Elitserien, Luleå, 2010 Bedömningsfall sprintkarta, O-Ringen Halland, 2012 Passering över tomtmark, NM, sprint, 2012 Tekniska fall Saknade stämplingsregistreringar, Tiomila, 2012 Saknad stämpel, SM, ultralång, 2012

21 Kontakt - Tommy Eriksson, stora arrangemang (värdetävlingar) E-post: tommy.eriksson@orientering.se Mobil under kontorstid: Niklas Wrane, arrangemangsutveckling (tävlingsfrågor, regler, kartor, IT och ranking) E-post: niklas.wrane@orientering.se Mobil under kontorstid: