SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsen

Transkript

1 SÖRMLANDS-DISTRIKTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsen Plats och tid Eskistuna BK Kl Beslutande Göran Strömbäck, ordförande Cecilia Trehn, vice ordförande Anders Ahlström, kassör Gullevi Bergqvist, sekreterare Ola Hansson, ledamot Ingela Falk-Jensen, ledamot Andreas Peterzén, ledamot Ewa Wiker, suppleant Övriga deltagare Ej närvarande Marcella Nilsson, suppleant Erika Heintz, suppleant Utses att justera Andreas Peterzén Underskrifter Sekreterare... Gullevi Bergqvist Paragrafer 1-12 Ordförande... Göran Strömbäck Justerande... Andreas Peterzén Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 SÖRMLANDS-DISTRIKTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsen Mötets öppnande Ordföranden Göran Strömbäck hälsar välkommen till Eskilstuna BK. 2 Val av justerare Styrelsen beslutade att utse Andreas Peterzén till justerare. 3 Fastställande av dagordning Föreliggande dagordning godkänns. 4 Inkomna skrivelser Föredras och läggs till handlingarna enligt bilaga 1. 5 Utgående skrivelser Föredras och läggs till handlingarna enligt bilaga 1. 6 Föregående mötesprotokoll Föredras och läggs till handlingarna 7 Ekonomisk rapport Kassören redovisar ekonomisk rapport per , se bilaga 2. 8 Rapporter från sektorer och kommittéer HUS Instruktörsutbildning pågår. 2-3/4 är det valpspecial med övernattning och grillning. Examination 21/5. Ansökan om avtalsinstruktör i NoseWork för Maria Gabrielsson har lämnats in. Styrelsen avvaktar då ordförande skall diskutera detta med D-HUS. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 SÖRMLANDS-DISTRIKTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsen RUS Det finns 5 nya figuranter. TS Se bilaga 3 TJÄNSTEHUND TJH har haft instruktörsutbildning på kolmården med rovfåglar och andra djur. Till hösten planeras en kurs med Eva Bodfält. 3 st anmälda till SM Det skall vara en konferens på Arlanda 22-23/ som bl a skall handla om rekrytering. Rally Rally skall ha ett möte 5/ Sfr Göran informerade om årsmötet. 9 Kongressen 3 deltagare från distriktsstyrelsen är anmälda: Göran Strömbäck, Cecilia Trehn och Ola Hansson. Medlemmarna i styrelsen uppmanas att läsa igenom handlingarna inför nästa möte. 10 SM i bruks Styrelsen diskuterade SM i bruks 2017 och beslutade enhälligt att säga nej. Se bilaga 4 och 5 som visar de uppgifter styrelsen hade tillgång till samt bilaga 6 som motiverar styrelsens avslag. 11 Medlemsmöte Nästa medlemsmöte är i Strängnäs 3/ kl Viktiga motioner angående mentalitet, apportvikter och hinderhöjder inför kongressen. 12 Mötets avslutande Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Nästa möte är i Strängnäs 3/5 kl Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Skrivelser Bilaga 1 Perioden 12 mars -5 april 2016 Inkomna skrivelser 1. Inbjudan till lydnadskonferens för domare och tävlingsledare september 2016 i Upplands Väsby. 2. Inbjudan till mentalbeskrivare valp maj i Ystad. 3. Info om domarutbildning och regler för IPO från SBK. 4. Inbjudan till DM i IPO, skydd, lydnad och bruksgrenarna från Strängnäs BK och Eskilstuna BK. Utgående skrivelser 1. Anmälan till kongressen för 3 deltagare från distriktet.

