Vårbokslut Miljöskyddsnämnden MN 22, (MR )

Transkript

1 Vårbokslut Miljöskyddsnämnden MN 22, (MR -0041)

2 Vårbokslut Ansvarsenhet 41 Nuläge Verksamhet Huvudsaklig verksamhet första fyra månader har flutit på enligt plan. Personalstyrkan har varit något stabilare under första tertialen i förhållande till Tillsynen har kommit i gång bra samtidigt som fokus på nämndens och kontorets åtaganden hela tiden finns med. Kontoret jobbar delvis på ett nytt sätt, mer projektinriktat för att tidigt kunna informera nämnden samt verksamheterna vad som är på gång. Det blir lättare att kontakta media och använda hemsidan för tydligare informationsflöde. Förhoppningen är också att verksamhetsutövaren ska ha möjlighet att vidta åtgärder innan så nämnden slipper ställa krav. En typ av ärende som hela tiden ökar är utsläppen till mark och vatten. Exempelvis utsläppen till Säveån som tenderar till att bli utdragna och tar mycket resurser i anspråk innan eventuell källa lokaliseras. I denna typ av ärenden sammarbetar tekniska, räddningstjänst och miljöskydd. Ärenden som dessa är vanligtvis tidskrävande samtidigt som det är svårt att debitera nedlagd tid, verksamheten är således ofta skattefinansierad. Under det första tertialet har ett miljöpolitiskt forum med tema vindkraft arrangerats. Miljöskyddskontoret har medverkat på framtidsveckan med två arrangemang, snuskbäckar och information om enskilda avlopp. Kontoret har också bjudit in gräventreprenörer för att informera om arbetet med enskilda avlopp, hur det fortlöper, ny lagstiftning m.m. Avloppsprojektet flyter på. Projektet går in i en genomförandefas samtidigt som inventeringsarbetet fortlöper. Kontoret har också utrett risken för föroreningar inom A+ området som en del i en större utredning som genomförts av kommunledningskontoret. Åtaganden Nämnden har antagit 10 åtaganden för. Miljöskyddsnämnden åtar sig att arbeta för att öka standarden på de enskilda avloppen i Antens avrinningsområde. År åtgärdas 350 enskilda avlopp inom Antens avrinningsområde så de uppfyller miljöbalkens krav på rening (mosvarar ca 18 % av totalt antal enskilda avlopp i avrinningsområdet). Inventeringarna visar att ca 50% behöver åtgärda sitt avlopp på något sätt. Kontoret arbetar med uppföljning av avloppsprojektet successivt. De första fyra månaderna har varit vintermånader och åtgärdstakten beräknas öka under april månad. Åtagandet anses kunna uppfyllas. Miljöskyddsnämnden åtar sig att utreda och eventuellt presentera förslag på område för nytt kommunalt naturreservat. Miljöskyddskontoret åtar sig att utreda och eventuellt presentera förslag på område för nytt kommunalt naturreservat. 1

3 (Åtagandet bygger på att samverkan kan ske mellan tjänstemän på miljöskyddskontoret och tjänstemän på Samhällsbyggnadskontoret, framföralt kommunekologen) Åtagandet kan bli svårt att uppfylla då kommunens kommunekolog kommer att sluta. Förhoppningen är att arbetet tas upp igen när ny ekolog är på plats. Miljöskyddsnämnden åtar sig att arbeta aktivt för att ta emot praktikanter eller motsvarande, från Alingsås kommun, med olika inriktning för att underlätta ingång och/eller återgång i arbete. Under ska miljöskyddskontoret ta emot minst en praktikant eller motsvarande. Under våren har miljöskyddskontoret tagit emot en praktikant som var hemmahörande i Alingsås. Praktiken gick ut på att skapa insyn i yrket för att lättare kunna välja inriktning på eftergymnasial utbildning. Åtagandet anses kunna uppfyllas. Miljöskyddsnämnden åtar sig att arbeta mer aktivt med kommunens hemsida som informationskanal. Vid planerad kontroll/tillsyn ska minst 300 företag informeras om hur de enkelt kan lämna önskemål/synpunkter på nämndens verksamhet via kommunens hemsida. Upplysningar om detta ges både muntligt och via skriftlig information efter besöken. Åtagandet anses kunna uppfyllas. Miljöskyddsnämnden åtar sig att öka dialogen med näringslivet genom branschinriktad information/dialog. Varje år bjuds två branschinriktningar in till information/dialog/utbildning. Under våren har gräventreprenörer och fastighetsägare bjudits in till information/dialog. Ytterligare insatser planeras till hösten och åttagandet anses kunna uppfyllas. Miljöskyddsnämnden åtar sig att öka möjligheten för medborgarna att komma i kontakt med tjänstemän från miljöskyddskontoret. Miljöskyddskontoret kommer att vara kvällsöppet minst två gånger under. Miljöskyddskontoret kommer att delta vid framtidsveckan. Miljöskyddskontoret medverkade vid två tillfällen under framtidsveckan. Något öppet hus har inte ordnats under de första fyra månaderna. Åtagandena anses kunna uppfyllas under. Miljöskyddsnämnden ska öka tillgängligheten via telefon, det innebär att om anknytningen inte är bortkopplad ska någon svara. Andelen lyckade kontaktförsök där svar på fråga/frågor erhålls enligt KKiK (kommunen kvalitet i korthet) ska öka från 67 % 2015 till minst 80 % vid nästa mätning. Åtagandet följs upp i samband med KKiK. Miljöskyddsnämnden åtar sig att kontinuerligt uppdatera hemsidan med aktuell information om vad miljöskyddsnämnden arbetar med för olika inriktningar. 2

