UaFS Blad 1. Generella principer 2

Transkript

1 Blad 1 Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern Antagen av kommunfullmäktige 12 februari 2014, 21 (tidigare policy antagen den 11 mars 2009, 78, upphävs), fastställa det som anges i Bilaga A till Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern, kommunstyrelsen 17 december 2014, 304, bilaga A till finanspolicy uppdaterad 25 mars 2015, 102 Innehållsförteckning Generella principer Syfte med finanspolicyn Uppdatering av finanspolicyn Generella principer för finansverksamheten Syfte med finansverksamheten Mål med finansverksamheten Samordning av finansverksamheten inom kommunkoncernen Ansvar för risk och resultat Riktlinjer beträffande finanspolicies för de kommunkoncernens företag Ram för upplåning Finansiell leasing Utlåning och borgensteckning för koncernföretagen Generella principer för övrig borgensteckning Ansvars- och befogenhetsfördelning Kommunfullmäktiges ansvar Kommunstyrelsens ansvar Internbankens ansvar Finansrådets ansvar De kommunala förvaltningarnas ansvar Koncernföretagens ansvar Risk Finansieringsrisk Likviditetsrisk Definition av tillgängliga likvida medel Principer för hantering av likviditetsrisk Valutarisk Ränterisk Motpartsrisk Intern kontroll, styrning och rapportering 9

2 Blad 2 Generella principer Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern (finanspolicyn) anger ramarna för finansverksamheten i kommunkoncernen. Med kommunkoncernen avses här Uddevalla kommun (kommunen) och de bolag och stiftelser som ingår i kommunens koncernredovisning. För närvarande (december 2013) ingår Uddevalla Utvecklings AB, Uddevalla Energi AB, Uddevalla Kraft AB, Uddevalla Energi Elnät AB, Uddevalla Energi Värme AB, Uddevalla Omnibus AB, Uddevalla Hamnterminal AB, SwanFalk Shipping AB, Skärgårdsbåtarna i Uddevalla AB, Uddevalla Event AB, Bostadsstiftelsen Uddevallahem Stiftelsen Ljungskilehem, HSB:s Stiftelse Jakobsberg, Lostif AB, Gustafsbergsstiftelsen samt Uddevalla Vatten AB i kommunens koncernredovisning De kommunägda bolagen och stiftelserna benämns i det följande företagen. Till finanspolicyn hör även Bilaga A till Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern, som fastställs årligen av kommunstyrelsen. Bilaga A anger ramar för hur Uddevalla kommuns internbank ska agera på externa finansiella marknader samt inom vilka ramar och riskbegränsningar internbanken ska förhålla sig till. Internbanken tillhör organisatoriskt finansenheten inom kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Kommunstyrelsen anger i delegationsordning vilka personer som inom det finansiella området har rätt att ingå och påteckna avtal mm för kommunkoncernens räkning. Detta dokument ersätter Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern antagen av kommunfullmäktige Syfte med finanspolicyn Syftet med finanspolicyn är: Att fastställa mål och riktlinjer för finansverksamheten inom kommunkoncernen. Att ange hur ansvaret för finansverksamheten är fördelat. Att identifiera vilka finansiella risker kommunkoncernen är exponerad för och hur riskerna ska hanteras. Uppdatering av finanspolicyn Finanspolicyn ska fastställas av kommunfullmäktige varje mandatperiod och revideras vid större förändringar av kommunkoncernens förutsättningar. Internbanken ansvarar för att så sker.

