Övergripande policy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet

Transkript

1 Övergripande policy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Övergripande policy Reviderad Innehållsförteckning 1. ALLMÄNT 2. FÖRENINGSREPRESENTATION KONFERENSER INTERN REPRESENTATION 3. GÅVOR OCH PRESENTER JÄV 4. STYRELSENS ARBETE ÄSKNINGAR SKIFTESKONFERENS 5. FÖRENINGENS ARRANGEMANG DEFINITIONER MEDLEMSFÖRMÅNER UTSKOTTSMEDLEMMAR PUB REUNION/SENIORFEST STYRELSEMIDDAGAR ÖVRIGT STÄDNING AVSTÄNGNING TAXIPENGAR MAT OCH ARBETSÖL UNDERHÅLLNING FADDERIET, VÄLKOMSDAGEN OCH REKRYTERINGSDAGAR 6. UTSKOTTS- OCH MÄSTERIORDFÖRANDEN

2 1. ALLMÄNT Föreningen skall verka för ett gott samarbete med andra föreningar och organisationer, när detta faller inom ramen för föreningens verksamhet, ändamål och inriktning. Partipolitiska frågor skall inte genom medlemmar påverka föreningen. Endast styrelsemedlemmar eller av styrelsen utsedda talespersoner äger rätt att yttra sig i frågor där svaren kan uppfattas som representativa åsikter för föreningens samtliga medlemmar. Föreningen bör aktivt verka för att bevara och sprida studentkulturen. Tillvägagångssätt kan vara genom kontakter och samröre med andra studentföreningar, särskilt vänföreningarna. Varje styrelseledamot, utskotts- eller mästeriordförande samt projektledare har ett ansvar för att alltid informera medlemmarna om gällande stadga och policy. Det åläggs styrelsen att anslå policys på lämpliga anslagstavlor och se till att policys läggs upp på föreningshemsidan. 2. FÖRENINGSREPRESENTATION Två representanter för föreningen, i första hand ordförande och vice ordförande, alternativt en eller två av styrelsen tillsatta personer, har rätt att erhålla reseersättning för det färdmedel styrelsen finner mest gynnsamt för föreningen, samt representationsmedel för festbiljett vid officiell representation. Anser styrelsen att fler representanter är befogat har även dessa rätt till reseersättning, om detta är ekonomiskt möjligt, för det färdmedel styrelsen finner mest gynnsamt för föreningen. Ersättning för mat vid officiell representation kan även förekomma om styrelsen så anser befogat. Med officiell representation avses större fest med tal och presentöverlämnande vid andra skolors evenemang där styrelsen erhållit en officiell inbjudan och anser föreningsrepresentation vara befogad. Styrelsemedlemmar eller representanter utsedda av styrelsen kan beviljas reseersättning för det färdmedel styrelsen finner mest gynnsamt för föreningen, när det gäller resor till våra vänföreningar och andra ekonomföreningar i norden. Detta ska beviljas av styrelsen under ett styrelsemöte. KONFERENSER Föreningens ordförande och vice ordförande, alternativt styrelseledamot om föregående inte har möjlighet, skall åka på konferenser som anses vara givande för föreningen och har då rätt att erhålla representationsmedel för hela konferensavgiften samt reseersättning för det färdmedel styrelsen finner mest gynnsamt för föreningen. Styrelsen kan genom styrelsemöte besluta om det är befogat att fler representanter deltar och om så är fallet skall även dessa erhålla representationsmedel för hela konferensavgiften samt reseersättning för det färdmedel styrelsen finner mest gynnsamt för föreningen. INTERN REPRESENTATION Styrelsen och i viss mån utskottsordföranden skall i möjligaste mån närvara vid arrangemang anordnade för medlemmar i Föreningen Ekonomerna och i representationssyfte erhålla ersättning för biljetten om detta är ekonomiskt möjligt. Detta skall beviljas av styrelsen under ett styrelsemöte. Innevarande termins projektledare samt projektgrupp betalar ej för sittningarna under pågående projekt, om detta är ekonomiskt möjligt. Detta skall finnas med i projektets budget och godkännas av styrelsen. De som arbetar aktivt på en fest betalar ej inträde för festen.

