Controllerrollen - En jämförelse mellan USA och Sverige

Transkript

1 Controllerrollen - En jämförelse mellan USA och Sverige Kandidatuppsats i Företagsekonomi Redovisning och Finansiering Höstterminen 2004 Handledare: Peter Beusch Författare: David Axelsson

2 Sammanfattning Kandidatuppsats i Företagsekonomi, Handelshögskolan vid Göteborgs universitet, Redovisning och Finansiering, Höstterminen 2004 Författare: David Axelsson Handledare: Peter Beusch Titel: Controllerrollen En jämförelse mellan USA och Sverige Problembakgrund: Controllerrollen kommer ursprungligen från USA, och föddes genom att företagen började decentralisera, och att det behövdes en person som kunde styra enheterna mot företagets mål. Controllerns intåg i svenska företag kom under 1970-talet, och etablerades i de svenska företagen under den efterföljande tio års perioden. Under denna tidpunkt började studier att genomföras, för att beskriva hur den svenska controllern var i förhållande till den amerikanska controllern. Dessa visade på att det fanns skillnader mellan den svenska controllern och den amerikanska controllern. Sedan studierna genomfördes har det inte gjorts några nyare undersökningar som berör området i den svenska litteraturen. De två problemställningarna i denna uppsats är därmed: Har den svenska controllerns arbetsuppgifter blivit mer lik den amerikanska controllerns arbetsuppgifter? Och vilka arbetsuppgifter ingår för den amerikanska controllern? Syfte: Syftet med studien är att försöka beskriva om den svenska controllern skiljer sig i jämförelse med den amerikanska controllern. Studien kommer även att försöka beskriva hur dagens amerikanska controller ser ut. Metod: Studien kommer att inhämta den primärdata genom en kvalitativ undersökning, från fem intervjuer och analysen av sex platsannonser, medan sekundärdata är hämtat från litteratur. Slutsatser: Den svenska controllern och den amerikanska controllern är mer jämlik än vad som beskrivs i litteraturen. Den mest påtagliga skillnaden är inom redovisningen. Den svenska controllern verkar vara mer involverad i den interna redovisningsprocessen, medan den amerikanska controllern arbetar mer med den externa redovisningen. Samtidigt visar studien att controllerns huvuduppgift är inom analys, tolkning och rapportering, och där har controllern ofta stora valmöjligheter att påverka sitt sätt att bedriva analysarbetet. Förslag till fortsatta studier: Det skulle vara intressant om en liknade studie genomfördes, för att på så sätt visa om studiens slutsatser samstämmer med vad en ny undersökning skulle få fram. Sedan kan det vara av intresse att genomföra en kvalitativ studie där controllern jämförs mellan länderna, där företagen är verksamma i samma bransch. 2

3 Förord Jag vill framföra min tacksamhet till alla personer som har varit av stor betydelse för uppsatsen. Först vill jag tacka Jennifer E. Corley, som har gjort det möjligt att komma i kontakt med företagen i USA. Därefter vill jag tacka de personer, som har ställt upp att intervjuas och tagit sin tid att träffa mig. Jag vill även tacka Christoffer Axelsson, som har ställt upp och varit en viktig person för uppsatsen. Slutligen vill jag tacka min handledare Peter Beusch. Göteborg, januari 2005 David Axelsson 3

4 Innehållsförteckning 1. Introduktion Bakgrund Problemdiskussion Problemställning Syfte Avgränsningar och förklaringar Studiens disposition Metod Tillvägagångssätt Typ av undersökning Kvalitativ och kvantitativ metod Datainsamling Urval Primärdata Sekundärdata Kritisk granskning av studiens metod Validitet Reliabilitet Teoretisk referensram Controllern kommer ursprungligen ifrån USA Beskrivning av den amerikanska controllern Beskrivning av den svenska controllern Affärscontrollern Controllerns nya arbetsområden Sammanfattning av de centrala delarna i referensramen Empiri Intervjuer - Den amerikanska controllern Platsannonser Den amerikanska controllern Intervjuer - Den svenska controllern Analys Den amerikanska controllern Den svenska controllern Jämförelsen mellan controllern i USA och Sverige Likheter mellan controllern Skillnader mellan controllern Slutsats Controllerrollen mer likställd mellan USA och Sverige Redovisningen skiljer sig åt mellan controllern i USA och Sverige Den amerikanska controllern Förslag till fortsatta studier Kommentarer kring studien Litteraturförteckning...43 Bilaga Bilaga Bilaga Figur Figur Figur Figur Figur Figur Figur Figur Figur Figur Figur

5 1. Introduktion I detta kapitel presenteras först bakgrunden kring studien och därefter problemdiskussionen som leder fram till två problemställningar. Slutligen presenteras syfte, avgränsningar samt studiens disposition. 1.1 Bakgrund I takt med att de amerikanska företagen började decentralisera verksamheten och att det blev allt vanligare att verksamheten började styras genom ett räntabilitetstänkande, uppstod en ny befattning inom de amerikanska företagen. Den nya befattningen var Controllern (Källström, 1990). Det dröjde inte länge innan det bildades en organisation för controllerbefattningen, och år 1931 så grundades Controllers Institut of America. Professionen bildades för att kunna öka statusen för controlleryrket genom att utarbeta vissa krav på utbildning och forskning. Dessutom utarbetade professionen en beskrivning kring den amerikanska controllerns arbetsuppgifter, där rapportering, analys och skattefrågor var några av de arbetsuppgifterna. Det dröjde ända till 1970-talet innan controllern hittade till de svenska företagen, och det var inte förrän under 1980-talet som controllern började etableras i Sverige på allvar. I samband med detta, började svenska studier genomföras för att försöka beskriva den svenska controllern. Under perioden ifrån mitten av 1980-talet till början av 1990-talet publicerades ett par studier kring controllern. Det var framförallt studier av Mattsson (1987), Olve (1990) och Källström (1990) som försökte beskriva området kring controllern och vilken roll befattningen hade i de svenska företagen. 1.2 Problemdiskussion I mitten av 1980-talet publicerade Mattsson (1987) en studie kring controllerrollen i svenska företag. Mattsson (1987) studerade hur controllerns arbetsuppgifter såg ut i tio storföretag verksamma i Sverige. Denna studie hade som syfte att öka kunskapen kring controllern som fanns i svenska företag. Studien kom fram till att den svenska controllern hade sin huvudinriktning inom ekonomistyrning. Av studiens resultat drog Mattsson (1987) även slutsatsen att den svenska controllern hade ett snävare arbetsområde jämfört med den amerikanska, vars huvudområde utöver ekonomistyrning även var inom redovisning samt olika administrativa uppgifter (Mattsson, 1987). Denna jämförelse mellan den svenska controllern respektive den amerikanska controllern skulle visa sig vara en beskrivning som skulle bestå i litteraturen. Nästan tjugo år senare gjordes en studie av Barkstedt och Ronnesjö (2001) vid Göteborgs universitet, vars syfte var att öka kunskapen om controllern i svenska företag. Det intressanta med studien var den slutsats som gjordes kring den svenska controllern. I motsatts till Mattssons (1987) studie, visade Barkstedt och Ronnesjö (2001) att en controller avsatte mer tid åt bokslut och redovisning. Samtidigt så framkom det i studien att den framtida controllern kommer att vara mera involverad i icke traditionella arbetsuppgifter, såsom att utveckla företagets informationsteknologi och informationssystem. Det har skett en del förändringar inom företagsvärlden under tidsperioden mellan de två studierna. Ökad globalisering, ökad konkurrens och snabbare omställningar är bara några 5

