Plats Stora Konferenssalen, Brofästet Hotell & Konferens

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(7) Kommunfullmäktige Tid Måndagen den 26 januari 2015 kl. 11:00 Plats Stora Konferenssalen, Brofästet Hotell & Konferens Förhinder att närvara meddelas i första hand till respektive parti, i andra hand till kommunledningskontoret (tfn ) Protokollsanteckningar från kommunstyrelsens sammanträde den 13 januari 2015 redovisas i bilaga. Enligt uppdrag Jonas Sverkén Föredragningslista 1. Val av protokollsjusterare 2. Frågor och interpellationer 3. Mötes- och resepolicy Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till mötes- och resepolicy. Tidigare beslutad rese- och transportpolicy upphör därmed att gälla. Kommunens nämnder och styrelser ansvarar för att säkerställa att den nya policyn implementeras och följs upp i verksamheterna.

2 Kommunfullmäktige KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (7) 4. Uppdrag att teckna avtal om ensamkommande barn enligt fördelningstal Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige ger socialnämnden i uppdrag att kontinuerligt anpassa och teckna avtal med Migrationsverket om ensamkommande barn utifrån aktuellt fördelningstal. Kommunstyrelsen beslutar för egen del att socialnämnden årligen eller vid behov rapporterar till kommunstyrelsen om det löpande arbetet och en redovisning om hur mottagandet för de ensamkommande barnen har följts upp på lång och kort sikt. Thoralf Alfsson (SD) reserverade sig mot beslutet till förmån för eget förslag att inte uppdra till socialnämnden att kontinuerligt anpassa och teckna avtal med Migrationsverket om ensamkommande barn utifrån aktuellt fördelningstal. Christopher Dywik (KD) redovisade en protokollsanteckning, se bilaga. 5. Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige antar servicenämndens förslag till taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2015 och uppläggningssäsongen 2015/ Taxa för odlingslotter Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige fastställer ny taxa för odlingslotter till 7 kr per kvadratmeter från och med 2015 med tillhörande indexuppräkning för kommande år. Inger Hilmansson (FP), Christopher Dywik (KD) samt ledamöterna från M redovisade en protokollsanteckning, se bilaga. 7. Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att teckna avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB för perioden till och med enligt upprättat

3 Kommunfullmäktige KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 3 (7) förslag till avtal. 8. Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige godkänner förslaget till ändringar i arbetsordningen för kommunfullmäktige. 9. Motion från Inger Hilmansson (FP) om att stärka närdemokratin i Södermöre Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på Inger Hilmanssons (FP) motion om att stärka närdemokratin i Södermöre. Motionen ska härmed anses vara besvarad. Inger Hilmansson (FP), Christopher Dywik (KD) samt ledamöterna från M reserverade sig till förmån för eget förslag att tillstyrka motionen samt tillägget: Kommunstyrelsen ges i uppdrag att möjliggöra en överflyttning av verksamheterna för parkskötsel, kost och städ till kommundelsnämndens ansvarsområde samt att en översyn görs över hur samrådet i trafikfrågor fungerar och kan stärkas. Patricia Vildanfors (MP) reserverade sig till förmån för motionen. 10. Motion från Birgitta Nordlöw (FP) om sällskapsdjur på äldreboende Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att omsorgsnämndens yttrande från den 21 maj 2014 ska utgöra svar på Birgitta Nordlöws (FP) motion om sällskapsdjur på äldreboende i Kalmar. Motionen ska härmed anses besvarad. Inger Hilmansson (FP) reserverade sig till förmån för eget förslag att tillstyrka motionen. 11. Motion från Anna Thore (MP) om gratis bygglov för lågenergi och passivhus Kommunstyrelsens förslag till beslut:

4 Kommunfullmäktige KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 4 (7) Kommunfullmäktige avslår motionen från Anna Thore (MP) om att utreda möjligheter för differentierad bygglovstaxa för minienergi- och passivhus. 12. Motion från Anna Thore (MP) om gratis dagvatten och LOD Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att yttrandet från Kalmar Vatten AB ska utgöra svar på Anna Thores motion om gratis dagvatten för gröna tak och LOD. Motionen ska härmed anses vara besvarad. 13. Motion från Patricia Vildanfors (MP) om cykelvägar på Kvarnholmen Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att samhällsbyggnadsnämndens yttrande från den 13 augusti 2014 ska utgöra svar på Patricia Vildanfors (MP) motion om bättre framkomlighet för gående och cyklister på Kvarnholmen. Motionen ska härmed anses vara besvarad. 14. Motion från Birgitta Axelsson Edström (V): Utred och inrätta en bostadsförmedling värd namnet Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige antar kommunledningskontorets yttrande som svar på Birgitta Axelsson Edströms motion om att utreda och inrätta en bostadsförmedling i Kalmar. Motionen ska härmed anses vara besvarad. Bertil Dahl (V) redovisade en protokollsanteckning, se bilaga. 15. Medborgarförslag om ett hamnområde öster om Kvarnholmen Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget om ett hamnområde öster om Kvarnholmen.

5 Kommunfullmäktige KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 5 (7) 16. Redovisning av uppdrag om fördjupad utredning om speciell anslagsfördelning och kriterier för informell fritidsgård Kommunstyrelsens förslag till beslut: Kommunfullmäktige godkänner kultur- och fritidsnämndens redovisning över uppdraget att göra en fördjupad utredning om speciell anslagsfördelning samt ta fram kriterier för att bedriva en informell fritidsgård. 17. Valärenden 18. Anmälningsärenden - Kommunstyrelsens protokoll den 13 januari 2015 (kommer att delas ut på sammanträdet) - Regeringens beslut att avslå överklagandena om fastställelse av vägplan för E22 Karlskrona-Kalmar, delen förbi Rinkabyholm - Länsstyrelsens beslut om ny ledamot i kommunfullmäktige för Miljöpartiet de gröna - Medborgarförslag om utomhusbad samt kultur- och fritidsnämndens svar - Medborgarförslag om ett café där man kan plugga, umgås och prata samt kultur- och fritidsnämndens svar - Medborgarförslag om belysning på Ängö - Medborgarförslag om den akuta trafiksituationen i Rockneby samhälle - Granskning av rektorernas förutsättningar - Förstudie om kostnader i förskolan - Granskning av krisberedskap - Granskning av lönehanteringen - Granskning av den kommunala missbruksvården - Granskningsrapport: Arbete mot kränkande behandling och diskriminering

6 Kommunfullmäktige KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 6 (7) Bilaga Protokollsanteckningar från kommunstyrelsens sammanträde den 13 januari 2015 Ärende 4, Uppdrag att teckna avtal om ensamkommande barn enligt fördelningstal Protokollsanteckning från Christopher Dywik (KD): Kristdemokraterna ser det som en självklarhet att socialnämnden, efter detta beslut, kontinuerligt informerar kommunstyrelsen om nya avtal som tecknas med Migrationsverket och informerar om hur avtalet påverkar berörda enheter avseende; bostadsplacering, skolgång, behov av eventuella organisationsförändring, särskilda personalbehov eller ekonomiska behov. Ärende 6, Taxa för odlingslotter Protokollsanteckning från Inger Hilmansson (FP), Christopher Dywik (KD) samt ledamöterna från M: Taxan för odlingslotterna i Kalmar kommun har varit desamma sedan 2008, dvs kr 5,43/m2 (inkl indexreglering) år Förslaget är att taxan nu ska höjas till kr 7,00/m2 fr o m Trots denna höjning täcker inte intäkterna de kostnader som serviceförvaltningen har för skötsel och omkostnader av odlingslotterna. Vi anser att taxan bör anpassas så att omkostnaderna för odlingslotterna ska vara självfinansierade genom taxorna samt att taxan successivt ska höjas för att täcka förvaltningens utgifter. Ärende 14, Motion från Birgitta Axelsson Edström (V): Utred och inrätta en bostadsförmedling värd namnet Protokollsanteckning från Bertil Dahl (V): Inrättandet av en kommunal bostadsmedling skulle ha många fördelar. Det skulle bli enklare för den som söker bostad att få överblick över det totala antalet lediga hyresbostäder och kunna söka bostad hos alla de större fastighetsägarna. Det skulle innebära större möjlighet att skapa ett mer rättvisare system för fördelning av lediga hyresbostäder som mindre bygger på goda kontakter och mer på kötid. Kalmarhem har idag en bostads-service-funktion att förmedla egna hyresbostäder samt informera om övriga hyresvärdar. Kalmarhem har idag, efter bland annat våra synpunkter, byggt upp ett bättre och mer rättvist kösystem och arbetar också med bemötande och diskrimineringsfrågor. Detta arbeta måste fortsätta. Kalmarhem har ett uppdrag att så långt som möjligt samordna bostadsförmedling för olika aktörer. Tyvärr har intresset från den privata sidan varit lågt.

7 Kommunfullmäktige KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 7 (7) Därför måste en kommunal bostadsförmedling ha ett lagligt stöd att förmedla en viss andel av de större privata hyresvärdarnas lediga hyresbostäder. Detta lagrum saknas tyvärr idag. Vänsterpartiet har i riksdagen vid flera tillfällen motionerat om detta lagrum och flera andra förbättringar gällande möjligheten att enklare skaffa en bra bostad till en rimlig hyreskostnad. För oss är rätten till bostad en social rättighet. En kommunal bostadsförmedling är en viktig byggsten.

