(30)

Transkript

1 (30) Plats och tid Kommunkontoret, sammanträdesrum A, tisdagen den 6 maj, 2014, kl , ajournering Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Yoomi Renström (S) Ordförande Håkan Englund (S), 1:e vice ordförande Mikael Jonsson (M), 2:e vice ordförande Marlene Johansson (S) Hans Gradin (S) Bertil Eriksson (KD) Hans Jonsson (C) Gun-Marie Swessar (C) Björn Mårtensson (C) Tony Smith (S) tjänstgörande ersättare för Patrik Eriksson (MP) Ylva Ivarsson (S) tjänstgörande ersättare för Kent Olsson (FP) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Jonas Frost (S) Pär Johansson (C) Kommunchef Christer Engström Kommunsekreterare Kristoffer Baas Fritidschef Eva Holm 75 Verksamhetschef Ol-Andersgården Annika Röstberg-Hagelin 76 Verksamhetschef Ensamkommande barn Anders Pommer 77 Vd Helsinge Net Ovanåker AB Thomas Zetterqvist 80 Övriga Insynsplatser Lennart Englund (SD) Utses att justera Hans Jonsson Justering Justerare Hans Jonsson Plats och tid Kommunkontoret tisdagen den 13 maj, klockan Justerade paragrafer 71-89

2 (30) Underskrifter Sekreterare Kristoffer Baas Ordförande Yoomi Renström Justerare Hans Jonsson Anslag på kommunens officiella anslagstavla i Ovanåkers kommun har haft sammanträde den 6 maj 2014 Protokollet har justerats, d v s godkänts. Protokollet finns på kommunstyrelsekontoret och på kommunens webbplats Överklagande Anslaget sätts upp på anslagstavlan den 13 maj och tas ned den 5 juni Mellan den 13 maj och den 3 juni 2014 har du möjlighet att överklaga besluten. Hur man överklagar, se särskild information på anslagstavlan och på kommunens webbplats Behöver du hjälp, kontakta kommunsekreteraren... Kristoffer Baas Kommunsekreterare Tfn kristoffer.baas@ovanaker.se

3 (30) Ks 71 Godkännande av dagordningen s beslut Dagordning inför sammanträdet godkänner dagordningen med förändringarna nedan: 1. Upprop 1. Upprop 2. Justerare 2. Justerare Dagordning under sammanträdet 3. Godkännande av dagordningen 3. Godkännande av dagordningen Allmänhetens frågestund 4. Allmänhetens frågestund Rapporter 5. Rapporter Rutiner för direktupphandling 6. Rutiner för direktupphandling Nya taxor och avgifter på sim- och sporthallarna 7. Nya taxor och avgifter på sim- och sporthallarna Revidering av investering Ön vinter revidering av investeringsplan Redovisning om planeringen av Ol-Anders verksamhet i sommar 9. Revisionsrapport Årsredovisning OKAB 9. Redovisning av planeringen inför uppstarten av verksamheten Ensamkommande barn 10. Revisionsrapport Årsredovisning Helsinge Net Ovanåker AB 11. Revisionsrapport Årsredovisning Alfta Edsbyns Fastighets AB 12. Redovisning om planeringen av Ol-Anders verksamhet i sommar 13. s delegeringsordning Revidering 10. Revidering av investering Ön vinter revidering av investeringsplan Revisionsrapport Årsredovisning OKAB Revisionsrapport Årsredovisning Helsinge Net Ovanåker AB 13. Revisionsrapport Årsredovisning Alfta- Edsbyns Fastighets AB 14. Gemensam överförmyndarnämnd 14. s delegeringsordning Revidering 15. Erbjudande om delägande i aktiebolag för att främja utbyggnad och ökad trafikering på Ostkustbanan Gemensam överförmyndarnämnd Upphörande av policy för sponsring 16. Erbjudande om delägande i aktiebolag för att främja utbyggnad och ökad trafikering på Ostkustbanan 17. Yttrande till Mark- och miljödomstolen avseende Flödesdämpning Gryckån 18. Redovisning av planeringen inför uppstarten av verksamheten Ensamkommande barn Upphörande av policy för sponsring Yttrande till Mark- och miljödomstolen avseende Flödesdämpning Gryckån 19. Arvodesreglemente Uppdrag om revidering 19. Arvodesreglemente Uppdrag om revidering Redovisning av delegeringsbeslut 20. Redovisning av delegeringsbeslut Meddelanden 22. Meddelanden 89 86

4 (30) Ks 72 Dnr Allmänhetens frågestund s sammanträden är sedan den 6 juni 2002 öppna för allmänheten, (helt eller delvis). Besökare har då också möjlighet att ställa frågor på Allmänhetens frågestund. Det fanns inte några frågor.