6 exempel på förändringar som har skett bland företagen. Effekterna har således även påverkat controllerrollen (Scapens, 2003). Enligt Lewandowski (2000) så har den nya teknologin i företagen förändrat controllerns arbetsområde. Controllern idag lägger ner mindre tid på att förbereda rapportering, och istället kan dagens controller lägga mer tid kring åt analyser och tolkningar av information. I takt med de förändringar som sker och har skett inom företagsvälden, så har den svenska controllern ändrat sina arbetsuppgifter. Internationellt sett så har även controllerns roll förändrats. Trots detta nämns fortfarande definitionen, den svenska controllern. Vidare så sägs i litteratur, att controllern i Sverige skiljer sig åt från den amerikanska controllern, exempelvis i senaste upplagan av Controllerhandboken (Samuelson, 2004), trots att det är snart tjugo år sedan jämförelsen gjordes. Detta leder fram till studiens följande två problemställningar: 1.3 Problemställning Har den svenska controllerns arbetsuppgifter blivit mer lik den amerikanska controllerns arbetsuppgifter? Vilka arbetsuppgifter ingår för den amerikanska controllern? 1.4 Syfte Uppsatsens syfte är att försöka beskriva om den svenska controllern har blivit mer lik den amerikanska controllern. Syftet är att kunna beskriva om en mera likställd roll har skett för controllerrollen mellan Sverige och USA än vad som beskrivs i litteraturen. Syftet är även att försöka beskriva vilka arbetsuppgifter som ingår för en amerikansk controller. 1.5 Avgränsningar och förklaringar Controllerrollen: Jag kommer enbart att studera controllerrollen utifrån deras arbetsuppgifter och deras ansvar inom respektive arbetsuppgift. Svensk controller: En svensk controller anses vara en controller som arbetar i ett företag, som bedriver sin verksamhet i Sverige. Amerikansk controller: En amerikansk controller anses vara en controller som arbetar i ett företag, som bedriver sin verksamhet i USA. Controllerns befattning: Jag kommer att studera controllern som har en befattning i organisationens stabsfunktion och orsaken till detta är att Mattsson (1987) beskrev att den svenska controllern ofta är inom stabsfunktionen. Därmed så är samtliga controllers som ingår i denna studie verksamma i företagets stabsfunktion. Teoretisk avgränsning: Jag avgränsar mig till att beskriva controllerns arbetsuppgifter utifrån de källor som används i referenskapitlet och dessa är då främst av Mattsson (1987), Källström (1990) och Olve (1990). Litteraturen är från mitten av 1980-talet och början av 1990-talet och beskriver skillnader mellan den svenska controllern och den amerikanska controllern. 6

7 Controllerhandboken (Samuelson, 2004) är en nyare publicerad svensk litteratur. I Uppsatsen kommer jag dock att visa att Samuelson (2004) i stor utsträckning refererar till äldre studier. Controllerbegreppet: I studien kommer svensk och engelsk litteratur att användas. I den engelska litteraturen används begreppet controller, management accountant, och chartered management accountant. I den svenska litteraturen används oftast enbart en benämning på de engelska begreppen, som är begreppet controller. Benämningen controller kommer jag att använda genomgående i uppsatsen, vilket betyder att jag har i ett par fall likställt de engelska begreppen med controller. 1.6 Studiens disposition Kapitel 2 - Metod Kapitlet presenterar först en överblick över studien, från studiens syfte till studiens slutsatser. Efterföljande del i kapitlet behandlar tillvägagångssättet vid insamlingen av data. Det avslutas med att kritiskt granska studiens metodval. Kapitel 3 Teori Kapitlet kommer inledningsvis att presentera den amerikanska controllern, och därefter mera ingående den svenska controllern och de studier som har behandlat området. Kapitel 4 - Empiri Kapitlet presenterar data som har samlats in under studien. Primärdata är från fem intervjuer samt information från sex annonser. Kapitel 5 - Analys Kapitlet är uppdelat i tre avsnitt och kommer att ge en analys kring problemområdet genom att analysera empirin mot den teoretiska referensramen. Kapitel 6 - Slutsats Kapitlet presenterar studiens slutsats, ger förslag till fortsatta studier samt kommentarer kring studien. 7