4 Hemsidan (alingsas.se/bygga-bo-och-miljo och/eller alingsas.se/naringsliv) uppdateras minst en gång i kvartalet. Hemsidan uppdateras kontinuerligt och har fått en tydlig roll i det nya arbetssättet. Åtagandet anses kunna uppfyllas. Miljöskyddsnämnden åtar sig att skapa fler e-tjänster Minst en ny e-tjänst skapas per år under perioden Miljöskyddskontoret har en dialog med IT om vilka e-tjänster som ska prioriteras. Åtagandet anses kunna uppfyllas. Miljöskyddsnämnden prioriterar tillsyn och kontroll som kan påverka barn och ungdomars hälsa. Alla tillagningskök i Alingsås kommun som producerar mat för servering till barn på skolor och förskolor ska kontrolleras minst en gång per år. (Nämnden kommer också lägga stor vikt vid tillsyn av kommunens skolor och förskolor, detta pekas tydligt ut i tillsyns- och verksamhetsplanerna) Åtagandet anses kunna uppfyllas. Åtaganden utöver de prioriterade målen Miljöskyddsnämnden uppdrar åt miljöskyddskontoret att utreda möjligheterna till extern hjälp i form av konsulter eller samverkan med andra kommuner. Miljöskyddskontoret fortsätter titta på arbetsuppgifter som kan lämpa sig för konsulter. Under första tertialet har det inte varit aktuellt att ta in extern hjälp. Miljöskyddsnämnden åtar sig att för varje projekt som genomförs inom nämndens verksamhet tydligt koppla projektets genomförande mot kommunens flerårsstrategi och kommunens miljömål. De två projekt som påbörjats under våren har tydligt kopplats till både flerårsstrategi och miljömål. För att minska risken för dubbelarbete eller att frågor rörande bland annat vatten inte ska falla mellan stolarna åtar sig miljöskyddsnämnden att vid minst två tillfällen bjuda in till dialog mellan tjänstemän och politiker från de andra nämnder som också ska arbeta med miljöstrategiska frågor. Någon dialog kring detta har inte genomförts. Miljöskyddsnämnden åtar sig att i samband med ordinarie tillsyn informera verksamhetsutövare om ev problematik kring klimatförändringar och kontrollera att verksamhetsutövarna tar upp risker kring detta i sina egenkontroller. Miljöskyddskontoret informerar om att eventuella risker rörande klimatförändringar ska tas med i verksamhetens egenkontroll. 3

5 Intern kontroll Leverantörsfakturorna ska kontrolleras så de följer de ramavtal som finns i kommunen (minst 5 % av fakturorna). 137 leverantörsfakturor har hanterats, 7 plockades stickprovmässigt ut. Alla följde avtal. Alla som inkommer med en ansökan/anmälan ska inom tre arbetsdagar dagar få bekräftelse på mottaget ärende samt info om handläggare. (minst 5 % kontrolleras) 130 inkomna ansökningar/anmälningar under perioden, 8 plockades stickprovmässigt ut. Alla har fått svar samma dag eller dagen efter den inkom. Beslut som tas på delegation ska expedieras senast nästkommande arbetsdag. (minst 5 % kontrolleras) 234 beslut är fattade, 20 st plockades stickprovmässigt ut. 19 beslut var expedierade samma dag eller dagen efter. 1 beslut skrevs på en fredag och expedierades på måndagen efter. Omedelbar åtgärd Miljöskyddsnämnden identifierade inga risker som krävde omedelbara åtgärder. Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Vårbokslut 2015 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Gemensamma kostnader Utdebitering personalkostn Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar -49 Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto* Årets resultat * Finansnetto avser de nämnder som erhåller ränta på fond. Sammanfattning 4

