REKRYTERING & INTRODUKTION

Transkript

1 InsightGUIDE SERIES KOMPETENSFÖRSÖRJNING REKRYTERING & INTRODUKTION Nya beteenden, förväntningar och önskemål bland kandidaterna i kombination med framväxten av helt nya kanaler och verktyg gör att rekrytering idag ställer nya krav på alla som är involverade i rekryteringsarbetet. Denna guide hjälper dig som rekryterar att lättare kunna fatta de beslut som ger bäst utfall och störst effektivitet.

2 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering INNEHÅLL Nya spelregler... s. 3 Rekryteringens ABC... s. 4 Arbeta långsiktigt...s. 5 Lagar & regler... s. 6 Vanliga fallgropar... s. 7 Förarbete & kravprofil... s. 8 Välj rätt kanal... s. 10 Interna referenser... s. 10 Annonser och jobbposter i sociala medier som LinkedIn, Facebook och Twitter... s. 12 Headhunters & rekryteringsföretag... s. 13 Karriärcenter på yrkeshögskolor, skolor, universitet... s. 13 Platsannonser i tryckt media... s. 13 Arbetsmarknadsdagar... s. 14 Egna kandidatsökningar i sociala medier... s. 14 Nätrekryterare/jobbsajter... s. 15 Arbetsförmedlingen... s. 16 Jobbmässor... s. 16 Spontanansökninga/egna hemsidan... s. 16 Alumninätverk... s. 17 Intern rekrytering... s. 17 Utforma annons och budskap... s. 18 Urval och första gallring... s. 19 Anställningsintervjun... s. 21 Referenstagning... s. 25 Tester & assessment centers... s. 27 Anställningserbjudandet... s. 29 Introduktion av nya medarbetare...s. 30 Verktygsdel Checklista: Vårt nuläge avseende rekrytering... s. 34 Checklista: Inför en rekrytering... s. 35 Mall: Kompetensdefinitioner... s. 36 Mall: Kravprofil... s. 37 Mall: Rekryteringskostnad... s. 38 Mall: Val av rekryteringskanal... s. 39 Mall: Frågor vid kompetensbaserad rekrytering... s. 40 Checklista: Introduktionsprogram... s. 42 Checklista: Åtgärder innan start... s. 44 Guide: 10 effektiva sociala medier i rekryteringen... s InsightLab

3 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING NYA SPELREGLER Nya beteenden, förväntningar och önskemål bland kandidaterna i kombination med framväxten av helt nya kanaler och verktyg gör att rekrytering idag ställer nya krav på alla som är involverade i rekryteringsarbetet. Denna guide hjälper dig som rekryterar att lättare kunna fatta de beslut som ger bäst utfall och störst effektivitet. Rekrytering berör idag alla Inte minst de sociala medierna har skyndat på utvecklingen mot att rekrytering sker via våra personliga nätverk och referenser. En undersökning av Insightlab från våren 2014 visar även att rekrytering via medarbetarnas referenser och nätverk kommer att vara den enskilt viktigaste rekryteringskanalen under kommande år. Varumärke och rykte både arbetsgivares och kandidaters blir viktigare Att lyckas med rekrytering bygger allt mer på en matchning mellan arbetsgivares och kandidaters varumärken. Ökat fokus på mjuka värden som kultur och personlighet Vidare är det även svårt att selektera bland de kvalificerade kandidaterna vilka besitter de personliga egenskaper som företaget eftertraktar? I vilken grad stämmer personligheten överens med det man söker? Här växer det fram nya lösningar så att även mer ovana rekryterare får tillgång till verktyg som är enkla att använda. Det medför även att en mer nyanserad bild går att få fram av sökande. Mindre bolag kan med nya medier konkurrera om samma kandidater De företag som har ordning på sin process och agerar snabbt har därför ett stort försprång till att knipa de bästa kandidaterna. Här kan även snabbrörliga mindre bolag ha sin konkurrensfördel gentemot större bolag som oftast har en långsammare intern process med fler beslutsfattare. Arbetsmarknaden ändras och det blir mer och mer viktigt för företagen att profilera sig rätt på marknaden för att finna de bästa kandidaterna och ge dem en lockande och korrekt bild av hur det kan vara att arbeta hos just dem. De sociala medierna ger nu även de små och medelstora företagen denna möjlighet. Fram till nyligen har detta av kostnadsskäl förbehållits de stora företagen. Källa: Insightlab; InsightLab 3

4 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering REKRYTERINGENS ABC 1. Analysera de utmaningar organisationen står inför Kom först överens om ett mindre antal utmaningar som organisationen står inför. En lämplig tidshorisont kan vara månader. Vilka kärnkompetenser och förmågor kommer ni att behöva hos de personer ni tar in? 2. Bestäm vilka beteenden och kompetenser som behövs När ni väl definierat utmaningarna är det lättare att bestämma vilka beteendemässiga kompetenser som behövs. Dessa beteenden ska vara så specifika som möjligt. Vid varje enskild rekrytering handlar det om att bestämma fyra till sju beteendebaserade kompetenser som sedan kan användas som de primära urvalskriterierna. 3. Välj rätt rekryteringskanal Det finns idag en lång rad rekryteringskanaler att använda i rekryteringen. Vilken du väljer beror framför allt på vilka typer av personer ni söker. Andra parametrar är tid, er egen erfarenhet och budget. I vissa fall fungerar Twitter utmärkt medan det i andra fall fungerar bäst med traditionell annonsering. Det viktiga är att ta reda på var era kandidater befinner sig och hur de håller sig uppdaterade om jobbmöjligheter. En viktig vägledning är att ta reda på via vilka kanaler era idag främsta medarbetare kommer. 4. Skapa en positiv rekryterings-upplevelse Rekrytering är idag en mer ömsesidig process där båda parter behöver skapa intresse hos varandra. Många söker idag ett arbetssammanhang som upplevs som meningsfullt på ett personligt plan. I det sammanhanget blir det intryck ett företag och du som företrädare ger viktigare. Vare sig intrycket är bra eller dåligt sprids det lätt vidare. Intrycket av er som organisation avgör naturligtvis långsiktigt hur lätt ni har att attrahera rätt personer. Se till att bemötandet av kandidater oavsett hur intressanta de är just nu blir positivt och professionellt rakt igenom processen. 5. Gör urval efter beteende Vid rekrytering tittar man normalt på kandidatens tidigare meriter och uppnådda resultat. Men det bästa sättet att förutsäga framtida framgångar är att titta på tidigare beteenden. Med en tydlig förståelse för vilka beteenden och faktiska kompetenser man söker blir urvalsprocessen enklare. En kandidat med hög förmåga inom kundservice kan ju komma från en mängd branscher. 6. Använd beteende- och kompetensbaserade intervjuer Vid själva intervjun och utvärderingen är det därför viktigt att fokusera på kompetenser och beteenden, snarare än resultat. Exakt vad kandidaten gjorde, hur och varför blir minst lika intressant som vad han eller hon uppnådde. En stor fördel med att grunda intervjun på beteende är att beteende är svårt att fabricera när kandidaten tillfrågas. Redogörelsen kan sedan kontrolleras med referenser. 7. Försök matcha snarare än att sälja För att rekryteringen i slutänden ska bli framgångsrik krävs att båda parter går in i anställningsprocessen med öppna kort om de faktiska förutsättningarna. Undvik att översälja en position och ge en så realistisk bild som möjligt för att undvika att bygga upp ett intresse för jobbet på felaktiga grunder, vilket lätt leder till framtida besvikelse. Din öppenhet om förutsättningarna underlättar i sin tur för den sökande att vara öppen med sina förväntningar och förutsättningar. 8. Kontrollera referenserna Fokusera på specifika beteenden även när du intervjuar referenspersoner. Be referenspersonen att beskriva situationer som är relevanta för kandidaten i den aktuella befattningen. Fråga om de beteenden som kandidaten visade samt hur (eller om!) dessa beteenden påverkade resultatet. Försöka även inkludera referenser som jobbat direkt med personen ifråga. Källa: Insightlab AB 4 InsightLab