5 Rapport från D-TS till möte Bilaga 3 D-TS har genomfört samtliga lydnadsuppdateringsdagar för TL och domare. Återstår två tillfällen för tävlande. Kommer fler dagar i höst. Regional Lydnadskonferens sept där vi kommer att skicka två domare, Micke Ivanov och Ola Hansson. Kommer att kosta oss 2100:- för Olas deltagande. SBK står för Ivanovs del. Eva Bodfäldt är genomförd och vi hade 92 åhörare. Lyckad tillställning. Inbjudan utskickad för Bruks/IPO och lydnads DM till alla klubbar. Distriktets uppletandetävling. Skyddsfigurantutbildningen ska inom kort påbörjas på Strängnäs BK. Domarutbildningen pågår och nu är även rapportskogen avklarad. Skriftligt prov 20/4 på BBK. Träningskväll i Nosework är under planering. Doftprov i Katrineholm 18/ Skinksniffen under planering. Preliminärt datum 17/12 och denna gång både klass I och II. Vi hoppas på att Maria Gabrielsson ska bli avtalsinstruktör i Nosework. Ett pilotprojekt då hon är utbildad av SNWK på nosework-biten. Vi planerar att inom kort ha ett D-TS möte. D-TS Gm Maria då Catrin sitter på tåget till Göteborg

6 Bruks / IPO SM 2017 i Sörmlandsdistriktets regi i Katrineholm? SBK Sörmland Bakgrund Sörmlandsdistriktets D-TS fick förfrågan om att arrangera Bruks och IPO SM 2017, då inget distrikt har visat något intresse av värdskapet. Det skulle vara riktigt tråkigt om 2017 blev året då vi inte hade något SM. Diskussionen mellan UG Bruks och D-TS uppstod då vi arrangerade ett mycket uppskattat SM 2014 och för att vi till stora delar redan har kunskapen och logistiken som krävs. D-TS ställer därför frågan till Katrineholm BK om de skulle vara intresserade av att ha SM augusti 2017 i sin fina stad med bas på Backavallens IP och med stöttning från övriga Sörmlandsklubbar i närheten och av Sörmlandsdistriktet. Distriktets ordförande informerades om detta den 1 februari Katrineholms kommun Katrineholms kommun är väldigt positivt inställda till att SM 2017 arrangeras i Katrineholm då kommunen även firar 100 år och mycket av firandet kommer att äga rum under sommaren. Bruks SM 2017 skulle kunna bli en del av detta firande. Kontaktperson gentemot kommunen är Yvonne Hull, Katrineholms BK. Enligt de kontakter som tagits och de samtal som förts mellan KBK och kommunen kommer vi att kunna disponera Backavallens arena utan att det belastar SBK Sörmlands ekonomi. Styrgrupp En styrgrupp är under bildande och ser preliminär ut enligt följande: Ordförande från Katrineholm BK (sitter även i D-styrelse), GTBK, Flen BK, Strängnäs BK, Yvonne Hull SM-General, Maria Gabrielsson D-TS Gruppen kommer att kompletteras utefter behov och fler funktioner kommer att täckas upp men alla behöver inte sitta i styrgruppen utan i en arbetsgrupp för respektive ansvarsområde. Vårt förslag är att SM-kassör är densamme som distriktets kassör.

7 Ekonomi. För budget se separat info. Budgeten är baserad på 2014-års utfall men nu i en mer avskalad form. Den 1/ kan SBK Sörmland fakturera SBK för förskott av sponsorpengar till ett belopp av 50,000:-. Resterande 50,000:- kommer att utbetalas efter avslutat SM för att säkerställa att gällande avtal har följts. Till sponsorbeloppet tillkommer även priser för 6,000:- och från Royal även tält att ha på planen som vi får låna av SBK. De sponsorer som SBK centralt tecknat avtal med är Royal Canin och Agria. Det får därför inte finnas några andra foder- eller försäkringssponsorer, däremot kan övriga vara utställare och betala för sin monter. Det finns redan i skrivande stund även andra intresserade sponsorer men det är svårt att teckna avtal då vi ännu inte fattat beslut om att arrangera SM. Vad gäller försäljning av förtäring är förslaget att varje klubb (av de som är närliggande och intresserade) ombesörjer sin egen försäljning och får egna intäkter för sin försäljning. Vi kommer att ha ett begränsat utbud av förtäring men flera olika ställer så att inte det blir köer överallt. Grundutbudet är kaffe/dricka, mackor/våfflor, korv, hamburgare men som sagt, varje klubb väljer själva vad de vill sälja. Genom detta alternativ kommer inte distriktets ekonomi att belastas men inga intäkter kommer heller in till distriktet utan kommer att oavkortat tillfalla klubbarna som säljer. Hur går vi vidare? Nu måste det beslutas åt vilket håll vi ska gå. Inget ytterligare arbete kan göras innan beslut har fattats av Sörmlandsdistriktets styrelse och vi måste öka tempot då det är väldigt mycket att göra om vi ska stå som arrangör av Bruks- och IPO SM Vi måste dessutom meddela UG Bruks snarast. Distriktet kommer endast att stå som övergripande arrangör men kommer inte att bekosta något av SM-arrangemangen. Kontaktuppgifter: Yvonne Hull, SM General Maria Gabrielsson, Distriktets tävlingssektor

