Regionalt kriskommunikationsnätverk. Strategi för informationssamordning vid stora olyckor och kriser i Västernorrlands län

Transkript

1 Regionalt kriskommunikationsnätverk Strategi för informationssamordning vid stora olyckor och kriser i Västernorrlands län

2 Omslagsbild: Höga flöden i Bergsåker, Sundsvall. September 2001 Fotograf: Ulf Wallin, Sundsvalls kommun Dnr: ISSN X Layout: Länsstyrelsen Västernorrland Denna rapport går att få i alternativt format.

3 Sida 3 av Dnr Förord I det svenska krishanteringssystemet har regeringen, länsstyrelser och kommunerna ett geografiskt områdesansvar. Det innebär bland annat att man ska verka för att informationen till medborgarna samordnas. I Samhällets krisberedskap - stärkt samverkan för ökad säkerhet Försvarsdepartementet, Skrivelse Skr. 2009/10:124 avses kris som en händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och som hotar grundläggande värden och funktioner. Kris är ett tillstånd som inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är oväntad, utanför det vanliga och vardagliga. Att lösa krisen kräver samordnade åtgärder från flera aktörer. Vid kris ska länsstyrelsen inom sitt geografiska område vara en sammanhållande funktion mellan både lokala aktörer, som kommuner, landsting och näringsliv, och med nationella myndigheter. Länsstyrelsen ska verka för att informationen till allmänhet och medier samordnas. Behovet av informationssamordning vid stora olyckor och kriser är viktigt för att undvika dubbla och tvetydiga budskap. Kriskommunikationsnätverket etablerades under 2000-talet för att genom erfarenhetsutbyte och diskussioner förbättra vår gemensamma förmåga att kommunicera med våra medborgare, media och varandra. Arbetet med att ta fram strategin utgick från en workshop där en arbetsgrupp utsågs för att utforma strategin. Arbetsgruppen genomförde en omvärldsanalys och samlade in information om liknande strategier. Strategin beskriver hur kriskommunikationsnätverket i samverkan kan arbeta med information och kommunikation i gemensamma insatser under en större olycka och kris. Sammanfattningsvis, hur vi ska utveckla länets gemensamma förmåga inom kriskommunikation. Strategin är fastställd av regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor den 13 maj Bo Källstrand Landshövding & ordförande regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor Länsstyrelsen Västernorrland

4 Sida 4 av 15

5 Sida 5 av 15 Innehållsförteckning 1.0. INLEDNING SYFTE MÅL KRISHANTERING OCH KRISKOMMUNIKATION KRISHANTERINGSSYSTEMETS PRINCIPER REGIONALA RÅDETS BÄRANDE PRINCIPER KOMMUNIKATIONENS BETYDELSE VID KRIS MEDIAS ROLL VID EN KRIS STRATEGI INFORMATIONSSAMORDNING VID REGIONAL SAMVERKAN Informationssamordningsmöte ATT FORMULERA BUDSKAP Budskap i tidigt skede Budskap efter samordning KOMPETENSUTVECKLING KRISKOMMUNIKATIONSNÄTVERKETS UTVECKLING GEMENSAMMA ARBETSMETODER OCH VERKTYG Gemensam digital samarbetsyta Dokumentation av kriskommunikationen vid mindre kriser Erfarenhetsutbyte vid större kriser Utvärdering av övning- och utbildningsinsatser DELTAGARE I ARBETSPROCESSEN REFERENSGRUPP: ARBETSGRUPP:... 15

