PALASSO GEMENSAM Användarhandbok. Version 5.30 Rev P

Transkript

1 PALASSO GEMENSAM Användarhandbok Version 5.30 Rev P

2 Användarhandbok GEMENSAM Sida 0-2 PALASSO GEMENSAM Sextonde utgåvan Mars 2012 Dokumentbeteckning: ANVÄNDARHANDBOK Logica AB Box 6001 Magasin 3, Löfbergskajen Karlstad Palasso och LSS är varumärken som tillhör Logica. Windows, Word och Excel är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Copyright Logica Licensierad användare av system från Logica får fritt kopiera handböckerna för dessa system.

3 Användarhandbok GEMENSAM Sida Denna handbok 0.1 Innehållsförteckning 0 Denna handbok Innehållsförteckning Revisionshistoria Inledning Allmänt Inloggning i systemet Huvudfönstret för Palasso Starta delsystem och applikationer Navigera med tangentbordet Sidopanelen Stänga portalen Palasso på Internet Inledning Kundwebb Palasso gemensamt Inledning Bakgrundshändelser Importerade händelser Kortlåda Klient Redovisningsenhet Språkstöd Retroaktiva ändringar Administration Gallring Installationsegenskaper Koppla Kategori Kör Loggbok Systemfrågor Styrvärden Aviseringar Kategorier Kategorivärden Koppla PA-Begrepp Kortlåda Parametrar Tabellkatalog Tidstyrning av processer Rapporter 6-1

4 Användarhandbok GEMENSAM Sida Sökvillkor, sortering och resultat Anställningslista Attesterare per attestkedja Attestkedja Behörighet per organisationsenhet Behörighetsgrupp användare Behörighetsgrupp processer Behörighetsprofil användare Kvittenslista gallring Loggning händelser Loggning in-/utloggning Löneartskatalog Processbehörighet användare Processbehörighet grupper Revisionshistoria Rev L Postbeskrivning för Tidanvändningsstatistiken är uppdaterad och flyttad till appendixet. Rev M Gruppering av lönearter för tidanvändningsstatistiken flyttad till appendixet Allt om Säkerhet/Behörighet är flyttat till egen handbok. Kapitel 4.2: Installationsegenskaper uppdaterad. Kapitel 7.3 Kortlåda uppdaterad med behörighetstyrd flik WM-data => Logica Rev N Vissa inledande avsnitt flyttade till nya handböckerna Start resp Rapporter Anpassad till version Tagit bort kapitlet om Cognos. Motsvarande information nås via Cognosinstallationens egen portal. Kapitlen om gemensam administration är flyttade till ett kapitel. Omskrivet kapitel om Schema. Bokföringsfil för tidredovisning är flyttad till Ekonomihandboken. Projektorganisation är flyttad till Personalhandboken. Postbeskrivning och gruppering av lönearter för tidanvändningsstatistiken flyttad från Appendix till denna handbok.

5 Användarhandbok GEMENSAM Sida 0-5 Rev O Alla avsnitt som i Palasso återfinns under andra moduler än Palasso Gemensamt har tagits bort ur den här handboken och flyttats till resp användarhandbok. Anpassad till version 5.21 inkl nyheterna som kom i Nyheter är: Tidstyrning av processer Avisering Gallring Kortlåda nytt utseende Rev P Anpassad till version 5.30.

6 Användarhandbok GEMENSAM Sida Inledning 1.1 Allmänt Palasso är samlingsnamnet för ett antal delsystem inom personal- och löneadministration. Dessutom finns det processer som är gemensamma för samtliga delsystem. Tillgång till delsystem eller processer styrs av användarens behörighet. Denna behörighet registreras i Palasso Behörighet av den lokale Palassoadministratören. I denna handbok beskrivs de delar som finns i modulen Palasso Gemensamt, samt vissa processer som delas av flera moduler. 1.2 Inloggning i systemet Inledning Varje ny användare tilldelas ett temporärt lösenord av Palassoadministratören (person som får köra behörighetssystemet). Detta lösenord måste användaren byta ut direkt vid första inloggningen. Fönstret Ändra lösenord öppnas automatiskt. Om er installation har flera databaser väljer du även databas i inloggningsrutan. Administratören kan bestämma att lösenorden gäller en viss tid innan de måste bytas. När den tiden har gått, visas ett meddelande och därefter öppnas fönstret Ändra lösenord automatiskt vid inloggning. Tiden lösenordet ska gälla sätter administratören i Inställningar lösenord. Om en användare absolut inte vill ha funktionen som tvingar användaren att byta lösenord efter ett visst antal dagar kan Palassoadministratören koppla bort det i behörighetssystemet. Se även handboken Säkerhet Ändra Lösenord. Viktigt! Man kan inte logga in i Palasso första gången utan att ha fått ett tillfälligt lösenord av Palassoadministratören Fel vid inloggning Man kan bestämma hur många gånger en användare kan göra fel vid inloggning i Palasso. Detta styr man i Inställningar lösenord.

7 Användarhandbok GEMENSAM Sida 1-2 Exempel Om man sätter antalet tillåtna fel till tre och användaren gör fel tre gånger får denne inte någon mer chans att logga in i Palasso. Användaren måste då kontakta Palassoadministratören och få ett nytt, temporärt, lösenord. Det hjälper inte att försöka två gånger, sedan stänga ned Palasso och därefter försöka igen. Antalet felaktiga inloggningar nollställs först när användaren gör en korrekt inloggning. Viktigt! Om du får ett temporärt lösenord öppnas en meddelande ruta med texten: Lösenord är användare XXX för gammalt, måste bytas. Detta är till för att du ska tvingas att ange ett eget lösenord. Det är endast du som ska känna till ditt lösenord medan det temporära lösenordet även känns till av Palassoadministratören. 1.3 Huvudfönstret för Palasso När du har loggat in öppnas Palassos Portal/Skrivbord. Huvudfönstret för Palasso

8 Användarhandbok GEMENSAM Sida Skrivbordet När du klickar på en ikon öppnas modulen i en ny flik. Du ser samma sak i Pop-up-menyn som visas när du trycker på höger musknapp. Flikarnas innehåll är uppdelat i Personal, Löner, Resor, Arbetstid mfl områden. 1.4 Starta delsystem och applikationer Varje modul är indelad i ett antal undermenyer, dels en med modulens namn (tex Personal), dels Rapporter, Administration och Styrvärden. Du startar de olika applikationerna genom att klicka på dem. Delsystemen öppnas på olika sätt beroende på om de är anpassade till Portalen eller inte. De applikationer som är anpassade till Portalen öppnas i en ny flik, medan de äldre delarna som ännu inte är anpassade öppnas i ett nytt fönster. Dessa delar kommer du inte åt om du har startat Palasso via weblänk, de är då gråmarkerade och ej klickbara. Modulen Personal Exempel: Modulen Personal innehåller delsystemet PA och ett antal applikationer (tex processen Anställning) och rapporter (tex adresslistan) Docka loss Även de funktioner och delsystem som är anpassade till portalen går att få upp i egna fönster genom att docka loss dem från portalen, genom att klicka på knappen till höger på fliken:. Det kan vara användbart om du vill maximera arbetsytan eller om du vill se flera fönster bredvid varandra.

9 Användarhandbok GEMENSAM Sida 1-4 Du kan sätta tillbaka fönstret i portalens arbetsyta genom att klicka på knappen uppe till höger:. Denna knapp saknas i de applikationer som ännu inte är anpassade för portalen Arbeta med flikar Det finns flikar både i Portalen och i flera av delsystemen. Portalens flikar kan öppnas och stängas, medan de i delsystemen är fasta. Välj flik genom att klicka på den. Den aktiva fliken i Portalen markeras med avvikande färg i överkanten. Du kommer tillbaka till startsidan genom att klicka på fliken Palasso Skrivbord eller på Hem-knappen:. Stäng en flik genom att klicka på krysset till höger på fliken. 1.5 Navigera med tangentbordet Det finns ett antal kortkommandon som kan användas. Några exempel: CTRL+TAB CTRL+S CTRL+H CTRL+G F5 Växla flik i portalen Spara Tillbaka till skrivbordet Visa/dölj sidopanel Uppdatera behörighet I bilderna kan du förflytta dig med TAB och SHIFT+TAB. Om en knapp är aktiv kan den väljas med ENTER

10 Användarhandbok GEMENSAM Sida Sidopanelen Till vänster i bilden finns sidopanelen, där du själv kan bestämma vad som ska finnas genom att lägga upp olika direktlänkar för att underlätta ditt dagliga arbete. Det enklaste sättet att lägga upp direktlänkar är att dra dem från arbetsytan, Dra-och-släpp. Sidopanelen Meny Beskrivning Att göra Här ser man alla Aviseringar, ett utropstecken betyder att det finns ny avisering. Mina startsidor Om du lägger en genväg under Mina startsidor kommer sidan att öppnas automatiskt när du startar Palasso.Om du lägger upp flera genvägar kommer den översta genvägen att visas som första flik. Om genvägen redan finns under Mina genvägar kommer den att försvinna därifrån. Mina Här kan du själv lägga upp Genvägar snabblänkar, tex direkt till ett delsystem du ofta använder. Mina rapporter Här kan du lägga upp snabblänkar till de rapporter du använder mest. Mina inställningar Länkar Skapa anpassade genvägar Här väljer du vilket språk som ska användas i Palasso samt ändrar lösenord Direktlänkar till Palassos hemsida, samt till kundwebben, se kapitel 3. Hos vissa kunder är dessa länkar inaktiverade av säkerhetsskäl När du är inne i en portalanpassad applikation (tex Anställning) eller i urvalsfönstret för en rapport aktiveras menyvalen för att skapa genvägar i Arkivmenyn. Då kan du skapa en anpassad genväg till en rapport du ofta tittar på med just det urval du använder, eller med en förvald person eller grupp personer i ett rapporteringsfönster. Se även handboken Rapporter för mer information om att skapa urval och genvägar till urval.

