Strax efter LS3 (nov -05), beslutades om inlämning av diktat för skrivning 2 ggr/dag.

Transkript

1 Hagalunds Vårdcentral SAMMANFATTNING Efter riktlinjer som tidigare dragits upp, hade vi beslutat att under sommaren 2004 successivt dra ned den bokningsbara tiden till som mest sju dagar framåt i tiden (återbesöksdagar undantaget). Under en planeringsdag med fokus på Balanserad Verksamhets Styrning framkom redan under hösten 2004 att Tillgänglighet/kontroll läkartidbok, som vi då kallade det, var den fråga som flertalet medarbetare på mottagningen såg som mest angelägen att arbeta med. När mottagningen under våren deltog i det första Lärande Seminarium 1 (feb -05) (LS 1) i Hallonbergen så kom det som en välkommen nytändning och inspirationskälla för det arbete som vi tidigare hade påbörjat. Målet, Rätt Vård-på Rätt Nivå-i Rätt Tid, formulerades efter den första träffen. En Idébank startades även, där medarbetarna kunde sätta in idéer för senare förvaltning/räntning av bildade intressegrupper. Den första kartläggningen visade klart att en matchning av läkartiderna till efterfrågan måste genomföras. Vid en planeringseftermiddag efter LS2 (maj -05) skapades möjlighet till detta genom att en av distriktsläkarna fick mandat av verksamhetschefen att omfördela, ffa akuttiderna, i tidboken och mellan de olika läkarna. Vi kallade detta starten av den Flexibla tidboken. En ny kartläggning av innehållet i läkarnas telefontider visade att provsvar och receptförnyelser stod för en stor andel av samtalen. En informationskampanj, Inga nyheter är goda nyheter, riktades till patienterna. Budskapet var att provsvar endast gavs vid avvikande resultat. Utfallet blev oväntat gott. Även några ord på läkarnas telefonsvarare att begäran om receptförnyelse kunde göras genom distriktssköterskorna i telefonrådgivningen föll väl ut. Strax efter LS3 (nov -05), beslutades om inlämning av diktat för skrivning 2 ggr/dag. Flexitid för en läkare infördes för att kunna mäta den reala efterfrågan på telefontid målsättning är att, om möjligt variera telefontiden under veckan. Vi mäter nu även antalet hänvisningar löpande då T3 (tredje tillgängliga tid) inte är något riktigt rättvisande mått då tidboken är bokningsbar endast en vecka. Vi kan konstatera att VIF/Genombrotts-arbetet har gjort att all involverad personal fått en större samsyn i tillgänglighetsarbetet och att frågan nu är under ständigt fokus. 1

2 OMRÅDESBESKIVNING Mottagningen betjänar cirka invånare, (ca listade patienter ), framför allt boende i Hagalund, Förvaltarområdet, Hagavägen och Hagaparken. Det expanderande Frösundaområdet med bostadsrättslägenheter gör att antalet patienter listade på enheten stadigt ökar. Hagalundsområdet (Blåkulla) i Solna Stad kännetecknas förutom av en majestätisk arkitektur, även av en mångkulturell befolkningsstruktur. Av områdets ca 4800 invånare har mer än 50 % utländsk bakgrund. Många människor lever under hög social belastning. Antalet patienter över 65 år är relativt lågt. Ohälsotalet är högt. Antalet läkarbesök och sköterskebesök/ansvarspatient och år ligger under och lika med medel jämfört med snittet i nordvästkomunnerna. I Hagalundsområdet ligger f n 4 LSS-boenden med totalt 43 boende. Ett särskilt boende i Huvudsta, Oskarsro sjukhem har 38 boende och Frösunda sjukhem har 44 boende, betjänas av läkare från mottagningen. Bemanning Bemanningen (heltidstjänster) på enheten består av 6 distrikt/husläkare, 1 AT-läkare, 2 ST läkare fn, 4,25 distriktsskötersketjänster, 3 undersköterskor, 2 sekreterare och 1 föreståndare. Medelåldern på medarbetarna är drygt 49 år. Tillsammans behärskar personalen ca femton olika språk. Laboratorieverksamheten drivs av Medilab AB. Vardagsarbete Mottagningsarbete med telefontid och planerade och oplanerade mottagningsbesök dominerar arbetet för distriktsläkare. Läkarinsatser i de särskilda boendena utförs av vissa läkare. Hemsjukvård, distriktssköterskemottagning, telefonrådgivning och tidsbeställning till distriktsläkare är distriktssköterskans huvudsakliga uppgifter. En halvtids distriktsskötersketjänst är avsatt för diabetespatienter. Flexitid används för samtalsbokning. Undersköterskor hanterar en krävande kassa/reception med höga krav på problemlösningsförmåga. Hemsjukvård, och all förrådshantering ingår även i arbetsuppgifterna. Tjugofyratimmars blodtrycksregistrering utförs av sekreterarna på mottagningen. 2