6 Sida 6 av Inledning Kriskommunikationsnätverket i Västernorrlands län är ett forum för samverkan kring kriskommunikation och informationssamordning mellan länets aktörer. De aktörer som ingår i kriskommunikationsnätverket är: Länsstyrelsen Västernorrland Länets sju kommuner Landstinget Västernorrland Polisen Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Trafikverket Medelpads Räddningstjänstförbund Räddningstjänsten Höga Kusten Ådalen Sveriges Radio Representanterna i nätverket består av kommunikationsansvariga och/eller kommunikatörer från respektive organisation. Nätverket är en av de permanenta arbetsgrupperna under regionala rådet. Det regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor hanterar övergripande samverkansfrågor i länet. Rådet består av landshövdingen, beredskapsdirektören på länsstyrelsen, länspolismästaren och operativa chefen från polisen, två kommunchefer eller motsvarande, samtliga räddningschefer samt säkerhetschefen och hälso- och sjukvårdsdirektören på landstinget. Länsstyrelsen är sammankallande för regionala rådet. Denna strategi ska ses som ett komplement till riktlinjerna Samverkan i Västernorrland kriser och olyckor, som tydliggör hur samverkan inom länet ska bedrivas före, under och efter en stor olycka eller kris. Strategin gäller mellan åren och ska därefter revideras Syfte Syftet med strategin är att ge en tydlig bild hur vi ska arbeta kring informationssamordning när det gäller stora kriser. Strategin utgör en grund för hur arbetet med samordnad kriskommunikation ska fungera. Detta utifrån det behov som medborgarna har av snabb, korrekt, tydlig och samstämmig information.

7 Sida 7 av Mål Aktörerna i länet har en god förmåga att samordna information vid stora olyckor och kriser Krishantering och kriskommunikation 2.1. Krishanteringssystemets principer Det svenska krishanteringssystemet baseras på tre grundprinciper: Ansvarsprincipen innebär att en verksamhets ansvar vid normala förhållanden även kvarstår vid kris. Med andra ord, ingen övertar ansvaret från någon annan. Likhetsprincipen innebär att en verksamhet som ansvarar för en händelse vid normala förhållanden även ska hantera den på ett liknande sätt under kris. Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast ansvariga och berörda. Samverkan innebär inte att kriskommunikationsnätverket, vid en stor olycka eller kris, övertar någon ledning eller enskild aktörs ansvar eller mandat. Samverkan är en funktion för att åstadkomma samordning och gemensam inriktning Regionala rådets bärande principer Regionala rådet beskriver i dokumentet Samverkan i Västernorrland kriser och olyckor att det gränsöverskridande arbetet ska präglas av fem bärande principer. Detta gäller även för kriskommunikationsnätverket före, under och efter en kris eller allvarlig olycka. Tillit/respekt Öppenhet/prestigelöshet Nätverksbyggande Engagemang/delaktighet Helhetssyn Aktörerna i nätverket ska visa tillit och respekt till varandra, varandras verksamheter, mandat och uppdrag. All samverkan ska genomsyras av öppenhet och prestigelöshet från alla inblandade. Genom nätverksbyggande stärks samverkansbanden och alla aktörer ska engagera sig och visa delaktighet i arbetet. Utifrån en helhetssyn ska vi

8 Sida 8 av 15 arbeta för att förbättra samverkan och samordningen före, under och efter en kris Kommunikationens betydelse vid kris All kommunikation, var för sig och tillsammans, ska utgå från regionala rådets bärande principer. Varje organisation leder sitt arbete samt deltar i samverkan för ökad kvalitet och effektivitet ur ett helhetsperspektiv. För att så effektivt som möjligt kunna hänvisa media och allmänhet till rätt organisation är det en förutsättning för kriskommunikationsnätverket att vi har goda kunskaper om varandras ansvarsområden. Varje aktör har sitt eget ansvar men måste verka för att samverkan kommer till stånd. Eftersom vi aldrig vet när en kris ska inträffa eller om en händelse kommer att utvecklas till en kris ska vi ta kontakt med varandra så tidigt som möjligt. Bättre att informera en gång för mycket än en gång för lite. Kontakten sker via länsstyrelsen men ibland kan andra behov uppstå och då kan kontakten ske via informella kontaktvägar Medias roll vid en kris Media har en viktig roll när det uppstår en krissituation. Ett särskilt ansvar faller på Public service där Sveriges Radio P4 och Sveriges Television ingår. I Public service ansvar ingår att förmedla VMA (viktigt meddelande till allmänheten) och att sprida information om krisens förlopp inom sina kanaler. Begäran av VMA går via SOS Alarm till Sveriges Radios Sändningsledning/Trafikredaktion. De ser till att meddelandet går ut via SR:s alla FM-kanaler och via en särskild teknisk lösning även i den privata lokalradion. De förser även de medverkande tv-kanalerna SVT, TV4, Kanal 5 och Kanal 9 med underlag för textremsor. Det finns två nivåer på meddelanden: varning och information. Varningsmeddelande sänds genast när det finns en omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Informationsmeddelande kan sändas ut för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Sveriges Radio har en särskild roll definierad av staten vid kriser i samhället och P4 är utpekad som den viktigaste informationskanalen lokalt. Det betyder att den lokala P4-kanalen har resurser att kunna sända även vid långa elavbrott och svåra samhällsstörningar. FM-radio är ett säkert sätt att sända på och når många om befolkningen har el eller batterier i radion. Webb- och mobilnät klarar inte långa strömavbrott och många mobiler har inte radio utan kan bara erbjuda webblyssning.

