Frågor och svar/ombyggnation Campus

Transkript

1 Frågor och svar/ombyggnation Campus Senaste uppdaterad: 30 August 2016 Ombyggnation av Campus och införande av nytt arbetssätt Övergripande Varför ska vi renovera Campus? Campus Värtan behöver moderniseras för att skapa en bättre, trivsammare och mer effektiv arbetsplats. Det finns behov av att renovera och uppgradera delar av byggnaden, som t.ex. ventilation, ljus, målning och IT (exempelvis fast och trådlöst nätverk). I de arbetsmiljöundersökningar som vi genomfört framkommer att flera områden med möjlighet till förbättringar, bl.a. när det gäller flexibilitet och upplevelsen av en produktiv arbetsmiljö. Det finns ett behov av fler platser för spontana möten, mindre rum för möten och telefonsamtal. Många uttrycker också önskemål om bättre inomhusmiljö i form av ljus, ljud och luft. Vi behöver kunna arbeta i en miljö som passar våra arbetsuppgifter och våra befintliga och framtida behov. Varför ska vi renovera Campus nu, i dessa besparingstider? Har vi råd? Förutom att byggnaderna på Campus behöver renoveras och uppgraderas behöver vi också minska våra kontorskostnader, då vi inte har råd att betala för yta som vi inte använder. I slutet av december 2015 tog Fortum Värmes ledningsgrupp investeringsbeslut om kostnaden för ombyggnation och uppgradering av Campus. Vilka har varit med och fattat det här beslutet? Investeringsbeslutet att renovera Campus togs av Fortum Värme, då bolaget äger fastigheten När det gäller beslut om "rena bord" så har detta fattats av företrädarna för de juridiska bolag som berörs av förändringen, d.v.s. Fortum Värme och delar av Fortum Generation. Fackliga företrädare och skyddsombud är involverade i förändringen och den nya kontorslösningen och arbetssättet har förhandlats med samtliga fackliga organisationer. Hur kom ni fram till att den här lösningen är den bästa? Kontorslösningar förändras ständigt. På 70 och 80 talet arbetade de flesta kontorsanställda på kontor i egna rum, vilket senare ersattes av kontorslandskap. På 2000 talet blev flexkontor populärt som är en föregångare till aktivitetsbaserade kontorslösningar. När det gäller den kontorslösning som vi nu föreslår för Campus så har den föregåtts av en nulägesanalys, det vill säga kartlaggning av befintliga lösningar och beteenden samt intervjuer med olika medarbetare och forskningsresultat.

2 Det främsta skälet till att vi nu skapar den här kontorslösningen och inför ett nytt arbetssätt är att skapa en bättre, trivsammare och mer effektiv arbetsplats som skapar möjligheter för bättre samverkan och kreativitet. Vi behöver kunna arbeta i en miljö som passar våra arbetsuppgifter och våra befintliga och kommande behov. När kommer renoveringen att påbörjas och vara färdig? Renovering av tak, fönster och fasad har påbörjats och kommer att fortgå under sommaren. Invändig renovering startar i början av hösten och hela ombyggnationen förväntas vara klar till sommaren Hur ska vi får veta mer om omflyttningen och ombyggnationen? Det finns en plan för hur kommunikationen till chefer och medarbetare ska ske under hela perioden. Cheferna är centrala i den interna kommunikationen och det är viktigt att de känner till vad som händer i projektet och kan berätta för teamen när de berörs. Vi kommer också satsa mycket på att informera löpande till alla medarbetare på Campus; via intranätet, möten och öppet hus med "vernissage" då vi visar hur den nya kontorslösningen är tänkt att fungera. Vi har en arbetsyta på intranätet, där vi kommer att samla material och Frågor & svar. Vad kommer att hända med hus 61 och Vita villan? Planen är att tömma hus 61 och Vita Villan och låta de medarbetare som sitter där idag istället sitta inne i övriga delar av Campus. Vita Villan och hus 61 kan istället hyras ut, till andra bolag inom Fortum eller till externa hyresgäster. Ska det bildas en referensgrupp? Det finns en referensgrupp med representanter av hemvistvärdar för att fånga upp medarbetarnas synpunkter och kunna påverka under arbetets gång. Hemvistvärdarna träffas regelbundet tillsammans med representanter från projektet. De tycker till om utformning, tar fram förslag på trivselregler och är kontaktpersoner för frågor som kommer upp. Jag tycker att det är bra som vi har det idag. Jag vill inte ha en förändring. I de undersökningar och intervjuer som vi genomfört på kontoret under uttrycker många medarbetare svårigheter med att vara produktiva i den befintliga kontorsmiljön, och flera har sagt att man väljer att arbeta på annan plats än på kontoret då man har svårt att finna koncentrationen. Kartläggningar av kontorsmiljön visar också att nyttjandegraden av skrivbordsplatserna är väldigt låg. Det innebär att vi betalar för yta som inte används, vilket i förlängningen är en lyx som vi inte har råd med. Det främsta skälet till att vi nu skapar den här kontorslösningen och inför ett nytt arbetssätt är att skapa en bättre, trivsammare och mer effektiv arbetsplats. Vi behöver kunna arbeta i en miljö som bättre stödjer vårt arbetssätt och våra befintliga och kommande behov.