5 (30) Ks 73 Dnr Rapporter Ordförande Yoomi Renström (S) SmåKoms rikskonferens Yoomi Renström (S), Jennie Forsblom (KD) och Christer Engström deltog på SmåKoms rikskonferens i Charlottenberg. Den Digitala Agendan Region Gävleborg Det pågår ett arbete i regionen för att klargöra hur man i Gävleborg ska arbeta för att uppnå en större nyttjandegrad av de digitala möjligheter som finns inom kommun, landsting och privat verksamhet. Hälsingland turism Hälsingland turism ska ta initiativet för att bilda Destination Hälsingland. Kommunchef Christer Engström SmåKoms rikskonferens SmåKom påvisar fyra olika byggstenar som de anser vara särskilt viktiga, byggstenarna är följande: - Offentlig service av hög klass - Bostadsbyggande och företagsutveckling - Uppluckrande strandskyddsregler i mindre exploaterade områden - Minskad administrativ börda vid ansökan om och redovisning av stöd från landsbygdsprogrammet. Ekonomisk rapport kommunstyrelsen Kommunchef Christer Engström kommenterade rapporten. Övriga Håkan Englund (S) Kommuninvest Kommuninvest har en stor andel av utlåning till kommun och landsting i landet och har en stor kreditvärdighet. Mikael Jonsson (M) Svenskt Näringsliv Svenskt Näringsliv har publicerat sin Näringslivsrankning, Ovanåkers kommuns position blev 205 vilket är en lite förbättring sedan föregående år och resultatet är näst bäst i länet. forts

6 (30) Ks 73 forts Gun-Marie Swessar BORABs Avfallshanteringsplan Arbetet med en Avfallhanteringsplan är snart framme vid att skicka ut förslag på remiss till kommunerna. Hans Gradin Kulturpolitiskt handlingsprogram Arbetet med ett kulturpolitiskt handlingsprogram fortskrider.

7 (30) Ks 74 Dnr Rutiner för direktupphandling s beslut Under förutsättning av Riksdagens beslut om ny LOU skall följande gälla fr.o.m. 1 juli 2014: 1. Annonsplikt på alla direktupphandlingar från SEK. 2. Process och dokumenterad rutin enligt följande: Vad Ansvar Anmärkning Behov identifieras Verksamheten Upphandlingsanmodan Verksamheten Beställer en upphandling via Inköp Gävleborgs hemsida funktion Vill du beställa en upphandling -ett blankettunderlag fylls i av verksamheten stöd erhålls från Inköp Gävleborg. Förfrågningsunderlag Inköp Dokumentation påbörjas. skapas Gävleborg Bekräftelse av Verksamheten Fastställa underlaget. förfrågningsunderlag Annonsering Inköp Gävleborg Inköp Gävleborg meddelar även kommunens webb-utvecklare som lägger ut annonsen på kommunens webbplats. Anbud tas in Inköp Gävleborg Sammanställning och förslag till beslut Inköp Gävleborg Beslut om vald leverantör Verksamheten Underlag finns att tillgå hos Inköp Gävleborg Avtal tecknas Verksamheten Underlag finns att tillgå hos Inköp Gävleborg Leverans och uppföljning Verksamheten forts Skickas till För kännedom: Samtliga förvaltningar, samtliga förvaltningschefer, Inköp Gävleborg

8 (30) Ks 74 forts Ärendet Direktupphandling är idag ett ansvar som ligger på kommunerna själva att göra. Ett beslut som Inköp Gävleborg föreslår ska ligga fast. Regeringens utredare föreslår att direktupphandlingsvärdet för den klassiska sektorn, LOU reglerade upphandlingar skall höjas till 28 % av tröskelvärdet ( ) per den 1/ Detta motsvarar drygt SEK. Remissinstanserna är i huvudsak nöjda med upplägget förutom några kommentarer varav de tydligaste är: - Att värdet ska höjas till tröskelvärdet , dvs ta bort den nationella lagstiftningsnivån. - Beloppet ska vara fast och revideras efter något år för att inte skapa osäkerhet om vad aktuellt värde är. - Risken för att exkludera företag föreligger om det inte införs en annonseringsplikt från samma nivå som dokumentationsplikt. - Risken att dokumentation blir bristfällig och kan ske i efterhand om krav på annonsering inte genomförs. - Tidpunkt för förändring är för snävt satt och det blir praktiskt svårt att börja tillämpa nya regler redan per den 1/ Sannolikt kommer lagstiftaren att i huvudsak gå på utredarens linje och låta den upphandlade myndigheten själva fastställa arbetssätt för köp mellan SEK och drygt SEK, (dvs 28 % av tröskelvärdet). På uppdrag av direktionen för Inköp Gävleborg har ett beredningsunderlag tagits fram för beslut i kommunstyrelsen vad avser rutiner för att hantera direktupphandlingsrutiner kopplat till de förväntade regeländringar som kan komma att gälla från Beslutsdag är planerat till i Riksdagen. Bärande motiv till upprättat förslag är: - att säkerställa lagstiftarens krav på dokumentation, samt - att säkerställa att företag ser och kan bidra i den lokala affären som har relativt lågt värde. Beslutsunderlag Skrivelse från Inköp Gävleborg, missiv inklusive bilaga, daterat 14 april 2014.