8 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jane Wågsäter KS 2014/ Kommunfullmäktige Mötes- och resepolicy Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till mötes- och resepolicy. Tidigare beslutad rese- och transportpolicy upphör därmed att gälla. Kommunens nämnder och styrelser ansvarar för att säkerställa att den nya policyn implementeras och följs upp i verksamheterna. Bakgrund Kommunens nuvarande rese- och transportpolicy behöver uppdateras på grund av flera orsaker, bland annat en del förändringar i lagstiftningen och en del bilagor som är inaktuella. Ett förslag på ny policy för möten och resor har därför tagits fram. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade vid sitt sammanträde 14 oktober 2014 att skicka förslaget på remiss till kommunens nämnder och styrelser. I Kalmar kommuns budget 2014 finns mål om att öka kollektivtrafiken och cykeltrafiken för att uppnå fossilbränslefri kommun Detta bör avspeglas även i kommunanställdas resor i tjänsten, och resandet med bil och flyg behöver minska till förmån för cykel och kollektivtrafik. I regionen har man satt upp målet om NoOil, som även Kalmar kommun anslutit sig till. Även detta mål syftar till att fasa ut de fossila bränslena inom exempelvis transporter. Uppdraget Uppdraget har varit att utforma en mötes- och resepolicy som ersätter den befintliga rese- och transportpolicyn daterad Den nya policyn innefattar möten och resor i tjänsten, men belyser även arbetspendlingen eftersom den står för 80 procent av kommunens miljöpåverkan från resor. Dokumentet har minskats ner från nio sidor till två sidor. Det innebär att en del saker hamnar i andra styrdokument där de bättre hör hemma. Exempelvis riktlinjer för kommunens lätta fordon håller på att arbetas fram och krav på hotell arbetas in i upphandlingsrutinerna istället. Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatran 18 Tel vx Fax Jane.Wagsater@kalmar.se

9 KS 2014/ (2) Policyn är framtagen i samarbete med Torsås kommun, Mörbylånga kommun, Energikontor Sydost, Länsstyrelsen samt Landstinget för att skapa en samsyn samt få större genomslag. Remisshantering Samtliga förvaltningar inkom med remissvar och de flesta hade inget att erinra. Ett par ville att man ska ändra eller stryka meningen Extra restid kan i samråd med chef översättas till arbetstid. Meningen har därför strukits helt från texten. Dessutom har ett mindre antal redaktionella ändringar påtalats som också har genomförts. En övrig synpunkt som framkom var att rubriken skulle ändras till Policy för resor i tjänsten. Men namnbytet från Rese- och transportpolicy är gjort avsiktligt, för att frångå att möten per automatik måste innebära resor och att man tänker steget före och på så vis kan minska ner antalet resor genom resfria möten. Det handlar om att skapa ett nytt tankemönster och ändra sitt beteende redan vid planering av möten. Att avgränsa sig till att policyn enbart berör tjänsteresor är inte heller lämpligt med tanke på att största miljöpåverkan sker från resor till och från arbetet. I övrigt ställde man sig bakom förslaget. Inga synpunkter inkom från bolagen. Implementering och uppföljning Under 2015 planeras en interaktiv miljöutbildning för all personal. I utbildningspaketet ingår även temat Resor. Där lyfts det viktigaste innehållet i mötes- och resepolicyn och på så vis gör man mötes- och resepolicyn känd. En checklista håller på att tas fram som ska fungera som stöd för respektive arbetsplats för att göra möten och resor mer hållbara. En folder för mötes- och resepolicyn kommer även att tas fram och spridas till alla verksamheter via miljösamordnarna. Uppföljning av att mötes- och resepolicyn är känd och efterlevs bör med fördel göras i samband med internrevisionen under Jane Wågsäter Strateg för ekologisk hållbarhet Bilagor Bilaga 1. Förslag till mötes- och resepolicy

10 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum UTKAST Strateg för ekologisk hållbarhet Jane Wågsäter (2) Policy för möten och resor Policy Vi ska minimera belastningen från möten och resor, såväl för den anställde, som på miljön och ekonomin. De val vi gör ska balansera dessa intressen. Fordon som används ska vara säkra och drivas av tillgängligt miljöbästa bränsle. Mål och syfte Verksamheterna ska genomföra möten och resor på ett sådant sätt som bidrar till att uppnå målet om ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar kommun. Kommunen ska vara ett föredöme för andra organisationer. Omfattning Policyn gäller anställda och förtroendevalda och omfattar möten och personresor i tjänsten. Kommunen ska som arbetsgivare underlätta hållbara val. Resor till och från arbetet utgör en stor del av vår miljöbelastning. Därför bör kommunen uppmuntra och stimulera medarbetarna till hållbart resande i den mån det är möjligt, även om arbetspendlingen ligger utanför kommunens ansvar. Prioritering inför möten och resor Trappan nedan anger i vilken ordning resval bör prioriteras utifrån dess miljöpåverkan. Sociala, tidsmässiga eller ekonomiska skäl kan dock påverka. MILJÖPÅVERKAN 5.Flyg 4.Bil 3.Buss och tåg 1.Resfritt möte 2.Gå eller cykla PRIORITERAT RESVAL Bil- och flygresor som görs med fossila bränslen ska klimatkompenseras enligt riktlinjerna. Klimatkompensation innebär att utsläpp av koldioxid från resor kompenseras genom olika åtgärder som minskar utsläppen.

11 2 (2) Uppföljning Arbetsgivaren ansvarar för att underlätta att policyn efterlevs i hela organisationen och att regelbunden uppföljning görs. Förtydliganden av policyn Planering av möten och resor Möten och resor är viktiga för att verksamheten ska fungera. God planering är betydelsefull för att nyttja resurserna effektivt. Bedöm om mötet är nödvändigt och om det har ett tydligt syfte och mål. Samordna flera möten för att optimera utbytet av en eventuell resa. Planera möten med hänsyn till deltagarnas geografiska placering och sociala situation. Om resa krävs, fundera över vilket resval som är mest lämpligt. Undersök möjligheter till samåkning, ruttoptimering och anslutning till kollektivtrafik. Resfria möten Överväg alltid om mötet ska genomföras fysiskt eller på distans. Erbjud/ efterfråga medverkan på distans (webb, video eller telefon) om möjligt och när det är lämpligt. Gå eller cykla Gå eller cykla om möjligt och om avståndet är kortare än tre kilometer. Välj med fördel cykel/elcykel även vid längre sträckor och kombinera gärna med buss eller tåg. Buss och tåg Åk buss och tåg (eller annan kollektivtrafik) när det är möjligt eftersom det är ett effektivt, säkert och miljövänligt resealternativ. Bil Undersök möjligheter till samåkning, även utanför den egna organisationen. Välj i första hand kommunens poolbil, tjänstebil eller personalbil (förmånsbil). Överväg hyrbil eller taxi, särskilt om bilen blir stående vid en konferenslokal, tågstation, flygplats etc. Beakta även tid för att hämta ut bilen, hitta parkering etc. Tillämpa sparsam körning för att köra lugnare, säkrare och minska bränsleförbrukningen. Tanka miljöfordon med rekommenderat bränsle. Egen bil (privat bil) ska endast undantagsvis användas i tjänsten och bör uppfylla samma säkerhets- och miljökrav som tjänstebilar och personalbilar (förmånsbilar). Flyg Välj flyget om tidsvinsten är minst tre timmar eller om sociala situationen eller praktiska skäl inte medger annat. Beakta även tid för att resa till och från flygplatsen, incheckning etc. Överväg om dit- eller hemresan kan göras med buss eller tåg. Anslutningsresorna till och från flyget ska om möjligt göras med kollektivtrafik eller samåkning. Kalmar är beroende av flygplatsen med tanke på kommunens geografiska läge. I vissa delar av landet minskar flygbehovet i takt med att övrig infrastruktur byggs ut med hjälp av nationella medel. Då Kalmar inte befinner sig i den situationen blir beroendet mer påtagligt. Flyget har idag stor miljöpåverkan men forskning pågår för att hitta förnyelsebara bränslen vilket kan påverka prioriteringsordningen framöver.

12 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning KS 2014/1003 Kommunfullmäktige Uppdrag att teckna avtal om ensamkommande barn Förslag till beslut Kommunfullmäktige ger socialnämnden i uppdrag att kontinuerligt anpassa och teckna avtal med Migrationsverket om ensamkommande barn utifrån aktuellt fördelningstal. Bakgrund Socialnämnden har föreslagit att kommunfullmäktige uppdrar åt socialnämnden att anpassa antalet asylplatser för ensamkommande barn kontinuerligt efter det fördelningstal som tas fram i samarbete mellan Migrationsverket och länsstyrelsen samt att antalet platser för de som får permanent uppehållstillstånd anpassas efter aktuellt behov. Kalmar har för närvarande avtal med Migrationsverket om 11 asylplatser, vilket är enligt det fördelningstal som tagits fram för Fördelningstalet för 2015 är nyligen fastställt till 28 asylplatser. Migrationsverkets beräkning på omsättning på platserna är nu ändrad från tidigare 2,5 barn per plats till istället 1,7 per plats. Socialnämnden menar att för att Kalmar ska kunna anpassa sitt mottagande av ensamkommande på ett så bra sätt som möjligt bör avtal med Migrationsverket kontinuerligt anpassas efter fördelningstalet och att socialnämnden uppdras att teckna avtalen. Anette Mellström kanslisekreterare Bilagor Protokollsutdrag Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax anette.mellstrom@kalmar.se

13 UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Socialnämnden 185 Ensamkommande barn, asylplatser enligt fördelningstal Migrationsverket Dnr SN 2012/0447 Handlingar Tjänsteskrivelse daterad Information till kommunerna från Länsstyrelsen och Migrationsverket. Verksamhetschef Margit Lindholm Johansson informerar i ärendet. Bakgrund Från och med 1 januari 2014 är det lagstadgat att Migrationsverket har utvidgade möjligheter att anvisa ensamkommande barn till kommuner oavsett om och hur avtal är skrivna. Migrationsverket tar i samarbete med Länsstyrelsen fram fördelningstal för varje kommun, vilket som sedan ligger till grund till hur Migrationsverket anvisar barnen. Antalet ensamkommande barn som sökt asyl i Sverige har ökat med över 100 % jämfört med förra året barn har sökt asyl till och med september i år, och prognosen är att det vid årsskiftet kommit Nästa år väntas antalet bli mellan och med ett huvudscenario på Kalmar har för närvarande avtal med Migrationsverket om 11 asylplatser, vilket är enligt det fördelningstal som tagits fram för Fördelningstalet för 2015 är nyligen fastställt till 28 asylplatser. Migrationsverkets beräkning på omsättning på platserna är nu ändrad från tidigare 2,5 barn per plats till istället 1,7 per plats. För att Kalmar ska kunna anpassa sitt mottagande av ensamkommande på ett så bra sätt som möjligt bör avtal med Migrationsverket kontinuerligt anpassas efter fördelningstalet. I de fall barnen får permanent uppehållstillstånd (PUT) har Kalmar ett fortsatt ansvar. Avtal finns idag om ersättning för 29 PUT-platser. Överstiger antalet ungdomar detta återsöks motsvarande ersättning i efterhand. Antalet PUTplatser kan variera över tid, och avtalet bör därför justeras efter behovet. Anslaget på kommunens anslagstavla den 2 december 2014.