9 Sida 9 av 15 Public service skiljer i det avseendet på sin roll när det gäller samhällsjournalistik vid kriser och på traditionell journalistik. I själva krisläget handlar det om att ge relevant information för att medborgarna inte ska utsättas för onödiga risker samt att minimera och lindra effekterna av krisen. Det handlar även om att vara ett stöd genom identifiering, reflektion och tonläge. Samtidigt ska media också granska hur myndigheterna hanterar krisen och sköter sina uppdrag. Övriga medier som traditionella medier inom press, kommersiell etermedia samt nyare elektroniska medier regleras inte på samma sätt som Public service vid en kris. Vid andra typer av krisliknande tillstånd som exempelvis förtroendekriser är inte Public service roll reglerad Strategi När det uppstår en kris går antingen ett larm från SOS-alarm ut via Tjänsteman i beredskap (TIB), Räddningschef i beredskap (RCB) och Polisens vakthavande befäl (VB) eller så kan ett TIB-möte sammankallas genom någons kännedom om en potentiell kris. De genomför ett initialt möte där syftet bland annat är att identifiera samverkansbehov. Denna grupp bestämmer om ett regionalt samverkansmöte med en vidare krets ska sammankallas. De organisationer som ingår i gruppen är följande: Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TIB) Landstingets tjänsteman i beredskap (TIB) Polisens vakthavande befäl (VB) Räddningschef i beredskap (RCB) för Medelpad/Höga kusten- Ådalen och Örnsköldsvik SOS-alarm (TIB) Kris/ händelse Larm/ kännedom om kris TIB/RCB/VB möte Regionalt samverkansmöte Samverkan

10 Sida 10 av Informationssamordning vid regional samverkan Vid regionala samverkansmöten där krisen berör stora delar av länet kallas fler aktörer in. Länsstyrelsen kallar samman drabbade kommuner och andra berörda aktörer. Syftet med de regionala samverkansmötena är att skapa en samlad lägesbild, identifiera samverkansbehov och behov av gemensamma insatser och prioriteringar. Dessa möten sker oftast via telefonkonferens. Vid dessa möten, från allra första till sista, ska kriskommunikatörerna från berörda organisationer medverka för att underlätta informationssamordning. Det är den egna organisationens skyldighet att kalla kriskommunikatören till mötena. Under de regionala samverkansmötena finns en stående punkt som handlar om informationsåtgärder. Denna punkt bör innefatta följande: Skaffa en samlad lägesbild av informationsbehov. Ska vi formulera ett gemensamt budskap/rekommendationer? Behov av separat informationssamordningsmöte? Länsstyrelsen säkrar att public service är insatta i krisens omfattning och upprättar kontaktvägar för fortsatt samarbete. Andra medier kan komma att kontaktas under krisens gång Informationssamordningsmöte Beroende på krisens storlek tar berörda kriskommunikatörer beslut om ett separat informationssamordningsmöte ska hållas. Om ett separat möte hålls ska syftet med detta vara att vidareutveckla informationsbehovet från det regionala samverkansmötet. Punkterna kan vara: Behov av hjälp med kommunikationsresurser? Behövs samordning av mediakontakterna? Identifiera och lösa gemensamma informationsproblem. Fler separata informationssamordningsmöten (tid, form)? Länsstyrelsen är sammankallande om ett separat informationssamordningsmöte initieras. Kallelse sker enligt aktuell kontaktlista.