3 3. GÅVOR OCH PRESENTER Representationspresent som delas ut i Föreningen Ekonomernas namn bekostas av föreningen, enligt gällande lagstiftning, dock högst till en kostnad av 300 kr inklusive moms per företag. Medlem i föreningen har rätt att i egenskap av representant för föreningen mottaga symboliska gåvor och presenter för personligt bruk, som betingar ett ringa värde enligt gällande lagstiftning. Medlem i föreningen äger INTE rätt att i egenskap av representant för föreningen mottaga gåva avsedd för utomstående företag, organisation, privatperson eller dylikt då tidigare nämnda inte har möjlighet att mottaga denna. JÄV Person som innehar en förtroende- eller ansvarspost i föreningen och som erbjuds anställning, vilken kan innebära att en förhandlingssituation kan föreligga mellan företaget i fråga och föreningen, skall avböja antingen förtroende- eller ansvarsposten alternativt anställningen då jävsituation kan föreligga. Vid tveksamhet gällande gåvor och jävsituationer skall styrelsen tillfrågas. Uppstår konflikt rådfrågas övermarskalk, inspektor och sakrevisor. 4. STYRELSENS ARBETE Styrelseledamöter har närvaroplikt på styrelsemöten. Skulle någon styrelseledamot ej kunna närvara skall han eller hon lämna sin fullmakt till annan person i styrelsen gällande beslutspunkter. Övriga styrelsen skall meddelas om vem som givit respektive fått fullmakt. Samtliga styrelsemedlemmar ska helst kontrollera sin föreningsmail dagligen. I samband med att en förtroendepost interimistiskt eller projektansvariga skall tillsättas av styrelsen, ska vid önskemål av styrelseledamot förberedande och djupgående intervju anordnas. Intervjun skall utföras av andra vice ordförande tillsammans med en annan valfri styrelseledamot. Intervjun bör senast anordnas 1 dag innan beslutpunkt behandlas på berörda styrelsemöte. ÄSKNINGAR Minst två, varav en från Skattmästeriet och en från Ordföranderiet, äger rätt att mellan styrelsemöten bevilja äskningar upp till maximalt 2000 kronor, dock ej mer än 4000 kronor totalt. Minst två medlemmar i Ordföranderiet, samt en ur skattmästeriet äger rätt att, i enighet, godkänna äskningar på upp till 6000 kronor mellan styrelsemöten. Äskningar på belopp över 6000 kronor måste beviljas på styrelsemöte. Äskningarna redovisas till styrelsen. Med ordföranderiet menas ordförande, vice ordförande och andra vice ordförande och med skattmästeriet menas skattmästare och vice skattmästare. Äskningar får endast användas när detaljbudget inte föreligger samt under särskilda och skyndsamma förhållanden SKIFTESKONFERENS Skifteskonferens skall bland annat innehålla frågor av policytyp samt frågor som innebär förändringar av hela föreningens inriktning. Konferensen kan subventioneras av föreningen när så anses lämpligt. Pågående och avgående styrelseledamöter, pågående och avgående utskottsordföranden samt två representanter från Marskalksämbetet skall deltaga vid konferenserna. Sittande styrelse och utskottsordförandena ansvarar för att även en skriftlig överlämning sker. En skiftesfest skall i slutet av juni hållas som avslutning på överlämningen. Styrelsen skall i början av varje termin gå på utskottsmöten och presentera sig.

4 5. FÖRENINGENS ARRANGEMANG Biljetter till arrangemang riktade till alla föreningens medlemmar skall finnas tillgängliga i Smedjan/Ljusgården eller på annat lämpligt sätt för arrangemanget. Möjlighet skall finnas för att ha biljettförsäljning via medlemshemsidan eller annan kommunikationskanal, om styrelsen anser det lämpligt. Arrangemanget samt tid och plats skall marknadsföras på lämpligt sätt för alla föreningens medlemmar enligt föreningens grafiska profil. DEFINITIONER Arrangemang som vänder sig till alla eller en stor del av medlemmarna betecknas som heldagsarrangemang. Exempel på dessa är Herr/Dammiddag, Ångbåtstur, Hjulmiddag och Inspark. Arrangemang som vänder sig till alla aktiva betecknas som halvdagsarrangemang. Exempel på dessa är aktivkvällen. MEDLEMSFÖRMÅNER Föreningens medlemmar skall på något sätt ges en förmån i samband med föreningens arrangemang och medlemskap. UTSKOTTSMEDLEMMAR Utskottens medlemmar bör hjälpa till vid arrangemang som föreningen ordnar. PUB Entréavgift på pubar anordnade av Programutskottet (PrU) är noll (0) kronor, om inte särskilda skäl föreligger och i så fall beviljas dessa av styrelsen på ett styrelsemöte. Vid entrén skall legitimation och medlemskap kontrolleras. Vid behov skall pubgäst lösa medlemskap innan tillträde till lokalen beviljas. Gäst ska anmälas, innan utsatt tid från ansvariga för arrangemanget före arrangemangets början via REUNION/SENIORFEST Reunion är en tillställning till vilken tidigare aktiva medlemmar inbjuds. Reunionfesten är att betrakta som ett halvdagsarrangemang. På reunionfesten har styrelsen och utskottsordföranden om möjligt arbetsplikt. STYRELSEMIDDAGAR Middag för Marskalksämbetet, föregående års styrelse, innevarande styrelse för JF samt SF och DISK anordnas av sittande styrelse. På dessa middagar har styrelsen arbetsplikt. Styrelsen får sitta på middagen utan kostnad. ÖVRIGT De som anordnade föregående termins Dam- eller Herrmiddag skall ha företräde vid biljettförsäljning till terminens Dam- eller Herrmiddag. Det skall alltid finnas närvarande en nykter person som står med på föreningens serveringslista (serveringsansvarig) vid föreningsarrangemang där alkohol serveras. Vid externa uthyrningar skall det alltid finnas närvarande en nykter föreningsrepresentant, som står med på föreningens serveringslista (serveringsansvarig).