3 Blad 3 Generella principer för finansverksamheten Syfte med finansverksamheten Syftet med finansverksamheten inom kommunkoncernen är att: Tillgodose kommunkoncernens behov av kapital. Optimera kommunkoncernens finansnetto inom givna risklimiter genom en effektiv tillgångs- och skuldförvaltning. Utnyttja skalfördelar och dra nytta av kommunkoncernens samlade kassaflöden. Mål med finansverksamheten Målet med kommunkoncernens finansverksamhet är att långsiktigt optimera kommunkoncernens finansnetto med beaktande av risk och med en god intern kontroll. Samordning av finansverksamheten inom kommunkoncernen Internbanken, en del av finansenheten inom kommunledningskontorets ekonomiavdelning, är kommunkoncernens gemensamma finansfunktion och arbetar ur ett kommunkoncernperspektiv. All extern lånefinansiering ska verkställas av internbanken i kommunkoncernens namn. Om verksamhetsspecifika förutsättningar möjliggör alternativa finansieringsformer ska detta godkännas av kommunstyrelsen. Kommunkoncernens likvidflöden ska samordnas. Detta sker främst genom ett av kommunen upphandlat och avtalat koncernkontosystem. Internbanken ska erbjuda företagen upplåning och placering med villkor motsvarande de på den externa marknaden. Kommunen och företagen ska bistå internbanken med uppgifter om likviditets- och finansieringsbehov. Krediter som inom ett avgränsat projekt successivt ackumulerar en totalvolym, som exempelvis ett byggnadskreditiv, får undantas från ränteriskreglerna under uppbyggnadstiden. Som en del i den finansiella samordningen ska ett finansråd finnas. Rådet ska vara rådgivande till internbanken. Rådet ska vidare utgöra en mötesplats för kompetensutveckling, informationsutbyte och främjande av samarbete. Rådet ska bestå av tjänstemän från de största intressenterna i koncernens finansiella verksamhet. Internbanken är sammankallande. Det är av stor vikt att internbanken är konkurrensmässig vad gäller villkor och den service som erbjuds bolagen.

4 Blad 4 Ansvar för risk och resultat Kommunen och företagen har ansvar för sitt finansnetto inom följande givna ramar. Kommunen och företagen ansvarar för sina respektive investeringsbeslut och för optimering av sitt respektive rörelsekapital. Internbanken ansvarar för att hantera den beslutade avvägningen mellan kostnad och risk för kommunkoncernen. Riktlinjer beträffande finanspolicies för kommunkoncernens företag Styrelsen i varje företag ska fatta beslut om att man följer den av kommunfällmäktige beslutade finanspolicyn (detta styrdokument och eventuella bilagor till detta dokument). Detta ska ske minst en gång per mandatperiod. Beslutet ska formuleras så att det tydligt framgår att beslutet gäller vid var tid gällande finanspolicy. Innan företagets styrelse fattar beslut om eventuella avvikelser ska detta först underställas internbanken för yttrande. Internbanken har för sin del att ta ställning till om förslag om avvikelse är av sådan art att förslaget också bör prövas av kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. Ram för upplåning Kommunfullmäktige fastställer i samband med antagande av kommunens flerårsplan en ram för kommunkoncernens totala externa upplåning. Upplåning får bara genomföras för att täcka finansierings- eller refinansieringsbehov i någon av kommunkoncernens verksamheter. Upplåning inom ramen för löpande likviditetsbehov eller för att upprätthålla betalningsberedskap är undantaget från detta Finansiell leasing För företagen gäller att leasingaffärer beslutas av styrelse/vd enligt uppgjord arbetsoch beslutsordning. För finansiell leasing överstigande 20 miljoner kronor gäller att företaget ska samråda med internbanken. Finansiell leasing i kommunen ska beslutas av internbanken. Utlåning och borgen till koncernföretagen Kommunfullmäktige fastställer i samband med antagande av flerårsplanen det belopp varmed kommunens upplåning högst får uppgå till. Detta belopp inkluderar även företagens upplåning.