11 Sida 11 av Att formulera budskap Budskap i tidigt skede Det är bättre att gå ut med lite information snabbt som senare kan kompletteras av mer information och en samlad lägesbild. Berörda aktörer kan därför informera allmänheten och media innan det första regionala samverkansmötet skett. Ett första budskap bör kännetecknas av: Empati/medkänsla Respekt Ansvarstagande Det regionala rådets bärande principer Budskap efter samordning Snabb Korrekt Tydlig Samstämmig Kriskommunikation Kriskommunikation ska vara snabb, korrekt, tydlig och samstämmig. Vid en händelse som föranleder att kriskommunikatörerna kallas in tar berörda kommunikatörer eventuellt fram ett gemensamt budskap. Dessa ska direkt förankras med berörda parter i krisen. Varje aktör kan sedan komplettera budskapet med egna budskap utifrån det egna informationsansvaret. De gemensamma budskapen handlar mer om samstämmig målsättning och inställning än att enbart förmedla fakta. Utöver de beståndsdelar som det första buskapet innehöll bör ett samordnat budskap innehålla följande: Lägesbedömning Problemlösning/handlingskraft Rekommendationer

12 Sida 12 av Kompetensutveckling För att utveckla länets gemensamma förmåga gällande informationssamordning vid stora olyckor och kriser behöver kriskommunikationsnätverket kontinuerligt kompetensutvecklas. En rekommendation är att alla som ingår i kriskommunikationsnätverket bör genomgå en kriskommunikationsutbildning som anordnas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Varje organisation ansvarar själv för att bekosta och anmäla nya kriskommunikatörer till utbildningen. På regional nivå finns en övnings- och utbildningsplan för att tillgodose gemensamma behov av utbildning och övning i länet. Förutom att delta vid regionala övningar kan kriskommunikationsnätverket anordna egna övningar. Förutom kriskommunikationsutbildning ska länsstyrelsen erbjuda samtliga i nätverket utbildning i WIS, webbaserat informationssystem Kriskommunikationsnätverkets utveckling Nätverket är ett fundament för att strategins mål ska kunna uppfyllas. Genom nätverksträffar upprätthålls samverkan på formell nivå och bidrar till utveckling. Nätverket träffas en till två gånger per år och har inriktningen erfarenhetsutbyte. Länsstyrelsen Västernorrland är sammankallande men värdskapet för träffarna är roterande. Varje möte ska innehålla någon form av erfarenhetsutbyte där en intern eller extern föredragshållare berättar om en kris eller övning han eller hon varit med om. Övriga utbildningsinsatser baseras på önskemål från nätverkets medlemmar. Alla deltagare i regionala rådet och kriskommunikationsnätverket ansvarar för att sprida information om nätverket, dess roll och hur informationssamverkan i Västernorrlands län ska fungera Gemensamma arbetsmetoder och verktyg För att utveckla vår gemensamma förmåga gällande informationssamordning bör följande områden prioriteras: En gemensam digital samarbetsyta Dokumentation av kriskommunikationen vid mindre kriser Erfarenhetsutbyte vid större kriser Utvärdering av övning- och utbildningsinsatser