5 Ingen extern uthyrning som står i strid med utskänkningstillståndet får förekomma i föreningens lokaler. STÄDNING Alla föreningsmedlemmar och andra som nyttjar och vistas i föreningens lokaler skall ovillkorligen se till att dessa städas ordentligt enligt städinstruktion. Enkla principer, som att städa undan efter sig gäller. När det gäller externa uthyrningar skall kostnaden för städning ingå i lokalhyran. Vid större arrangemang efteråt en ordentligt städning av föreningslokalen genomföras. AVSTÄNGNING Person som bryter mot föreningens fastställda ordningsföreskrifter eller uppträder störande kan avstängas från föreningens arrangemang genom styrelsebeslut. Det skall föreligga grova övertramp för att en föreningsmedlem skall portas från Föreningen Ekonomerna. TAXIPENGAR Taxipengar skall utgå, med maximalt 250 kr per resa och person, till medlem som aktivt arbetat på föreningsarrangemang eller arrangerad pub, om det kan anses att det genom taxiresa intjänas mer än en timme jämfört med kommunal hemresa, eller om övriga omständigheter så föranleder. Dock gäller att taxipengar skall ingå i klubbad budget om pengar skall utbetalas. De ansvariga för arrangemanget ser till att detta efterlevs å föreningens bästa samt att missbruk ej sker. När möjligt att samåka finns, ska det alternativet prioriteras, för att spara taxipengar. Taxipengar skall ej utgå till aktiva som endast står i garderoben. Vid ändringar gällande enbart taxipengar i budgeten ska ändringen godkännas av styrelsemedlem innan taxipengar betalas ut. Enskilda personer kan av styrelsen beviljas taxiresor för över 250 kronor. Detta kan ske terminsvis. MAT OCH ARBETSÖL För de som arbetar vid heldagsarrangemang kan lunch, middag och alkoholfri dryck betalas till en kostnad av högst 150 kr per person samt uppgå till ett maximalt belopp om 2250 kr. Kostnaden skall ingå i budgeten till arrangemanget om pengar skall utbetalas. För de som arbetar vid halvdagsarrangemang kan middag och alkoholfri dryck betalas till en kostnad av högst 70 kr per person samt uppgå till ett maximalt belopp om 1050 kr. Kostnaden skall ingå i budgeten till arrangemanget om pengar skall utbetalas. Vid pubar arrangerade av PrU skall middag och dryck betalas till en kostnad av högst 40 kr per person samt utgå till max 20 personer. UNDERHÅLLNING Spexet bör tillfrågas om de har möjlighet att förgylla stämningen vid föreningens arrangemang. FADDERIET, VÄLKOMSDAGEN OCH REKRYTERINGSDAGAR Utskott, mästerier och projektgrupper har närvaroplikt under fadderiet, Välkomstdagen och rekryteringsdagar ur marknadsförings- samt rekryteringssyfte. 6. UTSKOTTS- OCH MÄSTERIORDFÖRANDEN

6 Utskotts- och mästeriordföranden ska helst kontrollera sina föreningsmail dagligen. Mail skickade från styrelsen till utskotts- och mästeriordföranden skall om det begärs med omedelbar verkan vidarebefordras ut till de aktiva. Förslag på förändringar i stadgar och policy samt förslag på aktiviteter och dylikt som styrelsen önskar lufta med utskotten och mästerierna kan, om styrelsen så önskar, skickas ut på remiss. Mail med benämningen "Remiss" i rubriken skall av utskottsordföranden diskuteras med utskottet, och svar skall skickas inom stipulerad tid. Remisstiden får dock ej vara kortare än tio dagar. Remiss skickad till mästerierna måste inte besvaras men svar uppmuntras. Vid de tillfällen där styrelsen utfärdat närvaroplikt för utskotts- och mästeriordförande är utskotts- och mästeriordförande skyldig att skicka suppleant samt meddela styrelsen om detta, då de själva ej kan närvara.

7 Marknadsföringspolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Marknadsföringspolicy Upprättad Justerad Varje utskott, mästeri och projekt har eget ansvar för att dess verksamhet når ut till såväl aktiva som passiva medlemmar. 2. Marknadsföringsplan utarbetas i samråd med marknadsföringsansvarige i styrelsen och lämnas in i samband med budget. 3. Under ett pågående projekt skall projektets marknadsansvarig delta under Marknadsföringsutskottets möten.

8 Likabehandlingspolicy Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Likabehandlingspolicy Upprättad Justerad Föreningen Ekonomerna är en fakultetsförening för studerande vid Stockholms Universitet och innehar en verksamhet där människor umgås, utvecklas och etablerar kontakter. I denna breda verksamhet och sociala plattform är det viktigt att Föreningen Ekonomerna aktivt arbetar för likabehandling. Detta skall vara ett medvetet och aktivt arbete; en strävan efter en förening där alla möten sker på lika villkor är en absolut nödvändighet. Styrelsen för Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet ser det som en självklarhet att ingen medlem skall behandlas olikt baserat på kön, etnisk bakgrund, religionstillhörighet, politisk åsikt, sexuell läggning, ålder, handikapp eller vilken som helst annan godtycklig grund. Syftet med likabehandlingsprincipen är således att alla människor har ett lika värde och skall behandlas därefter. Föreningen Ekonomerna anser att: alla medlemmar ska behandlas med respekt för sin person. mångfald inom föreningens organ är ett eftersträvansvärt mål. ingen ska behöva känna sig hindrad eller obekväm att deltaga i föreningens verksamhet. det är varje enskild medlems ansvar att se till att Föreningen Ekonomerna präglas av tolerans och öppenhet.

