Välkommen Förhandlingsteknik i teorin och praktiken del 1

Transkript

1 Välkommen Förhandlingsteknik i teorin och praktiken del 1 Henrik Mannerstråle

2 Next Level Purchasing Association A Leading Provider of Procurement Training & Certification "What if we..." * Paid you in 15 days instead of 30? * Extended the term of the contract for one more year? * Agreed to serve as a reference for you? * Participated in a case study or testimonial for you? * Stopped requiring you to [insert requirement here]?

3 Inledning Vi förhandlar hela tiden Bästa sättet att köpa sig tid att tänka: ställ en fråga Att tänka på i en oväntad spontanförhandling Relationen Alternativen Exit

4 Typexempel på olika situationer Transaktioner Balanserade interessen Relationer Handla mat Brf. förening/klubben Kompanjonskap Köpa bil/lägenhet Anställning Nyckelkunder Äktenskap Butiker Handlare Grannar, Arbetskamrater, Chefer Affärspartners Säljare Barnens lärare, Kompisars föräldrar Gifta par

5 Olika förhandlingsstilar Undanglidare Fredsmäklare Kompromissivrare Problemlösare Ångvältar Samarbetsvilliga Konkurrensinriktade

6 Förhandlingspsykologi Att förbereda en förhandling Så reagerar du och andra på de vanligaste typerna av förhandlingsteknik Se möjligheter och hot med olika typer av förhandlingsteknik Hur skapar man en effektiv förhandlingsstrategi och taktik?

7 Förberedelser Att misslyckas i förberedelserna är att förbereda ett misslyckande!

8 Ömsesidiga bra överenskommelser vinn/vinn eller ingen affär förlora/vinna vinna/vinna No deal Kompromiss Omtanke förlora/förlora vinna/förlora Självförtroende

9 Förhandlingens olika faser 1. Förberedelser 2. Diskutera och signalera 3. Föreslå 4. Köpslå

10 Förberedelser Analys Samla information, organisera den och bearbeta den. Du bör klarlägga såväl dina som motpartens INTRESSEN. Fundera ut vilka kriterier som är lämplig grund för överenskommelse.

11 Förberedelser Vad vill jag? Vilka är mina mål? Skriv ned dem! Vad är jag beredd att förhandla om? Prioritera dem (hög, medium, låg) Vilka är mina alternativ? [Eng.] BATNA Best Alternative to a Negotiated Agreement [Sve.] BATEF Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning Skriv ned det och låt det bli din agenda för förhandlingen

12 BATNA i olika konjunkturer Vårt säljbeteende i olika konjunkturcykler Hur påverkar konjunkturen vårt BATNA?

13 Förberedelser Skaffa kunskap om: - Din motpart - Vad din motpart VILL - Vad du vill Försök förutse motpartens mål och förhandlingsbara saker

14 Olika typer av förhandling Vilken typ av förhandling rör det sig om? transaktion, balanserade interessen eller relationer? Vilken sorts person är min motpart? Vilken typ av förhandlare är min motpart? Försök att se situationen från deras perspektiv och deras intressen. Vem kontrollerar nuläget och vem vill se en förändring?

15 Typ av förhandlare Tuff Tuff och aggressiv Känslomässig och kan falla ut i personangrepp Tänker jag vinner / du förlorar Tänker kortsiktigt Eftergiven Alltför mjuk och undfallande Konflikträdd Tänker jag förlorar / du vinner Balanserad Känslomässigt balanserad och neutral Skiljer på sak och person Tänker jag vinner / du vinner

16 Identifiera motpartens personlighet Låg social orientering 4. Analytikern 1. Tuffingen Samarbete Konkurrens 3. Den vänlige 2. Spelaren Hög social orientering

17 Identifiera motpartens personlighet A Låg social orientering D 4. Analytikern 1. Tuffingen Samarbete Konkurrens S 3. Den vänlige 2. Spelaren I Hög social orientering

18 Tuffingen Hur du bemöter de olika stilarna Undvik kallprat, betona gemensamma mål och ge dem erkänsla. Sakta ned processen om du blir inknuffad i något. Du behöver inte ge med dig och kan säga nej. Spelaren Var positiv och koncentrera dig på ditt mål. Upprepa dina krav. Du måste vara beredd att byta information och låta dem prata för att samla ytterligare information. Undvik att komma på avvägar genom att summera och ta anteckningar.

