Förfrågningsunderlag Upphandling av affärsrådgivare till Almi IFS Rådgivning

Transkript

1 Upphandling av affärsrådgivare till Almi IFS Rådgivning

2 Innehåll 1 Presentation av Almi Syfte med upphandlingen Administrativa föreskrifter Upphandlingsform Krav enligt LOU Avtalsform Avtalsperiod Språk Volym Upphandlingsunderlag Information Kontaktperson Reservation och avbrytande Anbudssvar Inlämningsadress Anbudsmärkning Anbud oss tillhandla Anbudets giltighetstid Anbud med underkonsulter Kompletterande uppgifter Beskrivning av upphandlingen och dess områden Omfattning Definitioner Beskrivning av uppdrag Utförandevillkor, krav på leverantör Almi Västs åtagande Tidsperspektiv Ersättning Ekonomisk stabilitet Försäkring Förmåga och kapacitet Kvalificeringskrav Utvärderingskriterier Pris Kontakter Kompetens och erfarenhet Personliga egenskaper Utvärdering av anbud Anbudshandläggning Utvärdering Metod viktning Beskrivning av viktningsmetod: Intervju Tilldelningsbeslut Anbudssekretess

3 7.2 Ramavtal Avrop från ramavtal

4 Almi Företagspartner Väst AB inbjuder till Upphandling av leverantörer för Almi IFS Rådgivning 1 Presentation av Almi Almi Företagspartner Västra Götaland AB (nedan Almi Väst) ingår i en koncern med 16 dotterbolag och ett moderbolag. Moderbolaget Almi Företagspartner AB (nedan Almi) ägs av staten och dotterbolagen ägs till 51 procent av moderbolaget och 49 procent av regionala ägare. Almis uppdrag är att främja utvecklingen av konkurrenskraftiga små och medelstora företag i syfte att skapa tillväxt och förnyelse i svenskt näringsliv. Verksamheten täcker hela processen från idé till framgångsrikt företag. Kundernas behov ser olika ut beroende på var i processen de befinner sig. Verksamheten är därför organiserad i fyra affärsområden som utgår från de olika kundbehoven Finansiering, Riskkapital, Inkubation och Rådgivning. Inom de här områdena är våra målgrupper innovationer, nya företag och etablerade företag. Det unika med Almi är, kombinationen av finansiering och rådgivning. Målet är att fler innovativa idéer kommersialiseras framgångsrikt, att fler livskraftiga företag startas och utvecklas samt att företagens konkurrenskraft och tillväxt ökar. Mer information finns på Syfte med upphandlingen IFS Rådgivning är ett särskilt kompetensområde inom Almi Väst. Vi vänder oss till entreprenörer med utländsk bakgrund som är på väg att starta eller redan driver ett företag. Det som gör IFS Rådgivning unikt är att rådgivarna representerar mångfalden i samhället och motverkar därmed de svårigheter som invandrare kan ha gällande språk, lagar och regler i det svenska samhället. Vi erbjuder kostnadsfri rådgivning på olika språk, hjälper till med affärsplan, budget, företagsregistrering, låneansökan med mera. IFS Rådgivning arrangerar ofta informationsträffar och kurser. Våra rådgivare finns runtom hela regionen. För detta ändamål söker vi nu affärsrådgivare till IFS Rådgivning. Vi ser gärna kvinnliga sökande och konsulter med utländsk bakgrund. Från våra kontor i Borås, Göteborg, Skövde och Trollhättan arbetar vi över hela länet och vi är väl bekanta med förutsättningarna i hela Västra Götaland. För mer info om affärsområde IFS Rådgivning läs 4