9 Kris- och katastrofplan Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Kris- och katastrofplan Upprättad Justerad Syfte och Mål Syftet med kris- och katastrofplanering vid Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet är att skapa handlingsberedskap för en sammanhållen och tydlig ledning och att utveckla rutiner för insatser vid allvarliga händelser av varierande omfattning. Kris- och katastrofplaneringen skall prioritera följande: att en sammanhållen ledning med tydlig rollfördelning snabbt kan etableras att samverkan med andra aktörer sker att effektiva mediakontakter och effektiv information till allmänhet, anställda, medlemmar och anhöriga sker. Målen för ingripande enligt Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitets krisoch katastrofplan är att: få en god överblick över händelsen samordna resurser bidra till att återfå kontrollen över händelseutvecklingen minimera skador och konsekvenser vidmakthålla förtroendet för föreningen Alla medlemmar har en rättighet och en skyldighet att initiera kontakt med polis och räddningstjänst vid olyckor. Denna kris- och katastrofplan är ett komplement till samhällets övriga kris- och katastrofberedskap. 2. Händelser som omfattas av kris- och katastrofplan Kris- och katastrofplanen gäller för allvarliga händelser. Med allvarliga händelser avses: En svår, oftast hastigt uppkommen situation med personella, materiella eller etiska och förtroendemässiga skador eller med överhängande fara för att skador skall uppstå, alternativt en svår situation som uppkommer genom ett smygande förlopp. Händelsen kräver omedelbara och samordnade åtgärder inom föreningen i syfte att minimera konsekvenserna. Vid allvarlig händelse aktiveras kris- och katastrofplanen. Mindre olyckor, i form av materiella eller personella skador som endast påverkar driften inom den egna organisationen och som inte ingår i begreppet allvarlig händelse, hanteras och bearbetas på ansedd behövt nivå

10 Samordning med Akademiska hus kan bli aktuell i frågor rörande reparation av byggnad. Vad gäller personella skador kan mindre olyckor ofta hanteras och bearbetas inom ramen för det sociala nätverket, exempelvis kamratstöd. Om styrelsen bedömer att ytterligare stöd behövs kan studenthälsovården bistå med stöd för krisbearbetning. 3. Ledningsprocessen Ledningsprocessen innehåller momenten: Ledning Information Samverkan Ledningsprocessen startar när ledningsarbetet anpassas till den inträffade händelsen och den avslutas kanske först efter flera dygn, när händelsen är bemästrad och de normala ledningsrutinerna är tillräckliga. Planering, genomförande och uppföljning är ledord för processen. Vid kriser eller katastrofer är arbetsbelastning hög dygnet runt, avlösningar och personalresurser måste organiseras. Nya aktörer inträder med kort varsel, exempelvis räddningstjänst, polis, sjukvård m fl. Ledningsarbetet måste vara tydligt. Beslut fattas under tidspress. Ledningsmiljön är pressande, inledningsvis kan det röra sig om osäkra fakta, rykten, och starkt tryck från omvärlden. Det är då viktigt att kunna sortera, skapa överblick och strukturera. Strukturen kan innehålla prioriteringar, egna åtgärder och fördelning av viktigare arbetsuppgifter. 4. Ledningsstrukturen Det är viktigt att i förväg slå fast ledningsstrukturen på central och lokal nivå. Roller och uppgifter skall vara tydligt definierade och åtskilda från varandra för att undvika dubbelarbete. Vid en kris eller katastrof upprättas en Central Ledningsgrupp (CLG). 5. Central ledningsgrupp (CLG) Organisation Central ledningsgrupp- CLG- består av (ersättare inom parentes): Ordförande (Vice Ordförande) Andre Vice Ordförande (Skattmästare) Marknadsföringsansvarig (Vice Skattmästare) Näringslivsansvarig (Internationellt ansvarig) Det skall finnas minst en ersättare för varje medlem i CLG, så att arbetet genom

11 avlösningar kan pågå kontinuerligt. CLG kan vid behov förstärkas med företrädare för berört verksamhetsområde samt rådfråga Marskalksämbetet. För CLG gäller samma beslutsordning och delegationsordning av befogenheter som i normalsituationer. I ett akut skede får avsteg göras vid uppenbar fara i dröjsmål eller då allvarlig olägenhet skulle kunna uppstå om beslut inte fattas. Beslut om aktivering av CLG fattas av Ordförande (alt. Vice Ordförande). Vid frånvaro av båda ovanstående tas beslut av Andre Vice Ordförande, i dennes frånvaro fattas beslut av utsedd ersättare. Funktionsindelning Det är lämpligt att som en del i förberedelsearbetet göra en tydlig fördelning av arbetet inom följande funktioner 1. Lägesuppföljning och analys - Näringslivsansvarig 2. Mediakontakter och kommunikation samt intern information Marknadsföringsansvarig 3. Myndighetskontakter Firmatecknare (Ordförande) 4. Dokumentation (sekreterare) Andre Vice Ordförande Kris- och katastrofplan Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Uppgifter för central ledningsgrupp. CLG är ett ledningsorgan och handlägger frågor rörande: ramar för arbetet övergripande inriktning och prioritering informationsåtgärder, såväl internt som externt åtgärder som innebär avsevärda personella, materiella eller ekonomiska åtaganden tillfälliga avvikelser från policys återställande och återuppbyggnadsfrågor juridiska frågor CLG samverkar direkt med: räddningstjänsten polismyndigheten andra statliga myndigheter CLG ansvarar för: mediakontakter och informationsåtgärder samband med den operativa arbetsgruppen att Styrelsen och LG omgående informeras om att CLG aktiverats att Styrelsen kontinuerligt hålls informerade Förberedelser Förberedelser för att kunna sätta igång CLG omfattar följande moment: att definiera medlemmarna samt att utbilda i lednings- och stabsarbete att upprätta detaljplaner för händelser av allvarlig art att förbereda lokaler och samband

12 att ge gruppen kännedom om samhällets aktörer inom räddningstjänst att övning sker regelbundet (Mall för uppstart av CLG och övrigt material i form av checklistor mm delges berörda.) 6. Operativ arbetsgrupp (OAG) Den lokala operativa arbetsgruppen - OAG utses vid behov av CLG. Uppgifter för lokal operativ arbetsgrupp OAG är ett operativt organ som ansvarar för: att - enligt det uppdrag som ges av CLG samt med de resurser som ställs till OAG:s förfogande - leda föreningens verksamhet på händelseplatsen. att på händelseplatsen samverka med räddningstjänst, polis, sjukvård etc.