19 Hur du bemöter de olika stilarna forts. Den vänlige Bygg förtroende men behåll en vänlig distans. Byt information med dem för att få över dem på din sida. Gå fram långsamt och noggrant. Du bör kolla upp att hans kollegor är överens om att leverera det han erbjuder dig. Analytikern Skapa och håll dig till en agenda för att ta dig framåt och låt bli att parkera ärenden för att återkomma till dem senare. Visa intresse för deras fakta. Betona ömsesidiga fördelar och visa respekt för deras expertis.

20 Betydelsen av relationer i förhandling Ju svagare relation desto tuffare förhandling Gå ut hårt och ge efter långsamt Ju starkare relation desto försiktigare Starta rimligt och ge efter snabbare I en KAM relation Nyckelkund är en viktig kund, långsiktiga relationer, kunden uppfattar mig som nyckelleverantör Lägsta pris är inte alltid bästa pris

21 Skapa dialog Diskutera, argumentera, signalera Etablera kontakt, skapa relation och förståelse Identifiera gemensamma intressen, känslor och erfarenheter Fråga och lyssna Finn ut motpartens verkliga prioriteringar och önskningar

22 Skapa dialog, forts. Fundera över: Vilka är de? Varför är de här? Vad är viktigt för dem? Vad är de beredda att förhandla om? Kommer motparten att spela tufft eller eftergivet?

23 Skapa dialog, forts. Diskutera, argumentera, signalera Visa att du förstår dem Finns det några hinder för en affär? Visa tillförsikt Lyssna efter signaler Använd signaler och visa vilja att gå vidare Inbjud till att utforska ytterligare möjligheter

24 Inflytande Inflytande är att ha något som någon annan vill ha. Varför är motparten här? Hur uppfattar motparten situationen? Du har lika mycket inflytande som motparten tror att du har.

25 Föreslå Ge förslag och paketera Förslag = en trevare, ett preliminärt förslag baserad på en given eller mottagen signal. Den är inte slutgiltig. (vilket är köpslåendets roll) Paketera, Om-då Villkor (vagt, specifikt) + erbjudande (vagt). Använd vagt språk: Jag skulle kunna överväga Det skulle kunna vara möjligt att göra något Kanske vi kan gå igenom det där en gång till

26 Budgivning Skall jag börja med ett bud? Låt motparten börja om du är osäker. När du börjar skapar du förhandlingszonen. Om ingen börjar, ta fram mer data och börja någonstans mitt emellan. Skall jag öppna optimistiskt eller realistiskt? I en relationssituation: rättvist och tillmötesgående. I en transaktionssituation: börja optimistiskt och ge efter långsamt. Optimistiskt = den högsta (eller lägsta) summa du har en princip eller ett argument för.

27 Om-då : Köpslå, forts. Dags för detaljerade villkor och erbjudanden Länka till de saker du valt förhandla om, desto flera saker, ju enklare att undvika dödläge i förhandlingarna. Använd en sak som villkor för nästa eller till att introducera eller acceptera en ny. Summera eller bordlägg förhandlingen Nu när vi har detta framför oss, föreslår jag att vi bordlägger/ sover på saken och träffas igen. Förhoppningsfullt kommer vi att kunna komma fram till en slutlig överenskommelse.

28 Få det på papper! Gör ett skriftligt avtal Skriv under det Om det rör sig om en större affär använd ett standardkontrakt eller skaffa juridisk hjälp

29 Vanliga förhandlingstaktiker och hur du handskas med dem Rygga tillbaka Fråga Hävda Ge lågt bud - Tystnad Fördröja Skynda på Good Guy/Bad Guy Spela tufft Avbryta förhandlingen Munsbit efter munsbit Plocka en gås Lockbetet Testballong Högre auktoritet Stötande uppförande

30 Enkel förhandlingstaktik Rygga tillbaka Åhh Fråga: Är det det bästa du kan göra? Hävda: Jag kan få det mycket billigare på annat håll! Erbjud lägsta pris som du kan finna ett argument för Tystnad Sitt tålmodigt tyst. Spela passiv och likgiltig.

