2. Delårsrapport 2014:2 Valnämnden 2014: Valnämndens dokumenthanteringsplan och 2014: arkivbeskrivning

Transkript

1 KALLELSE /1 Valnämnden Tid: Tisdagen den 28 oktober 2014 kl. 16:30 Plats: Gustav Vasa, Kommunhuset Strängnäs Föredragningslista Mötets öppnande Upprop Val av justerare Fastställande av föredragningslista Ärende 1. Information, ny mandatperiod Diarienummer 2. Delårsrapport 2014:2 Valnämnden 2014: Valnämndens dokumenthanteringsplan och 2014: arkivbeskrivning 4. Upphävande av beslut 2014: Övriga frågor 6. Nästa möte EVA STRÖMBERG Ordförande LISA AHLQVIST Sekreterare

2

3

4 Delårsrapport 2014:2 Valnämnden

5 Valnämndens ansvarsområde Valnämnden är lokal valmyndighet och har ansvar i kommunen för frågor om val. Valnämnden har som övergripande uppgift att se till att väljarna i kommunen ges goda möjligheter att rösta. Verksamhetsförändringar och framtid Valnämnden kommer under 2014 arbeta med förberedelserna och genomförandet av valet till Europaparlamentet den 25 maj och valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige den 14 september. Valnämndens mål Mål 1. Ökat valdeltagande i förhållande till 2009 och 2010 års val 1.1 Ökat valdeltagande i EU-valet Valdeltagandet i EU-valet 2009 uppgick till 45 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att valdeltagandet ska uppgå till 50 procent. Resultat: Valdeltagandet vid EU-valet uppgick till 50,27 procent och målet är därför uppfyllt. 1.2 Ökat valdeltagande i kommunalvalet Valdeltagandet i kommunalvalet 2010 uppgick till 82,7 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att ha 84,7 procent valdeltagande i kommunalvalet. Resultat: Valdeltagandet i kommunfullmäktigevalet ökade till 84,49 procent vilket är en ökning med 1,79 procentenheter mot Målet om 84,7 procent nåddes inte. För att nå målet skulle ytterligare 55 röstande krävts. Mål 2. Alla röstberättigade ska ha goda möjligheter att rösta i valen 2.1 Vallokaler ska vara handikappanpassade För att förbättra möjligheten för funktionsnedsatta att rösta i valen ska alla vallokaler och lokaler för förtidsröstning vara handikappanpassade. 2

6 Målet 2014 är att samtliga lokaler ska vara handikappanpassade. Resultat: Vid både EU-valet och allmänna valen är målet formellt uppfyllt men tillgängligheten kan ytterligare förbättras. 2.2 Tillgängligheten till förtidsröstning ska öka jämfört med förra valen Allt fler väljare förtidsröstar och därför ska antalet timmar som förtidsröstning är tillgängligt öka. Målet 2014 är att antalet timmar ska öka jämfört med förra valen. Resultat: Vid EU-valet är målet uppfyllt då antalet timmar då förtidsröstning var tillgängligt uppgick till 342. Detta innebär en utökning av mot valet 2009 med 60 procent då antalet timmar uppgick till 214. Antalet som förtidsröstade vid EU-valet ökade med 1231 stycken jämfört med valet Vid de allmänna valen har tillgängligheten i form av ökade timmar som förtidsröstningslokalerna var öppna gett ett ökat antal förtidsröster om cirka 2000 stycken jämfört med valet Målet är uppfyllt. Mål 3. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning samt ålderstruktur 3.1 Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning Vid EU-valet 2009 var 63,4 procent av valförrättarna kvinnor och 36,6 procent män. Vid det allmänna valen 2010 var 69,4 procent av valförrättarna kvinnor och 30,7 procent män. Målet 2014 är att 57 procent av valförrättarna är kvinnor och 43 procent män. Resultat: Vid EU-valet var 63 procent kvinnor och 37 procent män. Målet är inte uppfyllt. Vid allmänna valen var 64,5 procent av valförrättarna kvinnor och 35,5 procent män. Målet är ej uppfyllt Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn ålderstruktur Vid EU-valet 2009 var 16 procent av valförrättarna under 40 år gamla och vid allmänna valen 2010 uppgick andelen till 21 procent. Målet 2014 är att andelen valförrättare under 40 års ålder ska vara 20 procent vid EU-valet och 25 procent vid de allmänna valen. 3

