Innehåll. Förord av personalchefen 3. Sammanfattning 4. Piteå kommuns styrmodell 5. Måluppfyllelse för de övergripande personalmålen 6

Transkript

1 1

2 Innehåll Förord av personalchefen 3 Sammanfattning 4 Piteå kommuns styrmodell 5 Måluppfyllelse för de övergripande personalmålen 6 Personalbild 7 Personalbild; tabeller och diagram 8 Hälsobild 10 Hälsobild; tabeller och diagram 11 Ledarskapspolicy 13 Medarbetarskapspolicy 14 Personalpolitiska riktlinjer 15 Alkohol och andra droger 15 Arbetsmiljö 15 Friskvård 16 Förslagsverksamhet 17 Jämställdhet 18 Lönepolitik 20 Rehabilitering 23 Rekrytering 24 Rökfri arbetstid 25 Samverkan 25 Sexuella trakasserier och kränkande särbehandling 26 Sammanställning personalnyckeltal 27 2

3 Förord av personalchefen Om du vet vart du ska är det enklare att komma rätt Det var rubriken på Lasse Gustafsons föreläsning som genomfördes första veckan i december. Under en vecka lyssnade ca 2500 medarbetare i Piteå kommun på föreläsningen. Syftet med satsningen var att vi som medarbetare skulle inspireras till att bli modiga, våga utmana oss själva och ta ansvar för det utvecklingsarbete som är nödvändigt för att vi ska klara framtidens utmaningar i våra olika verksamheter. Att stödja en kultur i våra verksamheter som ger medarbetare möjlighet att få delta i och påverka utvecklingen av arbetet är en viktig del i att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Förslagsverksamhet, inspirationsdagar där vi får möjlighet att lära av varandras utvecklingsarbete är några delar för att främja utvecklingskulturen. Som arbetsgivare har vi en stor utmaning framför oss att klara kompetensförsörjningen nu och i framtiden. Vi har en förhållandevis hög medelålder i kommunen vilket innebär att det är mycket kompetens och erfarenheter som är på väg att lämna oss. Det kommer att krävas god framförhållning och planering för att klara detta med bibehållen kvalitet. Att skapa goda anställningsvillkor är viktigt i arbetet för att klara kompetensförsörjningen. 92 procent av våra anställda har heltidsanställningar, ca 20 procent har valt att växla semesterdagstillägget mot extra lediga dagar, 50 procent har nyttjat möjligheten med friskvårdsubvention och i löneöversynen avsattes mer pengar än vad de centrala avtalen gav. Några orosmoln är den ökade sjukfrånvaron och att nyttjandet av timanställningar fortsätter att öka. Det kommer att krävas att vi följer upp och hela tiden söker nya angreppssätt för att komma tillrätta med även detta. Det finns mycket positivt att ta del av i personalbokslutet och min förhoppning är att man på alla nivåer inom kommunen ska kunna få inspiration att arbeta med viktiga frågor för att vi fortsättningsvis ska framstå som en attraktiv arbetsgivare. Ewa Degerman personalchef 3

4 Sammanfattning Personalbokslutet beskriver personalsituationen för 2013 och är en fördjupning av personalanalysen i årsredovisningen. Syftet är att lyfta fram personalfrågorna och följa upp mål, policy och personalpolitiska riktlinjer. I kommunen arbetar 3618 personer, det är något fler än förra året. De flesta har en heltidsanställning. Antal timanställningar ökar och motsvarar 310 årsarbetare. Det är något färre som tar ut pension under året, men fler väljer att gå före 65 års ålder. Den totala sjukfrånvaron i kommunen fortsätter att öka, trots det har vi lägre frånvaro än snittet för kommunerna i riket. Det ökar inom samtliga grupper, dock ökar kvinnors sjukfrånvaro i något högre grad. Piteå kommun skall vara en attraktiv arbetsgivare som arbetar med villkor, kultur och utveckling för att ge förutsättningar för medarbetarna att göra ett bra jobb. I december genomfördes en inspirationsföreläsning för samtliga medarbetare. Cheferna har erbjudits mentorprogram, ledarutvecklingsprogram och introduktionsprogram. Nivån för arbetsskador ligger på samma som föregående år, dock leder fler till sjukfrånvaro. Anmälan om hot och våld visar en dramatisk ökning främst inom socialtjänsten och barn och utbildningsförvaltningen. 4

5 Piteå kommuns styrmodell För att förstå hur det hänger ihop är det viktigt att visa kommunens styrmodell Piteå kommuns strategiska områden Barn och unga Utbildning, arbete och näringsliv Demokrati och öppenhet Livsmiljö Som resurser finns Personal - piteborna möter engagemang och ett gott värdskap i kontakten med våra medarbetare. Service med god kvalitet skapas genom yrkesstolthet i arbetet. Ekonomi - God ekonomisk hushållning skapar utrymme för verksamhetsutveckling och investeringar. God ekonomi är en förutsättning för goda resultat och hög måluppfyllelse. Piteå kommuns verksamhet styrs och leds utifrån vision, strategiska områden, mål och nyckeltal. Kommunfullmäktige styr och följer upp i denna struktur genom verksamhetsplan och övriga styrande dokument som delårsrapporter och årsredovisning. 5