11 Användarhandbok GEMENSAM Sida 1-6 I tex Anställning är menyvalen Lägg till i mina genvägar och Lägg till i mina startsidor aktiverade. En genväg skapas i Sidopanelen med texten Anställning. Pop-up-meny ger möjlighet att öppna genvägen på olika sätt, ta bort den eller byta namn på den. Tooltip-texten visar ID-numret för genvägens urval. Det kan ändå vara bra att låta namnet visa vilket urvalet är. Du kan inte ha samma namn på två genvägar. Om man skapar flera genvägar till samma rapport eller modul får genvägen automatiskt ett nummer, tex Antällning(1) 1.7 Stänga portalen För att kunna stänga Portalen måste Analys, Behörighet, Lön och Res vara stängda, i annat fall får du meddelandet Stäng alla andra öppna Palassofönster,

12 Användarhandbok GEMENSAM Sida Palasso på Internet 2.1 Inledning Om du är uppkopplad till Internet, och har en webbläsare installerad, kan du enkelt få ytterligare information om Logica och Palasso. Du når hemsidan via adressen Välj sedan Palasso i menyn till vänster. Här hittar du som använder Palasso vår kundwebb, genom att klicka på länken Kundwebb (kräver inloggning) Palassos hemsida på Logicas webb. 2.2 Kundwebb Inledning För dig som redan använder något av delsystemen i Palasso finns aktuell information samlad på vår kundwebb. Det kan röra sig om nya versioner, systemmeddelanden, uppdaterade handböcker, frågor och svar etc. Du når kundwebben genom att välja Kundwebb under Palasso på Internet i panelen eller välja Kundwebb (kräver inloggning) på Palassos sida ovan.

13 Användarhandbok GEMENSAM Sida 2-2 Obs! För kunder med Logicas driftservice är vägen via Palasso panelen stängd av säkerhetsskäl. Loginsidan för Palasso Kundwebb Tips! Spara gärna inloggningssidan i dina Favoriter så kommer du alltid åt kundwebben på ett bekvämt sätt. Alla sidor på kundwebben är lösenordsskyddade och endast tillgängliga för användare av Palasso/LSS systemen Registrera dig som användare och logga in första gången Första gången du ska logga in på kundwebben måste du registrera dig som användare. När detta är gjort kan du sedan logga in.

14 Användarhandbok GEMENSAM Sida 2-3 Formulär för grunduppgifter till Kundwebben E-post Din e-postadress måste finnas med i vår lista över godkända kunddomäner. Om den inte gör det får du ett felmeddelande som ber dig att skicka ett mail till Webmaster. Det händer om du är ny kund, eller om du har en underdomän som ingen tidigare registrerat. Du kan inte använda din privata hemadress, men när du är registrerad kan du logga in från vilken dator som helst. Användarnamn och lösenord Användarnamn och lösenord måste vara minst 4 tecken långa. Välj inte samma login och lösenord som till din dator/nätverket eller till Palasso. När du gjort registreringen visas en bekräftelse som berättar att du snart får ett mail med dina uppgifter. Du kan dock inte logga in förrän din registrering är godkänd av webmaster.

15 Användarhandbok GEMENSAM Sida Menyval i Palasso Kundwebb Palasso Kundwebb Viktigt! Du loggas ut automatiskt om du är inaktiv under en längre stund. Meny Start/Nyheter Arkiv Nyhetsbrev Tidplan Dokument: Systemmeddelanden Dokument: Användarhandböcker Dokument: Övrigt Utveckling Frågor och svar Kända fel Hämta Program Beskrivning Nyheter och meddelanden om Palasso. Här hittar du allt som är aktuellt på kundwebben. Du som utnyttjar driftservice har nytta av den lilla rutan Aktuell driftstatus för driftservicekunder. Alla artiklar, nyheter och meddelanden. Innehållet kommer både från Palasso och LSS. Här aktiverar du utskick av nyhetsbrev. Välj om du vill ha med länkar eller med bifogade filer. Här kan du också ändra din e-postadress. Länk till innevarande års tidplan Samtliga Palassomeddelanden som har skickas ut. Du kan både läsa och skriva ut dem. Aktuella handböcker för nedladdning och utskrift via Adobe Acrobat Reader. Avtal och villkor, respektive tekniska dokument. Fler kategorier kan tillkomma. Information om utveckling, planerade versioner och förhandsinformation om nyheter i dessa. De vanligaste frågorna gällande delsystemen i Palasso. Här redovisas upptäckta fel och hur/när vi åtgärdar dem. Installationsdokumentation, programuppdateringar, patchar och servicepack.

16 Användarhandbok GEMENSAM Sida 2-5 Driftservice Palasso/Cognos Användaraktiviteter Utbildning Länkar: Kundförteckning Länkar: Partners Kontakta oss: Supporttjänster Kontakta oss: Information från supporten Kontakta oss: Adresser Maila Service Desk Logga in på SD-web Logga ut Nyheter och information om vår driftservice. Information om och demo av Cognos. - Kalender över användarmöten, seminarier etc. - Referensgruppen och dess arbetsgrupper. - Även en länk till den vilande Användarföreningen - Aktuellt kursschema - Formulär för intresseanmälan till kurser. - Kurskatalog En lista på våra kunder, med länk till deras hemsidor. Våra samarbetspartners och information från dem. Under Supporttjänster hittar du: telefon telefonnummer och e-postadresser som du kan använda för att nå Service Desk samt några av våra ansvariga medarbetare. nyhetsbrev här kan du beställa prenumeration av våra nyhetsbrev. beställa lönearter- här fyller du i ett formulär för att beställa lönearter. lathund SD-web här hittar du den aktuella lathunden för Service Desk Web. hantering av ärenden här hittar du beskrivning över hur supportärenden hanteras. Under Information från supporten finner du: kategorier supportens kategorisering av ärenden. kategorier SD - supportens kategorisering av ärenden i Service Desk. fakturering information om fakturering av vissa ärenden. Under Kontakta oss hittar du även adresser och kartor till våra kontor i Karlstad och Stockholm. Direktlänk för att skicka e-post till vår support. Avslutar ditt besök på Kundwebben. Du kommer tillbaka till Palassos hemsida. Prenumeration på Nyhetsbrev Alla nya dokument och viktiga ändringar på kundwebben annonseras dels på förstasidan men också i vårt Nyhetsbrev. Två val finns; utan bilagor och med bilagor. Versionen med bilagor är i första hand tänkt för den som har begränsad tillgång till Internet. Du hittar direktlänken för att anmäla dig längst uppe till höger.

17 Användarhandbok GEMENSAM Sida 2-6 Anmäla prenumeration på nyhetsbrev OBS! Kontrollera din E-postadress! Du kan ändra din E-postadress direkt i formuläret. Tips! Alla nyhetsbrev har en ämnesrad som inleds med Palasso kundwebb, du kan använda den för att sortera dem automatiskt Problem med inloggning Kanske får du ett felmeddelande eller så får du veta att användarnamn/lösenord inte stämmer. Om det är första gången: Försök igen om någon timme eller dagen efter. Om det fortfarande inte fungerar, skicka ett mail till Webmaster eller till Servcie Desk. Andra möjliga problem Kontrollera att det är ditt användarnamn och lösenord till Palasso kundwebb du använder och inte det till Palasso. Kontrollera att du har rätt stora/små bokstäver Problem med registrering Användarnamnet finns redan Ibland går registreringen igenom, men man får ändå felmeddelande. Det kan inträffa om man dubbelklickar eller om sidan laddas om. Oftast leder det till

18 Användarhandbok GEMENSAM Sida 2-7 att man registrerar sig flera gånger. Logga in på det konto du önskar använda, så raderas de som inte aktiverats. Den -adress som du har angett finns inte i vårt register Om du vid registrering får beskedet att din domän inte är registrerad, kontakta webmaster. Detta ska bara inträffa om du är en ny kund, eller om du har en underdomän som inte tidigare är registrerad. Du kan inte använda en privat e-postadress när du registrerar dig, men efter att du loggat in första gången kan du komma in på kundwebben från vilken dator som helst. Om du fortfarande har problem, kontakta gärna Webmaster via länken på inloggningssidan.

19 Användarhandbok GEMENSAM Sida Palasso gemensamt 3.1 Inledning Under Palasso Gemensamt finns de styrvärden eller styrande tabeller som berör hela Palasso. De beskrivs i detta kapitel. Dessutom finns styrvärden för de olika delsystemen i respektive handbok: Arbetstid, Ekonomi, Löner, Personal och Resor. Palasso gemensamt, Administration och Styrvärden innehåller Palassos gemensamma inställningar och tabeller. 3.2 Bakgrundshändelser För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Bakgrundshändelser. I Palasso finns det ett antal arbeten till exempel importer, exporter, gallringar mm som körs med automatik. Det kan vara inställt att det körs en gång i månaden, en gång om dagen eller så fort något finns att importera osv. För att se vad som har hänt finns fönstret Bakgrundshändelser.

20 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-2 Fönstret Bakgrundshändelser 3.3 Importerade händelser För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Importerade händelser. I bilden Importerade händelser kan du följa upp olika typer av importer till Palasso. Främst kan bilden användas av de kunder som har importer från externa system. Det kan till exempel vara lönehändelser. Beskrivning av fälten: Område - Först måste du välja vilken typ av import det handlar om under (tex Anställning eller Lönehändelse). Datumintervall Här begränsar du mellan vilka datum importen har skett. Kan även lämnas tomt. Idbegrepp om du söker efter en viss person kan du skriva in en del av/eller hela personnumret här Felkod har importen misslyckats så har händelsen fått en felkod. Dessa kan du begränsa sökningen på. Transaktionstyp Vissa kunder har importer som kommer i form av nypplägg, uppdatering eller borttag. Då kan urval göras på detta. Importerade händelser När du har fått fram en lista med resultat kan du titta på hur detaljerna för importen ser ut. Markera raden och välj Detaljer.

21 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-3 Importerade händelser - Detaljer 3.4 Kortlåda Klient För att kunna skriva in eller läsa uppgifter i kortlådan krävs att du har behörighet till de olika kortlådorna. Det får du genom behörighetsraderna: ADM Kortlåda Anställning, ADM Kortlåda Funktion, ADM Kortlåda Organisation, ADM Kortlåda Person, ADM Kortlåda Redovisningsenhet. Kortlådorna Anställning och Person når du via Redigera menyn i Anställningsbilden. Kortlådorna Funktion, Organisation och Redovisningsenhet når du via PA-trädet. När du öppnar kortlådan via PAträdet behöver du inte ha behörighetsraderna för de olika kortlådorna, då räcker det med att du har behörighet till organisationsträdet och redovisningsenheten. Du kan även nå kortlådorna direkt från Palasso skrivbordet genom att ha behörigheten ADM Kortlåda Klient. När du kommer in i kortlådan visas de flikar som finns upplagda i den typ du har valt. Du ser endast de flikar du är behörig till. För att skriva in information i kortlådan väljer du Ny. Då skapas en tomrad att skriva i. När du är klar sparar du via disketten eller Arkiv Spara. Exempel Kortlåda Anställning För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kortlåda Anställning. När kortlåda Anställning öppnas via Kortlåda Klient på Palasso skrivbordet, så söker du fram personer som vanligt. Där kan du välja flera på en gång att bläddra mellan. När kortlåda Anställning öppnas via Anställning så har du redan sökt fram aktuell person.