13 Sida 13 av Gemensam digital samarbetsyta För att utveckla vår gemensamma förmåga gällande informationssamordning bör nätverket använda sig av en gemensam digital samarbetsyta. Genom att dela med sig av erfarenheter och dokument ska samarbetsytan underlätta och strukturera nätverkets arbete. Minnesanteckningar från möten, pressmeddelanden i krisen mm kan delas på ett enkelt sätt. Exempel på en sådan samarbetsyta är WIS. Regionala rådet är överens om att WIS bör användas som ett ledningsstödsystem och rekommenderar aktörerna i länet att använda WIS. Därför är det bra om WIS blir ett mer naturligt verktyg i kommunikatörens vardag Dokumentation av kriskommunikationen vid mindre kriser För att ta tillvara på de erfarenheter som uppkommer vid mindre kriser där endast en eller två organisationer är inblandade, bör kriskommunikatören i den aktuella organisationen sammanfatta händelsen i en kort beskrivning med positiva och negativa erfarenheter samt vad de har lärt sig efter krisen. Händelsen kan med fördel spridas på samarbetsytan Erfarenhetsutbyte vid större kriser Vid större olyckor och kriser bör en videokonferens eller ett erfarenhetsseminarium genomföras för att säkerställa ett snabbt och fortlöpande erfarenhetsutbyte. Syfte ska vara att tillvarata erfarenheter och utveckla samverkan och informationssamordningen i länet. Länsstyrelsen Västernorrland är sammankallande till vid dessa erfarenhetsutbyten Utvärdering av övning- och utbildningsinsatser Efter gemensamma övningar och utbildningsinsatser ska en utvärdering genomföras i syfte att utveckla och förbättra informationssamordningen i länet.

14 Sida 14 av 15 Deltagare i arbetsprocessen Referensgrupp: Therese Svedin, informatör, Länsstyrelsen Västernorrland Elisabet Blomberg, kommunikationschef, Länsstyrelsen Västernorrland Håkan Söderholm, beredskapsdirektör, Länsstyrelsen Västernorrland Erika Jakobsson, informationschef, Landstinget Västernorrland Anders Lennartsson, informatör, Landstinget Västernorrland Lena Nordung, kommunikationsansvarig, Trafikverket Erik Löfgren, Pressansvarig, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Börje Öhman, informationschef, Polisen Västernorrland Pernilla Lilliesköld, krishanteringshandläggare, Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Johanna Hillgren, beredskapssamordnare, Medelpads räddningstjänstförbund Annette Wallgren, beredskapssamordnare, Medelpads räddningstjänstförbund Katarina Lundqvist, informationschef, Härnösands kommun Andreas Hoff, Stf. räddningschef, Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Per Jonsson, beredskapssamordnare, Härnösands kommun Nina Ulander, kommunikationschef, Kramfors kommun Mats Granat, räddningschef,, Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen Margareta Fällström, säkerhets- och telekomstrateg, Kramfors kommun Majed Safaee, informationsstrateg, Sollefteå kommun Ulf Wallin, informatör, Sundsvalls kommun Tommy Forsberg, räddningschef, Medelpads räddningstjänstförbund Gunnar Åberg, säkerhetschef, Sundsvalls kommun

15 Sida 15 av 15 Mathias Sjödin, Bitr. säkerhetschef, Sundsvalls kommun Marie Zetterlund, informationschef, Timrå kommun Tomas Öhrn, räddningschef, Medelpads räddningstjänstförbund Mona Backlund, säkerhetschef, Timrå kommun Kristina Kamsten, informationsansvarig, Ånge kommun Helén Sahlin, informationschef, Örnsköldsviks kommun Maria Isaksson, informatör, Örnsköldsviks kommun Jan Edblad, beredskapssamordnare, Örnsköldsviks kommun Susanne Helsing, kanalchef, Sveriges radio Västernorrland Lars Höglund, regionschef, Eon Arbetsgrupp: Therese Svedin, informatör, Länsstyrelsen Västernorrland Anders Lennartsson, informatör, Landstinget Västernorrland Katarina Lundqvist, informationschef, Härnösands kommun Ulf Wallin, informatör, Sundsvalls kommun Marie Zetterlund, informationschef, Timrå kommun

16 Strategin är framtagen i samarbete mellan Länsstyrelsen Västernorrland Landstinget Västernorrland Trafikverket Polisen Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Medelpads Räddningstjänstförbund Räddningstjänsten Höga Kusten Ådalen Härnösands kommun Kramfors kommun Sollefteå kommun Sundsvalls kommun Timrå kommun Ånge kommun Örnsköldsviks kommun Sveriges Radio Postadress: Härnösand Telefon: