Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 14 oktober 2014 kl. 8:30-9:20 Plats Stadshuset, KS-salen Omfattning Beslutande Anders Andersson (C) Per-Olof Jonsson (M) Johan Persson (S) Bertil Dahl (V) Anna Thore (MP) ordförande vice ordförande Ersättare Inger Hilmansson (FP) Sekreterare Anette Mellström Justeras Anders Andersson ordförande Johan Persson Anslaget på kommunens anslagstavla, 88 den 15 oktober och den 24 oktober 2014.

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) 88 Upphandling av samlastningscentral Dnr KS 2014/0013 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 30 september Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 29 september 2014 att ge servicenämnden i uppdrag att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan. Servicenämnden fick samtidigt i uppdrag att ansvara för samordning av förvaltningarnas behov av varudistribution med de ekonomiska förutsättningar som angivits. Upphandlingen omfattar hantering av varor som kommer till samlastningscentralen, sortering och distribution till verksamheterna: - Drift av samlastningscentral inklusive kundtjänst - Logistiksamordning - Ruttoptimering - Distribution, transport mellan samlastningscentral och beställarens verksamheter - Returhantering av rullpallar, backar m.m. Entreprenören svarar för de terminaler, lokaler och fordon som krävs för uppdraget. Implementering kommer att ske i tre steg, livsmedel, frekvent materiel, exempelvis kontors-, skol-, städ, papper och övriga varor. Avtalstiden föreslås gälla från den 1 januari 2015 till den 31 december 2018, med möjlighet till förlängning 2+2 år. Överläggning Maria Kleveborn, Per-Gunnar Fransson och Johan Råberg, serviceförvaltningen, redogör för ärendet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med GDL Transport AB (org. nr ) för samordnad varudistribution. Paragrafen förklaras för omedelbart justerad.

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) 89 Mötes- och resepolicy remiss Dnr KS 2014/0726 Handlingar Rese- och transportpolicy den 26 februari Förslag till Policy för möten och resor den 7 oktober Kommunledningskontorets skrivelse den 9 oktober Bakgrund En del förändringar i lagstiftningen gör att nuvarande rese- och transportpolicy från 2007 behöver uppdateras. Ett förslag på ny mötes- och resepolicy har tagits fram och en viktig utgångspunkt har varit möten, snarare än enbart resor, eftersom vissa möten som skapar resor kan undvikas genom t.ex. webbmöten. Befintlig policy är väldigt omfattande och det finns ett behov av att renodla och minska ner den. Det innebär att några saker är borttagna, exempelvis kravet på Svanenmärkta och porrfria hotell som numera hanteras av serviceförvaltningens upphandlingsenhet. Ett arbete pågår med att ta fram riktlinjer för lätta fordon som kommer att komplettera mötes- och resepolicyn när det gäller krav på fordon. Mötes- och resepolicyn är framtagen i samarbete med Torsås och Mörbylånga kommuner, Energikontor Sydost, länsstyrelsen och landstinget för att skapa en samsyn samt för att få större genomslag. Förslaget är också avstämt med kommunens jämställdhetsutvecklare samt personalchef. Planberedningen har varit styrgrupp och ställt sig bakom förslaget. Det återstår fortfarande en del arbete för att kunna leva upp till den nya mötesoch resepolicyn, exempelvis kommer ett nytt IT-system att upphandlas för webbmöten som underlättar resfria möten. Kommunens arbetsplatser har olika förutsättningar att leva upp till policyn beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs, det påverkar i sin tur också behovet av möten och resor. Kommunens verksamhet har också stor spridning geografiskt vilket medför att tillgången till väl fungerande kollektivtrafik och förnyelsebara drivmedel ser olika ut. Implementeringen av policyn är planerad i samband med den interaktiva miljöutbildning för all personal som håller på att tas fram och ska genomföras vid arbetsplatsträffar med start Då bör man också diskutera vad man kan göra på respektive arbetsplats för att leva upp till mötes- och resepolicyn. Förslag till ny mötes- och resepolicy föreslås nu skickas på remiss till kommunens nämnder och styrelser. Efter remissomgången kommer mötesoch resepolicyn att fastställas av kommunfullmäktige i början av Överläggning Jane Wågsäter, kommunledningskontoret, går igenom förslag till mötes- och resepolicy.