5 Blad 5 Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att besluta om ramar för utlåning till varje enskilt koncernföretag. När kommunen lämnar ut lån till eller går i borgen för företagen ska villkoren vara marknadsmässiga. Kommunstyrelsen ska årligen fastställa den nivå på avgift för utlåning respektive lämnad borgen som likställer koncernföretagens lånekostnader med lånekostnaden för andra företag på samma marknad. Koncernföretag som inte verkar på en konkurrensutsatt marknad ska endast betala ett administrativt tillägg beräknat på låne- och borgensvolym. De enskilda företagen betalar tertialsvis i efterskott ränta, låne- och borgensavgifter (låne- och borgensavgifteran inkluderar administrativ avgift) beräknat på vid var tid utestående skuld respektive borgensåtagande. Räntan utgörs av den genomsnittliga räntekostnad som internbanken har åstadkommit i sin upplåning inklusive utestående räntebindningar. Generella principer för övrig borgensteckning Borgen och garantier som tecknas av kommunen för föreningar och andra externa parter ska beslutas av kommunfullmäktige. Restriktivitet ska gälla för tecknande av borgen. Godkännande ska endast ske i undantagsfall och enbart när all annan möjlighet till finansiering har beaktats. All borgensteckning ska vara belopps- och tidsbegränsad. Investeringsobjekten, vars lån kommunen lämnat borgen för, ska under hela borgensåtagandet vara försäkrade. För att en borgensteckning ska tillstyrkas ska ändamålet stödja kommunens mål för verksamheten i enlighet med inriktning angiven i budget för kommunen. verksamheten ha en långsiktig plan och inriktning som ger kommunen och dess medborgare ett tydligt mervärde, på både kort och lång sikt. verksamheten vila på realistiska ekonomiska grunder. handlingar biläggas ansökan i enlighet med internbankens krav. För externt lämnad borgen eller garanti utgår en årsavgift, som fastställs i samband med kommunfullmäktiges beslut. Kommunens regressrätt ska utnyttjas. Avskrivning av regresser ska övervägas då gäldenär gått i konkurs eller av annan anledning inte anses kunna kompensera kommunen. Aktuella borgensåtaganden ska anges i delårsrapporterna.

6 Blad 6 Ansvars- och befogenhetsfördelning Utöver vad som anges nedan fastställs kommunens ansvarsfördelning i kommunens delegationsordning och företagens ansvarsfördelning fastställs i företagens policies. Kommunkoncernens finanspolicy är överordnad delegationsordningen och företagens finanspolicies. Kommunfullmäktiges ansvar Att fastställa kommunkoncernens finanspolicy i enlighet med 8 kap 3 Kommunallagen. Att i flerårsplanen årligen fastställa ram för total upplåning på den externa marknaden. Kommunstyrelsens ansvar Ansvarar för kommunens medelsförvaltning och i övrigt verkställer kommunfullmäktiges beslut. Att i bilaga A fastställa limiter för de risker som definieras i finanspolicyn. Att fastställa ramar för utlåning till varje enskilt företag. Att årligen fastsälla låneavgift på vidareutlåning till de företag som ingår i kommunens koncernredovisning Att årligen fastsälla borgensavgift vid finansiell leasing, där företag som ingår i kommunens koncernredovisning står som leasetagare Att årligen fastsälla borgensavgift, där företag som ingår i kommunens koncernredovisning står som låntagare Internbankens ansvar Ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet av den finansiella verksamheten på de sätt och inom de ramar som kommunstyrelsen beslutar. Internbanken ska ha det övergripande ansvaret för kommunkoncernens finansiella verksamhet såsom upplåning, utlåning, penningplacering, likvidhantering, borgens-, och ansvarsförbindelser operativt utföra och administrera de beslut om lån, derivat och placeringar som finns genom kontinuerlig och aktiv medelshantering åstadkomma lägre finansieringskostnader och därmed bidra till ett förbättrat finansnetto i koncernen samordna kommunkoncernens kontakter med de finansiella marknaderna bevaka och kontrollera de koncerninterna och -externa finansiella riskerna