8 2. Metod Kapitlet börjar med en kortfattad beskrivning av studiens tillvägagångssätt, därefter följs av en mer ingående beskrivning av studiens metodval som avslutas med en kritisk granskning kring studiens metodval. 2.1 Tillvägagångssätt Syftet med studien är att försöka beskriva om den svenska controllern har blivit mer lik den amerikanska controllern, och om det skiljer sig i arbetsuppgifter mellan den amerikanska controllern och den svenska controllern som beskrivs i litteraturen. Syftet är även att försöka beskriva vilka arbetsuppgifter som ingår för den amerikanska controllern. För att uppnå detta syfte använder jag mig utav tre insamlingsmetoder nämligen: litteraturstudier, intervjuer och analyser av platsannonser. Litteraturstudierna inkluderar de artiklar samt böcker som har behandlat området controller och controllers arbetsuppgifter. De böcker som behandlar området är i stor utsträckning publicerade i slutet av 1980-talet och början av 1990-talet. Därför har det varit motiverat att göra en artikelsökning för att kunna få färskare information kring problemområdet. Litteraturstudierna har gett mig en god förståelse för problemområdet och för att senare kunna genomföra intervjuerna och analysen av platsannonserna. Intervjuerna genomförs med personer i företag från två olika länder. Respondenten i de svenska företagen har beskrivit den svenska controllerns arbetsuppgifter, medan respondenterna i USA har beskrivit den amerikanska controllerns arbetsuppgifter. En intervjuguide används vid intervjuerna, och den har varit en checklista över möjliga arbetsuppgifter för controllern och har sammanställts utifrån litteratur inom området. Att kunna träffa respondenterna personligen har varit viktigt då det har funnits goda förutsättningar för en djupare förståelse kring problemet, och samtidigt kunna anpassa sig utifrån rådande förhållanden. I studien kommer jag även att analysera platsannonser, som jag har samlat in i USA, och som beskriver den amerikanska controllerns arbetsuppgifter. För att sammanfatta ovanstående så kommer uppsatsen att vara en kvalitativ studie där insamlingen av primärdata är från två intervjuer i Sverige och tre intervjuer i USA samt analyser av sex platsannonser i USA. 2.2 Typ av undersökning Vilken typ av undersökning som kommer att genomföras kan oftast klassificeras utifrån hur stor kunskap man har för det valda problemområdet. Några av de vanligaste typerna av undersökningar är explorativa, deskriptiva och hypotesprövande undersökningar. Oftast förekommer studier där endast en av de nämnda undersökningstyper används, men de skall inte ses som separata (Bell, 2000). Patel och Davidson (2003) beskriver den explorativa undersökningen med att den innebär att inhämta så mycket kunskap som möjligt kring ett område där det finns luckor i den befintliga kunskapen. Den explorativa undersökningen har som syfte att belysa ett problemområde allsidigt, och för att den skall ligga till grund för vidare studier inom området. Oftast används flera olika tekniker för att samla in information. Finns en viss mängd kunskap inom problemområdet kommer undersökningen att vara deskriptiv. Den deskriptiva undersökningen 8

9 syftar till att beskriva förhållanden och ofta studeras ett begränsat antal aspekter mera detaljerat och grundligt inom ett område. Vid den deskriptiva undersökningen används endast en teknik för att samla in information. Är kunskapen mer omfattande och har teorier utvecklats inom problemområdet kan typen av undersökning klassificeras som hypotesprövande. En hypotesprövande undersökning gör antaganden utifrån befintlig teori, det vill säga sätter upp hypoteser för att på så sätt studera verkligheten. Undersökningen använder oftast en teknik som samlar in så exakt information som möjligt (Patel och Davidson, 2003). Min studie kommer att vara av den deskriptiva undersökningsvarianten. Detta genom att jag har begränsat min undersökning och på så sätt kommer att beskriva området mera detaljerat. Begränsningen för studien är att enbart studera controllerrollen och studera controllerrollens arbetsuppgifter i organisationen. Studien kan vidare anses ha en explorativ karaktär, då mitt problemområde har uppstått då det finns vissa luckor i den befintliga litteraturen kring jämförelsen mellan den svenska controllern och den amerikanska controllern. 2.3 Kvalitativ och kvantitativ metod För att kunna beskriva problemområdet används huvudsakligen två metoder, den kvalitativa och den kvantitativa. Holme och Solvang (1997) menar att det är viktigt att välja den metod som passar bäst utifrån studiens problemställning. De påpekar dock också att det är svårt att ge en uttömmande översikt av metodernas starka respektive svaga sidor och menar på att forskaren förstår vilka möjligheter och begränsningar de rymmer efter det att de har tagits i bruk. Den kvalitativa metoden används när forskaren strävar efter att skapa en förståelse och se sammanhanget kring problemområdet. Det som är utmärkande med den kvalitativa metoden är att den formas utifrån forskarens egna tolkningar och funderingar i form av exempelvis kvalitativa intervjuer och tolkningar av textmaterial (Patel och Davidson, 2003). Den kvantitativa metoden är en styrka när ett större urval skall undersökas. Genom enkäter med fasta svarsalternativ kan forskaren på enklare sätt göra statistiska analyser kring problemområdet och på så sätt skaffa sig generella svar kring problemområdet jämfört med den kvalitativa metoden (Holme och Solvang, 1997). För min studie så skulle det givetvis var ett bra alternativ att kunna använda sig utav den kvantitativa undersökningsmetoden, för att på så sätt kunna göra en bättre generalisering vid ett större urval. Anledning till att den kvantitativa metoden inte har utförts i min studie är tillgång till respondenter som har varit begränsat. Bell (2000) säger att målet med den kvalitativa metoden snarare är att kunna nå en insikt kring problemområdet än en statisk analys. Valet att använda en kvalitativ studie motiverar jag genom att jag har ett syfte där jag vill få en bättre insikt och förståelse kring controllerns arbetsuppgifter, och på så sätt försöka se sammanhanget kring mitt problemområde. Den kvalitativa metoden påpekar Holme och Solvang (1997) tillämpar sig då ett flexibelt tillvägagångssätt vid informationsinsamlingen behövs, och det är oftast ostrukturerade observationer utan några fasta frågor. Den kvalitativa insamlingstekniken har varit att föredra i framförallt USA för att kunna vara flexibel och anpassningsbar och för att på så sätt kunna omformulera frågor som har kunnat misstolkas och som möjligen inte hade svarat mot studiens syfte. 9

