SMoKD Revisionsplan

Transkript

1 SMoKD Revisionsplan Giltig från: Giltig till: Tillsvidare Version Datum Beskrivning Handläggare Ny bestämmelse för ansökan om särskilt tillstånd B Fura Förslag till förändringar av denna föreskrift kan ställas till: Ansvarig för trafiksäkerhet i Svenska Motorvagnsklubben. Innehållsförteckning 1 Grunder Genomförande av revision Intern revision Extern revision Mall för systemrevision Grunder Varje år ska det utföras revision av säkerhetsstyrningssystemet avseende både system och verksamhet. Resultatet från varje revision dokumenteras och återförs till SMoK styrelse som ansvarar för att upprätta en åtgärdsplan med ledning av revisionens resultat. Detta dokument redovisar hur SMoK genomför revisioner och tillhandahåller en mall för revisionsplanen. Dokumentet är även avsett att användas vid revisioner och annan uppföljning av verksamheten. 2 Genomförande av revision SMoKs mål avseende revisioner är: Varje år genomförs intern revision Minst var fjärde år genomförs revision med deltagande av extern revisor Sidan 1 av 5

2 2.1 Intern revision Revision ska ha genomförts senast den sista december varje år. Vår process för revision är: Genomgång av säkerhetsstyrningssystemet inklusive behov av ändringar Genomgång av alla registrerade säkerhetsrelaterade händelser och avvikelser Analys av händelsen och dennas uppkomst Planerade åtgärder Status på varje åtgärd Ändringar i trafiksäkerhetsprocedurer till följd av revisionen Revision görs enligt mall i avsnitt 3. Mallen ifylls, underskrivs av revisionsansvarige och arkiveras på SMoKs trafikexpedition. Moment som bör ingå i de interna revisionerna är: Kontroll av att dokumentation finns för att alla planerade möten har avhållits Kontroll av att alla kända händelser och avvikelser har rapporterats Kontroll av att rapportering har kommit fram till respektive ansvariga Kontroll av dokumentation för att viktiga ärenden har behandlats av styrelsen Stickprovskontroll av att medarbetare som utför trafiksäkerhetstjänst: o har informerats om och förstått genomförda ändringar av säkerhetsinstruktioner o vet var information finns o vet hur man gör anmälan av händelser och avvikelser. Resultaterna av revisionen redovisas på först kommande styrelsemöte och godkänns av styrelsen. Relevanta delar av resultaterna redovisas för medarbetare i trafiksäkerhetstjänst på de årliga trafiksäkerhetsmötena. 2.2 Extern revision De externa revsionerna kommer att fokuseras på att: All dokumentation finns på rätt ställe Alla nödvändiga intyg finns Funktionärer med trafiksäkerhetsrelaterat ansvar kan uppvisa bevis/dokumentation för att alla ändringar av interna och externa regler har mottagits och vidareförmedlats. Kompetenskrav på extern revisor är denne har: God kännedom om järnvägstrafik God kännedom om trafik med museala spårfordon Erfarenhet genom sitt dagliga yrke eller deltagande i godkänd utbildning SMoK planerar att alltid ha minst en medarbetare som har utbildning inom systemrevision. SMoK kommer att verka för att externa revisioner kan genomföras till exempel genom att en revisor från en annan museiförening utför revisionen. Genom att ha ett gemensamt samförstånd mellan föreningar med likartad verksamhet uppnås både utbyte av erfarenheter och en värdefull samverkan mellan föreningarna. Sidan 2 av 5

3 3 Mall för systemrevision Datum: Revisionsprotokoll. Revisionsansvarig: Revisor: Deltagare: Utestående ärenden från senaste revisionen: Sidan 3 av 5

4 Checklista Revisionsområde Resultat Avvikelse/Kommentar 1. Säkerhetsstyrningssystem 2. Tillhörande dokumentation 3. Styrande dokument TV + TS 4. Protokoll säkerhetsmöten 5. Dokumentförteckning 6. Kompetens och behörighet 7. Reserapporter 8. Avvikelserapporter Utestående/Vad måste göras: Processansvarig: Datum för slutförande: Datum: Underskrift: Sidan 4 av 5

5 Sidan 5 av 5