6 Måluppfyllelse för de övergripande personalmålen Övergripande mål för personal i verksamhetsplanen Piteå kommun ska arbeta aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare och skapa hälsofrämjande arbetsplatser. Bedömningen för målet utgår dels från nyckeltal och dels från aktiviteter. Trots nyckeltalens försämrade värden görs bedömningen i hög grad uppfyllt tack vara de aktiviteter som genomförts under året, som till exempel; semesterväxling för samtliga medarbetare, inspirationsdag för samtliga medarbetare, introduktionsprogram för nya chefer, ledarutvecklingsprogram, mentorprogram, chefsträffar och chefsforum med tema inspirera och leda. Heltid är en rättighet och grunden för anställning i Piteå kommun, deltid är en möjlighet utifrån verksamhetens behov. Andelen heltidsanställda fortsätter att öka, därför görs bedömningen i hög grad uppfyllt. Att uppnå 100 procent är inte realistisk då det exempelvis inom skolan ej är möjligt att erbjuda heltidstjänster eftersom arbetstiden inom skolan avgörs av elevunderlaget, detsamma gäller för personliga assistenter där brukarens behov avgör arbetstiden. För att få ett mer relevant värde på detta nyckeltal kommer mätningar från och med 2013 undanta vissa anställningskategorier vilka ej kan omfattas av målsättningen heltid en rättighet och deltid en möjlighet. Piteå kommun ska vara en jämställd arbetsplats där kvinnors och mäns kompetens, resurser och erfarenheter tas tillvara. Till detta mål kopplas utöver kvinnors lön i % av männens även andel heltid och antal timmar. 2 av 3 nyckeltal kopplade till detta mål visar positiv utveckling. Under året har även satsningar gjort för att utbilda jämställdhetsutvecklare, därför görs bedömningen delvis uppfyllt. 6

7 Personalbild Kommunen har 3618 medarbetare, det är 32 fler än föregående år, det är främst socialtjänsten som står för ökningen. Könsfördelningen är 80 procent kvinnor och 20 procent män, i jämförelse med kommunerna i riket har vi något färre män än snittet (21 procent). Kvinnorna finns främst representerade inom skola, barnomsorg och socialtjänst. Männen finns främst inom de tekniska yrkena. Samhällsbyggnad och strategiskt stöd är de förvaltningar med jämnast fördelning mellan kvinnor och män. Antalet timanställningar ökar och motsvarar idag 310 årsarbetare. Antalet timmanställningar har ökat för varje år, bara i år motsvarar ökningen 7 årsarbetare. Ökningen sker främst inom utbildningsförvaltningen och socialtjänsten. Utbildningsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att analysera orsakerna till den ständiga ökningen. En av förklaringarna för ökningen inom socialtjänsten är den ökade vårdtyngden hos brukarna. Det sker även en ökning inom kultur och fritid vilket antas bero på ökat antal projekt som ligger utanför den ordinarie verksamheten. Fastighets och service är den förvaltning som vänder trenden och minskar användandet av timanställda, detta kan härledas till produktionsomställningen av måltidsservice vilken minskar behovet av timvikarier. En stor andel av kommunens medarbetare arbetar heltid, 92 procent. Männen har i högre grad heltidsanställning, en orsak till detta är att männen främst finns inom de tekniska yrkena där det i högre grad förekommer heltidsanställningar. Kommunens medarbetare blir allt äldre, medelåldern 2013 är 48,2 år, detta är högre än förra året då medelåldern var 47,2, det är även betydligt högre än snittet för kommunerna i riket (46,2 år). En av anledningarna till den höga medelåldern kan tillskrivas att vi i rekryteringssituationer haft möjlighet att rekrytera medarbetare med utbildning och lång arbetslivserfarenhet. Under året har 84 personer tagit ut ålderspension. Det är fler som väljer att gå i pension före 65 års ålder än föregående år. De som väljer att jobba längre än till 65 har minskat med 34 procent i jämförelse med Det är främst kvinnorna som väljer att gå i pension före 65 års ålder. 7

8 Personalbild; tabeller och diagram Jämförande siffror för kommunledningskontoret, samhälls samt strategiskt stöd finns inte på grund av omorganisering januari Antal anställda i Piteå kommun per dec Mån anst Tillsv anst Antal månadsanställda per förvaltning per dec 2013 Månadsanställda Antal Antal Antal 2013 Kvinnor % Män % Barn och utbildning Fastighet och service Kommunledningskontor * * Kultur Fritid Räddningstjänsten Samhälls * * Socialtjänsten Strategiskt stöd * * Totalt Timmar som utförts av timanställda Förvaltning Barn och utbildning Fastighet och service Kommunledningskontor 104 * * * Kultur Fritid Räddningstjänsten Samhällsbyggnad * * * Socialtjänsten Strategiskt stöd 273 * * * Totalt Andel heltidsanställda i % dec Heltid % totalt Kv % Män % 8

9 Andel heltidsanställda i % per förvaltning dec Medelålder per förvaltning 2013 Förvaltning Kv Män Medelålder 2013 Medelålder 2012 Barn och utbildning 48,8 48,7 49,1 47,6 Fastighet och service 51,0 50,0 53,8 50,4 Kommunledningskontor 47,9 46,8 50,5 * Kultur Fritid 48,0 47,1 49,9 47,1 Räddningstjänsten 42,8 39,2 43,4 41,9 Samhällsbyggnad 46,9 46,7 47,0 * Socialtjänsten 47,2 47,2 46,6 46,4 Strategiskt stöd 51,5 51,5 51,5 * Totalt 48,2 48,0 48,8 47,2 Antal anställda i olika åldersgrupper Kvinnor Män Antal pensionsavgångar de senaste 10 åren