5 2 Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen sker i enlighet med ett öppet förfarande med Lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling. Detta innebär bland annat att anbud kommer att utvärderas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att leverantören lämnar sitt bästa bud från början. Leverantör äger ej rätt att kräva ersättning för egna kostnader i samband med upphandlingen (t.ex. nedlagt arbete, resor etc.) 2.2 Krav enligt LOU Anbud från leverantören som inte uppfyller kraven i 10 kap. 1 LOU kommer att diskvalificeras. Finns omständigheter utifrån 10 kap. 2 LOU som får medföra uteslutning, kommer detta att ske först efter särskild prövning. Anbudsgivaren skall, vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap 1 och 2 LOU. Undertecknande av Bilaga 2 Svarsblankett, innebär samtidigt undertecknande av sanningsförsäkran. 2.3 Avtalsform Ramavtal. Efter avslutad upphandling tecknas ramavtal mellan en eller flera leverantörer och Almi Väst. Tecknat ramavtal innebär ingen garanti om tilldelning av arbete under avtalsperioden. 2.4 Avtalsperiod Beräknat datum för avtalstecknande är maj Avtalstiden är 1 år, med möjlighet till ett (1) års förlängning, under förutsättning att erforderliga medel anslås, dock längst till Överenskommelse om förlängning av avtalet skall vara skriftlig och godkänd av båda parter för att vara gällande. 2.5 Språk För denna upphandling gäller att svenska språket skall tillämpas. 2.6 Volym Totalt ca 1 miljon kronor/år för Västra götalandsregionen. Volymen har uppskattats och lämnas utan förpliktelser. 5

6 2.7 Upphandlingsunderlag Förfrågningsunderlag med bilagor: 1. Kvalificeringskrav 2. Svarsblankett 3. Anbudsformulär 4. Referensförteckning 5. Almis Västs kommersiella villkor 2.8 Information För att så långt som möjligt säkerställa att alla får tillgång till likvärdig information kommer frågor som ställs, förutsatt att dessa berör principiellt viktiga områden, att besvaras via Internetsidan Frågor skall ställas via e-avrop. Frågor beträffande denna upphandling kan ställas fram till 10 dagar innan sista anbudsdag. Samtliga frågor kommer att besvaras senast 6 dagar innan sista anbudsdag. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på ovan nämnda länk. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet. Efter registrering erhålls omedelbart tillgång till systemet och förfrågningsunderlaget. Frågor eller support kring hanteringen av systemet hänvisas till e-avrop. Det är av stor vikt att anbudsgivare har kontinuerlig e-postbevakning av den e-postadress som angivits hos e-avrop. Till denna e-postadress kommer information om upphandlingen att skickas. Observera att anbudsgivare som inte registrerat sig hos e-avrop själv ansvarar för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats. Eventuella kompletterande föreskrifter kommer att finnas tillgängliga online på e-avrop på Internetsidan som anges i upphandlingsannonsen. Leverantör som ej har erhållit förfrågningsunderlaget direkt från Almi Väst via e-avrop ansvarar själv för att se till att denne erhåller eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag inför avlämnandet av anbud. 2.9 Kontaktperson Rådgivningsansvarig Almi Väst, Hamid Fard hamid.fard@almi.se 2.10 Reservation och avbrytande Almi Väst reserverar sig för att omfattning av avtal kan förändras, t.ex. på grund av förändring av anslag eller organisation. Almi Väst äger rätt att avbryta anbudsinfordran om det är nödvändigt till följd av nya/förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut från omvärlden. 6

7 IFS Rådgivning kan komma att genomföras enligt konceptet i förfrågan, men i reducerad eller utökad omfattning Anbudssvar Komplett anbud skall vara skriftligt och undertecknat i ett (1) ex och försändas i förslutet kuvert/emballage. De i bilagorna 1-4 genomförda kraven och villkoren skall noggrant besvaras och så utförligt som möjligt beskrivas/dokumenteras av leverantören. Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare i annat fall skall fullmakt för firmateckning bifogas. Anbud skall lämnas enligt den uppställning som anges på svarsblankett och bifogas de bilagor/formulär som begärts. I de fall uppgifter som skall lämnas på svarsblankett inte får plats i avsett utrymme på blanketten, lämnas uppgifterna i bilaga med tydlig hänvisning från svarsblanketten. Görs inte detta kan anbudet lämnas utan avseende Inlämningsadress Anbud skall sändas till: Almi Företagspartner Väst AB Att: Hamid Fard Olovsholmsgatan Borås Anbud kan även skickas med bud eller lämnas in personligen på Olovsholmsgatan 32 i Borås. Våra öppettider är vardagar mellan kl. 08:00-17:00, stängt för lunch mellan kl. 12:00-13:00. Almi Väst ser gärna att anbudet inte är inbundet, häftat, limmat, under flikar, etc. Lösa blad lagda i en plastficka underlättar hanteringen av anbudet Anbudsmärkning Anbud skall vara tydligt märkt med Anbud IFS Rådgivning Anbud oss tillhandla kl Leverantör svarar för att anbud inkommer i rätt tid. För sent inkommit anbud tas inte upp till prövning Anbudets giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 90 dagar efter anbudstidens utgång. För den händelse av att ansökan om överprövning sker, förlängs anbudens giltighetstid som längst med sex (6) månader efter sista anbudsdag. 7