5 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING ARBETA LÅNGSIKTIGT För att minska risken för kortsiktiga beslut och brandkårsutryckningar i rekryteringen är det värt att lägga en del tid på en mer långsiktig kompetensplanering. Grundtipset är att lägga arbetet på en nivå som är meningsfull och realistisk, snarare än att försöka skapa den perfekta och heltäckande planen. Kompetensplanering är en iterativ process som följer att antal steg: Undersök verksamhetsmålen Kompetensplaneringen startar med att man undersöker, förtydligar och eventuellt reviderar verksamhetsmålen på kort och lång sikt (på den sikt som är meningsfull utifrån den egna verksamhetens förutsättningar). Gör en kompetensanalys Nästa steg är att definiera vilka kompetenser som behövs för att nå verksamhetsmålen. Detta kan vara lättare sagt än gjort. Ett effektivt arbetssätt är att låta respektive chef precisera vilka kompetenser som kommer att behövas i den egna verksamheten under överskådlig tid. Dessa skattningar kan sedan aggregeras och jämföras med den bild HR/ledningen har utifrån verksamhetsmålen. Identifiera era kärnkompetenser I kompetensplaneringen är det av stor vikt att försöka identifiera era kärnkompetenser. Dessa är era särskiljande kompetenser som måste utvecklas och vårdas för att organisationen ska lyckas i sitt uppdrag. Av särskild vikt är att se vilka kärnkompetenser som minskar respektive ökar i betydelse i takt med ny teknologi och nya arbetssätt. Undersök tillgången på kompetens När de kompetenser som behövs för att uppnå verksamhetsmålen har fastställts blir nästa steg att identifiera vilka kompetenser som organisationen har tillgång till och vilka som eventuellt saknas. Inom större organisationer är det inte ovanligt med olika typer av kompetensdatabaser med uppgifter om de anställdas kompetenser och färdigheter. Gör en gapanalys mellan kompetensbehov och kompetenstillgång När ni har skapat er en bild av kompetensbehovet och kompetenstillgången är nästa steg att göra en gapanalys för att identifiera eventuella luckor (befintliga och förväntade). Några vägledande frågor: Hur ser personalomsättningen ut inom de områden där organisationen har sin kärnkompetens? Vilka kompetensområden påverkas särskilt av förväntade pensionsavgångar? När kommer behoven att uppstå? Hur ser utbudet ut av personer som besitter våra kärnkompetenser (personer med erfarenhet respektive personer direkt från utbildningssystemet)? Planera för kompetensutveckling och rekrytering av ny kompetens Luckor i kompetenstillgången kan åtgärdas på flera sätt. En metod är att utveckla kompetensen hos befintlig personal. En annan att knyta till sig extern kompetens. Detta kan göras på olika sätt och här måste organisationen fastställa vilken metod som är mest strategisk. Vilka kärnkompetenser kan vi utveckla/utbilda fram? Vilka kompetenser kan vi knyta till oss via outsourcing, underleverantörer och samarbeten? Är viss kompetens extra kritisk? Har organisationen ett behov av att knyta den kompetensen närmare till sig? Varierar behovet av en viss kompetens över tiden varför inhyrning vid arbetstoppar är den bästa lösningen? Källa: Generationsskiftet och chefsförsörjning i offentlig sektor, Margareta Sandebo Eriksson, Insightlab AB InsightLab 5

6 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering LAGAR & REGLER Det finns ett antal lagar och regler som är viktiga att känna till i rekryteringssammanhang. Utgångspunkten är att arbetsgivaren är fri att anställa vem den vill. Men det finns regler som inskränker den rätten och som därmed gör att arbetsgivaren inte alltid kan välja vem den vill anställa eller låta vilka kriterier som helst avgöra vem som anställs. En arbetsgivare får inte diskriminera en arbetstagare den som gör en förfrågan eller söker arbete den som söker eller gör praktik en person som är inhyrd eller inlånad för att utföra arbete. Vid rekrytering har diskrimineringslagen betydelse både för vem en arbetsgivare kan anställa och vilka kriterier som är lagliga för en arbetsgivare att ställa upp. Lagen påverkar därmed flera moment i rekryteringsprocessen. Annonsen, urvalet, kontakten med referenser och anställningsbeslutet är åtgärder som kan komma att bedömas som diskriminerande handlingar. Dessutom innebär lagen att arbetsgivaren måste kunna visa upp godtagbara anställningsrutiner, för att kunna motbevisa ett påstående om diskriminering. I korthet bör du som rekryterar tänka på det här: Diskriminering förbud mot att diskriminera på grund av kön, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Verka för jämn könsfördelning och mångfald när det gäller etnicitet. Personuppgifter krav att behandla personuppgifter korrekt och med samtycke. Deltidsanställda företrädesrätt att gå upp i tid om de vill. Återanställa skyldighet att återanställa tidigare anställda som sagts upp på grund av arbetsbrist och som kvalificerat sig med en viss anställningstid. MBL-förhandla vid tillsättning av chefer. Annonsen tänk noga igenom vilka kriterier som anges eftersom arbetsgivaren kan behöva förklara dessa och eventuella avsteg från kriterierna vid en eventuell diskrimineringstvist. Intervjun fundera över frågorna. Ställ inte frågor om ovidkommande saker. Undvik om möjligt frågor inom ramen för de enligt diskrimineringslagen skyddade intressena (kön, sexuell läggning, religion och så vidare). Ha ett seriöst, väl förberett, professionellt och sakligt rekryteringsförfarande. Källa: Ledarna 6 InsightLab