10 Hälsobild Medarbetarna i Piteå kommun är friskare än genomsnittet bland kommunerna i riket, en tredjedel av medarbetarna har inte haft en enda sjukdag under Trots detta ökar den totala sjukfrånvaron i kommunen i förhållande till föregående år (från 5,1 procent till 5,4 procent i år). I jämförelse med riket, där korttidsfrånvaron samt frånvaron bland de i år är som störst, sker ökningen för kommunen inom alla grupper. Kvinnornas sjukfrånvaro ökar i högre grad än männens, men trots detta har kommunens kvinnliga medarbetare en något lägre sjukfrånvaro än kommunerna i riket. Nationellt ser man stora problem med den ökande sjukfrånvaron bland kvinnor och har därför genomfört en del studier för att utreda detta. En av utredningarna visade att sjukfrånvaron för kvinnor i stort sett är lika hög som männens fram till och med första barnet, därefter ökar kvinnornas sjukfrånvaro till att i genomsnitt vara dubbelt så hög som männens. En annan utredning visar att arbetsbelastningen och krav på lönsamhet ökat väsentligt under talet, främst inom de kvinnodominerande yrkena. Sjukfrånvaron för männen i kommunen håller lägre än riket och har så varit i många år. Med tanke på ovanstående diskussion är det inte förvånande att socialtjänsten, som är en starkt kvinnodominerande verksamhet, har kommunens högsta sjukfrånvaro. Även den relativt höga medelåldern inom förvaltningen kan antas vara en orsak. Även fastighet och service ökar sin sjukfrånvaro. I Sverige står kvinnorna för ett större uttag ur sjukförsäkringen än män. I Norrbotten har medborgarna i Piteå kommun under många år haft mycket högre sjukskrivning av kvinnor än män, siffror som är högre jämfört med övriga kommuner i länet och högt i jämförelse med riket. När vi tittar på sjukfrånvaron bland kommunens medarbetare finns en skillnad mellan könen, men den följer den nivå som finns i riket. Att sjukfrånvaron ökar för varje år är en varningssignal som vi inte bara passivt kan låta ske, vi måste följa detta noggrant och försöka förstå och arbeta mot att det fortsätter att öka. 10

11 Hälsobild; tabeller och diagram Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron i % Nyckeltal sjukfrånvaro i % Piteå 2013 Piteå 2012 Piteå 2011 Luleå 2013 Umeå Tot sjukfrånvaro 5,4 5,1 4,9 5,5 6,0 2. Sjukfrånvaro >59 dgr 51,1 50,4 51,3 33,1 59,8 3. Sjukfrånvaro kvinnor 6,1 5,7 5,4 6,1 6,8 4. Sjukfrånvaro män 3,1 3,0 3,0 3,3 3,9 5. Sjukfrånvaro <29 år 4,2 3,9 3,5 3,8 4,2 6. Sjukfrånvaro år 4,8 4,5 4,5 4,9 6,1 7. Sjukfrånvaro >50 år 6,1 5,8 5,5 6,2 6,7 Total sjukfrånvaro i % per förvaltning 2013 Förvaltning Totalt 2013 Kvinnor Män Totalt 2012 Totalt 2011 Barn och utbildning 4,5 5,2 1,7 4,6 4,4 Fastighet och service 6,2 6,7 5,1 5,8 6,1 Kommunledningskontor 3,5 4,7 0,8 * * Kultur Fritid 2,2 2,7 1,3 2,5 3,0 Räddningstjänsten 1,9 1,6 1,9 0,7 0,9 Samhällsbyggnad 4,1 3,2 4,9 * * Socialtjänsten 6,9 7,2 3,6 6,4 6,0 Strategiskt stöd 3,7 5,0 2,5 3,6 * Totalt 5,4 6,1 3,0 5,1 4,9 Sjukfrånvarodagar i genomsnitt per anställd Sjuklönekostnader (tkr) Totalt , , , ,4 11

12 Sjukfrånvarodagar i genomsnitt per förvaltning Förvaltning Antal dagar 2013 Antal dagar 2012 Barn och utbildning 16,3 16,1 Fastighet och service 23,4 21,2 Kommunledningskontor 11,2 * Kultur Fritid 7,7 8,1 Räddningstjänsten 5,8 3,6 Samhällsbyggnad 14,7 * Socialtjänsten 22,2 20,1 Strategiskt stöd 12,2 * Totalt 18,8 17,3 Frisktal i % Piteå kommun Friska i % Sj 1-7 dgr Sj > 8 dgr Frisktal per förvaltning 2013 Bun FoS Klk KoF Friska i % Rtj Sam Sj 1-7 dgr Sj > 8 dgr Soc StS

13 Ledarskapspolicy Ur ledarskapspolicyn: VÅGA att lita på sin intuition och ha tillit till sina medarbetare, bryta mönster och tänka nytt, stå upp för sitt uppdrag och fatta nödvändiga beslut. LÅGA att brinna för sitt uppdrag och visa engagemang, driva utveckling och ta ansvar, visa nyfikenhet och intresse för omvärlden. FÖRMÅGA att ha kompetens och handlingskraft, leda och utveckla verksamhet och personal i enlighet med fastställda styrdokument, verka för kommunnytta och helhetssyn. Cheferna är arbetsgivarens förlängda arm ute i verksamheterna, de ställs inför många utmaningar, de skall företräda kommunen som arbetsgivare, de skall driva utveckling i verksamheten utifrån uppställda mål och verka för att medborgarna får den service de har rätt till. Därför måste arbetsgivaren aktivt arbeta för att tillhandahålla stöd för cheferna i deras uppdrag. Personalavdelningen ansvarar för- och tillhandahåller övergripande insatser, men i slutändan är det chefens chef som har det huvudsakliga ansvaret. Chefsträffar och chefsforum är arbetsgivarens forum för att löpande kompetensutveckla kommunens chefer, detta sker två gånger per termin. Årets tema har varit att inspirera, utveckla och leda medarbetare. Introduktionsprogram genomförs för nya chefer. Programmet innehåller seminarium i styrning och ledning, arbetsrätt, rehabilitering, lönepolitik, lagar och avtal, arbetsmiljö och jämställdhet. Under året har 32 chefer deltagit i programmet. Vidare anordnas mentorprogram tillsammans med Luleå kommun, samarbetet med Luleå kommun möjliggör utbyte mellan mentorer och adepter från olika kommuner. Från Piteå deltog totalt 15 chefer från Piteå, samtliga deltagare har varit mycket nöjda med utbytet. Under 2013startade det ledarutvecklingsprogram Personlig och strategisk ledarutveckling, som utvecklats tillsammans med Luleå kommun. Från Piteå kommun har 11 chefer deltagit, 5 kvinnor och 6 män. Utbildningens omfattar 6 dagar (3x2 dagar) och innehåller tre huvudområden; leda strategiskt, leda processer och hållbart ledarskap. Som ett stöd för befintliga chefer genomför personalavdelningen serie kunskapsverkstäder inom ämnena rehabilitering, arbetsmiljö, arbetsrätt och lönebildning. 13