14 2 (2) Socialnämnden UTDRAG Beslut Sammanträdesdatum Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige att besluta om att uppdra åt socialnämnden att anpassa antalet asylplatser för ensamkommande barn kontinuerligt efter det fördelningstal som tas fram i samarbete mellan Migrationsverket och Länsstyrelsen, samt att antalet platser för de som får permanent uppehållstillstånd anpassas efter aktuellt behov. Sekreterare Martina Eriksson Justeras Roger Holmberg (S) ordförande

15 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Margit Lindholm Johansson SN 2012/ Socialnämnden Migrationsverket Förslag till beslut Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige att besluta om att uppdra åt socialnämnden att anpassa antalet asylplatser för ensamkommande barn kontinuerligt efter det fördelningstal som tas fram i samarbete mellan Migrationsverket och Länsstyrelsen, samt att antalet platser för de som får permanent uppehållstillstånd anpassas efter aktuellt behov. Bakgrund Från och med 1 januari 2014 är det lagstadgat att Migrationsverket har utvidgade möjligheter att anvisa ensamkommande barn till kommuner oavsett om och hur avtal är skrivna. Migrationsverket tar i samarbete med Länsstyrelsen fram fördelningstal för varje kommun, vilket som sedan ligger till grund till hur Migrationsverket anvisar barnen. Antalet ensamkommande barn som sökt asyl i Sverige har ökat med över 100 % jämfört med förra året barn har sökt asyl till och med september i år, och prognosen är att det vid årsskiftet kommit Nästa år väntas antalet bli mellan och med ett huvudscenario på Kalmar har för närvarande avtal med Migrationsverket om 11 asylplatser, vilket är enligt det fördelningstal som tagits fram för Fördelningstalet för 2015 är nyligen fastställt till 28 asylplatser. Migrationsverkets beräkning på omsättning på platserna är nu ändrad från tidigare 2,5 barn per plats till istället 1,7 per plats. För att Kalmar ska kunna anpassa sitt mottagande av ensamkommande på ett så bra sätt som möjligt bör avtal med Migrationsverket kontinuerligt anpassas efter fördelningstalet. I de fall barnen får permanent uppehållstillstånd (PUT) har Kalmar ett fortsatt ansvar. Avtal finns idag om ersättning för 29 PUT-platser. Överstiger antalet ungdomar detta återsöks motsvarande ersättning i efterhand. Antalet PUTplatser kan variera över tid, och avtalet bör därför justeras efter behovet. Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Margit.Lindholm-Johansson@kalmar.se

16 SN 2012/ (2) Margit Lindholm Johansson Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Information till kommunerna från Länsstyrelserna och Migrationsverket

17

18

19 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén KS 2014/ Kommunfullmäktige Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser Förslag till beslut Kommunfullmäktige antar servicenämndens förslag till taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2015 och uppläggningssäsongen 2015/2016. Bakgrund Servicenämnden har tagit fram ett förslag till nya taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2015 och uppläggningssäsongen 2015/2016. Taxorna och avgifterna är anpassad till indextalet för oktober månad 2014 enligt konsumentprisindex (totalindex) med 1980 som basår. Jonas Sverkén stadssekreterare Bilagor Protokollsutdrag Förslag till taxor Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax

20 UTDRAG 1 (3) Sammanträdesdatum Servicenämnden 138 Taxor båtplatser 2015 Dnr SFN 2014/0925 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Förslag till taxor och avgifter 2015 Bakgrund Räntabla investeringar I kommunens budgetbeslut för 2012 avsattes 600 tkr i räntabla investeringar per år under perioden för att utöka servicen i småbåtshamnarna. Arbetet har skett i nära samarbete med båtklubbarna för en god förankring om vilken service som önskas. Många båtägare ser en utökad service i hamnarna som önskvärd avseende tillgång till el, vatten, y-bommar med mera. Båtägare som önskar detta är beredda att betala för den utökade servicen. Vi ser detta som en bra strategi för den fortsatta utvecklingen av småbåtshamnarna. Under har en successiv ökning av servicen skett och taxan har justerats för att täcka de tillkommande kostnaderna. Med anledning av gjorda räntabla investeringar föreslås ny taxa för: - Åretruntbojar Ljungnäs, plats 43-70: kr (jmf kr) - Åretruntbojar Stensö, plats 15, 49-83, : kr (jmf kr) - Åretruntbojar Ekö, plats 1, 50-51, 96: kr (jmf kr) - Åretruntbojar Ekö, plats 2-6, 23-49, 52-95, 97-98: kr (jmf kr) (Ekö plats 7-18 utgår på grund av utsatt väderläge.) Dockehamnen 2014 införlivades Dockehamnens 31 båtplatser i kommunens småbåtshamnar enligt servicenämndens beslut Platserna var tidigare avtalade med Varvsholmens båtklubb, som upplöste sin förening Vid detta tillfälle valdes att sätta en avgift i förhållande till bryggmeter. För 2015 föreslås taxa enligt: - Plats med bredd 3,5 m kr - Plats med bredd 4,0 m kr - Plats med bredd 4,5 m kr Meterpris Stensö och Kullö med y-bommar Taxan för båtplatser har under många år i huvudsak varit baserad på platsens förutsättning avseende läge, djup och service. I takt med att båtar blir större och att det blir fler motorbåtar så är det motiverat att taxan också baseras på bredd. Ett Anslaget på kommunens anslagstavla den 3 december 2014

21 2 (3) Servicenämnden UTDRAG Sammanträdesdatum inventeringsarbete avseende detta pågår i samråd med båtklubbarna. Inför 2015 föreslås att bryggplatser med y-bommar på Stensö och Kullö får en taxa anpassat efter platsens bredd enligt: - Plats med bredd 2,5 m 3400 kr - Plats med bredd 3,0 m 3600 kr - Plats med bredd 3,5 m 4000 kr - Plats med bredd 4,0 m 4400 kr - Plats med bredd 4,5 m 4800 kr - Plats med bredd 5,0 m 5200 kr - Plats med bredd 5,5 m 5600 kr - Plats med bredd 6,0 m 6000 kr Marknadsanpassning T-bryggan I arbetet att öka beläggningsgraden ser vi ett behov av att ge vissa platser en mer marknadsanpassad taxa för att minska antalet outhyrda platser. En förändring som också sammanfaller med behovet av att kunna erbjuda enklare platser för mindre båtar. T-bryggan har många outhyrda platser och kan erbjuda enklare platser. Taxan på platserna med lägst service (152 platser) föreslås till kr (jmf kr). Antal outhyrda platser har sedan 2007 varierat mellan är antalet outhyrda platser ca 140. Nedläggning av båthamn Värsnäs Under några år har Värsnäs båthamn fått omfattande skador vintertid. Den har också ett allmänt uppdämt renoveringsbehov. Beläggningen har under många år varit låg. På grund av detta föreslås att Värsnäs båthamn läggs ner och att vi hänvisar till närliggande Svensksnabben. Varvsholmen På grund av byggnation på varvsholmen sedan några år sker det inte någon uthyrning av de platserna. I samband med byggplaneringen har kajen byggts om och möjliggör nu en anpassning till större båtar som eventuellt även kan läggas långsides. Platserna bör hanteras med avtal beroende på vilka båtar som kan bli aktuella då dessa måste hanteras utifrån andra kravställningar. Ett mindre antal akterförtöjda fritidsbåtar kan dock bli kvar för en framtida taxa. Under tiden dessa möjligheter utreds föreslås att taxan tillfälligt utgår. Beslut Servicenämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta ny taxa, enligt förslag taxor och avgifter 2015, för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2015 och uppläggningssäsongen 2015/2016. Sekreterare Anna Sandstedt

22 3 (3) Servicenämnden UTDRAG Sammanträdesdatum Justeras Dzenita Abaza ordförande Anna-Britt Wejdsten