7 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING VANLIGA FALLGROPAR 1. Att slarva med förarbetet Som i så många andra sammanhang är gedigna förberedelser nyckeln till framgångsrik rekrytering. Kravprofilen är viktigast, där ni listar de egenskaper, kompetenser och erfarenheter och beteenden den nyrekryterade medarbetaren bör ha. Den som är ivrig att komma igång slarvar ofta med förberedelserna. Om arbetet med kravprofilen går för snabbt riskerar ni att låsa er vid nuläget snarare än organisationens framtida utveckling. 2. Att inte reflektera över vilka delar av rekryteringsprocessen som bör hanteras inhouse och vilka som bör outsourcas Ta en funderare innan ni väljer att låta en extern rekryteringspartner hantera hela processen. Då riskerar ni nämligen att tappa kontroll över den. Om ni istället överväger att genomföra hela processen själva riskerar ni att hamna i situationer ni inte bemästrar. Vilka resurser har ni internt och vilka gör ni klokt i att lägga ut på externa samarbetspartners? 3. Att rekrytera en kopia på föregångaren När en medarbetare slutar är det lätt att låsa sig vid att den ersättare som rekryteras ska vara en kopia av sin föregångare. Sträva istället efter att frigöra er från den tidigare medarbetaren och betrakta ersättningsrekryteringen som en möjlighet att få in kompetens, erfarenhet och egenskaper som verksamheten behöver för att hantera framtida utmaningar. 4. Att inte anstränga sig för att göra verksamheten attraktiv för presumtiva medarbetare Det är inte bara kandidaten som ska göra ett gott intryck för en presumtiv arbetsgivare, som arbetsgivare är det lika mycket upp till dig att framställa organisationen och verksamheten på ett intressant sätt. Se till att levandegöra er kultur och värderingar på ett tidigt stadium, det ger kandidaten en god möjlighet att avgöra om värderingarna och företagskulturen känns rätt. 5. Att översälja en position Ett av de främsta skälen till att människor väljer att sluta sin anställning är att arbetet inte svarar upp mot förväntningarna. Undvik detta genom att tänka på följande när du rekryterar: Ha en öppen och ärlig genomgång med alla kandidater om vad arbetet innebär och hur förutsättningarna ser ut. Anställ personer som rekommenderats av redan anställda. De har oftast gett en realistisk bild av arbetet. Låt medarbetare intervjua kandidaterna. Intervjua nyanställda för att dra lärdom av deras upplevelser av sin första tid på jobbet. 6. Att inte avsluta snyggt Ha för vana att alltid ge återkoppling till samtliga kandidater som visat intresse för en tjänst. Det kan låta som en självklarhet, men det är vanligt att glömma bort denna viktiga avslutande detalj i rekryteringsprocessen. Kandidater som inte får någon återkoppling på de jobb de sökt får förmodligen ett oprofessionellt intryck av er som arbetsgivare, vilket kan stå er dyrt på sikt eftersom kandidater tenderar att prata med varandra. Samma kandidat kan dessutom dyka upp och vara intressant inför en framtida rekrytering. 7. Att låta rekryteringsprocessen dra ut på tiden En attraktiv kandidat på jakt efter ett nytt jobb är ofta involverad i flera parallella rekryteringsprocesser. Om ni inte återkopplar tillräckligt snabbt finns det en risk att en annan arbetsgivare hinner före. Tänk på att de bästa kandidaterna försvinner snabbt, se därför till att arbeta fokuserat och effektivt med rekryteringsprocessen. Källa: InsightLab 7

8 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering FÖRARBETE & KRAVPROFIL Noggrann förberedelse i form av jobbanalys, framtagande av arbetsbeskrivning och jobbspecifikation är av stor vikt för att rekryteringen ska bli framgångsrik. En tumregel är att lägga samma omsorg på att analysera den position som ska tillsättas, som på det arbete som läggs på att välja ut kandidater. Arbetsanalysen beskriver framgångsfaktorerna Arbetsanalysen handlar om att undersöka vad som krävs av den som ska tillträda den lediga tjänsten, inte bara i dagsläget utan även i framtiden. Förutom att beröra vad arbetet går ut på försöker den identifiera de egenskaper och kompetenser som krävs för att utföra ett visst arbete framgångsrikt. En arbetsanalys kan göras genom att personer inom en viss yrkesgrupp i företaget, som lyckats väl eller av andra upplevs som framgångsrika, identifieras och intervjuas eller testas, i avsikt att ta reda på vilka egenskaper som gjort just dessa personer framgångsrika. Hur brett ska vi söka? Tips! Leta efter rätt beteenden Det finns en enkel modell för att hitta personer som med hög sannolikhet kommer att lyckas i ditt företag: 1. Identifiera de medarbetare som är mest framgångsrika idag. 2. Kartlägg vilka personlighetsdrag och kunskaper som gjort dem framgångsrika. 3. Leta efter kandidater som har samma uppsättning styrkor. Målet med sökprocessen är att få ett lagom stort urval som ligger så nära kravspecifikationen som möjligt. Balansen mellan att vara för öppen i sökandet till alltför snäv är ofta svår. Om man är alltför vid i sökandet riskerar man att få sökanden i hundratal som skapar mycket arbete att sortera och som dessutom vid rekrytering i offentliga verksamheter kan leda till överklaganden. Att vara för snäv kan ge för litet urval man kan ha skrämt bort sökande genom att ställa för snäva krav. Skulle man sedan i slutändan ändå finna att någon som inte riktigt uppfyller de högt ställda kraven, ändå är den mest lämpade så riskerar man överklaganden. Det finns således all anledning att vara omsorgsfull i sökprocessen. Att formulera en bra kravprofil lägger grunden. Arbetsbeskrivning och kravprofil Nästa steg är att ta fram den aktuella kravprofilen. Denna fyller flera syften: Lägger grunden för din platsannons och lockar rätt personer att ansöka Ger dig en chans att ge ett gott första intryck av ditt företag Hjälper dig i processen att välja ut de bäst kvalificerade kandidaterna Hjälper dig att utforma de effektivaste intervjufrågorna för att hitta den person du behöver Allt för ofta plockas den gamla arbetsbeskrivningen fram när en person ska ersättas. Arbetsbeskrivningen ska dock ta hänsyn till det arbete som ska göras framöver. Tanken är inte att formulera "exakta sanningar" utan mer ett gemensamt underlag för värderingsdiskussioner och urval. Kravprofilen bör inte innehålla onödiga eller omotiverade krav och villkor. En arbetsbeskrivning bör åtminstone innehålla följande: Titel eller arbetsroll. Arbetsuppgifter En beskrivning av vad som förväntas av den anställde i form av arbetsuppgifter, ansvarsområden, arbetstid och så vidare. Vem vederbörande rapporterar till Vem är den närmste chefen? Grundläggande krav Icke förhandlingsbara egenskaper hos den anställde i form av utbildning, arbetslivserfarenhet, nödvändiga licenser och så vidare. Önskemål Vad som i övrigt är önskvärt i form av utbildning, erfarenhet personliga egenskaper och liknande. 8 InsightLab