14 Medarbetarskapspolicy Ur medarbetarskapspolicy: VÅGA att lita på sin intuition och ha tillit till sina arbetskamrater, ta initiativ, vara öppen och tänka nytt, stå upp för sitt uppdrag och fatta beslut inom sitt ansvarsområde. LÅGA att brinna för sitt uppdrag och visa engagemang, ta ansvar och medverka i utvecklingen av arbetet, aktivt ta del av vad andra gör och lära dig av det. FÖRMÅGA att använda sin kompetens i arbetet och dela med sig i arbetslaget, delta i utveckling av verksamhet och följa fastställda dokument, se att sin arbetsinsats är en del i helheten för Piteå kommun och att genom service och gott värdskap gör skillnad för medborgarna i Piteå. Medborgarna i Piteå skall möta engagemang och gott värdskap i kontakt med Piteå kommun. Arbetsgivaren måste kontinuerligt arbeta med villkor, kultur och utveckling för att kommunens medarbetare skall få förutsättningar att göra ett bra jobb och se kommunen som attraktiv arbetsgivare. Personalavdelningen samverkar i olika nätverk, deltar på mässor och arbetsmarknadsdagar, marknadsför kommunens arbeten via ambassadörer, praktikbank för samordning av praktikplatser, verksamhetsutvecklingspott etc. allt för att arbeta för att vara en attraktiv arbetsgivare. I syfte att få en uppfattning om studenternas syn på Piteå kommun som arbetsgivare deltar kommunen i Universums mätning av arbetsgivarvarumärken. Där korades Piteå kommun som en av årets raketer, vilket innebär att kommunen gjort en markant klättring i populäritet sedan föregående år. Semesterväxling är ett av de villkor kommunen erbjuder samtliga medarbetare. Under året har 728 personer valt att växla, vilket är ca 20 procent av alla medarbetare. I syfte att motivera kommunens medarbetare genomfördes en inspirationsföreläsning med ämnet Om jag vet vart jag ska då är det enklare att komma rätt, där 2500 av kommunens medarbetare deltog. Vidare har kommunens medarbetare erbjudits deltagande på projektledarutbildning tillsammans med Luleå kommun, 10 st. från Piteå deltog. Introduktion för nyanställda har genomförts vid ett tillfälle under Totalt deltog 38 personer, 26 kvinnor och 12 män deltog. Det är viktigt att de avslutningar av anställningar som vi gör uppfattas på ett bra sätt, och att vi stödjer medarbetaren till nytt arbete, till vår hjälp finns omställningsfonden, de har till uppgift att aktivt hjälpa anställda som blir uppsagda på grund av arbetsbrist till ett nytt arbete. Under året har två personer anmälts till omställningsfonden. 14

15 Personalpolitiska riktlinjer Alkohol och andra droger Ur personalpolitiska riktlinjer Kommunens arbetsplatser ska ha ett gemensamt förhållnings- och arbetssätt angående alkohol och andra droger. Alla arbetsplatser inom Piteå kommun ska vara fria från alkohol och andra droger under arbetstid. Alla arbetsplatser inom Piteå kommun ska vara fria från alkohol och andra droger. Gällande rutin gör gällande att Chefer/arbetsledare, skyddsombud och andra nyckelpersoner ska få djupare kunskap i ämnet. Vid kommunens övergripande introduktion av nyanställda går personalchefen igenom riktlinjerna för Alkohol och andra droger. Vid introduktion för nya chefer uppmärksammas riktlinjerna om alkohol och andra droger samt vilka krav de ställer på arbetsledaren/chefen. Arbetsmiljö Ur personalpolitiska riktlinjer Arbetsmiljön ska stimulera till engagemang i arbetet och göra det möjligt för medarbetarna att känna delaktighet. Med arbetsmiljö avses såväl fysiska, till exempel tunga lyft, buller, ventilation och kemiska faktorer som psykosociala arbetsmiljöfaktorer, till exempel samarbetsformer, arbetsgivarorganisation och arbetsinnehåll samt trivsel och gemenskap. Den kommunala verksamheten ska bedrivas så att de anställda garanteras en god arbetsmiljö där ingen kommer till skada fysiskt eller psykosocialt. Målet är en god hälsa, arbetsglädje och en minskad sjukfrånvaro. Utbildning av skyddsombud har skett löpande och chefer har utbildats inom ramen för introduktion. För befintliga chefer har en kunskapsverkstad med möjlighet att uppdatera sina kunskaper inom arbetsmiljöområdet genomförts. 15