31 Fördröja 1. Användbar när motparten vet att du har en deadline 2. Användbar när motparten vet att du har mycket att göra 3. Allt jag har är tid 4. Effektivt mot pådrivare Mot-taktik: 1. Skapa deadlines 2. Belöna fart med en eftergift 3. Fördröj själv om du har den möjligheten

32 Skynda på 1. Motparten hittar på en deadline eller introducerar ny motpart för att skapa tryck i förhandlingen Mot-taktik: 1. Bedöm om det upplevda hotet är trovärdigt 2. Använd högre auktoritet -taktiken för att fördröja 3. Kom ihåg att du inte behöver ge med dig

33 Good Guy/Bad Guy 1. En person i sällskapet är så svår att den andre verkar trevlig att ha och göra med 2. Den trevlige försöker vara din vän 3. De två arbetar tillsammans för att få dig till att ge dem eftergifter Mot-taktik: 1. Avslöja taktiken vid namn 2. Använd tiden till din fördel om du har den möjligheten 3. Taktiken försvagas över tid

34 Spela tufft Motparten går direkt mot strupen med orimliga krav och verkliga eller underförstådda hot Mot-taktik: 1. Noggrann agenda försvårar en sådan attack 2. Tillrättavisa motparten rakt ut 3. Ställ frågor för att identifiera verkliga intressen 4. Bedöm trovärdigheten av hotet syna hans bluff Vänd attacken genom att fråga: 1. Hur kan det komma sig att vi hamnat i denna situation? 2. Varför känner du så? 3. Passar det bättre att fortsätta den här förhandlingen en annan gång? 4. Varför skulle vi acceptera ett sådant erbjudande?

35 Avbryta förhandlingen Motparten avslutar plötsligt förhandlingen och hotar med att gå sin väg och avstå från affär Mot-taktik: 1. Fortsätt fokusera på förhandlingens huvudsyfte 2. Avslöja deras bluff (om du är säker på deras BATEF) 3. Be att få återkomma vid ett senare tillfälle

36 Munsbit efter munsbit 1. Utnyttjar den psykologiska lättnad många känner när ett svårt beslut har fattats 2. Motparten förefaller ge oss stora eftergifter för att sedan svänga över till att kräva specifika motprestationer 3. Används när motparten accepterade ditt första erbjudande Mot-taktik: 1. Fira aldrig för tidigt! 2. Lämna aldrig förhandlingsbordet förrän alla detaljer är klara 3. Acceptera aldrig en ensidig eftergift 4. Kom ihåg: inga detaljer är oviktiga

37 Plocka en gås 1. Motparten övergår i att kräva en eskalerande serie av förbindelser utan att erbjuda något i gengäld Mot-taktik: 1. Vägra att förbinda dig till något som inte motparten också går med på att göra 2. Varför kan inte du ge mig ett erbjudande?

38 Lockbetet 1. Den ena parten fokuserar nästan bara på en relativt liten fråga som kan ha känslomässig betydelse 2. Målet är att distrahera dig från andra nyckelfrågor, trötta ut dig och få dig att gå med på eftergifter Mot-taktik: 1. God användning av en överenskommen agenda kan isolera taktiken 2. Parkera frågan åt sidan om det är möjligt 3. Använd högre auktoritet som mot-taktik 4. Avslöja taktiken vid namn

39 Försöksballongen 1. Ena parten i förhandlingen ställer en hypotetisk fråga för att undersöka intresset istället för ståndpunkterna Mot-taktik: 1. Detta är en effektiv och moralisk taktik som ofta uppmuntras 2. Svara med din egen försöksballong 3. Acceptera aldrig en försöksballong som ett verkligt bud