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att skicka mötes- och resepolicyn på remiss till kommunens nämnder och styrelser. 90 Riktlinjer för klimatkompensation av samhällsbetalda resor i Kalmar kommun Dnr KS 2013/0660 Handlingar Förslag till Riktlinjer för klimatkompensation den 7 oktober Kommunledningskontorets skrivelse den 9 oktober Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 28 april 2014 att införa klimatkompensering av samhällsbetalda resor från och med 1 januari Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att ta fram ett system för hur klimatavgiften ska debiteras samt hur ansökningsförfarandet för medel från klimatkontot ska hanteras. Förslaget innebär att kommunledningskontorets kansli- och omvärldsenhet årligen, med underlag från ekonomienheten, internfakturerar förvaltningarna en klimatavgift baserat på föregående års fossila resor med flyg och bil. Pengarna går till ett klimatkonto varifrån man kan söka pengar för klimatkompenserande åtgärder. Ansökningsförfarandet integreras i Ännu bättre för att undvika administration med ett nytt system. En förändring som föreslås är att den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren bereder miljö- och klimatansökningarna tillsammans med strateger för ekologisk hållbarhet. Eftersom de kommunala bolagen räknas som egna juridiska personer går det inte att centralt hantera avgiften genom internfakturering. De kan inte heller ansöka om medel från ett gemensamt klimatkonto. Riktlinjerna gäller därför i första hand förvaltningarna men kan användas som inspiration till bolagens upplägg. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen antar riktlinjer för klimatkompensation. Redovisning av klimatavgift samt klimatkompenserande åtgärder ska redovisas i samband med årsredovisningen.

5 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) 91 Barnfattigdom beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser Dnr KS 2014/0268 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 1 oktober Barnfattigdom beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 2012 om budgetmålet Barnfattigdomen (Rädda barnens mätning) ska minska och gav uppdraget: Barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd får i uppdrag att ta fram en gemensam handlingsplan för att minska effekterna av barnfattigdomen. Ett underlag för handlingsplan mot barnfattigdom med beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser har tagits fram. Underlaget handlar om att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Under arbetets gång har fler nämnder än de kommunfullmäktige gav uppdraget till inkluderats. Förslaget har varit på remiss hos berörda nämnder. Flera nämnder uttalar att de ställer sig positiva till att olika områden lyfts men påtalar också att flera av utvecklingsinsatserna både kräver separata utredningar och inte ryms inom befintlig budget. Flera av de föreslagna utvecklingsinsatserna bör ses i ett vidare perspektiv än i enskilda nämnders åtaganden. En nämnds arbete och rutiner kan påverka förutsättningarna inom en annan nämnd. Exempelvis kan möjligheten att snabbt få barnomsorg påverka möjligheten till egenförsörjning. Förslaget till beslut utesluter inte att nämnderna, enskilt eller i samverkan, tar initiativ till att utreda och utveckla områden som bedöms klaras inom befintliga ramar. Överläggning Louise Weidolf, kommunledningskontoret, går igenom förslaget. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige överlämnar dokumentet Barnfattigdom beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser till nämnderna som ett underlag i det fortsatta budgetarbetet. Uppdraget om att ta fram en handlingsplan mot barnfattigdom anses härmed genomfört.

6 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) 92 Kalmar kommuns jämställdhetspris 2014 Dnr KS 2014/0861 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 10 oktober Bakgrund Enligt beslut i kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen årligen utdela ett jämställdhetspris. Priset skall stimulera till att utveckla metoder och arbetssätt som förstärker jämställdheten på olika arenor inom samhällslivet. Priset kan erhållas av föreningar, organisationer, företag eller enskilda vars insatser haft eller har specifik betydelse för jämställdheten. Kalmar kommuns jämställdhetspris har delats ut årligen sedan Priset skall uttrycka en erkänsla för ett medvetet arbete för att förstärka jämställdheten. Det ska kunna erhållas även om man inte nått i mål eftersom priset kan utgöra en viktig signal för att visa vikten av arbetet och dessutom stimulera till vidare utveckling. Man måste dock ha kommit så långt att effekten av insatsen kan utvärderas. Förslag på pristagare kan när som helst lämnas till Kalmar kommun. Kommunen förbehåller sig rätten att premiera en insats som kommit till kommunens kännedom även på annat sätt. Kommunledningskontoret föreslår att Kalmar kommuns jämställdhetspris 2014 utdelas till Regionförbundet i Kalmar län med motiveringen: Regionförbundet i Kalmar län tilldelas 2014 års jämställdhetspris för sitt metodiska och strukturerade arbete med jämställdhetsintegrering. Alla verksamhetsområden har formulerat mål för jämställdhet. Under 2013/2014 har regionförbundet arbetat med ett tydligt jämställdhetsperspektiv på det regionala tillväxtarbetet. Inom ramen för detta har man fokuserat på att utveckla och tillämpa ett jämställt projekt- och företagsstöd, för att därigenom bidra till att skapa jämställda förutsättningar för kvinnor och män i Kalmar län. Regionförbundet har utbildat all personal i jämställdhetsintegrering och introducerat en checklista för jämställda beslut som innebär att alla beslutsunderlag granskas utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Förbundet tillämpar också aktivt kravet på jämställdhetsplan för organisationer med fler än 25 anställda i sitt upphandlingsförfarande. Kommunstyrelsen beslutade den 7 november 2014 att delegera till arbetsutskottet att utse pristagare till Kalmar kommuns jämställdhetspris. Beslut Kalmar kommuns jämställdhetspris 2014 tilldelas Regionförbundet i Kalmar Län.