7 Resultat: Vid EU-valet var 15 procent av valförrättarna under 40 år. Målet är inte uppfyllt. Vid allmänna valen var 23 procent av valförrättarna under 40 år, vilket är en förbättring jämför med EU-valet. Målet är ej uppfyllt. Mål 4. Länsstyrelsen ska inte anmärka på formella fel vid granskning av valadministrationen Länsstyrelsen granskar hur val har administrerats och om några fel uppstått i hantering och administration. Målet 2014 är inga anmärkningar på formella fel vid granskning av valadministrationen. Resultat: Länsstyrelsen har inte framfört att några formella fel har funnits vid granskning av Strängnäs kommuns valadministration och därför är målet uppfyllt för EU-valet och för de allmänna valen. Mål 5. Hög nöjdhetsgrad på internt stöd och service till valdistrikten För att ge så hög service som möjligt till väljarna är det viktigt att valdistrikten får ett bra internt stöd. Det omfattar bland annat utbildning av valförrättare och stöd under valdagarna. En enkätundersökning kommer att genomföras för att bedöma nöjdheten på internt stöd och service. Målet 2014 är att är att internt stöd och service ska få 5 av 5 i nöjdhetsenkäten. Resultat: Den genomförda enkäten efter EU-valet hade 75 procents svarsfrekvens, 15 av 20 respondenter. Enkäten bestod av 18 påståenden och i 13 av dessa var alla nöjda. Endast 5 påståenden fick en litet antal mindre positiva svar och dessa har valteamet tagit till sig och kommer förbättra inför nästkommande val. Målet är delvis uppfyllt. För de allmänna valen genomfördes en liknande enkätundersökning som efter EU-valet. Respondenterna bestod av distriktens ordförande, ansvariga för förtidsröstningen samt även de som hade rollen som vice ordförande. Svarsfrekvensen var hög, 97,6 procent, 40 av 41 svarade. Enkäten bestod av samma 18 påståenden som i EU-valets enkät och i 14 av dessa var alla nöjda. Endast 4 påståenden fick en litet antal mindre positiva svar och dessa har valteamet tagit till sig och kommer förbättra inför nästkommande val Hela undersökningen redovisas i bilaga 1. Målet är delvis uppfyllt. 4

8 Mål 6. Budget i balans Valnämnden ska verka för god ekonomisk hushållning. God hushållning i verksamheten innebär att resurser används på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. En budget i balans är därför en förutsättning för god ekonomisk hushållning. Målet 2014 är en budget i balans. Resultat: Helårsprognosen för valnämnden är ett överskott på 0,9 miljoner kronor och motsvarar 39,9 procent av årsbudgeten. Målet är uppfyllt. Ekonomi Driftbudget Tabell 1. Ramprotokoll Valnämd (tkr) Beslut Budget Budget 2013 KF , Förändringar inför 2014 Tillskott Uppräkning av löner och priser 13 Effektivare avrop på inköp -8 Budget 2014 KF , Budget Valnämndens budgetram uppgår 2014 till 2,3 miljoner kronor. Valnämnden har fått ett tillskott på 1,8 miljoner kronor för EU-val och allmänna val. Tabell 2. Resultat per verksamhetsområde Utfall Budget Verksamhet Nettokostnad Netto- Avvikelse (tkr) Intäkter Kostnader Intäkter Kostnad budget Nämndverksamhet EU val Allmänna val Riktade insatser Summa driftredovisning