10 2.4 Datainsamling Det finns huvudsakligen två typer av data, primärdata och sekundärdata. Sekundära källor är data som tidigare har samlats in och bearbetats, medan primära källor är den data som samlas in under studiens arbetsgång (Booth, 2004). Detta avsnitt kommer att behandla tillvägagångssättet för insamlingen av de sekundära samt primära källor som har använts i studien Urval Enligt Holme och Solvang (1997) påverkar studiens syfte hur urvalet kommer att se ut. Om syftet är att kunna förklara något om populationen måste urvalet av respondenter vara representativa för denna population. Av denna anledning har följande kriterium prioriterats för undersökningen: Syftet med studien har varit att beskriva controllerns arbetsuppgifter i företaget. Därför har kravet varit att respondenterna skall ha en god insikt hur controllern arbetar i företaget. En av de mest centrala sekundära källorna till denna studie är Mattssons (1987) studie. I den påpekade han, att det är viktigt att studera controllern på samma organisationsnivå inom företaget, för att göra jämförelsen av controllerns arbetsuppgifter. Mattsson (1987) menade att övervägande del av den svenska controllern hade befattningen inom stabsfunktionen. Därför kommer denna studie att studera controller inom stabsfunktionen. Antalet intervjuer för studien blev sammanlagt fem stycken och respondenterna uppfyllde de krav, som jag ställde upp. De två intervjuerna i Sverige var med respondenter från företagen Castellum AB samt Volvo Articulated Haulers AB. Båda företagens representanter hade befattningen controllers. De tre företagen i USA var Amsouth Tower, O2Works samt Paymentech. Det visade sig vara svårt att kunna få tillstånd en intervju med företagets controller i de amerikanska företagen. En anledning som nämndes var att det är vanligt att företagets chef tar hand om de externa parterna, som exempelvis att göra intervjuer. De tre amerikanska respondenterna hade befattningen som Chief Executive Officer, Senior Partner och Chief Financial Officer. En Chief Executive Officer och en Senior Partner kan likställas med en svensk VD i ett svenskt företag, medan en Chief Financial Officer är mer som en vvd i ett svenskt företag. Samtliga av de amerikanska respondenterna har befattningen i organisationen där controllern är underställd, vilket gjorde det möjligt att de kunde ge en beskrivning av controllerns arbetsuppgifter. En närmare beskrivning av de fem respondenterna ges i Bilaga 1. Valet att studera platsannonser för rekryteringen av controllers och arbetsuppgifterna har varit motiverat för att kunna komplettera det relativt låga antalet intervjutillfällen. Dessutom gjordes en liknande insamling av data i Mattssons (1987) studie, då annonser kring den svenska controllern samlandes in. Insamlingen av annonser har gjorts genom rekryteringsföretaget Atkearney i USA och det har varit Atkearneys Vice President som har hjälpt till i insamlingsprocessen av platsannonserna. Urvalet för att välja ut platsannonser har skett den 22 december Det blev sex platsannonser som samlades in för att på så sätt bli en del av studiens primärdata. Platsannonserna har översats och presenteras i en kortfattad version av den amerikanska controllerns arbetsuppgifter i empirin. Originalet av platsannonserna finns i Bilaga 3. Det skall tilläggas att valet av företag i USA har skett med hjälp av en person i USA som har gjort det möjligt att komma i kontakt med respektive 10

11 organisation och på så sätt gjort det möjligt att genomföra studien. Samtliga respondenter samt Atkearneys Vice President presenteras i Bilaga Primärdata Primärdata är information som forskaren själv samlar in under studiens arbetsgång. Insamlingen av data vid den kvalitativa metoden kan ske genom intervjuer eller tolkningar av textmaterial (Patel och Davidson, 2003). De två tillvägagångssätten som har valts för att samla in primärdata är genom halvstrukturerade intervjuer och genom analys av platsannonser. Intervjuerna har utförts både i Sverige och i USA medan bearbetning av annonser enbart har skett i USA. Motiveringen till detta har varit utifrån min kännedom av den amerikanska controllern, som har varit mindre jämfört med den svenska controllern. Därmed så har det låga antalet intervjuer kunnat kompletteras med platsannonser som har kunnat ge en mer komplett beskrivning kring den amerikanska controllern. Att bara utföra två intervjuer i Sverige är givetvis minimalt till antalet, men då det har gjorts studier tidigare av den svenska controllern, så har jag använt mig av senare studier. Jag beskriver de svenska studierna som har behandlat den svenska controllern och vilka studier jag kommer att använda i min studie i nästa avsnitt. Den första kontakten med respektive respondent skedde via telefon där det klargjordes att personen kunde ställa upp på en intervju. Samtidigt säkerställdes att personen motsvarade de två uppsatta kriterierna för studiens urval. Innan varje intervju skickades en kortare presentation om studien till varje respondent. Syftet var att kunna utnyttja intervjutiden på ett bättre sätt då respondenten hade en begränsad tid avsatt för intervjun. Vid en kvalitativ intervju kan intervjuguiden utformas med öppna frågor kring ett område och det är upp till intervjuaren att knyta an till frågorna under intervjun för att belysa studiens syfte. Den kvalitativa intervjun har oftast en viss standardisering, men att intervjuaren låter respondenten svara med egna ord (Patel och Davidson, 2003). Detta motiverar valet att använda intervjuguide för att på så sätt kunna beröra områden som kan svara mot studiens syfte. Respondenterna har utifrån deras situation fått friheten att utförligt med egna ord beskriva controllerns arbetsuppgifter. Intervjuguiden kan beskrivas som en checklista och har varit till för att kunna hålla en bra diskussion med respektive respondent. Intervjuguiden har sammanställts kring de områden som har definierats som möjliga arbetsuppgifter för controllern utifrån använd litteratur, där Mattssons (1987) studie och intervjuguide är en av de använda litteraturerna som ligger till grund för min intervjuguide. Hela intervjuguiden återfinns som Bilaga 2. Den empiriska sammanställningen av intervjuerna följer inte intervjuguiden, då intervjuerna har varit ostrukturerade. Jag har försökt hålla en bra dialog med respondenten utan att fokusera i vilken ordning vissa områden har tagits upp vid intervjun. Däremot har jag sammanställt det empiriska materialet med att rubriksätta varje arbetsuppgift. Att använda ljudbandspelare vid kvalitativa studier kräver intervjupersonens tillstånd och det är viktigt att respektera om personen inte vill tala inför en ljudbandspelare då personen kan känna sig illa till mods. Fördelen med att spela in intervjun är att kunna registrera den exakt och på så sätt har man möjligheten att lyssna på intervjun igen om några oklarheter skulle uppstå (Patel och Davidson, 2003). Ovanstående har beaktats, och vid de tillfällen som intervjupersonen har accepterat användning av ljudbandspelare så har intervjun spelats in. Vid två tillfällen har ljudbandspelare inte använts, se vidare avsnittet Reliabilitet. Vid samtliga intervjutillfällen har anteckningar förts kring den beskrivning som respondenten har givit. 11