23 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2014/ Servicenämnden Taxor båtplatser 2015 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta ny taxa, enligt bilaga, för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2015 och uppläggningssäsongen 2015/2016. Bakgrund Räntabla investeringar I kommunens budgetbeslut för 2012 avsattes 600 tkr i räntabla investeringar per år under perioden för att utöka servicen i småbåtshamnarna. Arbetet har skett i nära samarbete med båtklubbarna för en god förankring om vilken service som önskas. Många båtägare ser en utökad service i hamnarna som önskvärd avseende tillgång till el, vatten, y-bommar med mera. Båtägare som önskar detta är beredda att betala för den utökade servicen. Vi ser detta som en bra strategi för den fortsatta utvecklingen av småbåtshamnarna. Under har en successiv ökning av servicen skett och taxan har justerats för att täcka de tillkommande kostnaderna. Med anledning av gjorda rentabla investeringar föreslås ny taxa för: - Åretruntbojar Ljungnäs, plats 43-70: kr (jmf kr) - Åretruntbojar Stensö, plats 15, 49-83, : kr (jmf kr) - Åretruntbojar Ekö, plats 1, 50-51, 96: kr (jmf kr) - Åretruntbojar Ekö, plats 2-6, 23-49, 52-95, 97-98: kr (jmf kr) (Ekö plats 7-18 utgår på grund av utsatt väderläge.) Dockehamnen 2014 införlivades Dockehamnens 31 båtplatser i kommunens småbåtshamnar enligt servicenämndens beslut Platserna var tidigare avtalade med Varvsholmens båtklubb, som upplöste sin förening Vid detta tillfälle valdes att sätta en avgift i förhållande till bryggmeter. För 2015 föreslås taxa enligt: - Plats med bredd 3,5 m kr - Plats med bredd 4,0 m kr - Plats med bredd 4,5 m kr Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

24 SFN 2014/ (2) Meterpris Stensö och Kullö med y-bommar Taxan för båtplatser har under många år i huvudsak varit baserad på platsens förutsättning avseende läge, djup och service. I takt med att båtar blir större och att det blir fler motorbåtar så är det motiverat att taxan också baseras på bredd. Ett inventeringsarbete avseende detta pågår i samråd med båtklubbarna. Inför 2015 föreslås att bryggplatser med y-bommar på Stensö och Kullö får en taxa anpassat efter platsens bredd enligt: - Plats med bredd 2,5 m 3400 kr - Plats med bredd 3,0 m 3600 kr - Plats med bredd 3,5 m 4000 kr - Plats med bredd 4,0 m 4400 kr - Plats med bredd 4,5 m 4800 kr - Plats med bredd 5,0 m 5200 kr - Plats med bredd 5,5 m 5600 kr - Plats med bredd 6,0 m 6000 kr Marknadsanpassning T-bryggan I arbetet att öka beläggningsgraden ser vi ett behov av att ge vissa platser en mer marknadsanpassad taxa för att minska antalet outhyrda platser. En förändring som också sammanfaller med behovet av att kunna erbjuda enklare platser för mindre båtar. T-bryggan har många outhyrda platser och kan erbjuda enklare platser. Taxan på platserna med lägst service (152 platser) föreslås till kr (jmf kr). Antal outhyrda platser har sedan 2007 varierat mellan är antalet outhyrda platser ca 140. Nedläggning av båthamn Värsnäs Under några år har Värsnäs båthamn fått omfattande skador vintertid. Den har också ett allmänt uppdämt renoveringsbehov. Beläggningen har under många år varit låg. På grund av detta föreslås att Värsnäs båthamn läggs ner och att vi hänvisar till närliggande Svensksnabben. Varvsholmen På grund av byggnation på varvsholmen sedan några år sker det inte någon uthyrning av de platserna. I samband med byggplaneringen har kajen byggts om och möjliggör nu en anpassning till större båtar som eventuellt även kan läggas långsides. Platserna bör hanteras med avtal beroende på vilka båtar som kan bli aktuella då dessa måste hanteras utifrån andra kravställningar. Ett mindre antal akterförtöjda fritidsbåtar kan dock bli kvar för en framtida taxa. Under tiden dessa möjligheter utreds föreslås att taxan tillfälligt utgår. Tomas Lexinger produktionschef Bilaga Förslag taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser 2015

25 Förslag taxor och avgifter 2015 Bilaga SFN 2014/0925 Båtplatser i småbåtshamnar Småbåtshamn Plats Årlig avgift El Ljungnäs kr -"- åretruntboj kr Värsnäs Borttagen inför kr Svensknabben Alla kr Lindöfjärden Alla kr Jutebron Alla kr Kullö 29, 54-57, 92-95, 96, 109, 110, 128, kr -" kr -"- Övriga kr -"- el och y-bom bredd meter 2, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 3, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 3, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 4, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 4, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 5, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 5, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 6, kr *) Ängö kr *) -" kr *) Elevatorkajen utan el kr -"- el och åretruntboj kr *) Stensö el och åretruntboj kr *) -" , övriga kr -"- åretruntboj 49-83, kr -"- el och y-bom bredd meter 2, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 3, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 3, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 4, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 4, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 5, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 5, kr *) -"- el och y-bom bredd meter 6, kr *) T-Bryggan el 2-29, 261, 244, kr *) -"- Övriga kr Ekö åretruntboj 1, 50-51, kr -"- åretruntboj 2-7, 23-49, 52-95, kr Ekenäs åretruntboj kr -"- y-bom kr 1

26 Förslag taxor och avgifter 2015 Bilaga SFN 2014/0925 Småbåtshamn Plats Årlig avgift El Dockehamnen åretruntboj bredd 3,5 meter kr *) Dockehamnen åretruntboj bredd 4,0 meter kr *) Dockehamnen åretruntboj bredd 4,5 meter kr *) Varvsholmen Akterförtöjd båt (ej tillgänglig 2015) 0 kr *) Varvsholmen Kajförtöjd större båt (ej tillgänglig 2015) 0 kr *) *) El tillkommer enligt taxa nedan. Uppläggningsplatser Uppläggningsplats Plats Årlig avgift T-Bryggan Alla 890 kr Kullö båtskjul kr Kullö båtskjul 45, kr Kullö båtskjul kr Kullö Kullö 56-84, , , , , 183, , kr 87, , , , , , kr Övriga avgifter Övrigt Avgift för att stå i kö till båtplats eller uppläggningsplats Avgift vid nyttjande av ej bokad plats Bortforsling av t ex båtar, vaggor och vagnar Timkostnad för övriga arbeten El (administrativ kostnad 100 kr plus självkostnad för el) Sommartaxa (uppställning 1 juni 14 sept) Båtkranslyft Avgift 150 kr per år 500 kr per dygn självkostnad 500 kr 100 kr + självkostnad 500 kr 300 kr per lyft Ovanstående taxor och avgifter gäller för år 2015 och kommer fr o m år att räknas upp med index enligt nedan. Taxorna och avgifterna är anpassad till indextalet för oktober månad 2014 enligt konsumentprisindex (totalindex) med 1980 som basår. Vid tillämpning av index sker omräkning med hela procenttal, varvid höjning sker till närmaste hela tal. 2

27 Förslag taxor och avgifter 2015 Bilaga SFN 2014/0925 3

28 UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Servicenämnden 157 Taxa odlingslotter 2015 Dnr SFN 2014/0985 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Villkor för odlingslotter Bakgrund Kalmar kommun har i dagsläget 316 odlingslotter. Under 2014 var 302 av dessa uthyrda. Storleken på odlingslotterna varierar mellan kvm. Taxan för 2014 är 5,43 kr/ m beslutades att taxan från och med 2008 skulle vara 5 kr per kvm samt indexregleras. I förvaltningens budget 2014 finns en intäkt satt till 240 tkr samt en kostnad på 168 tkr. Budgetutfallet för 2014 är i prognos ett minus på tkr. Merparten av detta underskott beror på kraftigt ökade kostnader för källsortering men även timmar i drift för den service som ingår med tillhandahållande av jord. För att täcka en del av de ökade kostnaderna föreslås en höjning av taxan till 7 kr per kvm från och med säsongen 2015 samt att villkoren ändras i det att jord inte längre ska tillhandahållas. Intresset och nyttan med odlingslotter är stort och det finns efterfrågan på fler odlingslotter. Som en del i kostnadsproblematiken och för nyttan bör fler odlingslotter tas fram på befintliga områden där så är möjligt och lämpligt. Beslut 1. Servicenämnden föreslår ny taxa för odlingslotter till 7 kr per kvm från och med 2015 med tillhörande indexuppräkning för kommande år. 2. Servicenämnden beslutar upphöra med tillhandahållande av jord till odlingslotter från och med Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att där så är möjligt och lämpligt på befintliga områden ta fram fler odlingslotter. 4. Servicenämnden godkänner ändringar i villkor för odlingslotter enligt beslutspunkt 1 och 2 ovan. Protokollsanteckning Inlämnad av Anna-Britt Wejdsten (FP och Bengt Sundström (FP)): Anslaget på kommunens anslagstavla den 22 december 2014

29 2 (2) Servicenämnden UTDRAG Sammanträdesdatum Taxan för odlingslotterna i Kalmar kommun har varit desamma sedan 2008, dvs kr 5,43/m2 (inkl indexreglering) år Förslaget är att taxan nu ska höjas till kr 7,00/m2 fr o m Trots denna höjning täcker inte intäkterna de kostnader som serviceförvaltningen har för skötsel och omkostnader av odlingslotterna. Vi anser att taxan bör anpassas så att omkostnaderna för odlingslotterna ska vara självfinansierade genom taxorna samt att taxan successivt ska höjas för att täcka förvaltningens utgifter. Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Peter Olofsson

