Förstudie - Utveckling av bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6

Transkript

1 ÄLDREFÖRVALTNINGEN Carl-Johan Swärd (4) Dnr 143/2011 Äldrenämnden Förstudie - Utveckling av bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6 Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 1 november Sammanställning Förstudie, bilaga 1 Idéskiss/ritning, bilaga 2 Äldrenämndens beslut om återremiss, 119, dnr 134/2011. Sammanfattning Äldreförvaltningen har i en förstudie utrett möjligheterna att utveckla bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6 för att skapa en attraktiv mötesplats för äldre där det också finns möjlighet att servera måltider. I ärendet föreslås att äldrenämnden beslutar att gå vidare till programfasen för att utreda de verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenserna ytterligare. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner förstudien. 2. Äldrenämnden begär att kommunstyrelsen beslutar att 1,5 mnkr för genomförande av programfasen förs över från investeringsposten Tillagningskök hos äldrenämnden. 3. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen. Birgitta Fahlgren-Sylvén Förvaltningschef SBG1001, v1.2, Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON TELEFAX aldrenamnden@sundbyberg.se

2 Dnr 143/ (4) Inledning I augusti 2011 beslutade äldrenämnden om ärendet Idéfas och förstudie - Kök och mat i äldreomsorg i Sundbybergs stad, 88. Eftersom ärendet återremitterades från kommunstyrelsen (och även senare i äldrenämnden) så har ärendet delats upp i två beslutsärenden och ett informationsärende. Det sistnämnda behandlar måltidsproduktionen i de två befintliga tillagningskök som finns på Lötsjögården. Följande tre ärenden tas upp på äldrenämnden i november: 1. Förstudie Utveckling av bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6 (beslut). 2. Idéfas Matservering på träffpunkten i Lilla Alby (beslut). 3. Aktuellt och pågående utvecklingsarbete när det gäller mat och kök vid Lötsjögården (information). I detta ärende behandlas utveckling av bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6. Bakgrund I Socialstyrelsen nationella brukarundersökning 2010 fick Sundbyberg låga betyg när det gäller mat och måltider. Flera åtgärder har genomförts och ytterligare åtgärder pågår för att förbättra situationen, bl.a. finns numera en heltidsanställd dietist som arbetar med kostfrågorna. En utgångspunkt är att äldre i Sundbyberg ska ha rätt till näringsriktig, vällagad och god mat som serveras i en trivsam och lugn miljö så att måltidsupplevelsen blir positiv och ger en social och avkopplande stund. Nuläge På bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6 finns idag många olika verksamheter. Förutom en träffpunkt för äldre finns daglig verksamhet för personer inom LSS målgrupper (drivs av individ- och omsorgsförvaltningen), frivilligverksamhet för äldre, personallokaler för hemtjänsten och äldreboendet Lötsjögården, en vinterträdgård samt frisör och fotvård. Dessutom finns ett äldre tillagningskök, i behov av upprustning, som inte används. Det finns ett behov av att se över hur lokalytorna används och hur man kan skapa en attraktiv och bra verksamhet på bottenvåningen. En vision för arbetet En vision för detta projekt är att bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6 ska bli en plats som förknippas med värme och trygghet, rörelse och vila. Hit kan man gå för att umgås, delta i olika sociala aktiviteter eller varför inte sitta ner för en bit mat eller framför den värmande öppna spisen när en pubkväll anordnas.