12 Insamlingen utav den andra primärkällan har varit genom platsannonser, där företag rekryterade en controller och detta gällde den amerikanska controllern. Som nämnts tidigare, har inhämtningen av platsannonser enbart genomförts i USA. Första kontakten togs med rekryteringsföretaget Atkearney i USA, och var för att få tillstånd att skaffa nödvändig information. Rekryteringsföretaget Atkearney bedriver sin verksamhet i Dallas Texas USA, men det visade sig att de rekryterade över större delen av USA. Detta gjorde det möjligt att få företag representerat från ett par städer i USA. Företagen är representerade från bland annat Dallas, Chicago, och Washington DC. Insamlingen skedde genom att matcha de uppsatta kriterierna, för den typ av controller, vilken jag hade som syfte att studera. Det var Atkearneys Vice President som hjälpte till att införskaffa materialet, som sedan blev en del av studiens empiri Sekundärdata Sekundärdata är information som tidigare har samlats in i andra syften och sedan har dokumenterats (Booth, 2004). Den sekundära informationsinhämtningen har varit av betydelse för att kunna genomföra studien. Inledningsvis har en litteratursökning gjorts för att på så sätt öka förståelsen kring problemområdet. Den teoretiska bakgrunden är hämtad från litteratur vilken behandlar controllerrollen och är hämtad från Göteborgs universitetsbibliotek. Artikelsökningen har skett främst med hjälp av Göteborgs universitetsbiblioteks databas och Business Source Premier. Följande sökord har använts: Controller, controlling, changing, management accounting, management accountant, managerial accounting. Den teoretiska referensramen består utav två kategorier av källor beroende på när studierna är genomförda och publicerade. Den ena kategorin är studier som har studerat controllern under ett tidigare tidsperspektiv, det vill säga under perioden från mitten av 1980-talet och början av 1990-talet. Källorna är Mattsson (1987), Källström (1990) och Olve (1990). Studierna av nämnda författare behandlar den svenska controllern, och beskriver vilka arbetsuppgifter som den svenska controllern har i de svenska företagen. Mattsson (1987), Källström (1990) och Olve (1990) gör slutsatserna att det finns vissa skillnader i arbetsuppgifter mellan en svensk controller och en amerikansk controller. Det skall tilläggas att ingen av de nämnda studierna har samlat in primärdata av den amerikanska controllern, utan har utgått från bland annat en beskrivning som organisationen Financial Executives Institute har utarbetat för den amerikanska controllerns arbetsuppgifter. Den andra kategorin är studier som är publicerade under de senaste fyra-fem åren, och som har studerat controllern. En av studierna är av Barkstedt och Ronnesjö (2001). Studien har haft som syfte att öka kunskapen om controllern i de svenska företagen. Barkstedt och Ronnesjö (2001) kommer att vara en källa som används i min uppsats som komplement till att beskriva den svenska controllerns arbetsuppgifter, då studien genomfördes för bara några år sedan. Jag har vidare använt mig av studier av Siegel (1999) och Scapens (2003). Siegel (1999) studerar den amerikanska controllern medan Scapens (2003) har studerat controllern i UK. Syftet med att använda de två studierna, är att vidga beskrivningen av en controllerns arbetsuppgifter utifrån ett annat perspektiv och därigenom få en ännu större förståelse för controllerrollen som den beskrivs i teorin. 12

13 2.5 Kritisk granskning av studiens metod Vid undersökningar finns det alltid kritiska aspekter som kan påverka studiens tillförlitlighet. Följande avsnitt kommer att redogöra kring studiens kvalitet i form av validitet och reliabilitet Validitet Validitet kring en studie definieras som förmågan att mäta det som är avsett att mätas. Vid den kvalitativa undersökningen är inte validiteten det centrala, då syftet med kvalitativa studier är att skapa en bättre förståelse kring vissa detaljerade områden. Däremot är det svårare att få validitet kring den kvalitativa studien då intervjuarens medverkan i intervjun kan påverka respondenten och därmed intervjuns resultat. Sedan är den kvalitativa studien öppen för forskarens egna tolkningar och bedömningar, vilka kan påverka studiens giltighet (Bell, 2000). Det är viktigt att vara medveten att jag som intervjuare kan påverka resultatet. Jag har försökt att inte påverka respondenten i deras beskrivning av problemområdet genom att bland annat låta personen tala till punkt och inte stressa respondenten till olika svar. Intervjuguiden har varit viktig att använda, som en checklista över de områden som jag har haft för avsikt att få svar på. Intervjuguiden har varit av betydelse för studiens validitet, då jag ville genomföra så likartade intervjuer som möjligt med respondenterna. Att det låga urvalet av respondenter för studien inte kan ses som representativt för hela populationen påverkar givetvis validiteten negativt. Naturligtvis hade den kvantitativa metoden varit att föredra om ett större urval hade varit att tillgå i framförallt USA. Genom detta hade validiteten av beskrivningen av den amerikanska controllern ökats. Därför har det varit motiverat att även analysera platsannonser utifrån beskrivningen av den amerikanska controllerns arbetsuppgifter för att komplettera det låga urvalet. Det bör nämnas att de använda källorna i referenskapitlet är studier som har studerat controllerns arbetsuppgifter, vilket även min studie kommer att göra. Mattssons (1987) studie har både varit en kvalitativ och en kvantitativ studie. Den kvantitativa undersökningen har studerat controllern i tio koncerner i Sverige, och har använt sig av ett 20-tal olika huvuduppgifter och delfunktioner som omfattade ekonomifunktionens områden. Medan den kvalitativa undersökningen har varit att analysera platsannonser som beskriver den svenska controllerns arbetsuppgifter. Barkstedts och Ronnesjös (2001) studie har genomfört sin studie på ett liknande sätt som Mattssons (1987) kvantitativa studie frånsett att de har studerat controllern i tio företag verksamma i Sverige. Min studie kommer att studera två controllers i Sverige. Barkstedts och Ronnesjös (2001) studie kommer att vara ett komplement till min studie i analysen av den svenska controllern, då studien genomfördes relativt nyligen, nämligen år Reliabilitet Reliabiliteten bestäms av hur mätningarna utförs under studien och av hur noggrant bearbetningen av informationen sker (Holme och Solvang, 1997). Patel och Davidson (2003) beskriver hög tillförlitlighet med hur väl instrumentet motstår slumpvariationer. En låg tillförlitlighet betyder att resultatet av studien varierar kraftigt mellan olika undersökningstillfällen som studerar samma objekt. 13