9 Tabell 3. Helårsprognos Helårsprognos utfall Budget 2014 Verksamhet Nettokostnad Netto- Avvikelse (tkr) Intäkter Kostnader Intäkter Kostnad budget Nämndverksamhet EU val Allmänna val Riktade insatser Summa driftredovisning Valnämnden redovisar ett överskott med 0,9 miljoner kronor per sista september som främst beror på att statbidrag som avser val blivit större än budgeterat för samt att medel för riktade insatser inte förbrukats. Nämndverksamheten redovisar ett mindre underskott som kan härledas till lön vilket kommer balanseras under året. Årsprognosen är en budget i balans. EU-valet redovisar överskott om 0,3 miljoner kronor. Personalkostnader för EUvalet uppgår till 0,7 miljoner kronor som kan ställas mot årsbudgeten på 0,77 miljoner kronor. Av personalkostnaderna utgör kostnad för förtidsröstning 0,29 miljoner kronor. Årsprognosen är ett överskott på 0,3 miljoner kronor som främst utgörs av ökat statsbidrag och buffert för arvodeshöjning. Allmänna valen redovisar ett överskott på 0,3 miljoner kronor som främst beror på att statsbidraget blev större än budgeterat. Preliminära personalkostnader uppgår till 0,83 miljoner kronor mot budgeterade 0,93 miljoner kronor, vilket innebär ett överskott med 0,1 miljoner kronor. Årsprognosen är ett överskott på 0,3 miljoner kronor som främst utgörs av ökat statsbidrag och lägre arvodeskostnader än budgeterat. Riktade insatser redovisar inga utgifter och därmed en positiv avvikelse med 0,2 miljoner kronor. De flesta riktade insatser som exempelvis informationskampanjer innebär inga merkostnader då de genomförts med kommunal personal. Årsprognosen är ett överskott på 0,33 miljoner kronor. 6

10 Internt stöd och service RKL-val 2014 Standardrapport

11 Procent Antal Ordförande 52,5% 21 Vice ordförande 47,5% 19 Svarande 40

12 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 15% 6 4. Stämmer helt 62,5% Ej berörd 22,5% 9 Svarande 40

13 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 5,1% 2 3. Stämmer till stor del 17,9% 7 4. Stämmer helt 56,4% Ej berörd 20,5% 8 Svarande 39

14 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 12,8% 5 4. Stämmer helt 87,2% Ej berörd 0% 0 Svarande 39

15 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 35,9% Stämmer helt 59% Ej berörd 5,1% 2 Svarande 39

16 Procent Antal 1. Stämmer inte 2,5% 1 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 20% 8 4. Stämmer helt 67,5% Ej berörd 10% 4 Svarande 40

17 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 2,6% 1 3. Stämmer till stor del 28,2% Stämmer helt 64,1% Ej berörd 5,1% 2 Svarande 39

18 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 35% Stämmer helt 60% Ej berörd 5% 2 Svarande 40

19 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 10% 4 4. Stämmer helt 60% Ej berörd 30% 12 Svarande 40

20 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 2,5% 1 4. Stämmer helt 37,5% Ej berörd 60% 24 Svarande 40

21 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 7,5% 3 4. Stämmer helt 72,5% Ej berörd 20% 8 Svarande 40

22 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 13,2% 5 4. Stämmer helt 57,9% Ej berörd 28,9% 11 Svarande 38

23 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 12,5% 5 4. Stämmer helt 72,5% Ej berörd 15% 6 Svarande 40

24 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 2,5% 1 3. Stämmer till stor del 7,5% 3 4. Stämmer helt 27,5% Ej berörd 62,5% 25 Svarande 40

25 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 5% 2 4. Stämmer helt 27,5% Ej berörd 67,5% 27 Svarande 40

26 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 5% 2 4. Stämmer helt 35% Ej berörd 60% 24 Svarande 40

27 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 22,5% 9 4. Stämmer helt 75% Ej berörd 2,5% 1 Svarande 40

28 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 15,4% 6 4. Stämmer helt 79,5% Ej berörd 5,1% 2 Svarande 39

29 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 5% 2 4. Stämmer helt 87,5% Ej berörd 7,5% 3 Svarande 40