40 Högre auktoritet 1. Mitt i en förhandling hävdar plötsligt ena parten att den inte har auktoritet att ge ytterligare eftergifter 2. Befogenheten måste ofta inhämtas ifrån någon suddig och konturlös kommitté Mot-taktik: 1. Förbered dig så att detta inte händer 2. Klargör befogenheterna i början av mötet 3. Vädja till egot 4. Styr om mötet till en preliminär förhandling 5. Be att få träffa dem med nödvändiga befogenheter 6. Be om ett preliminärt avslut

41 Stötande uppförande 1. En taktik med avsikt att få dig att tappa fattningen genom sin chockeffekt Mot-taktik: 1. Bry dig inte om beteendet om det är flagrant 2. Tillrättavisa 3. Koncentrera dig på sakfrågan

42 Vanliga förhandlingstaktiker och hur du handskas med dem Rygga tillbaka Fråga Hävda Ge lågt bud - Tystnad Fördröja Skynda på Good Guy/Bad Guy Spela tufft Avbryta förhandlingen Munsbit efter munsbit Plocka en gås Lockbetet Testballong Högre auktoritet Stötande uppförande

43 Sex vanliga misstag Att försumma motpartens problemställningar Att låta pris överskugga alla andra intressen Att låta ståndpunkter tränga ut intressen Att söka för mycket efter samsyn Att förbise BATEF (BATNA) Att misslyckas med att korrigera felaktiga perspektiv

44 Förhandlingspsykologi Principöverenskommelsen Vägen till Ja, Roger Fischer Harward Negotiation Project Win/Win

45 Förhandlingsteknik Principöverenskommelsernas metod: Fyra grundläggande punkter - Människor - Intressen - Alternativ - Kriterier

46 Förhandlingsteknik Människor Gör skillnad på människor och problemet. Perception farhågor och förhoppningar Emotion känslor Kommunikation - förståelse

47 Förhandlingsteknik Intressen Sätt intressena i centrum, inte ståndpunkterna. Granska de bakomliggande intressena Inse att bägge parter har många olika intressen Tala om dina intressen visa vart du vill komma Visa att du uppfattar deras intressen

48 Förhandlingsteknik Alternativ Skapa en rad olika möjligheter innan du bestämmer dig för vad du skall göra. Tänk kreativt skapa fler idéer Knyt samman skiljaktiga intressen Gör det lättare för motparten att bestämma sig

49 Förhandlingsteknik Kriterier Kräv att resultatet skall baseras på något objektivt mått; som lag, sedvänja, expertutlåtande etc. (d.v.s. en objektiv norm) Rättvisa normer oberoende, legitima, praktiska Opartiska procedurer

50 Förhandlingsteknik Ge aldrig efter för påtryckningar Uppmuntra motparten att lägga fram skäl för sina påtryckningar

51 Förhandlingsteknik Vad bygger du din uppfattning på? Hur har du kommit fram till det? Jag betalar gärna X kr bara ni kan övertyga mig om

52 Förhandlingsteknik Rätta mig om jag har fel, men? Är det inte så att?

53 Fula knep Falska uppgifter Psykologisk krigföring Utpressningstaktik

54 Falska uppgifter Sakförhållanden Befogenheter Avsikter

55 Falska uppgifter Felaktiga sakförhållanden Ta för vana att motparten skall verifiera sina påståenden!

56 Falska uppgifter Oklara befogenheter Är det bara du som är bemyndigad att kompromissa är det bara du som gör eftergifter

57 Falska uppgifter Tvivelaktiga avsikter Är du 100% säker, så är det inget hot att avtala!

58 Förhandlingsteknik Utgå från Återkoppla till Bemöt invändningar etc med hjälp av de objektiva kriterierna

59 Så lär du dig att bemästra förhandlingsspelet hitta din motparts svaghet och dölj din egen Vem gör vad när ni är flera personer från samma företag? Lär dig mer om argumentationsteknik Praktiska tips och råd

60 Så lär du dig att bemästra förhandlingsspelet hitta din motparts svaghet och dölj din egen Boka upp möten med kunden, inkl. inköpschef Intervjua kunden innan affären ligger på bordet Säljaren ansvarar för säljprocessen Låt inte chefen erbjuda bättre vilkor Låt chefen istället vara bad guy Nya erbjudanden skall komma från säljaren Summera