3 Dessutom behöver vi bättre utnyttja de kontorsytor som vi har idag. Målet är givetvis att så många som möjligt ska uppleva att den nya kontorslösningen är bättre och trivsammare än vår befintliga. Varför gör Fortum Värme dessa satsningar på Campus Värtan och inte ute på anläggningarna? Där finns också stort behov av renovering och modernisering. Fortum Värme äger en mängd olika fastigheter, bland annat våra produktionsanläggningar och Campus Värtan. I linje med produktivitetsprogrammets arbete att se över våra kostnader och intäkter för att stärka vår konkurrenskraft har vi sett att det i vår roll som fastighetsägare finns en hel del att göra. Därför är ett fastighetsägarforum under uppstartande och kommer att ha till uppgift att optimera nyttan av bolagets samtliga fastigheter, som t.ex. nyttjande av lokalerna samt att gemensamhetsutrymmen har en enhetlig standard och enhetligt utseende. Genom att effektivisera våra arbetssätt och optimera våra kontorslokaler kan vi frigöra kontorsytor som istället kan hyras ut till andra. På så sätt kan vi minska våra kontorskostnader och öka våra hyresintäkter. Vi behöver stegvis ta tag i de fastigheter som finns i bolaget. Vi väljer att starta med Campus eftersom det finns ett behov av renovering och även en möjlighet framöver att samlokalisera kontorspersonal som idag sitter på Campus och Hangövägen. Fortums hyreskontrakt med Vasakronan på Hangövägen går ut 31 januari 2017 och även om inget är beslutat i denna fråga arbetar vi mot en samlokalisering senast då. Vi kommer efterhand se över behoven i alla våra fastigheter för att de ska upplevas enhetliga och utgöra en bra arbetsmiljö. Aktivitetsbaserat arbetssätt Vad är aktivitetsbaserat arbetssätt? Aktivitetsbaserat arbetssätt är en kontorslösning där utformningen av kontoret styrs av de olika typer av aktiviteter som vi medarbetare utför under dagen. Det innebär att det finns olika miljöer för de olika uppgifterna man har. Idag ser vårt arbetssätt väldigt annorlunda ut, om vi jämför med för 10 eller 15 år sedan. Vi samarbetar med varandra på andra sätt, tekniken gör att vi i högre grad kan arbeta på andra platser än vid ett skrivbord på kontoret och vårt behov av olika typer av mötes och samtalsytor är förändrade. I en aktivitetsbaserad kontorslösning har medarbetarna tillgång till en palett av kontorsmiljöer, som skrivbord, mötesrum, ståbord, tysta rum, soffgrupper, samtalsrum och cafélounge, där teknik och mobila lösningar stödjer arbetet och samarbetet. I kontorslösningen på Campus är förslaget att olika funktioner/avdelningar kommer att ha så kallade hemvister där medarbetarna kommer att ha sina personliga skåp samt gemensam förvaring. Det är i detta område avdelningen kan mötas för att bibehålla sammanhållningen. Alla medarbetare kan sitta och jobba i alla hemvister, för att möjliggöra samverkan mellan funktioner och överbrygga det vi idag upplever som att vi arbetar i silos. Utgångspunkten är att ingen medarbetare har ett eget, fast skrivbord utan ha ett antal arbetsplatser att välja mellan

