Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete goteborg.se/stadsrevisionen

Transkript

1 Revisionsrapport Stadsrevisionen Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 December 2015 Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete Diarienummer: 213/15 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisorer: Peter Håkansson (projektledare) och Susanne Grandin

3 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 3 Innehållsförteckning Inledning och läsanvisning 4 Sammanfattning 5 Bakgrund 7 Granskningens utgångspunkter 8 Revisionskriterier 8 Metod och avgränsningar 9 Iakttagelser och bedömningar 11 Ändamålsenlig beredning av samordningsområdena 11 Förutsättningar för ändamålsenliga avvägningar 18 Ändamålsenliga arbetssätt för kommunikation och samverkan 24 Sammanfattande bedömning 27 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 30 Språkbruk och revisionstermer 31 STADSREVISIONEN

4 4 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Inledning och läsanvisning Stadsrevisionens rapport Samordning av Göteborgs Stads internationella arbete blev klar den 15 december år Till rapporten finns också ett rapportsammandrag. Rapporten syftar till att bedöma om stadens internationella samarbete samordnas på ett ändamålsenligt sätt. Följande områden behandlas: om det sker en ändamålsenlig beredning, hantering och utvärdering av de samordningsområden som kommunfullmäktige har beslutat om om det finns det förutsättningar för att göra ändamålsenliga avvägningar mellan när ett internationellt samarbete är av verksamhetsspecifik karaktär eller av kommungemensamt intresse om det finns ändamålsenliga arbetssätt för kommunikation och samverkan mellan kommunstyrelsen och de granskade bolagen och nämnden. Läsanvisning Vi inleder med en sammanfattning av vad vi har granskat och vad vi har kommit fram till. Därefter beskriver vi utgångspunkterna för granskningen. På sidorna följer stadsrevisionens iakttagelser. Vi har delat in redovisningen i tre olika delar, enligt punktlistan ovan. För varje del beskriver vi de revisionskriterier som granskningen utgår ifrån, våra iakttagelser och en kort bedömning. Vår sammanfattande bedömning finns på sidorna Rapporten, med diarienummer 213/15, och rapportsammandraget finns tillgängliga på kommunens hemsida ( STADSREVISIONEN

5 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 5 Sammanfattning Stadsrevisionen har granskat samordningen av Göteborgs Stads internationella samarbete. Syftet med granskningen har varit att bedöma om stadens internationella samarbete samordnas på ett ändamålsenligt sätt. Enligt stadens riktlinjer för internationellt samarbete har nämnder och bolag huvudansvar för internationella samarbeten inom deras verksamhetsområden. Internationella samarbeten som är av stadsgemensamt intresse ska däremot samordnas av kommunstyrelsen och internationella avdelningen på stadsledningskontoret. Samordning ska ske inom följande fem områden: städer internationella organisationer och nätverk omvärlds- och intressebevakning internationella projekt besök. Granskningen omfattar i första hand kommunstyrelsen. Miljö- och klimatnämnden, Business Region Göteborg AB, AB Gothenburg European Office och Göteborg Energi AB ingår också i granskningen, men har valts ut för att de deltar i omfattande internationella samarbeten som samordnas av kommunstyrelsen. Iakttagelser och bedömning Stadsrevisionens samlade bedömning är att det inte sker en ändamålsenlig samordning av stadens internationella samarbete. Nedan redogör vi för våra iakttagelser. Bristande beredning av samordningsområden Enligt riktlinjerna för internationellt samarbete ska kommunstyrelsen, genom internationella avdelningen, ta fram så kallade positionspapper och handlingsplaner för tre av de fem samordningsområdena. Därtill ska anvisningar för hur besök hanteras tas fram. Stadsrevisionen kan konstatera att kommunstyrelsen i delar inte har gjort detta. Att nödvändig dokumentation saknas, kan innebära att stadens internationella arbete bedrivs utan tydligt formulerade mål. Bristen på mål, med tillhörande beskrivningar av hur målen ska nås, riskerar att leda till att: internationella samarbeten inte hanteras på ett korrekt sätt och genom rätt nämnder och bolag. de visioner för internationella samarbeten som anges i kommunfullmäktiges budget inte realiseras. STADSREVISIONEN

6 6 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Oklara förutsättningar för samordning Granskningen visar att det saknas förutsättningar för att göra ändamålsenliga avvägningar mellan när ett internationellt samarbete är av verksamhetsspecifik karaktär eller av kommungemensamt intresse. Det råder bland annat otydlighet kring samordningsbegreppet och därmed kring internationella avdelningens roll. Granskningen visar också att det finns olika uppfattningar kring vilken typ av samordning avdelningen ska ägna sig åt: strategisk eller operativ. Delvis otillräcklig kommunikation och samverkan Granskningen visar att ändamålsenliga arbetssätt delvis finns, men att graden av kommunikation och samverkan varierar. Det saknas vidare stadsgemensamma forum för besökshantering. Det är viktigt att det finns ett ömsesidigt informationsutbyte mellan internationella avdelningen och stadens nämnder och bolag. Detta för att kunna avgöra hur besök ska hanteras och hur staden bäst ska representeras i olika sammanhang. Utifrån den samlade bedömningen lämnar stadsrevisionen en rekommendation till kommunstyrelsen (se sidan 29). STADSREVISIONEN

7 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 7 Bakgrund I juni år 2014 beslutade kommunfullmäktige om Göteborgs Stads policy och riktlinjer för internationellt samarbete. 1 Enligt riktlinjerna ska stadens internationella samarbete utveckla och stärka den kommunala verksamheten och dess personal till förmån för invånarna. Vidare ska Göteborgs Stad, genom internationell samverkan, öka kvalitén avseende resultat, kunskapsinhämtning och finansiering av utvecklingsåtgärder. Utifrån dessa övergripande mål ska riktlinjerna skapa en gemensam plattform för stadens internationella samarbete samt till att möjliggöra ett enhetligt och samordnat agerande i olika internationella sammanhang. Enligt riktlinjerna ska de internationella samarbeten som är av stadsgemensamt intresse samordnas av kommunstyrelsen och av den för ändamålet inrättade internationella avdelningen på stadsledningskontoret. Nämnderna och bolagen har däremot huvudansvar för de internationella frågor och samarbeten som faller inom ramen för deras verksamhetsområden. Att ansvaret för stadens internationella samarbete är delat, såtillvida att kommunstyrelsen, genom stadsledningskontoret, inom vissa områden har en samordnande roll, föranleder ett antal frågor: Sker denna samordning på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt? När upphör ett internationellt samarbete att falla inom en nämnds eller ett bolags verksamhetsområde för att istället falla inom kommunstyrelsens samordningsansvar? Och sker stadsledningskontorets samordning på ett sätt som beaktar såväl nämndernas och bolagens som stadens samlade behov? 1 Policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad, (H 2014 nr 79, P , 27 dnr 1325/11). Den nya policyn och riktlinjerna ersatte därmed den tidigare gällande visionen för internationellt samarbete, och de riktlinjer som kompletterade densamma: Vision och strategi samt ansvarsfördelning för Göteborgs Stads internationella samarbete, (GKH, 2004:135), samt Riktlinjer för internationellt samarbete, (Kommunstyrelsens beslut , 305, dnr 0522/05). STADSREVISIONEN