22 Användarhandbok GEMENSAM Sida Kortlåda Funktion För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kortlåda Funktion. När kortlåda Funktion öppnas via Kortlåda Klient på Palasso skrivbordet, så söker du fram funktion via urval på organisation och funktion. När kortlåda Funktion öppnas via PA så har du redan sökt fram aktuell funktion Kortlåda Organisation För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kortlåda Orgenhet. När kortlåda Organisation öppnas via Kortlåda Klient på Palasso skrivbordet, så söker du fram funktion via urval på organisation. När kortlåda Organisation öppnas via PA så har du redan sökt fram aktuell organisation Kortlåda Person För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kortlåda Person. När kortlåda Person öppnas via Kortlåda Klient på Palasso skrivbordet, så söker du fram personer som vanligt. Där kan du välja flera på en gång att bläddra mellan.

23 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-5 När kortlåda Person öppnas via Anställning så har du redan sökt fram aktuell person Kortlåda Redovisningsenhet För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kortlåda Redenhet. När kortlåda Redovisningsenhet öppnas via Kortlåda Klient på Palasso skrivbordet, så söker du fram redovisningsenheten via urval. När kortlåda Redovisningsenhet öppnas via PA så har du redan sökt fram aktuell redovisningsenhet. 3.5 Redovisningsenhet För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Redovisningsenhet Inledning I Palasso finns en stor del information som är kopplad till redovisningsenheten. Denna information visas i fönstret Redovisningsenhet som du når genom att först välja Redovisningsenhet under Palasso gemensamt. Fönstret innehåller både uppgifter som du kan ändra och uppgifter som du endast kan titta på. Det finns möjlighet att sätta upp regler lokalt för vad som ska visas/döljas och hur presentation av vissa uppgifter ska ske i Egenrapportering. Dessa uppgifter är tex. om konteringssträngar skall kunna skapas av egenrapportör eller inte, om attestering skall kunna ske på kontering, om lönehändelser mm skall visas på nivå för anställningen eller organisation och att kunna flytta ett ärende i egenrapportering till annan organisation. Beroende på hur dessa regler sätts upp och kombineras kommer fönster i Egenrapportering att variera. Dessa funktioner beskrivs i handboken längre fram, under de funktioner som de registervårdas: Egenrapportering Visning, Egenrapportering Regler och Attestering.

24 Användarhandbok GEMENSAM Sida Grunduppgifter Under fliken Grunduppgifter finns de grundläggande uppgifterna om redovisningsenheten. Fliken Grunduppgifter De uppgifter som förändras över tiden ska ändras här. En del fält i fönstret är inte tillgängliga utan dessa grundinställningar har gjorts när redovisningsenheten skapades i databasen. Fälten Gränsvärden för Negativ lön och Utbetald lön, användas för att kunderna ska kunna ange det lägsta belopp som ska ge negativ lön respektive utbetalning av lön. Fälten fylls i med t ex 10 (som då är 10 kronor) utan decimaler. Arbetsstidsschema i Res kan här kopplas av/på och innebär då att restidsersättning räknas ut automatiskt/inte automatiskt med ledning av schemat. Ändring kan göras av skattetabell, som i det här fallet är den skattetabell som gäller för den kommun där redovisningsenheten är belägen. Denna tabell används vid löneberäkningen för personer där skattetabell/procentskatt inte registrerats. Vid beräkning läggs det då på 10% på redovisningsenhetens skattetabell när skatteavdraget ska göras för individen.

25 Användarhandbok GEMENSAM Sida Egenrapportering - Visning Fliken Registervård Redovisningsenhet Egenrapportering - Visning Formulär Under fliken Egenrapportering - Visning har du möjlighet att välja vilka flikar/noder i trädet som ska visas eller döljas för egenrapportören. Ex. Anhöriguppgifter, Kontering, Meriter, Saldon, Tillägg genom att ta upp raden och markera med Visas = Ja eller Nej. När du har markerat ett formulär som har flikar eller fält så tänds knappen för detta och du får göra ytterligare val. Konteringstyper Du har även möjlighet att välja om konteringstyperna Tillägg/ledigheter, Resor eller Tidredovisning visas eller döljas, samt om man vill att en egen text ska visas i stället för den levererade standardtexten. Visa händelser på nivå för anställning eller organisation Vissa personer har flera anställningar, ibland på olika organisationer. Ni kan välja om ni vill att all information för en anställning eller all information på en organisationskoppling skall visas i listrutan med rapporterade händelser. Villkoren sätts dels för hur egenrapportören skall se sina händelser och dels hur en person med Sök person behörigheten skall se händelserna, det innebär alltså att det finns möjlighet att välja olika visning för dessa två kategorier av användare. Visa lönespec för sök person Här kan du begränsa behörigheten för Sök Person-behöriga att se lönespecifikationen för andra.

26 Användarhandbok GEMENSAM Sida Egenrapportering Regler Fliken Styrvärden Redovisningsenhet Egenrapportering Regler Rapporteringsregler Under fliken Egenrapportering - Regler väljer du vilka fält som skall vara tillgängliga och obligatoriska för varje löneart i de olika grupperna Ledighet, Tillägg och Sjuk. Du har även möjlighet att per löneart ange max och min-värde, samt varningsgräns på antal och belopp. Om ett fält för en löneart är obligatoriskt i Lön, får det inte ändras för Egenrapportering, fältet blir då grått i registervården. Gränsvärden För vissa fält kan du ange om det skall finnas kontroller på olika värden. När du markerar en rad i fliken Egenrapportering Regler som anger fältnamnen Antal, Belopp, Fromdatum eller Tomdatum så tänds knappen Gränsvärden, genom att klicka på denna så visas fönstret med samma namn.

27 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-9 Fönstret Gränsvärden (antal eller belopp) I fönstret Gränsvärden har du möjlighet att per löneart ange vilka värden som är lägsta och högsta tillåtna på antal och belopp. Du kan även ange ett värde som innebär att ett varningsmeddelande visas. Gränsvärdena är specifika för ER. Fönstret Gränsvärden (fromdatum eller tomdatum) I fönstret Gränsvärden har du möjlighet att per löneart ange hur många månader bakåt resp framåt inrapportering får ske på fromdatum och tomdatum. Gränsvärdena är specifika för ER. OBS! För att kontroll skall göras mot dessa värden måste man ange det i Inrapporteringskontroller. Dessa finns under Löner Administration. Beskrivning hittar du i Handboken för Lön. Kontering I egenrapportering används konteringssträngar i samband med kontering på tillägg, resor och i tidredovisningen. Dessa strängar kan skapas på nivå för redovisningsenhet eller organisation för att sedan kopieras till den enskilde egenrapportören. De kan även skapas direkt på personnivå.

28 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-10 Här finns möjlighet att styra om man skall kunna skapa konteringssträngar på organisation eller inte, samt om man skall kunna kopiera konteringssträngen från annan organisation. Det finns även möjlighet att bestämma om enskild egenrapportör skall kunna skapa egna konteringssträngar eller inte. Väljer man att de inte skall kunna göra detta måste det finnas konteringssträngar på redovisningsenhet eller organisation att kopiera från. Tidregistrering Här kan ni bestämma om tidregistreringar som sker via registreringsterminal eller liknande skall få ändras. De ändringar som kan göras är att komplettera med en registreringskod. Visa händelser från Lön Här bestäms om de lönehändelser som rapporteras i Lön ska visas i Egenrapportering, dels för Egenrapportör och dels för Sök Person. Inställningen vilka lönearter som visas sker i Löner Administration Gruppering av ledigheter/tillägg. Beskrivning hittar du i Handboken för Lön Attestering Fliken Registervård Redovisningsenhet Attestering Attest på valfri dimension Det finns möjlighet att låta projektledare eller motsvarande som har ekonomiskt ansvar för en viss kod i kodplanen också vara den som godkänner händelserna som belastar denna kod. Under fliken Attestering kan du sätta de regler som skall gälla.

29 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-11 Först skall du ange vilken dimension i kodplanen som attestering ska kunna ske på. Du skall även ange om attestering ska ske på personens normalkontering om det inte finns kontering på händelsen (tillägget eller resan). Du skall ange för vilka formulär regeln ska gälla och vilken typ av attesterare som skall få attestera. Du kan välja att det endast är attesteraren med behörighet för kod som skall attestera eller endast linjechefen (den som är behörig på orgnivå) eller båda två. Det är inte nödvändigt att samtliga koder har attesterare, finns inte attesterare på kod kan attesteraren på linjeorganisationen attestera. När du sedan har gjort dessa bitar ska du registrera vilka personer som skall vara attesterare, det gör du i Behörighet. I Egenrapportering - Attestering kan sedan attesteraren välja attestering på linjeorganisation eller kod, t.ex. ansvarsområde eller projekt. Attestering på kontering kan endast göras av godkännare. Till de som är attesterare på konteringsnivå skickas inte några attestmail. Viktigt! Det är uppsättningen i attestkedjan som styr vilken status en registrering får. Du måste alltså ha angett attestkedja för t ex tillägg, för att ovanstående ändringar skall få betydelse. Flytta ärende till annan organisation Det finns möjlighet att tillåta att egenrapportören kan flytta ärenden till en annan attestkedja, vilket betyder att dom kan ange till vilken organisation händelsen skall tillhöra för attest (inte den man är kopplad till). Det finns ingen behörighet som styr till vilka organisationer som ärendet kan flyttas. Väljer man att aktivera denna funktion så aktiveras rullgardinsmenyn Flytta ärende till annan org i Egenrapportering Tillägg/Ledigheter/Sjuk/Res. Dirketmail till nästa i attestkedjan I samband med att en granskare eller beviljare attesterare händelser i Attestering skapas ett mail till nästa attesterare (beviljare eller godkännare). Här väljer ni om detta skall skickas direkt eller i samband med nattkörningen av mail. Attesterare med lägre behörighet får ändra status på tidigare attesterad post Här väljer ni om en granskare eller beviljare skall få ändra en post som redan är beviljad eller godkänd i Attestering.