7 Blad 7 samordna koncernens betalningsströmmar genom koncernkonto lämna erforderlig service i finansiella frågor till kommunkoncernens enheter lämna kommunstyrelsen rapporter om den finansiella utvecklingen och ställningen, om fattade finansiella beslut grundade på delegation samt i övrigt hos styrelsen initiera frågor inom det finansiella området. ansvara för att finanspolicyn följs och hålls uppdaterad Finansrådets ansvar Strategiska frågor rörande kommunkoncernens finansiella verksamhet ska förankras i ett finansråd med representanter från kommunen och koncernföretagen. Finansrådet ska sammankallas minst två gånger per år. De kommunala förvaltningarnas ansvar Följer i sin verksamhet reglerna i den finansiella policyn. Koncernföretagens ansvar Styrelsen i varje företag ska fatta beslut om att man följer den av kommunfällmäktige beslutade finanspolicyn (detta dokument och förekommande bilagor till detta dokument). Detta ska ske minst en gång per mandatperiod. Beslutet ska formuleras så att det tydligt framgår att beslutet gäller vid var tid gällande finanspolicy. Innan företagets styrelse fattar beslut om eventuella avvikelser ska detta först underställas internbanken för yttrande. Inskränkningar och eventuella förtydliganden ska fastställas i en företagsspecifik finanspolicy. Angående respektive styrelses ansvar för företagets finansiella verksamhet och risker hänvisas till i övrigt till den lagstiftning varunder företaget lyder (exempelvis Aktiebolagslagen, Stiftelselagen etc.). Risk All form av ekonomisk verksamhet innebär alltid ett finansiellt risktagande. Kommunkoncernen är bl.a. exponerad för nedanstående risker. Limiter för dessa risker ska anges i bilaga A. Finansieringsrisk Definition: risken att likvida medel inte kan lånas upp utan påtaglig kostnadsökning. Kommunkoncernens externa skuldportfölj ska vara strukturerad på ett sådant sätt att kapitalförfallen sprids över tiden. I bilaga A anges en limit för hur stor andel som maximalt får förfalla inom 1 år. Likviditetsrisk Definition: risken att en placering inte kan omsättas i likvida medel utan påtaglig kostnadsökning.

8 Blad 8 Definition av tillgängliga likvida medel Tillgängliga likvida medel innefattar följande: Kassa och bank. Noterade finansiella tillgångar som kan omsättas inom 3 dagar. Bekräftade, ej utnyttjade, kreditlöften. Principer för hantering av likviditetsrisk Fluktuationer i det löpande likviditetsbehovet ska hanteras via en checkräkningskredit. I bilaga A fastställs hur stor kommunkoncernens tillgängliga likvida medel minst måste vara. Valutarisk Definition: värdeförändring av en valuta i förhållande till andra valutor. Kommunkoncernen ska inte ta några valutarisker vid placering av likviditeten. Endast placeringar i svensk valuta får förekomma. Kommunkoncernen ska inte ta några valutarisker vid upplåning. Om upplåning sker i utländsk valuta ska valutarisken omedelbart försäkras bort. Ränterisk Definition: värdeförändring på en räntebärande position som följd av ändrade marknadsräntor. Limit för ränterisk i form av ett riktmärke (norm uttryckt som genomsnittligt vägd räntebindningstid) för kommunkoncernens externa skuldportfölj, anges i bilaga A. Därutöver ska ett intervall fastställas, inom vilket avvikelse från normen är tillåten. Normen sätter tillsammans med maximal andel ränteförfall inom 1 år ramarna för kommunkoncernens externa ränteförfallostruktur. Limit för maximal andel ränteförfall inom 1 år anges i bilaga A. Derivatinstrument får användas för att hantera risker och för att styra portföljens räntebindning. Positioner på den externa marknaden, i syfte att förbättra resultatet, är tillåtna. Tillåtna finansiella instrument anges i bilaga A Alla derivatkontrakt avseende ränte- och valutarisker inom kommunkoncernen med externa motparter ska upprättas av internbanken. Detta omfattar även alla lånekonstruktioner där någon typ av derivat ingår.