14 Att enbart en intervjuare har utfört intervjuerna kan givetvis äventyra studiens reliabilitet. För att öka tillförlitligheten kring insamlingen av data har bandinspelning komplimenterat anteckningarna vid intervjutillfället. Detta gör det möjligt att kontrollera om jag som intervjuare har missat värdefull information från respondenten. Det skall tilläggas att vid två tillfällen har inte bandinspelning använts och tillförlitligheten har därmed varit lägre jämfört med övriga intervjuer i detta avseende. Både telefon och har använts efter intervjutillfället för att på så sätt kunna klargöra vissa oklarheter, vilket framförallt har varit motiverat efter de två icke bandade intervjuerna. Detta har kunnat öka reliabiliteten genom att jag har försökt minimera de felaktigheter och missförstånd som har uppstått under intervjun. Ökad reliabilitet innebär att vid en liknade undersökning och med samma respondenter så skall beskrivningen av controllerns arbetsuppgifter vara inom samma områden som jag har kommit fram till i min studie. I samband med de tre intervjuerna i USA och analyserna av platsannonserna så kan det finnas större problem att uppnå hög reliabilitet i USA jämfört med insamlingen av primärdata i Sverige. Detta med anledning av engelskan, då det finns en större risk för feltolkningar och missuppfattningar under insamling av primärdata i USA, vilket givetvis skall beaktas och kan påverka reliabiliteten negativt. Vid den kvalitativa intervjutekniken måste intervjuareffekten beaktas. Med intervjuareffekten menas att intervjuaren uppträder på ett sådant sätt att det skulle påverka respondenten och att svaren då avviker från det sanna värdet (Kvale, 1996). För att minimera risken för intervjuareffekten har jag försökt att förbereda mig inför intervjuerna på ett så bra sätt som möjligt och inte påverka respondenten i olika avseenden. Kvale (1996) menar att intervjuaren kan vara uppmärksam på den röda signalen ( the red lights ) och menar att det är viktigt att kunna avläsa respondenten genom olika signaler som han/hon ger till intervjuaren. Jag har för att inte påverka respondenten negativt försökt att läsa av om respondenten behöver mer tid för att beskriva ett visst arbetsområde, och om inte, så har jag gått vidare med följdfrågor eller vidare diskussion kring ett nytt område. Patel och Davidson (2003) menar att en förberedd intervjuare minskar risken för intervjuareffekten. Därför har jag bland annat studerat den intervjuteknik som presenteras i Kvale (1996) InterViews-An Introduction to Qualitative Research Interviewing, för att på så sätt vara bättre förberedd. Bland annat är det viktigt att intervjuaren är påläst om respondenten, det aktuella företaget och att inte ställa för komplicerade frågor så att det blir onödiga missförstånd under intervjun. Det är också viktigt att kunna uppfatta hur respondenten svarar på intervjuarens frågor, för att på så sätt kunna analysera hur känsligt eller viktigt området är för respondenten (Kvale, 1996). Detta är några av de intervjutekniker som jag har beaktat innan och under intervjun. Att vara påläst om respondenten och företaget är viktigt av den anledning att det visar på att vara förberedd och ger bättre möjligheter att föra en bättre dialog med respondenten. Att kunna avläsa hur respondenten svarar på frågorna, är viktigt för att kunna veta om följdfrågor skall ges eller om jag skall introducera ett annat område. Som tidigare påpekats så har det låga urvalet påverkat generaliserbarheten av studiens resultat. Både Mattsson (1987) och Barkstedt och Ronnesjö (2001) har genomfört en kvantitativ studie, och har därmed använt sig av ett större urval som ökar generaliserbarheten för deras studier jämfört med min. Det skall tilläggas att under arbetets gång har en respondent fallit bort i USA, vilket givetvis har varit olyckligt. 14

15 3. Teoretisk referensram I det här kapitlet presenteras den teoretiska referensramen som i huvudsak behandlar controllerns arbetsområden. Först beskrivs controllerns ursprung och därefter definieras den amerikanska controllerns arbetsuppgifter. Sedan kommer den svenska controllern att behandlas och framförallt studier av Mattsson (1987) och Olve (1990). Avslutningsvis beskrivs controllerns nya arbetsområden, och en sammanfattning av centrala delar från referenskapitlet. 3.1 Controllern kommer ursprungligen ifrån USA Någon gång i början av 1930-talet började fler och fler företag i USA att decentralisera sin verksamhet och det blev allt vanligare att den började styras genom ett räntabilitetstänkande. Utifrån den nya organisationsstrukturen och ett annat sätt att styra verksamheten på föddes en ny befattning inom de amerikanska företagen, nämligen controllern. Det var viktigt för företagsledningen att ha en person som kunde tala om, om något gick snett och i bästa fall kunna varna innan problemet uppstod i verksamheten. Arbetsuppgiften för denna syssla ansågs vara controllerns (Källström, 1990). Mattsson (1987) menade att det ursprungligen var en redovisningschef (Chief Accountant) som omskolades till att ta befattningen som controller i de amerikanska företagen. Det dröjde inte länge innan det bildades en organisation för controllerbefattningen och år 1931 grundades Controllers Institut of America. Organisationen blev den första professionen i USA för controllern och gav befattningen både högre status och bättre förutsättningar för att controllerrollen skulle utvecklas i en positiv riktning (Källström, 1990). För att utveckla controllerbefattningen så ställer professionen krav på exempelvis utbildning och den forskning som bedrivs inom de arbetsområden som controllern verkar inom. Det som kan tilläggas är att Controllers Institut of America bytte namn till Financial Executives Institute och detta skedde i början av 1960-talet. En anledning till detta var bland annat att professionen inte bara representerade controllern utan även finanschefen inom företaget (Mattsson, 1987). Som har påpekats förut så har professionen Financial Executives Institute satt krav på utbildningen för controllern i USA och målet har varit att kunna höja standarden på befattningen. Detta gjordes bland annat genom att utarbeta och ge ut en beskrivning för den amerikanska controllerns arbetsområden (Mattsson, 1987). 3.2 Beskrivning av den amerikanska controllern Definitionen kring den amerikanska controllerns arbetsuppgifter finns beskrivet i både Mattsson (1987) och Källström (1990) och det är den som Financial Executives Institute utarbetade. Enligt denna definition så är den amerikanska controllerns arbetsuppgifter följande: 15