8 2.16 Anbud med underkonsulter En namngiven leverantör skall stå som ansvarig i ramavtalet och anges som ansvarig utförare av det operativa arbetet. Därutöver kan ytterligare en konsult namnges som ersättare för den ansvarige. Ersättare används om namngiven konsult slutar hos leverantören eller av annan anledning inte kan utföra uppdragen. Underkonsulter skall anges i anbudet och med en personlig svarsblankett per underkonsult som bekräftar dokumenterad kunskap och erfarenhet i linje med kravprofilen. Skriftligt samarbetsavtal för uppdraget skall bifogas anbudet Kompletterande uppgifter Almi Väst får inte under pågående upphandling behandla kompletteringar till ankommet, annat än uppenbara rättningar och förtydliganden av uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Det är således av avgörande betydelse att anbuden är slutgiltiga vid inlämnandet. Almi Väst får begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 8

9 3 Beskrivning av upphandlingen och dess områden 3.1 Omfattning IFS Rådgivning erbjuder kostnadsfri rådgivning på olika språk till entreprenörer med utländsk bakgrund. IFS Rådgivning innebär att stödja målgruppen med olika frågor som rör start av företag eller att utveckla företagets verksamhet. Det handlar om hjälp med affärsplan, budget, företagsregistrering, låneansökan med mera. IFS Rådgivning arrangerar ofta informationsträffar och kurser. Våra rådgivare finns runtom hela regionen. Vi uppskattar omfattningen till 6 leverantörer på deltid/timbasis. Beräknad tidsåtgång per tjänst är ca 20 % per vecka. Åtagandet omfattar rådgivning till företagare på timbasis på något av Almi Västs kontor i Västra Götaland 3.2 Definitioner Med utländsk bakgrund avses företag som drivs av minst en person med utländsk bakgrund. Utländsk bakgrund är personer som är utrikes födda eller inrikes födda med två utrikes födda föräldrar. 3.3 Beskrivning av uppdrag Åtagandet omfattar att tillhandahålla tjänster inom nedanstående områden: Affärsrådgivning Nya kunder ska förberedas, genom att ge grundläggande rådgivning inom företagarens villkor såsom idéanalys, marknadens förutsättningar, konkurrenssituation, kalkyler, budgetprognoser samt lagar och regler för olika affärsidéer och företagande i allmänhet. För de kunder, vilka har förutsättning att utveckla sin affärsidé skall råd ges under hela processen från idé till företag. I detta ligger även att ha kunskap om olika finansieringslösningar vid företagsstarter. Informationsmöten För att marknadsföra Almi Västs tjänster ligger det i arbetet att genomföra starta-egetinformationer till olika grupper vilka är intresserade av företagande. Aktiviteter kan ske på kvällstid. Administration och projektledning I uppdraget ligger även att utföra viss administration och andra uppgifter som härrör till vår verksamhet. Leverantören skall rapportera utfört uppdrag enligt Almi Västs instruktioner. Återrapportering med kort lägesrapport per kvartal och lämnas till samordningsansvarig. Utbildning Leverantör skall under avtalstiden delta i 1 heldag handledarutbildning i Almis regi. Almi Väst bekostar resa och kursavgift. Dessutom delta på 2 stycken ½-dags erfarenhetsmöte. Mötestiden är inte debiterbar. Reseersättning kan utgå enl. nedan