9 (30) Ks 75 Dnr Nya taxor och avgifter på sim- och sporthallarna s förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige antar förslaget om nya taxor och avgifter enligt bilaga 1, med en beräknad intäktsökning på 280 tkr. 2. Nya taxor och avgifter gäller från och med 1 september Förslag till beslut under sammanträdet Hans Jonsson (C) med bifall från Björn Mårtensson (C) gör följande ändringsyrkande: Priset för familjekort minskas från 2000 kr/säsong till 1500 kr/säsong. Tony Smith (S) yrkar bifall till fritidavdelningens förslag. Beslutsgång s ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen antar Tony Smiths (S) yrkande. Reservation Partireservation från Centerpartiet till förmån för eget förslag. Sammanfattning av ärendet För att möjliggöra drift av simhallen i Edsbyn i oförändrad omfattning föreslås en avgiftshöjning på badavgifter och säsongskort. Höjningen gäller både simhallen i Edsbyn och i Alfta. Ärendet Tekniska nämnden har, mot bakgrund av att full finansiering inte kommer att erhållas för driften av Edsbyns simhall, fått i uppdrag att ge förslag på åtgärder för ökade intäkter alternativt minskade kostnader. Under våren har politiker och tjänstemän initierat medborgardialog omkring Edsbyns simhall. Våra kommuninvånare har fått möjligheten att vara med och påverka anläggningens framtid. Samstämmigt för både personal och besökare är att en höjning av badavgifter och säsongskort mm. Skulle vara helt möjligt. forts Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige och Tekniska nämnden För kännedom: Ekonomiavdelningen

10 (30) Ks 75 forts Alftas nyrenoverade simhall, med barn och familjeprofil, öppnar den 1 september och i Edsbyn kommer simhallen få, utifrån medborgardialogen, en friskvårdsinriktning. Personalen föreslår att kommunfullmäktige fastställer avgiftshöjningarna redan inför höststarten. Föreslågen höjning beräknas öka intäkterna på sim- och sporthallen med ca 280 tkr. Förutom avgiftshöjningen vill personalen öppna upp några smärre utvecklingsmöjligheter på sporthallssidan, som finns med i förslaget. Beslutsunderlag s planeringsförutsättningar för perioden Tjänsteskrivelse, Eva Holm, Bilaga 1 Delegeringsbeslut Mikael Jonsson,

11 (30) Ks 76 Redovisning Planering av Ol-Anders verksamhet i sommar Annika Röstberg-Hagelin Ärendet Annika Röstberg-Hagelin informerade planeringen inför verksamheten kring Ol-Andersgården i sommar, nedan följer ett utdrag ur informationen. Det pågår arbete för att förbättra upplevelsen vid visningsgården. Arbetar med att bygga upp caféverksamheten. Den 2 juni startar det dagliga upprätthållande. En efterfrågad möjlighet är att besöka världsarvsgårdarna oftare än tidigare, mellan den 2 juni och 17 augusti går det därför att besöka gårdarna en gång om dagen. tackar Annika för informationen.

