RIKTLINJER TILL ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD (KFS 2007:26)

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (11) DNR /09 RIKTLINJER TILL ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD (KFS 2007:26) Inledning Sedan den 1 januari 2008 gäller nya arkivregler i Stockholms stad, beslutade av fullmäktige. I fullmäktigebeslutet fastslogs även att Kulturnämnden ska utfärda riktlinjer för arkivreglernas tillämpning. Denna text utgör riktlinjerna. Riktlinjerna syftar till att beskriva hur arkivreglernas krav ska tillämpas för att stadens myndigheter ska uppnå en effektiv och ändamålsenlig arkiv- och dokumenthantering som uppfyller gällande krav. Riktlinjerna är disponerade så att kapitelindelningen följer samma kapitelindelning som arkivreglerna har. Kravet på att riktlinjerna ska kunna läsas som ett fristående dokument, oberoende av arkivreglerna, har medfört att de förstnämnda innehåller ett referat av reglerna. Riktlinjerna sätts på så sätt in i sin kontext och dokumentet blir därigenom förhoppningsvis mera läsvänligt. Av denna anledning blandas ska -formuleringar (vilka härrör sig från arkivreglerna) med bör -formuleringar. I vissa fall finns mer information i form av vägledningar som berör t.ex. hanteringen av digital information eller hanteringen av allmänna handlingar vid förändrade driftsformer. Dessa vägledningar finns i bilagor som vi då hänvisar till. Det finns en ordlista framtagen som förklarar begrepp som används i dessa riktlinjer. Denna ordlista återfinns på stadsarkivets webb under Tillsyn och rådgivning. 1 kap. Allmänt Stadens arkivregler gäller för stadens myndigheter. Stadens arkivregler gäller även för de bolag, stiftelser och ekonomiska föreningar där Stockholms stad innehar ett rättsligt bestämmande inflytande. Bolagen, stiftelserna och de ekonomiska föreningarna ska emellertid själva fatta beslut om att följa reglerna. Fullmäktige har uttryckt detta som ett ägardirektiv. Beslutet bör fattas av styrelsen. Kulturnämnden är arkivmyndighet i Stockholms stad. Stadsarkivet är Kulturnämndens förvaltning i arkivfrågor. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 SID 2 (11) 2 kap. Ansvar och organisation Organisation I den ansvarsfördelning som myndigheten ska fastställa för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv ingår att utse en arkivansvarig med samordningsansvar. Arkivansvaret gäller alla allmänna handlingar, även de som lagras digitalt. Den tjänsteman som utses bör ha eget resursansvar (som t.ex. ansvar för budget och personal) för arkiv- och dokumenthanteringsfrågor och organisatoriskt vara placerad direkt under förvaltningschef, VD eller motsvarande. Han eller hon bör ha tillgång till aktuell information om myndighetens verksamhet för att kunna bedöma hur förändringar påverkar hanteringen av allmänna handlingar. På större myndigheter bör arkivombud utses på varje avdelning/enhet. Detta är särskilt viktigt för enheter som är geografiskt skilda från myndighetens centrala administration. Arkivombud kan även kallas arkivredogörare, arkivhandläggare eller motsvarande. Styrning Myndigheten ska styra och planera sin hantering av allmänna handlingar. Vid planeringen bör följande beaktas: - hur arkivet ska avgränsas och struktureras så att man kan följa myndighetens verksamhet, - vilka handlingar som ska gallras enligt gällande föreskrifter, - behov av ytterligare gallringsbeslut - användningen på kort och lång sikt, - hur handlingarna ska lagras under olika faser av bevarandet. Som instrument i planeringen ska myndigheten upprätta hanteringsanvisningar. Anvisningarna utgör en del av myndighetens informationsredovisning. I hanteringsanvisningarna anges för de olika handlingstyperna var och hur de ska förvaras, om de ska gallras och i så fall när, förekomst av sekretess, registreringsoch diarieföringsregler m.m. Hanteringsanvisningarna ska struktureras utifrån verksamhetens processer. Utöver hanteringsanvisningarna kan myndigheten ta fram andra handböcker och policies rörande hanteringen av allmänna handlingar. Styrdokument av detta slag kan t.ex. upprättas för registreringen av handlingar. Sekretesslagen slår fast att allmän handling ska registreras utan dröjsmål. Undantag medges dock, och i praktiken behöver en stor del av myndighetens allmänna handlingar inte registreras. Handlingar som inte behöver registreras är sådana som är av uppenbart ringa betydelse för verksamheten eller andra handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas. Allmänna