7 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens planutskott Tid Tisdagen den 14 oktober 2014 kl. 10:00-12:00 Plats Stadshuset, KS-salen Omfattning Beslutande Mattias Adolfson (S) Per-Olof Jonsson (M) Anders Andersson (C) Johan Persson (S) Inger Hilmansson (FP) ordförande vice ordförande Ersättare Bertil Dahl (V) Jonas Lövgren (M) Sekreterare Anette Mellström Justeras Mattias Adolfson ordförande Johan Persson Anslaget på kommunens anslagstavla den 27 oktober 2014.

8 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) 78 Information om detaljplan Svaneberg Dnr KS 2012/0425 Bakgrund Ett arbete pågår med att ta fram en detaljplan för Svaneberg 2:9, där syftet är att utreda möjligheterna för Kalmarsundsregionens renhållares (KSRR) och Miljöteknikcentrums etablering vid Kalmar dämme samt utreda möjligheten för flera verksamheter att etablera sig i den östra delen av Svaneberg 2:9. Överläggning Maria Jakobsson, kommunledningskontoret, och Emil Stille, samhällsbyggnadskontoret, lämnar en lägesrapport kring arbetet med att ta fram en detaljplan för Svaneberg. Under överläggningen uttalar planutskottet att kommunen ska kräva marknadsmässiga arrenden på platsen och att KSRR ekonomiskt ansvarar för de investeringar som behövs till följd av deras exploatering. Beslut Kommunstyrelsens planutskott uttalar att kommunen ska kräva marknadsmässiga arrenden på platsen och att KSRR ekonomiskt ansvarar för de investeringar som behövs till följd av deras exploatering. Planutskottet fattar i övrigt inte något beslut med anledning av informationen. 79 Information om Stambanan.com Bakgrund Stambanan.com är ett nätverk med 25 kommuner samt Region Skåne och Regionförbunden i Jönköpings, Kalmar och Kronobergs län som medlemmar. Nätverket arbetar med järnvägs- och utvecklingsfrågor med fokus på södra stambanan. Överläggning Kommunfullmäktiges ordförande Roger Kaliff, även ledamot i stambanan.coms ledningsgrupp, lämnar en lägesrapport kring planerna för fortsatt utbyggnad av nya stambanor. En skrivelse håller på att arbetas fram tillsammans med kommuner och regioner i sydöstra Sverige för att visa på behovet av god infrastruktur också i denna del av landet. Denna ska presenteras i samband med en konferens i Kalmar den 21 november för att skickas vidare till infrastrukturministern. Beslut Planutskottet fattar inte något beslut med anledning av informationen.

9 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) 80 Information om projektet Bada i Malmfjärden Bakgrund Kalmar kommun söker i samarbete med Linnéuniversitetet och Teknikmarknad LIFE EU-bidrag för att ta upp och avvattna slam i Malmfjärden. Det ska ske på ett skonsamt sätt för djur- och växtliv och målet är att det ska bli produkter av det, inte avfall. Projektet sträcker sig över fem år och heter Bada i Malmfjärden. Ansökan ska skickas in under oktober 2014 och svar från EU beräknas till våren Överläggning Eva Jansson och Anna Carnelius, samhällsbyggnadskontoret, informerar om projektet Bada i Malmfjärden, hur ansökan har arbetats fram och tidplan. Beslut Planutskottet fattar inte något beslut med anledning av informationen. 81 Redovisning av slutrapport för utvecklingsdialoger Dnr KS 2014/0870 Handlingar Slutrapport utvecklingsdialoger den 12 juni Bakgrund Sedan 2007 har kommunen aktivt och framgångsrikt arbetat med utvecklingsdialoger och ortsanalyser. Utvecklingsdialoger har genomförts i två omgångar, den första under och den andra under Utvecklingsdialogerna är en del av kommunens landsbygdsutvecklande arbete och syftar till att invånarna aktivt ska delta i utvecklandet av sin ort. Överläggning Sofie Nyström och Malin Vikman, kommunledningskontoret, redovisar slutrapporten. Beslut Planutskottet fattar inte något beslut med anledning av informationen. 82 Information om uppdragsdirektiv för översyn av planprocessen Bakgrund Kalmar kommun har under de senaste åren arbetat med en översyn av den fysiska planprocessen. Detaljplaneprocessen är en central del i den och

10 Kommunstyrelsens planutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) förändringsarbetet föreslås fortsätta genom att formulera en ny process för framtagandet av detaljplaner. Syftet med uppdraget är att formulera en standardiserad, effektiv och gemensam detaljplaneprocess med så kort ledtid som möjligt. Processen ska säkerställa att ett ekonomiskt perspektiv finns med från början i arbetet med detaljplaner, liksom möjligheten att genomföra dem. En viktig del i arbetet är att formulera de olika rollerna som finns i detaljplaneprocessen, samt vilka mandat och befogenheter som är kopplade till respektive roll. Utsedd uppdragstagare är Andreas Wendel, samhällsbyggnadskontoret. Uppdraget ska vara klart i januari Överläggning Samhällsbyggnadskontorets förvaltningschef Rebecka Persson informerar om uppdragsdirektivet för översynen av detaljplaneprocessen. Beslut Planutskottet fattar inte något beslut med anledning av informationen.

