Region Skåne. Granskning av investeringar. KPMG AB Antal sidor: 9

Transkript

1 KPMG AB Antal sidor: 9

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Redovisade utfall och avvikelser 4 9. Kommentarer till enskilda projekt SUS i Malmö, Akutmottagning och Infektionsklinik Budget och utfall Orsaker till budgetavvikelser Projektstyrning och ekonomisk uppföljning Kommentarer Skånetrafiken, Nya Pågatåg Budget och utfall Orsaker till budgetavvikelser Projektstyrning och ekonomisk uppföljning Kommentarer Övriga kommentarer till större avvikelser Linjäraccelerator Stereotaxi Återköp av telefoniplattform Nytt biljettsystem 7

3 1. Sammanfattning KPMG har av s revisorer fått i uppdrag att granska om interna kontrollsystemet avseende investeringsprocessen ger en rättvisande ekonomisk redovisning och att kostnader för investeringar och underhåll/korttidsinventarier redovisas korrekt och i enlighet med Region Skånes gällande redovisningsregler. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Regionstyrelsen har framtagit riktlinjer för investeringsprocessen. Dessutom har koncernkontoret tagit fram regler för redovisning av immateriella respektive materiella anläggningstillgångar. Övergripande bedömning Enligt vår bedömning har en fungerande investeringsprocess. De framtagna riktlinjerna och reglerna anser vi är en bra grund för investeringsprocessen. Vår sammanfattande bedömning är att investeringsprocessen ger en rättvisande ekonomisk redovisning och uppföljning. Noteringar och rekommendationer Vi har noterat att i redovisningen per tertial 2 saknades ekonomisk information för vissa projekt för vilka prognosen redan då borde varit känd. Avvikelsen i beräknat utfall har därför varit relativt stor för vissa projekt mellan tertial 2 och bokslut och årsredovisning för Vissa kommunikationsbrister har funnits. Vår rekommendation är att se över projektrapporteringen för att minska risken för felaktiga prognoser. Vid intervju med berörd personal har det framkommit att det kan finnas oklarheter vid gränsdragningen mellan investering och underhåll. Detta kan innebära problem och medföra felklassificering. I Riktlinjer för redovisning av materiella anläggningstillgångar anges villkoren för när en utgift skall redovisas som en investering. Vi föreslår att dessa riktlinjer kommuniceras med organisationen. Det är till viss del extern inhyrd personal som ansvarar för genomförandet av den interna kontrollen i projekten. Denna ansvarsfördelning medför att den interna kontrollen kan bli otillräcklig. Vi rekommenderar att denna rutin ses över. Regionfullmäktige har beslutat att fullfölja projektet med inköp av 49 Pågatåg. Några medel har dock inte anvisats utöver 2 200,0 Mkr för investeringen. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte Bristande budgetförmåga och/eller projektstyrning i större investeringsprojekt riskerar att leda till att 1. investeringsbeslut fattas på felaktiga grunder 2. ökade kostnader riskerar att tränga undan andra angelägna investeringar och/eller påverka verksamheternas driftbudget. Bristande rutiner för ekonomisk uppföljning och rapportering kan dessutom leda till väsentliga fel i årsredovisningen. Syftet med granskningen var att bedöma kvaliteten i budgetar, projektstyrning och redovisning för större investeringar som genomförs och avslutas under Inom ramen för att uppnå det grundläggande syftet skulle också följande frågeställningar beaktas: Bedömning av ändamålsenligheten i förekommande investeringsprocesser Finns rimligt korrekta underlag för beräknade investeringsutgifter och efterföljande driftkostnadskonsekvenser? Hur beaktas eventuella kringkostnader som behov av särskild kompetens, utbildning, service, underhåll etc? Finns ändamålsenliga projektorganisationer? Följs gällande upphandlingsregler? Hur och av vem sker ekonomisk uppföljning av färdigställda investeringar? Finns tillräckligt systemstöd för hela investeringsprocessen? Övriga frågeställningar som är relevanta för att uppnå granskningens syfte 4. Avgränsning Granskningen omfattar ett urval av större investeringar som pågår eller avslutas under Fördjupning sker i två större investeringsprojekt samt översiktligt i ytterligare åtta projekt. 2

5 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om investeringsprocessen uppfyller Bokföringslagen och Rekommendation från Rådet för kommunal redovisning (RKR) Lag om kommunal redovisning Interna regelverk och policys Beslut som ligger som underlag för de investeringar där fördjupning sker Intern kontroll 6. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier och analyser av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Initialt analyseras ett tiotal investeringar med avseende på budget och utfall, varefter fördjupning sker i ett par av dessa. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Carola Freij, revisor, och Leif Johansson, auktoriserad revisor. Carola ingår i KPMGs team för redovisningsrevision i. 3