30 Användarhandbok GEMENSAM Sida Övrigt Fliken Registervård Redovisningsenhet Övrigt Under fliken övrigt kan du skriva in en text som du vill ha med på lönespecifikationen för en speciell månad. Vill du använda samma text flera månader använder du dig av kopieringsfunktionen. Markera den månad som har den texten du vill använda och klicka på Kopiera. Välj den månad som skall ha texten och klicka på Klistra in. Viktigt! December månads lönespecifikation används som kontrolluppgift för Palasso. Då spelar det ingen roll om du har lagt en egen text, för den kommer inte att skrivas ut. På decemberspecen står följande text i Meddelanderutan: OBS Denna lönespecifikation gäller som kontrolluppgift Ekonomi Viktigt! Fliken Redovisningsenhet Ekonomi visas endast för installationer som inte har nya ekonomimodulen. 3.6 Språkstöd För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Registervård språkstöd.

31 Användarhandbok GEMENSAM Sida 3-13 Du kan ändra de klartexter som stöds av språkstödet i Palasso och på så sätt få lokalt anpassade texter i Egenrapportering. Du når registervårdsfönstret under Språkstöd. Du kan ändra texter så att egen text visas i ett fönster, t.ex. kan du ändra den ursprungliga texten Ange löneart till Löneart. Du kan söka fram de texter som t.ex. innehåller ordet lön eller tillägg inne i texten. Innan du ändrar på en text bör du titta på var den används i fönster och hur t.ex. ändrad längd på texten kan påverka utseendet i ett fönster. Du sätter själv radbrytningar, se instruktion i Språkstöd. Tänk på att texten används på flera ställen i Palasso. Fönstret Registervård Språkstöd Klartext - här söker du fram den text som du vill komplettera. Ange text och klicka på Sök-knappen. Den text som visas i klartext fältet är den text som presenteras i fönster/funktioner i Egenrapportering. Språk här väljer du det språk du vill förändra/komplettera. Valet Svenska är de grundtexter som Logica levererar, de går inte att ändra på. Valet Koncern XXX_Svenska är den lokala installationens texter som är möjliga att förändra. Nyckel Originaltexten som Logica levererat. Den går inte att ändra. När du sökt fram text som du vill ändra på så dubbelklickar du på raden i sökresultatet och ett nytt fönster öppnas där du har möjlighet att skriva in din nya text. Fönstret Registervård Språkstöd Ange löneart

32 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-14 För att aktivera det lokalt anpassade språkstödet väljer du i Egenrapportering Mina inställningar, Språk och utseende, Språk. Fönstret Mina inställningar Texter på engelska För kunder som beställt språkstöd på engelska kan även de engelska texterna ändras Översättning knappar Du har även möjlighet att ändra texter som presenteras i menyval och listrutor i följande registervårdsfunktioner: Tabellkatalog, Gruppering på ledigheter och tillägg, Lönearter, Registreringskoder. I dessa funktioner finns en knapp Översättning, som du kan klicka på för att lägga in ny klartext. 3.7 Retroaktiva ändringar 4 Administration 4.1 Gallring Inledning Gallring är en process som gör det möjligt att gallra data ur databasen. Denna gallring sker per databas och inte per redovisningsenhet. Det finns tre separata processbehörigheter för gallring: ADM Gallring, ADM Gallring Ändra värden, ADM Kvittenslista gallring. De områden som är möjliga att gallra ser du under Informationsområden nedan. Under varje område finns ett flertal tabeller där data gallras bort. I god tid innan gallring är det dock viktigt att bevara och ställa av data enligt Riksarkivets regler. Vi rekommenderar att ni samverkar inom er organisation och involverar kompetens inom IT-funktionen (för lagring av data), arkivfunktionen (för

33 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-15 struktur och samverkan med RA) samt Löne/personalfunktionen (för rutiner kring Palasso-data) Informationsområden möjliga att gallra Avslutade personer Avvisade händelser Loggtabeller Lönehändelser Lönehändelser historik Ekonomi Organisation Resor Arbetstid Tidsfrister Det finns regler för hur data får gallras i databasen. Främst gäller att Palasso behöver ha kvar en del data för att kunna leverera till externa intressenter vid behov. Dessa regler har föreslagna startvärden som kan ändras. Om du vill ha kvar mera data än vi rekommenderar, så finns möjligheten att öka tidsfristen, men du kan inte välja kortare tid än levererade startvärden. Du måste ha separat behörighet för att kunna ändra dessa tidsfrister. ADM Gallring Ändra värden Hinder för gallring I informationsområdena Arbetstid, Lönehändelser och Resor kan ev. gallring komma att hindras, d.v.s. inte vara möjlig. En lista (pdf-fil) kommer då att visas innehållande orsak till varför gallring inte har kunnat genomföras, och listan kommer även att visa vilka personer eller andra identifikationer som behöver justeras för att gallring skall kunna ske Manuell gallring För att göra en manuell gallring väljer du Palasso Gemensamt Adminstration Gallring. När du markerar raden med det område du vill gallra, så tänds knappen Gallra. Du har möjlighet att ange ett annat antal månader, än det rekommenderade, som du vill ha kvar i databasen om du vill. Du kan dock inte välja att spara mindre än det rekommenderade. Skriv då i fältet Eget antal månader.

34 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-16 Fönstret Gallring När gallringen är klar så uppdateras bilden med när senaste körning gjordes. Om det finns något hinder till gallringen, så kommer det ett meddelande om det samt ett resultatfönster på vilka personer det gäller. Om du gallrar Avslutade personer så kommer ett resultat visas på vilka personer som tagits bort. Resultatfönster efter gallring av Avslutade personer Automatik/tidstyrning Det är, vid sidan av manuell gallring, möjligt att på de flesta områden lägga automatisk gallring vid lämpliga tidpunkter. Det är viktigt att du bevarar/ställer av när du använder automatisering. Det sker under Tidstyrning av processer (se separat kapitel om det). Du behöver separat behörighet för att kunna ställa in denna automatik. ADM Tidstyrning av processer Kvittens och loggning Efter att en gallring har skett kan en kvittenslista tas ut. Vid själva gallringen sker en mindre loggning av vilket data som gallras, och det är dessa data som visas på kvittenslistan. För att nå detta behöver du processbehörigheten ADM Kvittenslista gallring Bevara och ställa av Det finns ett reglemente att följa vad gäller området Arkivering. Det är Riksarkivets regler som gäller och eventuellt myndighetsspecifika regler. Palasso kommer inte att vara regeltolkare utan ger ett stöd i form av rapporter/filer att bevara och ställa av. De filer som skall bevaras kommer att vara av filformatet xml med tillhörande beskrivning.

35 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-17 Det är viktigt att tydliga rutiner finns på respektive myndighet, vad gäller att ta ut och spara rapporter/filer på lämplig plats och namnsätta dessa innan gallring sker. OBS! Efter gallring är data borttaget i databasen och kan inte återskapas Rapporter vid gallring Det finns en fältbehörighet, FLT Rapport Skicka rapporter för bevarande, som ger behörighet att skicka rapporter för bevarande, likväl som att skicka dem till mail eller klient. Det som händer då är att det förutom en pdf med data läggs en xml representation av filen på en diskarea som är specificerad som mottagare (systeminstans/xxx/utdata/rapport_archive). Ifall man vill skicka vidare den via ftp eller mail så sätter man upp det på mottagaren RAPPORT_ARCHIVE i Palasso/gemensam/administration/parametrar. Dels behövs behörighet till själva rapporten, och dels en fältbehörighet för att kunna göra valet för bevarande. Till xml-filen finns även en schema-fil vilken man kan finna under styrdata/rapporter/xsd. Schema-filen innehåller beskrivning av xml-filen. Dessa filer, d.v.s. xml och schema, ska skickas till Riksarkivet för bevarande. Schema-filen skickas/skapas dock inte varje gång man skapar rapporten. Denna får man skicka separat vid ett tillfälle till Riksarkivet. Detta gör inte Palasso åt dig. Vid förändring i xml-filen sker även en förändring i schema-filen (vid nytt servicepack eller vid ny version). Schemafilerna kan också hämtas via Palasso kundweb. De rapporter som tas ut för bevarande är: Personalkort Årsjournal Organisationstablå Löneartskatalog 4.2 Installationsegenskaper För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Installationsegenskaper. I Palasso finns ett antal variabler som berör både den gemensamma inloggningen och delsystemen. Dessa kan vara installationsspecifika och måste därför kunna ändras. Denna information visas i fönstret Installationsegenskaper som du når genom att välja Installationsegenskaper under Administration.

36 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-18 Fönstret Installationsegenskaper När fönstret öppnas visas variablerna och deras värden i en listruta. För att ändra en variabel dubbelklickar du på den. Variabler Variabel Organisationsbehörighet för analysområden Ant_org_rapport Lösenord vid attest Beskrivning Anger om man i Analys ska använda organisationsbehörighet för analysområden. Nej=Ingen org.behörighet, Ja=org.behörighet används. Om denna funktion är installerad kan man som användare bara ställa frågor i Analys mot de organisationer som man har behörighet till för de analysområden som innehåller organisationsnummer. Läs mer i Analys Användarhandbok Antal orgenheter i behörigheten som är gräns för om urval måste göras när man tar ut rapporter eller ej. Om användaren har behörighet till max det antal orgenheter som står i Installationsegenskaperna, så kan sökning i rapporter göras direkt med dessa orgenheter redan valda. Har användaren behörighet till fler orgenheter måste begränsning i urvalet göras. Anger om man i Attest ska ange sitt lösenord när man ska spara poster, t ex när man godkänner. Nej=Inget lösenord krävs, Ja=lösenord krävs.