6 Totalt sett förväntas ingen prognosavvikelse för. Intäkterna är något högre än förväntat för första tertialet men beräknas landa enligt budget för. Förklaring till resultatet Efter de första fyra månaderna, jan-april visar siffrorna att nämnden följer budget väl. Inga antydningar finns om att budget inte skulle hålla för året. Största risken för att miljöskyddsnämndens budget inte skulle hålla är om antalet inkomna ärenden som inte går att debitera ökar kraftigt, något som nämnden inte styr över. Exempel på sådana ärenden är större remisser, utsläpp till mark och vatten där verksamhetsutövare inte är känd. Tidigare har de årliga avgifterna inte periodiserats. Detta har gjorts och medför att utfallet för januari-april är lägre än samma period Verksamhetens intäkter (utöver de årliga avgifterna) släpar något, vilket är naturligt. Mycket av verksamheten som bedrivs är beroende av väder varav de första månaderna på året vanligtvis används till planering och uppföljning snarare än tillsyn. Vad gäller personalkostnaderna så följer de budget för jan-april medan personalkostnaderna motsvarande period förra året var lägre. Differensen förra året berodde på att flera tjänster inte kunde tillsättas från januari. Gemensamma kostnader innefattar nämndkostnader, ledning, administrativ personal och lokalkostnader på Sveagatan (inklusive kontorsutrustning). I nuläget förväntas dessa ligga på samma nivå som budgeterat. Ingen hänsyn har tagits till de eventuella effekter som exploateringsverksamhetens nya organisationstillhörighet kan medföra. Beroende på hur överflytten sker i praktiken kan detta komma att få ekonomiska konsekvenser för alla verksamheter på Sveagatan. Exploateringsverksamheten tillhör kommunstyrelsens ansvar från och med 1 maj. Några övriga avvikelser rörande helårsprognosen går inte att se i dagsläget. Investeringar Tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Vårbokslut 2015 Expansionsinvestering 0-0 -varav exploatering 0-0 Imageinvestering 0-0 Reinvestering 0 Inventarier Anpassningsinvestering 0 Miljöreda Totalt utgifter Miljöskyddsnämnden har 300 tkr i investeringsmedel för. Dessa är avsedda till nytt ärendehanteringssystem. Under våren har miljöskyddskontoret inte haft möjlighet att sätta i gång arbetet med upphandling kring nytt system utan förhoppningen är att detta arbete kommer i gång under hösten. Sannolikt kommer investeringsmedlen att behöva hänskjutas till

7 Personal Arbetsmiljö Förvaltningens Arbetsmiljömål Arbetsmiljömål: NMI får inte försämras under perioden Under ska APT förbättras så att alla medarbetare inom miljökontoret känner att de har möjlighet att påverka och delta på ett positivt sätt Genomförda aktiviteter i syfte att uppnå förvaltningens arbetsmiljömål Samverkan Ett av fokusområdena har varit den fortsatta utvecklingen av arbetsplatsträffarna inom förvaltningen. Arbetsplatsträffarna ska fungera som ett givet och konstruktivt diskussions- och beslutsforum gällande verksamhetsplanering. Arbetsplatsträffarna ska vara effektiva och givande möten med bra struktur som ger förutsättningar för utveckling av verksamhetens och arbetsgruppens arbete. En av utmaningarna som varit och till viss del kvarstår är att få alla 30 medarbetare att känna sig delaktiga och engagerade för bästa resultat. Medarbetarenkät 2015 Förvaltningarna på Sveagatan, det vill säga, Miljöskyddskontoret, Tekniska förvaltningen, samt Samhällsbyggnadskontoret, har valt att upprätta en gemensam handlingsplan utifrån resultatet av medarbetarenkäten Syftet med en samfälld handlingsplan är framförallt att identifiera gemensamma utvecklingsområden. Förvaltningarna kan med hjälp av den gemensamma handlingsplanen medvetandegöra utvecklingsområden, jobba med frågorna i det dagliga arbetet samt göra gemensamma punktinsatser i form av utbildningar och workshops. Målet är att skapa samsyn, samarbete och förutsättningar för ökad trivsel och utveckling inom och mellan förvaltningarnas verksamheter. Utöver detta har miljöskyddskontoret en egen handlingsplan som fokuserar mer på kontorets specifika förbättringsområden. Medarbetarsamtalet Under första kvartalet av har förvaltningens arbete med att ta fram en ny mall för medarbetarsamtalet avslutats och beslutats inom förvaltningens samverkansgrupp. Syftet var att skapa en tydlig koppling mellan utvecklingssamtal och lönesamtal samt att aktualisera och revidera förvaltningens lönekriterier. Arbetet har skett genom förvaltningens samverkansgrupp. Arbetsskador och tillbud Under första kvartalet av har inga händelser rapporterats in. Utfallet är positivt samtidigt som förvaltningen ställer sig frågande till om det finns ett mörkertal bakom den låga inrapporterade siffran. Arbetet med att stärka och förtydliga vikten av att rapportera in händelser i LISA pågår och kommer att fortgå under resten av. Frågan diskuteras kontinuerligt på FSG och APT. 6