8 8 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Granskningens utgångspunkter Syftet med granskningen är att bedöma om stadens internationella samarbete samordnas på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen ska svara på följande revisionsfrågor: Sker en ändamålsenlig beredning, hantering och utvärdering av de samordningsområden som kommunfullmäktige har beslutat om? Finns det förutsättningar för att göra ändamålsenliga avvägningar mellan när ett internationellt samarbete är av verksamhetsspecifik karaktär eller av kommungemensamt intresse? Finns det ändamålsenliga arbetssätt för kommunikation och samverkan mellan kommunstyrelsen och de granskade bolagen och nämnden? Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som granskningens bedömningar utgår ifrån. Nedanstående avsnitt syftar till att ge en överblick över den kravbild de granskade bolagen och nämnderna står inför. I rapportens resultatdel redogörs i ytterligare detalj för granskningens revisionskriterier och de krav dessa ställer. Policy och riktlinjer för internationellt samarbete i Göteborgs Stad Enligt stadens policy är internationellt samarbete en integrerad del av stadens arbete som ska skapa mervärde för dess invånare, näringsliv och civilsamhälle. För att realisera denna övergripande vision syftar riktlinjerna till att möjliggöra ett enhetligt agerande i olika internationella sammanhang. För att åstadkomma ett enhetligt agerande ska stadens internationella samarbeten samordnas inom följande fem områden: vänorter och partnerstäder internationella organisationer och nätverk projekt som finansieras av institutioner såsom EU, Sida och ICLD 2 internationell omvärlds- och intressebevakning internationella besök. 2 ICLD står för Internationellt Centrum för Lokal Demokrati. ICLD är en SIDA-finansierad organisation som arbetar med fattigdomsbekämpning genom lokal demokratiutveckling. STADSREVISIONEN

9 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 9 Samordningen ska ske av internationella avdelningen på stadsledningskontoret. Samtidigt som riktlinjerna betonar vikten av samordning, och kommunstyrelsens roll i detta avseende, framhåller de att stadens nämnder och bolag har rätt att delta i internationella samarbeten som faller inom deras respektive verksamhetsområden. Kommunfullmäktige beslutade om de nu gällande riktlinjerna i juni Flera av de samarbeten och projekt som kommer att beröras i denna granskning initierades dock innan dess. Av den anledningen kommer även de tidigare gällande riktlinjerna för internationellt samarbete att beaktas som ett revisionskriterium. Det främsta skälet till detta är att påvisa den kontinuitet som finns mellan de båda dokumenten, rörande exempelvis kravet på samordning och enhetligt agerande, samt kraven på positionspapper, uppföljning och kommunikation av samordningsområdena. Kommunstyrelsens inriktningsdokument Enligt kommunallagen 6 kap. 1 ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Kommunstyrelsen ska också utöva uppsikt över övriga nämnder och i förekommande fall verksamhet som bedrivs i bolagsform. Utöver att kommunstyrelsens samordnande roll uttrycks i policyn och riktlinjerna för internationellt samarbete tydliggörs uppdraget i kommunstyrelsens inriktningsdokument för budget, jämte andra kommunstyrelsebeslut som berör internationellt arbete. Av 2014 års inriktningsdokument framgår att stadsledningskontoret, i egenskap av ledningsstöd, ska utöva styrning, ledning och samordning av kommunens verksamheter för att kommunstyrelsen ska kunna utöva sin uppsiktsplikt och för att nå budgetens övergripande ambition att eftersträva måluppfyllelse i samtliga mål snarast möjligt. Av betydelse i sammanhanget är också skrivelsen att stadsledningskontoret utöver att utgöra ledningsstöd till kommunstyrelsen också ska vara ett stöd till stadens förvaltningar och bolag. Metod och avgränsningar För att uppfylla syftet och besvara revisionsfrågorna har intervjuer genomförts och dokumentation granskats. Dokumentationen har bland annat bestått av inriktningsdokument, verksamhetsplaner samt projektdokumentation. Därtill har så kallade positionspapper och handlingsplaner, samt i förekommande fall utvärderingar, varit föremål STADSREVISIONEN

10 10 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE för granskning. Vi har intervjuat ansvariga chefer på stadsledningskontoret och på förvaltnings- och bolagsnivå, samt stödpersoner som arbetar med internationella frågor. Totalt har 18 intervjuer genomförts. Avgränsningar Granskningen omfattar framförallt kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen, genom internationella avdelningen på stadsledningskontoret, ansvarar för att de internationella samarbeten som är av kommungemensamt intresse bereds, hanteras och samordnas i enlighet med stadens riktlinjer. Att granska samordningen av stadens internationella samarbete blir därmed till stora delar synonymt med att granska kommunstyrelsen och internationella avdelningens insatser i detta avseende. Miljö- och klimatnämnden, Business Region Göteborg AB, AB Gothenburg European Office och Göteborg Energi AB 3 ingår också i granskningen, men har valts ut för att de deltar i omfattande internationella samarbeten som samordnas av kommunstyrelsen. Ett av bolagen Gothenburg European Office är även inrättat för att i nära samarbete med internationella avdelningen samordna stadens intressebevakning och kontakter gentemot EU:s institutioner. Granskningen tar inte fasta på om stadens internationella samarbete är ändamålsenligt i bemärkelsen att det uppnår de mål som fastslås i policyn och riktlinjerna, eller i enskilda projekt. Eftersom samordningen, enligt riktlinjerna, ska säkerställa att Göteborgs Stad agerar som en aktör utanför kommungränsen i internationella sammanhang tar granskningen snarare fasta på förutsättningarna för att nå målen. Då efterlevnaden av riktlinjerna för internationellt samarbete förutsätter ett samordnat agerande, menar stadsrevisionen att bristande samordning riskerar leda till att stadens internationella arbete inte bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. 3 Härefter kommer bolagen benämnas Business Region Göteborg, Gothenburg European Office, samt Göteborg Energi. STADSREVISIONEN