9 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING Översätt kravprofilen till en bra arbetsbeskrivning Efter kravspecifikationen är nästa steg att översätta denna till en bra arbetsbeskrivning som också blir underlaget för eventuella annonser och jobb-poster i sociala medier. Nätrekryteringsföretaget Monster rekommenderar att ta fasta på följande fem frågor: Arbetsuppgifter: Vad kommer personen att göra? Ta dig tid att skriva ut specifikationerna för det lediga jobbet. Börja med en beskrivande jobbtitel ( säljare industriprodukter, västra regionen är bättre än bara säljare ). Om det finns en branschstandard kan du anpassa jobbtiteln till denna. Skriv därefter en sammanfattning av vilket ansvar som följer med jobbet samt en lista på huvuduppgifter för den anställde. Tänk igenom detta noga. En vag eller inkorrekt beskrivning kommer att göra det svårare för dig att matcha kandidaten med jobbet, eftersom du då själv inte vet exakt vad som krävs av personen. Arbetserfarenhet: Vilken bakgrund krävs för att få jobbet gjort? Insikt i branschen, kunskap om yrket, akademisk bakgrund och arbetsmeriter, allt detta spelar en roll i rekryteringsprocessen. Klargör redan från början vilka specifika erfarenheter och vilken bakgrund en kvalificerad kandidat bör ha. Kräver jobbet till exempel erfarenhet från samma bransch, eller kan man använda sig av en person från en helt annan? Bestäm om personens utbildningsnivå har någon inverkan på hur han eller hon kan komma att sköta jobbet. Inom vissa yrken krävs till exempel ett visst certifikat. Färdigheter: Vilka unika färdigheter måste personen ha? Titta på de uppgifter som personen kommer att utföra och bedöm vilka färdigheter som krävs för att utföra dessa. En växeltelefonist behöver ju till exempel ha ett bra telefonbeteende och kanske även vara bra på att lyssna. En chef kan vara tvungen att se till att saker verkställs snabbt och hålla deadlines, en gruppledare kan behöva bra ledarkunskaper. Din lista bör inkludera både de kunskaper som krävs samt vilka egenskaper man bör inneha. Stil: Hur får personen jobbet gjort? I ett litet företag kan det spela lika stor roll hur personen jobbar som vad de jobbar med. De anställda måste smälta ihop med företagskulturen och det team du för närvarande har på plats. En person som drivs av att jobba i grupp kommer till exempel inte att bli långvarig på ett företag där alla jobbar enskilt. Temperament: Vilken sorts personlighet lyckas i din organisation? Ta arbetsbeskrivningen ett steg längre genom att tänka över vilka attityder och beteenden du vill ha hos en kandidat. Ditt mål är att hitta den typ av person som är mest produktiv i arbetsmiljön du har skapat och som kan komplettera din nuvarande arbetskraft. Ta fram en lista på de karaktärsdrag du värdesätter högst, de kan inkludera saker som ett sinne för humor, ärlighet, medkänsla och liknande. Du kanske inte tar med dessa i platsannonsen, men de kan hjälpa dig att välja mellan kandidater efter mer djupgående intervjuer och urval. Källa: Tips! Öka tydligheten Gör en kravprofil med kompetenser som är viktiga för befattningen (inte för många, men inte heller för få, cirka 6-10 brukar kunna ge en rättvisande bild). Man bör försöka beskriva kompetenserna på sådant sätt att de går att mäta. Samtidigt är det viktigt att inte tappa viktiga egenskaper som önskas på sättet att mäta. Ta gärna med fler i ett första skede för att sedan arbeta vidare med dem. Ange hur kompetenserna ska mätas genom till exempel intervjuer, tester, betyg i kolumnen "Mätmetod" i skissen till kravprofil som återfinns i verktygsdelen. Efter genomförd intervju anger man kandidatens värde rörande varje kompetens i kolumnen för en kandidat i taget. Om det råder någon tveksamhet över en kandidats värde, så kan detta förtydligas genom referenstagningen eller genom test och arbetsprover. Källa: Generationsskiftet och chefsförsörjning i offentlig sektor, Margareta Sandebo Eriksson, Insightlab AB InsightLab 9

10 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering VÄLJ RÄTT KANAL Valmöjligheterna är idag större än någonsin vad gäller att välja rekryteringskanal. Tidigare nåddes de allra flesta kandidater via annonsering i dagspress och via exempelvis Arbetsförmedlingen. Idag är bilden helt annorlunda. Att veta vilka kanaler som fungerar bäst för just de personer ni söker blir allt mer avgörande. I en undersökning av Insightlab genomförd i april 2014 bland svenska chefer och personalansvariga framkom vilka rekryteringskanaler som kommer att vara viktigast i deras rekrytering under de kommande åren. De är i prioritetsordning: 1. Interna referenser/rekrytering via egna medarbetare 2. Annonser och jobbposter i sociala medier som LinkedIn, Facebook och Twitter 3. Headhunters, rekryteringsföretag 4. Rekrytering via karriärcenter på yrkeshögskolor, skolor, universitet 5. Platsannonser i tryckt media 6. Arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor 7. Egna kandidatsökningar i sociala medier som LinkedIn, Facebook och Twitter 8. Nätrekryterare/jobbsajter 9. Arbetsförmedlingen 10. Jobbmässor 11. Spontanansökningar (via mejl, egna hemsidan, osv) 12. Alumninätverk, återanställning av tidigare anställda Tips! Undersök via vilka kanaler som era bästa medarbetare har rekryterats. Kan ni se ett mönster? Genom att konsekvent följa upp via vilka kanaler era nyrekryteringar kommer ifrån samt vilka av dem som sedan lyckas hos er, bygger ni över tid upp en värdefull kunskap kring vad som fungerar bäst för just er. Låt varje rekryteringstillfälle avgöra valet av kanal Varje rekryteringstillfälle är på sitt sätt unikt. Svaren på frågorna nedan kan ge bra vägledning till vilken kanal ni ska välja i det enskilda fallet. vilken typ av tjänst ska vi rekrytera till? vilken typ av personer söker vi (ålder, utbildning, erfarenhet osv)? vilken typ av kanaler söker dessa personer typiskt jobb via? vilken erfarenhet, kunskap har vi idag av att rekrytera via dessa kanaler? söker vi aktiva eller passiva jobbsökare? hur ser konkurrensen ut om den kompetens vi just nu söker? hur attraktiv är vår organisation i målgruppen ifråga? hur mycket får det kosta? vilka moment (helt eller delvis) i rekryteringsprocessen vill vi köpa in? hur mycket tid kan vi lägga ner? Nedan följer en genomgång över olika kanaler för rekrytering. Inte sällan nås bäst effekt genom att kombinera några av dem. 1. Interna referenser Allt fler jobb tillsätts via kontakter. Faktum är att en överväldigande majoritet av alla rekryteringar som görs i Sverige sker i de egna nätverken. Aktuell statistik från SCB visar att 7 av 10 jobb idag tillsätts via kontakter. Orsakerna är flera. Inte minst de sociala medierna har gjort att medarbetarna snabbt når ut till många tänkbara kandidater. Snabbhet är alltså en faktor. En annan fördel som lyfts fram är att rekrytering via befintliga medarbetares nätverk ökar sannolikheten att personlighetsmatchningen blir bra. Men precis som vid intern rekrytering finns en risk med att rekrytera genom kontakter. Beroende på hur er personalsammansättning ser ut idag finns en risk att få en allt mer homogen personalstyrka. Därför är det viktigt att hela tiden gå tillbaka till kravprofilen. 10 InsightLab

11 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING Så lyckas du med ett program för rekrytering via interna referenser Utgå från nuläget. Innan ni drar igång ett program för rekrytering via interna referenser är det viktigt att ni har koll på nuläget. Vilka rekryteringsmetoder använder ni idag? Vilka +/- har de? Vad kostar rekryteringarna? Hur lång tid tar de? Varför vill ni starta ett program för interna referenser? Vad hoppas ni uppnå? Vilka +/- ser ni? Hur trivs era medarbetare? Hur lojala och hur kompetenta är de? Vilka är mest intressanta? Vilka kontakter kan de tänkas ha? Börja i liten skala. Det är ofta bra att starta med ett begränsat antal jobb och medarbetare för att sedan bygga vidare på deras framgång. Välj ut de mest intressanta medarbetarna och börja med att fråga dem några enkla frågor som: Vilka var de tre största talangerna på din förra arbetsplats? Jobbade du direkt med dem? Skulle de vara en tillgång för oss? Hur? Förklara varför och hur. Det är avgörande att alla förstår varför de ska engagera sig i programmet att de ser fördelar, både för sig själva och för organisationen, av att ni lyckas rekrytera de bästa. Det är också viktigt att alla får utbildning i vad som förväntas av dem och hur de ska gå tillväga. Att bara lägga ut lediga jobb på intranätet och hoppas att medarbetarna ska se det och självmant agera räcker inte. Inte ens om det är kopplat till en bonus. Det krävs en genomtänkt kommunikationsstrategi där man informerar, utbildar och ger feedback till medarbetarna, säger Michelle Rea på Social Honesty. Tips! Ny funktion gör anställda till rekryteringsambassadörer En funktion som nyligen lanserats är LinkedIns Work With Us. När en jobbsökare besöker någon av de anställdas LinkedInprofiler visas per automatik relaterade jobbannonser och meddelanden från organisationen. Tanken är att medarbetarna på så sätt blir en slags ambassadörer, samtidigt som organisationen lättare når ut till rätt målgrupp via medarbetarnas kontaktnät. Källa: Zdnet medarbetaren får välja. En del organisationer har med engagemang i referensprogrammet som en parameter i den återkommande utvärderingen av medarbetarnas insatser. Mät resultaten. Om du vill veta hur väl programmet fungerar måste du mäta resultatet, till exempel i form av antal engagerade medarbetare, antal referenser, antal rekryteringar, kostnad, medarbetarnöjdhet och personalomsättning. Det är också viktigt att ni i förväg har bestämt vilket utfall ni räknar som bra respektive dåligt. Källa: A Complete Guide to Your Referral Recruitment Program, SocialCruiter Återkoppla snabbt! När människor börjar engagera sig är det viktigt att snabbt uppmärksamma det. Visa uppskattning och ge dem feedback för att hjälpa dem att lättare nå de uppsatta målen. Se också till att kommunicera och fira alla framgångar och delmål! Många organisationer belönar den medarbetare, som ger en referens som leder till en rekrytering, med till exempel pengar, lunch med företagets VD, extra semesterdagar, erkännande vid ett möte eller i interntidningen, en gåva som exempelvis en ipad eller genom att ge ett bidrag till ett välgörenhetsprojekt som InsightLab 11