37 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-19 Variabel Automatmail för kursanmälan via ER Byte av person på användarnamnet tillåtet Visa trädet i Egenrapportering, vid direktlänkning till panel Egenrapportering skall köras som en popup Mailadress för avsändaren av påminnelse mail Inloggningskontroll att giltig anställning finns Plats för kundspecifik hjälp Hur många dagar bakåt av löneinfo, som visas i Översiktsbilden Hur många dagar framåt av löneinfo, som visas i Översiktsbilden Hur många dagar som samtidigt kan visas i Översiktsbilden Redovisningsnummerbehörighet för Personalfakta Beskrivning I samband med att kursanmälan göre i ER, så kan du välja om man ska skickas till kursadministratören genom att markera det här valet med Ja. Om man valt att tillåta byte av person på ett tidigare använt användarnamn blir fältet för personnummer tillgängligt inne i Säkerhet/Behörighet Användarnamn. För att förhindra att ändring på användarnamnet sker av misstag bör man endast ändra den här inställningen tillfälligt, när det är aktuellt. Används om man vill att Egenrapportering skall starta från tillexempel en internweb. Ja/Nej. Beskrivning av vem som är avsändare av de mail som skickas med automatik till attesterare. Anger om endast användare som har giltig anställning skall komma in i Palasso. Ja = Bara de med aktuell anställning (obs, ej koppling i PAträdet) kan logga in, Nej = Alla med giltigt användarnamn kan logga in. Plats där administratör eller liknande kan lägga egna avtalstexter mm. För att göra sökväg till ett dokument skriver du följande: file:\\\fullständig sökväg till dokumentet. För att skapa en sökväg till en hemsida eller liknande skriver du följande: sökväg till sidan. Antal dagar som lönehändelser kan visas i Översiktsbilden i Egenrapportering, bakåt i tiden. Antal dagar som lönehändelser kan visas i Översiktsbilden i Egenrapportering, framåt i tiden. Antal dagar som kan visas i Översiktsbilden i Egenrapportering, på samma gång. Anger om man i Analys ska använda redovisningsnummerbehörighet för nyckeltalen i Personalfakta. Nej=Ingen rednr.behörighet Ja=rednr.behörighet används. Om denna funktion är installerad kan man som användare bara ställa frågor i Analys Personalfakta mot de redovisningsenheter som man har behörighet till.

38 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-20 Variabel Plats för presentationer, avtalstexter Antal månader tillgängliga för kontoanalys Visar knappen lönehändelsestatus i förenklad rapportering Max antal träffar som visas default i en sökdialog Support Support fax Support telefon Timbank Hemsida för Användarforum Hemsida för PALASSO Beskrivning Plats där administratör eller liknande kan lägga egna avtalstexter mm. För att göra sökväg till ett dokument skriver du följande: file:\\\fullständig sökväg till dokumentet. För att skapa en sökväg till en hemsida eller liknande skriver du följande: sökväg till sidan. Här anger du hur många månader som skall sparas i tabellerna för att kunna söka i kontoanalys och kontofördelningslistor. Den här laddningen sker i samband med byte av löneperiod. Omstart av Palasso krävs efter ändring. Anger om knappen för att skriva ut rapporten Lönehändelse status skall visas eller inte i Förenklad inrapportering Tillägg. Nej=Knappen visas inte, Ja= Knappen visas. Inställning för hur många träffar som kan visas i sökresultat, innan varning om att begränsning måste ske. Används tex i sök/urvals dialoger och visning av attestkedjor Information om vart användaren skall vända sig med supportfrågor, visas när du väljer Om Palasso under Hjälp i respektive delsystem. Faxnummer dit användaren skall vända sig med supportfrågor, visas när du väljer Om Palasso under Hjälp i respektive delsystem Telefonnummer dit användaren skall vända sig med supportfrågor, visas när du väljer Om Palasso under Hjälp i respektive delsystem Markering om ackumulator för timbank används, unikt för Polisen. 0= Används ej 1= Används Sökväg till Palasso kundwebb. Sökväg till Logicas hemsida för Palasso. 4.3 Koppla Kategori För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Registervård kategorier. När du har kopplat ett PA-begrepp kan du sedan koppla de olika kategorierna mot t ex tjänstebenämningskod. Koppla kategorier kan göras på antingen Kategori eller Typ. När du kopplar på Kategori väljer du en kategori i listboxen, sedan en kod och typ. När du har valt typ fylls listan under Värden, i detta fall olika tjänstebenämningar. Du flyttar de Tjänstebenämningar som skall kopplas

39 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-21 till vald kategori med hjälp av pilarna i mitten till listan för Kopplade värden. Registervård Koppla kategori Om du i stället kopplar på Typ så väljer du först typen, sedan koden och kategorin. Varje tjänstebenämning kan ha ett värde från varje kategori kopplad till sig. 4.4 Kör För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Beställ körning Inledning De rutiner som du kan starta här är bland annat: (det kan varieran för olika kunder) Finns det plats kvar på diskarna? Flytta Vård av barn till sjuk i ER Hämta schema för importerade händelser Inläsning av centrala stödtabeller Läs in kodplan från ekonomisystem Säkerhetskopiering Uppdatera ackumulatorer Uttag av centrala stödtabeller Vad finns i inkorgen? Vad finns i utkorgen?

40 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-22 Exempel på fönstret Beställ körning Du når detta genom att välja Kör.. under Administration. Du väljer Typ av körning och klickar på Kör. I Lön finns också rutinen Beställ körning. Förutom ovanstående rutiner innehåller den rutiner som är specifika för delsystemet Lön. 4.5 Loggbok För att nå det här menyvalet behöver du behörighet till någon eller några av processerna ADM Loggbok användarfiler, ADM Loggbok grunddata, ADM Loggbok sessionsfiler. Loggboken visar vissa aktiviteter som har skett på datorn eller i databasen mm. Detaljerad beskrivning finns i SA-handboken. 4.6 Systemfrågor För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Systemfrågor. Den här funktionen är till för att kunna ställa frågor till databasen, som annars måste göras via dbaccess-funktioner. Frågor skapas normalt av Logica och skickas till användaren, som kör frågan.

41 Användarhandbok GEMENSAM Sida 4-23 Fönstret Administration Systemfrågor Använda en färdig fråga 1 Välj en fråga i listan Förberedd fråga, eller sök fram den fråga du har fått från Logica eller tidigare sparat själv. Frågans namn slutar på.pqt eller.pql. När du sökt fram frågan finns den i listboxen Förberedd fråga. Den valda frågan visas i det övre fönstret, SQL. 2 Klicka på Fråga DB för att ställa frågan till databasen. Svaret visas i nedre fönstret. Svaret kan även överföras till Excel. Fönstret Administration Systemfrågor, med resultat från en fråga.

42 Användarhandbok GEMENSAM Sida Styrvärden 5.1 Aviseringar Aviseringar gör det möjligt för flera användare som t ex administratörer, chefer eller projektledare att ta del av information från Palasso. De Aviserningar som finns är: Attestering Aviseringslöneart 8899 Avslutade kopplingar Läkarintyg upphör Medarbetare slutar NOR Tjänstledigheter Sjuk det finns nya händelser att attestera, man kommer diretk till attestbilden uppgifterna man i LÖN registrerar på löneart 8899 personer som har en avlsutad koppling och inte någon ny när man i Egenrapportering har registrerat läkarintyg när det finns ett avgångsdatum på Löneuppgift II, fältet Avgång när NOR datum infaller personer vars tjänstledighet upphör vilka personer är sjuka. Palasso kontrollerar även om det finns ett återinsjuknande inom 5 dagar Sjukperiod Sjukperiod 1 dag 1-7 Sjukperiod 2 dag 8-14 Sjukperiod 3 -ag 15 framåt Palasso kontrollerar även om det finns ett återinsjuknande inom 5 dagar Fler än 6 sjuktillfällen Antal sjuktillfällen, räknar 12 månader bakåt. Uppdateras vi byte av löneperiod. Palasso kontrollerar även om det finns ett återinsjuknande inom 5 dagar Du hittar aviseringarna i sidopanelen under Att göra. Aviseringar visas endast om de innehåller information. Nya aviseringar visas med ett

43 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-2 utropstecken framför respektive avisering, se exempel Tjänstledigheter och Läkarintyg upphör nedan. När du har tittat på en avisering försvinner utropstecknet. Klicka på den avisering du vill titta på under Att göra i sidopanelen. I ovanstående exempel ser du information om personer som har tjänstledighet och vilken form av tjänstledighet de har. Växla till anställningsbilden om du ska åtgärda en tjänstledighet. När du inte se aviseringen fler gånger markerar du Klar och sparar. Klarmarkerade rader visas inte nästa gång du öppnar fönstret. Du kan skapa pdf-filer eller excel-filer med innehållet i en avisering. Dessa rutiner når du från varje avisering.

44 Användarhandbok GEMENSAM Sida Inställningar För att Aviseringarna ska fungera måste man först göra vissa inställningar. Detta sker i 3 steg, Styrvärden Avisering, Behörigheter Processer/Organisation och Styrvärden Tidstyrning av processer Processerna man måste ha för att kunna sätta upp aviseringarna är ADM Avisering styrvärden och ADM Tidstyrning av processer. Under Palasso gemensamt Styrvärden - Avisering bestämmer du vilka aviseringar som ska finnas mm. Visa avisering Avisering Enhet Värde Sätt en bock för de aviseringar myndigheten vill ha Alla aviseringar som finns Visar vilken enhet som gäller för Värde När ska aviseringarna uppdateras t.ex vill man ha en Avisering 30 dagar innan en medarbetare slutar sätter man 30 i Värde för aviseringen medarbetare slutar Visa okopplade persner Personer utan aktuell koppling till någon organisation (s.k. okopplade personer) kommer inte med i aviseringarna om man inte har satt en bock i den rutan.

45 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-4 Följande villkor gäller för de olika aviseringarna: Aviseringslöneart 8899 Attestering Tjänstledigheter Läkarintyg upphör Avslutade kopplingar Medarbetare slutar NOR Sjuk Aviserar angivet antal dagar innan fr.o.m.datum infaller Går inte att påverka. Styrs av Aviserar angivet antal dagar innan t.o.m.-datum infaller Aviserar angivet antal dagar innan t.o.m.-datum infaller Aviserar antalet dagar innan t.o.m.-datum infaller Aviserar antal dagar innan avgångsdatum infaller Aviserar angivet antal dagar innan NOR-datumet infaller. Visas när ett sjukfall rapporteras. Går inte att påverka. Sjukperiod Sjukperiod 1: dag 1-7 Sjukperiod 2: dag 8-14 Sjukperiod 3: dag 15 framåt Går inte att påverka. Fler än 6 sjuktillfällen Aviserar antal sjuktillfällen 12 månader bakå som överstiger 5 tillfällen. Går inte att påverka. Uppdateras vi byte av löneperiod Process- och orgbehörighet I Säkerhet - Behörighet finns det en process för varje avisering som man måste tilldela de användare som ska se aviseringarna. Användaren måste också ha organisationsbehörighet. Aviseringar ingår inte i någon behörighetsgrupp.