13 Fadderiet policy Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Fadderiet policy Reviderad Grundläggande principer: 1. Insparksverksamheten är en seriös och viktig verksamhet som skall arrangeras med en hög grad av professionalism. 2. Insparksverksamheten genomförs för att få de nya studenterna att känna sig välkomna till Föreningen Ekonomerna och ekonomutbildningen i Stockholm, för att de ska lära känna varandra, staden och studentlivet. Insparksverksamheten är viktig eftersom det är de nya studenternas första kontakt med utbildning inom ekonomi, Föreningen Ekonomerna och kanske med studentlivet över huvud taget. 3. Verksamheten är främst riktad till de som studerar företagsekonomi I på företagsekonomiska institutionen vid Stockholms Universitet. 4. Insparksverksamheten skall främja föreningens verksamhet och stärka dess varumärke. 5. All insparksverksamhet är frivillig och inget tvång får förekomma. 6. All form av påtvingade pinsamheter och förnedringar är totalt förbjudet och inget Föreningen Ekonomerna ställer sig bakom. 7. Insparksverksamheten skall främja god kamratskap. Faddergeneralerna skall: 1. Alltid verka för det som ligger i Föreningen Ekonomernas bästa intresse. 2. Under inga omständigheter missbruka sin position. 3. Vara väl insatta i föreningens policys och regelverk. 4. Planera, samordna och ytterst ansvara för insparksverksamheten. 5. Verka för att samtliga faddrar agerar i enlighet med detta dokument. 6. Inte vara överförfriskade vid interna evenemang. 7. Informera löpande styrelsen om viktiga händelser. Informationsflödet ska i först hand ske via andra vice ordförande. 8. Alltid vara kontaktbar under perioden då insparksverksamheten är igång. 9. Ge en fullständig överlämning till nästkommande faddergeneraler i samarbete och med hjälp av andra vice ordförande. 10. Kunna få skriftligt generalsintyg vid avklarad insparksverksamhet, med samtycke av andra vice ordförande. 11. Bevara det studentikosa i Föreningen Ekonomerna.

14 Faddrar skall: 1. Verka för att alla nya studenter känner sig välkomna, vara ett stöd för de nya studenterna, samt vara väl införstådda i arbetet att vara fadder. 2. Ansvara för att det inte förekommer något inom gruppen med sexuell anspelning eller som är på något sätt kränkande. 3. Garantera att ingen hets eller uppmaning till att dricka alkohol förekommer. 4. Dricka med måtta och föregå med gott exempel. 5. Inte ifrågasätta programutskottets arbete och respektera deras hänvisningar. 6. Följa andra riktlinjer styrelsen eller faddergeneralerna bestämmer. Insparksverksamhetens ombudsman: 1. Föreningen Ekonomernas ordförande är ytterst ansvarig för insparksverksamheten och Föreningen Ekonomernas andre vice ordförande fungerar som kontaktperson.

15 Sponsringspolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Fadderichecklista Upprättad Justerad I början av varje fadderiöverlämning skall tidigare termins faddergeneraler tillgodose faddergeneralerna med föreningens policy och stadgar samt tidigare fadderibudget, dokumentation m.m. Aktivitet: Tidsschema: Rapporteras: Sätta datum för aktiviteter Kolla scheman Göra broschyr Boka lokaler Prata med PrU Marknadsföringsplan Budgetera Ringa företag & spons. Sätta datum för biljettförsäljning Detaljplanering Uppföljning 2-3 mån innan 2-3 mån innan 2-3 mån innan 2-3 mån innan 2-3 mån innan 2-3 mån innan 2 mån innan 2 mån innan 3 v. innan 2 v. innan 2 v. efter 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. & Skattis 2 Vice Ordf. 2 Vice Ordf. & Skattis 2 Vice Ordf. Styrelsen Vid frågor angående nedanstående ämne kontaktas: Budget Skattmästare & Vice Skattmästare Marknadsföring Marknadsföringsansvarig & Ordf. MU Företagskontakt & Sponsring Ordf. NU

16 Extern uthyrningspolicy Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Extern uthyrningspolicy Upprättad Ingen extern uthyrning som står i strid med utskänkningstillståndet får förekomma i föreningens lokaler. 2. Vid externa uthyrningar skall det alltid finnas närvarande en nykter föreningsrepresentant (serveringsansvarig), som står med på föreningens serveringslista. 3. Föreningens egna kärnverksamhet till föreningsmedlemmar skall främst prioriteras. Vid dubbelbokning eller dylikt, så länge avtal inte skrivits, ska styrelsen enskilt behandla frågan. 4. Kontakten med hyrestagaren ska främst ske med Förvaltningsansvariga och Ordförandeariet. Den ekonomiska transaktionen ska Skattmästeriet ansvara för. 5. När det gäller externa uthyrningar skall kostnaden för städning ingå i lokalhyran. 6. Styrelsen ska kunna besluta att rabattera externa uthyrningar som är föreningen till tydlig nytta, till vänföreningar eller samarbetspartners. Dock ska det aldrig det reducerade priset kunna understiga de kostnader som är direkt kopplade till uthyrningen. 7. Vid uthyrning ska marknadsvärdet till liknande uthyrningsomständigheter tas i beaktning. 8. Styrelsens ska ha rätten att neka uthyrningar om de anser det inte föreligger i Föreningen Ekonomernas intresse. Extern uthyrning till parter som kan direkt vara eller indirekt orsaka skada för Föreningens varumärke eller verksamhet ska väljas omsorgsfullt, om det inte föreligger andra särskilda skäl. 9. Föreningslokalen skall grundligt undersökas före och efter en uthyrning, av styrelsen utsedd person. Eventuella skador, stölder, vandalism eller dylikt ska dokumenteras som kan härröra uppstått under uthyrningsperioden.