16 Piteå kommuns arbete med systematiskt arbetsmiljöarbete ger resultat i form av kunskap och medvetenhet, något som kan antas leda till fler inkomna skadeanmälningar. Under 2013 anmäldes 165 stycken arbetsskador, det är samma nivå som 2012, dock har arbetsskador som lett till sjukskrivning ökat med 25 procent, eller från 43 stycken 2012 till 54 under Det är främst förslitningsskador och halkolyckor som orsakat sjukskrivning. Anmälan om hot och våld ökar dramatiskt, i jämförelse med föregående år har det ökat med 80 procent. Ökningen kan till viss del förklaras med en ökad benägenhet att göra anmälningar, men frågan behöver utredas vidare för att se orsakerna till den stora ökningen. Ökningen av anmälningar är som störst i äldreomsorgen inom socialtjänsten, från 133 anmälningar 2012 till 240 i år. Även inom barn och utbildningsförvaltningen ökar anmälningarna om hot och våld, från 50 förra året till 114 i år, där är det särskilt på skolor med barn med särskilda behov. Anmälda arbetsskador per nämnd Nämnd Fysisk belastning Psyko-social Tillbud Hot och våld Barn och utbildning Teknik och servicenämnd Kommunstyrelse Kultur Fritidsnämnd Miljö och byggnämnd Nav Räddningsnämnd Socialnämnden Totalt Friskvård Ur personalpolitiska riktlinjer Friskvård är en del av Piteå kommuns strategi för ökad hälsa på arbetsplatsen. Med friskvård menas alla aktiva åtgärder som vidtas för att främja hälsan främst på individ- och gruppnivå med focus på levnadsvanor och livsstil. Målet är en god hälsa och trivsel på arbetsplatsen. Individen har ett stort ansvar när det gäller den egna hälsan och arbetsgivaren skall stödja individen i detta. Därför erbjuds kommunens medarbetare ett friskvårdsbidrag om högst 800 kr. Under året har 1809 personer använt sitt friskvårdsbidrag och ca 1,3 miljoner har utbetalats. Utöver bidraget erbjuds en timmes friskvård på arbetstid i veckan om 16

17 verksamheten tillåter, i motprestation mot att lägga minst en timme på fritiden till friskvård. För att motivera till den dagliga motionen uppmuntras medarbetarna att notera de tillfällen av motion på ett aktivitetskort, ett kort som deltar i utlottning av priser. Varje arbetsplats har ett friskvårdsombud som har till uppgift att sprida information och inspirera till olika friskvårdsaktiviteter. För att inspirera dem har de inbjudits till en provapå aktivitet på ett av gymmen i Piteå. Vidare har medarbetarna fått fritt inträde till föreläsningsserien Café insikten på Framnäs folkhögskola, där ett hundratal medarbetare deltog. Förslagsverksamhet Ur personalpolitiska riktlinjer Förslagsverksamheten i Piteå kommun är ett system för insamling, bedömning och ersättning för idéer och förslag som kommer från de anställda. Förslagsverksamheten kan därigenom medverka till att utveckla kommunen genom att tillvarata den erfarenhet och det kunnande som finns hos de anställda. Syftet med kommunens förslagsverksamhet är att stimulera innovation och utveckling av verksamheterna genom att ta vara på medarbetarnas idéer. Under året har totalt 60 förslag lämnats in, av dem har 28 bifallits och belönats med totalt kronor. Socialförvaltningen är den förvaltning med flest förslag, 42 stycken. Några exempel på belönade förslag är: Ny typ av grind - vaktmästeri och förskola i samverkan. Festfixarfejden äldreboende. Sockerprojekt gruppbostad. Sovstuga - förskola. Trafikhinder - teknik och gatu. 17

18 Jämställdhet Ur personalpolitiska riktlinjer Piteå Kommun är en jämställd arbetsplats där kvinnors och mäns kompetens, resurser och erfarenheter tas tillvara. Därmed är kommunen en attraktiv arbetsgivare med got arbetsklimat och hög kvalitet I verksamheten. RÄTTVISA alla människor är lika mycket värda och ska behandlas därefter. Jämställdhet är en fråga om mänskliga rättigheter. ATTRAKTIVITET en organisation som är öppen för varje individ, för dennes erfarenheter, kunskaper och skiftande behov är en attraktiv arbetsgivare. En organisation som också är öppen mot omvärlden har lättare att utvecklas. Jämställdhetsarbetet i Piteå kommun har två perspektiv, medarbetarfokus och medborgarfokus. Målen för arbetet med medarbetarfokus finns i de personalpolitiska riktlinjerna och handlar om trygg anställning, ledarskap, föräldraskap, löner samt sexuella trakasserier. Målet för medborgarfokus är Bemötande och service utformas jämställt i kommunens alla verksamheter och är ett av kommunens övergripande mål. Under året har arbetet främst fokuserat på medborgarfokus i och med projektet Hållbar jämställdhet (HÅJ). Inom ramen för HÅJ har mer än 500 medarbetare utbildats i jämställdhet vilket har lett till att den totala kunskapen om jämställdhet har ökat i organisationen. Inom ramen för HÅJ har kommunen använt sig av MakEquality som är ett webbaserat verktyg för att redovisa arbetet med jämställdhetsintegrering. Inom MakEquality finns en del som handlar om arbetsvillkor och där används Nyckeltalsinstitutets jämställdhetsindex Jämix som mått. Piteå kommun har gjort Jämix vid två tillfällen, 2012 och 2013 Jämix väger samman flera olika mått som t.ex. könsfördelning i yrkesgrupper, könsfördelning i ledningsgrupp, lön, karriärmöjligheter, heltid, tillsvidare anställning, föräldradagar m.m. Måttet för Piteå har förbättrats från 5,4 för 2012 till 5,9 för 2013, vilket visar på att arbetet med HÅJ även haft effekt på det medarbetarfokuserade arbetet med jämställdhet. Vad gäller ledarskapet har en undersökning av chefers villkor i kommunen genomförts där kön varit en bakomliggande faktor. Andelen kvinnliga chefer är 66 procent och manliga 34 procent i förhållande till medarbetarnas fördelning som är 80 procent kvinnor och 20 procent män. Det är alltså fler män som är chefer i förhållande till antalet anställda män. Om man tittar på Norrbotten ser siffrorna likadana ut. Av de personer i Norrbottens län som 2010 kunde definieras som chefer, högre tjänstemän eller högre politiker var 34 18