12 (30) Ks 77 Redovisning av planeringen inför uppstarten av verksamheten Ensamkommande barn Anders Pommer Ärendet Anders Pommer informerade om hur långt planeringen kommit inför uppstarten av verksamheten Ensamkommande barn, nedan följer ett utdrag ur informationen. Det finns bra förutsättningar i Ovanåkers kommun och lokalerna på Lyckebo är mycket lämpliga. Alfta som samhälle är lagom stort och det finns ett stort utbud av fritidsaktiviteter. Kontakten med föreningar och fritidsverksamheter är viktiga. De första ungdomarna kommer redan i juni och kommer redan då få möjlighet att börja i sommarskola. Samarbetet med de andra förvaltningarna och verksamheterna har varit mycket bra. tackar Anders för informationen

13 (30) Ks 78 Dnr Revidering av investering Ön vinter Revidering av investeringsplan s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner föreslagen revidering av investering på ÖN Revidera investeringsplan för så att service av Lilla kompressorn kan ske 2014 och Stora kompressorn har service Sammanfattning av ärendet I kommunens investeringsplan år finns större åtgärder på kylanläggningen på Ön upptagna stora kompressorn med kr och 2016 lilla kompressorn med kr. Fritidsavdelning vill ändra ordningen på investeringarna. Ärendet Vid den årliga besiktningen av kylanläggningen har leverantören av kylkompressorer, Francks, kommit med önskemålet att utifrån användningstimmar bör lilla kompressorn åtgärdas först och den stora om två år. Beslutsunderlag Fritidsavdelningens tjänsteskrivelse den 4 april 2014 Investeringsplan Tekniska nämnden 40/14, Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige, Ekonomiavdelningen och Fritidsavdelningen

14 (30) Ks 79 Dnr Årsredovisning OKAB 2013 direktiv till stämmoombud s beslut beslutar ge följande direktiv till stämmoombudet för årsstämman 2013 avseende OKAB Näringsliv: Att rösta för styrelsens och revisorernas förslag om fastställande av resultat- och balansräkning för år 2013 samt om disposition av årets resultat enligt förvaltningsberättelsen Att rösta för ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören Att rösta för att styrelsearvoden för 2014 ska utgå i enlighet med av kommunfullmäktige i Ovanåkers kommuns arvodesreglemente för förtroendevalda. s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar under förutsättning av att ovanstående direktiv till stämmoombudet för OKABs årstämma för 2013 uppfyllts, besluta att: Känna sig informerad kring och godkänna årsredovisning, revisionsberättelse, granskningsrapport och stämmoprotokoll avseende OKAB för 2013 Ärendet I samband med att de helägda bolagens årsredovisningar upprättats har samtal förts med representant för KPMG, kommunens revisionsbolag, kring när och var bolagens årsredovisningar ska behandlas. Samtalen har resulterat i följande modell för årsredovisningarna för Årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport föreläggs kommunstyrelsen. Vid detta tillfälle läggs direktiv till stämmoombudet inför bolagsstämman.(dagens sammanträde). I tjänsteskrivelsen finns ett grundförslag vilket kan kompletteras vid sammanträdet. Bolagsstämma förbereds så att den kan hållas mellan kommunstyrelsens sammanträde och kommunfullmäktiges sammanträde. Kommunfullmäktige underställs årsredovisning, revisionsberättelse, granskningsrapport och stämmoprotokoll för information/godkännande. (Kf sammanträde den 16 juni). forts Skickas till För handläggning: Stämmoombud och Kommunfullmäktige För kännedom: Ekonomiavdelningen och OKAB

15 (30) Ks 79 forts Inför kommande tidplaneringa avseende den sammanställda redovisningen för kommunkoncernen som sker i slutet av året ska planeringen dels syfta till att korta behandlingstiden och dels underlätta revisionens möjlighet att planera revisionsperioden. Beslutsunderlag Årsredovisning OKAB 2013 Revisionsrapport OKAB 2013 Granskningsrapport OKAB 2013 Tjänsteskrivelse Christer Engström,

16 (30) Ks 80 Dnr Årsredovisning Helsinge Net Ovanåker AB 2013 direktiv till stämmoombud s beslut beslutar ge följande direktiv till stämmoombudet för årsstämman 2013 avseende Helsinge Net Ovanåker AB: Att rösta för styrelsens och revisorernas förslag om fastställande av resultat- och balansräkning för år 2013 samt om disposition av årets resultat enligt förvaltningsberättelsen. Att rösta för ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören. Att rösta för att styrelsearvoden för 2014 ska utgå i enlighet med av kommunfullmäktige i Ovanåkers kommuns arvodesreglemente för förtroendevalda. s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar, under förutsättning av att ovanstående direktiv till stämmoombudet för Helsinge Net Ovanåker ABs årstämma för 2013 uppfyllts, besluta att: Känna sig informerad kring och godkänna årsredovisning, revisionsberättelse, granskningsrapport och stämmoprotokoll avseende Helsinge Net Ovanåker AB för 2013 Ärendet I samband med att de helägda bolagens årsredovisningar upprättats har samtal förts med representant för KPMG, kommunens revisionsbolag, kring när och var bolagens årsredovisningar ska behandlas. Samtalen har resulterat i följande modell för årsredovisningarna för Årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport föreläggs kommunstyrelsen. Vid detta tillfälle läggs direktiv till stämmoombudet inför bolagsstämman.(dagens sammanträde). I tjänsteskrivelsen finns ett grundförslag vilket kan kompletteras vid sammanträdet. Bolagsstämma förbereds så att den kan hållas mellan kommunstyrelsens sammanträde och kommunfullmäktiges sammanträde. forts Skickas till För handläggning: Stämmoombud och kommunfullmäktige För kännedom: Ekonomiavdelningen och Helsinge Net Ovanåker AB