17 Ekonomipolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Ekonomipolicy Upprättad Reviderad Interndebiteringar skall ej förekomma om inte särskilda skäl föreligger och då med styrelsens godkännande. SUBVENTIONER 2. Styrelsen kan besluta om att subventionera aktiviteter som gagnar föreningens medlemmar. Beslut tas av styrelsen vid varje enskilt tillfälle. PRAXIS FÖR UTLÄGG 3. Den medlem som har haft utlägg för föreningen förenliga ting skall inkomma med verifierbara kvitton senast två (2) veckor efter utlägget för att få ersättning. 4. Redovisningen ska göras enligt god redovisningssed. 5. Alla aktiva skall vara insatta i rådande praxis för utlägg och äskning. 6. Utskottsordförande/projektansvarig ansvarar för att sina respektive utskott/projektarbetare informeras om detta. MILERSÄTTNING 7. Ersättning för resor eller frakt av varor i föreningens tjänst för anställd med egen bil ersätts enligt skatteverket schablon. Lönepolicy 8. Vid utbetalning av lön till anställd dras skatt enligt skattetabell, vid utbetalning av arvode dras 30 % skatt enligt schablon. 9. För att kunna erhålla lön eller arvode måste mottagaren ha inkommit med en a-skattesedel till skattmästeriet. EKONOMIANSVARIG INOM UTSKOTT OCH MÄSTERIER (PROJEKT: SE PROJEKTLEDNINGSPOLICY). 10. Utskottsordförande/mästeriordförande är ekonomiansvarig för sitt utskott. De ekonomiansvariga ansvarar själva för redovisningen gentemot skattmästeriet. Det åligger den ekonomiansvarige att själv hålla sig uppdaterad rörande budgetläget för sin verksamhet. Detta görs för att underlätta den ekonomiska kontrollen över verksamheten.

18 11. Alla budgetar skall följas upp och redovisas. Ekonomipolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet För de utskott som har inventarier skall en inventarielista skrivas. Denna lista ska finnas med vid överlämningen till den nya utskottsordföranden. Skattmästare/vice skattmästare bör närvara och informeras om listans innehåll, samt inneha en kopia av listan. Inventarielistan skall också tillsammans med övrig dokumentation presenteras för styrelsen. BUDGET 13. Till alla arrangemang som riktar sig mot Föreningen Ekonomernas medlemmar skall en budget lämnas in till styrelsen senast en (1) månad innan arrangemanget äger rum, om inte särskilda skäl föreligger. 14. Budgetar utan projekt-/marknadsföringsplan behandlas ej. 15. Efter godkänd budget kan skattmästaren och ordförande tillsammans med ekonomiansvarig göra mindre revideringar budgeten. Sådana revideringar ska rapporteras till styrelsen. Med mindre revidering anses föräresultatet med högst 10 %.

19 Alkoholpolicy Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Alkoholpolicy Upprättad Justerad Som en del av studentlivet förekommer arrangemang som involverar alkohol. Dessa arrangemang skall kännetecknas av en god stämning där alla föreningens medlemmar känner sig välkomna. Med denna policy avser Föreningen Ekonomerna därför att främja ett sunt förhållningssätt till alkohol. Det skall därmed vara lika naturligt att välja ett alkoholfritt alternativ som ett alkoholhaltigt. Föreningen Ekonomerna accepterar inte en umgängesform där Berusning sätts i centrum Markant risk finns för personskador eller materiell skadegörelse till följd av alkoholkonsumtion Individens integritet inte respekteras, till exempel genom grupptryck För att garantera festens säkerhet och ordning, och för att visa på gott föredöme anser Föreningen Ekonomerna att Alkoholpolicyn skall följa rådande alkoholtillstånd och svensk lagstiftning. Minst en ur personalen skall vara helt nykter (Serveringsansvarig) Den övriga personalen ej skall vara berusad då den är i tjänst Alkoholhaltiga drycker skall vägras märkbart berusade personer Förtroendevalda inte bör uppträda märkbart berusat vid arbete eller representation Ingen alkohol bjuds och inte heller ges bort som gåva. Det tas starkt avstånd från användande av droger, och kommer droganvändande till vår kännedom vidtas lämpliga åtgärder, såsom polisanmälan Inga hela buteljer av starksprit och vin bör erbjudas till försäljning Föreningen Ekonomerna kommer att verka aktivt för att hålla diskussioner i alkoholfrågan fortlöpande