11 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personaldelegation Tid Onsdagen den 24 september 2014 kl. 12:30 Plats Nelsonska rummet Omfattning Beslutande Bertil Dahl (V) Anders Andersson (C) Annette Lingmerth (S) Ersättare Steve Sjögren (S) Kajsa Hedin (M) Övriga Anne Elgmark, personalchef Mats Gustafsson, förhandlingschef Thomas Hodin, personalutvecklare Carina Hertzberg, chef kommunhälsan Sekreterare Mats Gustafsson Justeras Bertil Dahl Ordförande Anders Andersson Vice ordförande Justeringsdatum Justeringsdatum Anslaget på kommunens anslagstavla den Klicka här för att ange text.

12 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) Behandling av mötesärende 20 Lönekartläggning Dnr KS 2014/0776 Bakgrund Personalenheten redovisar lönekartläggning 2014 och förslag på kommentarer och eventuella åtgärder. Beslut Personaldelegationen beslutar att lägga lönekartläggningen till handlingarna. Personalenheten får i uppdrag att redovisa resultatet till fackförbunden.

13 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) 21 Omställnings- och pensionsavtal för politiker. Dnr KS 2013/0874 Bakgrund Sveriges Kommuner och Landstings styrelse har i oktober 2013 fattat beslut om en ny modell för omställningsstöd och pensioner för förtroendevalda politiker. Modellen ska gemensamt kunna användas i kommuner, landsting och regioner från och med valen Bestämmelserna ska underlätta och möjliggöra för politiker att förena arbetsliv och uppdrag och bygger därmed på livsinkomstprincipen och arbetslinjen. Bestämmelserna har också anpassats till de pensions- och omställningsstöd som gäller för anställda i kommunsektorn. Varje kommun och landsting/region svarar för sin del av kostnaden för de olika omställningsstöden. Bestämmelserna om omställningsstöd gäller inte för förtroendevald som i tidigare uppdrag har omfattats av andra bestämmelser för förtroendevalda. Omställningsbestämmelserna gäller för de politiker som avses i 4 kap. 1 Kommunallagen som fullgör uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid. Beslut Personaldelegationen beslutar att lokalt anta bestämmelserna om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL). Dessa ska gälla de nya politiker som tillträder i och med valet Personaldelegationen beslutar att ge personalenheten i uppdrag att ta fram ett förslag på aktiva insatser inom ramen för omställningsstödet. Dessa lokala tillämpningar infogas i Kalmar kommuns pensionspolicy efter valet 2014.

14 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) 22 Motion från Jonas Lövgren (M) arbetskläder till förskolans personal Dnr KS 2014/0373 Bakgrund Jonas Lövgren (M) föreslår i sin motion att ge Barn- och ungdomsförvaltningen, tillsammans med kommunledningskontoret, i uppdrag att utreda kostnad, finansiering och möjligheten att införa arbetskläder till kommunens egen förskolepersonal framför för arbete utomhus. Yttrande Kalmar kommun ska vara en attraktiv, utvecklande och jämställd arbetsplats. Som ett led i detta har personaldelegationen redan tidigare beslutat enligt mötet den 28 maj 2014 att delar av avsatta medel för jämställdhet användas till personalfrämjande åtgärder främst inom kvinnodominerade förvaltningar. Som ett tillägg till det beslutet öronmärks kronor att användas till arbetskläder inom förskola och fritidshem. Beslut Kommunfullmäktige antar kommunledningskontorets yttrande som svar på Jonas Lövgrens (M) motion om arbetskläder till förskolan personal. Motionen ska härmed anses vara besvarad.