3 PROBLEMBESKRIVNING I oktober 2004 hade mottagningen möjlighet att arbeta BVS-orienterat under en planeringsdag. Vi hade sedan augusti haft tidboken öppen en vecka och läkartillgänglighetsarbetet stod i fokus. Efterfrågan på tider till distriktsläkare är och har länge varit till synes omättlig. För några år sedan var mottagningens samtliga läkartidböcker helt fyllda fem-sex veckor framåt i tiden. Väntetiden för att komma på ett oprioriterat besök till distriktsläkare kunde alltså vara mer än sex veckor vilket var klart otillfredsställande för både patienter/läkare och tidsbokande distriktssköterskor. Dessutom fylldes varje nyöppnad vecka på allt snabbare och snabbare och redan efter någon dag kunde den vara fullbokad och beskedet till patienten blev att återkomma veckan därpå för att få en tid om ytterligare fem veckor.!!! Vid sjukdom eller andra oplanerade frånvarotillfällen blev ombokningarna plågsamt krävande med missnöjda patienter som inte kunde erbjudas ny tid inom rimlig tidsrymd. Det som även stod klart i efterhand, var att samordningen mellan läkarnas tidböcker var bristande - obefintlig. Dessutom var antalet akuttider statiskt över veckan vilket i sin tur gav fler hänvisningar till Solna Närakut i början av veckan. Det hörde även till undantaget att det fanns akuttider under eftermiddagar. Rutiner/riktlinjer för många av mottagningens aktiviteter framstod också som viktiga att diskutera och även att utarbeta skriftliga sådana. En rutinpärm för repetition och eleven/den nyanställde underlättar mycket. 3

4 SYFTE OCH MÅL VIF/Genomgrottsprojektets övergripande mål är ju att öka läkartillgängligheten utan att för den delen tappa i motivation och trivsel hos medarbetarna. På Hagalunds Vårdcentral formulerades de lokala målen enligt nedan. - RÄTT VÅRD Innebär att vi inom och i samverkan mellan de olika professionerna på enheten, tillsammans med patienten, avgör vilken vård som skall ges. - RÄTT TID Innebär att vi så snart det är möjligt ger patienten den vård som bedömts vara lämplig. - RÄTT NIVÅ Innebär att huvuddelen av vården ges av den personalkategori som innehar den lämpligaste kompetensen 4