30 Lämna gärna egna synpunkter här: Det stora antalet förtidsröster var svårt att hinna med under dagen. Limmet på omslagspåsarna var förfärligt dåligt! Det var en bra och relevant utbildning, och tiden mellan utbildningen och valet var tillräcklig kort så man inte hann med att glömma något väsentligt, vilket är bra. Jag tycker att arbetet gick bra under valet, första omgången förtidsröster hade dock gärna kunnat levererats tidigare på förmiddagen. Flera av förtidsrösterna var ogiltiga, exvis var ett valkuvert i entt förtidsröstkuvert sprättat. Det fanns valkuvert för riksdagsvalet i förtidsrösten trots att den röstande inte var berättigad att rösta i riksdagsvalet. En svårighet är att ställa upp valsedlarna på en sådan plats att inte alla som står i kö ser vilka valsedlar folk tar. För oss i Åkers norra valdistrikt är det andra gången på raken (EU-valet förra) som inte ventilation var igång, vilket var besvärande. Problemet med byte av låssystem på Åkers-skolan, och att den tagg vi fick inte fungerade får ej gälla framöver. Förtidsrösterna var av dålig kvalite, många inehåll flera valsedlar och några en felaktig kombination. Det vill säga en hade fått lämna en röst i riksdagsvalet som inte hade rösträtt där. En hade två blåa kuvert och ett vitt istället för en gul en blå och en vit. Har det varit digital avläsning då vi fick många förtidsröster från toresund (tror det var 4st). Kan vara bra med en specifik plats i pärmen för noteringar Låt kommunjuristen få bättre mikrofonutrustning vid utbildningen så att vi hör vad han säger. Man kunde önska att problemen med larm på skola skulle fungera bättre. Omslagen var det alltför otydligt hur dessa skulle förseglas. Kuverten var väldigt dåligt perforerade. Lappar att skriva på saknades vid rösträkningen Vallådan var kladdig utav all tejp från tidigare val. Många röstade med valsedlar utan namn då dessa stod först placerade. Negativt då vi vill ha många personval. Ont om valskärmar Tack för en bra info, utbildning är jättenöjd

31 Mottagare Ej kontaktbara Svarande Svarsfrekvens ,6%

32

33 Stabsavdelningen Dnr VN/2014: Kommunarkivet /5 Handläggare Kristina Entoft Tel Inledning - Valnämndens dokumenthanteringsplan I en kommunal verksamhet cirkulerar en mängd handlingar dagligen. Ansökningar och cirkulär kommer in, protokoll upprättas och tjänsteutlåtanden skrivs. Diverse utredningar budgetavräkningar görs, journaler förs, projektplaner ritas och arbeten projekteras och utförs. Om man redan från början vet hur man ska hantera alla dessa handlingar, kan besparingar göras. Man slipper onödiga lagringskostnader för handlingar som kan gallras och rationella återsökningsmetoder gör att handläggningstiderna kan kortas. Dokumenthanteringsplan Vad är en dokumenthanteringsplan och vad innehåller den? Dokumenthanteringsplanen är nämndens sätt att hålla en god ordning och överblick över sina allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) och var handlingarna är förvarade. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog/register över alla allmänna handlingar (informationsbärare) som förekommer i verksamheten. Tillsammans med diariet och arkivbeskrivningen ska den ge en fullständig bild av vilken dokumentation som finns att tillgå hos myndigheten. I planen ska alla lätt kunna hitta sina handlingar och få besked om Hur de ska hanteras Om de ska gallras eller bevaras I vilken process handling ingår Förvaringsplats Sorteringsordning för återsökning Handlingens status (Normalt alltid original om inget annat anges) Eventuell sekretess Planen redovisar alltså myndighetens verksamheter, verksamhetens processer och de allmänna handlingar som ingår i rutinen. Vidare innehåller planen uppgifter om bland annat bevarande och gallring samt råd om den övriga praktiska hanteringen. Varför dokumenthanteringsplan? Ett av offentlighetsprincipens fem ben är allmänna handlingars offentlighet som regleras i tryckfrihetsförordningen (TF). Ytterligare lagar som ingår offentlighetslagstiftningen är offentlighets- och sekretesslagen (OSL), arkivlagen (AL) och personuppgiftslagen (PUL). Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro

34 2/5 I arkivlagens 6 står att i arkivvården ingår att myndigheterna skall 1. Organisera arkivet 1 på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. Upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. Skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, 4. Avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, 5. Verkställa föreskriven gallring i arkivet. Arkivmyndigheten har i lokala föreskrifter fastställt att varje myndighet ska upprätta en kortfattad arkivbeskrivning samt en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens allmänna handlingar och hur dessa ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till arkivlagens, offentlighets- och sekretesslagens och lokala föreskrifters krav. Den är också ett led i arbetet med att skapa en god offentlighetsstruktur. Hur är dokumenthanteringsplanen uppdelad? Planen är uppdelad efter myndighetens verksamhetsområden och processer. Inom varje process redovisas de allmänna handlingarna som ingår. Dokumenthanteringsplanen innehåller upplysningar om hur handlingarna förvaras, registreras och sorteras, vem som är ansvarig, eventuella gallringsfrister samt uppgift om vilka handlingar som ska bevaras och överlämnas till arkivmyndigheten. I planen behandlas i huvudsak originalexemplar eller handlingar som är att anse som huvudexemplar. Kopior av dessa bör gallras så snart de inte längre behövs. Allt enligt nämndens tidigare beslut om handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Hur hålls dokumenthanteringsplanen aktuell? För att planen ska fungera är det viktigt att den hålls aktuell. Om det kommer till handlingar eller om man slutar använda någon typ av handling, måste planen justeras. Det är varje berörd befattningshavares skyldighet att rapportera sådana förändringar till den arkivansvarige. 1 Arkiv enligt arkivlagen är myndighetens samlade bestånd av allmänna handlingar. Det är inte arkivlokalen eller de handlingar som finns där som avses.

35 3/5 Aktrensning När ett ärende är avslutat bör akten rensas. Alla handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Aktrensning bör i första hand avse Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse Utkast, kladdar och liknande arbetspapper eller noteringar vilkas betydelse upphört och med att slutlig skrivelse, promemoria, tjänsteutlåtande etc. färdigställts Avskrifter och kopior som finns i flera exemplar Avskrifter och kopior som inte behövs för att man ska förstå ärendet Trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet Den som ska rensa är naturligtvis handläggaren, eftersom denne bäst kan avgöra vilka handlingar som är överflödiga. Gallring Vad innebär gallring och hur påverkar det offentlighetsprincipen? Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av handlingar i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut. Syftet med gallringen är att begränsa arkivets tillväxt och kostnaderna för det. Detta gör att det på samma gång blir lättare att urskilja och åskådliggöra de handlingar som är värda att bevara. På det sättet blir arkivet en bra informationskälla och kan utnyttjas maximalt. Vad man behöver tänka på att när man förstör handlingar, inskränker man allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. En mycket långtgående eller oförståndig gallring som strider eller hindrar den fria insynen i myndighetens verksamhet, strider mot offentlighetsprincipen. Vem beslutar om gallring? Valnämnden beslutar om gallring. För handlingar som lämnats till kommunarkivet är det arkivmyndighetens som beslutar om en eventuell gallring. Ändringar som medför nya gallringsbeslut ska fattas av valnämnden. Övriga förändringar i planen, tillexempel ändrad gallringsfrist, fastställs av arkivansvarig efter samråd med arkivmyndigheten. När ska gallring ske? Gallring bör ske regelbundet, dock minst en gång per år. Arbetet underlättas väsentligt om de gallringsbara handlingarna tas bort redan vid arkivläggningen. Notera att beslut om gallring inte endast avser fysiska handlingar utan även elektroniska och att om handlingarna finns på båda media ska gallringen synkas.