15 Kommunstyrelsens personaldelegation PROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) 23 Översyn av Kalmar kommuns samverkansavtal. Dnr KS 2014/0777 Bakgrund Senaste gången Kalmar kommuns samverkansavtal reviderades var Det är dags att se över om dokumentet behöver revideras. Beslut Personaldelegationen beslutar att ge personalenheten i uppdrag att tillsammans med de fackliga organisationerna se över och eventuellt revidera Kalmar kommuns samverkansavtal från

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51 Revisionsrapport Kjell Arefjäll Jörn Wahlroth Granskning av planering och genomförande av fastighetsunderhåll Kalmar kommun Oktober 2014

52 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod Verksamheten Organisation Internhyran och fastighetsunderhåll Iakttagelser Rutiner och system för att planera underhåll av kommunens fastigheter Bedömning Fastighetsunderhåll kopplat till ekonomiska förutsättningar Bedömning Rutiner som säkerställer att planerat underhåll genomförs Bedömning Återkoppling av utfört underhåll i förhållande till planerat underhåll Bedömning Revisionell bedömning Revisionsfråga...10 Bilaga, sidan 11 PwC

53 1. Inledning 1.1. Bakgrund År 2010 genomfördes en granskning av kommunens fastighetsunderhåll. I samband med denna granskning framkom avsaknad av en långsiktig planering av underhållet. Vidare saknades en strukturerad och dokumenterad uppföljning av utfört underhåll. En uppföljning av granskningen genomfördes år Vid detta granskningstillfälle hade aktiviteter påbörjats för att bättre stödja planering och uppföljning. Med ovanstående som bakgrund har revisorerna, utifrån en risk- och väsentlighetsanalys, beslutat att granska servicenämndens planering och genomförande av fastighetsunderhåll Revisionsfråga Är servicenämndens rutiner ändamålsenliga med tillräcklig intern kontroll för planering och genomförande av kommunens fastighetsunderhåll? Revisionskriterier Servicenämnden har adekvata rutiner och system för att planera underhåll av kommunens fastigheter. Det finns processer som tydliggör behov av fastighetsunderhåll kopplat till ekonomiska förutsättningar. Det finns rutiner som säkerställer att planerat underhåll genomförs. Det finns en löpande och systematisk återkoppling av utfört underhåll i förhållande till planerat underhåll Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och studier av relevanta dokument för fastighetsunderhållets planering och uppföljning. Intervjuer har genomförts med nämndens ordförande, förvaltningschef, avdelningschef och byggprojektledaren/planeringsingenjören. I förhållande till underhållsplaneringen har stickprov genomförts av utfört underhåll. Särskild granskning, med fysisk kontroll, har skett av fastighetsobjekt enligt bilaga. Granskningen avgränsats till aktiviteter under åren 2013 och PwC 1 av 13

54 2. Verksamheten 2.1. Organisation Under servicenämnden sorterar kommunens verksamhet för lokaler, frilufts- och idrottsanläggningar, gator, parker, skogar, central inköps- och förrådsverksamhet, vindkraftverk, kommunens IT-verksamhet, kommunens kontaktcenter, kostverksamheten m.m. Av kommunfullmäktiges reglemente för servicenämnden framgår att nämndens ansvarar för att lösa kommunens lokalbehov. Vidare svarar nämnden bland annat för frågor som gäller ny-, till- och ombyggnad av kommunens fastigheter. Serviceförvaltningen leds av en förvaltningschef. Inom förvaltningen finns en fastighetsavdelning som leds av en avdelningschef. Avdelningen är uppdelad på fastighetsservice och bygg. Fastighetsförvaltarna är organiserade direkt under förvaltningschefen. Fastighetsavdelningen förvaltar objekt fördelade på fastighetstyper enligt nedan nedanstående tabell: Fastighetstyp Bruksarea Arbetslokaler Förvaltningslokaler Skollokaler/gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Förskolelokaler Bostäder Bostadsrätter Lantegendomar 275 Regl-o saneringsfast Summa Ytan fördelas på drygt 110 fastigheter Internhyran och fastighetsunderhåll Fastighetsförvaltarna skriver kommuninterna hyreskontrakt som i grunden baseras på en självkostnad. Vanligtvis kalkyleras med ca 125 kr/kvm för planerat underhåll och ca 50 kr/kvm för avhjälpande (akut) underhåll. Internhyreskontrakten skrivs vanligtvis på tre år och förlängs i regel på oförändrade villkor. En del kontrakt innehåller klausul om indexuppräkning, vissa medger uppräkning med andel av index, medan andra kontrakt helt saknar indexklausul. PwC 2 av 13

55 Kostnadsförändringar som sker över tiden förändrar förutsättningarna i förhållande till ursprunglig hyreskalkyl. När drift- (exklusive underhåll) och kapitalkostnader har avräknats från intäkterna kvarstår ett utrymme för underhållsinsatser. Underhållskostnaderna fungerar således som en form av regulator för att nå ett budgeterat nollresultat. För att utifrån ovan beskrivna förutsättningar öka budgeten för underhåll krävs ett övergripande beslut som hanteras i budgetberedningen och där kommunfullmäktige beviljar de nämnder som hyr lokaler ökade anslag. PwC 3 av 13