8 Sjukfrånvaro 1 Sjukfrånvaro 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Miljöskyddskontoret ,89% 1,64% 1,5% 1,88% 3,61% 4,77% 5,68% 6,11% 6,64% 7,28% 7,64% 8,41% Sjukfrånvaro T1 Jan Feb Mar Apr Miljöskyddskontoret 2015 Sjukfrv %, vald månad 1,89% 1,64% 1,5% 1,88% Miljöskyddskontoret Sjukfrv %, vald månad 9,28% 12,45% 12,28% 11,54% Kön Sjukfrånvaro T1 Alla kön 7,22% Kvinna 4,69% Man 11,54% Ålder Sjukfrånvaro T1 Alla åldrar 7,22% <=29 6,29% ,07% ,17% ,46% >=56 16,88% Den totala sjukfrånvaron låg på 4,8 % för 2015 och sjukfrånvaron ligger på totalt 11,4% under första tertialet av. Bland aktuella rehabärenden finns både korttidssjukskrivningar och långtidssjuksrivningar. Förvaltningen har fortsatt att aktualisera gamla och nya rehabärenden och fortsatt arbetet med att hantera rehabprocesserna på ett kontinuerligt sätt. Det centrala gällande rehabärenden som pågått under en längre tid har varit att identifiera var i rehabprocessen sjukskrivna medarbetare befinner sig för att kunna arbeta vidare utifrån aktuellt läge, och därmed kunna arbeta framåt. 1 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 7

9 Kön och ålder Vi kan se en skillnad mellan män och kvinnor gällande aktuell sjukfrånvaro under första kvartalet, kvinnorna ligger på 4,69 % och männen på 11,54 %, dock påverkas siffran av en långtidssjukskrivning som ej är arbetsrelaterad, vilket även påverkar siffran sjukskrivning kopplat till kön. Kontoret har under första tertialen haft två långtidssjukskrivningar vilket gör att siffrorna ökar. Området är en viktig del i det kommande analysarbete utifrån arbetsbelastning kopplat till arbetsmiljömålen och handlingsplanen för medarbetarenkäten Det finns även ett behov av att framåt arbeta med frågor som belyser arbetsbelastning. Kontoret är indelat i fyra grupper som vardera har mellan 3-8 medarbetare. Blir en kollega sjukskriven drabbar det normalt de andra väldigt tydligt då det är svårt att rekrytera vikarier. Personal och kompetensförsörjning Genom tidigare nämnd förvaltningsövergripande handlingsplan, gjord utifrån medarbetarenkäten 2015, har följande fem områden identifierats för förvaltningarna på Sveagatan ledarskap, problemlösning, inflytande av verksamhetsplanering, medarbetarskap samt arbetsbelastning. Det finns behov av kompetensförstärkning och dialog gällande dessa områden även om det skiljer mellan förvaltningarna gällande vilka frågor som bör prioriteras. Verktyg och förutsättningar för att komma framåt i dessa frågor ska ges genom vidareutbildning och workshops för både ledare, medarbetare samt fackliga representanter och skyddsombud. Effekter som förväntas av kommande satsningar är bla. trygga och närvarande ledare med en sund arbetsbelastning, tillåtande och lösningsorienterat diskussionsklimat där möten även ska utvecklas till att bli effektiva och målfokuserade samt prestigelöst samarbete inom och mellan arbetsgrupper. Satsningarna kommer att följas upp genom upprättad handlingsplan, genom utvärderingar, efter genomförda aktiviteter samt i kommande bokslut. Kontoret kommer också att arbeta med att ta fram en modell för prioritering av det egna arbetet. Sammanfattande analys vårbokslut Årets första tertial visar att arbetet flyter på bra och att många åtaganden är påbörjade. Nämnden arbetar strategiskt utifrån flerårsstrategin samtidigt som driften, d.v.s myndighetsuppdraget, ska utföras i så stor utsträckning som möjligt. Vad gäller myndighetsuppdraget så har nämnden tuffa prioriteringar att göra. Långt ifrån allt som behöver utföras görs på grund av att resurserna inte räcker till. Prioriteringarna görs utifrån kommunens flerårsstrategi och tillväxtprogram ihop med att största möjliga miljö- och hälsonytta ska uppnås. Nämnden och kontoret arbetar hela tiden med effektiviseringar och ökat avgiftsuttag för att på så sett möjligöra att större delen av myndighetsuppdraget kan genomföras. Tilläggas ska att en tjänst aldrig kan självfinansiera sig utan en viss del av tjänsten måste finansieras via kommunbidrag. Även om nämnden klarar att utföra åtagandena så kommer säkerligen ompriorteringar av nämndens tillsyns- och verksamhetsplan att behövas under året. Tjänstledigheter och sjukskrivningar innebär att arbetet kan behöva prioriteras om för att nyttja den kompetens som finns på bästa sätt. En del i arbetet med arbetsmiljön är att se över förvaltningsorganisationen, ett arbete som är påbörjat. För att säkerställa att det ekonomiska resultatet inte sticker åt ena eller andra hållet följs detta upp vid varje nämndsammanträde. 8

