Att förstå det självklara

Transkript

1 DEN KOMPETENTA ARBETSPLATSEN Att förstå det självklara om utvecklandet av relationell kompetens Att det ger mervärde att jobba ihop är en uppfattning som omfattas av de flesta. I dagens retorik beskrivs det ofta som avgörande för en organisations framgång. Samtidigt finns stora luckor i kunskapen om hur detta självklara mervärde skapas och hur man konkret organiserar en verksamhet för att det ska uppstå. Detta visar forskningsprojektet Organisatorisk skicklighet fakta eller fiktion? 17

2 Dialog gav ökad medvetenhet om samverkan Samarbete är en hyllad företeelse men sällan understödd av organisatoriska lösningar eller belöningar. Det var en av insikterna som gjordes när en grupp verksamhetschefer från tre myndigheter, numera sammanslagna till Diskrimineringsombudsmannen, DO, fick ägna tre dagar åt att reflektera kring begreppet relationell kompetens. mellan personer med olika kompetens är ibland det bästa alternativet för att Samverkan få bra resultat. Detta påstående var utgångspunkten när tolv verksamhetschefer från tre av de tidigare ombudsmannamyndigheterna samlades till ett tre dagars dialogseminarium om begreppet relationell kompetens. De var varken bekanta med begreppet eller varandra. Vad de visste var, att de inom ett år antagligen skulle bli arbetskamrater i den nya sammanslagna myndigheten Diskrimineringsombudsmannen. Dialogseminariet leddes av en samtalsledare och forskarnas roll var observatörens. Vi valde att inleda med en explorativ metod för att få deltagarna att skapa sig en egen uppfattning om vad relationell kompetens betydde för just deras verksamhet, berättar Annbritt Ryman. Den kompetenta arbetsplatsen 2007 utlyste VINNOVA 45 miljoner kronor till programmet Den kompetenta arbetsplatsen. Nitton projekt beviljades mellan och 4 miljoner kronor. Programmet pågår mellan senhösten 2007 till 2011, med olika längd för de olika projekten och är en del i VINNOVA tema kring arbetsplatsen innovationssystem. En av tankarna bakom utlysningen är att kompetens skapas i relationer och de nitton projekten är på olika sätt inriktade på hur kompetens utvecklas i det vardagliga arbetet tillsammans med andra. Metoden forskarna använde heter Theory of Constraints, TOC ( teorin om begränsningar ) som ger deltagarna möjlighet att tillsammans utforska ett begrepp eller en företeelse. Genom det här sättet överlät vi till deltagarna att själva försöka finna en definition. Hade vi inlett med intervjun som form hade det varit mer styrande, eftersom frågorna då skulle präglats av hur vi ser på begreppet, förklarar forskarna. Gemensam syn Med hjälp av samtalsledaren fick gruppmedlemmarna tillfälle att sätta igång en tankeprocess, att associera och formulera vad relationell kompetens kunde betyda för just dem i deras verksamhet. Eftersom begreppet till en början var okänt för deltagarna närmade man sig det så att säga bakifrån, genom att utforska vad de uppfattade som brist på relationell kompetens i organisationen och vad det kunde få för konsekvenser. Därifrån utvecklade deltagarna en gemensam syn på vad begreppet relationell kompetens kan betyda och vad som hindrar eller främjar den. Även om jag hade tänkt i de termerna innan så gjorde själva processen att det blev mycket tydligare. Som kommunikatör talar man visserligen om integrerad kommunikation, men när en grupp jobbar tillsammans så här så sker något nytt. Vi blev alla medvetna om hur viktigt det är med relationell kompetens, inte enbart för kommunikationsarbetet utan för samtliga delar av organisationens arbete, och naturligtvis för helheten, säger Caroline Diab, 18