4 beroende på arbetsuppgifter och behov. I vissa enskilda fall där det finns t ex medicinska skäl kan undantag göras. Varje medarbetare har ett skåp i sin hemvist, för förvaring av bärbar dator och personliga saker. Storleken på skåpet kommer att vara 80x40x40 cm. Hela kontorslösningen förutsätter "rena skrivbord", d.v.s. att arbetsplatserna är städade och tillgängliga för alla. Länk till presentation om "Aktivitetsbaserat arbetssätt": material%20 %20svenska/Aktivitetsbaserat%20arbetssätt.ppt Vad är skillnaden mellan aktivitetsbaserat jämfört med det kontoret vi har på plan 6 (Generation) idag? På plan 6 (Generation) har vi idag ett så kallat flexkontor. Skillnaden är att i flexkontor finns många skrivbord men inga bestämda platser. Aktivitetsbaserat omfattar fler olika miljöer än vad ett flexkontor gör. Hur kommer kontorslösningen på Campus att se ut? I kontorslösningen på Campus är förslaget att olika funktioner/avdelningar kommer att ha så kallade hemvister där medarbetarna kommer att ha sina personliga skåp samt gemensam förvaring. Det är i detta område avdelningen kan mötas för att bibehålla sammanhållningen. Alla medarbetare kan sitta och jobba i alla hemvister, för att möjliggöra samverkan mellan funktioner och överbrygga det vi idag upplever som att vi arbetar i silos. Utgångspunkten är att ingen medarbetare har ett eget, fast skrivbord utan ha ett antal arbetsplatser att välja mellan beroende på arbetsuppgifter och behov. Varje medarbetare har ett skåp i sin hemvist, för förvaring av bärbar dator och personliga saker. Storleken på skåpet kommer att vara 80x40x40 cm. Vidare kommer varje avdelning ha ett avdelningsskåp för enhetens material i sin hemvist. Ytterkläder kommer att förvaras i gemensamma kapprum, där möjlighet till att låsa jackor/kappor i låsbara galgar kommer att finnas. Skyddsutrustning kommer att förvaras på avsedd plats, dels av arbetsmiljöskäl men också utrymmesskäl. Hela kontorslösningen förutsätter "rena bord", d.v.s. att arbetsplatserna är städade och tillgängliga för alla. Vad är vinsterna med att arbeta på det nya sättet? Det främsta skälet till att vi nu skapar den här kontorslösningen och inför ett nytt arbetssätt är att skapa en bättre, trivsammare och mer effektiv arbetsplats som skapar möjligheter för bättre samverkan och kreativitet Vi behöver kunna arbeta i en miljö som bättre stödjer vårt arbetssätt och våra befintliga och kommande behov. Dessutom behöver vi bättre utnyttja de kontorsytor som vi har idag. Samlokalisering av Fortums personal på Campus Värtan Den 22 augusti blev det klart, de medarbetare inom Fortum Sverige och Fortum Markets som arbetar på Hangövägen flyttar till Campus Värtan och därmed samlokaliseras all kontorspersonal i Stockholm på Campus Värtan.