30 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2014/ Taxa odlingslotter 2015 Servicenämnden Förslag till beslut 1. Servicenämnden föreslår ny taxa för odlingslotter till 7 kr per kvm från och med 2015 med tillhörande indexuppräkning för kommande år. 2. Servicenämnden beslutar upphöra med tillhandahållande av jord till odlingslotter från och med Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att där så är möjligt och lämpligt på befintliga områden ta fram fler odlingslotter. 4. Servicenämnden godkänner ändringar i villkor för odlingslotter enligt beslutspunkt 1 och 2 ovan. Bakgrund Kalmar kommun har i dagsläget 316 odlingslotter. Under 2014 var 302 av dessa uthyrda. Storleken på odlingslotterna varierar mellan kvm. Taxan för 2014 är 5,43 kr/ m beslutades att taxan från och med 2008 skulle vara 5 kr per kvm samt indexregleras. I förvaltningens budget 2014 finns en intäkt satt till 240 tkr samt en kostnad på 168 tkr. Budgetutfallet för 2014 är i prognos ett minus på tkr. Merparten av detta underskott beror på kraftigt ökade kostnader för källsortering men även timmar i drift för den service som ingår med tillhandahållande av jord. För att täcka en del av de ökade kostnaderna föreslås en höjning av taxan till 7 kr per kvm från och med säsongen 2015 samt att villkoren ändras i det att jord inte längre ska tillhandahållas. Intresset och nyttan med odlingslotter är stort och det finns efterfrågan på fler odlingslotter. Som en del i kostnadsproblematiken och för nyttan bör fler odlingslotter tas fram på befintliga områden där så är möjligt och lämpligt. Tomas Lexinger Produktionschef Bilaga Villkor för odlingslotter (förändringar gulmarkerade) Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

31 Handläggare Datum Förslag Servicenämnden i dec 2014 VILLKOR för odlingslotter Dessa villkor gäller som bilaga till kontrakt vid hyra av odlingslott av Kalmar Kommun. Område och lottens nummer framgår av kontraktet. Nummer framgår på kartor som finns på kommunens hemsida Att hyra en odlingslott är ett enkelt sätt att njuta av både trädgårdsarbete och egna grödor. Det är odlingslottens syfte. Denna ordningsföreskrift finns för att skapa trivsel och ordning på ett odlingslottsområde. Avgifter Avgifter utgår från av kommunen fastställd taxa för odlingslotter på 7 kr per kvm från och med 2015 med tillhörande indexuppräkning för kommande år. Taxan är anpassad till indextalet för oktober månad 2014 enligt konsumentprisindex (totalindex) med 1980 som basår. Vid tillämpning av index sker omräkning med hela procenttal, varvid höjning sker till närmaste hela tal. Avgifter utgår enligt vid varje tidpunkt fastställd taxa för Kalmar kommun. Faktura på avgiften sänds ut under mars/april med 30 dagars betalningstid. Kontraktstid och uppsägningstid Kontraktstiden är 1 april 31 mars och gäller tills vidare med en månads ömsesidig uppsägningstid. Uppsägning av kontrakt kan ske av bägge parter och ska vara skriftlig senast 1 månad före kontraktstidens utgång annars förlängs kontraktstiden. Kö I den mån plats inte kan erbjudas omgående kan den som är intresserad av odlingslott ställa sig i kö för sådan på en eller flera odlingslottsområden. Erbjuds man en lott som inte accepteras kan man förlora sin plats i kön. En köavgift kan bli aktuell om så beslutas av kommunfullmäktige. Kontraktsägarens ansvar Kontraktet är personligt och kan inte upplåtas i andra hand. All byggnation är kontraktsinnehavaren ansvar och ska vara väl samordnat med andra på odlingsområdet. Större byggnation tex friggebod, växthus, redskapsbod är bygglovspliktigt enligt plan- och bygglagen (PBL). Det är tillåtet att inhägna lotten (max 1,2 m högt). I kommande områdesbestämmelser kan viss större byggnation eventuellt få förekomma. Produktion Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Tel vx

32 2 (3) Vid uppsägning ska kontraktsägaren före upplåtelsetidens utgång ta bort all byggnation som en eventuellt ny kontraktsinnehavare, enligt kommunens kölista, inte vill överta. Om inte ny kontraktsinnehavare finns avgör kommunen frågan. På odlingslotten får eget organiskt avfall komposteras på ett vis som inte skapar olägenheter för området. Annat skräp och avfall omhändertas av odlingslottsinnehavaren och lämnas till den egna sophanteringen i hemmet eller på kommunens återvinningsplatser. Kommunen tillhandahåller vatten för bevattning via ett antal gemensamma vattenutkast på området. Annan användning av vatten än till bevattning vid behov är inte tillåten tex. tvätta en bil. Om villkoren inte följs kan kommunen omgående säga upp kontraktet. Övergiven och kvarlämnad egendom När en odlingslott har sagts upp åligger det avtalsinnehavaren att omedelbart avlägsna sin byggnation mm från platsen. En ny efterträdande odlingslottsinnehavare kan ta över byggnation mm men det är då en uppgörelse mellan odlingslottsinnehavare som kommunen inte hanterar. Om så inte har skett, senast vid besiktningstillfället, har kommunen rätt att på föregående kontraktsinnehavares risk och bekostnad sanera odlingslotten samt flytta och omhänderta kvarlämnad och övergiven egendom. Omhändertagen egendom annonseras på kommunens anslagstavla och behålls i 3 månader till dess att ägaren gjort rätt för sig. Efter 3 månader tillfaller äganderätten kommunen som kan välja att sälja eller skrota det omhändertagna. Ansvarsskyldighet Kommunen fritas från all ersättningsskyldighet för skada som kan drabba odlingslotter eller annan tillhörighet på grund av brand, skadegörelse eller av annan orsak. Vid nytt kontrakt på odlingslott som legat i träda åtar kommunen sig att samordnat på området under april månad jordfräsa ytan och eventuellt komplettera med jord. Vid detta tillfälle kommer kommunen att på gemensam plats på området tillför jord som området får använda. Kommunala åtgärder andra tider på året i detta avseende sker inte. Kontraktsinnehavaren är skyldig att på kommunens anmodan flytta till annan odlingslott inom området om särskilda omständigheter finns. Om kontraktsinnehavarens gör sig skyldig till risk för skada på miljö (oljeläckage mm) eller annan egendom har kommunen rätt att på kontraktsinnehavaren bekostnad vidta de åtgärder som förvaltningen anser nödvändiga på grund av det inträffade. Generellt gäller att hålla snyggt och rent på nyttjad plats. Vid brist i detta ansvar kontaktas kontraktsinnehavaren om åtgärd inom en vecka. Utebliven åtgärd leder till att kommunen åtgärdar på innehavarens bekostnad. Skadas eller förstörs kommunens utrustning genom slarv eller vårdslöshet, kommer ersättning att uttas för motsvarande det belopp som åtgärder, reparation eller nyanskaffning medför.

33 3 (3) Uppstår sopansamlingar som kan hänföras till området kommer saneringskostnader kollektivt att debiteras områdets odlingslottsinnehavare. Denna eventuella sanering sker endast 1 gång per år under september-oktober. Kommunen fritas från allt ansvar för härigenom vidtagna åtgärder.

34 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ola Johansson KS 2014/ Kommunfullmäktige Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB Förslag till beslut Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att teckna avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB för perioden till och med enligt upprättat förslag till avtal. Bakgrund För en kommun av Kalmars storlek är det viktigt att ha en väl fungerande konsert- och kongresshall. Kalmar kommuns nuvarande avtal för Kalmarsalen har fungerat mycket väl. Kommunen och de föreningar som nyttjat Kalmarsalen har haft stor nytta av de dagar som vi haft till förfogande. Förhandlingar har därför förts med CA Fastigheter om ett nytt avtal som garanterar en fortsättning av Kalmarsalens verksamhet med planerade investeringar för utveckling av verksamheten. Förhandlingar har lett fram till det förslag till avtal som redovisas i bilaga. I kommunens ekonomiska planering finns i kommunledningskontorets budget 2,6 miljoner kronor per år avsatt för Kalmarsalen. Det motsvarar den kostnad som vi haft för samma period enligt avtalsförslaget och kostnadsnivån är densamma som vi haft sedan Antalet dagar vi utan ersättning kan använda Kalmarsalen är lika många som i tidigare avtal. Ola Johansson Bilaga: Avtalsförslag Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

35 HYRESAVTAL KALMARSALEN Mellan Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB, , (Kalmarsalen), och Kalmar kommun, , (Kommunen), träffas följande avtal rörande konferenser i Kalmarsalen. Avtalet är villkorat av planerad investering i Kalmarsalen genomförs senast under Investeringen som redovisas enligt bilaga ger möjlighet till ca 800 sittande gäster och totalt ca besökare vid evenemang i Romanhallen. 1. Lokal Lokalerna Romanhallen och Glasverandan i Kalmarsalen, (Lokalen), Kalmar Kvarnen 12, Skeppsbrogatan 49 i Kalmar. 2. Upplåtelse Kalmarsalen upplåter till kommunen att, på de villkor som anges i detta avtal, nyttja lokalen för konferenser, kongresser och andra publika arrangemang. I övrigt hänvisas till punkt 6 respektive 7 i detta avtal. 3. Avtalstid/uppsägning Avtalet gäller för en tid av fem (5) år, räknat från och med den 1 januari 2016 och till och med den 31 december 2020 samt med en uppsägningstid på nio månader. Sker inte skriftlig uppsägning på föreskrivet sätt förlängs avtalet med ett (1) år i sänder. 4. Ersättning Kommunen ska betala hyra med 2,6 miljoner kronor/år med indexjustering enligt KPI. Basmånad är oktober 2015, därutöver tillkommer inga andra kostnader. Hyran ska betalas kvartalsvis i förskott. Mervärdesskatt tillkommer. 5. Personal m.m. Kalmarsalens anställda och befintlig utrustning finns att tillgå i den utsträckning som bedöms erforderlig. Vid mera omfattande arrangemang skall parterna träffa särskild överenskommelse om omfattning och särskild ersättning för detta.