12 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering 2. Annonsera i sociala medier Sociala medier har gått från fluga till att bli en naturlig del av modernt rekryteringsarbete. I dagsläget är det fyra sociala mediaforum som anses vara de mest användbara i rekryteringssammanhang; Facebook, LinkedIn, Twitter och YouTube. Det är idag lätt att lägga upp jobbannonser i dessa medier. LinkedIn Med 1,5 miljoner anslutna svenskar är LinkedIn utan tvekan Sveriges största CV-databas. På LinkedIn lägger du kostnadsfritt upp annonser på organisationens LinkedIn-sida. Ni kan också välja att annonsera för att nå specifika målgrupper, som stämmer in på er sökta profil. En 30-dagars annons på LinkedIn kostar när denna text skrivs 1.924:- för 30 dagar. Facebook Fem råd för att börja använda Facebook som rekryteringsverktyg: Utforma verksamhetens profil som en informativ och lättillgänglig rekryteringssida. Använd gärna bilder, videos och löpande uppdateringar för att attrahera besökare. Gå med i nätverket för de städer som är intressanta att rekrytera i och skicka vänförfrågningar till utvalda nyckelpersoner därifrån. Använd sökfunktionen för att hitta personer med en viss jobbtitel, exempelvis marknadschefer eller ekonomistudenter. Utnyttja sedan filterfunktionen för att avgränsa sökningen, så att den enbart görs i nätverket för den stad där tjänsten är aktuell. Annonsera ut tjänster på facebook.com/marketplace/ (det är gratis). Se igenom potentiella kandidaters profil och kontakta de som tycks vara av intresse. Kontakt kan tas på flera sätt. Att skicka direktmeddelanden är ett sådant. Många väljer dock att istället starta grupper såsom Vi söker fem nya analytiker till hösten 2014 och bjuda in utvalda medlemmar till gruppen. Enbart de som väljer att gå med i gruppen nås sedan av vidare information om tjänsterna. Grupper är ett enkelt sätt att få ut information, länkar LinkedIn introducerar mobil rekryteringsapp Allt fler söker jobb i farten. Med detta faktum i bakhuvudet har LinkedIn skapat Recruiter Mobile en mobil rekryteringsapp, designad för att smidiggöra mobila ansökningsärenden och förenkla direktkommunikation jobbsökare och organisation emellan. Tanken är att appen ska kunna användas var som helst, när som helst och på så sätt göra rekryteringsprocessen både enklare och mer produktiv. Ni kan snabbt överblicka potentiella kandidaters LinkedIn-profiler och skicka direktmeddelanden till intressanta personer. All kontaktinformation är lättillgänglig och även enkel att dela och vidarebefordra till övriga rekryteringsansvariga. Det går även att spara anteckningar rörande varje jobbsökare, och dela omdömen och noteringar med berörda inom organisationen. och kontaktuppgifter till ett stort antal potentiella, och intresserade, kandidater på Facebook. Twitter I US A och Storbritannien används Twitter relativt ofta som rekryteringsverktyg. I Sverige är det än så länge mest branschfolk inom IT, media, PR, reklam och politik som utnyttjar det. Men på sistone har även mer traditionella företag, organisationer och kommuner börjat använda sig av denna kanal. För att annonsera ut tjänster via Twitter krävs enbart att man skapar en profil för sin verksamhet på twitter.com. Det är enkelt och gratis. Därefter kan man kostnadsfritt skicka ut meddelanden varje gång man har en ledig tjänst att tillsätta. De skickas via SMS direkt till alla de Twittermedlemmar som prenumererar på ens uppdateringar. YouTube Tack vare miljontals besökare världen över har Youtube idag en enorm räckvidd och potentiell genomslagskraft. Youtube används i första hand som en kanal för att bygga varumärket som arbetsgivare. Uppladdning av filmer på YouTube.com är enkelt. Allt som krävs är ett klick på sidans uppladdningsknapp. Videos som gillas har sedan möjlighet att nå hundratusentals tittare helt kostnadsfritt. 12 InsightLab

13 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING 3. Headhunters & rekryteringsföretag 4. Rekrytering via karriärcenters Inte minst på chefs- och specialistnivå är anlitandet av headhunters och rekryteringsföretag en vanlig väg att gå. Det finns en mängd olika rekryteringsföretag att välja på, många har idag specialiserat sig på vissa branscher och befattningar. Valet beror på vilken typ av tjänst du ska rekrytera till, och vilken budget du har. Det viktigaste är att välja ett företag som du känner förtroende för. Ta referenser på företaget och träffa dem förutsättningslöst innan du bestämmer dig. En seriös rekryteringskonsult lägger ner mycket tid på att lära känna ditt företag och tillsammans med er ta fram en bra kravprofil för tjänsten. Att välja hjälp med delar av rekryteringsprocessen Att lägga ut hela processen är i många fall kostsamt. En annan nackdel kan vara att rekryteringsföretaget inte känner till verksamheten lika väl som ni själva och därför inte lyckas förmedla rätt känsla för kandidater. I takt med att möjligheten att hitta kandidater själv via sociala medier ökar, kommer det troligen bli vanligare att köpa in delar av processen externt, exempelvis: framtagning av kravprofiler och annonsmaterial genomförande av urval djupintervjuer testning referenstagning Headhunting På marknaden finns ett antal rekryteringsföretag som tar på sig uppgiften att genomföra hela sök- och urvalsprocessen fram till att ett par kandidater kan presenteras. En del företag har samlat på sig ett register med kandidattipsare, vilket ofta medför en effektivisering av sökprocessen. Fördelen med att anlita externa rekryteringstjänster är att det spar tid. Men seriösa rekryteringsföretag jobbar inte i ett vakuum utan vill löpande ha en nära dialog, vilket tar viss tid. Nackdelen är kostnaden och att man går miste om en ofta för verksamheten utvecklande process. De flesta universitet och högskolor har i dag någon form av karriärcenter som erbjuder studenterna karriärrådgivning och kontakter med intresserade arbetsgivare. Dessa karriärcenters erbjuder ofta även kanaler för organisationer att nå ut med erbjudanden till studenter och alumnis. Det kan handla om direkta mailutskick eller jobbannonser via interna nätverk eller via skolans sidor på LinkedIn. En vanlig väg att hitta framtida medarbetare är också att vända sig direkt till lämplig institution på skolan alternativt lägga ut examensjobb och uppsatser. I många fall är ett av de mest effektiva sätten att helt enkelt sätta upp en annons på särskilda anslagstavlor på skolan. Ibland finns särskilda jobbanslagstavlor där annonserna som sätts upp går via kåren eller karriärcentret. 5. Annonsera i tryckt media & dagspress En platsannons i dags- eller fackpress når många sökande, men är kostsam. Annonserar du ut ett attraktivt arbete eller ett yrke där det råder överskott på arbetskraft måste du räkna med att kunna ta hand om administrationen av väldigt många ansökningar. Tips vid traditionell annonsering Det vanligaste sättet är att i dagspress välja en annons som enbart flaggar för att det finns ett visst jobb ledigt och sedan hänvisa till er hemsida med en mer utförlig annons samt en motsvarande sådan annons i aktuell fackpress som anknyter till den aktuella befattningen. Flaggningen i dagspress kräver även den viss omsorg för att locka sökanden till hemsidan. Den traditionella annonseringen kan kompletteras med att annonsen skickas till olika personer eller institutioner där man tror att intressanta sökanden kan finnas. Vissa organisationer har exempelvis, för att öka antalet utlandsfödda sökande, kommit överens med olika invandrarföreningar att de hänger upp annonsen på deras anslagstavlor. InsightLab 13