5 MÄTNINGAR Tillgänglighetsenkäter I början av april och i slutet av oktober -05 utfördes två mätningar avseende patienternas upplevelse av väntetiden för att få träffa läkare. Mätningen utfördes med hjälp av VIFprojektets enkät. Kartläggningar Mars 05, Kapacitet planerad/verklig/utfall, efterfrågan. Kontaktorsaker i telefon till läkare. Okt/nov 05, Akuttider,recförfrågan och provsvar per telefon. Formuläret för pinnstatistiken utformades av mottagningens VIF-grupp. Hänvisningsmätning Då T3-måttet inte fungerar tillräckligt bra med en tidbok bokningsbar endast en vecka infördes i februari -06 en löpande mätning av antalet hänvisade patienter/dag. Hänvisningarna som mäts är de som görs av distriktssköterskorna i telefonrådgivningen. Hänvisning kan ske till Solna Närakut för akuttid samma dag, till morgondagen för akuttid på Hagalunds Vc, till annan dag för bokning av Planerad tid om sju dagar samt hänvisning till distriktläkares telefontid för bokning på dennes reserverade tider ( litet p-tid ). Formuläret för pinnstatistiken utformades av mottagningens VIF-grupp. Medarbetarenkäter Spindeln är ett sätt att mäta medarbetarnas trivsel framtaget i gamla NLPO. Den ger en grafisk uppfattning om läget. Telefonsamtal i Flexitid Under två veckor i mars -05 mättes antalet genomförda telefonsamtal via Flexitidsystemet i telefonrådgivningen. Distriktssköterskorna är de som svarar i telefonen.. 5

6 FÖRÄNDRINGAR Tillgänglighet Det stora språnget togs redan när mottagningen i konsensus tog beslutet att endast boka sju dagar framåt i tiden återbesök undantaget. Startade i augusti 2004 Flexibel Tidbok Vilket innebär att en läkare har mandatet att på chefens uppdrag löpande se över samtliga läkartidböcker och vid behov ändra i desamma. Det kan gälla antalet akuttider över veckan eller dagen samt även tillgången på tider, tillgängliga för de tidsbokande distriktssköterskorna i telefonrådgivningen. Inrättande av Idébank Initialt under VIF-projektet sattes ett flertal förändringsidéer in på banken. Utifrån de insatta idéerna formerades intressegrupper för att utarbeta skriftliga rutiner runt ett antal områden. Provsvarskampanj Huvudbudskapet är att Inga nyheter är goda nyheter dvs behandlande läkare tar kontakt om något anmärkningsvärt skulle noteras. Affisch utanför Laboratoriet sitter väl synlig och läses av så gott som samtliga patienter. En skriftlig information finns även tillgänglig i receptionen. Skrivservice på dagen Grundtanken är att sekreterarna i alla lägen skall ligga i fas med läkarna som dikterar. En snabb inskrivning gör att patientjournalen alltid är maximalt uppdaterad. Vi hoppas även att undvika dubbelrekvisition av redan besvarade remisser. Inkommande remisser ska skrivas in samma dag eller senast dagen efter de anländer till mottagningen. Vi har därför infört inlämning av diktat till lunch och vid arbetsdagens slut. Flexitid för en läkare Syftet med detta var att kunna se den faktiska toala efterfrågan på telefontider till en ordinarie läkare. 6

7 RESULTAT av mätningar och förändringar Förändring av tillgänglighet För patienterna blev resultatet en möjlighet att snabbare träffa läkare för åkommor som inte är av akut karaktär. För tidsbokande distriktssköterskor blev arbetsmiljön bättre då flertalet patienter uppskattat den nya ordningen. Baksidan på medaljen är att patienten ibland kan behöva ringa åter då samtliga tider inom sju dagar är uppbokade. Stora krav ställs på den person som ansvarar för helhetssynen samt att samordna mixen av tider. I patientenkäten angående tillgänglighet blev medianväntetiden i kartläggningarna sju dagar. Vid jämförelse av flertalet frågor blev resultatet marginellt sämre i höstenkäten. Flexibel tidbok Diskussionen i samband med genomförandet medförde nog en större medvetenhet om mottagningen som en helhet med ett gemensamt ansvar mot patienterna. Samordningen mellan de olika läkartidböckerna ökade märkbart. Troligen ökade förmågan att se utanför sin egen tidbok i läkargruppen. Antalet tillgängliga akuttider under dagen stäms regelbundet av under morgonmötet. Kartläggningar Marsmätningen visade på behovet av en differentiering av akuttiderna till läkare över veckan. Antalet akuttider måndag-tisdag bör ligga på drygt trettio för att efterfrågan skall stillas. Under veckans senare dagar ter sig ca tjugo-tjugofem tider som en lämplig nivå. Det visade sig även att provsvarsförfrågningar och receptförnyelse var de enskilt mest dominerande orsakerna att man ringde till sin läkare (tidsbokning undantaget). Oktobermätningens resultat finns ej tillgängligt men visade på en förbättring är = minskning av samtal enligt ovan. Hänvisningsmätning Ej sammanställd. Medarbetarenkäter Spindeln har gjorts de senaste fyra åren på mottagningen och visar ingen större skillnad mellan åren. Många medarbetare trivs mycket bra och några mindre bra. Personalomsättningen är mycket låg TEMO-mätningen Hela resultatet våren -06 ej tillgängligt. Antal telefonsamtal i Flexitid Sjuhundratrettio samtal till distiktssköterskorna i vårdplaneringen genomfördes under de tio arbetsdagar som mätningen utfördes. Idebanken Inga färska insättningar, däremot skriftligt redovisade resultat från de bildade rutingrupperna. Materialet har redovisats på APT-möten och antagits som gällande rutiner. Exempel på rutiner som dokumenterats är posthantering, tolkbeställningsrutiner, Pk-patients hantering etc. 7