36 2 (3) 6. Arrangemang Kommunen äger utnyttja Lokalen för 54 dagar per år fördelat enligt nedan: a) Konferenser/Kongresser Med konferenser/kongresser avses dagar bokade av kommunen och dess nämnder och förvaltningar, samt helägda kommunala bolag. Romanhallen inkl. Glasverandan för konferenser/kongresser 30 heldagar per år. Med heldag avses kl. 08:00-17:00. Dessa heldagar kan inte ersättas med halvdagar eller liknande, såvida inte båda parter godkänner detta. b) Publika arrangemang Med publika arrangemang avses ideella föreningar och organisationer som arrangerar icke-kommersiella arrangemang. Romanhallen inkl. Glasverandan 24 heldagar per år för publika arrangemang. Med heldag avses här kl. 17:00 01:00. Dessa heldagar kan inte ersättas med halvdagar eller liknande, såvida inte båda parter godkänner detta. Kalmarsalen ska ha erforderlig personal, dock min. 2 personer, tillgänglig i Lokalen till dess att arrangemanget är slut. 7. Bokningsregler a) Konferenser/Kongresser Bokning sker via kommunledningskontoret. För bokning av arrangemang på fredag måndag kan kommunledningskontoret boka lokalen med den framförhållning som kommunledningskontoret själv anser vara befogad. För bokning av arrangemang på tisdag torsdag kan kommunledningskontoret boka lokalen inom en fyramånadersperiod före arrangemangsdagen. b) Publika arrangemang Bokning sker via Destination Kalmar AB. För bokning av arrangemang på söndag tisdag kan Destination Kalmar AB boka lokalen med den framförhållning som Destination Kalmar AB själv anser vara befogad. För bokning av arrangemang på onsdag lördag kan Destination Kalmar AB boka lokalen inom en tvåmånadersperiod före arrangemangsdagen. c) Avbokning Om avbokning sker senast en månad innan planerad aktivitet ska den dagen inte avräknas på utnyttjade dagar. d) Undantag för kommersiella arrangemang

37 3 (3) Kommunen får inte medge någon att utnyttja kommunens konferensdagar för arrangemang som helt eller delvis är kommersiella och som därmed konkurrerar med Kalmarsalens egen verksamhet. All bokning sker i samråd med Kalmarsalen. 8. Uppföljning Efter varje halvårsskifte skickas en redovisning till kommunledningskontoret. Redovisningen skall innehålla specifikation av utnyttjade dagar. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. Kalmar den Kalmar den Johan Damne Kalmarsalen Kongress & Evenemang AB Johan Persson Kalmar kommun

38 Bilaga Kalmarsalens Romanhall är Kalmars största scen med 851 platser. I mars 2015 så fyller den 25 år och nu planeras för en ombyggnation till flexibel lösning. Denna skulle då innebära ca 910 sittande vid konsert, ca stående och 288 sittande vid konsert eller med möjlighet till 500 sittande ätande gäster då gradängerna är infällda. Därtill kommer 300 sittande gäster på Glasverandan, så totalt 800 st sittande gäster i lokalerna. Projekteringen kring brand och utrymning pågår. Bifogar 1 bild på salen idag, samt 2 bilder på hur det kan tänkas se ut efter ombyggnation (bilder från en mindre befintlig sal som illustration).

39

40

41

42 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén KS 2014/ Kommunfullmäktige Ändringar i arbetsordningen för kommunfullmäktige i Kalmar Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner förslaget till ändringar i arbetsordningen för kommunfullmäktige. Bakgrund Den 1 februari 2014 ändrades kommunallagen (SFS 1991:900; KL) på en rad punkter. - Partier som tar emot partistöd måste varje år lämna in en redovisning till fullmäktige som visar att stödet har använts till att stärka de politiska partiernas ställning i den kommunala demokratin. - Kravet på att partistöd bara får ges till partier som är representerade i kommunfullmäktige blir tydligare. - Det minsta tillåtna antalet ledamöter i fullmäktige sänks från 31 till Mandatperioden i fullmäktige börjar den 15 oktober valåret. - Det är tillåtet för ledamöter att delta på distans i fullmäktiges och nämndernas sammanträden i den utsträckning kommunen bestämmer. - Kommunfullmäktiges presidiums roll tydliggörs. Ändringarna i KL gör att fullmäktiges arbetsordning behöver revideras, främst när det gäller presidiets roll och uppgifter. Det kommer även att innebära att reglerna kring partistöd behöver revideras, de ändringarna hanteras i ett separat ärende. Det har i olika sammanhang framkommit önskemål om att stärka fullmäktiges roll som uppdragsgivare och ansvarsutkrävare. Genom ändringen i kommunallagen får presidiet nu en formell roll och blir ett kommunalrättsligt organ som i arbetsordningen kan ges särskilda uppgifter. Det är upp till varje kommun att i sin arbetsordning precisera vilka uppgifter presidiet ska ha eftersom det finns stora variationer i hur kommuner valt att organisera sitt arbete. Under 5 redovisas i stort presidiets uppgifter. Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

43 KS 2014/ (2) Lagändringen har möjliggjort sammanträden på distans. Det gäller under förutsättning att det sker genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Tanken med ändringen är att underlätta för de förtroendevaldas arbetssituation och förbättra möjligheten för personer med funktionshinder, småbarnsföräldrar eller för de som på grund av sitt arbete vistas utanför hemorten att inneha politiska uppdrag. Det är upp till varje kommun att själva bestämma om det ska vara tillåtet med beslutsfattande på distans. Vi ser positivt på den här förändringen men föreslår att fullmäktige avvaktar med att införa möjligheten just nu. Det är lämpligt att inhämta erfarenheter från andra kommuner först eller på försök införa distansdeltagande i en nämnd för att sedan ta ställning till om det ska införas i samtliga nämnder eller i kommunfullmäktige. Arbetsordningen har vid sidan om tillägg om presidiets uppgifter även reviderats språkligt och anpassats till dagens förhållande med voteringsanläggning och sammanträden på dagtid. Vi har till vår hjälp använt Sveriges Kommuner och Landstings förslag till arbetsordning. I förslaget är tilläggen rödmarkerade och det som är borttaget genomstruket. Ann-Mari Nilsson enhetschef Jonas Sverkén stadssekreterare Bilaga: Förslag till arbetsordning för kommunfullmäktige i Kalmar

44 Arbetsordning för kommunfullmäktige i Kalmar Antagen av kommunfullmäktige den 16 december 1991, 178. Ändringar beslutade av kommunfullmäktige den 22 februari 1999, 22. Tillägg beslutat av kommunfullmäktige den 26 augusti 2002, 128 och den 20 december 2004, 163. Ändring i 28 beslutad den 26 februari 2007 och den 18 juni 2012, 143. Antalet ledamöter 1 Fullmäktige har 61 ledamöter. I vallagen finns det bestämmelser om antalet ersättare. Ordförande och vice ordförande Kommunfullmäktiges presidium och dess arbetsuppgifter 2 De år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet, väljer fullmäktige bland ledamöterna en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande (presidium). Presidievalen ska förrättas på första sammanträdet med nyvalda fullmäktige. Presidiet väljs för fullmäktiges löpande mandatperiod. 3 Tills presidievalen har förrättats, tjänstgör som ordförande den som har varit ledamot i fullmäktige längst tid (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ålderspresident. 4 Om ordföranden eller någon av vice ordförandena avgår som ledamot eller från sin presidiepost, bör fullmäktige så snart det kan ske välja en annan ledamot för återstoden av tjänstgöringstiden för den som har avgått. Om samtliga i presidiet är hindrade att fullgöra uppdraget, fullgör ålderspresidenten ordförandens uppgifter. Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx

45 5 Presidiet har bland annat följande arbetsuppgifter: - Leda kommunfullmäktiges arbete och definiera fullmäktigeärenden. - Bestämma vilken lokal kommunfullmäktige ska sammanträda i. - Om det föreligger särskilda skäl besluta om att ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. - Följa upp enskilda beslut i kommunfullmäktige. - Föra dialog med gruppledarna i kommunfullmäktige. - Ha kontakt med kommunstyrelsens presidium. - Bestämma i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig över överläggningarna. - I tveksamma fall besluta om ett medborgarförslag får ställas. - Besluta om ett medborgarförslag ska överlämnas till styrelsen eller nämnd för besvarande. - I tveksamma fall besluta om ett ärende ska behandlas som ett medborgarförslag eller är ett klart verkställighetsärende som överlämnas till berörd nämnd för besvarande. - Besluta om frågestund för ledamöterna i kommunfullmäktige. Ämnet ska höra till kommunfullmäktiges eller nämnds handläggning. - Bereda frågor och ärenden om ansvarsfrihet och anmärkning. Tid och plats för sammanträdena 6 Fullmäktige håller ordinarie sammanträde varje månad utom i juli och i augusti. Sammanträdena hålls sista måndagen i respektive månad utom i juni och december. då sammanträdena hålls näst sista måndagen. De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet, sammanträder nyvalda fullmäktige första måndagen i november efter 14 oktober. Om måndagen är helgdag hålls sammanträdet nästa vardag. 7 Ett extra sammanträde hålls på den tid som ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena. En begäran om ett extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlade på det extra sammanträdet. 8 Om det föreligger särskilda skäl för det, får kommunfullmäktiges presidium ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om presidiet beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 9 Fullmäktige sammanträder i lokal som presidiet bestämmer. 2