3 Dnr 143/ (4) Entrén ska vara synlig med en välkomnande reception och bra överblick över vad som finns i form av restaurang, samvarolokal med öppen spis, vinterträdgård och möjlighet till olika aktiviteter. Det ska också vara tydligt att här erbjuds tjänster som t ex frisör, fotvård och massage. Förslag till utveckling av bottenvåningen på Lötsjövägen 4-6 För att uppnå visionen föreslås att följande åtgärder utreds i programfasen: Genom upprustning av det gamla köket till ett modernt mottagningsalternativt tillagningskök ge förutsättningar för drift av en restaurang som kan användas av boende/anhöriga, besökare till träffpunkten, daglig verksamhet, boende i trygghetsboendet på Lötsjövägen 2, äldre i närområdet eller från andra delar av Sundbyberg. I programarbetet kommer en särskild analys göras av om drift av en restaurang ingår i den kommunala kompetensen. Se över placeringen av verksamheterna så att de hamnar på rätt plats i förhållande till varandra, trapphus, entréer m m. Gör entréerna tydligare och mer tilltalande. Skapa ytor så att spontana möten mellan externa besökare och arbetande/boende i husen uppmuntras. En idéskiss om hur lokalerna kan användas finns i bilaga 1. Genomförande av förstudien Enligt uppdrag från äldreförvaltningen har en förstudie genomförts för att kartlägga förutsättningarna för ett eventuellt investeringsprojekt och bedöma de ekonomiska konsekvenserna. De som har deltagit i förstudien är representanter från äldreförvaltningen, individ- och omsorgsförvaltningen, måltidsservice samt stadens lokalstrateg. Kostnad för förstudien uppgår till ca 0,2 mnkr. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Förstudien visar att kostnaderna för programfasen kan uppgå till 1,5 mnkr. Denna del kan finansieras genom en överföring från investeringsanslaget Tillagningskök som äldrenämnden har sedan Ett genomförande av projektet uppskattas kosta ca mnkr. Uppskattningen bygger på uppgifter från den arkitektfirma som har anlitats i förstudiearbetet. Det handlar dels om att rusta upp det äldre köket och dels om att bygga om lokalerna i

4 Dnr 143/ (4) övrigt på bottenvåningen. En mer detaljerad uppskattning av kostnaderna för projektet tas fram i programfasen, inklusive eventuella effekter på driftkostnaderna. Kostnaden för genomförandet kan finansieras på två sätt. Antingen tar fastighetsägaren (i detta fall Förvaltaren) investeringen och då kommer kostnaden som en hyreshöjning eller också finansierar kommunen investeringen vilket i stället ger kapitaltjänstkostnader. I bilaga 2 finns en översiktlig kostnadsredovisning för investeringen. Fortsatt beredning av ärendet Arbetet följer stadens rutin för planering av investeringar (IOR investeringar ordning och reda). Denna innebär att arbetet delas in i olika faser för att säkerställa en bra planering och ett bra genomförande. Efter varje fas tas ett beslut om att gå vidare i processen. Arbetet föreslås nu gå in i den s.k. programfasen. Programfasen innebär att man mer i detalj utreder vad som ska göras, tidplan och kostnader. Äldreförvaltningen har ansvar för programfasen men arbetet leds av en särskilt utsedd handläggare hos stadsbyggnads- och miljöförvaltningen alternativt extern projektledare. När programfasen är klar ska äldrenämnden fatta beslut om att antingen gå vidare i processen eller att lägga ner projektet. Om äldrenämnden fattar beslut om att gå vidare så ska ärendet behandlas i kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Där tas beslut om att gå in i projekterings- och genomförandefas. Förslag Äldreförvaltningen föreslår att äldrenämnden beslutar om att gå vidare till programfasen och att skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen. Vidare att finansiering av programfasen sker genom att 1,5 mnkr förs över från äldrenämndens investeringsanslag för Tillagningskök.