6 8. Redovisade utfall och avvikelser Vårt urval i granskningen av investeringar framgår i nedanstående tabell. Utfall och prognos enligt, bilaga 5 C, bokslutsrapport upprättad av koncernkontoret per I kolumnen Utfall avses utfallet Prognos avser beräknat utfall när projektet avslutas. Skillnaden mellan budget och prognos avser avvikelsen. Budget Utfall Prognos Avvikelse Avvikelse Kommentar (Belopp i Mkr) i % SUS Utrustningsinvesteringar Stereotaxi robotsystem 27,0 29,8 29,8-2, Akutprojektet 132,0 110,0 132,0 0 0 Linjäraccelerator 46,0 44,9 54,6-8, PET-CT Laboratoriemedicin Digital bildhantering 30,0 20,0 29,5 24,3 29,5 24,3 +0,5-4, Avslutat Avslutat Regionstyrelsen Utrustningsinvesteringar Återköp telefoniplattformen 80,5 51,6 51,6 +28, Regionservice Bygginvesteringar SUS i Malmö, Akutmottagning och Infektionsklinik 869,0 869,7 928,0-59, SUS i Lund, Strålbehandling 505,0 219,6 516,0-11,0-2 Pågår Kollektivtrafiken Skånetrafiken Nya Pågatåg 2200,0 2066,5 2700,0-500, Nytt biljettsystem 180,0 156,0 200,0-20, Kommentarer till enskilda projekt Under samtal med personal i projektorganisationen i de två projekten som vi har valt att fördjupa oss i har det konstaterats att upphandling har skett. I båda fallen har anbud lämnats av flera leverantörer. Vi har inte gjort någon ytterligare granskning av denna process. 4

7 9.1 SUS i Malmö - Akutmottagning och Infektionsklinik Budget och utfall Budgeten för byggnation av Akutmottagning och Infektionsklinik uppgår till 869,0 Mkr. Prognostiserat utfall per uppgår till 928,0 Mkr. År 2006 beslutades om att genomföra om- och tillbyggnad av akutmottagningen och infektionskliniken vid Universitetssjukhuset i Malmö för en beräknad byggnadsinvestering om 810,0 Mkr. I budgeten för 2008 utökades investeringsramen till 860,0 Mkr. Ytterligare medel (9,0 Mkr) beslutades Orsaker till budgetavvikelser Beräknad avvikelse uppgår till -59,0 Mkr (7 %). Fastighetsnämnden rapporterade i mars 2009 till Regionstyrelsen om orsakerna till budgetavvikelserna. Avvikelserna beror bland annat på utökad projekteringstid, kostnadsdifferens mellan systemhandling och bygghandling, indexutveckling samt utökad projektledning Projektstyrning och ekonomisk uppföljning Projektet leds av Regionservice. Fakturor är sakattesterade av inhyrd projektledare samt slutattesterade av projektansvarig på Regionservice. Fakturor över 300 basbelopp attesteras av fastighetsdirektören. Vid varje tertial rapporteras projektet till Regionstyrelsen via rapport från Vårdproduktionsutskottet. Den negativa avvikelsen som rapporterats på 5-10 % har legat stabilt de senaste åren. Befarad avvikelse per uppgår till -59,0 Mkr (7 %). Projektet kommer att avslutas under första halvåret 2012 och avvikelsen idag beräknas hamna mellan 5-10 %. Betalningsplan har upprättats Kommentarer Klassificering mellan investering (till exempel mark, byggnad, markanläggning, byggnadsinventarie) och underhåll görs delvis av personal från PEAB knutna till Regionservice projektorganisation. Underlag för klassificeringen har PEAB erhållit från Regionservice. Produktionsledningen, som består av personal från PEAB, inhyrda konsulter samt personal från Regionservice, ansvarar för genomförandet av den interna kontrollen i projektet. Detta kan innebära en ökad risk i den interna kontrollen. Vi rekommenderar att denna rutin ses över. Den ekonomiska uppföljningen har fungerat tillfredsställande. Den rapporterade avvikelsen från 2008 gäller fortfarande vilket tyder på en bra ekonomisk uppföljning. 5