19 procent kvinnor och 66 procent män 1. Undersökningen visar få skillnader mellan chefer som är kopplade till kön, dock har kvinnliga chefer har fler underställda än manliga chefer. Fördelningen i ledningsgrupperna når inte det mål på 50/50 men ligger i det närmaste inom spannet 40/60 som kan betraktas som jämställt. Anledningen till att andelen kvinnor ökat beror på omorganisation som innebär att det blivit färre förvaltningar. I Piteå kommun mäter vi antal föräldradagar dagar som kvinnor och män tar ut, under 2013 har männen tagit ut färre dagar än tidigare år. I riket har däremot kvinnornas andel av föräldrapenning minskat och männens andel ökat under hela tidsperioden I genomsnitt från 87,6 till 75,6 procent för kvinnorna, respektive från 12,4 till 24,4 procent för männen. I Norrbotten är andelen uttagna föräldradagar likadant som i riket, 75 procent fler kvinnor och 25 procent för männen. I Piteå som ort tar männen ut lite mer av tiden 28 procent och kvinnor lite mindre 72 procent i förhållande till riket. 2 Ett av kommunens mår är att alla ska ha en trygg anställning, andel heltidsanställningar för kvinnor ökar något under Andel heltidsanställda i Piteå kommun är 82 procent för kvinnor och 90 procent för män, motsvarande siffror för riket 2012 är att 71 procent kvinnor och 91 procent män har. 3 Nyckeltalet för heltid tar inte hänsyn till faktorer om arbetsgivaren inte kan påverka som t.ex. faktorer som sysselsättningsgrad för personliga assistenter, journattspersonal inom SO samt personer med tidsbegränsad sjukersättning på deltid. Om man bortser från dessa faktorer har 92 procent kvinnor och 95 procent män i kommunen heltidsanställningar. Målet som handlar om jämnnare könsfördelning mäts i antalet enkönade yrkesgrupper och det har förbättrats i jämförelse med 2012, 2013 är det 15 procent av arbetsgrupperna som är enkönade i förhållande till 21 procent En förklaring är att det anställts män i två av de traditionellt kvinnodominerade yrkesgrupperna (ekonomiadministratörer och sjukgymnaster). Nyckeltal 2013 kvinnor 2013 män 2012 kvinnor 2012 män Andel som har heltid 82 % 90 % 81 % 90 % Fördelning i ledningsgrupp 38 % 62 % 34 % 66 % Uttagen föräldraledighet antal dagar Uttagen föräldraledighet antal personer Uttagen föräldraledighet dagar i genomsnitt Ur På tal om kvinnor och män i Norrbotten 2 Från Försäkringskassans hemsida om föräldrapenning 3 Från SCBs hemsida 19

20 Nyckeltal för jämnare könsfördelning Andel enkönade arbetsgrupper 15 % 14 % Andel grupper med fördelning 40/60 16 % 16 % Totalt antal yrkesgrupper Lönepolitik Ur personalpolitiska riktlinjer Lönebildning och lönesättning ska bidra till att kommunen når målen för verksamheten. Lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Syfte är att skapa en process där arbetstagarens resultat och löneutveckling knyts samman så att det positiva sambandet mellan lön, motivation och resultat uppnås. Löneöversyn 2013 Under året genomfördes centrala avtalsförhandlingar med alla fackliga organisationer förutom Vårdförbundet, Akademikeralliansen och Lärarnas samverkansråd. Vårdförbundets avtal tecknades 2011 och det var nivålöst för 2012 och Akademikeralliansen har ett tillsvidareavtal som är nivålöst. Överläggningar med alla fackliga organisationer förutom Kommunal genomfördes i maj. Nya löner betalades ut i oktober Gällande Kommunal avslutades förhandlingarna i juni. Nya löner på Kommunals avtalsområde betalades ut i september Det garanterade utrymmet i Kommunals avtal blev 550 kr per medlem och i Vision/Ledarna/SSR blev enligt avtalet det garanterade utrymmet 2,6 procent. Lärarna hade sedan tidigare ett avtal med garanterat utrymme på 2,0 procent. KSAU fattade beslut om fördelning av utrymmet enligt nedan: 20

21 Kommunals medlemmar fick ytterligare 20 kr per medlem. I överenskommelse med Kommunal gjordes en satsning på Brandmännen med 300 kr per person. Utrymme för individuell fördelning blev därefter 565 kr per medlem. Tjänstemännen fick ytterligare 0,2 procent. Lärarfacken fick 2,8 procent samt en satsning på grund- och gymnasielärare, rektorer och förskolchefer med ytterligare 0.8 procent. Utifrån marknaden avsattes kronor för en tekniksatsning inom förvaltningarna Samhällsbyggnad och Fastighetsförvaltningen. Samma summa satsades på sjuksköterskor, skolsköterskor och distriktssköterskor. Det totala utfallet i löneöversyn för alla medarbetare i Piteå Kommun blev 3,01 % för Kvinnors lön i förhållande till mäns är 90,9 % vilket är 0,1 % högre än föregående år. Nyckeltalet visar skillnad i faktisk lön mellan kvinnor och män för de personer som just vid tillfället är anställda. Måttet säger ingenting om lönen är osaklig eller inte. För att avgöra det krävs en analys av lönerna vilket görs genom en lönekartläggning. Lönekartläggning genomfördes i november 2013 och inga osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor kunde identifieras. Medellön Ökning kr Kvinnor Män Totalt Medianlön Ökning kr Kvinnor Män Totalt