8 Bilaga 5 Preliminär budget SM 2017 Inkomster * Sponsring (redan klar) 130,000:- Övrig sponsring 50,000:- Startavgifter 55,000:- Utställare 30,000:- Totalt 265,000:- Kostnader* Lottningsprylar 4,000:- Funktionärsmat 15,000:- (200st á 60:-) Fika funktionärer 1,000:- PR 20,000:- Byggmateriel 20,000:- Reseersättningar 20,000:- Katalog 35,000:- Övrigt typ kontorsmaterial m.m. 15,000:- Totalt 130,000:- *Samtliga belopp är baserade på SM 2014 men justerade uppåt något.

9 Bilaga 6 Styrelsemöte SBK sörmlands-distriktet SM i bruks Underlag för denna punkt är ett förslag med rubriken Bruks /IPO SM 2017 i Sörmlandsdistriktets regi i Katrineholm? inkl budget. Underlagen inkom till styrelsen via epost den 29 mars 2016 från Maria Gabrielsson, sammankallande i D-TS.Utöver det har styrelsenäven hämtat in kompletterande uppgifter från personer i den planerade styrgruppen för SM Styrelsen konstaterar att arbetsgruppen har lagt ned ett stort arbete på kort tid för att försöka lösa olika praktiska frågor och att det finns gediget kunnande och engagemang bland många medlemmar i distriktet. Brister finns dock vad avser de ekonomiska frågorna kring SM:et. Beslut Styrelsen beslutar enhälligt att avslå begäran från D-TS om att få arrangera SM i bruks / IPO 2017 med Sörmlandsdistriktet som övergripande arrangör. Skälen till beslutet är följande: 1. Under rådande omständigheter har genomförandetiden för planering och förberedelser för SM:et begränsats till ca 15 månader. Enligt styrelsens uppfattning borde SBK därför se det som självklart att backa upp distriktet extra vad gäller ekonomi och administration. Detta för att säkerställa att SM ändå skulle kunna genomföras, när det distrikt som ursprungligen fått uppdraget backat ur. Tyvärr har D-TS för Sörmland inte fått gehör från SBK om extra stöd. 2. Mot bakgrund av ovanstående bedömer styrelsen att det är för kort tid för att hinna säkra ekonomin på ett tillfredsställande sätt. 3. Den tänkta styrgruppen för SM är under bildande, men enligt de inblandade har det gått för fort, utan tillräcklig förankring hos berörda lokalklubbar. Blir det ett negativt resultat är det distriktets gemensamma resurser som måste täcka kostnaderna, alternativt ska ett "pengauttag" göras från varje klubb.alla klubbar i distriktet är inte överens om att genomföra SM, vilket gör innebörden av styrgruppens ansvar otydligt och tveksamhet finns nu bland dem som tillfrågats. 4.Katrineholms kommuns löfte om att distriktet får disponera Backavallens arena utan att det belastar SBK Sörmlands ekonomi är i sig positivt och bra jobbat av arbetsgruppen i det förberedande arbetet. Styrelsen ser dock att det finns otydliga beslutsmandat hos kommunens kontaktperson samt risk för oförutsedda kostnader, t.ex för renhållning och toaletter. Här saknas en skriftlig överenskommelse med kommunen. 5. Den förslagna (preliminära) budgeten är alltför knapphändig, framförallt vad gäller sponsorintäkter samt beräknade kostnader för funktionärer. Någon buffert för oförutsedda utgifter finns inte, vilket gör styrelsen tveksam med tanke på 2014 års minusresultat på kr. 6. Den föreslagna kassören vill inte vara SM-kassör.