14 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering 6. Arbetsmarknadsdagar Varje år arrangeras närmare 100 arbetsmarknadsdagar runt om i landet på universitet och högskolor. Vissa är breda för många olika studieinriktningar medan andra är mer nischade. Rätt använt kan deltagande på arbetsmarknadsdagar vara ett mycket effektivt sätt att hitta era framtida medarbetare. Caroline Eriksson på Proffice ger följande tips om hur ni gör för att lyckas: Gör det möjligt att lämna in ansökningar och CV:s på plats antingen genom att ni har med datorer som det går att skriva in på direkt eller via pappersformulär. Bjud på något, alltifrån godis till företagspennor. Men inte för sakens skull utan som en förevändning att knyta kontakter. Undvik att stå och prata med varandra. Försök hitta naturliga anledningar att prata med dem som passerar. Förbered enkla och intressanta sätt att öppna konversationer, exempelvis Hej är du på jakt efter ett nytt jobb?, Vad pluggar du? och Vilka jobb är du intresserad av?. Använd någon form av tävling för att få besökare att lämna sina uppgifter. Anpassa utmaningen till den typ av personer ni söker. Är det ekonomer kan en räkneutmaning göra susen. Om det finns utrymme kan det vara en god idé att göra en del av montern till intervjuhörna där ni kan fördjupa samtalet med intressanta kandidater. Boka gärna tid för uppföljande intervju direkt. Följ upp. Skicka ett tack till alla som besökte er och lämnade sina uppgifter. Boka in intervjuer med de mest intressanta kandidaterna. 7. Egna sökningar i sociala medier Förutom att vara en plattform för annonser är sociala medier, och då inte minst LinkedIn, ett kraftfullt verktyg för att själv hitta relevanta kandidater till de allra flesta typer av jobb. Idag har över 1,5 miljoner svenskar lagt upp sin professionella profil på LinkedIn. Sök fram kandidater direkt Ett effektivt sätt att hitta kandidater är att använda sidans sökfunktion. Där kan du inkludera allt från jobbtitel till saker som tidigare arbetsgivare, utbildning och intressen. Då du hittar personer med lämplig profil, kan du kontakta dem kostnadsfritt via e-post. Man kan även skicka direktmeddelanden till dem, vilket kräver uppgradering till ett så kallat affärskonto. Affärskonton kostar från dollar per månad. De ger utöver meddelandefunktionen också en rad andra tjänster, såsom automatiska tips om kandidater och tillgång till fullständiga profiler. Genom att göra en avancerad personsökning där du söker efter LinkedInmedlemmar med den kompetens, den geografiska hemort och den erfarenhet du söker kan du på kort tid få fram ett urval av presumtiva kandidater till er lediga tjänst, säger Linus Zackrisson, LinkedInexpert på Min Karriär. Han tipsar om att göra sökningar som säkerställer att du inte missar några högintressanta presumtiva medarbetare. Om du söker en ny säljare kan det exempelvis löna sig att även söka på begrepp som Key account manager, Säljledare eller Kundansvarig. Linus råd är att ta reda på vilka titlar och begrepp de kandidater du söker använder sig av när de presenterar sig själva. Hantera delar av rekryteringsprocessen själv LinkedIn och andra professionella nätverk gör det möjligt att hantera sådant som du tidigare tagit hjälp med av externa rekryterare på egen hand. - När du fått fram en lista med intressanta kandidater kan du antingen välja att ta nästa steg i rekryteringsprocessen på egen hand eller lämna över listan till en rekryteringsbyrå som kan kontakta kandidaterna och gå 14 InsightLab

15 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING vidare med rekryteringsarbetet. I dagsläget är det relativt enkelt att själv göra grundjobbet och vaska fram intressanta kandidater. Det sparar dessutom pengar om man fördelar jobbet mellan sig själv och rekryteringsföretaget, säger Linus Zackrisson. Legitimt att kontakta okända personer Fördelen med LinkedIn är att du kan kontakta personer som inte aktivt söker nytt jobb. De kandidater du hittat har med stor sannolikhet redan jobb, men på LinkedIn till skillnad från exempelvis Facebook är det helt legitimt och accepterat att kontakta personer du tidigare inte har haft någon kontakt med. Kontakta dem via mail eller telefon, hänvisa till att du hittat dem på LinkedIn och informera om er lediga position. 8. Jobbsajter & nätrekryterare Många lägger idag ut sina CV:n i olika jobbdatabaser. Databaserna är oftast så upplagda att man ska kunna söka efter vissa kriterier och på så sätt få fram ett antal intressanta kandidater. Denna sökväg är särskilt intressant där man också kan nå dem som trivs och fungerar väl på sina nuvarande arbeten och som inte alls skulle fundera att söka när de sett en annons i dagspressen. Det finns idag ett stort antal aktörer på marknaden, vissa som portaler för att hitta alla kategorier av kandidater, andra är mer nischade som sajter för vård, universitet, statliga jobb, säljare, IT-specialister, seniorer och så vidare. Tips för att lyckas med annonsen på jobbsajter 1. Tydlig jobbtitel. De flesta av jobbsajterna talar om en tydlig jobbtitel som det allra viktigaste i platsannonsering. Om jobbtiteln är tydlig blir det enklare för kandidater att hitta annonsen. Besökarna på sidorna letar efter populära jobbtitlar, så se till att använda en sådan. 2. Bra text. Många rekryterare tror att en platsannons görs bäst genom att kopiera och klistra in arbetsbeskrivningen rakt av. Så är det inte. Det är en platsannons, inte en platsbeskrivning. Du ska sälja något företaget som arbetsgivare, samt tjänsten så se till att fokusera på en bra text. 3. Specifiera arbetsorten. Jobb med obestämd arbetsort kommer inte att matcha sökningar då kandidater ofta söker utifrån plats. Det betyder att en allt för stor mängd kandidater inte kommer att se platsannonsen. Om någon bor i Malmö så söker de efter arbete i Skåne, inte i hela landet. Se till att skriva ner arbetsorten. 4. Online-ansökningar. De flesta jobbsajter föredrar att rekryterare låter kandidater ansöka om jobben via jobbsajter själva. Anledningen till detta är att omdirigeringen från jobbsajter leder till 40 procents förlust i ansökningar. Webben är till för att göra InsightLab 15