46 Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde 10 Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdesdagen, kan fullmäktige besluta att förlänga tiden för sammanträdet. Fullmäktige kan också besluta att avbryta sammanträdet och att hålla fortsatt sammanträde en senare dag för att behandla de ärenden som återstår. I ett sådant fall beslutar fullmäktige genast, när och var sammanträdet ska fortsätta. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde, utfärdar ordföranden en kungörelse om det fortsatta sammanträdet på vanligt sätt. Om sammanträdet ska fortsätta inom en vecka, behöver någon kungörelse inte utfärdas. I ett sådant fall låter ordföranden dock underrätta de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts om tiden och platsen för det fortsatta sammanträdet. Ärenden och handlingar till sammanträdena 11 Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena när fullmäktige ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. Kommunstyrelsens och övriga nämnders förslag till beslut eller yttranden i de ärenden som tagits in i kungörelsen bör tillställas varje ledamot och ersättare före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken omfattning övriga handlingar i ett ärende ska tillställas ledamöter och ersättare före sammanträdet. Handlingarna i varje ärende bör finnas tillgängliga för allmänheten i sammanträdeslokalen under sammanträdet. Interpellationer och frågor bör tillställas samtliga ledamöter och ersättare före det sammanträde vid vilket de avses bli ställda. Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare 12 En ledamot som är förhindrad att delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till stadskansliet kommunstyrelsens kansli som har att kalla in den ersättare som står i tur att tjänstgöra. 13 Om en ledamot utan föregående anmälan uteblir från ett sammanträde eller förhinder uppkommer för en ledamot att vidare delta i ett pågående sammanträde, kallar ordföranden in den ersättare som är tillgänglig och står i tur att tjänstgöra. Ledamot är skyldig att anmäla till sekreteraren om ledamoten avbryter sin tjänstgöring. 3

47 14 Det som sagts om ledamot i 12 och 13 gäller också för ersättare, som kallats till tjänstgöring. 15 Ordföranden bestämmer, när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det bör dock inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. Närvarokontroll/upprop 16 En uppropslista som utvisar de ledamöter och ersättare som tjänstgör ska finnas tillgänglig under hela sammanträdet. I början av varje sammanträde och när ordföranden anser att det behövs låter ordföranden förrätta närvarokontroll. upprop enligt uppropslistan. Protokolljusterare 17 Ordföranden bestämmer tiden och platsen för justeringen av protokollet från sammanträdet. Sedan uppropet har förrättats enligt 16 väljer fullmäktige två ledamöter att tillsammans med ordföranden justera protokollet från sammanträdet och att i förekommande fall biträda ordföranden vid röstsammanräkningar. Turordning för handläggning av ärendena 18 Fullmäktige behandlar ärendena i den turordning som de har tagits upp i kungörelsen. Fullmäktige kan dock besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden. Ordföranden bestämmer, när under ett sammanträde ett ärende ska behandlas som inte finns med i kungörelsen. Fullmäktige får besluta att avbryta handläggningen av ett ärende under ett sammanträde för att återuppta det senare under sammanträdet. Yttranderätt vid sammanträdena 19 Ordföranden och vice ordförandena i en nämnd eller gemensam nämnd vars verksamhetsområde ett ärende berör får delta i överläggningen i ärendet. 4

48 Ordföranden och vice ordföranden i en fullmäktigeberedning får delta i överläggningen, när fullmäktige behandlar ett ärende som beredningen har handlagt. Styrelsens ordförande i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 kommunallagen får delta i överläggningen, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget. Ordföranden i en nämnd eller någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga får delta i den överläggning som hålls med anledning av svaret. 20 Kommunens revisorer får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen. Revisorerna får också delta i överläggningen, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör revisorernas granskning eller egen förvaltning. 21 Ordföranden låter efter samråd med vice ordförandena i den utsträckning som det behövs kalla ordförandena och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna, revisorerna samt anställda hos kommunen för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga. Ingår kommunen i en samverkan genom gemensam nämnd får ordföranden efter samråd med vice ordförandena i den utsträckning som det behövs kalla ordföranden och vice ordföranden i den gemensamma nämnden och anställda i de samverkande kommunerna/landstingen för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna. 21 Fullmäktiges sekreterare får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena. Talarordning och ordningen vid sammanträdena 22 Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning i vilken han eller hon anmält sig och blivit uppropad. Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar har också rätt till ett kort inlägg på två minuter för ett genmäle med anledning av vad en talare anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs. Talaren har i sin tur rätt till genmäle på två minuter. 5

49 Om inget annat bestäms är ledamotens första inlägg på högst fyra (4) minuter, följande inlägg högst två (2) minuter och genmäle/replik högst en (1) minut. För att få replik/genmäle ska ledamoten vara direkt apostroferad. Vid interpellationer och frågor är ledamotens första inlägg på högst tre (3) minuter. Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet och inte efter tillsägelse av ordföranden rättar sig får ordföranden ta ifrån honom talaren ordet. I övrigt får ingen avbryta en talare under hans anförandet. Ordföranden kan utvisa den som uppträder störande och ej rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra, får han ordföranden upplösa sammanträdet. Yrkanden 23 När fullmäktige har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller återtas, om inte fullmäktige beslutar medge det enhälligt. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt. Deltagande i beslut 24 En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om fullmäktige fattar det med acklamation. Omröstningar 25 Innan omröstning sker ska voteringsproposition uppläsas och godkännas. Vid omröstningar används voteringsanläggning. Efter anvisning av ordföranden avger ledamöterna sina röster genom att trycka på någon av knapparna Ja, Nej, Avstår. När omröstningar genomförs, biträds ordföranden av de två ledamöterna som har utsetts att justera protokollet. Omröstning kan också ske efter upprop. Omröstningarna genomförs så, att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan där ordföranden avger sin röst sist. Ordföranden avger alltid sin röst sist. 6

50 Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst. Inte heller får någon ledamot ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget.vid felröstning kan detta anmälas för anteckning i protokollet. 26 En valsedel som avlämnas vid en sluten omröstning ska uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig 1. om den upptar namnet på någon som inte är valbar. 2. om den upptar flera eller färre namn än det antal personer som ska väljas. 3. om den upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som sagts nu gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. Motioner 27 En motion ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. En motion väcks genom att den ges in till kommunstyrelsens kansli. En motion får också lämnas vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Kommunstyrelsen ska en gång varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i januari april. Medborgarförslag 28 Den som är folkbokförd i kommunen får väcka medborgarförslag på följande villkor: Ett medborgarförslag ska vara skriftligt, ha beteckningen medborgarförslag, ha uppgift om förslagsställarens eller förslagsställarnas namn, adress(er) och telefonnummer samt vara egenhändigt undertecknad(e). Ett medborgarförslag väcks genom att det lämnas eller skickas in till kommunstyrelsens kansli. Inkomna medborgarförslag ska anmälas till kommunfullmäktige. Ett medborgarförslag ska avse ämne som hör till fullmäktiges, en nämnds eller en fullmäktigeberednings handläggning. Det får inte avse ärende som rör myndighetsutövning mot enskild eller ha odemokratisk eller rasistisk innebörd. Vidare får ämnen av olika slag 7

51 inte tas upp i samma medborgarförslag. I tveksamma fall beslutar kommunstyrelsens presidium om ett medborgarförslag får ställas. Ett medborgarförslag kan överlåtas för besvarande till styrelsen eller till en annan nämnd. Förslagsställaren ska i så fall underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen ska handlägga ärendet. Förslagsställaren har rätt att yttra sig när medborgarförslaget behandlas i kommunfullmäktige, i styrelsen eller i den nämnd som fått i uppdrag att besvara medborgarförslaget. Förslagsställaren ska så långt det är möjligt kontaktas i samband med att kallelse till sammanträdet går ut. Förslagsställaren har även möjlighet att yttra sig skriftligt. Förslag som är klara verkställighetsärenden som t.ex. löpande underhåll eller ärenden som handläggs enligt speciallagstiftning ska inte behandlas som medborgarförslag. Kommunledningskontoret ska istället överlämna dessa till berörd nämnd/förvaltning för att handlägga ärendet. Vidare ska dessa förslag anmälas till kommunfullmäktige tillsammans med nämndens/förvaltningens svar. I tveksamma fall beslutar kommunstyrelsens kommunfullmäktiges presidium om ärendet ska behandlas som medborgarförslag eller överlämnas till berörd nämnd/förvaltning för att svara på förslaget. Kommunstyrelsen ska en gång varje år redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska lämnas till fullmäktige vid det ordinarie sammanträdet i januari april. Interpellationer 29 Enligt kommunallagen gäller följande: - Interpellationer ska avse ämnen som hör till fullmäktiges, en nämnds eller en fullmäktigeberednings handläggning. De får dock inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. - Interpellationer ska ha ett bestämt innehåll och vara försedda med motivering. De bör ställas endast i angelägenheter av större intresse för kommunen. - Kommunfullmäktige beslutar utan föregående överläggning om en interpellation får ställas. En interpellation ska vara skriftlig och undertecknad av den som tjänstgör som ledamot. Interpellationen ska ges in till kommunstyrelsens kansli senast kl onsdagen före det sammanträde vid vilken ledamoten avser ställa den kommunfullmäktiges sammanträde. En interpellation får ställas till ordföranden i en nämnd. Dessutom får en interpellation ställas till hel- eller deltidsengagerad förtroendevald i kommunstyrelsen och som representerar parti som vid val till politiska uppdrag i kommunen samverkat för att bilda majoritet. Den som fått en interpellation får överlämna den till ordföranden i styrelsen för ett kommunägt företag (aktiebolag, stiftelse, förening eller motsvarande) eller ordföranden i ett kommunalförbund för att besvara interpellationen. En interpellation ska besvaras skriftligt. Svaret ska lämnas på det sammanträde då interpellationen ställs eller senast på nästa sammanträde. Frågor 8