11 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 11 Iakttagelser och bedömningar I detta kapitel redovisas granskningens resultat. Framställningen är disponerad i enlighet med de tre revisionsfrågorna. Ändamålsenlig beredning av samordningsområdena I det här avsnittet redovisas iakttagelser och bedömningar rörande följande revisionsfråga: Sker en ändamålsenlig beredning, hantering och utvärdering av de samordningsområden som fullmäktige har beslutat om? Inledning Flertalet 4 av de fem samordningsområdena ska beredas och hanteras på ett likartat sätt. För samordningsområdena städer, internationella organisationer och nätverk, samt internationella projekt ska positionspapper och handlingsplaner tas fram. I positionspappren ska syftet med samarbetet framgå, liksom vilka aktiviteter som ska genomföras och hur ansvar ska fördelas mellan berörda parter. För att konkretisera positionspappren ska handlingsplaner tas fram i dialog med de nämnder och bolag som berörs av det aktuella samordningsområdet. Handlingsplanerna ska i större detalj beskriva mål, prioriteringar och aktiviteter, samt rutiner för återkoppling och avstämning. Vidare ska stadens relation till städer, medverkan i internationella organisationer och nätverk, samt deltagande i projekt, utvärderas. Dessa utvärderingar ska ligga till grund för revideringar av positionspapper. Därtill ska det ske en aktiv kommunikation kring stadens internationella samarbeten, både genom stadens hemsida och genom stadens intranät. 4 För övriga två samordningsområden, omvärlds- och intressebevakning samt besök, gäller inte samma formkrav, men även här är kommunstyrelsen ålagd ett ansvar. Således ska kommunstyrelsen, efter beredning av internationella avdelningen, besluta om en stadsgemensam omvärlds- och intressebevakning. Stadens aktiviteter inom ramen för den beslutade omvärldsbevakningen ska, efter beslut av kommunstyrelsen, utvärderas. Stadsledningskontoret kan också på eget initiativ ta fram en så kallad position (ej att förväxla med positionspapper) i en fråga som därefter beslutas av kommunstyrelsen. Vad gäller samordningsområdet besök ska anvisningar för besökshantering tas fram i dialog med aktörer i staden. En samlad utvärdering och översyn av dessa anvisningar ska göras enligt beslut av kommunstyrelsen. STADSREVISIONEN

12 12 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Granskningen visar att det råder varierande följsamhet mot stadens riktlinjer och att kommunstyrelsen, genom internationella avdelningen, inom vissa områden brister i sitt ansvar att bereda, hantera och följa upp de samordningsområden som kommunfullmäktige har beslutat om. Utöver att dessa brister i sig innebär att kommunstyrelsen uppvisar otillräcklig följsamhet mot gällande riktlinjer, riskerar de att vilket senare avsnitt i granskningen också kommer att visa leda till att det internationella arbetet inte samordnas på ett ändamålsenligt sätt. Följande avsnitt kommer att redovisa ett antal exempel på hur kommunstyrelsen, genom internationella avdelningen, både har fullgjort sitt ansvar att bereda, hantera och utvärdera de gemensamma samordningsområden, men också på hur avdelningen har brustit i detta hänseende. Städer: vänorter och partnerstäder Med städer avses stadens samarbete med partnerstäder och vänorter. 5 Samarbetena med partnerstäder är tidsbegränsade och beslut om partnerstad fattas av kommunstyrelsen. Samarbetena med vänorter är av mer permanent art och beslut om vänortssamarbete fattas av fullmäktige. Syftet med att ha partnerstäder och vänorter är att främja Göteborgs intressen, säkra en god omvärlds- och intressebevakning samt att få möjlighet till erfarenhetsutbyte och projektdeltagande. Vänorter Vänortssamarbetet med de tre nordiska städerna inleddes efter andra världskriget och syftar till verksamhetsutveckling genom exempelvis projekt- och nätverksarbete inom olika områden. Politiker och tjänstemän ska träffas vartannat år för att jämföra erfarenheter, utbyta idéer och diskutera gemensamma utmaningar. Av positionspappret för Göteborgs Stads vänorter, beslutat av kommunstyrelsen i maj 2011, framgår det bland annat att deltagande vid politikermötena ska hanteras av fullmäktiges presidium och att löpande frågor av övergripande karaktär ska beredas av internationella enheten. 6 5 Enligt uppgift, från internationella avdelningen har Göteborgs Stad samarbete med tre vänorter Aarhus (DK), Bergen (NO) och Åbo (FI), och elva partnerstäder Shanghai (CN), Lyon (FR), Chicago (USA), Rostock (D), Kiel (D), St Petersburg (RU), Xian (CN), Kraków (PL), Tallinn (EST), Newcastle (UK) samt Nelson Mandela Bay Municipality (ZA) gick internationella avdelningen under benämningen internationella enheten. STADSREVISIONEN