5 Den information som tidigare publicerats på Intranätet (se länk nedan) handlar om Fortum Sverige och Fortum Markets lösning när det gäller renovering och val av kontorslösning. I de lokaler som Fortum Värme kommer att disponera kommer renovering genomföras och aktivitetsbaserat arbetssätt införas så som tidigare kommunicerats. Du är välkommen att titta på och arbeta vid de provmöbler som ställts upp i hus 64:5 (ytan utanför konferensrum Mumbai). Här finns även planskisser över Fortum Värmes lokaler. Gemensamma ytor för Fortum Värme, Fortum Sverige och Fortum Markets kommer att vara reception, vinterträdgården, cafégången och de mötesrum som nås från cafégången. Detta innebär att omflyttning och ombyggnation av Campus inklusive Vita Villan startar Q Planeringen kring detta är i full gång. Detaljer om antal ombyggnadsetapper och tidplan beräknas vara klar i mitten av september MBL information och förhandling har genomförts på både Fortum Värme och Fortum Sverige. Läs länk: of fortum employees in stockholm_swedis h.asp Praktiska detaljer Rena bord Vad är "rena bord"? I november 2015 infördes rena bord eller "Clean desk" som är den engelska benämningen är riktlinjer för hur medarbetarna ska lämna arbetsplatserna och arbetsytorna när man är klar. Genom att skrivborden/projektborden/ståborden etc. alltid är städade och rensade från privata papper och saker så möjliggör det för andra att sätta sig där. En förutsättning för att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt är att vi är mer flexibla i var vi utför vårt arbete. Ibland behöver man kunna diskutera med andra, ibland delta i ett Lync möte och ibland kunna sitta och arbeta ostört. Alla arbetsmiljöer och ytor är med andra ord till för alla, och därför behöver vi också riktlinjer för hur det ska fungera. En viktig del är just rena bord och att varje medarbetare har ett personligt skåp, där man kan förvara sina saker och sin väska under och efter arbetstid. Som medarbetare ansvarar du för att lämna skrivbordsplatsen i ett rent och städat skick, så att någon annan lätt kan använda skrivbordet efter dig. Lämna inga papper, pennor eller skräp utan se till att bordet är rent och snyggt så som du själv skulle vilja se en skrivbordsplats. Varför inför vi "rena bord" på Campus? När vi nu väljer att skapa en ny kontorslösning på Campus (fler gemensamma mötesplatser, telefonrum, tysta områden) så innebär det också att vi behöver arbeta annorlunda. Vi behöver ta hänsyn till varandra och skapa gemensamma regler för hur vi förhåller oss i det nya kontoret. Trivselregler är en viktig del av detta och dessa arbetas fram av hemvistvärdarna.

6 En förutsättning för det nya kontoret är att vi är mer flexibla i var vi utför vårt arbete. Ibland behöver man kunna sitta och diskutera med andra, ibland delta i ett Lync möte och ibland kunna sitta och arbeta ostört. Alla arbetsmiljöer och ytor är med andra ord till för alla, och därför behöver vi också riktlinjer för hur det ska fungera. En viktig del är just rena bord. Genom att skrivborden alltid är städade och rensade från privata papper och saker så möjliggör det för andra att sätta sig där. Om vi inte ska flytta nu, till ny plats på kontoret, varför ska vi införa rena bord redan nu? Vi väljer att införa rena skrivbord redan nu, för att förbereda inför omflyttningarna som kommer att ske. Förändringarna och omflyttningar kommer att ske i flera steg. Om alla tidigt är vana vid att hålla rent och att ha sina saker i skåp så kommer övergången till den nya kontorslösningen att ske mycket smidigare, oavsett när just ditt team ska flytta. Förvaring Men jag behöver mina papper, mina pärmar och mina egna saker. Hur blir det i den nya kontorslösningen? En förutsättning för att den nya kontorslösningen ska fungera är att varje medarbetare har ett personligt skåp, där man kan förvara sina privata saker under och efter arbetstid. Avdelningsmaterial ska förvaras i avdelningsskåp, i anslutning till de så kallade hemvisterna. Eftersom utrymmet i skåpen är begränsat så är det viktigt att alla medarbetare och team rensar bland sina pärmar och material före omflytten så att skräp och onödigt material inte följer med i flytten. Varje team har redan eller kommer att genomföra städaktiviteter för att rensa ut i skåp, förråd och på hyllor. En del av det materialet skall kanske sedan till våra arkiv (Centralarkivet och partners). Jag sitter hela dagarna vid mitt skrivbord och måste ha tillgång till mitt material/pärmar. Får inte jag behålla mitt egna skrivbord? För att idén om ett aktivitetsbaserat kontor ska fungera i praktiken så gäller grundprincipen "lika för alla". Det innebär att ingen kommer att ha ett eget skrivbord som bara du använder, för hela principen innebär att alla ytor är till för alla. Hur ser de personliga skåpen ut och hur mycket kan man få plats med? Skåpen kommer att ha kodlås och storleken är 80x40x40 cm. Där förvaras de personliga tillhörigheterna så som dator, aktuellt arbetsmaterial och stöldbegärliga prylar. Projektet kommer att presentera förslag på skåpförvaring. Var ska jag förvara mina ytterkläder och skor? Vid toaletterna kommer det att byggas kapprum där ytterkläder, skor och stora väskor ska förvaras. Det kommer att finnas låsbara galgar.