3 SID 3 (11) handlingar registreras ofta i diarier, men det har blivit alltmer vanligt att registreringen sker i myndighetens dokumenthanteringssystem. Omorganisationer och förändrade driftsformer Arkivaspekterna bör tidigt beaktas vid förändringar som påverkar dokumentation och flödet av allmänna handlingar. Detta gäller bl.a. vid införande av nytt IT-stöd, byte av lokaler eller byte av driftsform och omorganisationer. Den arkivansvarige bör därför på ett tidigt stadium göras delaktig i förändringsarbeten som avser organisation eller arbetssätt. Vid behov ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten. Om en verksamhet i staden ska överföras och drivas i privat regi ska arkivmyndigheten underrättas tidigt i processen. Detsamma gäller inför beslut om förändringar som medför att kommunen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i ett bolag, stiftelse eller ekonomisk förening. Beslut om förvaring av de allmänna handlingarna ska i många fall tas av fullmäktige, vilket innebär att det krävs en viss framförhållning. Frågan om förvaringen av allmänna handlingar bör ingå i beslutet om förändringen. Mer information om detta finns i separat vägledning som utgör bilaga till dessa riktlinjer. Om en myndighet överlåter hanteringen av allmänna handlingar till en annan myndighet eller privat aktör ska villkoren för detta regleras skriftligt. I ett avtal bör framgå att arkivmyndigheten har rätt att inspektera. Viktigt att betona är att myndigheten behåller sitt ansvar för allmänna handlingar även om delar av hanteringen, t.ex. förvaring och vård, överlåts till annan huvudman. En myndighet kan inte överlåta sekretessprövning och beslut om utlämnande av allmän handling till annan huvudman. Observera att andra regler gäller om överföringen av allmänna handlingar har skett med stöd i lagstiftning (se lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, SFS 1994:1383, och sekretesslagen, SFS 1980:100). Arkivlokaler I Stockholms stad gäller Riksarkivets tekniska krav för arkivlokaler. Vid ny- och ombyggnationer av arkivlokaler ska myndigheten i sin planering utgå från Riksarkivets föreskrifter. Vid projektering av ny arkivlokal ska samråd ske med arkivmyndigheten. En tidig kontakt med stadsarkivet kan i många fall innebära kostnadsbesparingar. Arkitekter och entreprenörer bör så snart som möjligt ges information om Riksarkivets föreskrifter. Arkivmyndigheten ska alltid först lämna sitt godkännande innan en arkivlokal tas i bruk. Arkivmyndigheten kan godkänna en arkivlokal utan att samtliga krav i föreskrifterna har uppfyllts. Myndigheten ska dock uppvisa kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd. Kompenserande åtgärder kan t.ex. vara arkivlokalens placering, förekomsten av brandlarm eller närhet till brandstation.

4 SID 4 (11) Gemensamma IT-system Om ett digitalt system används av mer än en myndighet i staden ska arkivmyndigheten tilldela endast en av dessa myndigheter arkiveringsansvaret för systemet, dvs. frågor om bevarande, dokumentation och gallring. Det är dock varje myndighets ansvar att redovisa sin information i systemet. Denna regel gäller handlingar i IT-system som används av alla nämnder, t.ex. inom ekonomi- och personalområdena. Den gäller också system som används inom ett specifikt verksamhetsområde, t.ex. skolan eller socialtjänsten. 3 kap. Framställning av handlingar Pappershandlingar Myndigheten ska använda skrivmateriel som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter. Om handlingar förväntas bli utsatta för stort slitage ska arkivbeständigt papper användas. Handlingar som ska bindas bör framställas på arkivbeständigt papper. Digitala handlingar För hanteringen av digitala handlingar ska myndigheten följa gällande standarder inom området. För att digital information ska vara läsbar under hela den tid den ska bevaras krävs aktiva insatser för att den ska förbli begriplig och användbar. Man ska redan från början försäkra sig om att informationen kan föras vidare genom att lagra enkla och stabila format. Det krävs även att myndigheten har en strategi för långtidslagring. Stadsarkivet har utarbetat vägledningar om hantering av digital information som utgör bilagor till dessa riktlinjer. 4 kap. Arkivering av allmänna handlingar Allmänna handlingar bör arkiveras så snart som möjligt, för handlingar i ett ärende dock senast i samband med att ärendet avslutas. Förutom allmänna handlingar ska även minnesanteckningar, utkast och koncept av betydelse arkiveras om de tillför ärendet sakuppgift. När ett ärende avslutas bör därför handläggaren gå igenom akten och även arkivera sådana handlingar. Handlingar som inte ska arkiveras ska rensas ut. De handlingar som inte avlägsnas före arkiveringen blir allmänna handlingar, även om de inte varit detta tidigare. Det bör observeras att detta även gäller digitala versioner av handlingar som arkiverats på papper.