9 Blad 9 Motpartsrisk Definition: risken att resultatet försämras om en motpart inte fullgör sina förpliktelser. Förpliktelser kan avse placeringar, ränta och låneskuld på lämnade krediter, positiva marknadsvärden på derivat- och terminsaffärer med mera. Motpartsrisken ska begränsas genom att fastställa vilka externa motparter kommunens internbank får göra affärer och ingå affärsavtal med. I Bilaga A anges tillåtna motparter. Finansiella derivatkontrakt får endast ingås med motpart som har tecknat ett internationellt swapavtal (ISDA) alternativt ramavtal med kommunen. Intern kontroll, styrning och rapportering Syftet med den interna kontrollen är: Att se till att finansverksamheten bedrivs på ett kontrollerat sätt och att internbanken vid varje tidpunkt har korrekt information om positioner och risker så att beslut kan fattas på korrekta grunder. Att minimera förluster på grund av fel i processer, system eller på grund av bristande kontroll. Kommunstyrelsen beslutar om närmare riktlinjer för intern kontroll, styrning och rapportering. Detta fastställs i bilaga A. Finansverksamheten och den finansiella ställningen, kopplade till riktlinjer och direktiv i denna policy, ska löpande rapporteras till kommunstyrelsen enligt riktlinjer i bilaga A. Avvikelser från fastlagd policy ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen.

10 Blad 10 Bilaga A till Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern (beslutas av kommunstyrelsen) Fastställd av Uddevalla kommunstyrelse 25 mars 2015, 102 Senast reviderad: Bilaga A till Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern Innehållsförteckning Bilaga A till Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern Utgångspunkter Ram för extern upplåning Ramar 2015 för utlåning till kommunens företag Sammanfattning riskbegränsningar Finansieringsrisk Likviditetsrisk Valutarisk Ränterisk Motpartsrisk Tillåtna motparter vid upplåning Tillåtna motparter vid derivataffärer: Intern kontroll, styrning och rapportering Allmänt 14 Rapportering Organisation, rollfördelning Finansrapport, format... 16

11 Blad 11 Bilaga A till Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern Utgångspunkter 2015 års ramar för Uddevalla kommuns internbank gällande upplåning och intern utlåning samt finansiella risklimiter. I samband med fullmäktiges fastställande av kommunens flerårsplan tas även beslut om kommunkoncernens externa upplåning. För verksamhetsåret 2015 gäller följande. Ram för extern upplåning 2015 Kommunfullmäktige bemyndigade enligt XX kommunstyrelsen att för 2015 att verkställa upplåning för kommunen och kommunens företag upp till 2772 mkr. Ramar 2015 för utlåning till kommunens företag I enlighet med Finanspolicy för Uddevalla kommunkoncern ska kommunstyrelsen årligen fastställa finanspolicyns Bilaga A. Här ingår bl a att fastställa ramar för utlåning till varje enskilt koncernföretag. Ramen för utlåning till koncernföretagen via koncernkontot inklusive rörelsekredit fastställs till 2899 mkr (nu gällande ramar uppgår till 2819 mkr). Maximal utlåning till respektive företag framgår av det följande. Noteras att kommunens borgensåtagande gentemot de kommunägda företagen per kommer att uppgå till 530 mkr. Åtagandet beräknas minska med 30 mkr under 2015.

12 Blad 12 Låntagare Förslag låneram Låneram inkl rörelsekredit inkl rörelsekredit (Belopp tkr) Uddevalla Hamnterminal AB Uddevalla Omnibus AB SwanFalk Shipping AB - - Uddevalla Event AB - - Gustafsbergsstiftelsen Uddevalla Kraft AB Uddevalla Energi Värme AB Uddevalla Energi Elnät AB Skärgårdsbåtarna i Uddevalla AB Stiftelsen Ljungskilehem HSB:s Stiftelse Jakobsberg Uddevalla Utvecklings AB Uddevalla Energi AB Uddevalla Vatten AB Lostif Fastighet AB Bostadsstiftelsen Uddevallahem Ram borgen 2014 (tkr) Gäldenär Ram borgen Beräknad kvarvarande borgen (Belopp tkr) Uddevalla Kraft AB Uddevalla Energi Elnät AB Uddevalla Omnibus AB Uddevalla Utvecklings AB Sammanfattning riskbegränsningar Limiter 2015 (KS XX) Inom limit Lån av kreditinstitut (mkr) Flerårsplan 2015: Max mkr Ja Aktuell snittränta (%) Flerårsplan 2015: 2,55 % Ja Räntebindningstid (år) 1 Tillåtet intervall 2-6 år Ja Ränteförfall inom 1 år (%) Max 50 % inom 1 år Ja Kapitalbindningstid (år) 1 Min 2 år Ja Kapitalförfall inom 1 år (%) Max 30 % inom 1 år Ja Tillåtna motparter Bör spridas mellan olika motparter Ja Derivat som andel av skuld, netto (%) Max 100 % Ja Andel strukturerade derivat (%) Max 5 % av räntederivaten Ja Koncernintern långfristig utlåning (mkr) Flerårsplan 2015: mkr Ja Koncernintern borgen (mkr) Max 530 mkr (beslut av Kf) Ja Bekräftade kreditlöften (mkr) - Ja Likviditetsberedskap (mkr) Min 300 mkr Ja Valutarisk All valutarisk ska vara bortförsäkrad Ja 1 Vägda genomsnitt