20 Policy för bonuspoäng och intyg - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Policy för bonuspoäng och intyg Upprättad Policy för arbetsintyg, fadderintyg och bonuspoäng Upprättad Reviderad Arbetsintyg Alla typer av engagemang inom Föreningen Ekonomerna är viktiga och uppdragen är av olika karaktär. Vid utformandet av denna policy har vi gjort en selekterande process bland de olika typer av uppdrag inom Föreningen Ekonomerna som ger rätt till ett värdefullt arbetsintyg. För att sporra studenter till ett vidare engagemang och för att säkerställa intygets kvalitet, delas arbetsintyg därför endast ut till: Styrelseordförande eller annan styrelseledamot som fullföljt sitt verksamhetsår. Valberedningsordförande samt ledamot i Valberedningen. Ordförande samt vice ordförande i Föreningen Ekonomernas utskott och mästeri. Engagerade inom utskott eller mästeri som pågått under minst två terminer och som aktivt deltagit och varit engagerad i utskottets verksamhet. Projektledare eller medlem i projektgrupp med eget ansvarsområde där projektet löpt över minst en termin samt haft lyckad utgång. General eller medlem i projektgrupp i någon av Föreningen Ekonomernas svenska eller internationella fadderi. Dokumenterat arbete som utförts av någon med ovanstående post intygas antingen av Föreningen Ekonomernas Ordförande eller Andre vice ordförande, med undantag för engagerade inom utskott eller mästeri. Respektive utskotts/mästeri-ordförande samt enskild projektledare kan enskilt eller tillsammans med områdesansvarig styrelseledamot underteckna intyg samt upprätta skriftligt intyg för engagemang inom Föreningen Ekonomernas respektive utskott och mästeri. Skriftliga intyg ges i slutet av varje termin om annat ej avtalats. Det åligger den aktive att informera utskotts/mästeri-ordförande samt områdesansvarig om intyg erfordras vid annan tidpunkt. Vid slutet av varje verksamhetsår åligger det Föreningen Ekonomernas Ordförande, Andre vice ordförande samt utskotts/mästeri-ordförande att upprätta intyg till aktiva för det gångna året.

21 Fadder/SBP-intyg Ett fadder/sbp-intyg tilldelas den student som visat på troget och hängivet engagemang under de veckor som fadderiet/sbp löper, samt fullföljt sina åtaganden under denna period. Ett fadderintyg erhålls och undertecknas av Andre vice ordförande och ett SBP-intyg erhålls och undertecknas av Internationellt ansvarige i styrelsen för Föreningen Ekonomerna. Bonuspoäng Varje student som deltar aktivt i Föreningen Ekonomernas arbete, exempelvis inom ett utskott, mästeri eller projekt, erhåller genom sitt engagemang bonuspoäng inför urvalet till utlandsstudier genom Företagsekonomiska institutionens utbytesprogram. Dokumenterat aktivt fadderskap, genom intyg, inom Fadderiet eller Senior Buddy Program ger fem (5)bonuspoäng medan andra uppdrag (såsom projekt-, utskotts- eller annat föreningsarbete) ger tre (3) bonuspoäng. Det är endast möjligt att tillgodoräkna sig bonuspoäng för ett uppdrag, det vill säga, maximalt fem (5) bonuspoäng kan erhållas. Det är utskottsordförandes alternativt varje projektledares ansvar att informera om vilka obligatoriska aktiviteter eller övriga krav som ställs för att kunna tillgodoräkna sig sitt aktiva arbete som merit och därmed erhålla bonuspoäng. Projekthandledningspolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Projekthandledningspolicy Upprättad Reviderad ALLMÄNT 1. Max 2 projektledare, som har det yttersta ansvaret för ett projekt, kan väljas in av styrelsen. Projektgruppens medlemmar utses av projektledaren/na. 2. Projekt och tillhörande grupp skall verka i föreningens namn och följa föreningens policy, stadgar, ändamål och syfte. 3. Marknadsföringsansvarig från styrelsen ansvarar för att föreningens logotyp skall exponeras på allt material som projektet använder. 4. Projektledare skall informeras om föreningens policy, stadgar och delges övrig information som kan vara av betydelse. 5. Projektledaren har kontinuerlig avrapporteringsplikt för styrelsen under projektets gång. Rapporteringskontinuiteten bestäms av styrelsen och är beroende av projektets utformning. 6. Om projektet är årligen återkommande skall projektledarna hjälpa till att leta fram nya projektledare så snart projektet är klart för året. 7. Vid överlämningen skall föregående budget, utfall, utvärdering, inventarielista, marknadsföringsplan och handlingsplan lämnas över till den nya projektledaren. 8. Uppdatering av befattningsbeskrivningar skall finnas i en särskild pärm. 9. Andre vice ordförande skall presentera projektledarna inför styrelsen, varpå styrelsen fattar beslut om tillsättning av posterna. Detta skall ske under ett styrelsemöte och innan projektgruppen påbörjat sitt arbete.