16 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering saker och ting enklare. Att låta kandidater ansöka om jobb via jobbsajten är enklare. Om ni bestämmer er för att kandidater ska ansöka utanför jobbsajten, se till att det är så enkelt för dem som möjligt. 5. Mejlansökningar. Även om de flesta jobbsajter föredrar att kandidater söker jobb genom formulär på deras egen hemsida, så är de fullt nöjda om kandidaterna söker via mejl. Mejl är enkelt och rättframt för kandidater. Gör detta alternativ möjligt. Ju fler ansökningsmetoder som är möjliga för kandidaterna, desto bättre är chanserna för framgång i rekryteringsprocessen. 6. Inkludera en logotyp. Kandidater tycker om logotyper. Varför? Loggor gör att de snabbt ser att jobbet finns på riktigt (att det exempelvis inte är från en rekryteringsfirma). Kandidater uppskattar när jobb verkligen finns. Mycket tyder på att en logotyp i en jobbannons kan göra att dubbelt så många kandidater kollar på den. Att lägga till en logotyp är enkelt så var noga med att lägga till en (notera att logotypen i vissa fall kan vara en tilläggstjänst, och då får man ta beslutet därefter). 7. Karriärmöjligheter. Människor vill gärna veta vad deras arbete kommer att leda till. Om du letar efter någon som ska växa och utvecklas med företaget, så se till att tydliggöra det. Om du planerar att teamet ska utvecklas, tygliggör det. Pengar är viktigt men karriärmöjligheter är också viktigt. 8. Inkludera förmåner. I Sverige är vi i regel inte öppna med lönen i första skedet. Däremot kan det vara lönsamt att vara öppen med de förmåner de anställda har: utbildningsmöjligheter, gymkort, tjänstepension osv. Många vill ha både säkerhet och utvecklingsmöjligheter i sitt arbete, om ni kan ge dem något av det så tydliggör gärna det. 9. Kvalifikationer. Om de kandidater du söker behöver kvalifikationer för att sköta jobbet, så måste det stå i platsannonsen. För det första brukar kandidater söka efter jobb utifrån kvalifikationer. För det andra, och det är nästan viktigast, kan kandidater avgöra om de är kvalificerade för jobbet själva, så att de inte skickar iväg ansökningar som inte leder någon vart. Källa: 9. Arbetsförmedlingen & platsbanken Arbetsförmedlingen är en sammanhållen myndighet som finns i hela landet och är indelad i 68 geografiska arbetsmarknadsområden. Indelningen bygger på naturliga arbetsmarknader där människor arbetar eller företag söker arbetskraft. Inom varje arbetsmarknadsområde finns ett antal lokala arbetsförmedlingar. Runt om i landet finns över 320 arbetsförmedlingar. Även om Arbetsförmedlingen bitvis fått en del kritik så fyller man en oerhört viktig funktion för många arbetsgivare och sökande. Den viktigaste kanalen är Platsbanken som fungerar som en jobbsajt för att matcha kandidater och arbetsgivare. Den finns även som app att ladda ned till mobilen. Man anordnar även riktade rekryteringsträffar där arbetsgivare och arbetssökande ges chansen att träffas direkt Jobb- & rekryteringsmässor Det finns idag ett stort antal karriär-, jobb- eller rekryteringsmässor runt om i Sverige. Dessa ordnas numera på många orter, inte sällan av eller i samarbete med Arbetsförmedlingen. Det finns även en rad specialiserade mässor med inriktning på specifika grupper, som vård, IT eller invandrare. Fördelen med dessa att det ges tillfälle för både utställare och arbetssökande att bekanta sig med många kandidater/arbetsgivare vid ett och samma tillfälle. Det finns idag inga bra översikter på nätet över alla mässor, så tipset är att ta en kontakt med den lokala arbetsförmedlingen alternativt söka på nätet över vilka mässor som är på gång. 11. Spontanansökningar via hemsidan Fortfarande skickas det många spontanansökningar även om nya matchningstjänster på nätet har ersatt en stor del av detta flöde. Att på ett professionellt sätt ta emot spontanansökningar oavsett om de kommer per 16 InsightLab

17 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING post, mejl eller som intresseanmälan på hemsidan är viktigt. Både för att ni här faktiskt kan hitta en hel del kandidater med rätt profil och som är intresserade av er verksamhet. Rätt hanterade är det också en viktig del i ert arbete, både med att bygga upp ert varumärke som arbetsgivare men också som ett sätt att bygga upp en intressant kandidatbas att söka ur i framtiden. Er hemsida Webbplatsen är en bra kanal för att visa upp sig för potentiella medarbetare, och kan stärka bilden av er som arbetsgivare. Det är billigt och sökande kan snabbt och enkelt få en bild av er verksamhet. Viktigt är att karriär/jobbsökarsidorna är lätta att hitta och att det inte är för komplicerat att vare sig hitta eller söka lediga tjänster. Allt fler organisationer lägger numera ut videoklipp och annan information som ger en fördjupad bild av arbetsplatsen, de anställda, kultur och arbetsmiljö. Andra inslag som blir vanligare är att erbjuda någon form av självtest eller utmaning som visar hur väl man kan tänkas passa in i organisationen. 12. Alumninätverk Allt fler organisationer inser värdet av att bygga upp egna talangnätverk ur vilka personer kan rekryteras då behov uppstår. Dessa nätverk kan bestå av före detta medarbetare men även personer som på olika sätt har visat intresse för verksamheten tidigare. En viktig komponent för att få dessa nätverk att bli attraktiva att delta i är att erbjuda mervärden i form av nätverksträffar, utbildning, nyheter och så vidare. 13. Rekrytera internt Att rekrytera personal internt har flera fördelar. Du får sökande du redan känner och som är insatta i er verksamhet. Du vet vilken kompetens de har och hur personen fungerar i samarbete med kollegor och kunder. Det är en styrka att kunna erbjuda anställda möjligheter till utveckling. En väl fungerande internrekrytering är ett medel för att kunna behålla och attrahera kompetent personal. Utvecklingssamtalen spelar en stor roll. Samtalen ger dig möjlighet att få en bild av vad din medarbetare vill och har för förutsättningar att utvecklas. Det finns exempel på organisationer som anordnar interna rekryteringsdagar för att underlätta den interna rekryteringen. När kan bemanning vara ett alternativ? När ett företag behöver utöka sin kompetens eller personalstyrka ställs många inför ett val om bemanning eller rekrytering. Vad är den bästa lösningen och varför? Ofta använder företag sig av bemanningslösningar för att täcka upp för föräldraledigheter, sjukdom, arbetstoppar, vakanser och liknande, men även om företaget är osäker på framtiden och inte vågar anställa. Skapa en talangpool En växande trend är att arbetsgivare och enskilda chefer bygger upp talangpooler för att hålla kontakt med personer som kan vara intressanta att rekrytera när behov uppstår. Det finns idag flera alternativ för att bygga dessa, via egna system, via verktyg på marknaden som exempelvis Work4labs eller via sidor på sociala medier som LinkedIn och Facebook. Källa: Insightlab InsightLab 17