46 Användarhandbok GEMENSAM Sida Tidstyrning av processer Du bestämmer själv när aviseringarna ska uppdateras. Det gör du via Tidsstyrning av processer, som du hittar under Palasso gemensamt Styrvärden. Mer information i finns i kapitlet Palasso gemensamt Tidsstyrning processer 5.2 Kategorier För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Registervård kategorier. Det finns ett antal kategorier som kan sparas på varje anställning, som exempel kan nämnas BESTA koderna, forskningsämne och vetenskapskod. Det finns dessutom möjlighet att skapa egna kategorier som kan kopplas mot tjänstebenämning och/eller löneart. För de här kategorierna finns det en registervård som du finner under Palasso Gemensamt Administration. Under menyvalet Kategori kan du skapa en ny typ av Kategori. Du ställer dig på första tomrad som finns och skriver in namnet på den nya kategorin, därefter väljer du Spara.

47 Användarhandbok GEMENSAM Sida Kategorivärden För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Registervård kategorier. Till varje kategorityp kopplas det ett eller flera kategorivärden. Det gör du under menyvalet Kategorivärden. Välj i listbox den kategori som du skall komplettera med kategorivärden. Skriv in kod och klartext och klicka på Lägg till. Det här gör du för varje post som du vill skapa, när du är klar väljer du Spara. Registervård Kategorivärden Om du vill ta bort ett kategorivärde markerar du det i listan i nedre delen och klickar på Ta bort. 5.4 Koppla PA-Begrepp För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Registervård kategorier. De kategorier du skapar själv (alltså inte BESTA koderna, forskningsämne och vetenskapskod) kan du koppla till ett PA-begrepp. Dessa begrepp är tjänstebenämning och löneart.

48 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-7 Registervård PA-begrepp Under Typ väljer du om det är Tjänstebenämning eller löneart du vill koppla. Därefter markerar du i rutan för Koppla för varje kategori som skall kopplas. Du kan markera en av dessa kategorier som Huvudkategori. I anställningsbilden visas den tjänstebenämningskoppling som är vald som huvudkategori, de andra kategorierna kan du se under Visa Övriga kategorier. 5.5 Kortlåda För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kortlåda styrvärden. I Palasso finns möjlighet att skriva in egna användarunika uppgifter på ett antal nivåer Person Organisation Redovisningsenhet Funktion Anställning Dessa uppgifter, som varierar från användare till användare, sparas i s k kortlådor. I Styrvärden för kortlådan lägger du upp de flikar som kortlådan ska innehålla och de rubriker som ska finnas i varje flik. Du har möjligthet att styra så att vissa flikar endast kan nås av användare med särskild behörighet. Vissa tecken uppfattas av datorn som styrtecken på olika sätt. Följande tecken bör inte användas i kortlådan, eftersom de då inte blir sökbara i Palasso Analys. * Stjärna eller multiplikationstecken / Snedstreck eller divisionstecken - Bindestreck eller minustecken + Plustecken % Procenttecken? Frågetecken [ Hakparentes, start ] Hakparentes, slut Även orden From och Tom bör undvikas, eftersom de kan ställa till problem om man använder Oracle som plattform för databasen. Har man Informix i dag och kommer att konvertera till Oracle kan problem uppstå med detta ord om man har dem i flikar eller kolumner.

49 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-8 Fönstret Kortlåda Styrvärden Lägg upp ny flik 1 Välj i listrutan Typ om den nya fliken ska läggas upp i kortlådan för Person, Organisation, Redovisningsenhet, Funktion eller Anställning. 2 Klicka på Ny flik. 3 Ge fliken ett namn, t ex Handbok. 4 Klicka på Spara. Den nya fliken har lagts upp i bokstavsordning bland befintliga flikar. 5 Fyll i de uppgifter som ska finnas med på den nya fliken. För varje rad du vill lägga in väljer du knappen Ny rad.

50 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-9 Kortlåda styrvärden, innan den nya fliken sparas I Klartext anger du ledtext för uppgiften. I Datatyp ska du välja hur klartexten ska registreras t ex heltalsuppgift. Du kan välja mellan följande datatyper: Klartext YYYYMMDD ( Årtal månad dag) YYMMDD ( År månad dag) Årtal Klockslag Heltal Decimal Om det ska vara obligatoriskt att fylla i datatyp när du registrerar något på en person ska du sätta en bock i Obligatoriskt genom att klicka i rutan. Kolumnen ordningsnummer numreras med automatik när du sparar. Du kan flytta raderna uppåt eller nedåt genom att använda knapparna till höger för det. Kortlåda styrvärden, efter att den nya fliken sparats Om du går in och tittar på kortlådan för en person innehåller den fliken Handbok, i det här exemplet, och innehåller de kolumner som du lagt upp under Kortlåda styrvärden.

51 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-10 Fönstret Kortlåda klient Ändra fliknamn Om du vill ändra på ett namn på en flik gör du på följande sätt: 1 Välj kortlådetyp. 2 Välj den flik som ska få nytt namn. Välj Uppdatera flik (längst ner i bild). 3 Skriv in det nya namnet. 4 Klicka på Spara. 5 Klicka på Stäng. Radera flik 1 Välj typ. 2 Klicka på den flik du ska ta bort.

52 Användarhandbok GEMENSAM Sida Klicka på Radera flik. (längst ner i blid) Du får följande meddelande: Om du tar bort fliken kommer alla uppgifter under denna flik tas bort. Vill du ta bort flik? Viktigt! Alla uppgifter som registrerats på person, organisation, redovisningsenhet, funktion eller anställning och som du kopplat till fliken kommer att försvinna. 4 Klicka på Ja Radera rad 1 Välj typ. 2 Klicka på den flik du ska ändra. 3 Markera den rad som du vill ta bort. 4 Klicka på Ta bort Raden får statusmarkering för borttag (ett kryss i vänsterkanten). 5 När du är klar med dina ändringar så sparar du, med disketten eller Arkiv Spara Behörighet till kortlådeflikar Det finns i Palasso möjligthet att behörighetsstyra flikar i Kortlådorna. Det här gör du i samband med att du skapar en ny flik. Du kan även göra det i efterhand på redan skapade flikar. Du registervårdar kortlådan under Palasso Gemensamt Styrvärden Kortlåda. Ny kortlådeflik Där finns en ruta för Behörighetsstyrd flik.

53 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-12 Kortlåda Styrvärden Om du bockar i den rutan tänds knappen Behörighet. Behörighet kortlådeflik Här väljer du om behörigheten för användaren skall att vara Visa eller Ändra. I kortlådan kommer sedan behörigheten att kontrolleras mot behörighetstabellen Behörighet på kortlådefrågor i Analys Den behörighet du sätter på kortlådeflikar slår igenom även på analysfrågorna mot kortlådan. Det kommer inte att vara möjligt för en användare utan behörighet att köra en fråga mot en behörighetsstyrd kortlådeflik, de kommer inte att kunna se fliken under Tillgängliga flikar.

54 Användarhandbok GEMENSAM Sida Parametrar För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Parametrar. Den här rutinen används bland annat för att registrera vilka som skall vara epostmottagare av ekonomifiler, bankfiler mm. Viktigt! Under valet Begrepp finns en mängd parametrar, varav flertalet endast ska uppdateras via kontakt med Logica. De parametrar som varje kund själv kan uppdatera är E-postadresserna. Exempel på detta beskrivs nedan. Obs! Om flera e-postadresser ska anges måste de skiljas åt av semikolon (;). Fältet rymmer högst 64 tecken, så om flera personer ska vara mottagare rekommenderar vi att man sätter upp en mailgrupp i sitt E-postsystem Mottagare av e-post för ekonomimodulen. Fönstret Registervård Parametrar 1 Välj Mottagare i fältet Ägare. 2 Välj aktuell redovisnignsenhet i fältet Mottagareid.

55 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-14 När man valt Mottgare som ägare och sedan aktuell redenhet syns de valbara begreppen. 3 Välj begrepp ( adress, adress kopia eller rubrik) och fyll i rätt E-postadress (eller rubrik) Mottagare av e-post vid hämtning av poster från ER 1 Välj Redenhet i fältet Ägare. 2 Välj aktuell redovisningsenhet i fältet Redenhetsnr. Väljer man Redenhet finns andra parametrar 3 Välj begreppet Mottagare av information från överföring ER -> Lön och fyll i önskad E-postadress. Obs! Här kan du bara ange en e-postadress! Om flera personer ska vara mottagare måste man sätta upp en mailgrupp i sitt E-postsystem.

56 Användarhandbok GEMENSAM Sida Inställningar med tidmönster På de ställen i Palasso som du kan göra inställningar på visst klockslag/viss dag/visst datum osv, så sker det med ett tidmönster. Nedan finns en förklaring till hur det ska se ut. Detta används t ex i Parametrar, för att tala om vilket klockslag överföringen från Egenrapportering skall göras. Syntaxen för att skriva in tidpunkt bygger du upp på följande sätt: minut (0-59) timma (0-23) dag i månaden (1-31) månad på året (1-12) dag i veckan (0-6 där 0= söndag) Exempel * * 1-5 (kvart över tre varje morgon måndag till fredag) * (klockan 12:00, den 14e februari oavsett veckodag) ,15 * 1 (klockan 00:00 den 1a och 15e varje månad och varje måndag) * * 1 (klockan 00:00 varje måndag) Exempel Du rapporterar alltså in tidpunkt genom att skriva tid med minut, timme, dag, månad, veckodag * * den 10e varje månad klockan 23: ,15 * * den 10e och 15e varje månad klockan 23: * * 5 varje torsdag klockan 23:00, oavsett vecka eller månad * * 1-5 varje dag, måndag till fredag, klockan 23:00 oavsett vecka o månad 5.7 Tabellkatalog För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Tabellkatalog Inledning I Palasso finns det ett antal tabeller som ska registervårdas lokalt. Dessa når man under Styrdata/Tabeller Underhåll av tabell De tabeller du har behörighet till visas i listrutan Tabell. När du valt tabell kan du lägga till nya giltiga koder eller ta bort ogiltiga koder.