22 10. För att projektledarna skall få sina intyg måste de lämna in en godkänd och utförlig avrapportering till sina efterträdare eller 2:a vice ordförande. EKONOMI 1. Då projektledare utses skall samtidigt datum för budgetens redovisande inför styrelsen fastställas. 2. Om budget ej godkänts kan projektledaren bli personligen ansvarig för projektets kostnader. Inköp bör därmed i möjligaste mån undvikas innan budget godkänts. 3. Budgeten skall i största möjliga mån följas och eventuella avvikelser skall omedelbart rapporteras till styrelsen. Dock får skattmästaren och ordföranden tillsammans med projektledaren genomföra revideringar av budgeten enligt samma princip som i Ekonomipolicyn. 4. Fortlöpande redovisning ska ske enligt gällande policy för kostnadsersättning. Budget godkännes ej utan projekt-/marknadsföringsplan. Projekthandledningspolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Marknadsföringsplan utarbetas lämpligen i samarbete med marknadsföringsansvarig i styrelsen samt marknadsföringsutskottet. 6. För de projekt som har inventarier skall en inventarielista skrivas. Denna lista ska finnas med vid överlämningen till de nya projektledarna. Skattmästeriet bör närvara och informeras om listans innehåll. Inventarielistan skall också tillsammans med övrig dokumentation presenteras för styrelsen veckor innan - Kontakta skattmästeriet angående fakturering om detta kommer behövas FADDERI 1. Fadderiets syfte är att ge micronomerna (de nya ekonomistuderande) en möjlighet till studiesociala aktiviteter och studiesocial miljö, knyta viktiga kontakter inför studietiden samt bli bekanta med föreningen och dess verksamhet. Detta görs för att hjälpa micronomerna att klara av övergången till universitetslivet, samt att ge kännedom om föreningens utskotts/mästeriverksamhet, samarbetspartner och sponsorer samt styrelsen och marskalksämbetet. 2. Under fadderiet får, liksom under föreningens övriga verksamhet, ingen form av pennalism, diskriminering eller kränkande av individens integritet förekomma. Vidare får inga uppdrag ges till micronomerna som står i strid mot gällande lagar och förordningar. 3. Faddergeneralerna har ansvar för att informera faddrarna om föreningens gällande policys. 4. Faddergeneralerna är ålagda att under Fadderiet starta en rekryteringsprocess av nya Faddergeneraler till nästkommande Fadderi. Förslag läggs sedan fram inför styrelsen för godkännande.

23 Sponsringspolicy - Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Sponsringspolicy Upprättad Justerad All kontakt med sponsorer skall gå via kontaktperson i näringslivsutskottet alternativt näringslivsansvarig i styrelsen alternativt annan person som näringslivsansvarig föreslår; detta för att erhålla kontinuitet och seriositet gentemot näringslivet. 2. För att erbjuda sponsorerna ett kvalitativt samarbete skall samtliga utskott verka för att öka förståelsen för, och betydelsen av, dessa kontakter. 3. Föreningen skall sträva eftera att utskotten och dess medlemmar samarbetar vid arrangerandet av och deltagandet i arrangemang som anordnas tillsammans med sponsorerna. 4. Föreningens huvudsamarbetspartners skall exponeras vid alla föreningsarrangemang då omständigheterna så tillåter. 5. Näringslivsansvarig ansvarar för att informera berörda utskott, mästerier och projekt om de skyldigheter de har gentemot samarbetspartners/sponsorer enligt kontrakten. 6. Utskott, mästerier och projekt bör närvara vid dessa evenemang.

24 Uppförandepolicy Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet Uppförandepolicy Upprättad Justerad Föreningen Ekonomerna är till för och öppen för alla medlemmar. 2 Alla medlemmar ska bemöta varandra med respekt. Ingen får bemötas nedlåtande. 3 Ingen medlem får utsättas för våld, hot om våld eller andra trakasserier. 4 Ingen får behandlas illa eller särbehandlas på grund av kön, etnisk bakgrund, religionstillhörighet, politisk åsikt, sexuell läggning, könsidentitet, ålder, handikapp eller vilken som helst annan godtycklig och kränkande grund. 5 Föreningen Ekonomernas hus, Smedjan, är medlemmarnas samlingsplats och det är viktigt för allas trevnad att vårda huset och inte skräpa ned det. 6 Alla personer som ideellt jobbar för föreningen är aktiva medlemmar, och skall verka för att denna policy vidhålls. 7 Medlem som deltar i ett arrangemang ska följa ansvarigs instruktioner. Programutskottet får vägra alkoholservering då detta är påkallat av ordningsskäl. Serveringsansvarig får vägra person som stör ordningen, tillträde till lokalen. 8 Alla medlemmar är representanter för föreningen gentemot utomstående gäster och samarbetspartners och ska som sådana uppföra sig väl. Med detta menas att vårda sitt språk, dricka med måtta samt efter förmåga bidra till en trevlig stämning. 9 Medlem som inte följer ovanstående förhållningsregler kan varnas eller stängas av från bestämda aktiviteter eller samtliga föreningsarrangemang under bestämd tid genom styrelsebeslut. tvid grova brott mot föreningens regler och stadgar kan medlem uteslutas. 10 Person som inte är medlem och bryter mot ovanstående regler kan vägras tillträde till föreningens arrangemang genom styrelsebeslut.

25 Projektchecklista Föreningen Ekonomerna vid Stockholms Universitet / Projektchecklista Upprättad Reviderad Reviderad I början av varje projekt skall utskottsordförande tillgodose projektledare med föreningens policy och stadgar samt tidigare projektbudget, dokumentation m.m. Aktivitet: Tidsplan med datum Budget, MF och Spons. Fakturering Detaljplanering Uppföljning Tidsschema: 2 mån innan 1 mån innan 2 veckor innan 2 veckor innan 1 månad efter Lokalbokning, Smedjan Lokalbokning, FEK:en Servering av mat och alkohol Snarast Snarast Snarast Rapporteras/rådfrågas: Utskottsordf. & LG Styrelse Skattmästeriet Utskottsordf. & LG Utskottsordf. & LG Förvaltningsansvarig Styrelsen & vald kontaktperson Pruo & LG Vid frågor angående nedanstående ämne kontaktas: Budget Skattmästare & Vice Skattmästare Marknadsföring Marknadsföringsansvarig & Ordf. MU Företagskontakt & Sponsring Näringslivsansvarig & Ordf. NU