18 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering UTFORMA ANNONS & BUDSKAP Att formulera rätt budskap i rekryteringsannonsen, oavsett om den publiceras online eller tryckt, är en balansgång. Du vill göra tjänsten attraktiv utan att översälja, du vill att den ska vara tydlig utan att för den skull exkludera, du vill att den ska vara informativ utan att bli för lång och så vidare. Att skriva en specifik och bra annons tar lite längre tid, men genom att hjälpa sökanden att förstå dina behov, kommer du reducera antalet ansökningar från underkvalificerade kandidater och på detta sätt spara tid i rekryteringsprocessen. Nedan följer några råd från experter inom området. Fokusera på det viktigaste Annonsen bör lyfta fram det som verkligen är viktigt. Standardfraser ska undvikas. Kraven ska svara mot det reella behovet och inte överdrivas. Annonsen bör innehålla krav som går att mäta. Tänk särskilt på att undvika formuleringar som på ett osakligt sätt exkluderar personer eller diskriminerar. När det exempelvis gäller utbildningskrav, kan man fundera över om det är möjligt att skriva "eller motsvarande" för att inte exkludera personer med utländsk examen eller erfarenhet som kan vara minst lika värdefull. Var tydlig Försäkra dig om att dina krav och arbetsuppgifter är lätta att förstå för någon som inte redan arbetar för ditt företag. Vissa annonser har så mycket företagsjargong att det blir svårt för sökanden att förstå om de är kvalificerade. Detta leder till att många som inte uppfyller kraven söker ändå. Om du är osäker på om du har inkluderat företagsspråk, låt en vän eller någon inom HR titta igenom din annons för feedback. Var precis Skriv inte att du behöver en personaladministratör med kunskap om förmåner om du behöver en expert inom löner. Och om du behöver en assistent med stor erfarenhet av att organisera omfattande företagskonvent, skriv inte planera events, då detta lika gärna kan betyda planeringen av företagets årliga picknick. En enkel mall för att skriva jobbannons Vilka arbetsuppgifter innebär tjänsten? Vad krävs av kandidaten erfarenhetsmässigt? Vilken typ av personlighet bör kandidaten ha? Vad är meriterande för tjänsten? Varför ska man arbeta för er? Finns där utvecklingsmöjligheter? Vem ska personen rapportera till/arbeta med? Vilka förmåner finns där? Källor: hr-best-practices/rekrytering-anstallning-rad/kandidatanskaffning/attskriva-effektiva-platsannonser-for-internet.aspx Tips! Undvik klyschfällorna Är du en spindel i nätet som trivs med många bollar i luften och samtidigt en doer som får saker att hända? Du har säkert läst formuleringarna förut och säkert funderat på vad en spindel i nätet faktiskt innebär. Precis som slarv gör klyschorna att man lätt tappar intresse. Dessutom sticker inte annonsen ut när du som alla andra använder mycket klyschor. Försök istället att använda synonymer, beskriva varför man skall ha vissa typer av egenskaper och uttryck dig på ett sätt som känns mer träffande för rätt kandidat. Om du får skrivkramp så är en underskattad sida! Källa: Malin Sterner, 18 InsightLab

19 TOOLKIT Rekrytering INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING URVAL & FÖRSTA GALLRING Vid urvalet av kandidater är det första steget att sortera bort de som inte uppfyller grundkraven. Har man lyckats väl i själva sökprocessen bör antalet ansökningar vara hanterligt. När det gäller chefstjänster brukar antalet inte vara alltför omfattande. Ju bättre kravspecifikation och annons, desto lättare blir det första urvalet. Bestäm redan när kravprofilen tas fram vilka kriterier som väger tyngst. Vilka kriterier måste vara uppfyllda? Vilka kriterier är dessutom önskvärda? Försök att inte väga in eventuella personliga egenskaper på detta stadium. Grovgallring och en första sortering Urvalsarbetet startar med en grovgallring utifrån de grundläggande kraven i kravprofilen. Det är en fördel om två eller fler personer oberoende av varandra gör en grovgallring, även om ni utgår från samma kravprofil. Har du möjlighet att träffa ett större antal kandidater för en första intervju så är det bra. Ett vanligt sätt att sortera ansökningarna är att plocka ut tre grupper, de som lever upp till kraven och är intressanta att träffa för en första intervju, en grupp med dem som inte riktigt fyller kraven men som du kan återkomma till om det behövs, och slutligen de som inte alls uppfyller kraven. Några framgångsfaktorer för att lyckas i urvalsarbetet: en genomarbetad kravprofil före start ett systematiskt urval i flera steg kandidaterna utvärderas i förhållande till kravprofilen du medverkar själv i rekryteringen en väl planerad introduktion. Hantera ansökningarna konfidentiellt Att söka nytt jobb innebär att lämna ut personliga uppgifter. Behandla därför ansökningshandlingarna konfidentiellt, till exempel genom att förvara dem så att obehöriga inte kommer åt dem, och var restriktiv med att sprida kopior. Ta heller inte referenser innan du varit i kontakt med den sökande. Bekräfta ansökan Ge alla sökande en bekräftelse på att deras ansökan kommit fram. Bekräftelsen kommer att bespara dig många telefonsamtal och ger ett professionellt intryck. Så snart du fått en ansökan svara via e-post eller med ett kort brev. Skriv till exempel "Tack för din ansökan. Vi räknar med att höra av oss inom x veckor". Källa: Stepstone Trend Socialt CV De flesta organisationer kräver fortfarande att de som söker jobb lämnar in ett komplett CV, men då Twitterflöden, Facebookuppdateringar och Pinterestboards avslöjar användarnas personlighetsdrag, kompetenser och värderingar, har CV:n och skrivna brev på vissa håll börjat att betraktas som gammaldags och intetsägande. Det finns verktyg (exempelvis Thesocialcv och Talent bin) som automatiskt sammanställer en persons profiler, aktiviteter och inlägg på nätet till ett socialt CV. Källa: Michelle Rea, Social Honesty InsightLab 19

20 INSIGHTGUIDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING TOOLKIT Rekrytering Exempel: Key Solutions skiftar tid från CV-läsning till fler intervjuer Säljbolaget Key Solutions är ett av de företag som valt bort traditionella CV:n och ansökningsbrev till förmån för en kort beskrivning av kandidatens bakgrund och drivkrafter. Efter att tidigare ha välkomnat traditionella jobbansökningar strukturerade man för ett par år sedan om sin rekryteringsprocess. Man bestämde sig då istället för att be kandidater att kortfattat beskriva sig själva och sina drivkrafter i karriären. Key Solutions rekryteringsmodell bygger på att de hellre ger jobbsökare chansen att ge prov på sin personlighet och visa vad de går för på en anställningsintervju än via ett ansökningsbrev och ett CV. - Vid varje rekryteringstillfälle får vi cirka ansökningar, och trots att söktrycket är relativt högt så försöker vi träffa de flesta arbetssökande för en personlig intervju. Detta efter vi gjort en bedömning för hur vi tror att de kan trivas hos oss oavsett tidigare arbetslivserfarenhet. Det viktigaste för att vi ska kunna ge de sökande förutsättningarna för att lyckas hos oss är att de är drivna att jobba, och att de känner sig hemma i vår företagskultur, säger Theresa Flodman på Key Solutions. Samtidigt framhåller hon att den i första hand lämpar sig för vissa typer av yrken, företrädesvis försäljnings- och servicerelaterade yrken samt positioner där individens målsättningar, personlighet, driv och motivation spelar stor roll. När kraven på formella meriter är höga kan en traditionell rekryteringsprocess vara bäst lämpad. - Vi lägger hellre den tid det tar att läsa igenom CV:n och ansökningsbrev på att träffa och få en möjlighet att intervjua så många kandidater som möjligt. Hos oss har många jobbsökare som på många arbetsplatser skulle sorterats bort redan i första steget i en ansökningsprocess fått chansen att visa vad de går för. Företag som lägger för stor vikt vid ansökningsbrev och CV:n riskerar att gå miste om duktiga presumtiva medarbetare med stor utvecklingspotential, säger Theresa Flodman InsightLab