56 3. Iakttagelser 3.1. Rutiner och system för att planera underhåll av kommunens fastigheter Inom den budget som finns tillgänglig för planerat underhåll fokuseras på fastigheter för kärnverksamheten och det yttre underhållet. Denna prioritet är, enligt vad som framgår av intervjuerna, kommunicerad i organisationen. Arbetet med att ta fram en underhållsplan har under de senaste åren varit ett prioriterat område, och vid årsskiftet 2013/14, var allt behov av yttre underhåll inventerat och dokumenterat i fasighetssystemet Incit Xpand. Registrering i systemet sker per fastighet och byggnad. I och med att dokumentationen av det yttre underhållet är genomfört för samtliga fastigheter erbjuds en bättre möjlighet att genomföra samordnade insatser, enligt de intervjuade. Ur systemet kan sedan hämtas schablonartad information om när det är dags att utföra specifika underhållsåtgärder. Systemet bygger på statistisk data. Fastighetssystemet ger även underlag för att beräkna kostnader för de olika åtgärdena baserat på prisuppgifter baserat på statistisk data. Någon systematisk inventering av inre underhåll har ej genomförts, vilket innebär att det saknas systemstöd vid planering av sådana åtgärder. Detta gäller även fastigheternas utemiljöer. Att inte systematiskt inventera och registrera inre underhåll har varit en prioritering utifrån arbetsmängden och den resurs som krävs. Det finns i dagsläget inga planer att i fastighetssystemet registrera det inre underhållet. I nämndens protokoll från maj redovisas det inre underhållet uppgår till 18% av det totala underhållet. Systemet Incit Xpand upplevs som tungarbetat och ett fåtal tjänstemän arbetar med att göra registreringar i systemet. Systemet kräver regelbundna uppdateringar för att utgöra ett adekvat stöd. Av granskningen framgår också att det kan föreligga en viss osäkerhet i om vissa underhållsåtgärder blivit registrerade i systemet. Möjligheten att i systemet notera olika åtgärders prioritet används inte. För att prioritera, planera och samordna underhållsinsatser finns en särskild grupp kallad DOS-gruppen (Drift- och servicegruppen) som i princip träffas månatligen. I gruppen ingår avdelningschefen för fastighet, enhetschefen för fastighetsservice, fastighetssamordnaren, fastighetsförvaltaren, byggprojektledaren/planeringsingenjören, arbetsledaren för driftteknikerna, samt projektledaren för energi. Det är byggprojektledaren/planeringsingenjören som gör en bearbetning av informationen och presenterar genom en excelfil ett förslag som utgångspunkt för planeringen av underhållsinsatserna. PwC 4 av 13

57 Gruppen arbetar även med att löpande, vid behov, göra omprioriteringar av underhållsinsatserna. Den information som ligger till grund för planeringen är förutom det ekonomiska utrymmet: Information från Incit Xpand Information från skyddsronder Signaler om behov och önskemål från vaktmästare och hyresgäster Egna okulärbesiktningar Vidare ska vid vissa ombyggnationer en fördelning göras av vad som är underhåll och investering. Bedömningen görs huvudsakligen av investeringens projektledare. Informationen enligt ovanstående arbetas in i ett exceldokument, en arbetsplan, med i första hand fokus på innevarande år. Planeringen sträcker sig högst tre år framåt. Av intervjuerna framgår att det upplevs vara svårt att hålla isär budgetkategorierna planerat och akut underhåll. Ibland kan slitaget gått så långt att en åtgärd blivit nödvändigt, exempelvis ett läckande tak. Här kan, enligt de intervjuade, en gråzon uppstå mellan planerat och akut underhåll Bedömning I och med att statusen för det yttre underhållet är inventerat för samtliga fastigheter har förutsättningarna för en effektiv underhållsplanering förbättrats avsevärt. Av intervjuerna och tillgänglig dokumentation bedöms att det finns systematiskt återkommande aktiviteter för planering och prioritering. Den osäkerhet som kvarstår kring viss registrering i systemet av tidigare genomförda underhållsinsatser indikerar på vikten av att säkerställa rutinmässiga uppdateringar av systemet. Systemet borde kunna användas i större utsträckning för att notera prioritering och egna kommentarer. Sidoorienterade system med information av behov som ej finns i ett sammanhållet fastighetssystem främjar inte den interna kontrollen, samt ökar sårbarheten avseende tillgång till informationen. Vi bedömer vidare att långsiktigheten i planeringen kan öka, samtidigt som systematiken i planeringen av det inre underhållet bör öka. Även om det yttre underhållet är prioriterat, är det inre underhållet inte obetydligt, vilket även framgår av genomförda stickprov (se bilaga). I sammanhanget ska påpekas att det yttre underhållets inventering slutfördes vid årsskiftet 2013/14. Systemets angivna underhållsbehov förväntas få större genom- PwC 5 av 13