7 Ergonomi Hur säkerställer vi att medarbetarena har en bra ergonomi? Aktivitetsbaserat bygger på att man ska byta arbetsplats ofta vilket är positivit ur en ergonomisk synvinkel. Uttrycket Din nästa arbetsställning är den bästa syftar på variation och går i linje med detta. Byt och variera arbetsställning så ofta som möjligt. Vi kommer att ha föreläsningar kopplat till ergonomi samt att vi kommer att genomföra ergonomironder tillsammans med företagshälsovården. Förutom detta så är det viktigt att alla medarbetare vet hur de ska ställa in både stolen och borden därför kommer vi att ta fram en enkel instruktionsvideo och lägga på intranätet som visar hur man ställer in stolen och borden och vad som är viktigt att tänka på. Hur gör jag om jag behöver en specialstol? Vi har redan idag bra kontorsstolar som passar de allra flesta personer som arbetar hos oss. Om någon person av olika anledningar skulle behöva en specialstol så ska det alltid ske i samverkan med företagshälsovården och ett läkarintyg behövs. Är alla skrivbord höj/sänkbara? Finns det olika sorters stolar? Finns några instruktioner för hur man ställer in bord och stolar? Alla standard arbetsplatser kommer att ha höj/sänkbara bord. Vi kommer att behålla Kinnarps standardkontorsstol som har bra ergonomi. Instruktionsfilmer kommer att spelas in där en ergonom visar hur man ställer in bord och stol. Hur gör jag om jag har ett eget tangentbord? Om man har ett eget tangentbord kopplar man in det på platsen man ska sitta för tillfället. När tangentbordet inte används förvaras det i det personliga skåpet. IT Vilken utrusning kommer att finnas på varje standardarbetsplats? Varje fullgod arbetsplats kommer att bestyckas med kablat datacom, skärm, tangentbod, mus samt USB docka. Får man ha två skärmar på skrivbordet? Standardbestyckning på skrivbord kommer att vara en skärm. Vissa medarbetare har behov av två skärmar och då kan extra skärmar beställas till ett antal arbetsplatser. Dessa beställs via MyPortal. Planskisser Är nuvarande planskisser slutgodkända eller har respektive enhet någon möjlighet att påverka utifrån behov? Planskisserna och möbleringen är i slutfasen innan slutgiltigt beslut. Dessa diskuteras löpande med respektive enhetschef och hemvistansvarig.

8 Kommer det att byggas fler toaletter? Det kommer att finnas det antal toaletter som riktlinjer föreskriver för det antal personer som kommer att arbeta på Campus. Vi kommer framöver inte längre ha herr och damtoaletter utan alla är tillgängliga för alla. Till detta kommer serviceavtalet ses över för att toaletterna ska hållas städade och fräscha på bästa möjliga sätt. Många enheter har baserat mycket av sitt grundläggande arbetssätt på tavelmöten och daglig styrning. Kommer det att finnas plats för sådant i varje hemvist? De enheter som vill ha exempelvis väggfasta eller rullbara whiteboard kommer att få detta. Vi ser även över möjligheterna att digitalisera vissa delar som lämpar sig för det, i samarbete med pelarnätverket Operativ styrning. Hygien Hur ska det kunna hållas en god hygien när olika personer använder samma tangentbord? Det kommer att finnas tillgång till våtservetter med antibakteriellt medel och handsprit, dessutom kommer städbolaget att rengöra tangentborden. Trivselregler Kommer det att finns trivselregler? Ja, det kommer att tas fram trivselregler tillsammans med hemvistansvariga. Övrigt Kommer vi att få fler parkeringsplatser? Fler omklädningsrum, eller en träningslokal? En förstudie om parkering, omklädesrum/träningslokal och gemensam reception har påbörjats för att kartlägga olika möjligheter. Receptionen planeras att vara gemensam mellan Campus och Värtaverket. Ansökan om bygglov för gemensam reception planeras att lämnas in i augusti/september 2016 med mål att ha en färdigställd reception till årsskiftet 2017/2018. Som det ser ut nu kommer parkeringsplatser att finnas på Bilia och Castrotomterna nere i Energihamnen. Vad gäller omklädningsrum är det troligt att tillfällig lösning kommer på plats under 2017 som komplement till befintliga omklädningsrum.