16 Planering och styrning: Att som en del av managementfunktionen upprätta, samordna och administrera ett lämpligt program för styrning av verksamheten. Ett sådant program trodde innefatta resultatplanering, investeringsprogram, planer för hur investeringarna skall finansieras, försäljningsprognoser, utgifts- och kostnadsbudgetar, standardkostnadsberäkningar etc. samt också de åtgärder som är nödvändiga för att genomföra detta program. Rapportering och tolkning: Att jämföra det verkliga utfallet av verksamheten med verksamhetsplaner, budgetar, standardkostnadsberäkningar etc. samt också de åtgärder som är nödvändiga för att genomföra detta program. Utvärdering och rådgivning: Att utvärdera giltigheten (validiteten) i företagets mål, ändamålsenligheten i policies, organisationsstrukturen och medlen för att uppnå målen (mål-medel-analys) samt rapportera resultat av denna utvärdering. Detta innefattar också rådgivning och diskussioner med all de beslutsfattande som ansvarar för olika policyfrågor och aktiviteter. Rapportering till myndigheter samt administrering av skattefrågor: Att rapportera till offentliga myndigheter, att övervaka och administrera företagets skattefrågor. Samhällsekonomiska bedömningar: Att uttyda och rapportera hur företaget påverkas av utvecklingen i dess omgivning. Detta innefattar en kontinuerlig studie av den samhällsekonomiska och sociala utvecklingen samt av utveckling inom det offentliga området. Skyddande av företagets tillgångar: Att tillförsäkra att företagets tillgångar är väl skyddade. Detta innefattar etablering och underhåll av en ändamålsenlig intern kontroll och internrevision, samt även ansvaret för att tillgångarna är ordentligt försäkrade. (Figur 1. Källa: Källström, 1990, s.93) Ovanstående beskrivning har använts i studien av Mattsson (1987) som undersökte var controllern i svenska företag var i förhållande till den amerikanska controllern. I Mattssons (1987) studie har den svenska controllern studerats och resultatet har jämförts med beskrivningen, som utarbetades av Financial Executives Institute kring den amerikanska controllern. På så sätt kunde Mattsson (1987) se olikheterna mellan arbetsuppgifterna mellan de båda controllers. Mattsson (1987) myntade sedan uttrycket den svenska controllern av anledning av de skillnaderna som fanns mellan den svenska controllern och den amerikanska controllern. Definitionen den svenska controllern kan fortfarande läsas i Controllerhandboken (Samuelson, 2004). 3.3 Beskrivning av den svenska controllern Följande går att läsa på sidan 53 i Controller (Mattsson, 1987): Den svenska controllerns huvuduppgifter är ekonomistyrning. Detta gäller även om controllern, i det enskilda fallet, kan ha ansvar för även andra arbetsuppgifter och funktioner. Mattsson (1987) påpekar att det kan skilja på controllerns arbetsuppgifter med hänsyn till controllerns befattning på olika nivåer inom organisationen, men menar att den svenska controllern oftast är inom stabsfunktionen. Sammantaget gav Mattssons (1987) studie en beskrivning av den svenska controllerns arbetsprofil enligt följande: 16

17 Den svenska controllern Medverkar i strategiska, långsiktiga arbeten Arbetar huvudsakligen med budgetering, rapportering och ekonomiska analyser av skilda slag Har ansvar för det ekonomiska styrsystemet Arbetar i vissa fall med bokslut och redovisning Arbetar inte med: Försäkringar Internrevision Finansieringsfrågor ADB, med undantag för ekonomirutiner (Figur 2. Källa: Mattsson, 1987) Som har nämnts så beskriver Mattsson (1987) att den svenska controllerns huvudsakliga arbetsuppgifter är inom ekonomistyrning. Det vill säga att bland annat medverka till bättre lönsamhet och starkare finansiell ställning inom organisationen. Detta genom att påverka beslutfattande och beteendet hos de anställda inom den enhet som controllern arbetar inom. Enligt Källström (1990) så definieras ekonomistyrning som styrning mot ekonomiska mål, där budget, redovisning och kalkyler är några av de vanligaste arbetsredskapen inom ekonomistyrning. I Mattssons (1987) studie framgår att den svenska controllern oftast inte arbetar med företagets deklarationer och skattefrågor, än mindre är den svenska controllern involverad att arbeta med företagets försäkringar. Det som vidare framgår av beskrivningen av Mattsson (1987) kring den svenska controllerns arbetsuppgifter är att företagets interna redovisning inte ingår för controllern. Källström (1990) å andra sidan tar upp arbetsområdet internrevision och hur det har förts en diskussion både i Sverige och USA om det skall ligga inom controllerns arbetsfält. Han menar att internrevisionen har som uppgift att granska redovisningen, men även de rutiner och aktiviteter som finns inom organisationen. Källström påpekar att om controllern ansvarar för den interna redovisningen och ibland även för den externa redovisningen, så bör inte controllern vara ansvarig för internrevisionen. I Uppdrag Styreffekt Om controllern och ekonomistyrningsprocessen refererar Källström (1990, s.111) till en studie av Bergh som konstaterar att controllerns roll i företaget är att stödja ledningen för att styra verksamheten så effektivt som möjligt medan internrevisionens uppgift är att granska och utvärdera effektiviteten i organisationens regel- och styrsystem, det vill säga att internrevisionen bland annat skall granska och utvärdera aktiviteterna som controllern ansvarar för. Genom den ovannämnda beskrivningen så kan det konstateras att internrevisionen kommer att bli lidande om controllern är chef för internrevisionen. Mattssons (1987) menar att de amerikanska företagen i allt större utsträckning börjar stärka sina interna revisionsavdelningar. Detta befriar därmed controllern för att ansvara för företagets internrevision, vilket Mattsson (1987) menar att situationen är i de svenska företagen, det vill säga att den svenska controllern inte arbetar med den interna redovisningen. 17