17 (30) Ks 80 forts Kommunfullmäktige underställs årsredovisning, revisionsberättelse, granskningsrapport och stämmoprotokoll för information/godkännande. (Kf sammanträde den 16 juni). Inför kommande tidplaneringa avseende den sammanställda redovisningen för kommunkoncernen som sker i slutet av året ska planeringen dels syfta till att korta behandlingstiden och dels underlätta revisionens möjlighet att planera revisionsperioden. Beslutsunderlag Årsredovisning Helsinge Net Ovanåker AB Revisionsrapport Helsinge Net Ovanåker AB 2013 Granskningsrapport Helsinge Net Ovanåker AB 2013 Tjänsteskrivelse Christer Engström,

18 (30) Ks 81 Dnr Årsredovisning AEFAB 2013 direktiv till stämmoombud s beslut beslutar ge följande direktiv till stämmoombudet för årsstämman 2013 avseende Alfta Edsbyn Fastighets AB: Att rösta för styrelsens och revisorernas förslag om fastställande av resultat- och balansräkning för år 2013 samt om disposition av årets resultat enligt förvaltningsberättelsen. Att rösta för ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören. Att rösta för att styrelsearvoden för 2014 ska utgå i enlighet med av kommunfullmäktige i Ovanåkers kommuns arvodesreglemente för förtroendevalda. Att rösta för att de av kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun föreslagna ägardirektiven antas s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar, under förutsättning av att ovanstående direktiv till stämmoombudet för AEFABs årstämma för 2013 uppfyllts, besluta att: Känna sig informerad kring och godkänna årsredovisning, revisionsberättelse, granskningsrapport och stämmoprotokoll avseende AEFAB för 2013 Ärendet I samband med att de helägda bolagens årsredovisningar upprättats har samtal förts med representant för KPMG, kommunens revisionsbolag, kring när och var bolagens årsredovisningar ska behandlas. Samtalen har resulterat i följande modell för årsredovisningarna för Årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport föreläggs kommunstyrelsen. Vid detta tillfälle läggs direktiv till stämmoombudet inför bolagsstämman.(dagens sammanträde). I tjänsteskrivelsen finns ett grundförslag vilket kan kompletteras vid sammanträdet. Bolagsstämma förbereds så att den kan hållas mellan kommunstyrelsens sammanträde och kommunfullmäktiges sammanträde. forts Skickas till För handläggning: Stämmoombud och kommunfullmäktige För kännedom: Ekonomiavdelningen och AEFAB

19 (30) Ks 81 forts Kommunfullmäktige underställs årsredovisning, revisionsberättelse, granskningsrapport och stämmoprotokoll för information/godkännande. (Kf sammanträde den 16 juni). Inför kommande tidplaneringa avseende den sammanställda redovisningen för kommunkoncernen som sker i slutet av året ska planeringen dels syfta till att korta behandlingstiden och dels underlätta revisionens möjlighet att planera revisionsperioden. För AEFAB har av kommunfullmäktige den 28 april beslutats om reviderade ägardirektiv för bolaget. För dess giltighet krävs att de tas upp vid bolagsstämman och antas. Beslutsunderlag Årsredovisning AEFAB Revisionsrapport AEFAB 2013 Granskningsrapport AEFAB 2013 Tjänsteskrivelse Christer Engström,

20 (30) Ks 82 Dnr Delegeringsordning för revidering s beslut beslutar att anta delegeringsordning för kommunstyrelsen upprättad med datum att gälla från och med Ärendet Delegeringsordningen reviderades senast maj Organisatoriska förändringar och erfarenheter av tillämpning av delegeringsordningen är de vanligaste skälen till att genomföra en översyn. Om så inte är fallet så tar vi därutöver upp den för översyn ungefär vart annat år. Därmed ges ett regelmässigt tillfälle att politiskt ompröva delegeringen. Avdelningscheferna inom förvaltningen har haft möjlighet att lämna synpunkter med utgångspunkt från de erfarenheter som dragits under perioden. Av bifogad delegeringsordning framkommer förändringarna. Beslutsunderlag Förslag till reviderad delegeringsordning daterad Tjänsteskrivelse Christer Engström, Skickas till För kännedom: Avdelningschefer inom kommunstyrelseförvaltningen