36 4/5 Observera att gallringsbeslut ska tolkas restriktivt. Endast sådana handlingar som uttryckligen avses i nämndens beslut får gallras. Vad är gallringsfrist? Med gallringsfrist menas den tid som ska förflyta innan gallringen får verkställas. Gallringsfristen räknas från utgången av det år under vilken handlingen kommit in eller upprättats. Vid inaktualitet (i) innebär att handlingen får gallras när den saknar betydelse för verksamheten. Arkivbeständighet Enligt arkivlagen är offentliga myndigheter skyldiga att använda skrivmaterial och metoder som garanterar informationens beständighet. Med skrivmaterial menas alla typer av underlag för skrift och bild, alla medel för skriften, tillexempel pennor, färgband, skrivare m.m. Handlingar som ska bevaras för framtiden ska upprättas på arkivbeständigt medium. Papper ska vara arkiv- eller åldringsbeständigt. Överlämnande till arkivmyndigheten och kommunarkivet Vilka handlingar ska levereras? För att kunna handläggar löpande ärenden måste man ha tillgång till en mängd mer eller mindra aktuella handlingar. De förvaras i omedelbar anslutning till den egna arbetsplatsen eller i närarkivet. Till kommunarkivet överlämnas endast handlingar som ska bevaras för all framtid. När ska leverans ske och vilka rutiner finns? Valnämnden svarar för vården av sitt arkiv till dess handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten och kommunarkivet. Överlämnande av arkivhandlingar innebär att ansvaret för handlingarna flyttar över till arkivmyndigheten och kommunarkivet. Leverans sker efter kontakt med kommunarkivet. När arkivhandlingar överlämnas till kommunarkivet ska ett reversal, i två exemplar följa med handlingarna. Reversalet är en kortfattad förteckning över vilken typ av handlingar som ska levereras. Reversalet undertecknas av överlämnar och mottagare, som tar var sitt exemplar. Övrigt Vem kan jag fråga? Har du frågor som rör hanteringen av dokumentation i verksamheten, hur man tillämpar anvisningarna och dokumenthanteringsplanen eller andra funderingar som rör informationshanteringsområdet, vänd dig i första hand till ditt administrativa stöd i verksamheten eller till myndighetens arkivansvarige. Men givetvis är du välkommen att kontakta kommunarkivet också.

37 Kristina Entoft Kommunarkivarie 5/5

38 Dokumenthanteringsplan Valnämnden VN/2014: ID Processnamn Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering Anmärkning 01 Styra, planera och följa upp verksamheten Nämndadministration 02 Ärendehantering Ärendehantering Kallelser och föredragningslistor Närarkiv Nej Sekreterare Diarieförs LEX Protokoll Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej Sekreterare Diarieförs LEX, bindes med årsregister Kommunens Anslagsbevis Vid inaktualitet anslagstavla Nej Sekreterare Nej Arvodeslista 2 år Närarkiv Sekreterare Kopia. Original till personal Delegationsbeslut Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej Handläggare Diarieförs Diarieförda handlingar Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej handläggare Diarieförs LEX Medgivande för postöppning Vid inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Systematiskt ordnad Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Vid inaktualitet Elektroniskt Nej Handläggare Systematiskt ordnad E-postsystem, G:, Intranät papper gallras vid inaktualitet elektroniskt bevaras borde synkas Ekonomi För gallring och bevarande av ekonomihandlingar se dokumenthateringsplan för Kommunstyrelsen Administrera personal Förteckning röstmottagare Vid inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Spontanansökningar Vid inaktualitet Elektroniskt Prövas Handläggare Intresseanmälningar Vid inaktualitet Elektroniskt Prövas Handläggare Systematiskt ordnad Systematiskt ordnad Systematiskt ordnad Förordnande av röstmottagare, delegationsbeslut Bevaras Närarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Närvarolistor, underlag för arvoden Gallras 2 år Prövas Handläggare personal Ja Kopia. Original till personal 03 Val Hantera valkretsar Kartor över valdistrikt Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej Handläggare Diarieförs Förslag till ny valkretsindelning Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej Handläggare Diarieförs Hantera vallokaler