5 SID 5 (11) 5 kap. Hantering, förvaring och skydd Myndigheten ska kunna garantera handlingarnas skydd så att den fysiska och logiska beständigheten bibehålls. Myndigheten bör fastställa rutiner för att skydda handlingarna mot obehörig åtkomst, manipulation och stöld. Detta kan exempelvis innebära behörighetsnivåer i IT-system, vem som har tillgång till en arkivlokal samt verksamhetens skalskydd. Arkiv från olika arkivbildare som myndigheten förvarar ska hållas åtskilda från varandra. För digitala handlingar handlar det om att avskilja information genom metadata. Av metadatan ska det således framgå vilken arkivbildare som har skapat den digitala informationen. Handlingarna ska arkiveras i en struktur som underlättar återsökning. När handlingarna har fått en slutgiltig ordning ska de sammanföras till volymer. Vissa handlingstyper kan under en viss tid förvaras i en viss sorteringsordning som underlättar myndighetens användning för att senare ges en slutgiltig ordning. Arkiverade handlingar ska förvaras skyddade i arkivlokal eller dokumentskåp som ger motsvarande skydd. Handlingar med en gallringsfrist som understiger två år kan undantas från denna regel. Myndigheten bör särskilt beakta behovet av skydd för handlingar i ärenden under handläggning. Detta gäller även för handlingar som kan gallras vid inaktualitet och som har en längre gallringsfrist än två år. Myndigheten bör själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingar förstörs. Vid konvertering eller migrering av digitala handlingar ska myndigheten se till att läsbarheten och tillgängligheten bibehålls. Om detta inte blir fallet innebär det gallring av allmänna handlingar. Det räknas som gallring om en åtgärd medför: - informationsförlust, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Myndigheten ska följa de bestämmelser om förvaring av databärare/lagringsmedia för digital information som finns i stadens IT-säkerhetsinstruktion. Denna ersätter i detta fall de regler i Riksarkivets föreskrifter som normalt gäller för förvaring av allmänna handlingar. 6 kap. Gallring Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut av arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten fattar två typer av gallringsbeslut, dels generella beslut för alla eller flertalet myndigheter, dels specifika beslut för en viss myndighet.

6 SID 6 (11) I vissa lagar föreskrivs om bevarande under viss tid. Sådana föreskrifter innebär inte medgivande att gallra handlingarna efter det att den lagstadgade bevarandetiden har gått ut. Dessa bevarandefrister ska snarare betraktas som minimikrav. Det är fortfarande stadsarkivet som beslutar om en eventuell gallringsfrist. Vissa lagar, t.ex. socialtjänstlagen, innehåller dock tvingande bestämmelser om gallring. Det är myndighetens skyldighet att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. Enligt bestämmelserna i arkivlagen ska vissa behov vara uppfyllda för att det ska vara möjligt att gallra. Förslag till arkivmyndigheten bör utgå från informationens betydelse för tillämpningen av offentlighetsprincipen, för rättssäkerheten och forskningen samt myndighetens eget behov av handlingarna. Innan förslaget sänds till arkivmyndigheten bör det i normalfallet remitteras till juridiska avdelningen inom stadsledningskontoret samt revisionskontoret. Förstöringen av allmänna handlingar ska alltid ske under kontroll. Sekretessbelagda pappershandlingar bör brännas eller tuggas. För sekretessbelagda digitala handlingar kan det krävas att databäraren destrueras. Stadsarkivet har utarbetat en vägledning om gallring. Denna utgör bilaga till dessa riktlinjer. 7 kap. Informationsredovisning Funktion och omfattning Myndigheten ska upprätta en informationsredovisning som gör det möjligt att: - skapa sammanhängande och effektiva lösningar för informationshantering - förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, - söka och ta fram handlingar, och - hantera och förvalta handlingar. Informationsredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av verksamhetsområde och medium. Om en myndighets verksamhet är uppdelad på flera arkivbildare ges varje arkivbildare normalt en egen informationsredovisning. En uppdelning på flera informationsredovisningar kan även göras inom en arkivbildare om verksamheten t ex har en organisatorisk eller geografisk indelning som gör att en uppdelning väsentligt underlättar upprättande och användning. Informationsredovisningen ska bestå av uppgifter som ska kunna presenteras som: - en arkivbeskrivning, - en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar - hanteringsanvisningar - en bevarandeförteckning