8 Provsvarskampanj Frigjord tid för personalen då man kan hänvisa till rutinen Inga nyheter är goda nyheter. Inga negativa reaktioner från patienter har noterats. Flertalet snarare nöjda med att veta vad som gäller. Skrivservice på dagen Inte helt lätt då papperskulturen fortfarande har fäste bland många medarbetare. Sekreterarna har svårt att svälja de toppar som kan uppstå inför t ex semestrar. Flexitid för en läkare Ett test med obegränsad access har utförts en dubblering av samtalen kunde noteras under en måndag. Därefter ökades antalet telefontider på måndagar och tisdagar. Den deltagande läkaren tycker att telefontiden är mer lätthanterlig, och även många patienter. 8

9 HUR ARBETAR VI VIDARE - FRÅGOR ATT DISKUTERA Under hösten-06 kommer diskussionen om eventuell differentiering av läkarnas telefontider under veckan att fortsätta. Ska det vara längre telefontid i början på veckan och kortare i slutet? Telefonsystem (Flexitid) för flera läkare? Hur hantera de väntelistor som kan uppstå hos ordinarie husläkare som tjänstgjort länge på enheten? Ny kampanj och utformning av IDE banken planeras då grunden till förändringsarbetet till stor del läggs av medarbetarnas initiativ. 9

10 REFLEKTIONER Trimma organisationen är något som alltid är högprioriterat. Med hjälp av VIF/genombrottsprojektet har vi fått ett instrument som kan användas i sammanhanget. Men hur mycket vi än trimmar och skruvar, upplever många av oss, att vi behöver HJÄLP!! MED ATT GE ALLMÄNHETEN INFORMATION OM VAD PRIMÄRVÅRDEN KAN FÖRVÄNTAS BISTÅ MED. Politiska Vårdgarantier med löften om en omedelbar fri och obegränsad tillgång (gärna chattkontakt med Min Husläkare) till primärvård/husläkare uppfattas av en allt större del av patienterna som en självklarhet. Distriktssköterskor/sjuksköterskor som försöker vägleda till rätt vårdnivå uppfattas som besvärande bromsklossar utan servicekänsla. Tillkortakommanden i livets olika sammanhang upplevs av allt fler människor som medicinska fenomen med en lösning inom primärvården. Banala egenvårdsåkommor hos starka grupper tränger effektivt ut de svagare kronikerna. Många i de olika yrkeskategorierna upplever att förväntningarna på primärvården och dess medarbetare i framförallt läkarkåren börjar uppnå rent visionära nivåer. Politiker i olika organisationer måste få förståelse för att en stor del av de upplevda ohälsoproblemen inte går att finna bot för i primärvården. För att komma till rätta med den enorma efterfrågeökning som är i antågande i samband med det ökande antalet friska och krävande 65+ grupperna, krävs en bred och effektiv informationskampanj på ett flertal olika nivåer. Diskussionen lär fortsätta. 10