13 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 13 Av samma positionspapper framgår det också att en samlad rapportering och analys av stadens relation till vänorterna ska ske vart tredje år till kommunstyrelsen. Stadsrevisionen har efterfrågat handlingsplaner för Göteborgs Stads samarbete med de tre vänorterna, samt utvärderingar av samarbetena. Vad gäller handlingsplanerna finns inga sådana och enligt internationella avdelningen är arbetet med att fram handlingsplaner begränsat. Enligt avdelningen pågår det inget arbete med att utvärdera och/eller återrapportera stadens vänortssamarbete till kommunstyrelsen. Information om stadens vänortssamarbete ska kommuniceras genom stadens hemsida och stadens intranät. Stadsrevisionen konstaterar att internationella avdelningen, på sin hemsida, informerar om vänortssamarbete i allmänhet och vänortsutbytet inom utbildningsområdet i synnerhet. Stadsrevisionen kan konstatera att stadsledningskontoret och internationella avdelningen i delar inte har tagit fram de positionspapper och handlingsplaner som stadens riktlinjer föreskriver ska finnas. Avdelningen har inte heller utvärderat samarbetena med vänorterna på det vis som stadens riktlinjer kräver. Partnerstäder En situation liknande den som beskrivs ovan gäller för flera av stadens partnerstäder. Kommunstyrelsen tog beslut om ett gemensamt positionspapper för partnerstäderna S:t Petersburg, Xi an, Krakow, Tallinn och Newcastle i december Enligt positionspappret är kontakterna med dessa städer få och det pågår inga aktiva samarbeten. Därför uttrycker kommunstyrelsen att förbindelserna med städerna ska fortsätta på samma nivå och omprövas ifall det kommer förfrågningar om konkreta samarbeten. Det faktum att det inte förekommer något aktivt samarbete är, enligt internationella avdelningen, skälet till att det inte finns några handlingsplaner för partnerstäderna och till att det inte sker någon aktiv kommunikation kring Göteborgs förbindelser med städerna ifråga. Vad gäller utvärdering och översyn framgår av positionspappret att en samlad rapportering och analys av positionspappret ska göras vart tredje år till kommunstyrelsen. Följaktligen skulle en utvärdering skett Enligt företrädare för internationella avdelningen pågår inget arbete med att utvärdera samarbetet med dessa partnerstäder. I sammanhanget noterar stadsrevisionen att partnerstäderna Chicago, Rostock och Kiel hanteras på ett snarlikt sätt. Av allt att döma korresponderar hanteringen av partnerstadssamarbeten med hur aktivt ett samarbete är. Till skillnad från ovanstående samarbeten, som till stora delar är inaktiva, är stadens samarbete med Shanghai, men även Lyon, pågående. STADSREVISIONEN

14 14 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Enligt positionspappret för Shanghai, beslutat av kommunstyrelsen i mars 2013, ska det löpande samarbetet städerna emellan regleras i så kallade Memoranda for Understanding (samförståndsavtal). Det gällande samförståndsavtalet rör åren Utöver att regleras i samförståndsavtalet ska stadens samarbete därtill konkretiseras i en handlingsplan. Stadsrevisionen har efterfrågat handlingsplanen för Shanghai-samarbetet, men enligt uppgift från internationella avdelningen finns ingen sådan. Internationella avdelningen har under året återrapporterat samarbetet med Shanghai till kommunstyrelsens arbetsutskott. 7 Av rapporten framgår att avdelningen under 2015 ska göra en utvärdering av samarbetet med Shanghai och ge förslag på hur samarbetet kan utvecklas. Utvärderingen ska utgöra underlag till ett förnyat samförståndsavtal. Vad gäller kommunikationen av stadens samarbete med Shanghai noterar stadsrevisionen att en reserapport från en delegationsresa till staden behandlades i kommunstyrelsens arbetsutskott den 20 maj I rapporten framgår att det inte skedde någon kommunikation innan resan, men att information om resan har kommunicerats i efterhand. Stadsrevisionen kan konstatera att det pågår ett aktivt samarbete med partnerstaden Shanghai. Förutom att samarbetet regleras i ett aktuellt positionspapper, konkretiseras det i de ömsesidiga samförståndsavtal som finns mellan Göteborg och Shanghai. Samtidigt noterar stadsrevisionen en brist i följsamheten mot stadens riktlinjer, såtillvida att föreskriven handlingsplan inte finns. Internationella organisationer och nätverk Granskningen visar att hanteringen av stadens medlemskap i internationella organisationer och nätverk 8 i olika grad korresponderar med de krav stadens riktlinjer ställer. För organisationen Eurocities beslutade kommunstyrelsen i februari 2014 om ett positionspapper, som 7 KSAU Reserapport Delegationsresa Shanghai 7-12 april Enligt den inventering som gjordes 2013 är staden medlem i sju internationella organisationer och nätverk. Eurocities är en organisation bestående av Europeiska storstäder som bedriver intresse- och omvärldsbevakning visavi EU. Mayors for Peace som arbetar för att öka allmänhetens medvetenhet om frågor rörande internationell fred och säkerhet. Cities for Children är en organisation som syftar till att främja barns välbefinnande i stadsmiljöer. ICLEI är en världsomspännande miljöorganisation som ska främja städers hållbara utveckling. Den Skandinaviska Arenan är ett politiskt samarbete syftande till att knyta samman Öresundsregionen, Halland och Göteborg-Osloregionen för att därigenom stärka utvecklingen i regionen. Göteborg-Oslo-samarbetet ska genom att fokusera på förbättrade kommunikationer och näringslivsfrågor binda samman de båda städerna och regionen. Délice är en organisation av städer som samverkar kring frågor rörande matkultur. Utöver dessa sju organisationer var stadens nämnder och bolag 2013 medlemmar i 50 olika organisationer och nätverk. STADSREVISIONEN

15 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 15 uttrycker vad staden önskar uppnå med sitt deltagande, hur arbetet är tänkt att organiseras, samt hur stadens medverkan i organisationen ska finansieras. Positionspappret innehåller också ett avsnitt som berör utvärdering av stadens medverkan i Eurocities. Då stadens medverkan i Eurocities sker genom så kallade forum finns det en handlingsplan för varje forum som staden deltar i. Enligt positionspappret ska stadens medverkan i Eurocities utvärderas vart tredje år. Stadsrevisionen noterar dock att internationella avdelningen årligen föredrar vad arbetet i organisationen och dess olika forum har resulterat i. Denna föredragning är riktad till de kommunalråd och tjänstemän som deltar i de olika forumen. Stadsrevisionen kan konstatera att kommunstyrelsen har hanterat stadens medverkan i Eurocities på ett tydligt och systematiskt sätt. I enlighet med vad stadens riktlinjer föreskriver regleras stadens medverkan i organisationen i positionspapper och handlingsplaner. Därtill finns det rutiner för utvärdering. Vad gäller stadens medverkan i övriga internationella organisationer visar granskningen på varierande följsamhet mot stadens riktlinjer. För stadens medverkan i organisationerna Skandinaviska Arenan och Göteborgs- Oslo-samarbetet finns det positionspapper, men däremot saknas handlingsplaner. För organisationen Délice saknas både positionspapper och handlingsplan. Stadens medlemskap i organisationerna Mayors for Peace och Cities for Children är, enligt internationella avdelningen, vilande såtillvida att staden inte bedriver något aktivt arbete inom dem. Det finns heller inga positionspapper eller handlingsplaner som reglerar stadens medlemskap i dessa organisationer. Stadens deltagande i internationella organisationer kommuniceras i varierande grad via stadsledningskontorets hemsida. Stadsrevisionen noterar i sammanhanget att informationen på hemsidan inte är kategoriserad i enlighet med den terminologi som de fem samordningsområdena erbjuder. Den information om stadens internationella samarbete som finns att tillgå på hemsidan återfinns istället under rubrikerna nordiskt samarbete, europeiskt samarbete, globalt samarbete och representation och besök. STADSREVISIONEN