10 Framtid Verksamhet Miljöskyddsnämnden tillsammans med miljöskyddskontoret genomförde under oktober månad 2015 en SWOT-analys, denna uppdaterades under mars månad. Några av styrkona för nämnden är bland annat att det finns en miljöskyddsnämnd där miljö- och hälsoskyddsfrågorna prioriteras. Bra sammarbetsklimat mellan nämnd och kontor. Dessa två delar är också en styrka i samband med rekryteringar av nya medarbetare. Kontoret besitter mycket och bred kompetens. Kompetensen bidrar också till rättssäkra beslut vilket är en styrka för nämnden. En av nämndens svagheter är sårbarheten i samband med tjänstledigheter, sjukskrivningar m.m. Även resursbristen blir allt tydligare i samband med att lagstiftningen ställer högre krav på administration ihop med att arbetsuppgifterna ökar för kommunala miljönämnder när lagstiftningarna successivt ändras. Några av möjligheterna som togs upp var bland annat den nya näringslivsorganisationen och kommande samarbete. Större projekt, t ex avloppsprojektet där resurser tillförs vilket innebär stordriftsfördelar. Ett antal områden har identifierats där det bör gå att effektivisera flödena. Några av hoten som identifierades var försämrade samarbetsklimat mellan förvaltningar, minskade resurser, motstridiga mål, klimatförändringar. Den möjlighet som beskrevs där de extra resurser som tillförts projekt Anten kommer att innebära att mindre näring och bakterier når den belastade sjön Anten med tillflöden. En risk är också att projektet inte är helt avslutat när resurserna är slut. Det innebär att det kan återstå ett stort arbete med att få alla de sämre avloppsanläggningarna åtgärdade. Finns inte resurser till detta kan åtgärdstakten dra ut på tiden och målet med minskad näringstillförsel till Anten har inte uppnåtts. Med anledning av detta kan miljöskyddsnämnden behöva extra resurser ytterligare något år (2018) för att få alla avlopp åtgärdade. Ett annat område som miljöskyddsnämnden sannolikt kommer att behöva prioritera de närmsta åren är förorenad mark i anslutning till E20 och A+. Detta är strategiska utvecklingsområden för kommunen men för att dessa ska kunna tas i anspråk kommer områdena sannolikt att behöva saneras. Ekonomi Miljöskyddsnämnden kan komma att behöva tillfällig resursförstärkning framförallt med anledning av A+ och E20 arbetet men också för att kunna slutföra projekt Anten. Skulle extra resurser utgå kan detta arbete bli utdraget och det finns risk att nämnden blir en stoppkloss i den kommunstrategiska utvecklingen. I övrigt kommer nämnden arbeta med effektiviseringar samt ökade intäkter för att klara de extra krav som kommer i samband med förändringar i lagstiftningarna. Personal Miljöskyddskontoret håller för närvarande på att se över organisationen. Utgångspunkten är att det behöver skapas en långsiktigt hållbar förvaltningsorganisation där kvalititet, utveckling och effektivisering står i fokus ihop med att antalet medarbetare per chef minskar. Miljöskyddskontoret har det senaste året lyckats rekrytera flera ambitiösa och kompetenta medarbetare men ser också att lönekostnaderna ökar i samband med nyrekrytering. 9

11 10