3 Annelie Joyce Henry Nyberg Caroline Diab tidigare kommunikationschef och numera kommunikatör och webbansvarig på DO. Deltagarna blev inspirerade av uppgiften och stämningen i gruppen kom snabbt att präglas av öppenhet. En förutsättning för samtalet om relationell kompetens var också tillit, att det som sades skulle stanna i gruppen. Det var en väckarklocka och en påminnelse om att man behöver tala om det här på arbetsplatsen. Alla vet att det finns högpresterande människor som sitter på sina rum, men som sprider dålig stämning och inte bidrar till ett gott arbetsklimat, utan att det någonsin ifrågasätts, säger Henry Nyberg vid DO, tidigare personalchef på Jämställdhetsombudsmannen och idag enhetschef. Också Caroline Diab är positiv till sättet att utveckla tankar kring vad relationell kompetens är. Det var kul och spännande att jobba som vi gjorde på dialogseminariet, säger hon. Mångfald idéer Anneli Joyce, numera kommunikationschef på DO, anser att de tre dagarnas samtal gav en mångfald av idéer kring betydelsen av att jobba tillsammans och att värdera detta. Vi arbetade fram ett stort tankegods, som borde tas till vara ännu mera. Paradoxen med samverkan är att man vet när den fungerar, men att man inte sätter ord på det, säger Anneli Joyce, kommunikationschef på DO. Den 1 januari 2009 bildades Diskrimineringsombudsmannen, DO, genom en sammanslagning av de fyra dåvarande myndigheterna Jämställdhetsombudsmannen ( JämO), Ombudsmannen mot etnisk diskriminering (DO), Handikappombudsmannen (HO) och Ombudsmannen mot diskriminering på grund av sexuell läggning. DO är en statlig myndighet som arbetar mot diskriminering och för allas lika rättigheter och möjligheter. DO har idag cirka 90 anställda. Läs mer på Henry Nyberg berättar att tankegångar om vad som ska värderas lönemässigt ligger i tiden samtidigt som frågan om relationell kompetens kan vara kontroversiell. I den individuella lönesättningen handlar det om individuella prestationer, inte relationell kompetens. Jag har varit med ett tag och sett att en del bidrar och andra håller på för sig själva. Samtidigt vet man att om man delar med sig av kunskap blir det bättre resultat för alla och för arbetsgivaren. Därför borde det skrivas in i lönekriterierna att man bör bidra till det gemensamma, säger han. Henry Nyberg, Caroline Diab och Annelie Joyce tycker alla att seminariedagarna gav ny insikt om betydelsen av att verksamhetens olika kompetenser jobbar mer tillsammans. DO är ju en expertmyndighet med starka individuella kompetenser, som till exempel jurister, kommunikatörer och utredare. 19

4 Kortsiktigt kan det kanske kännas mera effektivt att beta av ärenden för sig själv. Men vi ska ju nå ut till dem som diskrimineras, de som diskriminerar och till beslutsfattare och det kräver alla kompetenser, säger Caroline Diab. Att vara expert ger makt, samtidigt måste en expert kunna dela med sig av sin kunskap. Det är en arbetsledarfråga, att inte låta kunskap stanna hos en, utan se till att den sprids, säger Anneli Joyce. Deras gemensamma slutsats är att organisationen måste höja sin medvetenhet om den relationella kompetensen betydelse och rigga för den genom att bland annat skapa tid och rum för samverkan, planera för den i verksamhetsplanen och låta det bli en del av lönekriterierna. Anneli Joyce anser inte att den individuella lönesättningen behöver stå i motsättning till kriterier som belönar samverkan. På seminariedagarna myntades också ett nytt begrepp frontladdning för att beskriva vikten av att ett samarbete måste få ta tid i början, att man ringar in uppgiften och vad man vill åstadkomma tillsammans, innan själva arbetet med den gemensamma uppgiften sätter igång. Bristen på tid sätter ofta käppar i hjulen för samverkan, säger Caroline Diab. Den förste januari 2009 slogs samtliga ombudsmannamyndigheter ihop till nuvarande DO. Har den ökande medvetenheten kring relationell kompetens satt några spår i den nya sammanslagna myndigheten? Anneli Joyce, Caroline Diab och Henry Nyberg tycker inte att den nya organisationen riktigt har riggats för att ta till vara och främja relationell kompetens så som önskemålen och tankarna såg ut under dialogseminarierna. Men trots allt finns det en annan ambition än tidigare och man har byggt in flera mötesplatser för att uppmuntra till samtal över enhetsgränserna. Medvetenheten finns kvar hos cheferna som deltog och jag tror vi tänker mer enhetsövergripande än tidigare, säger Caroline Diab. Henry Nyberg beskriver det som att den ökande medvetenhet som projektet innebar kan liknas vid en ryggsäck som deltagarna bär med sig in i den nya organisationen. Vi har det med oss idag och vi försöker föra ut det. Men det måste finnas utrymme, det vill säga tid och rum för utbyte mellan medarbetarna, säger han. Relationell kompetens har i hög grad att göra med kommunikation. Det latinska communicare betyder göra gemensamt och jag vill påstå att relationell kompetens, plus kommunikation avgör om man trivs på en arbetsplats, säger Anneli Joyce. 20