16 16 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Likaså internationella avdelningens verksamhetsplan för är kategoriserad i enlighet med ovanstående fyra teman/rubriker, något som enligt chefen för avdelningen bidrar till en otydlighet rörande vilka områden som ska styra verksamheten; dessa fyra teman eller de fem samordningsområdena. Omvärlds- och intressebevakning Den tredje december 2014 tog kommunstyrelsen beslut om inriktning för stadens internationella omvärlds- och intressebevakning för den kommande mandatperioden. Enligt inriktningsdokumentet ska internationella avdelningen, tillsammans med Gothenburg European Office, ta fram en handlingsplan för de områden staden ska fokusera på. En sådan handlingsplan har tagits fram. I denna uttrycks det bland annat att stadens gemensamma omvärlds- och intressebevakning ska ske tillsammans med Gothenburg European Office och att staden ska arbeta genom så kallade positioner, 10 som ska ligga till grund för ett mer aktivt påverkansarbete. Enligt handlingsplanen ska totalt sju positioner tas fram under Granskningen visar att kommunstyrelsen inte har tagit beslut om samtliga föreslagna positioner. Enligt uppgift från internationella avdelningen beror detta på att den planering som gjordes i början av 2015, och som också uttrycktes i handlingsplanen, var preliminär, samt på att en del av de frågor som behandlades i planen ännu inte har kommit upp på EUkommissionens agenda. Därmed kan staden, enligt avdelningen, svårligen driva en position i en fråga. I handlingsplanen slås det fast att densamma ska utvärderas årsvis. 11 Vid sammanträdet den 27 oktober 2015 tog styrelsen för Gothenburg European Office beslut om en halvårsrapport. Enligt uppgift från chefen för internationella avdelningen ska det gemensamma arbetet också rapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott i slutet av Utifrån ovanstående iakttagelser kring omvärlds- och intressebevakning konstaterar stadsrevisionen att stadsledningskontoret och internationella avdelning i allt väsentligt styr och följer upp arbetet med omvärldsbevakning på ett ändamålsenligt sätt års verksamhetsplan för internationella avdelningen, som inte har antagits, är också uppbyggd utifrån denna tematik. 10 En position ska inte förväxlas med ett positionspapper, utan är snarare en uttryckt hållning i en enskild fråga från stadens sida. 11 På ett liknande sätt uttrycker kommunstyrelsens inriktningsdokument för omvärlds- och intressebevakning att arbetet ska återrapporteras till kommunstyrelsen en gång per år. STADSREVISIONEN

17 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 17 Besök Kommunstyrelsens hantering av besök skiljer sig från övriga samordningsområden på så vis att så kallade positionspapper och handlingsplaner inte ska tas fram. Samma rutiner för uppföljning och utvärdering gäller inte heller. I stadens riktlinjer görs en uppdelning mellan protokollära besök, VIP-besök och studiebesök. 12 Ansvaret för att genomföra dessa besök är fördelade på olika aktörer i staden. Enligt stadens riktlinjer ska protokollära besök samordnas av både administrativa och internationella avdelningen på stadsledningskontoret. VIP-besök ska samordnas av internationella avdelningen, och ska för att säkerställa ett bra genomförande och kunskapsutbyte involvera relevanta förvaltningar och bolag. Studiebesök ska hanteras av förvaltningarna och bolagen själva. För att ytterligare tydligöra arbets- och ansvarsfördelningen kring besök ska, enligt stadens riktlinjer, anvisningar för besökshantering tas fram. Dessa anvisningar, som ska tas fram i dialog med stadens förvaltningar och bolag, ska utvärderas efter beslut av kommunstyrelsen. Granskningen visar att internationella avdelningen inte har tagit fram dessa anvisningar. Bedömning Avsnittet har syftat till att besvara revisionsfrågan sker en ändamålsenlig beredning, hantering och utvärdering av de samordningsområden som fullmäktige har beslutat om? Det är stadsrevisionens bedömning att kommunstyrelsen, genom internationella avdelningen, brister i detta avseende. Följande samordningsområden har hanterats på ett otillfredsställande sätt: internationella organisationer och nätverk, besök, samt städer. Inom dessa områden har positionspapper och handlingsplaner inte tagits fram, och föreskrivna utvärderingar har inte gjorts. Stadsrevisionen noterar också att de anvisningar för besökshantering, som enligt stadens riktlinjer ska tas fram, inte har tagits fram och beslutats. Det är stadsrevisionens bedömning att avsaknaden av denna dokumentation riskerar leda till att stadens internationella arbete inte samordnas i bemärkelsen koordineras på ett ändamålsenligt sätt. 12 Med protokollära besök avses besök som är på en hög politisk nivå och som därför kräver att staden representeras av kommunfullmäktiges ordförande. Med VIP-besök avses också besök på hög politisk, organisatorisk, eller näringslivsnivå, som kräver medverkan från kommunstyrelsen, samt att besöket hålls samman av ett för staden gemensamt besöksprogram. Med studiebesök avses däremot besök som vänder sig till respektive bolag eller förvaltning, eller som hanteras inom ramen för besöksprogrammet Green Gothenburg. STADSREVISIONEN