22 Medellön Samtliga Kvinnor Män Pensionsavtal Det kommunala pensionsavtalet KAP-KL har sagts upp av SKL. KAP-KL är ett förmånsbestämt pensionsavtal och SKL har länge försökt att förhandla om detta avtal till ett avgiftsbestämt pensionsavtal vilket inte har lyckats. I slutet av 2012 och början av 2013 så lyckades SKL komma överens med samtliga fackliga organisationer om en principöverenskommelse om ett nytt pensionsavtal från 1 januari Detta ledde till att KAP-KL prolongerades under Kundtjänst löner och systemförvaltning Lönekonsulterna säkerställer att rätt lön kommer i rätt tid till kommunens medarbetare och politiker. Under året har kundtjänst haft 3722 inkommande samtal och svarsfrekvensen var 76 procent. Lönekonsulterna håller utbildning för kommunens arbetsledare och administratörer i de system kommunen använder. Administratörer kräver en mer omfattande utbildning och tar således mer tid i anspråk, under året har antalet utbildningar för just administratörer ökat vilket kan ses som en effekt av generationsskiftet. Att kommunen erbjuder medarbetarna möjligheten till att semesterväxla innebär i perioder mycket hög arbetsbelastning för lönekonsulterna. Utöver löner för Piteå kommun sköts även systemförvaltning av Älvsbyns kommun, samt för Piteå kommuns bolag. Under året har en implementering av vikarieanskaffningssystemet Time Care pool införts inom socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen. Systemet kommer att underlätta och effektivisera arbetet med vikarier, detta tros även få en effekt på att antal timmar för timanställda minskar. 22

23 Rehabilitering Ur personalpolitiska riktlinjer Rehabiliteringsarbetet ska bedrivas effektivt och strukturerat vilket innebär tidiga och samordnade insatser i samarbete med den anställde. Målet med rehabiliteringsarbetet är att medarbetaren ska öka hälsan och återfå arbetsförmåga för att kunna återgå till arbete. I Piteå kommun arbetar vi aktivt med rehabilitering. Sjukfrånvaron ökar och främst korttidsfrånvaron. Forskning visar att upprepad korttidsfrånvaro tenderar att leda till långtidssjukskrivningar, därför arbetar Piteå kommun aktivt med rehabilitering i tidigt skede. Med korttidsfrånvaro menas sjuk minst 6 tillfällen under en 12 månaders period. Medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro kallas till informationsträff. Där informeras om arbetsgivarens rehabiliteringsansvar, man betonar även det egna ansvaret för sin egen hälsa och rehabilitering. Den anställde får erbjudande om hälsoundersökning på Pitehälsan. Under året har 77 personer (73 kvinnor och 4 män) deltagit på informationsträffarna och ungefär hälften av dem antog erbjudandet om hälsoundersökning. Under året har rehabiliteringsträffar för långtidssjukskrivna genomförts vid fyra tillfällen med totalt 38 deltagare, 34 kvinnor och 4 män. Personalavdelningen anordnar kurser i personlig utveckling, något som erbjuds både i förebyggande och rehabiliterande syfte. Deltagare i kurser Rehabiliteringskurser Totalt Kvinnor Män Ett Steg i livet Steget vidare Ett medvetet liv After Work Totalt När arbetsgivaren fullföljt rehabiliteringskedjans tre steg och en återgång till arbete alternativt omplacering till annat ledigt arbete inom kommunen inte är möjligt, gör Piteå kommun en överenskommelse om avslut med den berörda medarbetaren. Under 2013 gjordes åtta överenskommelser om avslut (kvinnor), tre personer från barn och utbildningsförvaltningen och fem personer från socialförvaltningen. 23

24 Företagshälsovård Under 2012 påbörjades upphandling av företagshälsovård, beslutet överklagades och ny upphandling pågår och slutförs under våren Piteå kommun har inte haft något avtal med Pitehälsan AB men har enligt överenskommelse fortsatt att på löpande räkning leverera företagshälsovård. Totalt har 2321 timmar levererats inom ramen för bastjänster och ca 614 timmar i tilläggstjänster. Rekrytering Ur personalpolitiska riktlinjer Rekryteringsarbetets mål är att tillgodose verksamheternas behov av personal som har rätt kompetens och är motiverade för arbetsuppgiften. Utgångspunkten är heltid och så lång anställning som möjligt. Rekryteringsarbetet ska även stödja målen i de övriga personalpolitiska riktlinjerna. Rekryteringsarbetets mål är att tillgodose verksamheternas behov av personal som har rätt kompetens och som är motiverade för arbetsuppgiften. Utgångspunkten är heltid och så lång anställning som möjligt. Rekryteringsarbetet ska även stödja målen i de övriga personalpolitiska riktlinjerna. Under 2013 har antalet annonseringar varit ungefär lika många som under 2012, 146 st. Däremot har antalet befattningar som annonserats ökat, alltså flera befattningar har ingått i samma ärende. Det gäller t ex för semestervikariat. Totalt har ca 220 befattningar annonserats. Barn och utbildning har annonserat mera än under fjolåret, från 40 till 58 annonseringar. Det som framför allt har ökat är modersmålslärare, yrkeslärare och administrativ personal. De två senaste kategorierna beror till största del på generationsväxling. Samhällsbyggnad har rekryterat något mera, framförallt på grund av utökning på flyktingverksamheten. Socialtjänsten har minskat något, vilket framför allt beror på viss övertalighet efter omstruktureringar. För övriga förvaltningarna ligger anställningarna på ungefär samma nivå som tidigare. I de flesta fall har vi kunnat rekrytera genom annonsering. Vid en handfull tillfällen har vi tvingats till omannonsering. Det gäller särskilt teknisk kompetens, sjuksköterskor och någon chefsbefattning. I några fall har vi inte kunnat rekrytera alls. Ett par exempel är modersmålslärare med behov på ett fåtal timmar. En tendens som blir allt mera tydlig är att antalet ansökningar och urval blir mindre och mindre på chefs- och nyckelbefattningar. Andra yrkesområden som administratör har många ansökningar. Vid jämförelse med andra kommuner har vi svårigheter inom samma yrkesområden. 24