18 I Olve (1990) beskrivs skillnaderna mellan den amerikanska controllern och den svenska controllern enligt följande: Amerikansk controller ansvar för bokslut och redovisning (och ibland redovisningssystem) + ansvar för strategifrågor och affärer = Svensk controller (Figur 3. Källa: Olve, 1990) Som framgår av figuren har ansvaret för den svenska controllern minskat för att arbeta med bokslut och redovisning samt i vissa fall även för att upprätta och utveckla redovisningssystemet. Samtidigt menar Olve (1990) att ansvaret för strategifrågor och för företagets externa affärer har ökat för den svenska controllern jämfört med den amerikanska controllern. När det gäller arbetsuppgifter för budgetering, rapportering och ekonomiska analyser ingår dessa för båda. Med anledning av det amerikanska begreppet controller som används bland svenska företag, så har detta ofta medfört en missuppfattning kring controllerns inriktning inom de svenska företagen. Det har oftast blivit en överbetoning av kontroll. Därmed uppfattas det som att controllern är en kontrollant och därmed nära till revisorn (Mattsson, 1987). En controller i USA motsvarar mera arbetsområden som för en traditionell svensk ekonomichef, som oftast har ett ansvar även för finansieringsuppgifter. Den amerikanska controllern, menar Mattsson (1987), arbetar med ekonomistyrning, redovisning, samt även administrativa arbetsuppgifter inom ekonomidelen i organisationen. Skillnaden mellan en ekonomichef och controllern är enligt Källström (1993) att ekonomichefen svarar för produktionen av rapporter, kalkyler samt den bearbetning och registrering som krävs för detta. Medan controllern ansvarar för rapportmottagning, analys och agerande i form av att få ut rätt data och förmedla ut informationen i organisationen. Det är viktigt att controllern kan påverka utformningen på det sätt som rapporteringen sker på, för att kunna analysera och på enklaste sätt få ut informationen som är behövlig. Controllerns ansvar är att se till att rätt informationsanvändare får rätt information och använder den på rätt sätt. (Källström, 1993, s.30). I Uppdrag Styreffekt Om controllern och ekonomistyrningsprocessen refererar Källström (1990, s.94) till Sathe som menar att de två viktigaste ansvarsområdena för controllern är att hjälpa till i den affärsmässiga beslutsprocessen och att controllern skall kunna försäkra att den ekonomiska rapporteringen i organisationen är korrekt samt att controllerverksamheten är anpassad till verksamheten (Källström, 1990). 3.4 Affärscontrollern Att det skulle behövas en roll i företaget som verkar mera för företagets affärer är något som Olve (1990) nämner och som även tas upp i Samuelson (2004). Beskrivningen är att en affärscontroller definieras som rollen att hjälpa företagsledningen att formulera mål och framtidsorienterade planer, använda siffrorna vid analyser och kunna informera övriga i verksamheten kring olika beslut. 18

19 Beskrivningen kring affärscontrollern skall ses i relation till den andra controllerrollern som Olve (1990) beskriver och som även den återges i Samuelson (2004). Det är redovisningscontrollern som arbetar med den formella redovisningen för verksamheten och även den löpande ekonomiska rapporteringen. Olve (1990) menar att uppdelningen som görs mellan affärscontrollern och redovisningscontrollern är för att belysa controllerns syfte i organisationen. Antingen är controllern mera mot redovisningen eller som ett stöd i analyser och framåtriktning inom organisationen. Olve (1990) ifrågasätter om det är rimligt att ens kalla en redovisningscontroller för just en controller. En redovisningscontroller liknar mest en traditionell ekonomiansvarig och arbetsuppgiften är att ta fram den formaliserade ekonomiinformationen för att tillgodose därvid både externa och interna behov. Medan en affärscontroller skall kunna tolka, analysera, och medverka till att kunna påverka organisationens medarbetare genom att förmedla information kring verksamheten. Vidare menar Olve (1990) att affärscontrollern i framtiden kan komma att utvecklas längre bort från de traditionella ekonomuppgifter då affärscontrollern i allt större utsträckning kommer att hantera information från andra håll än från företagets ekonomisystem, det vill säga olika typer av företags- och omvärldsanalyser. Genom att redovisningssystemen blir allt mer moderna har det blivit andra förutsättningar för ekonomen än vad som var möjligt förr. I takt med att fler företag inför decentraliseringar har det blivit nödvändigt att styrinformationen inte bara är traditionella bokslutsdata. Därför kommer framtidens ekonom att behöva lära sig att hantera affärsrelevant information, även om informationen inte skulle vara exakt eller precis. Detta betyder att den information som är om framtiden, som inte alltid är förutsägbar, men likväl information som företag måste beakta. Nedanstående figur beskriver ekonomen och hur rollen håller på att ändras från att befinna sig i rutan nere till vänster för att i framtiden behöva ta på sig rollen som kräver arbetsuppgifter i de tre yttre hörnen. Därför är det önskvärt att ekonomen i större utsträckning skall kunna analysera information, som informationssystem samlar upp kring verksamheten och att kunna påverka andra i företaget genom de analyser som tas fram. Beskrivningen kring den framtida ekonomen kan beskrivas, som den affärscontroller, som har definierats tidigare (Olve, 1990). Affärsrelevant information Affärsrådgivning Early warning Omvärldsanalyser Analys av t ex förvärv Nyckeltalsjämnförelse Katalysator för att åtgärder vidtas Samtalspartner/ifrågasätta antaganden Bevaka och utreda avvikelser Konsoliderade lönsamhetsbedömning Traditionell värdering av lönsamhet Tydliggöra strategier Utforma måltal och rapporter Utbilda i ekonomi Redovisnings information Analysera och påverka (Figur 4. Källa: Olve, 1990) 19