18 18 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Avsaknaden av anvisningar för besökshantering kan leda till att besök inte hanteras på rätt nivå i staden och med företrädare för rätt verksamheter. Vad gäller det återkommande användandet av olika kategoriseringar av det internationella arbetet medför det risker med avseende på vad som ska göras och av vem. Förutsättningar för ändamålsenliga avvägningar I det här avsnittet redovisas iakttagelser och bedömningar rörande följande revisionsfråga: Finns det förutsättningar för att göra ändamålsenliga avvägningar mellan när ett internationellt samarbete är av verksamhetsspecifik karaktär eller av kommungemensamt intresse? Inledning För att kunna göra den typen av avvägningar som revisionsfrågan avser är det, enligt stadsrevisionen, viktigt att det finns en uttalad definition av vad samordning är, samt en tydlighet avseende vad som ska samordnas. Saknas detta försvåras möjligheten för internationella avdelningen och stadens nämnder och bolag, att avgöra på vilken nivå i staden, och med företrädare från vilka verksamheter, en internationellt fråga ska hanteras. Följande avsnitt visar att dylika rutiner saknas, att den faktiska samordningen sker på ett icke-systematiskt sätt, samt att det råder oklarhet kring vad samordningsuppdraget innebär. Otydlighet kring vad som ska samordnas I föregående avsnitt påtalade stadsrevisionen att det saknas anvisningar för besökshantering. Sådana anvisningar ska tas fram av internationella avdelningen och beslutas av kommunstyrelsen. Oavsett vad det beror på visar granskningen att samordningsområdet besök hanteras, och upplevs hanteras, på ett inkonsekvent sätt. Ledningsföreträdare för Business Region Göteborg framhåller till exempel att bolagets verksamhet i stor utsträckning är internationell och att frågan om hur besök ska hanteras avgörs av från vilket land besöket kommer. Besökare från Tyskland eller Kina förväntar sig i högre grad än besökare från USA att stadens politiker deltar, vilket ofta föranleder att bolaget kontaktar internationella avdelningen och att representanter från kommunstyrelsen medverkar. Bolagets vd menar att det av dessa anledningar är förhållandevis lätt att avgöra på vilken nivå besök ska hanteras. Samtidigt medges att hanteringen av besök inte alltid har skett på ett fullt ut tillfredsställande sätt, såtillvida att internationella avdelningen i vissa fall inte har informerats. Denna bild bekräftas av chefen för internationella avdelningen. STADSREVISIONEN

19 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 19 Att outtalade rutiner kan leda till en otydlig fördelning av arbets- och ansvarsuppgifter märks också inom samordningsområdet omvärlds- och intressebevakning. Samtidigt som internationella avdelningen har tagit fram en handlingsplan för stadens omvärlds- och intressebevakning, har det under granskningen uttryckts att det arbete som faktiskt bedrivs kan organiseras bättre. Företrädare för Business Region Göteborg har påtalat risken för att bolaget och Gothenburg European Office inte samordnar sitt arbete, samt att Gothenburg European Office har kontakter med näringslivet både i Bryssel och i Göteborg utan att Business Region Göteborg informeras på ett tillräckligt sätt. Att det finns en risk för att Gothenburg European Office, men också internationella avdelningen, i någon mån kan inkräkta på nämndernas och bolagens verksamhetsområden, tillstås även av chefen för internationella avdelningen. Enligt vederbörande uppstår och förstärks denna risk av bristande kommunikation mellan avdelningen och stadens nämnder och bolag och av riktlinjernas upplevda otydlighet. Inkonsekvens i utvärderingen av projekt Enligt stadens riktlinjer ingår det i internationella avdelningens samordningsuppdrag att följa och utvärdera stadens medverkan i internationella projekt, såsom EU-projekt. Det har under granskningen framkommit att avdelningen inte gör det. Företrädare för miljöförvaltningen menar att internationella avdelningens roll är viktigast efter att projekt avslutats. Under ett projekts gång sker en operativ samordning som enligt företrädare för förvaltningen regelmässigt fungerar, men efter att projekt avslutats behövs en uppföljning och utvärdering som också tar fasta på vad nämnden eller bolaget och i förlängningen staden fått ut av att delta i det aktuella projektet eller samarbetet. Av intervjuer har det framgått att stads- och energiplaneringsprojektet Step Up inte utvärderades i samband med att det avslutades sommaren Eftersom projektet var både internationellt och stadsövergripande 13 skulle en dylik utvärdering kunnat genomföras av internationella avdelningen. Chefen för internationella avdelningen instämmer i detta och menar att avdelningen bör arbeta mer aktivt med uppföljning av 13 Från stadens sida deltog miljöförvaltningen, stadsbyggnadskontoret, stadsledningskontoret, samt Älvstranden Utveckling AB. Därtill deltog städerna Glasgow, Ghent och Riga. STADSREVISIONEN

20 20 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE projekt och samarbeten. Att utvärdera stadens internationella projektarbete är också, enligt riktlinjerna, ett av avdelningens uppdrag. Enligt flera av de personer som stadsrevisionen har intervjuat kan internationella avdelningens uppföljningsrutiner förbättras genom att den EU-enkät som årligen ställs till stadens nämnder och bolag utvecklas. I dagsläget tar denna fasta på kvantitativa data, såsom hur mycket pengar stadens nämnder och bolag har beviljats från EU:s fonder och program. Däremot sker ingen systematisk analys av vilka mervärden och lärdomar dessa projekt genererar. Stadsrevisionen noterade denna tendens redan år I en granskning som tog fasta på stadens hantering av EUfinansierade projekt uttrycktes följande om stadens inventering av EUprojekt: Även under intervjuerna har det framkommit en önskan om en mer kvalitativ uppföljning, bland annat att samlat kunna utvärdera effekter av projekt. Detta gäller både ur ett lärandeperspektiv, det vill säga hur projektet har utformats och genomförts, men också ur ett måluppfyllelseoch långsiktighetsperspektiv, det vill säga vad som faktiskt kommer ut av genomförda projekt. De intervjuade har också uttryckt en önskan om att syftet med inventeringen tydliggörs samt att resultatet synliggörs ytterligare. 14 Utifrån dessa iakttagelser gjorde stadsrevisionen då bedömningen att projektuppföljningen kunde utvecklas. Oklarhet kring samordningsuppdragets innebörd Som framgår i denna rapports beskrivning av revisionskriterier ligger det i stadsledningskontorets uppdrag att leda, styra och samordna arbetet över staden, och att utgöra ett stöd såväl till som i samarbetet med förvaltningar och bolag. I de intervjuer som stadsrevisionen har genomfört uttrycks olika tolkningar av vad samordning innebär och vad internationella avdelningens uppdrag därmed består i. Organisatoriskt är internationella avdelningen en del av kommunikationsavdelningen på stadsledningskontoret. Enligt kommunikationsdirektören innebär internationella avdelningens samordningsuppdrag att skapa en för staden gemensam organisation och att följa vad som görs i staden. Vederbörande 14 Stadsrevisionen, Revisionsrapport: Göteborgs Stads hantering av EU-finansierade projekt, STADSREVISIONEN