5 När ett plus ett blir tre Kompetenta arbetsplatser kräver kompetenta individer, men också kompetenta relationer. Det kan låta självklart, men är det långt ifrån alltid i ett arbetsliv som hyllar individuell kompetens samtidigt som man säger sig vilja organisera för arbete som gynnar gemensamma resultat. Det krävs en större medvetenhet i organisationen och ett lönesystem som också belönar samverkan. Det är några av slutsatserna i forskningsprojektet Organisatorisk skicklighet fakta eller fiktion? Elisabeth Neu Morén vid företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet, Eva R Andersson, arbetslivskonsult och beteendevetare och Annbritt Ryman, journalist och arbetslivskonsult, startade 2008 sitt forskningsprojekt med hjälp av verksamhetschefer från tre av de ombudsmannamyndigheter som senare slogs ihop till Diskrimineringsombudsmannen, DO. De tre forskarna ville utforska själva begreppet relationell kompetens och vad som hindrar, respektive främjar denna kompetens. De ville också utforska om, och i så fall hur, relationell kompetens värderas i det individuella lönesystemet. Paradoxen är nämligen att det pågår två parallella utvecklingar i arbetslivet. Å ena sidan betonas den individuella kompetensen, förstärkt av den individuella lönesättningen. Å andra sidan utvecklar många organisationer en alltmer gruppbaserad arbetsorganisation där samarbete och gemensamma resultat framhålls som framgångsfaktor, säger Annbritt Ryman. Relationell kompetens Som en röd tråd genom forskningsprojektet går begreppet relationell kompetens. Det innebär att lyfta blicken från den idag så hyllade individuella kompetensen och se den kompetens som skapas i samspelet mellan individer på en arbetsplats. Hur man kan arbeta tillsammans för att nå ett resultat som ingen hade kunnat nå på egen hand. Tanken är att kompetens helt enkelt skapas i relationer, genom ett samarbete som möjliggör kollektivt lärande och utveckling. Relationell kompetens är något mer än goda relationer, något mer än att vara trevliga mot varandra. Relationell kompetens handlar om att ha fokus på uppgiften, att lyssna och respektera varandras kompetenser och låta dem samspela för att lösa uppgiften, säger Elizabeth Neu Morén. Det är kopplat till beteende på arbetsplatsen. Att få till stånd en konstruktiv dialog och att inte alltid sätta sig själv i första rummet. Det handlar om att se längre än till enbart det individuella eftersom allt fler arbetsorganisationer bygger på gruppresultat, säger Annbritt Ryman. Lista problem De deltagande verksamhetscheferna kunde lista en rad problem som brist på relationell kan skapa. Det kunde leda till slöseri med resurser, dubbelarbete eller merarbete, snävare perspektiv, otydligt eller fel budskap, sämre kvalitet i utredningar vilket i sin tur kan skada myndighetens trovärdighet. Deltagarna ansåg också att lönesystem som enbart mäter individuella prestationer riskerar att främja revirtänkande och armbågsmentalitet. Tre dagars dialogseminarium ledde fram till en insikt om att det fanns en grundkonflikt mellan individuella och kollektiva prestationer, mellan att vara effektiva individer och att arbeta effektivt tillsammans. Men att det samtidigt var något som man är tvungen att lära sig hantera och balansera. Även olika status hos olika enheter eller medarbetare spelar roll. Vissa har helt enkelt större makt att göra som de själva vill. Tidsbrist uppges ofta som hinder för relationell kom- 21