57 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-16 Glöm inte att spara efter att du ändrat! Tabeller Arbetsort Arbetsorter (tidigare Län/Kommun) används i Löneuppgifter, du måste välja någon av de giltiga arbetsorter som finns i Palasso. Fönstret Registervård - Tabellkatalog, tabell arbetsort ATO-koder Arbetstagarorganisationskod är en fyrställig kod med klartext. Används för registrering av den anställdes ATO-tillhörighet, som används vid t ex Lönerevision av en speciell grupp. Fönstret Registervård - Tabellkatalog, tabell ATO koder Koppling Tjbkod-Typ Här kan du koppla ihop tjänstebenämningskod och typ (kategorisering av personalen). Ett antal tjänstebenämningskoder tillhör t ex Administrativ personal, Chefer mm. Detta gör att du kan söka ut information om personalkategori i Analys.

58 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-17 Fönstret Registervård - Tabellkatalog, tabell Tjbkod-Typ Språk Här registervårdar du språktabellen. Språk används för att ange meriter i Anställning och Egenrapportering. Fönstret Registervård - Tabellkatalog, tabell Språk Tjänstebenämningskoder Här registrerar du tjänstebenämningskod och klartext. Du kan också ta bort tjänstebenämningskoder som inte används. Viktigt! Tänk på att behålla de koder som ni har använt. Det är viktigt för historikens skull

59 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-18 Fönstret Registervård - Tabellkatalog, tabell Tjänstebenämningskoder Valutakoder Vid rapportering av reseräkning som omfattar utlägg i utländsk valuta kan du välja att antingen registrera den växelkurs resenären har betalat alternativt hämta kursen från inläst valutatabell i Palasso. Om det finns kurser i valutatabellen hämtas kursen när du valt valutakod. Fönstret Registervård - Tabellkatalog, tabell Valutakoder 5.8 Tidstyrning av processer För att komma åt det här menyvalet krävs att användaren har behörighetsraden ADM Tidstyrning av processer Inledning I Palasso kan du tidsstyra processer inom områdena Avisering, Beräkning, Export, Gallring och Påminnels . Specifik information finns nedan, för respektive område. Här finns det möjlighet att själv tidstyra processer, d.v.s. olika arbeten, vid en framtida valfri tidpunkt. Du behöver alltså inte själv starta dessa arbeten

60 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-19 manuellt utan du kan bestämma när processerna ska starta. Det kan gälla processer som bara utförs en gång eller sådana som återkommer vid fasta tidpunkter Körningsstatus Tidstyrda processer kan ha status Aktiv, Stoppad eller Pågår, förutom att de från början inte är upplagda. Har processen status Aktiv väntar den på att startas vid tidpunkten för nästa körningstillfälle, vilket redovisas i kolumnen Nästa körning. Har processen status Pågår håller processen på att arbeta. Har processen status Stoppad är processen tillgänglig att starta, men väntar inte på något kommande körningstillfälle. Status Stoppad är således ett slags pausläge att använda vid lämpliga tillfällen. Man kan inte helt ta bort stoppade tidstyrda processer och man kan heller inte lägga upp nya. Om detta önskas, ta kontakt med Service Desk. Processer med status Stoppad och Aktiv kan du antingen starta direkt (för en Aktiv process innebär detta en extra körning mellan de schemalagda tidpunkterna) eller lägga upp en schemalagd tidsstyrning (för en Aktiv process innebär detta att du ändra schemaläggningen). Det är viktigt att de tidstyrda processerna sprids ut på ett bra sätt över dagen/månaden. Lägg inte upp flera tidsstyrda processer, som överlappar varandra på dagtid. En person (ett fåtal personer) bör ha ett helhetsansvar över samtliga tidstyrda processer Inställningar med tidmönster Under tidstyrning av processer så sker det med ett tidmönster. Nedan finns en förklaring till hur det ska se ut. Syntaxen för att skriva in tidpunkt bygger du upp på följande sätt: minut (0-59) timma (0-23) dag i månaden (1-31) månad på året (1-12) dag i veckan (0-6 där 0= söndag) Exempel * * 1-5 (kvart över tre varje morgon måndag till fredag) * (klockan 12:00, den 14e februari oavsett veckodag) ,15 * 1 (klockan 00:00 den 1a och 15e varje månad och varje måndag) * * 1 (klockan 00:00 varje måndag) Aktivera processen När du har ställt in vilken tidpunkt som processen skall köras, aktiverar du den genom knappen Aktivera.

61 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-20 Stoppa processen Vill du inte att processen skall köras enligt det tidmönster du angett, stoppar du den genom knappen Stoppa. Köra processen manuellt Du kan köra processen manuellt genom att markera raden och välja Kör. Nästa körning/senaste körning I de två kolumnerna visas när nästa körning kommer att göras med automatik resp när senaste körningen gjordes./ Aviseringar Välj Processen Avisering och sätt t ex 05 i kolumnen Timmar och 00 i kolumnen Minuterså sker en körning varje dag kl och Aviseringarna uppdateras. Tidsstyrning av processer - Avisering I Behörighet, under ADM, finns det en process för varje avisering, dessa finns inte med i någon grupp. Antingen lägger man upp en egen grupp eller så tilldelar man processen per användare. Man måste även tilldela Organisationsbehörighet Beräkning Det här menyvalet är kundunikt och finns endast hos de som importerar avvikande arbetstid från externt system. För att lönehändelser skall skapas krävs att beräkningen startas antingen manuellt eller genom aktiverad tidsstyrning.

62 Användarhandbok GEMENSAM Sida Export Här kan du tidstyra om det finns exporter till andra system som skall köras. Dessa exporter varierar från kund till kund Gallring Det finns ett antal gallringsområden som kan köras i Palasso, se kapitel om det under Administration. Tidsstyrning av processer - Gallring Det är viktigt att komma ihåg att bevara/ställa av data när du använder automatisering vid tidstyrd gallring. Om du saknar fungerande rutiner kring bevarade/avställande och använder tidstyrning, finns det stora risker att data gallras bort, utan korrekt bevarande. Detta samspel måste vara tydligt och vara fungerande vid frånvaro. Använd manuell gallring tills ni har bra rutiner. Nästan alla de områden som är möjliga att gallra manuellt är det också möjligt att gallra via tidstyrning. Undantaget är området Avslutade personer. Område är grunden för personer/anställningar och därför har beslut tagits att det bara skall gå att gallra via manuell hantering. Det är bara då som man kan välja ut vilka som man egentligen vill gallra. Alla de områden som det är möjliga att gallra i, finns upplagda initialt. Men inga tidstyrda processer dras igång utan att någon har lagt upp dem med en viss tidpunkt eller periodicitet Hämta händelser från Egenrapportering Under hämta händelser från Egenrapportering har vi samlat det som berör händelser i Egenrapportering. När någon av nedanstående rutiner körs, så hämtas de händelser som finns i Egenrapportering. När det kommer till Lön så beror det på inställningen i importregler hur händelsen hanteras. Antingen läggs den direkt på lönerapporten, eller så måste manuell import göras. De områden som kan finnas här under är: En rad för varje redovisningsenhet = Hämtar både Tillägg och Frånvaro för vald redovisningsenhet. Alla händelser som ligger i Tillägg, Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas in till Lön. Datumvillkor för att händelserna skall

63 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-22 överföras beror på vilken typ det är: Tillägg allt till och med dagens datum, dvs den dag överföring körs kommer med. Ledigheter - allt till och med innevarande löneperiod kommer med. Sjuk allt till och med innevarande löneperiod kommer med, om det finns slutdatum på händelsen. En öppen sjukrapportering kommer med först när sista dag i föregående kalendermånad har passerats. Då skapas även en ny rad i Egenrapportering Sjuk med nytt från och med datum. Klarmarkera Tidberäknade händelser Alla händelser utom OB hämtas och läggs i Tillägg och Ledigheter som klarmarkerade (status = Från Tid OK). Då behöver inte egenrapportören göra det och chefen kan attestera direkt. Tips! Du kan använda analysområdet Tidberäknade_lönehändelser (ligger i gruppen Egenrapportering) för att söka fram om det finns händelser som är skapade i Tidberäkningen och där egenrapportören inte rapporterat i Tillägg dessa har hämtats in och fått status Från Tid. Om du ställer villkor på att status skall vara <> S, så får du fram dessa. Godkänna tidberäknade schemahändelser Här hämtas alla händelser som gäller OB-tillägg och som skapats i Tidberäkning. Händelserna får status Godkänd i Tillägg Ytterligare valmöjligheter som måste beställas / Kundunika val Raderna nedan måste beställas av Palasso ServiceDesk, eftersom det kräver uppdateringar i databasen, samt att det inte fungerar att blanda dessa med ovanstående rader. Frånvaro/Alla redenheter Alla händelser som ligger i Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas in till Lön för samtliga myndigheter i databasen. Datumvillkor för att händelserna skall överföras beror på vilken typ det är: Ledigheter - allt till och med innevarande löneperiod kommer med. Sjuk allt till och med innevarande löneperiod kommer med, om det finns slutdatum på händelsen. En öppen sjukhändelse kommer med först när sista dag i föregående kalendermånad har passerats. Tillägg/Alla redenheter Alla händelser som ligger i Tillägg med status Godkänd hämtas in till Lön för samtliga myndigheter i databasen. Datumvillkor för att händelserna skall är: allt till och med sista dag i föregående kalendermånad kommer med.