10 4 Utförandevillkor, krav på leverantör 4.1 Almi Västs åtagande Almi Väst ska förse leverantören under hela processen med tillgång till support, samordning och processledning för att det ska bli så effektivt som möjligt. Almi Väst kommer även att: marknadsföra IFS Rådgivningen hålla erfarenhetsträffar internt lyfta fram goda exempel i media 4.2 Tidsperspektiv Programmet pågår under ett år med mjölighet till ett års förlängning. 4.3 Ersättning Ersättning ska anges som timkostnad i svenska kronor som helhet, dvs. inkl. omkostnader, och vara gällande för hela avtalsperioden. Reseersättning kan utgå vid erfarenhetsmöten och utbildning inom uppdraget. Reseersättningen faktureras i enlighet med det av Skattemyndigheten fastställda skattefria beloppet, efter överenskommelse med Samordnaren. 4.4 Ekonomisk stabilitet Leverantören skall ha erforderlig ekonomisk och finansiell ställning för att genomföra uppdraget. Detta innebär att anbudssökande skall ha minst kreditvärdighet 3 enligt Upplysningscentralens kreditvärderingsmodell eller motsvarande rating hos annat kreditvärderingsinstitut. Till anbudet skall bokslut bifogas för senaste verksamhetsåret. Om anbudsgivaren är medveten om eller misstänker att aktuell information saknas eller är felaktig alternativt att kravet om en lägsta riskklass om 3 enligt UC AB eller motsvarande kreditupplysningsinstitut inte uppfylls, ska anbudsgivaren redovisa varför så är fallet. I dessa fall kommer en helhetsbedömning av anbudsgivaren att göras huruvida kravet om stabil ekonomisk ställning är uppfyllt. Nystartade företag som av denna anledning inte omfattas av ratingsystemet, skall kunna påvisa att man har erforderlig ekonomisk och finansiell ställning för att genomföra uppdraget. Nystartade företag skall istället bifoga budget och bankintyg. Almi Väst kommer att av Skatteverket inhämta information på blankett SKV 4820 för respektive leverantör för att få verifierat att företaget är momsregistrerat och sköter hanteringen av sina skatter och avgifter. 10

11 4.5 Försäkring Leverantören ansvarar för skador som kan uppkomma p.g.a. leverantörens verksamhet. Vidare förbinder leverantören sig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd som ansluter till leverantörens verksamhet. Leverantören ansvarar för skada på sak och person om skadan orsakats genom eget vållande. Det krävs därför ett försäkringsskydd för sådan skada och leverantören skall om Almi Väst så begär kunna uppvisa sitt försäkringsbrev. 4.6 Förmåga och kapacitet Leverantör skall under hela avtalsperioden kunna genomföra beskrivna uppdrag. Leverantör skall som bevis lämna en kort beskrivning av företaget såsom huvudsakligt verksamhetsområde, organisation, antal anställda samt antal års erfarenhet. Leverantör skall kunna påbörja uppdrag senast 1 månad från avropad beställning. 4.7 Kvalificeringskrav Anbudet skall innehålla: o Personligt brev (beskriv vad Du kan bidra med och till vilken kategori a-d) o CV eller meritförteckning o Korrekt ifyllda bilagor 1-4 o Godkännande av bilaga Kommersiella Villkor genom underskrift 11