6 petens. Att ständigt arbeta under tidspress försvårar den verkliga närvaro som krävs för att få till stånd ett samarbete som är mer än läpparnas bekännelse, säger Elizabeth Neu Morén. Men dialogseminariet ledde också fram till insikter om vad som främjar relationell kompetens. Det är vilja och förmåga till samarbete hos individen, trygghet i yrkesrollen, tydliga mål och tydliga uppdrag, ett ledarskap som stödjer samverkan och möjlighet till interaktion både i tid och rum. Seminariedeltagarna kom också fram till att det är viktigt att samarbetsprocessen görs synlig och att den får tyngd. Och att lönesystemet även uppmärksammar och belönar gemensamma resultat. Utifrån erfarenheterna från dialogseminariet samt uppföljande intervjuer, gjordes en enkät som gick ut till samtliga medarbetare hos de tre deltagande ombudsmannamyndigheterna. Resultatet återkopplades både till ledningen och till medarbetarna genom seminarier. Det arrangerades också en workshop på den då sammanslagna myndigheten. Medarbetarenkäten visade att det finns goda förutsättningar för att relationell kompetens ska kunna utvecklas bättre men att de inte tas tillvara. Hos både chefer och medarbetare finns en nyfikenhet och en vilja till samarbete för att bättre uppnå verksamhetens mål. Men det krävs helt enkelt en större medvetenhet och kunskap om vad relationell kompetens är och hur man konkret går till väga för att skapa goda förutsättningar för den att utvecklas, menar forskarna. Det måste skapas gemensamma normer som främjar samarbete. Det räcker inte med att chefen säger så, utan det måste finnas en insikt om att det kräver tid. Ledningen måste se till att skapa de organisatoriska förutsättningarna, både på arbetsplatsen och i lönesättningen, säger Annbritt Ryman. ANNBRITT RYMAN är journalist och driver sedan början av 1990-talet egen verksamhet som skribent, kommunikatör och konsult med inriktning på arbetsliv och forskning. Annbritt har tidigare erfarenhet av arbete som reporter, chefredaktör, redaktionschef m m inom både dags- och organisationspress och har även jobbat med radio och filmproduktion. EVA R ANDERSSON är beteendevetare och har inriktat sin nu 15 år långa konsultverksamhet på jämställdhet i arbetslivet. Värdering av arbeten, kompetensfrågor och löner hänger samman och där kommer också frågan om relationell kompetens in. Att medarbetares uppdrag är tydliga, att kunskap tas tillvara, att ledarskapet fungerar väl och att grunderna för lönesättning är sakliga, det är några av de områden Eva utbildat och skrivit om. Eva finns i företaget Lönelotsarna, som jobbar med arbetsvärdering och lönekartläggningar. 22

7 Under seminarierna växte det också fram en insikt att det inte är så meningsfullt att definiera exakt vad relationell kompetens betyder. Eftersom det kan variera med sammanhang och verksamhet får man acceptera att det är för mångfacetterat för att låta sig fångas i en entydig definition. Den enkla beskrivningen när = 3 låter kanske banal, men är trots allt inte så dum, säger Elizabeth Neu Morén. Hur allmänna är kunskaperna från det här projektet? En av slutsatserna är att varje verksamhet måste göra sig medveten om betydelsen av relationell kompetens och reflektera över vad det betyder just för dem. Det är viktigt att ledningen stöttar tanken om samverkan både för att ge det tid och rum, men också i belöningssystemet. Som deltagarna i dialogseminariet visade, riskerar annars mycket kompetens att gå förlorad i arbetet med att uppnå målen för en verksamhet. ELIZABETH NEU MORÉN är ekonomie doktor i Företagsekonomi och arbetar vid Företagsekonomiska institutionen, Uppsala Universitet. Elizabeth försvarade sin avhandling våren 2006 och den handlar om chefers arbete med fokus på lönesättningsprocessen. I sin tjänst som lektor undervisar Elizabeth främst i ekonomistyrning, men hon har också erfarenhet av utbildning i organisations- och ledarskapsfrågor. För närvarande arbetar Elizabeth också vid IPF, Institutet för Personal- och ledarskapsutveckling som konsult där hon främst sysslar med utredningar och utvärderingar. Organisatorisk skicklighet fakta eller fiktion? Projektet är ett av de nitton projekt som ingår i Vinnovas forskningsprogram Den kompetenta arbetsplatsen. Projektets utgångspunkt har varit att organisatorisk skicklighet kommer till uttryck och utvecklas i relationer, det vill säga i interaktion mellan människor där dialog och reflektion är viktiga komponenter. Något som forskarna valt att kalla relationell kompetens. Projektets syfte har varit att utveckla kunskap kring vad relationell kompetens är, vad som hindrar och vad som främjar den, samt om den värderas i lönesättningssammanhang. Tolv verksamhetschefer från dåvarande tre ombudsmannamyndigheter (numera sammanslagna i nuvarande Diskrimineringsombudsmannen, DO) samlades till dialogseminarier under tre dagar, förlagda vid olika tillfällen. En enkät har också gått ut till samtliga medarbetare i de tre dåvarande myndigheterna och resultatet har återkopplats till ledning och personal i den nya sammanslagna myndigheten. Projektet startades under 2008 och avslutades Vinnova beviljade projektet en miljon kronor. Deltagare i projektet har varit Elizabeth Neu Morén, ekon dr vid företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet, elisabeth.neu.moren@ fek.uu.se, Annbritt Ryman, journalist och konsult, ryman1@ comhem.se och Eva R Andersson, beteendevetare och konsult, eva.r.andersson@lonelotsarna.se 23