7 SID 7 (11) Till informationsredovisningen ska vid behov knytas uppgifter om hur den används. Exempel på saker som kan behöva förklaras är informationsredovisningens utformning, standarder och metoder som har använts vid utarbetandet, och förklaring av använda symboler, koder och begrepp. Myndighetens informationsredovisning ska kunna presenteras samlat och hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Övergångsbestämmelser Redan påbörjade arkivförteckningar enligt tidigare regler som myndigheterna har får man fortsätta att föra. När man avslutar den ska en ny informationsredovisning utformas efter dessa riktlinjer. Alla stadens verksamheter bör ha gått över till att redovisa sina allmänna handlingar enligt dessa riktlinjer senast till utgången av De myndigheter som sedan tidigare har fått dispens för att redovisa arkiv på annat sätt än enligt allmänna arkivschemat ska kontakta arkivmyndigheten för samråd om deras nuvarande lösning uppfyller kraven enligt dessa riktlinjer. Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten, verksamheten, dokumenthantering och arkivverksamheten: - myndighetens namn, - tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande), - myndighetens verksamhet och samband med information - organisation och kortfattad historik - sökmedel - inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess och gallring - övertagande från annan myndighet eller enskild, - överlämnande till annan myndighet, enskild eller arkivmyndighet, och - ansvarsfördelning inom myndigheten avseende hantering av allmänna handlingar och arkiv. - andra faktorer som påverkat arkivbildningen När arkivbeskrivningen har blivit inaktuell ska den uppdateras, alternativt en ny upprättas. Klassificeringsstruktur Myndigheten ska utarbeta en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten. När en ny klassificeringsstruktur utarbetats ska den godkännas av stadsarkivet innan den fastställs av verksamheten. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingar vid upprättande av hanteringsanvisningar och bevarandeförteckning.

8 SID 8 (11) Informationsredovisningens klassificeringsstruktur bör så långt som möjligt användas som utgångspunkt för klassificering, registrering och hantering av myndigheternas samtliga handlingar under hela livscykeln. Informationsredovisningen och dess delar bör därför så långt som möjligt samordnas med myndighetens ärendehanteringssystem och övriga system. Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i strukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån verksamhetens processer. Vid behov kan strukturen omfatta mellannivåer som utgörs av processgrupper. I klassificeringsstrukturen ska verksamhetsområden inom dessa områden komma först: -styrande, planerande och uppföljande verksamheter -stödjande verksamheter Därefter följer de verksamhetsområden som utgörs av myndighetens kärnverksamhet. Samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Följande uppgifter ska anges om klassificeringstrukturen: - tidpunkt när strukturen tas i bruk, - eventuell tidpunkt när strukturen avslutas Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivåer: - beteckning på strukturenheten, - namn på strukturenheten Strukturenhetens beteckning ska bildas genom numerisk punktnotation. Ändring av klassificeringsstrukturen Vid ändringar i verksamheten får strukturenheter läggas till eller avslutas. Gamla och nya strukturenheter som helt eller delvis ersätter varandra ska vid behov relateras till varandra. En beteckning får inte återanvändas inom samma struktur. För nytillkomna strukturenheter ska beteckning och namn anges, samt tidpunkt när strukturenheten tas i bruk. När en strukturenhet tas ur bruk ska tidpunkten för detta anges. Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassificeringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den avslutas och en ny tas i bruk. Vid byte av struktur ska strukturenheter som hör samman genom att de ersätter varandra vid behov relateras till varandra.