21 (30) Ks 83 Dnr Gemensam nämnd för överförmyndarverksamhet s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att: Bakgrund Tillsammans med Bollnäs, Ljusdals och Söderhamns kommun från och med samverka i en gemensam nämnd för överförmyndarverksamheten, Bollnäs kommun blir värdkommun för den gemensamma nämnden vilken därmed inordnas i Bollnäs kommuns nämndorganisation, Fastställa bifogade förslag till reglemente och samverkansavtal för den gemensamma nämnden samt. Formerna för ägarsamråd blir enligt bifogad handling, Överförmyndarnämndens ägarsamråd. I det fall antalet deltagande kommuner blir annat än ovan ändå ingå i en gemensam nämnd för överförmyndarverksamheten med de anpassningar av samverkansavtal, reglemente och överförmyndarnämndens ägarsamråd som krävs. Redan 2009 inleddes ett arbete mellan tjänstemän i Bollnäs, Ovanåkers och Söderhamns kommuner kring samverkan inom olika myndighetsområden. Överförmyndarverksamheten var aktuell även då men nådde inte fram till något gemensamt förslag av olika skäl. Perioden därefter blev för Ovanåkers kommun en tid då det blev mycket påtagligt hur svårt det är att upprätthålla kontinuitet och kompetens inom ett smalt och begränsat område. Handläggningen av överförmyndarfrågor har sedan 2011 bedrivits via ett samverkansavtal med Bollnäs kommun som också blev värdkommun för förvaltningsorganisationen. I det avtalet ingår även Ljusdals kommun. I det arbete som lett fram till förslaget har Bollnäs, Ljusdals, Ovanåkers och Söderhamns kommuner medverkat aktivt med olika kompetenser. Dokumentation och handlingar har upprättats av Lennart Åkesson, Utredningssekreterare i Bollnäs kommun forts Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige För kännedom: Bollnäs kommun, Ljusdals kommun och Söderhamns kommun

22 (30) Ks 83 forts Ärendet Överförmyndarenheten i Bollnäs svarar för nämndservice, administration och handläggning av verksamheten. Erfarenheterna av samarbetet är positivt vilket bland annat bekräftats i en enkät till gode män och förvaltare. I syfte att skapa en effektivare organisation, minska det administrativa arbetet och få en mer strukturerad styrning av verksamheten så har frågan om en gemensam nämnd väckts. Den nuvarande strukturen med en gemensam förvaltning som verkar mot tre politiska organ skapar en hel del merarbete. I dagsläget så har Bollnäs, Ljusdal och Söderhamns kommuner överförmyndarnämnd och Ovanåkers kommun Överförmyndare. En gemensam nämnd är därför ett naturligt steg i det fortsatta samverkansarbetet som på sikt även kan omfatta fler kommuner om intresse väcks. I utredningen inför samarbetet 2011 deltog även Söderhamns kommun som emellertid då valde att stå utanför samarbetet. I samband med nu planerad fördjupning av samarbetet har Söderhamns kommun aviserat att man kan tänka sig att delta i en framtida gemensam organisation varför förslaget framskrives så. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Kommunernas andel av kostnaderna relateras till 50 % på antalet invånare och till 50 % på antal ärenden per den 31 december året före varje verksamhetsår. Beloppets storlek grundar sig i övrigt på faktiska kostnader minskat med faktiska intäkter. Ljusdals, Ovanåkers och Söderhamns kommun betalar i förskott mot faktura, efter budgeterat belopp, och senast den 31 mars. Om över- eller underskott uppkommer i verksamheten fördelas detta mellan kommunerna efter samma principer som kostnadsfördelningen. Slutlig reglering av kostnaderna görs senast den 31 mars året efter verksamhetsåret. Konsekvensbeskrivning för övriga myndigheter och samverkansorgan Samverkan inom ramen för överförmyndarverksamheten ligger i linje med kommunens ambitioner i övrigt att söka samarbete med grannkommunerna. Målsättningen är bland annat att säkra kompetensförsörjningen, skapa bättre kontinuitet och hålla nere de administrativa kostnaderna. Samarbetet borde påtagligt underlätta för länsstyrelsen som är tillsynsmyndighet som därmed får en part att vända sig till. forts