5 Sammanställning Förstudie Daterad Reviderad Förvaltning Ansvarig handläggare Äldreförvaltningen Carl-Johan Swärd Beskrivning av förstudie: Förstudie bottenvåning Lötsjövägen 4-6 Bakgrund/omfattning utökad verksamhet verks.utv/kvalitet förändrade lagkrav rationalisering annat Bakgrund/syfte (markera ett/flera alternativ) Ja Ja Ja antal brukare/platser antal tjänster lokalyta kvm (BRA) annat Omfattning på tillkommande verksamhet Omfattning på verksamhet efter förändring Tidpunkt för verksamhetsstart (mån/år) april 2013 Preliminär projekttidplan: månad/år - programarbete - påbörjas december beslut; nämnd/ks/kf maj projektering - påbörjas - genomförande; entreprenad - påbörjas - verksamhetsstart april 2013 Total projekttid (mån): 16 - projektavslut och slutredovisning Investeringens omfattning (preliminärkalkyl) Antaganden: Avskrivningstid Internränta Annunitetsränta - investeringskalkyl; byggnad (netto) kr 33 4,5% kr - investeringskalkyl; anläggning (netto) - IT/data och larm/säkerhet/inpass 10 - lösa inventarier kr 10 4,5% - övrigt kr 5 4,5% kr Kapitaltjänstkostnad byggnad/år kr Kapitaltjänstkostnad inventarier kr Lokaldrift och underhåll/år 1 - kr Ev. befintlig lokalhyra/per år - kr Ny lokalhyra, år kr Kalkylunderlag Beräknad verksamhetskostnad (år 1 efter inv): total kostnad/år antal brukare/pl nyckeltal nyckeltal (ref) - ny lokalhyra; byggnad kr - kapitaltjänstkostnad; anläggning - kapitaltjänstkostnad; övriga investeringar kr - personalkostnader - köp av verksamhet - övriga driftkostnader Total verksamhetskostnad kr - varav befintliga kostnader - varav tillkommande kostnader kr Kommentering av beräknad kostnadsnivå: Preliminär beräkning innan programarbete Planerad/förväntad finansiering av tillkommande driftkostnader (år 1): - ökade externa intäkter - utökat rambudget - minskade kostnader - inom rambudget/omprioritering - annan finansiering - kr Planerade förutsättningar till en generell/flexibel lokalanvändning: Alternativa lösningar Har alternativa lösningsförslag övervägts/utretts? Nej Beskrivning av alternativa lösningar och deras konsekvenser på ekonomi, verksamhet, risknivå: Programarbete Beskrivning av programarbetets genomförande: När ska programarbetet vara klart? (månad/år) maj 2012 Vem ansvarar för programarbetet? 2 Beräknad kostnad för programarbete* kr Beräknad intern/egen tidsinsats (tim): ar 1 Total yta kvm, därav ingår Solrosen med ca 500 kvm och köket ca 300 kvm. 2 Ansvarig handläggare ska utses på stadsbyggnads- och miljöförvaltningen * Avser tillkommande externa kostnader såsom arkitekttjänster, övriga konsulttjänster etc. Ej intern/egen tidsinsats. Z:\NÄMND\November 2011 ÄN\Ärende Bottenvåningen Lötsjögården KS ska ha\bilaga IOR Bottenvåning Löt - okt 2011Flik

6

7 ÄLDRENÄMNDEN Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 20 oktober Dnr 134/2011 Äldrenämndens begäran om att få omdisponera investeringsmedel för genomförande av program avseende renovering av bottenvåningen inklusive kök vid Lötsjögårdens äldreboende samt förstudie avseende kök/mat vid träffpunkten i Lilla Alby, återremitterat på kommunstyrelsens sammanträde den 10 oktober 2011 Beslutsunderlag Sammanställning Förstudie, bilaga 1 Sammanställning Förstudie IOR-blankett, bilaga 2 Idéskiss/ritning, bilaga 3 Äldrenämndens protokoll den 24 augusti 2011, 88 Kommunstyrelsens protokoll den 10 oktober 2011, 259 Äldreförvaltningens skrivelse den 18 oktober 2011 Tillkommande beslutsunderlag Moderaternas, Folkpartiets och Vänsterpartiets skrivelse den 20 oktober Sammanfattning Äldrenämnden beslutade den 24 augusti 2011 om ärendet Idéfas och förstudie för kök/mat äldreomsorg i Sundbyberg. Ärendet behandlade en eventuell ombyggnation av bottenvåningen på Lötsjögården inklusive upprustning av befintligt kök. Dessutom förslogs en förstudie för utveckling av kök på träffpunkten i Lilla Alby. Kommunstyrelsen beslutade den 10 oktober 2011 att återremittera ärendet till äldrenämnden. Äldreförvaltningen har i denna skrivelse gjort vissa förtydliganden i ärendet. Äldrenämndens beslut 1. Äldrenämnden beslutar att återremittera ärendet för inarbetande av kommunstyrelsens synpunkter. Ärendet behandlas åter på äldrenämndens sammanträde i november. Ärendet justerades omedelbart. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

8