58 slag i planeringen framöver. Att det ännu inte varit så framgår av stickprovet (se bilaga) där många insatser planerades redan år Genom att inte hålla samman det totala behovet av underhåll i ett system bedömer vi att det försvårar nämndens prioritering och kommunikationen av underhållsbehov i organisationen Fastighetsunderhåll kopplat till ekonomiska förutsättningar Inom fastighetsavdelningen har identifierats ett behov om planerat underhåll uppgående till ca 150 kr/kvm, samtidigt som kalkylerna vid internhyressättning enligt uppgift vanligtvis baseras på ca 125 kr/kvm för det planerade underhållet och ca 50 kr/kvm för avhjälpande underhåll. Över tid kan konstateras att andra driftkostnader tar en större andel av hyresintäkten, samtidigt som vissa internhyreskontrakt ej fullt ut uppräknas med index. För närvarande medger budgeten ca kr/kvm i planerat underhåll, samtidigt som det avhjälpande underhållet budgeteras till ca 55 kr/kvm. Planerat underhåll Avhjälpande underhåll Relativa andelar av utfört underhåll Budget Utfall Budget Utfall Planerat Avhjälp ,6 25,6*) 18,2 18,2*) 58 %*) 42 %*) ,3 30,1 17,1 20,0 60 % 40 % ,8 33,0 18,2 20,2 62 % 38 % ,7 33,6 17,9 18,3 65 % 35 % ,8 27,5 17,3 17,4 61 % 39 % Tabell: Underhåll i mnkr. *) Utfallet för 2014 är lämnad prognos. Ett riktvärde som används inom branschen för viktning mellan planerat och löpande underhåll är att 70 % fördelas på planerat underhåll och resterande 30 % på mer akuta/avhjälpande insatser. Detta riktvärde återspeglas i den av förvaltaren redovisade principen som tillämpas vid internhyressättningen. Som framgår av tabellen ovan är trenden sådan att relationen mellan planerat och akut/avhjälpande insatser kommer allt längre ifrån riktvärdet och de planerade underhållsinsatserna understiger 60 % av totalt underhåll. Av intervjuerna framgår att nämnden löpande hållits informerad om processen med att dokumentera och systematisera alla byggnaders status avseende det yttre underhållet. Enligt de intervjuade upplevs nämnden upplevs aktiva och intresserade av frågorna. PwC 6 av 13

59 Nämnden har inte i beslut preciserat någon prioriterad inriktning eller satt upp några målvärden för underhållsinsatserna. Diskussionerna i budgetberedningssammanhang präglas inte av detaljer utan är mer generella utifrån den bild som tjänstemännen ger. I samband med dessa diskussioner upplevs ändå en delaktighet från nämnden i den övergripande prioriteringen och inriktningen. I intervjun med nämndens ordförande framgår ett stort förtroende för tjänstemännens inriktning och prioriteringar. Under år 2014 har nämnden behandlat förutsättningarna för underhållsarbetet enligt följande: 24 (februari); i samband med behandling av årsrapporten framgår bland annat att förvaltningen identifierat otillräckligt utrymme för planerat underhåll i kommunens fastigheter. 64 (maj); budgetäskande inför år 2015 behandlas. Bland annat planerat underhåll för fastigheterna, 10 mnkr. Servicenämnden fattade inget beslut med anledning av informationen. 66 (maj); lägesrapport avseende fastighetsunderhållet. Av protokollet framgår att efter tidigare revisionsrapport, hösten 2012, erhåller nämnden en lägesrapport två gånger om året. Vidare framgår av protokollet att det finns 25,5 mnkr för planerat fastighetsunderhåll som fördelas med 25 % på yttre insatser, 7 % utemiljö, 18 % invändigt, 31 % åtgärder mot energitjänsteprojekt och 19 % ej kategoriserat. 82 (juni); information till nämnden om att förvaltningen har träffat kommunledningskontorets ekonomienhet med anledning av de punkter som togs upp i årsrapporten ( 24). Bland annat att det planerade underhållet behöver öka från 25 mnkr till 35 mnkr. Nämnden fattade inget beslut med anledning av informationen Bedömning Vi bedömer att flera faktorer indikerar på att underhållet ligger på en för låg nivå. Fastighetssystemets angivna behov, DOS-gruppens bedömning, planerat underhåll i förhållande till internhyressättningen, relationen mellan planerat och avhjälpande underhåll, samt resultatet av vår stickprovsmässiga fysiska kontroll (se bilaga) ger signaler om att nivån på det planerade underhållet är för lågt. Vi rekommenderar att se över nuvarande principerna för internhyrorna så att stabilare förutsättningar för planerat underhåll erhålls. Väntar nämnden med att genomföra underhållsarbeten så ökar risken att underhållet utförs som akutåtgärder. Skadorna som behöver åtgärdas kan i en sådan situation vara större än om underhållet hade genomförts inom planerad tid. Det faktum att underhållsinsatsen ej kan upprätthållas i enlighet med internhyressättningens kalkyl innebär en växande reparationsskuld i kommunen, vilket föru- PwC 7 av 13