13 Blad 13 Finansieringsrisk Kommunkoncernens externa skuldportfölj ska ha en förfallostruktur där maximalt 30 % av kapitalet förfaller inom 1 år. Vägd, genomsnittlig kapitalbindningstid får inte understiga 2 år. Kommunkoncernen ska ha tillgängliga bekräftade kreditlöften där omsättningstillgångar inklusive kreditlöften ska vara större än kortfristiga skulder. Likviditetsrisk Kommunkoncernen ska ha en betalningsberedskap motsvarande en månad av kommunkoncernens kostnader avrundat uppåt till närmaste hundratal miljoner kronor i form av tillgängliga likvida medel (kassa och bank), finansiella till-gångar som kan omsättas inom 3 dagar samt bekräftade, ej utnyttjade kreditlöften. För 2015 uppgår detta belopp till 300 mkr. För att tillförsäkra omsättningsbarheten ska samtliga tillgångar vara placerade i likvida instrument som vid var tidpunkt kan säljas. Löptiden får vara högst 1 år. Placering hos följande motparter är tillåtna: Svenska staten, av svenska staten helägda bolag samt av svenska staten garanterade bolag Svenska banker och försäkringsbolag och av dessa helägda bolag Svenska kreditmarknadsbolag och hypoteksinstitut Svenska kommuner och landsting samt av dessa helägda bolag under förutsättning av kommunal borgen från ägaren Bolag ingående i kommunkoncernen Valutarisk Som huvudregel gäller att valutarisk ska elimineras. Detta medför bl a att eventuell upplåning i utländsk valuta omedelbart ska kurssäkras mot svenska kronor. Ränterisk Tillåtet intervall för den genomsnittliga räntebindningen är 2 6 år. Kommunkoncernens externa skuldportfölj ska ha en ränteförfallostruktur där maximalt 50 % av ränteförfallen ligger inom 1 år. Derivat- och försäkringsinstrument får endast användas för att hantera underliggande lån med syfte att förändra räntebindningen, snitträntan och/eller säkerställa en maximal räntenivå eller t.ex. ett räntespann. Volymen utestående räntederivat (netto) får inte överstiga den totala låneskulden. Tillåtna vid hantering av ränterisk i skuldportföljen: Ränteswap och räntetermin, FRA (Future Rate Agreement). Används för att ändra räntebindningen i existerande lån. Cap ("räntetak"). Används för att sätta ett "tak" på räntenivån i kommande räntebetalningar.