12 5 Utvärderingskriterier 5.1 Pris Priset ska anges som timkostnad i svenska kronor som helhet. I priset skall alla kostnader vara inkluderat och exkl. mervärdesskatt. Anbudspriset skall ligga fast under både det första året i avtalsperioden och ett eventuellt förlängningsår. Vid avrop av specialuppdrag kan överenskommelse träffas om lägre timpris, volympris, paketpris eller takpris för aktuella uppdrag. Sådana priser får högst baseras på priser angivna i anbudet. 5.2 Kontakter Väl utvecklat kontaktnät inom det lokala näringslivet Väl utvecklat kontaktnät hos andra offentliga och privata aktörer Väl utvecklat kontaktnät med invandarföreningar och nätverk 5.3 Kompetens och erfarenhet Erfarenhet av företagsrådgivning och företagandets villkor Högskoleutbildning eller likvärdig utbildning Meriterande är erfarenhet från projektledning Språkkunskaper och interkulturellkompetens 5.4 Personliga egenskaper Förtroendeskapande och lyhörd Serviceinriktad Strukturerad och metodisk Kommunikativ och engagerande Leverantören skall uppge två referenser, på liknande objekt, enligt bilaga 4. Almi Väst förbehåller sig rätten att kontakta referenskunderna. Referensuppdragen får vara max tre år gamla. 12

13 6 Utvärdering av anbud 6.1 Anbudshandläggning Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Anbudsutvärderingen sker i fyra steg: 1. Kontroll att begärda bilagor och uppgifter har lämnats. Om väsentliga uppgifter utelämnats kan anbudet komma att förkastas 2. Kontroll av kvalificeringskrav. Uppfylls inte dessa kommer anbudet att förkastas. 3. Bedömning av pris och utvärderingskriterier. 4. Bedömning av personliga egenskaper och referenser Vid prövning av anbuden kommer Almi Väst att anta det anbud som uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget och bedöms vara det mest ekonomiskt fördelaktiga. a. Kontakter, kompetens och erfarenhet 40 % b. pris 40 % c. personliga egenskaper 20 % 6.2 Utvärdering Anbuden utvärderas enligt principen mest fördelaktiga anbud, utifrån viktat värde på kontakter, kompetens och erfarenhet, personliga egenskaper samt anbudspris. Anbudspris Pris per timme. Kontakter Betyg max 5 Kompetens och erfarenhet Betyg max 5 Personliga egenskaper Betyg max Metod viktning Utvärderingen sker med hjälp av metoden viktning. Med det avses en modell där samtliga leverantörer vid värderingen viktas mot lägsta anbudspriset och högst poäng på de övriga kriterierna. De leverantörer som svarar med relevant information och som visar tydlig kunskap och erfarenhet och som bäst matchar respektive kriterium kommer att få högsta poäng. Viktningen skall spegla hög kvalitet tillsammans med lågt pris Beskrivning av viktningsmetod: Viktning av pris: 5*(1-(TP-LP)/TP) där TP=leverantörens anbudspris och LP=lägsta anbudspris. Ger en bruttopoäng (BP) som viktas enl. BP*40%. Viktning kriterier: kontakter och kompetens och erfarenhet poängsätts mellan 1-5 poäng. I uträkningen läggs sedan kontakter och kompetens och erfarenhet ihop och ger max