52 30 Enligt kommunallagen gäller följande: - En fråga ska avse ämne som hör till fullmäktiges, en nämnds eller en fullmäktigeberednings handläggning. Den får dock inte avse ärende som rör myndighetsutövning mot någon enskild. - En fråga ska ha ett bestämt innehåll och får vara försedd med en kort inledande förklaring. - Kommunfullmäktige beslutar utan föregående överläggning om en fråga får ställas. En fråga ska vara skriftlig och undertecknad av den som tjänstgör som ledamot. Frågan ska ges in till kommunstyrelsens kansli senast kl fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. En fråga får ställas till ordföranden i en nämnd. Dessutom får en fråga ställas till hel- eller deltidsengagerad förtroendevald i kommunstyrelsen och som representerar parti som vid val till politiska uppdrag i kommunen samverkat för att bilda majoritet. Den som fått en fråga får överlämna den till ordföranden i styrelsen för ett kommunägt företag (aktiebolag, stiftelse, förening eller motsvarande) eller till ordföranden i kommunalförbund för att besvara frågan. När en fråga besvaras får bara den som ställer frågan och den som svarar delta i överläggningen. En fråga bör besvaras på det sammanträde då den ställs. Gyllene stolen Öppen fråga 31 Kommuninvånare kan ställa en fråga direkt till någon av kommunfullmäktiges ledamöter och få den besvarad under sammanträdet genom att ställa en öppen fråga. sätta ledamoten i den så kallade Gyllene stolen. Frågan måste falla inom det kommunala ansvarsområdet. Frågan och svaret får vara längst två minuter vardera och endast den som frågar och den som svarar får delta. Frågan måste vara anmäld till kommunstyrelsens kansli senast kl sammanträdesdagen. Frågan behöver inte besvaras skriftligt. Frågestunder 32 Presidiet kan besluta om annan typ av frågestund för ledamöterna i kommunfullmäktige. Ämnet ska höra till fullmäktiges eller nämnds handläggning. Utskott 33 Kommunfullmäktige kan tillsätta ett eller flera utskott för kortare eller längre tid. Ledamöterna i dessa utskott ska vara ledamöter eller ersättare i kommunfullmäktige. Beredning av ärendena 34 9

53 Om fullmäktige inte beslutar något annat, avgör kommunstyrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska behandla ska remitteras beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. Förklaring vid revisionsanmärkning 35 Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden kommunfullmäktiges presidium i vilken ordning förklaringar över en anmärkning som revisorerna har framställt i revisionsberättelsen ska inhämtas från den nämnd eller fullmäktigeberedning mot vilken anmärkningen har riktats. Återredovisning från nämnderna 36 Fullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för nämndernas återredovisning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Närmare bestämmelser härom anges i respektive nämnds reglemente. Valberedning 37 På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av 13 ledamöter och 7 ersättare. Bland ledamöterna väljer fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den tid som de har valts att vara ledamöter. Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av valen av fullmäktiges presidium, valberedning och ordförande och vice ordförande i valberedningen. Fullmäktige kan dock besluta att förrätta även ett annat val utan föregående beredning. Justering av protokollet 38 Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter. Fullmäktige får besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt, innan fullmäktige justerar den. Reservation 39 10

54 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Expediering m.m. 40 Utdrag ur protokollet ska tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Protokollet publiceras i sin helhet på kommunens hemsida. Kommunens revisorer ska dock alltid tillställas hela protokollet Denna arbetsordning ska gälla fr.o.m. den 1 januari Av kommunfullmäktige den 22 februari 1999, 22, beslutade ändringar ska gälla fr.o.m. den 1 mars Av kommunfullmäktige den 26 augusti 2002, 128, beslutat tillägg av 27 B ska gälla under tiden 1 oktober september Av kommunfullmäktige den 20 december 2004, 163, beslutat tillägg av 27 B ska gälla fr.o.m. den 1 januari Av kommunfullmäktige den 26 februari 2007, 25, beslutat ändring av 28 ska gälla fr.o.m. den 1 mars

55 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén KS 2013/0547 Kommunfullmäktige Motion från Inger Hilmansson (FP): Stärk närdemokratin i Södermöre! Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på Inger Hilmanssons (FP) motion om att stärka närdemokratin i Södermöre. Motionen ska härmed anses vara besvarad. Bakgrund Inger Hilmansson (FP) skriver i en motion att Södermöre bedriver ett mycket lovvärt arbete med demokratiutveckling och medborgardialoger. Det är också ett av nämndens uppdrag och Södermöre började just som ett projekt för demokrati- och landsbygdsutveckling. Närheten till politiker och tjänstemän är något som gör just Södermöre unikt. Utifrån det föreslår Inger Hilmansson att kommunfullmäktige ska besluta följande: - Att uppdrag ges till Södermöre kommundelsnämnd, att i samråd med kommunledningskontoret, inventera och rapportera till fullmäktige inom vilka verksamhetsområden det är möjligt att ge nämnden utökat inflytande. - Att nämnden därefter redovisar inom vilka områden man vill få ytterligare beslutanderätt med tillhörande medelstilldelning. Yttrande Södermöre kommundelsnämnd började på försök 1 januari 2000 och kommunfullmäktige beslutade 25 mars 2002 att förlänga försöket till och med den 31 december Från och med den 1 januari 2007 permanentades Södermöre kommundelsnämnd och förvaltning. Nämnden har idag ett ansvar för skola och förskola, äldreomsorg, fritid m.m. inom sitt geografiska område. Kommundelsnämnden har även ett särskilt ansvar för demokratiutveckling. Kommunen ser ständigt över sin organisation och ansvaret mellan nämnderna har förändrats vid behov. Bland annat har en gemensam kostorganisation in- Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

56 KS 2013/ (2) förts, kommunledningskontoret har omorganiserats och brandkåren övergick nyligen från servicenämnden till kommunstyrelsen. När det gäller Södermöre kommundelsnämnd låg en omfattande utredning till grund för bildandet. Samverkansformerna med moderförvaltningarna gicks igenom noga och ansvar fördelades. När det bestämdes vilka områden som skulle tas över av kommundelsnämnden diskuterandes även verksamheter som låg under dåvarande gatu- och parknämnden. Det framkom dock vissa problemen med detta som till exempel kostnader för dubbla maskinparker. Det behövs även kontinuerliga utbildningsinsatser och behörigheter för att få arbeta inom området. Servicenämndens TME enhet sköter den utbildningsverksamheten idag och det är inte effektivt att starta upp en parallell organisation. Vidare kan det finnas problem att föra över viss verksamhet av den anledningen att det blir väldigt få personer inom enheten. Exempelvis upptäcktes att den kostverksamhet som fördes över från Södermöre kommundelsnämnd till den gemensamma kostorganisationen inom servicenämnden inte helt följt fastställd hantering. Kostnader och argument för att inte föra över delar av servicenämndens verksamhet kvarstår och det är inte lämpligt att överföra all kommunal verksamhet inom det geografiska området till kommundelsnämnden. Utifrån ovanstående ser vi idag inte behov av ytterligare inventering av Södermöre kommundelsnämnds ansvarsområden, men frågan kan bli aktuell i en kommande organisationsöversyn. Synpunkter från berörda nämnder Kommunledningskontorets förslag till yttrande har skickats på remiss till servicenämnden och Södermöre kommundelsnämnd. Servicenämnden har inget att erinra mot kommunledningskontorets förslag medan Södermöre kommundelsnämnd föreslår att en utredning tillsätts med intentionen att föra över verksamheterna för parkskötsel, kost och städ till kommundelsnämndens ansvarsområde samt att en översyn görs över hur samrådet i trafikfrågor fungerar och kan stärkas. De båda yttrandena biläggs denna skrivelse. Ann-Mari Nilsson enhetschef kansli- och omvärld Jonas Sverkén stadsekreterare Bilagor Motion Protokollsutdrag och yttrande från servicenämnden samt Södermöre kommundelsnämnd

57 Stärk närdemokratin i Södermöre! Södermöre bedriver ett mycket lovvärt arbete med demokratiutveckling och medborgardialoger. Det är också ett av nämndens uppdrag och Södermöre började just som ett projekt för demokrati- och landsbygdsutveckling. Närheten till politiker och tjänstmän är något som gör just Södermöre unikt. Nämndens ska ansvara för skola, omsorg och kultur- och fritidsverksamhet, och det är viktigt att varje nytt beslut stärker demokratin och den lokala förankringen. Syftet med Södermöre kommundel är att föra beslut närmare invånarna. Beslut om t.ex. kommungemensam kostorganisation och kontaktcenter kan för Södermöres del kan motverka det syftet. Folkpartiet Liberalerna vill få utrett om ytterligare verksamhet kan tillföras nämnden. Ett sådant exempel kan vara parkverksamhet där samordning med fördel kan ske lokalt. Allt för att Södermöre ska kunna hitta nya lösningar för hur kommunal verksamhet kan organiseras på landsbygden och hur man kan arbeta nära sina medborgare inför beslut. Ofta kan nya lösningar hittas för att klara t.ex. service- eller kostfrågor genom att tänka i helheter. Vi ser också ett värde i att det lokala förenings- och näringslivet i större utsträckning skulle kunna vara delaktiga i de kommunala verksamheterna. Med närhet ökar både förtroendevalda och övriga medborgares delaktighet och möjlighet till kostnadskontroll. För att detta ska vara möjligt måste också Södermöre äga frågorna. Med anledning av ovanstående föreslår jag fullmäktige besluta: - Att uppdrag ges till Södermöre kommundelsnämnd, att i samråd med kommunledningskontoret, inventera och rapportera till fullmäktige inom vilka verksamhetsområden det är möjligt att ge nämnden utökat inflytande. - Att nämnden därefter redovisar inom vilka områden man vill få ytterligare beslutanderätt med tillhörande medelstilldelning. Inger Hilmansson