14 Blad 14 Floor ("räntegolv"). Används för att sätta ett "golv" på räntenivån i kommande räntebetalningar. Cap och Floor utgör tillsammans en "räntekorridor". Valutaswap. Används för att ta bort valutarisken i lån i utländsk valuta. Valutatermin. Används för att köpa/sälja valuta till ett bestämt pris för senare betalning. Strukturerade derivat (kombination av ovanstående instrument) under förutsättning att instrumentets syfte och karakteristika samt att redovisningsaspekterna finns beskrivna i internbankshandboken. Maximal andel av skuldportföljen som får bestå av strukturerade derivat: 5 %. Motpartsrisk Fördelningen av derivat ska spridas mellan olika motparter Det är tillåtet att låna endast från Kommuninvest, men en konkurrensprövning vid upptagandet av nya krediter ska ske. Tillåtna motparter vid upplåning Danske Bank, Handelsbanken, Kommuninvest, Nordea, SBAB, SEB, Swedbank samt överstatliga långivare som Nordiska Investeringsbanken (NIB), Europeiska Investeringsbanken (EIB). Tillåtna motparter vid derivataffärer: Danske Bank, Handelsbanken, Nordea, SEB, Swedbank Intern kontroll, styrning och rapportering Allmänt Internbanken ska fortlöpande identifiera, värdera och hantera operativa risker inom finansverksamheten. Internbanken ska ha rutiner som säkerställer god kontroll, rapportering, uppföljning och utvärdering. Därför ska det finnas en ändamålsenlig organisation, klara rutiner och ett fungerande kontrollsystem i form av en utvecklad ränteriskhantering och rapporteringskrav. Internbankens centrala och viktigaste processer ska vara dokumenterade på ett sätt som gör verksamheten öppen och transparent. Eller att rutiner och proceser framgår på andra sätt (exempelvis i den månatliga finansrapporteringen) Kontroll, avstämning och redovisning av gjorda transaktioner får inte handhas av samma person som verkställt transaktionen. Minst två personer ska ha insyn i och kunskap om kommunens koncernkontosystem och övriga finansadministrativa system. All rapportering från internbanken till kommunstyrelsen ska samtidigt tillställas kommunens ekonomichef. Vid överträdelser av eller avvikelser mot det regelverk internbanken verkar under ska kommunens ekonomichef underrättas.

15 Blad 15 Rapportering Rapportering till internbanken Företagen ska till internbanken i samband med varje tertialsbokslut lämna prognos för upplåningsbehov för dels innevarande år, dels påföljande år. Företagen ska fortlöpande samråda med internbanken i finansiella frågor och i god tid informera om alla finansiella behov såsom upplånings- och placeringsbehov. Rapportering från internbanken Sammansättningen av internbankens upplåning och utlåning liksom den finansiella riskexponeringen ska månadsvis rapporteras till kommunstyrelsen i en finansrapport. Avvikelser från beslutade ramar och limiter ska dokumentas i en s k risklogg och medfölja finansrapporten. Dessutom ska en uppföljning av operativa risker ske och händelser rapporteras i en särskild logg. Internbanken ska likaså månatligen till varje företag lämna rapport om den finansiella exponeringen och ställningen. Varje tertial ska rapporter över utfall upprättas. Dessa rapporter ska bl a innehålla uppgifter om utfall avseende snittränta och riskprofil Avvikelser från fastlagd policy ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen. Internbanken ska rapportera till kommunstyrelsen: Periodicitet Varje kommunstyrelsemöte Typ av rapportering Finansiell ställning innefattande upplåningsoch placeringsvolymer allt specificerat med kapital- och räntebindningstider. Varje delårsbokslut Allmän information om ränteläget Beräknat återstående upplåningsbehov på kort och lång sikt för respektive företag/kommunen samt för kommunkoncernen Aktuell betalningsberedskap som t ex outnyttjad checkkredit, lånelöften samt aktuell likviditet Upplupet samt prognostiserat finansnetto Aktuellt borgensengagemang samt borgensutfall med iakttagande av de regler som anges om borgen i denna policy Organisation, rollfördelning

16 Blad 16 Front office Finanschef Fattar beslut om in- och utlåning (inkl. kontraktshantering) Placering överlikviditet Underhåll av låneprogram Likviditetsplanering Derivathantering Rådgivning Omvärldsbevakning Back office Finansekonom/kommunkassa Säkerställer att affärerna blir genomförda Kontrollerar att affären är rätt registrerad och godkänner affären i systemen Betalningar Middle office Ekonomichef Kontrollerar att genomförda affärer efterlever uppsatta policys och riktlinjer. Finansrapport, format I det följande framgår det format och innehåll på finansrapport som nu gäller.

17 Blad 17

18 Blad 18

19 Blad 19

20 Blad 20

21 Blad 21

22 Blad 22