60 tom den ekonomiska aspekten kan leda till ej önskvärda konsekvenser för de verksamheter som nyttjar lokalerna. Nämnden har under året protokollfört tjänstemännens beredning att nivån på underhållet behöver öka med 10 mnkr i 2015 års budget. Nämnden har inte tagit ställning genom något formellt beslut. Vi bedömer att det är av vikt att utveckla långsiktigheten i arbetet med fastighetsunderhåll. Att skapa stabila förutsättningar. Vi bedömer det också viktigt att i högre utsträckning kommunicera konsekvensen av en växande underhållsskuld Rutiner som säkerställer att planerat underhåll genomförs Löpande uppföljning och avstämning av statusen på pågående och planerade objekt sker vid månatliga möten i DOS-gruppen. Avrapportering sker av avslutade projekt. För planerade projekt görs omprioriteringar och korrigeringar i tid för utförandet. Ompriorteringar sker löpande på grund av fördyrningar eller nya faktorer som påverkar bedömningarna. DOS-gruppen som helhet har svårt att överblicka det totala underhållsbehov som anges i Incit Xpand. Gruppen har enbart tillgång till en bearbetad excelfil Bedömning Vi bedömer att DOS-gruppens löpande uppföljning av statusen säkerställer kunskap i organsationen om vad som är avslutade, pågående och planerade underhållsinsatser. Vi anser att hela DOS-gruppen bör få tillgång till det underhållsbehov som prioriterats bort vid upprättandet av arbetsunderlaget Återkoppling av utfört underhåll i förhållande till planerat underhåll Redovisningen av fastighetsunderhållet sker på en aggregerad nivå där totalt underhåll ställs mot budget. Två gånger per år sker särskilda dragningar, företrädevis muntlig, där avdelningschefen ger fördjupad information om hur underhållet har fördelats på olika åtgärder, samt vissa specifika projekt på fastighetsnivå. Nämnden för också information om väsentliga revideringar om nya behov eller fördyrningar uppstår. Nämnden har inte satt upp några särskilda mål eller riktlinjer avseende fastighetsunderhållet. Avdelningschefen följer månatligen upp underhållskostnaderna på detaljerad nivå, fastighet och objekt. I ekonomisystemet läggs budgeten på detaljerad nivå, objektsnivå, enligt DOSgruppens excellista. Däremot sker ingen omfördelning av budgeten i ekonomisy- PwC 8 av 13

61 stemet löpande under året. Denna omprioritering hanteras enbart i de excelfiler som DOS-gruppen har som stöd för sitt arbete Bedömning Vi anser att nämnden bör besluta om mål och riktlinjer för fastighetsunderhållet. Målen och riktlinjerna skulle utgöra en gemensam utgångspunkt för den återkoppling som sker till nämnden. För att bättre fungera som ett stöd för uppföljning och analys bör en ändring i underhållsplanen följas av en budgetförändring på objektsnivå i ekonomisystemet. PwC 9 av 13

62 4. Revisionell bedömning 4.1. Revisionsfråga Är servicenämndens rutiner ändamålsenliga med tillräcklig intern kontroll för planering och genomförande av kommunens fastighetsunderhåll? Vi bedömer att servicenämndens rutiner för planering och genomförande av yttre fastighetsunderhåll till delar är ändamålsenliga och med tillräcklig intern kontroll. Samtidigt finns brister i systematiken avseende planeringen av det inre underhållet och utemiljöer. Ändamålsenligheten har ökat i och med att statusen för det yttre underhållet är inventerat för samtliga fastigheter. Det finns systematiskt återkommande aktiviteter för planering, genomförande och uppföljning, vilket även bidrar till en ökad intern kontroll. Granskningen visar dock att de medel som avsätts för underhållsinsatser innebär att hårda prioriteringar behöver göras. Flera faktorer indikerar att underhållsnivån är för låg och därmed tenderar det akuta/avhjälpande underhållet att öka. Principerna för hur underhållsinsatser budgeteras behöver ses över för att skapa långsiktiga stabila förutsättningar. Vi anser att nämnden bör besluta om mål och riktlinjer för fastighetsunderhållet. Målen och riktlinjerna skulle utgöra en gemensam utgångspunkt för den återkoppling som sker till nämnden. Vi anser att nämnden i större utsträckning behöver tydliggöra och kommunicera behovet av underhållsinsatser i kommunens budgetprocess. Vi anser även att planeringen av det inre underhållet och utemiljöerna behöver systematiseras. En helhetsbild över det samlade behovet ger nämnden en bättre grund för att prioritera och kommunicera behoven Jörn Wahlroth Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare PwC 10 av 13

63 PwC 11 av 13

64 PwC 12 av 13

65 PwC 13 av 13