64 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-23 Frånvaro/En rad för varje redovisningsenhet Alla händelser som ligger i Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas in till Lön för vald redovisningsenhet. Datumvillkor för att händelserna skall överföras beror på vilken typ det är: Ledigheter - allt till och med innevarande löneperiod kommer med. Sjuk allt till och med innevarande löneperiod kommer med, om det finns slutdatum på händelsen. En öppen sjukhändelse kommer med först när sista dag i föregående kalendermånad har passerats. Tillägg/ En rad för varje redovisningsenhet Alla händelser som ligger i Tillägg med status Godkänd hämtas in till Lön för vald redovisningsenhet. Datumvillkor för att händelserna skall är: allt till och med sista dag i föregående kalendermånad kommer med. Inlånad personal/frånvaro/alla redenheter Kundunikt val Händelserna förs inte över till Lön eftersom personen saknar anställning. Alla händelser som ligger i Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas och hamnar på en rapport, för samtliga myndigheter i databasen. Datumvillkor för att händelserna skall överföras beror på vilken typ det är: Ledigheter - allt till och med innevarande löneperiod kommer med. Sjuk allt till och med innevarande löneperiod kommer med, om det finns slutdatum på händelsen. En öppen sjukhändelse kommer med först när sista dag i föregående kalendermånad har passerats. Inlånad personal/tillägg/alla redenheter Kundunikt val Händelserna förs inte över till Lön eftersom personen saknar anställning. Alla händelser som ligger i Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas och hamnar på en rapport, för samtliga myndigheter i databasen. Alla händelser som ligger i Tillägg med status hämtas och hamnar på en rapport, för samtliga myndigheter i databasen. Datumvillkor för att händelserna skall är: allt till och med sista dag i föregående kalendermånad kommer med. Inlånad personal/frånvaro/en rad för varje redovisningsenhet Kundunikt val Händelserna förs inte över till Lön eftersom personen saknar anställning. Alla händelser som ligger i Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas och hamnar på en rapport, för vald redovisningsenhet. Datumvillkor för att händelserna skall överföras beror på vilken typ det är: Ledigheter - allt till och med innevarande löneperiod kommer med. Sjuk allt till och med innevarande löneperiod kommer med, om det finns slutdatum på händelsen. En öppen sjukhändelse kommer med först när sista dag i föregående kalendermånad har passerats.

65 Användarhandbok GEMENSAM Sida 5-24 Inlånad personal/tillägg/en rad för varje redovisningsenhet Kundunikt val Händelserna förs inte över till Lön eftersom personen saknar anställning. Alla händelser som ligger i Ledigheter och Sjuk med status Godkänd hämtas och hamnar på en rapport, för vald redovisningsenhet. Alla händelser som ligger i Tillägg med status hämtas och hamnar på en rapport, för samtliga myndigheter i databasen. Datumvillkor för att händelserna skall är: allt till och med sista dag i föregående kalendermånad kommer med Påminnels Det finns ett antal påminnels som man kan ställa in i systemet, så att de skickas med automatik till i första hand attesteraren, saknas attesterare skickas mailen till den som har sökpersonbehörighet för aktuell händelse. Tidsstyrning av processer - Påminnels De olika typerna av mail är: Attest Sjuk Läkarintyg saknas Läkarintyg upphör Försäkringskassan Rehabilitering Bisyssla

66 Användarhandbok GEMENSAM Sida Rapporter 6.1 Sökvillkor, sortering och resultat Flikarna Sökvillkor, Sorteringsordning och Resultat är likartade för alla rapporterna. Termer för urval och sortering kan skilja mellan de olika rapporterna. Sökvillkor Ange de urvalskriterier som ska gälla. Vill du spara ett urval eller använda ett tidigare sparat urval gör du det under Arkiv. När du angett ett sökvillkor tänds en ny listbox för Nästa urval. Fönstret Sökvillkor för Rapport Om du klickar på sökknappen Kikare efter ett urval visas en lista där du kan markera en eller flera sökresultat. När du markerat poster i listan klickar du på knappen Välj.

67 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-2 Exempel på utsökning Sorteringsordning Under fliken Sorteringsordning bestämmer du hur rapporten ska sorteras. Fönstret Sorteringsordning för Rapporter För över de fält som rapporten ska sorteras efter från kolumnen Tillgängliga fält till kolumnen Valda fält. Du kan ändra sorteringsordning bland de termer som finns under Valda fält genom att klicka på knapparna Upp och Ned. Sortering sker i första hand efter det översta begreppet och inom detta i det näst översta osv. Resultat Markera var du vill att rapporten ska visas och skriv ut den. Du kan välja att visa rapporten på skärm eller skicka den i pdf-format till en e-postadress. Vissa

68 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-3 rapporter kan du också ta ut i Excelformat. Du kan maximera antalet sidor som ska skapas. Fönstret Resultat för Rapporter När du har gått igenom de tre flikarna klickar du på knappen Skapa rapport. Den första sidan i rapporten visar vad du har valt att rapporten ska innehåll och hur den ska sorteras. Urval och sortering visas i fotraden för vissa rapporter. Exempel på urvalssida Därefter visas själva rapporten.

69 Användarhandbok GEMENSAM Sida Anställningslista För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen LON Rapport Anställningslista. Denna rapport visar uppgifter som är kopplade till en löntagares anställning. Exempel på uttag är att du vill se alla anställda som är uppdragstagare. Då kan du här välja Löneart lika med värde Information om de personer som har anställningslöneart 0198 visas. Ett annat exempel är att du vill se löntagares anställning per organisationsenhet. Anställningslista med anställningslöneart 0198 Anställningslista på organisation

70 Användarhandbok GEMENSAM Sida Attesterare per attestkedja För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Behörighet - attesträtt. 6.4 Attestkedja För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Behörighet attestkedja. 6.5 Behörighet per organisationsenhet För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Behörighet orgenhet 6.6 Behörighetsgrupp användare För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Grpbeh - anv. Rapporten Behörighetsgrupp användare visar vilka användare som är kopplade till en viss grupp. 6.7 Behörighetsgrupp processer För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Grpbeh - processer. Rapporten Behörighetsgrupp processer visar vilka processer som ingår i en viss grupp.

71 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-6 Exempel på Rapporten Behörighetsgrupp - processer 6.8 Behörighetsprofil användare För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Behprofil - anv. Rapportern Behörighetsprofil användare ger en samlad bild av en användares behörighet. Välj den person eller användare du vill se behörighetsprofilen för. Du kan välja om du vill se gruppbehörighet, processbehörighet, organisationsbehörighet, personbehörighet och attesteringsbehörighet. Under processbehörighet visas samtliga processer som användaren har behörighet till, alltså även de processer som ingår i en grupp. De processer som är ändrade manuellt har datum som visar när förändringen skett. Fönstret Sökvillkor för rapporten Behörighetsprofil

72 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-7 Exempel på Behörighetsprofil 6.9 Kvittenslista gallring För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen ADM Kvittenslista gallring. När du gallrat kan du ta ut rapporten Kvittenslista som visar information om när gallringen har körts, resultat av den samt av vem. Rapporten Kvittenslista gall 6.10 Loggning händelser För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Loggning - händelser. Uppgifter om händelser som påverkat vissa tabeller i systemet sparas i en logg. Du kan titta på denna logg på skärmen och skriva ut den.

73 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-8 Fönstret Sökvillkor för rapporten Loggning händelser Om du vill skapa en rapport för samtliga användare lämnar fältet Användarnamn tomt. Ange mellan vilka datum du vill söka. Du kan lämna klockslagfält och databastabell tomma om du vill söka i samtliga tabeller där det sker s.k. loggning. I fältet fritext skriver du in det begrepp du vill söka på omgivet av asterisker. Exempel: *ejder* eller * *. Du kan följa händelsen mellan olika tidpunkterna och se vilka användare som påverkat en tabell. Exempel: Rapporterad, Granskad, Godkänd, Överförd. Status för poster som kommit från Egenrapportering finns beskrivna i handboken för Egenrapportering. Rapporten nedan är exempel från lonehandelse. Rapporten Logg T= I Insert (Tillagd) T= U Update (Uppdaterad) T= D Delete (Borttagen) För uppdateringar (U) återkommer många termer på varje rad. Det som står först på raden gäller efter det att posten sparats. Det som står längre fram på raden och föregås av O visar hur det såg ut innan uppdateringen. Det går därför att se vad som har ändrats. Det kan tex vara datum, antal, belopp, attestdatum och status.

74 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-9 Förklaring till loggen ovan klockan 11:21 rapporterar användaren wmdata in ett arvode (löneart 0200) med datum Lista på tabeller som kan loggas anstack Ackumulatorer som är kopplade till anställningen anstallning Anställningstabellen ledigheter Ledigheter skapade/upptagna i Egenrapportering login_beh Behörighetstabell i Palasso. Innehåller förändringar gjorda jämfört med grupptillhörighet. De som har ett M i Behörighet. lonehandelse Lönehändelsetabellen i Lön. D v s de händelser som finns inrapporterade/importerade på lönerapporten. person Persontabellen anv.behö.rednr Behörighetstabell i Palasso. Organisationsbehörighet. systemanvändare De användare som är upplagda i Palasso med; användarnamn, id, personnummer och grupp sjuk Sjukrapporteringar skapade/upptagna i Egenrapportering tillagg Tillägg skapade/upptagna i Egenrapportering Viktigt! Vissa kunder har loggning på fler tabeller än de som visas ovan enl beställning. Tips! Du kan enkelt söka fram beskrivning av formulärnummer i loggarna i Analysområdet behörighet_funk (behörighet funktion). Välj termerna system, systemfunktionsnr och systemfunktion. Tänk även på att klicka i Unik Loggning in-/utloggning För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Loggning in/utloggning. Rapporten visar vilka användare som loggat in och ut ur Palasso samt vid vilken tidpunkt detta skett. Vikigt! För de användare som har loggat in i Egenrapportering visas bara inloggningstid. Om du vill skriva ut rapport för samtliga användare lämnar du fältet Användarnamn tomt. Ange mellan vilka datum du vill söka. Du kan lämna klockslagfälten tomma.

75 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-10 Sökvillkor för Rapport Loggning in-/utloggning Exempel på Rapport Loggning in-/utloggning 6.12 Löneartskatalog För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen LON Rapport Löneartskatalog. Löneartskatalogen visar lönearter med tillhörande text. Förklaring till de olika fälten finns i Användarhandboken för Lön.

76 Användarhandbok GEMENSAM Sida 6-11 Exempel på löneartskatalog 6.13 Processbehörighet användare För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Processbeh - anv. Rapporten Processbehörighet användare visar vilka personer som är kopplade till en viss process. Du kan även ta ut dessa uppgifter i analys. Markera i urvalsbilden den eller de processer du vill skriva ut. Eftersom vissa processer finns i flera system kan du även välja system. Om du inte väljer system skrivs alla rader för den process du valt ut. Exempel på process som finns i flera system är Organisation som finns i Lön, PA och Analys. Exempel på rapporten Processbehörighet användare 6.14 Processbehörighet grupper För att nå det här menyvalet behöver du behörigheten till processen BEH Rapport Processbeh - grupp. Rapporten Processbehörighet grupper visar vilka grupper en viss process ingår i. Markera i urvalsbilden den eller de processer du vill se. Eftersom vissa processer finns i flera system kan du även välja system. Om du inte väljer system skrivs alla rader för den process du valt ut. Exempel på process som finns under flera system är Organsiation som finns i Lön, PA och Analys.