21 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 21 uttrycker att det vore önskvärt om internationella avdelningen kunde få en mer samordnande, i bemärkelsen koordinerande, roll men säger att avdelningen i dagsläget inte har den funktionen. En liknande beskrivning av internationella avdelningens uppdrag ges av dess chef. Delvis på grund av den dubbla kategoriseringen, avseende avdelningens uppdrag, 15 anser avdelningschefen att det är problematiskt att göra en entydig tolkning av vad samordningsuppdraget innebär och så länge det inte finns en klar definition av avdelningens uppdrag finns det risk för att saker inte blir gjorda, eller att de görs av fel verksamheter i staden. Avdelningschefen menar vidare att det är svårt att definiera samordningsuppdraget innan det är klargjort vad som räknas som strategiska respektive operativa frågor. Enligt vederbörande bör internationella avdelningen inte ha en utpräglat operativ roll och hjälpa nämnderna och bolagen i deras internationella arbete; till det har avdelningen varken mandat eller resurser. Avdelningen bör istället ägna sig åt strategisk samordning. För att avdelningen ska kunna ägna sig åt strategisk samordning anser flera personer som har intervjuats att det är viktigt med strategiska mål eller fokusområden för det internationella arbetet. Samtidigt anser dessa personer att sådana mål till stora delar saknas och att det därför är svårt att avgöra vad som ska samordnas, vilka samarbeten stadens nämnder och bolag ska engagera sig i, hur ändamålsenliga konsortier och projekt kan sättas samman, och hur besök ska hanteras. Medan ovanstående ger uttryck för hållningen att internationella avdelningen bör ägna sig åt strategiska frågor noterar stadsrevisionen att avdelningen i andra sammanhang förmodas och föreslås jobba med frågor av en mer operativ karaktär. Exempelvis, i den del av positionspappret för Göteborg-Oslo-samarbetet som berör den framtida inriktningen för samarbetet uttrycks det att samarbetet behöver ett operativt sekretariat för att stödja, driva och samordna arbetet, för att samarbetet ska nå de målsättningar som finns uppsatta i strategin. 15 Som nämns i föregående avsnitt är internationella avdelningens verksamhetsplan inte kategoriserad i enlighet med de fem samordningsområdena, utan utifrån följande fyra teman: nordiskt samarbete, europeiskt samarbete, globalt samarbete och representation och besök STADSREVISIONEN

22 22 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Detta operativa sekretariat bör, enligt positionspappret, placeras på internationella avdelningen och ha följande uppgifter: bidra till att de aktiviteter som ska genomföras inom ramen för samarbetet genomförs; stödja arbetsgrupperna i arbetet med EU-ansökningar; genomföra de aktiviteter som inte de olika arbetsgrupperna ansvarar för; profilera Göteborg-Oslo-samarbetet; och stärka nätverket för samarbetet i Göteborg-Oslo-regionen. Att det samordningsarbete som bedrivs på internationella avdelningen i delar är operativt uttrycks också av enskilda tjänstemän på avdelningen. I möte med stadsrevisionen framhålls bland annat synpunkten att det i hög grad är en operativ verksamhet att skriva fram papper och planer, liksom att förbereda och delta i möten. I sammanhanget bör också den översyn av internationella avdelningen, som genomfördes av en konsult våren 2015, lyftas fram. 16 Även om samordningen av det internationella arbetet inte uttryckligen berördes innehåller den slutrapport som ställdes till stadsledningskontoret vissa iakttagelser som är av relevans för denna granskning. Exempelvis framkommer följande: Avdelningens verksamhet och innehåll är diversifierad, vilket gör att medarbetare arbetar med lednings- och stödfrågor, strategiska och operativa frågor, centrala och lokala frågor samt sakfrågor och formalia samtidigt. Internationella avdelningens uppdrag och roller är inte tillräckligt tydliga, varken internt för medarbetare och externt för de parter som avdelningen arbetar med på olika sätt. Detta gäller främst EU-arbetet. Utifrån ovanstående, och övriga iakttagelser, anser konsulten att internationella avdelningen bör förändras på två sätt. Dels bör det strategiska arbetet och stödet till det strategiska arbetet stärkas. Dels bör tanken övervägas om det operativa stödet kan tas över av någon annan avdelning på stadsledningskontoret, eller av någon av stadens förvaltningar eller bolag. 17 Vad gäller frågan om samordning berörs den 16 Ekan Management, Översyn av tre verksamheter inom Stadsledningskontoret, Göteborgs Stad Internationella avdelningen, Översynen syftade till att ta fram konkreta förslag kring hur avdelningen kunde effektiviseras, omorganiseras och/eller utvecklas. Fokus var följaktligen till stor del på organisationsfrågor. 17 Enligt rapporten består operativt arbete bland annat av att leda EU-projekt. Följaktligen består stöd till operativt arbete huvudsakligen i att stödja stadens nämnder och bolag i deras arbete med EU-projekt. STADSREVISIONEN