23 (30) Ks 83 forts Beslutsunderlag Avtal kring gemensam nämnd avseende överförmyndarverksamhet Reglemente för överförmyndarnämnden Överförmyndarnämndernas ägarsamråd Tjänsteskrivelse Christer Engström,

24 (30) Ks 84 Dnr Erbjudande om delägande i aktiebolag för att främja utbyggnad och utökad trafikering på Ostkustbanan s beslut Uppdrag ges till kommunstyrelsens ordförande Yoomi Renström att i brev meddela Region Gävleborg följande: Utvecklingen av Ostkustbanan är en av länets viktigaste infrastrukturella frågor. Att då organisera arbetet för att driva på utvecklingsarbetet i en form som signalerar kontinuitet och långsiktighet upplever vi som en korrekt åtgärd. Ett ställningstagande om en bolagsbildning bedömer vi idag inte vara möjligt då underlaget är för knapphändigt avseende åtagandets omfattning. Av förfrågan som ställts exemplifieras andra möjligheter till att följa/stödja utvecklingsarbetet. Vi ser här fram emot att få ta del av hur dessa möjligheter slutgiltigt utformas.

25 (30) Ks 85 Dnr Upphörande av policy för sponsring s förslag till kommunfullmäktige föreslår kommunfullmäktige att policyn för sponsring upphör från och med 1 juli s beslut ger informationschef och kulturchef i uppdrag att ta fram rutiner för riktade insatser för marknadsföring av kommunen att börja gälla från och med 1 januari Sammanfattning av ärendet Tidigare år har föreningar lämnat in ansökningar för sponsring och evenemang och blivit beviljade mindre summor för exempelvis tryck på tröjor och skyltar vid arenor. Till 2015 föreslås att policyn för sponsring upphör och att nya rutiner för samarbete med färre föreningar/företag tas fram och att mer riktade och större marknadsföringsinsatser kan ske. Målsättningen med nya rutiner inom marknadsföring är att stärka varumärket Ovanåkers kommun, att sätta Edsbyn och Alfta på kartan och ge ett större mervärde tillbaka till Ovanåkers kommun för de satsade pengarna. Ärendet Ärendet har handlagts av kulturchef och informationschef som ansett att marknadsföringsbudgeten ska nyttjas på ett sätt som ger ett större mervärde och inte som tidigare ge små summor till flera föreningar. Beslutsunderlag Sponsring- en del av Ovanåkers kommuns marknadsföring och uppvaktning vid framgångsrika prestationer, policy antagen 29 november Tjänsteskrivelse Ulrica Persson och Carina Isaksson, Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige, Informationschef Ulrica Persson och kulturchef Carina Isaksson

26 (30) Ks 86 Dnr Yttrande i Mål M Angående flödesregleringar m.m. i Gryckån s beslut Ovanåkers kommun har inget att erinra mot lämnade yttranden i målet och Ovanåkers kommun avser inkomma med den information som efterfrågas efter det att Kammarkollegiet, Miljöutredningar och fiske, samt Länsstyrelsen beretts tillfälle för ett besök på plats sensommar/höst Sammanfattning av ärendet Senast den 26 maj 2014 ska ett skriftligt yttrande från Ovanåkers kommun ha inkommit till Östersunds tingsrätt, Mark- och miljödomstolen över de till Mark- och miljödomstolen inkomna yttrandena i rubricerat ärende. Detta med anledning av att Ovanåkers kommun tidigare meddelat att de beslutat att inte gå vidare med projektet Flödesdämpning i Gryckån utan i stället har för avsikt att avsluta projektet. Ärendet Ovanåkers kommun erhöll efter ett mycket omfattande arbete under talet tillstånd enligt två vattendomar att utföra åtgärder i Voxnans biflöde Gryckån för att försöka mildra de skadliga effekterna av höga flöden i Voxnan. Vissa förberedande åtgärder så som fiskvandringsvägar utfördes, men de huvudsakliga åtgärderna med skapande av regleringsmagasin med tillhörande reglerstrategier för att reducera höga flödestoppar genomfördes aldrig. Sett i dagens ljus är projektet inte längre aktuellt att genomföra. Orsakerna är flera, varav några kan nämnas: Simuleringar från SMHI visade på en ganska liten sänkning av flödena och att det i extrema fall även kunde förvärra situationen. Flera andra åtgärder för att mildra effekterna av höga vattenflöden har utförts. Åtgärderna kan inte anses vara förenliga med syftet med Vattenförvaltningen. Ekonomi. Åtgärderna skulle ha kostat kommunen mycket stora summor. forts Skickas till För handläggning: Östersunds tingsrätt, Mark- och miljödomstolen, Box 708, , Östersund För kännedom: Johan Olanders