9 SID 9 (11) Processbeskrivningar Processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska vid behov beskrivas grafiskt eller i text. Processbeskrivningar kan exempelvis vara motiverade om processen löper över myndighetsgränser, om processen har en hög grad av digitaliserat stöd, eller om processen är ovanligt komplex. Processbeskrivningar ska i första hand göras för kärnverksamhetens processer. Av processbeskrivningen bör framgå vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. Hanteringsanvisningar Myndigheten ska fastställa hur handlingar ska hanteras. Dessa uppgifter ska kunna presenteras som hanteringsanvisningar. Samtliga processer med de handlingstyper som ingår ska tas med i hanteringsanvisningarna. Hanteringsanvisningarna ska omfatta följande uppgifter: - namn och beteckning på verksamhetsområde - namn och beteckning på process/handlingsslag - namn på processens handlingstyper - registrering/sortering - bevarande och gallring - sekretess - förvaring Bevarandeförteckning Uppgifter om handlingar som ska bevaras ska kunna presenteras som en bevarandeförteckning. Följande uppgifter ska anges i bevarandeförteckningen: - namn och beteckning på verksamhetsområde - namn och beteckning på process/handlingsslag - ingående handlingstyper som ska bevaras - sekretess - förvarings-id - typ av förvaringsenhet - förvaringsenhetens omfattning - förvaringsenhetens fysiska placering Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur databas ska följande uppgifter anges i den utsträckning det behövs för förståelsen: - typer av uppgifter som ingår i handlingstypen, - samband med andra handlingstyper, - i vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår Om flera handlingsslag förvaras tillsammans, dvs. utgör grupp av handlingsslag, ska det framgå av bevarandeförteckningen.

10 SID 10 (11) Märkning av förvaringsenhet Bevarandeförteckningens förvaringsenheter ska märkas med - myndighetens/arkivbildarens namn - namn på handlingsslag eller handlingstyp - förvaringsenhetens omfattning - förvarings-id Om fullständig märkning av förvaringsenheten inte är möjlig (exempelvis om förvaringsenheten utgörs av fil eller databas) räcker det med att märka förvaringsenheten med förvarings-id. Vägledning Stadsarkivet har utfärdat en vägledning om att redovisa information i Stockholms stad som ger stöd i arbetet med att utarbeta en processorienterad informationsredovisning. Denna vägledning finns som bilaga till dessa riktlinjer. 8 kap. Överlämnande och återlämnande I stadens arkivregler finns föreskrifter om hur arkiven ska hanteras när en verksamhet övergår till en annan myndighet i staden. Föreskrifter om arkiv hos myndigheter som upphör utan att verksamheten fortsätter i myndighetsform finns i 14 arkivlagen. Arkivreglerna innehåller bestämmelser om överlämnande/återlämnande av vissa handlingstyper. För sådana där beslut om överlämnande eller återlämnande gäller bör detta beslut dokumenteras på handlingens plats. Detta gäller t.ex. för enskilda akter. När större serier förs över bör detta i stället dokumenteras i informationsredovisningen. Personalhandlingar som inte är sekretessbelagda får endast överlämnas mellan förvaltningar i staden. En myndighet får efter överenskommelse överlämna handlingar till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten ger information om vilket skick handlingarna ska ha vid överlämnandet. 9 kap. Utlån En myndighet har rätt att låna ut handlingar till en annan myndighet i eller utanför staden för tjänsteändamål. Huvudinriktningen bör vara att kopior ska tillhandahållas som alternativ till utlåning av originalhandlingar.

11 SID 11 (11) 10 kap. Arkivmyndighetens tillsyn Enligt arkivlagen ska arkivmyndigheten ha tillsyn över myndigheternas hantering av allmänna handlingar. I Stockholm utövar stadsarkivet denna tillsyn. Tillsynen sker genom regelbundna tillsynsbesök hos myndigheterna. Inspektioner aviseras alltid i god tid. Efter inspektion upprättas en inspektionsrapport med förelägganden om åtgärder där avvikelser kunnat konstateras.