8 9.2 Skånetrafiken, Nya Pågatåg Budget och utfall Ursprunglig budget sattes till 2 200,0 Mkr. Prognostiserat slutligt utfall när samtliga 49 tåg har levererats uppgår till 2 700,0 Mkr. Per har 1 736,0 Mkr aktiverats som tåg och 330,5 Mkr som pågående anläggningar Orsaker till budgetavvikelser Det ursprungliga anslaget uppgick till 2 200,0 Mkr och avsåg leverans av 41 tåg, varav 19 skulle ersätta befintliga tåg och 22 nya tåg för utökad kapacitet. I ett senare beslut från 2008 beslutas om att nämnden för kollektivtrafik får fullfölja ingångna avtal som innebar köp av totalt 49 nya Pågatåg. Orsaken till ökningen av antalet tåg var att utvecklingen av antalet resande accelererat och att tillskottet av 8 tåg bedömdes kunna rymmas inom den tilldelade ekonomiska ramen. Vi kan konstatera att i det ursprungliga beslutet från Regionfullmäktige 2006 saknades beslut om valutasäkring, indexuppräkning och intern kreditivränta samt högvärdeskomponenter. Senare har valutasäkring, indexuppräkning och intern kreditivränta diskuterats och befintlig policy har ändrats eller kompletterats. Nämnden för kollektivtrafik redovisade 2008 till Regionstyrelsen och Regionfullmäktige behovet av ökad investeringsram med 513 Mkr. Något tilläggsanslag för tillkommande kostnader såsom index, intern kreditivränta och valutasäkring beviljades inte på grund av stora osäkerheter avseende valuta och index Projektstyrning och ekonomisk uppföljning Projektet leds av en styrgrupp och rapportering sker månadsvis Kommentarer Under våren 2010 erhölls beslut om statsbidrag på 633,7 Mkr. Beloppet har inte ingått i den ursprungliga kalkylen och budgeten. Det konstaterades 2006 att det var osäkert om statsbidrag skulle utgå och därför var detta inte medräknat i kalkylerna. Under 2011 har statsbidraget bokförts på Skånetrafiken. Periodisering av statsbidraget sker tillsammans med tågen under deras livslängd. Under hösten 2011 har också uppgörelse träffats med leverantören av tåg, Alstom, om vite. Uppgörelsen innebär att Alstom skall betala 27,5 MEUR. Vitet är uppbokat och resultatfört under 2011 med ca 247,0 Mkr. Bokföringen har skett på finansförvaltningen. Den kalkyl som låg till grund för det ursprungliga beslutet saknade väsentliga komponenter. Ändring har gjorts av investeringsreglementet så att det numera skall ingå intern kreditivränta och indexuppräkning i kalkylen. I upphandlingspolicyn har också införts bestämmelser att avtal skall tecknas i SEK alternativt att åtgärder vidtas för att eliminera valutarisk. Beslut i Regionfullmäktige har 2008tagits om att fullfölja projektet med en ökning från 41 till 49 tåg men något tilläggsanslag har dock inte beviljats. I redovisningen efter tertial 2/2011 redovisades en prognos på 2 200,0 Mkr för projektet. I bokslutsrapporten har dock det slutliga prognosen ökat med 500,0 Mkr och beräknats till 2 700,0 6

9 Mkr. Avvikelsen torde varit känd redan vid tertial 2 varför det redan vid detta tillfälle borde redovisats 2 700,0 Mkr i slutligt utfall. 9.3 Övriga kommentarer till större avvikelser Linjäraccelerator Budgeten för projektet var totalt 46,0 Mkr (varav 5,0 Mkr var budgeterade som byggnadsinvestering). Mellan prognosen som lämnades efter tertial 2 och bokslutsrapporten ökade den negativa avvikelsen med 6,2 Mkr till 8,6 Mkr. Efter tertial 2 redovisades ett prognostiserat utfall på 48,4 Mkr. Det fanns inga kommentarer till ett ytterligare överskridande i tertial Stereotaxi Efter tertial 2 redovisades en beräknad negativ avvikelse på 1,4 Mkr. I kommentarerna angavs att projektet var i drift och att endast slutfakturering återstod. Avvikelsen i bokslutsrapporten uppgick till 2,8 Mkr vilket är en stor procentuell ökning då projektet redan var i drift Återköp av telefoniplattform Projektet visar en positiv avvikelse jämfört med budget på 28,9 Mkr (+36 %). Projektet är avslutat och avvikelsen beror i huvudsak på att det i bokslutet för 2010 gjordes bedömningen att 30,0 Mkr som avsåg utvecklingen av plattformen kostnadsfördes. Aktivering har 2011 gjorts med 51,6 Mkr Nytt biljettsystem Beräknade avvikelser i projektet uppgår till 20,0 Mkr. Enligt uppgift från förvaltningen beror avvikelsen på att verksamheten expanderat. KPMG, dag som ovan Leif Johansson Auktoriserad revisor Carola Freij Revisor 7