27 (30) Ks 86 forts Mot bakgrund av detta har Ovanåkers kommunen tidigare meddelat Östersunds tingsrätt, Mark- och miljödomstolen att kommunen beslutat att inte gå vidare med projektet Flödesdämpning i Gryckån utan i stället har för avsikt att avsluta projektet. Mark- och miljödomstolen har därefter inhämtat synpunkter på Ovanåkers kommuns ställningstagande hos ett antal remissinstanser och det är nu dessa svar som Ovanåkers kommun bereds tillfälle att yttra sig om. Kammarkollegiet har begärt anstånd och har ännu inte inlämnat sitt yttrande. De vill besöka oss på plats ihop med Länsstyrelsen och Miljöutredningar och fiske innan de svarar och håller på att leta ett datum för ett sådant besök. Miljöutredningar och fiske avser att efter platsbesöket avge ett slutgiltigt yttrande i frågan. Sammanfattning av inkomna yttranden Inkomna yttranden, två stycken, har inget att erinra mot kommunens ställningstagande att inte göra några ytterligare åtgärder inom ramen för de aktuella domarna. Däremot ställs frågan om inte Ovanåkers kommun åtminstone delvis tagit delar av aktuella domar i anspråk i och med de åtgärder som ändå gjordes inledningsvis i projektet. För att avgöra detta krävs mer information från Ovanåkers kommun. Båda yttrandena lyfter vikten av att säkra långsiktigt goda förhållanden i vattenmiljöerna samt fiskvandringsvägar. Beslutsunderlag Muntlig kommunikation med Kammarkollegiet, Länsstyrelsen och Miljöutredningar och fiske. Inkomna yttranden i ärendet. Tjänsteskrivelse Johan Olanders,

28 (30) Ks 87 Dnr Arvodesbestämmelser uppdrag att genomföra översyn av bestämmelserna s beslut uppdrar till personalutskottet att med biträde av personalavdelningen genomföra en översyn av arvodesbestämmelserna inför mandatperioden f o m Ärendet Inför en ny mandatperiod är det lämpligt att genomföra en översyn över arvodesbestämmelserna. Motiven består dels i att erfarenheter av tillämpningen kan leda till behov av förändringar och dels av förändringar av den politiska organisationen. Beträffande det senare behöver översynen beakta att det kan bli aktuellt med en gemensam överförmyndarnämnd mellan Bollnäs, Ljusdal, Ovanåkers och Söderhamns kommuner och då kommer överförmyndaren att ersättas med en nämndledamot och Ovanåkers kommun vara en av tre kommuner vilket kommer att tillsätta vice ordförandeposten. En annan tänkbar organisatorisk förändring är uppdraget i planeringsförutsättningarna för vilket omfattar uppdraget att slå samman Barn och skolnämnden med Gymnasie- och utbildningsnämnden. Skickas till För handläggning: Personalavdelningen och Personalutskottet

29 (30) Ks 88 Redovisning av delegeringsbeslut s beslut godkänner redovisningen av delegeringsbesluten. Bakgrund har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande, vice ordförande och tjänstemän enligt av kommunstyrelsen den 10 maj 2012, 73 antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det kommunstyrelsen fritt att återkalla lämnad delegering. Allmänna ärenden Delegationsbeslut användande av kommunvapen, Ulrica Persson. Dnr Delegationsbeslut från kommunstyrelsens ordförande Yoomi Renström angående ansökan bygglov/anmälan enligt miljöbalken för nybyggnad av vindkraftverk på Forneby 3:28, Bollnäs kommun. Dnr Ekonomiärenden - Personalärenden Delegationsbeslut att utse beslutsattenstanter, Christer Engström. Dnr Pensionsbesked period ,

30 (30) A B Ks 89 Meddelanden, kurser och konferenser s beslut CD tar del av meddelanden, kurser och konferenser. Angående Gävleborgs Kreditgarantiförenings avvecklande Hela Sverige ska leva, X-ing Gävleborg Cirkulär 14:15 Vårproposition SKL Sammanträdesplan 2015 SKL E Protokoll Hälsingerådet, FG Protokoll Förenade Småkommuners Försäkrings Aktiebolag, H Protokoll Regionstyrelsen, I ändrad telefoni Telia Sonera K Protokoll Inköp Gävleborg