39 Dokumenthanteringsplan Valnämnden VN/2014: ID Processnamn Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering Anmärkning Register över val- och förtidsröstningslokaler Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej Handläggare Diarieförs Se diarieförda handlingar i LEX Inspektionsrapport val-och förtidsröstningslokaler Bevaras KS Närarkiv 5 år Nej Hanläggare Diarieförs Förfrågning om lokal för val och förtidsröstning Vid inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Systematiskt ordnad Förvaras hos handläggare Valmaterial Inventeringslistor Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Packlistor Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Beställningslista valmateriel Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Körschema Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Utbildning av röstmottagare Inbjudan till utbildning Mandatperiod Elektronisk Nej Handläggare Nej Närvarolistor för arvodering 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej Utbildningsmaterial Mandatperiod Elektronisk Nej Handläggare Nej Information Informationsmaterial, Systematiskt egenproducerat Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare ordnat Kommunikationsplan Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Diarieförs Genomföra förtidsröstning Dagrapport röstmottagninsställe Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Kvitto lämning av förtidsröster från röstmottagninsställe Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Ifylld väljarförteckning Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Genomföra institutionsröstning Kvitton över röster som mottagits från Posten Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Schema för institutionsröstning Gallras efter mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej

40 Dokumenthanteringsplan Valnämnden VN/2014: ID Processnamn Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering Anmärkning Dagrapport röstmottagninsställe Gallras efter mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Ifylld väljarförteckning Gallras efter mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Genomföra valdag Röstlängder Bevaras KS Närarkiv Nej Handläggare Nej Kvitton för leveranser från Posten Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikt Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej Röstkort Vid inaktualitet Närarkiv PuL Handläggare Destrueras Genomföra onsdagsräkning Annons Vid inaktualitet Elektroniskt Nej Handläggare Nej För sent inkomna brevröster Gallras när valet vunnit laga kraft Närarkiv Ja Handläggare Nej Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Mandatperiod Närarkiv Nej Handläggare Nej

41 Stabsavdelningen Dnr VN/2014: Kommunarkivet /2 Handläggare Kristina Entoft, 9138 Staffan Blomqvist, 9155 Arkivbeskrivning för Valnämndens verksamhet Valnämnden i Strängnäs kommun är en så kallad lokal valmyndighet och obligatorisk enligt vallagen. Nämnden har funnits sedan bildandet av Strängnäs kommun Regeringsformen 1974:152 innehåller de grundläggande bestämmelserna om valsystemet. Även i kommunallagen finns delar som berör valsystemet. Vallagen och valförordningen samt folkomröstningslagen och lag om kommunala folkomröstningar är andra centrala lagar som styr verksamheten. Organisation Valnämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Valnämnden har ingen egen administration utan för det administrativa svarar kommunstyrelsens stabsavdelning. Uppdrag Valnämnden ansvarar för genomförandet av allmänna val, EU-val, folkomröstningar samt de uppgifter i övrigt som framgår av vallagen och i lokalt reglemente. Dokumenthantering Valnämndens handlingar utgörs av protokoll och handlingar, diarium och röstlängder. I samband med val hanteras väljarnas röster innan dessa överförs till länsstyrelsen i Södermanlands län. Kvar hos valnämnden under valperioden blir tomma ytterkuvert för godkända budröster samt omhändertagna felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster samt röstlängderna. Uppgifter om röstlängd hämtas vid val från den centrala förvaltningsmyndigheten för val i Sverige, Valmyndigheten. Hur valnämndens handlingar hanteras framgår av nämndens dokumenthanteringsplan. Arkiv som förvaras hos myndigheten Arkivhandlingar förvaras i kommunstyrelsens närarkiv till dess de gallras eller överlämnas till arkivmyndigheten. Sökingångar Verksamhetens handlingar och protokoll registreras i huvudsak i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet LEX. I övrigt hålls handlingar systematiskt ordnade. Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro

42 2/2 Sekretess Sekretess kan förekomma i begränsad omfattning om individer som anlitas vid valarbetet har t.ex. skyddade personuppgifter. Försäljning av personuppgifter Valnämnden har inte rätt att sälja personuppgifter. Arkivansvarig Ansvarig för valnämndens verksamhet är stabschefen. För hanteringen av valnämndens handlingar och det bestånd av arkiv som valnämnden förvarar ansvarar stabsavdelningens personal. Arkivansvarig är valnämndens sekreterare.

43

44

45