23 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 23 indirekt, såtillvida att samordning anses vara en strategisk fråga som bör prioriteras. Stadsrevisionen noterar dock att rapporten inte innehåller någon entydig definition av vad samordning kan eller bör innebära. Bedömning Avsnittet har syftat till besvara revisionsfrågan Finns det förutsättningar för att göra ändamålsenliga avvägningar mellan när ett internationellt samarbete är av verksamhetsspecifik karaktär eller kommungemensamt intresse? Det är stadsrevisionens bedömning att dessa förutsättningar saknas. Granskningen visar att den typ av avvägningar som revisionsfrågan syftar på inte görs på ett tillfredställande sätt. Det har framkommit att besök och omvärldsbevakning har hanterats på ett sätt som inte involverar rätt verksamheter i staden. Stadsrevisionen kan inte uttala sig om huruvida de noterade bristerna i besökshantering faktiskt beror på avsaknaden av anvisningar. Däremot är det stadsrevisions bedömning att sådana anvisningar kan öka klarheten avseende hur besök till staden ska hanteras, och att de därför bör tas fram och beslutas. Det sker ingen systematisk uppföljning av projekt och samarbeten. Den så kallade EU-enkäten som stadens nämnder och bolag årligen får fylla i tar inte fasta på resultaten av EU-projekt, och vilka mervärden projekten genererar för staden. Om projekt och samarbeten inte följs upp och utvärderas försvåras möjligheten att dra lärdomar om huruvida de har hanterats på ett ändamålsenligt sätt. Detta försvårar framtida avvägningar avseende vad som ska samordnas och hur. Flera av de intervjuade anser att det saknas strategiska mål för stadens internationella arbete. Om det inte finns tydliga mål försvåras möjligheten att avgöra om en fråga är av kommungemensamt intresse och därmed ska samordnas av kommunstyrelsen, eller om den faller inom nämndernas och bolagens verksamhetsområden. Granskningen visar att det råder oklarhet kring betydelsen av samordning. Granskningen visar också att det råder oklarhet avseende vilket uppdrag internationella avdelningen har och bör ha. Om internationella avdelningen, tillsammans med stadens nämnder och bolag, ska kunna avgöra om ett besök, projekt eller samarbete ska samordnas av avdelningen, är det, enligt stadsrevisionen, viktigt att dess uppdrag definieras tydligare. STADSREVISIONEN

24 24 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE Ändamålsenliga arbetssätt för kommunikation och samverkan I det här avsnittet redovisas iakttagelser och bedömningar rörande följande revisionsfråga: Finns det ändamålsenliga arbetssätt för kommunikation och samverkan mellan kommunstyrelsen och de granskade bolagen och nämnden? Inledning Av stadens riktlinjer framgår att väl fungerande kommunikation är en förutsättning för ett samordnat internationellt arbete i Göteborgs Stad. För att kunna säkerställa synergieffekter och ta fram beslutsunderlag till kommunstyrelsen ska stadens nämnder och bolag följaktligen informera internationella avdelningen om aktiviteter, projekt och liknande som faller inom samordningsområdena. Vidare ska det arbete som bedrivs kommuniceras via tillämpliga kanaler, såsom stadens hemsida. Enligt stadsrevisionen är det centralt att det sker ett utbyte av information mellan stadens nämnder och bolag och internationella avdelningen. Det är också stadsrevisionens utgångspunkt att detta utbyte behöver vara ömsesidigt, såtillvida att även internationella avdelningen behöver informera om samarbeten och projekt som samordnas av avdelningen men som berör stadens nämnder och bolag. Sker inte detta informationsutbyte försvåras samverkan, vilket enligt stadsrevisionen riskerar leda till att ovan nämnda synergieffekter uteblir. Följande avsnitt visar att den brist på samordning som behandlades i föregående avsnitt till stora delar anses bero på bristande rutiner för kommunikation och samverkan. Varierande systematik i kommunikation och samverkan Internationella avdelningen använder sig av olika metoder för att kommunicera och samverka med stadens nämnder och bolag. Ett av de mer formaliserade verktygen är det så kallade EU-nätverket. Enligt beskrivningen av nätverkets arbetsformer syftar det till att skapa en mötesplats för arbetet med EU:s strukturfonder. Nätverket ska enligt arbetsformerna träffas tre gånger per termin. Internationella avdelningens roll är att vara sammankallande. Avdelningen ska därmed skicka inbjudan med förslag på dagordning, agera mötesordförande, hantera praktikaliteter, samt ansvara för att de medel stadsledningskontoret har ställt till nätverkets förfogande fördelas till de deltagande parterna. STADSREVISIONEN

25 SAMORDNING AV GÖTEBORGS STADS INTERNATIONELLA ARBETE 25 I nätverket deltar främst utvecklingsledare från stadsdelsförvaltningarna, men även representanter från fackförvaltningarna. Stadens bolag deltar inte i samma utsträckning. Utifrån mötesanteckningar som stadsrevisionen tagit del av framgår att både miljöförvaltningen och Gothenburg European Office deltar vid nätverkets träffar. Som påtalades i föregående avsnitt finns det ett förväntansgap avseende internationella avdelningens uppdrag och betydelsen av samordning. Trots detta förväntansgap innebär EU-nätverket att det finns en struktur för återkommande och ömsesidig kommunikation mellan internationella avdelningen och de nämnder och bolag som ingår i nätverket. Under granskningen har också avdelningens organisering av, och kommunikation kring, Eurocities-samarbetet lyfts fram som väl fungerande; både av medarbetare på internationella avdelningen och av företrädare för Business Region Göteborg och miljöförvaltningen. Till exemplen på väl fungerande kommunikation och samverkan kan även relationen mellan internationella avdelningen och Gothenburg European Office räknas. Trots att Gothenburg European Office är ett självständigt bolag, helägt av Göteborgs Stadshus AB, så har det ett nära samarbete med avdelningen. Bolagets ägardirektiv uttrycker också att det ska verka i enlighet med politiska mål och prioriteringar för EU-samordning i Göteborgs Stad. Enligt företrädare för både bolaget och internationella avdelningen är samverkan mellan de båda återkommande, informell och väl fungerande. Stadsrevisionen gör dock andra iakttagelser som indikerar att kommunikation och samverkan på andra håll inte är lika väl utvecklad. I det avsnitt ovan som behandlar internationella avdelningens beredning av samordningsområdena påpekas att handlingsplanerna men även anvisningarna för besökshantering ska tas fram i samråd med berörda nämnder och bolag. Så har inte skett. Enligt chefen för internationella avdelningen finns det inte heller formaliserade rutiner eller forum för att kommunicera med nämnderna och bolagen kring utformningen av handlingsplanerna. Vidare har företrädare för Business Region Göteborg påtalat att det finns risk för suboptimering av stadens näringslivsarbete om internationella avdelningen och Gothenburg European Office ägnar sig åt näringslivsfrågor utan att informera och rådfråga bolaget. På liknande sätt har det under granskningen framkommit att Business Region Göteborg i vissa fall inte har informerat om delegationer och besök till bolaget som har visat sig vara av kommunövergripande intresse. Att det förhåller sig på detta vis bekräftas av Business Region Göteborg, men också av företrädare för både Gothenburg European Office och internationella avdelningen. Enligt dem beror problemet till stora delar på svårigheten att avgöra om en fråga är av verksamhetsspecifik, eller STADSREVISIONEN