14 poäng. Därefter viktas poängen enl. 5* (p/max. p) där p=poäng. Ger en bruttopoäng som viktas BP*40%. Ett genomsnitt beräknas för viktningstalen. De anbud som når över medelsumman går vidare i utvärderingen. Exempel: Almi får in anbud från ett flertal leverantörer. När bedömning av samtliga leverantörer är klara avseende pris, kontakter, kompetens och erfarenhet, beräknas en total medelsumma för dessa. Enbart leverantörer som har en högre sammanräknad poäng än medelsumman, går vidare i utvärderingen till utvärdering av personliga egenskaper. Slutligen poängsätts personliga egenskaper mellan 1-5 poäng. Bruttopoäng: 5* (p/max. p) där p=poäng. Bruttopoängen viktas sedan BP*20%. Poängsättning görs enligt nedanstående kriterier. EX: Högsta poäng: Mycket god kravuppfyllnad/tillför stort mervärde/bäst. (4-5 poäng) Har mycket utförligt beskrivit efterfrågad information. Mycket tydliga svar på frågorna. Mycket tydlig erfarenhet av relevanta projekt. En mycket proaktiv och engagerad leverantör. Har visat mycket stor förmåga att nå målgruppen i regionen och mycket goda möjligheter att nå fullt antal mentorpar. Mycket tillförlitlig kvalitetssäkring vad gäller uppdraget att få fram lämpliga mentorpar. Ex: Näst högsta poäng: Uppfyller kraven väl/tillför mervärde/näst bäst (2-3 poäng) Har utförligt beskrivit efterfrågad information. Tydliga svar på frågorna. Visat erfarenhet från matchningsprojekt. En proaktiv och engagerad leverantör. Har visat förmåga att nå målgruppen i regionen och goda möjligheter att nå fullt antal mentorpar. Tillförlitlig kvalitetssäkring vad gäller uppdraget att få fram lämpliga mentorpar. Ex: Godkänd poäng: Uppfyller kraven/genomsnittlig/bra. (1 poäng) Tveksamma svar. Gett mindre information och varit mindre övertygande än övriga konkurrenter. Grundläggande erfarenhet av andra projekt. Uppfyller minimikravet i upphandlingen men inte mer. Vid lika poängsumma har lägsta offererat pris per par företräde. 6.4 Intervju I första hand bedöms varje utvärderingskriterium med utgångspunkt från leverantörens texter. I steg 4 kan leverantörer, ej tidigare kända av Almi Väst, kallas till en intervju som betygsätts av en jury. Juryn består av Rådgivningsansvarig för Almi Väst, Samordnaren för Almi IFS Rådgivning och ev. medarbetare inom Almi IFS Rådgivning. Varje utvald leverantör har totalt sextio (60) minuter till sitt förfogande för den muntliga presentationen med intervju. Presentationen ska vara upplagd så att det finns utrymme för bedömningsgruppen att ställa frågor i cirka femton (15) minuter i slutet av presentationen. Effektiv tid för presentation med inledning är således fyrtiofem (45) minuter. 14

15 Almi Väst inleder med en kort företagspresentation. Leverantören ska sedan redovisa minst ett valfritt tidigare uppdrag, relevant för området. Juryn kommer att utvärdera redovisningen utifrån en fastställd mall för ifyllande under mötet och för att säkerställa en likvärdig bedömning. 15

16 7 Tilldelningsbeslut Almi Väst kommer att meddela samtliga leverantörer via e-brev om vem som har vunnit upphandlingen samt kort om vad som var utslagsgivande för detta val. Tilldelningsbeslutet skickas via e-post, varför det är viktigt att leverantören anger sin e-post som kontaktväg i bilaga Anbudssekretess Almi Väst bedrivs som ett aktiebolag och inte en myndighet lyder inte Almi Väst under förvaltningslagen och offentlighetsprincipen. Det innebär att Almi Väst inte har någon skyldighet att lämna ut handlingar avseende sin verksamhet. Detta gäller även i samband med upphandlingar. Köparen kommer inte att lämna ut anbud eller annan dokumentation efter avslutad upphandling, men möjlighet kommer att finnas att ställa frågor om upphandlingen. Almi Väst är dock skyldig att följa LOU:s kapitel avseende upplysningsskyldighet. Det innebär att Almi Väst i samband med tilldelningsbeslut kommer att redogöra för grunderna till sitt beslut i en utvärderingspromemoria. 7.2 Ramavtal Efter att beslut om vilka anbudsgivare som har vunnit upphandlingen har skickats ut, kommer upphandlingskontrakt (avtal) att tecknas med antagna leverantörer, tidigast 10 dagar efter att tilldelningsbeslut har skickats ut. Upphandlingskontraktet (avtal) utgörs av ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Upphandlingskontraktet (avtal) baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättning för att upphandlingskontraktet skall vara bindande är att detta upphandlingskontrakt undertecknas av parterna i den aktuella upphandlingen. 7.3 Avrop från ramavtal Om avtal träffas med flera leverantörer för samma uppdrag inom samma geografiska område kommer ramavtalen användas genom att avrop sker från de tecknade ramavtalen. Beställaren väljer den leverantör som rangordnats som nummer ett (1) i utvärderingen. Om nummer ett inte kan leverera så går man till nummer två (2) o.s.v. 16