25 I de verksamheter som har stort behov av vikariat görs de flesta anställningarna genom visstidsanställningar som övergår till fasta anställningar enligt LAS. Det gäller t ex vård och omsorg, städ och kök. I januari 2013 fanns 436 med företrädesrätt. Det har minskat till 353 personer som har företrädesrätt, många av dessa kommer att bli fast anställda under kommande år. Införandet av TimeCare pool i vissa verksamheter underlättar samordning och möjlighet att erbjuda vikarier att få arbeta mera. Målsättningen är fler verksamheter ska använda detta stöd. Under året har personalavdelningen påbörjat en översyn av rekryteringsriktlinjerna och rutinerna. Förändringar kommer att genomföras under kommande år i syfte att få mera likartad hantering mellan verksamheterna. Rökfri arbetstid Ur personalpolitiska riktlinjer Rökfri arbetstid skall förbättra hälsan bland kommunens medarbetare. Alla arbetsplatser är rökfria under arbetstid. Rökfri arbetstid infördes i kommunen under 2012, det innebär att det inte är tillåtet att röka under arbetstid eller på kortare pauser som är förlagda på betald arbetstid. En uppföljning av rökfri arbetstid visade att 80 procent av kommunens chefer har diskuterat frågan med sina medarbetare, de åsikter som lyfts är att det känns verkningslöst med förbud när det inte finns några konsekvenser om förbudet bryts, man tar inte förbudet på allvar. En fjärdedel av cheferna uppger att de märkt av att antal rökare har minskat på arbetsplatsen och att rökningen minskat generellt. Samverkan Ur personalpolitiska riktlinjer Samverkan ger möjlighet till delaktighet och att aktivt utöva sitt medarbetarskap. Samverkan är en förutsättning för att Piteå kommun ska vara en attraktiv och hälsofrämjande arbetsgivare. Samverkan utvecklas mellan ledningen, medarbetaren och deras fackliga organisationer. 25

26 Piteå kommun och de fackliga organisationerna har tecknat ett samverkansavtal med tillhörande rutiner. Detta ska ge alla medarbetare möjlighet till delaktighet och möjlighet att aktivt utöva sitt medarbetarskap. Samverkan är en förutsättning för att vara en attraktiv och hälsofrämjande arbetsgivare. Under året sade Kommunal upp samverkansavtalet, men har valt att prolongera det till april Fungerande samverkansavtal samt ett tydligt medarbetarskap är viktigt. Därför har en chefsträff lyft tillämpning och intentioner för avtalet. Sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Ur personalpolitiska riktlinjer Ingen anställd skall utsättas för sexuella trakasserier eller kränkande särbehandling. Alla anställda har kännedom om riktlinjernas innehåll och har tillgång till dem. Målet är att ingen anställd utsätts för sexuella trakasserier. För att nå målet ska alla anställda har kännedom om riktlinjernas innehåll och har tillgång till dem. Eftersom ingen medarbetarenkät genomfördes under 2013 så är siffrorna desamma som föra året. Enligt medarbetarenkäten 2012 anser 19,3 procent av de som svarat att det förekommit kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, hot eller våld under det senaste året. Åtta personer anger att de blivit sexuellt trakasserade av sina arbetskamrater eller chefer, 67 personer av brukare. Det är närmare 135 medarbetare som anser att man på sin arbetsplats inte tagit tydlig ställning mot alla former av kränkande särbehandling och drygt 330 personer vet inte vart de ska vända sig om de blir utsatta. 19 procent (565 personer) anser att det på deras arbetsplats förekommit någon form av kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, hot eller våld under det senaste året. 26

27 Sammanställning personalnyckeltal Piteå kommun Tot. antal månadsanställda Andel kvinnor i % Andel män i % Antal tillsvidareanställda Antal visstidsanställda Antal årsarbetare mån. anställda Antal årsarbetare tillsv.anställda Antal årsarbetare timanställda Andel heltidsanställda i % 92* Andel heltids anst. kvinnor i % 92* Andel heltids anst. män i % 95* Medelsysselsättningsgrad 95,4 94,9 94,6 94,6 Medelålder, månadsanställda 48,2 47,2 47,2 47,3 Medelålder kvinnor 48,0 47, ,2 Medelålder män 48,8 47,9 47,7 47,6 Ant. månads anst -29 år Ant. månads anst år Ant. månads anst år Ant. månads anst år Ant. månads anst 60- år Total sjukfrånvaro i % 5,4 5,1 4,9 4,8 Sjukdagar i genomsnitt per anställd 18,8 17,3 16,8 14,5 Sjukdagar kvinnor 20,8 19,6 18,5 15,8 Sjukdagar män 10,7 10,7 10,0 9,2 Sjukfrånvaro i % dag 1 0,6 0,5 0,5 0,5 Sjukfrånvaro i % dag ,6 1,6 1,5 1,4 Sjukfrånvaro i % dag ,8 0,8 0,8 0,7 Sjukfrånvaro i % dag 60-2,4 2,1 2,2 2,2 Frisknärvaro i % 0 sjukdagar Frisktal i % 0-7 sjukdagar Medellön Medellön kvinnor Medellön män Medianlön Medianlön kvinnor Medianlön män *anställningar undantaget de faktorer arbetsgivaren ej kan påverka. 27

28 28